REDACCION DE DOCUMENTOS
EN LA EMPRESA
En el mundo de los negocios sigue existiendo la necesidad
de que las personas se COMUNIQUEN de manera escrita.
Cartas, correos electrónicos y simples órdenes pueden ser
mal interpretadas, a menos que se respeten algunas
normas básicas de comunicación y redacción escrita.
A través del contenido que se presenta, se busca invitar a
la práctica de la comunicación escrita efectiva.
Etapas para la redacción
Al menos un 60% de las comunicaciones de una empresa
se realiza en forma escrita. Cada documento tiene un
propósito y debe ser claro, sencillo, ameno y bien
estructurado.
Para redactar un documento empresarial escrito, es
necesario atender las siguientes etapas:
1. Organizar la presentación de ideas.
2. Dar Fluidez de expresión y,
3. Verificar la Precisión y claridad.
Presentación de ideas
Los documentos comerciales escritos se estructuran en
párrafos y cada uno debe contener las ideas, expresadas
mediante diferentes frases entrelazadas entre sí.
Cada párrafo empieza con letra mayúscula y termina en
punto y aparte. La sucesión de párrafos permite completar
una página escrita. Gracias a los párrafos la lectura
resulta más fácil.
• Interlineado recomendado:
o Sencillo
o De 1.5
o Justificado por ambos márgenes.
Fluidez de expresión
Si se trata de novelas o guiones de teatro, la comunicación
escrita mantiene artificios de tipo poético. Si se trata de
una empresa, se recomienda ser claro y racional.
❖ Busque un lector objetivo, que le permita mejorar
sus documentos comerciales.
❖ No use artificios poéticos.
Esquemas
Para comunicarse con los clientes, los proveedores y el
público en general, la empresa utiliza la carta comercial.
La efectividad de la carta depende del esquema, el formato,
diseño y estilo.
Antes de empezar a escribir, debe reflexionar sobre lo que
se desea decir. Es necesario tener claros los objetivos y los
hechos a incluir.
¿Por qué ¿Qué queremos
escribimos? conseguir?
¿Cuáles son los
asuntos y
circunstancias?
¿Quién la
recibirá?
Estilo de redacción:
❖ Usar un tono cordial y respetuoso.
❖ Evitar el argot personal, la jerga familiar y las
expresiones locales.
❖ Ser amables.
❖ Personalizar e indicar si respondemos a un escrito.
❖ Emplear frases de cortesía, saludo y despedida.
Desarrolle la buena práctica de hacer un borrador.
Estructura de una carta:
• Membrete:
• Fecha:
• Destinatario:
• Saludo:
• Depende del tipo de relación que se tenga con el destinatario.
Es aconsejable usar un tono neutro o formal en los casos en
que la carta responda a una situación conflictiva o negativa.
• Texto:
• Debe ser breve, claro, concreto, fácil de leer y sin
REDUNDANCIAS.
• Despedida:
• Por debajo del texto. En general, después de la fórmula
utilizada se pone una coma.
• Firma, nombre y cargo
Para iniciar el texto:
Reglas de protocolo:
❖ LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN
Son elementos de la comunicación escrita que sirven
para poner los límites entre las diferentes ideas y para
indicar las pausas y los cambios en el ritmo y la
entonación de la lectura.
❖ La coma (,)
❖ Punto y seguido (.)
❖ Punto y aparte (.)
❖ Don puntos (:)
❖ Los puntos suspensivos (…)
❖ El paréntesis (())
❖ Interrogantes (¿?)
❖ Exclamaciones (!)
Reglas de protocolo:
❖ Punto y seguido (.)
❖ Separa diferentes frases u oraciones contenidas
dentro de un párrafo.
❖ Después de una abreviatura sin que ello implique
que la siguiente palabra se inicie con mayúscula.
❖ La coma (,)
❖ Marca las pausas al hablar.
❖ Separa las palabras en una serie o en una sucesión
de frases.
❖ En los saludos, separa el destinatario de la frase.
Reglas de protocolo:
❖ Punto y aparte (.)
❖ Indica el final de un párrafo.
❖ Sirve para terminar un tema o idea y comenzar
otro.
❖ Dos puntos (:)
❖ Permite hacer una pausa antes de enumerar,
concluir o resumir.
❖ Se utilizan en los encabezamientos de los
documentos, después de la fórmula de cortesía.
❖ En los documentos oficiales, se utilizan para
introducir una declaración.
Reglas de protocolo:
❖ Paréntesis ( )
❖ Se utiliza para interrumpir una frase e introducir
una aclaración o para añadir información
complementaria.
❖ Puntos suspensivos (…)
❖ Se utilizan cuando se interrumpe un discurso y se
da por entendido lo que sigue.
❖ Sirven para no mencionar una palabra malsonante
o para sorprender al lector con algo inesperado.
❖ Indica que el texto continúa.
Reglas de protocolo:
❖ Interrogantes (¿?)
❖ Sirven para terminar e iniciar frases interrogativas.
❖ Exclamaciones (!)
❖ Para iniciar y terminar una frase o palabra
exclamativa o administrativa
Redacción y ortografía:
PRINCIPIOS GENERALES
1. Las palabras no se unen con guión a menos que
exista un propósito
2. Las palabras con prefijos, se escriben como una
sola palabra.
3. Se escriben con mayúscula:
• La primera palabra en una oración completa
• Palabras principales en un título
• Sustantivos propios
• Nombres de marcas
• Sustantivos seguidos de números
4. La cursiva se usa:
• Presentación de un término nuevo
• Ejemplo
• Otros
Recuerde,
la práctica hace al “Maestro”.
