Taller de Elaboración de

Documentos de Obra.
UNIDAD 02 CONTROL ADMINISTRATIVO.
 Control Administrativo | Medios de Comunicación 01

2.6 Medios de Comunicación

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Dentro de la obra arquitectónica se han establecidos algunos

medios de comunicación oficiales los que sirven para
plasmar algún evento importante que halla sucedido durante
la ejecución de la misma.

Una función muy importante de estos medios de

comunicación es tener un control sobre el avance de la obra.

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A TOMAR EN
CUENTA...
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Existen varios medios de comunicación dentro de la obra arquitectónica:

• Bitácora de obra,
• Diario de obra,
• Memorándum
• Minuta.

Todos estos tienes una función especifica pero el fin de todos estos es tener un control sobre el
avance de la obra e informar de cualquier evento que pudiera afectar con el desarrollo de la
misma

Pie de foto.
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Bitácora de Obra
En construcción, la bitácora de obra es el único medio de comunicación
oficial. Se utiliza para anotar en ella cualquier situación que se
presente durante el desarrollo de los trabajos de construcción que sea
diferente a lo establecido en los anexos técnicos de contratación.

Diciéndolo en otras palabras, se anota en ella todo lo que resulte

distinto a lo previsto a la firma del contrato, por ejemplo: en caso de
existir una escasez de cemento, habría que anotarlo en la bitácora ya
que afecta al programa de obra al no poderse avanzar en colados; en
caso de ocurrir, deberá anotarse también una alza imprevista en el
precio del acero, ya que ello tendrá repercusiones al incrementar los
costos originales; se anotaría también un cambio en las
especificaciones de un mueble de baño, puesto que quedaría afectada
la calidad del producto. Estos ejemplos nos muestran situaciones que
afectan los resultados al modificar las condiciones sobre las que se
estableció el pacto entre quien encarga la obra y quien la ejecuta.

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Formatos de la Bitácora de Obra

En el primer tipo encontramos el formato diseñado e impreso conforme a las necesidades de
una institución que contrata obra regularmente. Estas libretas ya tienen el num. de copias que
son necesarias de acuerdo a las necesidades e inclusive esta indicado el destino de cada una de
dichas copias.
Lo podemos
clasificar en
3 tipos. El segundo tipo son los formatos que se encuentran a la venta en papelerías especializadas.

El tercer tipo serían los formatos improvisados.

Pie de foto.
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En cualquiera de los tres casos se deben cumplir las condiciones descritas a

continuación:

1) Las hojas originales deben estar foliadas

2) Se debe contar con un original y al menos dos copias, una para el contratista
y otra para el contratante.
3) Las hojas copia deben ser desprendibles , no así la original
4) Deberá existir una columna para anotar el num. de la nota y la fecha

Pie de foto.
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Reglas para el uso correcto de la Bitácora de Obra.

1.- APERTURA Y CIERRE. Es imprescindible que las bitácoras sean abiertas con una nota especial
al caso. El cierre de la bitácora es igualmente importante.

2.-SERIADO DE NOTAS. Todas las notas deben seriarse consecutivamente, respetando el orden
sin excepción. Esta regla tiene por objeto su identificación inequívoca al momento que se
requiera. No debe de existir nota sin número.

3.- FECHADO. Todas las notas de bitácora deben estar fechadas en el día en que se efectúa el
asiento.

4.- ESCRITURA. Los asientos deben efectuarse con tinta indeleble, nunca a máquina o con tinta
que pueda borrarse, mucho menos con lápiz. Es importante además tener cuidado en escribir
con letra de molde que sea fácilmente legible y sin abreviaturas.

5.-ERRORES. Cuando se comete un error de redacción, de intención o de ortografía la nota debe

anularse acompañada de una leyenda que diga “esta nota se anula por tener error”. De
inmediato se abre la sig. nota repitiendo lo asentado esta vez sin errores.

Pie de foto.
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6.-TACHADURAS O ENMENDADURAS. Una nota con tachaduras o enmendaduras automáticamente es legalmente nula,
con todas las consecuencias que puede acarrear el hecho.

7.-SOBREPOSICIONES O ADICIONES. No esta permitido sobreponer ni añadir nada a las notas de bitácora, ni entre
renglones, ni en los márgenes, ni en ningún otro sitio. Si hubiere la necesidad de agregar algo, se abre otra nota
haciendo referencia a la de origen.

8.- FIRMAS. Firmaran la bitácora aquellos que son responsables superiores de la obra. Por una parte nos referimos al
coordinador o jefe de supervisión, por la otra al superintendente o gerente de construcción, que son quienes firman la
bitácora para abrirla, cerrarla, para autorizar a los supervisores y residentes responsables de cada contrato y para
desautorizarlos cuando dejen de prestar sus servicios nombrando a los sustitutos asignados. Se recomienda que su
participación en la bitácora se restrinja exclusivamente a estas funciones, con el objeto de evitar contradicciones. Si
desean asentar algo, basta con que se lo ordenen a sus subordinados autorizados por ellos mismos.
El supervisor y el residente responsables del contrato son ellos quienes usaran cotidianamente la bitácora de obra y
quienes se valdrán de esta para controlar la obra en todos los sentidos. Serán los celosos guardianes del orden en la
misma y todos sus superiores deben procurar de abstenerse de intervenir directamente en la libreta pues si lo hacen
atentan contra el orden establecido y desautorizan lo que ellos mismos autorizaron. Reiteramos que el supervisor y el
residente son los únicos que deben manejar la bitácora, teniendo toda la libertad y la consiguiente responsabilidad. La
intervención de la auditoria técnica de cualquiera de las partes que llegase a visitar la obra queda restringida a dar fe
de su visita en determinada fecha. Cuando existen varios supervisores y/o residentes en una obra a cargo de un mismo
contrato no es recomendable que todos firmen, ya que se presta a confusiones, repeticiones y contradicciones. Llegado
estePiecaso, recomendamos que se nombre un responsable de cada parte y únicamente este asiente notas en la bitácora.
de foto.
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9.- INUTILIZACION DE ESPACIOS SOBRANTES. Al completarse el llenado de cada una de las hojas de la bitácora, es
indispensable cancelar todos los espacios sobrantes. Esto se logra cruzándolos con rayas diagonales para utilizarlos.

10.- RETIRO DE COPIAS. Inmediatamente que se haya llenado cada una de las hojas de la bitácora, es menester retirar
las copias y remitirlas a las oficinas centrales las de la empresa responsable de la supervisión y las del contratista. Esta
práctica evita que por un extravío por descuido o intencional se pierde el control de la obra. Por esto mismo se revela
que es necesario que las copias sean legibles y por tanto el supervisor y el residente deben vigilar que así sea.

11.- VALIDACIONES. Como sabemos, existen diversos medios de comunicación y de transmisión de órdenes y de
información. Los más comunes son: Los oficios, las minutas de las juntas, los memorandums, las circulares y las
comunicaciones telefónicas. Ahora bien, ninguno de estos medios tiene la validez oficial y legal respecto al contrato de
obra y, a pesar de su importancia solo tienen una validez relativa respecto a la bitácora de obra. Por este motivo es
importante validar cualquiera de los medios mencionados, cuando así se requiera, por medio de una nota de bitácora
en la cual citamos el medio utilizado y lo convertimos en parte integral de la bitácora. De acuerdo a la importancia del
tema y a nuestro propio criterio, procederemos únicamente a mencionar el documento y su tema central, o bien a
anexar copia por triplicado al original y copias de la libreta de bitácora, o en caso extremo transcribir todo el
documento. Aquí es necesario describir el procedimiento a seguir para validar las órdenes telefónicas de nuestros
superiores.
El primer paso consiste en poner por escrito las ordenes que se transmiten telefónicamente y, antes de cortar la
comunicación, leer lo escrito a nuestro interlocutor para ver si se han comprendido sus ordenes. A continuación se
deben transcribir íntegramente la orden recibida y elaborar un memorando con copia, mencionando la fecha en que se
ha recibido esa orden telefónica. El tercer paso es llevar o remitir al ordenante el memorando, para obtener el acuse de
Pie de foto.
recibido, de preferencia del superior mismo.
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12.- NOTAS APREMIANTES. Cuando sea necesario escribir una nota de particular importancia y que por sus
características es preciso dar conocimiento de ella a las autoridades o inversionistas, se procederá a anular el
resto de la hoja correspondiente para retirar de inmediato las copias y poder remitirlas con carácter de urgente.

13.- SERIEDAD. Todos los puntos anteriores hacen comprender la seriedad que se requiere para manejar una
bitácora de obra. Por consiguiente recomendamos que, antes de hacer un asiento se medite sobre la necesidad
de hacerlo. Si decidimos hacerlo, debemos pensar cuidadosamente lo que queremos decir. Por ningún motivo
consideramos apropiado escribir la nota directamente en la bitácora. Es necesario hacer un borrador de ella. La
libreta de bitácora nunca debe utilizarse para asuntos intrascendentes, insensateces y mucho menos para
ventilar agravios o hacer agresiones.

14.- COMPROMISO DE USO DE LA BITÁCORA DE OBRA. Tanto el residente como el supervisor están
comprometidos a utilizar la bitácora. De ninguna manera deberá permitirse que se evada la responsabilidad de
realizar asientos para no comprometerse.

15.- REDACCIÓN. Este es un asunto de vital importancia. Hemos tenido ocasión de observar, una vez que se ha
acabado la obra, que a una de las partes se le interroga sobre un asiento que hizo en la bitácora y la respuestas
más frecuentemente dadas son de que se intentaba decir otra cosa, que se olvido el hacer una aclaración o de
que “hay varias formas de interpretar lo escrito”. Estas respuestas y otras en el mismo talante están motivadas
por errores de redacción y todas dan como resultado afectaciones económicas a veces muy costosas para
cualquiera de las partes. Cabe reconocer que la mayoría de los casos es el contratista el que se ve beneficiado
con estas
Pie de foto.
situaciones, aunque existen casos en que ocurre lo contrario.
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16.-ORTOGRAFÍA. Un supervisor profesional que se aprecie en serlo esta obligado a manejar bien la ortografía.
Aunque puede considerarse que este tema es un asunto de segunda importancia, hacemos especial énfasis en el
pues significa mucho para la imagen que proporciona de quien escribe con faltas ortográficas.

17.-CERRADO DE ASIENTOS EN LA BITÁCORA DE OBRA. Todas y cada una de las notas deben quedar cerradas,
esto es, resueltas. Naturalmente que nos referimos a notas que traten asuntos que deben entenderse. Es
también fundamental cerrarlas a la brevedad posible dejando resueltos los problemas o situaciones que las
motivaron. A nosotros, como supervisores, nos afecta mucho nuestro tiempo y nuestra concentración el hecho
de estar arrastrando asuntos pendientes de resolverse.

18.-CUSTODIA DE LA LIBRETA DE BITACORA. Por su carácter de instrumento de control y por las razones por las
que fue creada, la libreta de bitácora de obra debe quedar bajo la custodia del supervisor, lo importante es que
realmente esté
disponible para ambas partes y a este respecto es conveniente reglamentar en cada caso como, cuando, y en
donde se encuentra la libreta, para tener libre acceso a ella en horas de trabajo, desde luego en el mismo lugar
en el que se desarrolla la obra, De hecho, es absolutamente incorrecto sacra la libreta de la obra, salvo en casos
excepcionales, cuando no hay lugar para guardarla. Se debe tener en cuenta que custodia no quiere decir
propiedad, y que es un asunto muy grave ocultar la libreta.

19.-BITÁCORA UNITARIA POR CONTRATO. Solo esta permitida una bitácora por cada uno de los contratos. No
podrá existir una libreta utilizada por dos contratos, aunque se trate de la misma construcción o del mismo
frente.
Pie de foto.
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Reglas de la supervisión.

1a Órdenes. El uso más frecuente que el supervisor hace de la bitácora de obra es para ordenar al contratista lo
que debe realizar, sobre todo cuando, por cualquier motivo es menester ejecutar procedimientos distintos o
utilizar materiales diferentes a los señalados en el proyecto ejecutivo. También es frecuente ordenar la
aceleración de un proceso que se retrasa en cuanto a su tiempo o secuencia de ejecución. Consideramos
conveniente aclarar que el supervisor nunca solicita, pide o mucho menos suplica por medio de la bitácora.
Cualquier palabra diferente a “ordenar” representa una distorsión de la función que desempeña y no debe
usarse, aunque se hieran susceptibilidades.

2a Certificaciones, En la libreta de bitácora el supervisor debe certificar o dar fe de situaciones o del

cumplimiento de órdenes por iniciativa propia o a solicitud del contratista. Recomendamos que siempre se
certifique algo es porque se tiene seguridad de que es exacta y precisamente como se escribe en la bitácora. No
esta permitido equivocarse cuando se esta actuando en calidad de notario.

3a Autorizaciones. Es frecuente que la supervisión de autorizaciones por conducto de la bitácora. De hecho

debe hacerse rutinariamente sobre aspectos críticos, como son autorizaciones de colados de concreto,
compactaciones de rellenos, bancos de nivel, trazos para la fijación de vértices de los inmuebles y todo aspecto
crítico de cada proyecto en particular. Este tipo de autorizaciones regulares en el desarrollo de los trabajos,
requiere una cuidadosa revisión previa para asegurarse de que todo
esta correcto.
Pie de foto.
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4a Informaciones. Eventualmente, el supervisor utiliza la bitácora para informar al contratista sobre alguna
situación, evento, cambio de personal, visita oficial, revisión especial, etc. Cuando es necesario asentar una
nota de este tipo debemos observar como única regla el que se anotaran en la bitácora únicamente las
informaciones que representan afectación al programa, al presupuesto o a la calidad de la obra

5a Prevenciones Es muy saludable en asuntos de construcción el prevenir situaciones o anticiparse a posibles

problemas. El uso de la bitácora por parte del supervisor no debe marginarse de este principio.

6a Control por bitácora de obra. Este tema que, como hemos dicho, es el central desde el enfoque de la
supervisión, en realidad comprende un poco de todos los temas que ya hemos tratado anteriormente, más un
tanto de lo suyo propio. El control entonces se ejercerá valiéndose de todos los temas según las necesidades de
cada momento del desarrollo. Cada supervisor tendrá su estilo y criterio particulares para aprovechar lo
expuesto dosificando debidamente las opciones. Lo único que nos restaría por tratar es el procedimiento que
debe observarse cuando nos encontramos con un contratista que se niega a obedecer las órdenes o hace caso
omiso de las mismas. Sobre este tema hemos observado situaciones de todo tipo, pero desgraciadamente
abundan aquellas en las que la supervisión carece de
recursos para manejar el problema, y en no pocos casos termina presentando un papel realmente lastimero al
quedar atrapado en un juego establecido por el contratista para su propio beneficio, Procederemos a exponer
un procedimiento adecuado , pero antes recordamos o hacemos saber a los señores supervisores que ante un
contratista que se revela contra el orden establecido se debe, antes que nada, conservar la serenidad y actuar
inteligentemente.
Pie de foto.
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Apertura de libreta de Bitácora de Obra
La apertura de la bitácora se realiza por un primer asiento en el cual se menciona el principio de la relación entre
las partes (esto no significa que no coincida con el inicio de la obra, ya que regularmente la apertura se efectúa
días antes del arranque de los trabajos y no en pocos casos en forma incorrecta pero frecuente, la obra se inicia
antes de que se designen los supervisores). En otras palabras la apertura de la bitácora indica el inicio de la
relación entre los representantes del fiduciario y el personal de campo de la empresa constructora. De esta
manera queda definida la apertura. En lo que respecta a la contenido de este primer asiento, diremos que en el
deben relacionarse los siguientes datos.
Primeramente los datos de las partes: Nombres de las empresas, direcciones y teléfonos. Después los datos
indicativos del contrato y su alcance, en la forma descriptiva más precisa posible. A continuación una descripción
detallada del terreno o lugar en donde se llevarán a cabo los trabajos, incluyendo todas las características
principales y particulares que se observen y que se considere que pueden afectar de alguna manera la ejecución
de los trabajos a realizarse. Esta parte de la nota de apertura es muy poco acostumbrada. Pero la consideramos
fundamental sobre todo porque protege la primera intervención de la supervisión en la obra. En caso de que la
supervisión se designe cuando la obra ya haya sido iniciada, en este lugar se debe anotar un corte complejo de
los trabajos ya realizados, haciendo las observaciones pertinentes sobre irregularidades observadas durante la
primera revisión, quedando así deslindada nuestra responsabilidad a partir de ese momento. La siguiente parte
de la nota de apertura debe ser la declaración de inicio de bitácora. Por ultimo se hará el registro de las firmas
autorizadas, el cual debe comprender un mínimo de 2 para cada una de las partes.
Como ya hemos mencionado la más conveniente son por la supervisión, el supervisor responsable y su
coordinador, y por el contratista, el residente a cargo del contrato y el superintendente o gerente técnico o de
construcción.
Pie de foto.
 Cierre de la Bitácora Control Administrativo | Medios de Comunicación 01

Cuando se ha terminado la obra, incluyendo las actividades correspondientes a la entrega de la misma y cuando ya no
queda ningún pendiente, o sea, que todas las notas sin excepción han sido cerradas, se procede a efectuar el asiento
final o cierre de la bitácora. Esta última nota debe expresar que por medio de ella se da por finiquitada la relación
técnica de campo, habiéndose cumplido en todo lo que en ella se consigno. Después se procede a firmar y a anular
todas las hojas sobrantes inutilizándolas sin arrancarlas en la libreta.

TIPOS DE NOTAS
Haremos un análisis del contenido que deben tener cada una de las notas según su tipo. Realizaremos este análisis por
la nota más compleja. Se trata del orden de corrección de un elemento que ha sido ejecutado con defectos. Primero
procederemos a presentar un desglose de las partes que imprescindiblemente debe contener el asiento:

I.-Clasificación de la nota. Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota. En este caso se
tratara de una orden. Entonces debe iniciarse diciendo: SE ORDENA. En otros casos: SE INFORMA, o bien SE CERTIFICA,
etc.

II.- Descripción del asunto. A continuación describiremos el asunto que motivo la nota. La redacción tipo serial, por
ejemplo: La reparación de la arista de la losa, o la substitución del aplanado, etc.

III.- Ubicación. Consiste en mencionar la ubicación del elemento al que nos referimos. Lo delicado de esto aparece
cuando se trata de un elemento repetido muchas veces, por ejemplo, trabes y muros. Por lo reiterativo de la mención
dedeestos
Pie foto. elementos es preciso mencionar su ubicación con datos suficientes para que puedan localizarse sin equívocos
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IV.- Causas del Problema. A continuación de la ubicación tenemos que mencionar las causas del problema, en
forma breve, pero abarcando con precisión cuales fueron las causas y refiriendo estas a la o las especificaciones
o planos que no fueron observados y cumplidos por lo cual se motivó el error o la deficiencia.
Desde luego que para emitir este dictamen es fundamental haber investigado todo lo necesario hasta tener la
plena y absoluta seguridad de lo que es absolutamente cierto.

V.- Solución Exigida. El siguiente paso consiste en anotar la solución que debe efectuarse para subsanar el
problema. Es preciso anotar en la bitácora todos los datos necesarios para su corrección.

VI.- Plazo para la Solución. Inmediatamente después de la solución descriptiva, se establece un plazo máximo
para su ejecución. El plazo determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica
el proceso.
Recomendamos anotarlo señalando una fecha fija. En esta forma sabremos que para esta fecha el problema
deberá estar resuelto.
VII.- Prevención. Se trata sin duda de la parte más importante de la nota de bitácora. Desgraciadamente es la
parte que menos se acostumbra considerar al hacer los asientos y podemos afirmar que por medio de ella la
supervisión crece y cumple realmente sus objetivos, ya que actuando con carácter preventivo es como se presta
un servicio eficiente y profesional. El espíritu que predomina en la acción preventiva del supervisor se
fundamenta en la siguiente reflexión: “Si hemos encontrado un error o defecto, hemos investigado las causas y
determinando una solución para subsanarlo, ¿Porque no aprovechamos la experiencia y tomamos las medidas
necesarias para que no vuelva a presentarse otro caso igual? “.
Pie de foto.
 Control Administrativo | Medios de Comunicación 01
VIII.- Responsabilidad de la nota y consecuencias económicas. La última parte del texto de la bitácora corresponde a señalar
quien cubrirá el costo de las modificaciones, reparaciones, sustituciones o lo que represente económicamente la nota misma.
Por lo general y salvo contadas excepciones se genera con las órdenes emitidas un costo extra, sobre todo si son reparaciones
o substituciones. Debe señalarse en la nota quien es el que debe pagar esto. El cargo podría hacerse al contratista si ocurre
que por no haber observado el plano o no haber seguido el procedimiento indicado, los materiales indicados en el presupuesto
que fue quien genero el problema, y será con cargo al contratante cuando se trate de modificaciones a los planos,
especificaciones o materiales, inclusive cambios de proyecto, o cuando habiéndose seguido debidamente las instrucciones de
la especificación y ocupado los materiales aprobados, el resultado fue distinto.
IX.- Sanciones. Hemos colocado este tema en noveno lugar porque solo lo consideraremos cuando las circunstancias nos
obliguen, de acuerdo a lo establecido en el número 28 de las Reglas de uso de la Bitácora, en donde se detallan los tipos de
sanción y los casos en que deben ser aplicadas. Añadiremos que cada una de las sanciones deben ser meditada analizando sus
posibles efectos secundarios, sus consecuencias y su procedencia legal.
X.- Seguimientos. Los seguimientos se manejan fuera de la libreta de bitácora. Son indispensables puesto que se han
concedido plazos a los que se debe vigilar que se cumplan en la fecha estipulada. Los seguimientos no competen directamente
al residente y lo más conveniente es llevarlos en el diario de obra destinándoles una sección del mismo por medio de un
separador que aísle unas cuantas hojas. En el margen izquierdo de estas anotaremos consecutivamente los números de las
notas en las que se otorgo un plazo, utilizando un renglón para cada una. Seguidamente se describirá, en la forma más breve
el elemento a revisar para tener referencia al contenido de la nota. Finalmente se anota la fecha en que vence el plazo. El
seguimiento se logra cuando adquirimos el hábito de leer todas las mañanas que notas vencen ese día para verificar su
cumplimiento. Si el resultado es positivo, escribiremos en la hoja de seguimiento “cumplido“ y, a continuación, el número de
nota de bitácora en el que damos por finiquitado el asunto (nota de cierre). En caso de que no se haya realizado aún lo
ordenado, se escribirá “pendiente, pasa a nota de numero...” y asentaremos el numero correspondiente al siguiente asiento
en que reclamamos el incumplimiento. Este seguimiento, llevado con orden, nos evita la posibilidad de olvidos cuyas
Pie de foto.
consecuencias habremos de lamentar al término de la obra, cuando se este elaborando el finiquito.
 Reglamento de la Bitácora de Obra Control Administrativo | Medios de Comunicación 01

Debido a que la libreta de bitácora es operada por dos personas que representan a dos entidades distintas, es necesario
reglamentar su uso para evitar malos entendidos y manipulaciones que distorsionen la buena marcha de la obra y
lesionen la labor de control de la misma, en perjuicio de quien sea responsable de la supervisión. El establecimiento de
este reglamento y su correspondiente validación, se efectúan en la misma libreta de bitácora, inmediatamente después
de la nota de apertura. En esta forma se logra oficializar e integrar al contrato las reglas que lo componen. Se necesita
que el constructor acepte y firme estos preceptos, por lo tanto es conveniente comentarlos y lograr su convencimiento
antes de anotarlos. En caso de existir oposición, recordemos que tenemos conductos para forzar la aceptación, si ésta
no se otorga por un simple afán de oposición y sin esgrimir razones válidas. Conforme a nuestra experiencia, no habrá
impugnación en la mayoría de los casos, debido a que el principio de la relación existe entre las partes cordialidad y
expectativas sobre la manera en que se desarrollarán dichas relaciones, en consecuencia habrás disponibilidad para
firmar un reglamento coherente, equilibrado y bien intencionado respecto a la finalidad del esfuerzo común.

En lo que respecta ala elaboración del reglamento proporcionaremos algunas reglas que consideramos que nunca
deben faltar. Cada supervisor podrá complementarlas con otras producto de su propia iniciativa, por la condiciones y
tipo de obra que tiene a su cargo. Uno de los vicios más graves en la industria de la construcción es el
desaprovechamiento de las experiencias anteriores. Tanto a nivel personal como colectivo en las empresas,
instituciones o dependencias, la explotación de la experiencia es deleznable. ¡Cuánto beneficiaría la construcción si los
errores se cometieran una sola vez y si se le diese una difusión suficiente a la solución de determinados problemas!

Volviendo al reglamento de la bitácora de obra, procederemos a enlistar las reglas básicas que nos servirán para iniciar
nuestra primera aplicación:
Pie de foto.
 Control Administrativo | Medios de Comunicación 01

-Disponibilidad. La libreta de bitácora estará disponible en las oficinas de obra de la supervisión los días hábiles de 8:00 a
18:00 horas, excepto los sábados, cuando el horario será de 8:00 a 15:00 horas. Cualquier cambio temporal o definitivo se
comunicará por memorándum, o en la misma libreta de bitácora, con 24 horas de anticipación.

-Firmado. Todas las autorizaciones en bitácora deberán ser firmadas por ambas partes. La emisora indistintamente
cualquiera de las partes (como responsable del asiento, y la receptora de enterada o conforme). En caso de inconformidad, se
contestará en la siguiente nota, por lo tanto, se concede un plazo de 48 horas para firmar. En caso contrario se acepta
automáticamente el contenido del asiento en cuestión, perdiéndose el derecho a la inconformidad o a la aceptación bajo
protesta.

-Retiro de copias. Las hojas originales de la bitácora deberán estar siempre adheridas a la libreta. Queda estrictamente
prohibida desprenderlas. Los interesados deberán retirarlas una vez que estén completas y firmadas si no se ha cumplido el
plazo de 48 horas (ver párrafo anterior). No se admitirán quejas de ninguna de las partes por no tener en su poder las copias
respectivas.

-Inviolabilidad de los asientos. Está prohibido escribir en la bitácora sobre cualquiera de las notas ya firmadas, aún cuando
estas hayan sido emitidas por el mismo que las altera.

-Claridad de las copias. Es responsabilidad de quien escribe una nota en la libreta de bitácora cerciorarse de que las hojas de
carbón están colocadas correctamente, así como de que hasta en la última hoja pase con claridad lo asentado. La letra debe de
ser molde y fácilmente legible.
Pie de foto.
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-Instrumentos de escritura. Los asientos en la bitácora deben hacerse obligatoriamente con bolígrafo. No se deberá escribir
con plumón, lápiz ni pluma fuente. El color de la tinta deberá ser perfectamente negro.

El hacer el reglamento de bitácora con al menos las reglas que mencionamos nos evitará problemas o discusiones
innecesarias. No hay razón para no aprovechar las ventajas que esto representa. Una recomendación práctica para terminar:
Es conveniente encadenar de alguna manera un bolígrafo negro a la libreta de bitácora, hay que destinar un lugar fijo en
donde esta puede encontrarse durante el día (puede mandarse construir una pequeña mesa para ella) y debe tenerse siempre
a mano papel carbón.

Pie de foto.
Diariodequeretaro.com.mx. 2020. [online] Available at: [Accessed 25 July 2020].

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Diario de Obra
El diario de obra es un instrumento de trabajo de la supervisión que
sirve para concentrar toda información relevante respecto al desarrollo
de un proceso constructivo, significa un principio de orden y una ayuda
de memoria de enorme utilidad para el supervisor o supervisores
encargados del frente; en él habrán de quedar plasmados todos aquellos
datos que son útiles para aclaraciones posteriores.
Antes de continuar con los detalles de forma de operar el diario de obra,
es conveniente hacer una diferenciación entre bitácora de obra y diario
de obra, dado que se frecuente que exista confusión respecto a las
funciones de cada uno de estos, como ya dijimos, la bitácora se utiliza
para anotar en forma oficial, no es parte del contrato, ni sirve
directamente para reclamación legal.
Por las características del contenido del diario de obra, este se puede
considerar como una relación cronológica de lo acontecido, una
auténtica historia del frente de obra.

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Pie de foto.
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Diferenciación de partes

La libreta del diario de obra debe estar compuesta de varias secciones, cada una de ellas para una función especifica,
consideramos indispensables las siguientes:

a) Diario de obra. Parte principal del instrumento; consiste en una sección que debe tener hojas suficientes para contar
toda la duración del proceso, mas un excedente por si existen atrasos; sugerimos calcular como mínimo dos paginas por
semana e idealmente una página por cada día de actividades. Pueden numerarse y fecharse precisamente o hacerlo al
momento de anotar, práctica que nos permite en un momento dado extendernos o restringirnos según sea necesario
facilitándose la escritura continua, pero dificultándose la identificación por fechas. Sobre lo que debe anotarse y como
adelante explicaremos en detalle y mencionaremos ejemplos.

b) Borradores de notas de bitácora. Según se dijo en el capítulo anterior, en el diario de obra debe existir una sección
destinada a la elaboración previa de asientos de bitácora que nos sirve para corregir redacción, ortografía y
asegurarnos de que el escrito es precisamente lo que deseamos decir, después basta hacer solo la transcripción a la
libreta de bitácora quedándonos los borradores en esta sección del diario. La extensión de esta sección debe calcularse
a razón de poco más de la mitad de la extensión de la bitácora debido a que como supervisores intervenimos en la
bitácora con más frecuencia que los constructores. Recomendamos escribir borradores a renglón abierto para tener
espacio para las correcciones de manera que sean siempre legibles.

Pie de foto.
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c) Banco de datos.- Una parte de la libreta del Diario De Obra la utilizamos como banco de datos, mismos que
nos son importantes y necesarios durante el desarrollo de la construcción, podemos clasificarlos en: 1) Datos de
origen, son aquellos que están contenidos en los anexos técnicos de contratación (proyecto ejecutivo),
hablamos de niveles de desplante, vértices de trazo, resistencia de concreto de algún elemento especial,
diámetro de pasos de tubería en contra trabes, altura de un elemento, claro de una ventaja de tipo...., etc. 2)
Datos de proceso, son los que se van generando durante la construcción y que resultan confirmación o variación
respecto a los datos de origen (proyecto ejecutivo), también pueden adquirir relevancia algunos datos que por
algún motivo se vuelven importantes, por ejemplo, el dato de la profundidad del colector municipal adonde
habremos de descargar que sea distinto a lo previsto por cambios ordenados por las autoridades, o el de el área
adonde se encontró un manto rocoso bajo el nivel natural de terreno; 3) Datos de uso regular, como es el caso de
datos básicos para cálculos como substitución de acero, proporcionamientos de mezclas, unidades de aparejo,
etc., este tipo de información de uso corriente es muy conveniente tenerlos al alcance de la mano,
concentrados, con objeto de no perder tiempo tratando de ubicarlos, por último; Datos generales, nos referimos
a la información básica del proyecto, número de viviendas, metros cuadrados construidos , número de
prototipos, anchos tipo de vialidades, superficies de donaciones y algunos otros que incluyen desde el num. de
contratos, montos, alcances, información que con frecuencia necesitamos y que no tiene caso que guardemos
en la memoria.

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Operación del Diario de Obra
Para orientar a los señores supervisores sobre el aprovechamiento del diario de obra,
a continuación mencionaremos algunos de los datos que es importante consignar:

I.- Acontecimientos relevantes. Todo aquel hecho que se considere de singular

importancia o que signifique haber alcanzado un logro respecto al avance de los
trabajos. Podemos ejemplificar mencionando el colado de la última losa de azotea con
lo cual se termina con el uso de cimbras, en fin, muchos otros sucesos que sería muy
largo en listar aquí. También podemos considerar como hechos relevantes los
fenómenos naturales: Lluvia extraordinarias, heladas, ventarrones, y otros de
carácter eventual como escasez de cemento, falta de agua para la obra, disminución
del personal por efecto de época de cosechas y otros similares. Así mismo podemos
referirnos a modificaciones importantes que afecten el desarrollo de la obra,
suspensiones totales o parciales de los trabajos, pruebas de laboratorio
extraordinarias o de materiales que llegaron y muchas otras situaciones que es
conveniente tener a mano en cualquier momento. De todos estos acontecimientos es
propio tener su ubicación en el tiempo, lo que se logra automáticamente al quedar
asentados por fecha, también debemos contar con una breve descripción del hecho
casi en forma de telegrama y por último: los datos, medidas, cantidades, nombres o
todo aquello que sea importante de saberse al respecto; se trata de ocupar el mínimo
espacio sin dejar de anotar cuanto dato pueda servir en el futuro.
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II.- Actividades del Supervisor. Consiste en dejar constancia de
actividades no regulares, hablamos por ejemplo, del inicio de
revisiones encaminadas al establecimiento de los precios de venta
o a partir de que momento se inicia la revisión especial de los
concretos debido a que los reportes del laboratorio nos muestran
con tendencias a la baja, o se procede a realizar una inventario del
material proporcionado en algún caso poco común. Todas estas
actividades debemos conocerlas en el tiempo, y en sus alcances,
ocasionalmente será necesario mencionar quien la ordenó, quienes
la ejecutaron y que tiempo se dilataron.

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III.- Visitas de obra. En los frentes de trabajo se reciben con alguna frecuencia diversos tipos de visitas oficiales que
deben quedar registradas, es conveniente anotar quienes visitaron el frente de trabajo, de que entidad o de
pendencia, el motivo de la visita, las instrucciones giradas, en fin, todos los incidentes y pormenores acontecidos de
manera que nos sea posible reconstruir los hechos posteriormente cuando se requiera.
Es común que durante este tipo de visitas se giren instrucciones verbales por parte de autoridades, estas instrucciones
no quedan registradas por escrito y en algunas ocasiones son desconocidas sobre todo cuando tienen alguna
consecuencia, en estos casos el supervisor es quien se ve con dificultades para explicar su proceder sin contar con
apoyos documentales. De todo esto deducimos la importancia de regularizar estas intervenciones, a continuación
expondremos dos maneras de hacerlo con objeto de salvaguardar nuestra integridad profesional.
La primera se refiere al caso de que los visitantes dilaten algún tiempo en la localidad en que se realizan los trabajos,
tiempo suficiente para que nosotros elaboremos una minuta de la visita que incluya las instrucciones giradas y la
presentamos para firma o aclaración, la cual es necesaria por si no entendimos correctamente lo que se instruyó, en
cuyo caso implicaría hacer las correcciones pertinentes y nuevamente presentarlo para firma, en esta segunda
situación, a nuestro juicio, bastante frecuente, si procedemos como se indica se tiene la ventaja de estar seguros de
haber comprendido bien, además de dejar fincada la responsabilidad en quien generó la orden.

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La segunda recomendación será para el caso de que no hubiera tiempo para recabar una firma o responsiva sobre las
ordenes recibidas, lo que procederá entonces consistirá en redactar el acta de la visita y enviarla por correo o un
propio a quien giro las instrucciones, marcando copia a todos aquellos que resulten interesados en el asunto (si hay
manera de recabar acuse de recibido, es mejor), esperamos respuesta un tiempo prudente , si esta se produce, puede
ser aceptando lo instruido quedando nosotros automáticamente protegidos o corrigiendo lo dicho, en este caso
procedemos en consecuencia, sin temor a equivocarnos, por último, si se niega la instrucción habremos de cancelar
todo lo realizado sin todas las consecuencias que significaría seguir trabajando erróneamente; ahora bien, si no
obtenemos respuesta, enviamos un nuevo comunicado refiriéndonos al primero, en el cual, requerimos nuevamente la
confirmación de la instrucción y mencionando que “en caso de que no se reciba respuesta a este segundo intento, se
tendrá por entendido que las ordenes son válidas bajo la responsabilidad del girador”, es muy importante que para
este segundo envío, se recabe el respectivo acuse de recibo.
Se debe de normar un criterio que determine la magnitud y trascendencia de las instrucciones recibidas de la manera
descrita en los párrafos anteriores, cuando se trate de circunstancias que no afecten el desarrollo de los trabajos es
posible que no sea necesario proceder como estamos recomendando, pero es importante tener mucho cuidado al
decidir en que caso obviamos al procedimiento, no hay que olvidar que con mucha frecuencia, asuntos que apresen
carecer de importancia, con el tiempo suelen adquirir relevancia comprometiéndonos en problemáticas que
pudiésemos haber evitado.
Si queremos ser muy prácticos en el asunto que hemos venido tratando, durante la visita y al recibir las órdenes
podemos utilizar el diario de obra para escribir en este, de manera breve y concisa, las instrucciones recibidas para
que sean firmadas al instante.
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IV.- Llegada de Materiales, equipos o Maquinas

importantes.
En el diario de obra se deben anotar las fechas y
cantidades de materiales significativos, particularmente
cuando estos llegan a lo programado, estos datos
evitarán discusiones respecto al otorgamiento de
prorrogas o al realizar los finiquitos, lográndose a la vez
un efectivo control sobre el proceso constructivo. La
recomendación es igualmente válida para todo aquel
insumo que es vital para la construcción o que su carencia
provoca atrasos en uno o varios aspectos de la
construcción, por lo tanto quedan comprendidos los
arribos de maquinaria, la llegada de un técnico, las
válvulas de la red de agua potable, los calentadores de
agua, etc.

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V.- Recepción de Documentos. Otro tema a controlar por

medio del diario de obra es el que se refiere a
documentación que regularmente llega al frente de
trabajo, entendemos por documentación desde las
licencias y permisos de construcción, circulares
institucionales, boletines de proyectos, hasta oficios,
memorándums, planos con modificaciones y toda suerte
de escritos que se reciben que, de no tomarse esas
precauciones, después no se sabe cuando llegaron.
Por principio de orden, cada documento que ingresa a la
oficina de supervisión debe ingresarse indicando la fecha,
la procedencia y en forma muy concentrada, el asunto de
que se trata o las características del plano que se recibe.
Consideramos recomendable dejar dos o tres renglones
del espacio destinado a cada fecha en el diario de obra,
para este fin conviene separarlo por medio de una raya de
algún color muy vivo para que destaque.

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VI.- Comunicaciones entre supervisores y Coordinados. El diario de obra servirá también para oficializar la comunicación
entre los integrantes del equipo de supervisión, como es común, un coordinador de supervisión tiene a su cargo varios
frentes de obra, por consiguiente, estará solo a ratos en cada oficina de las que tenga a su cargo, mas esporádicamente si
los frentes de trabajo están en ciudades distintas, por lo tanto se requiere de un medio de comunicación adonde dejar
instrucciones por escrito.

Esta práctica de anotar las ordenes tiene la ventaja de contribuir al control eficiente que debe tener el coordinador con las
obras y el personal de supervisión a cargo de ellas y por lo que se refiere a los supervisores les sirve de guía de trabajo, así
como de un efectivo deslinde de responsabilidades respecto a las instrucciones recibidas y las fechas en que les fueron
ordenadas, salvándose así de ser chivos expiatorios cuando por no poder precisar una fecha se ven imposibilitados de
defenderse.

Los temas recomendados que se manejen son todos aquellos que revisten importancia para el buen desempeño de la
supervisión en sus funciones, operando como un equipo técnico de trabajo se pueden referir a políticas de trabajo de la
empresa, a ordenes giradas por la gerencia de supervisión o por la dirección de la empresa , formas de proceder ante un
evento próximo, señalamientos respecto a atrasos en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, tanto del
contrato de obra como el propio de la supervisión, requerimientos sobre ordenes administrativas (como envío de
comprobaciones de caja chica), autorizaciones solicitadas con antelación por los supervisores, etc.; todo aquel asunto que
en un futuro pueda representar un tema de discusión o que su olvido pueda acarear consecuencias para cualquiera de las
partes o para el buen desempeño de la empresa a la que se pertenece o los intereses de quien nos contrata, para la buena
marcha del desarrollo constructivo a nuestro cargo.
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VII.- Vaciado de la libreta de Campo. La libreta de campo es un cuadernillo manuable que llevamos siempre con
nosotros durante los recorridos de obra, en el anotamos todos los datos importantes, observaciones, mediciones,
números de fotografías, en fin, todo aquello que recabamos en la obra y que no podemos ni debemos tratar de
retener en la memoria , por ejemplo, de los datos anotados en la libreta obtenemos la información necesaria para
calcular el avance de la obra, y con esa base autorizar las estimaciones o revisar sus generadores desde nuestra
oficina de campo, también podemos anotar los diferentes niveles de una cepa de drenaje.

La libreta de campo , por su necesidad de ser manuable, no podemos esperar que tenga un gran numero de páginas,
más bien tendrá un número reducido, lo que motiva quizás, el uso de mas de una libreta por obra completa, asunto
que nos puede representar dificultades por extravío de una de las libretas; este problema se resuelve, si tenemos
como habito el vaciar los datos mas importantes al diario de obra, logrando con esta acción el mantener al día el
diario y tener los datos importantes por duplicado previniéndonos en caso de perdida de alguno de estos
instrumentos del trabajo del supervisor.

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El diario de una obra es un auxiliar de trabajo del que se sirve el supervisor

para descargar su memoria y dejar constancia de datos importantes,
ordenes, y directrices ubicadas perfectamente en el tiempo; de esta manera
podemos resumir en pocas palabras lo que significa para nosotros el diario
de obra. A este resumen que define en este subcapítulo, añadiremos unja
recomendación a los señores supervisores, “no consideren el diario de obra
como una cosa más que llenar que solo nos complica la existencia,
considérenlo como un excelente instrumento de orden que nos permite
realizar nuestra función con profesionalismo y controlar la obra a nuestro
cargo en forma eficiente y mas fácil”, entendiendo de esta manera el diario
de obra, podremos comprender cual es la razón de su existencia y servirnos
de el aprovechando todas sus cualidades.
Como complemento de este subcapítulo, a continuación abordaremos cuatro
temas que consideramos muy importantes y los relacionamos con el diario
de obra debido a que representan también principios fundamentales de
orden.

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Diariodequeretaro.com.mx. 2020. [online] Available at: [Accessed 25 July 2020].

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Memorándum
En el campo de la comunicación organizacional, se entiende por memorándum
aquel texto o comunicado escrito, que está destinado a un grupo de personas en
particular y, en el cual se puede hacer solicitud de un informe de trabajo o se
expones información de interés sobre uno o varios temas de acción.
Del mismo modo, un memorándum puede entenderse como un informe en el cual
se presenta un tema de importancia, recomendaciones, instrucciones, entre otros,
el cual puede estar dirigido para un departamento en particular o puede ser
general.
Si se trata de un comunicado diplomático, un memorándum es un texto que no
requiere de ser firmado por la persona que lo emite y, que es empleado a modo de
recordatorio acerca de un hecho o razón de importancia por su dificultad o
gravedad.
También se denomina memorándum al cuaderno que las personas destinan para
realizar las anotaciones y apuntar todos aquellos asuntos que considere
necesarias e importantes recordar brevemente o en un futuro cercano.
En Chile, por ejemplo, un memorándum se puede referir a una nota o información
que se pasa por escrito a un compañero de oficina informando acerca de un punto
en especial o, también puede indicar un resguardo bancario.

Signicado de Memorándum. (2020). Retrieved 25 July 2020, from https://www.signicados.com/memorandum/

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Partes de un Memorándum
El memorándum está compuesto por un conjunto de partes fijas, en las cuales se deben
colocar datos importantes y que lo diferencian de los demás textos de tipo informativo y
comunicativo.
Entre estas partes se pueden nombrar: lugar, fecha, código, destinatario, asunto, cuerpo del
texto, despedida, firma, copia para el remitente y pie de página, si es necesario.
Cabe resaltar que los memorándum no contienen un párrafo de cierre. Simplemente se
transmite la información y se concluye con una firma y sello.
Ahora bien, el lenguaje que se utiliza para redactar un memorándum es de tipo formal, que
transmita respeto y evoque la importancia del asunto a comunicar y transmitir.
El contenido, por su parte, acostumbra a ser breve, claro y directo. La intención de este tipo
de textos es que se transmita la información de manera rápida y efectiva, en especial cuando
se trata de un tema grave.
Se puede dar inicio al texto de un memorándum de la siguiente manera, por ejemplo,
“informo a usted”, “sírvase de”, “por medio de la presente”, entre otros. El objetivo es que el
texto sea directo y claro.
Por otra parte, existen dos tipos de memorándum: los simples y los múltiples. Los
memorándum simples se emplean cuando es preciso dar a conocer un asunto a una persona en
específico, por ejemplo, la entrega de un informe de trabajo o el anuncio de una actividad.
Por su parte, los memorándum múltiples están dirigidos a un grupo mayor de personas que
necesitan tener conocimiento sobre algún asunto en especial que suele ser de interés para
todos los trabajadores, por ejemplo, una jornada de vacunación en las instalaciones de la
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empresa, entre otros.
Diariodequeretaro.com.mx. 2020. [online] Available at: [Accessed 25 July 2020].

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Minuta

Una minuta de reunión, no es mas que el registro

escrito del desarrollo de una reunión, entre dos o muchas
mas personas.
Nos servirá, no solo para recordar los acuerdos a los que se
llegó en dicha reunión, sino como medio de
información para aquellos que no pudieron asistir.

Jesus Govea. Arquitecto: Image. (2020). Retrieved 26 July 2020, from https://jesusgovea.les.wordpress.com/2019/05/architect-businesswoman-
composition313691.jpg
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 Control Administrativo | Medios de Comunicación 01

Bibliografía

•: (2020). Recuperado el 2 de agosto de 2020, de

http://capacitacion.inafed.gob.mx/elearning/content/35/Modulo2/supervisio
n/Bitacora_…
• Signicado de Memorándum. (2020). Recuperado el 25 de Julio de 2020, de
https://www.signicados.com/memorandum/
• Govea, J. (2020). Minutas de Reunión en los Proyectos. (Formato
Descargable). Recuperado el 26 de Julio de 2020, de
https://jesusgovea.com/minutas-de-reunion-en-losproyectos-formato-
descargable/

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