DESARROLLO DEL DOCUMENTO DE PRACTICAS PROFESIONALES

Angie Paola Zabala Fuquen ID 691766

María Teresa Marín Ossa

Docente

Práctica Profesional III

Corporación universitaria Minuto de Dios Bogotá D.C 2023

 TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción..................................................................................................................................
2. Características de la organización..............................................................................................
3. Presentación de la propuesta.......................................................................................................
4. Objetivo General..........................................................................................................................
4.1 Objetivos Específicos...................................................................................................................
5. Problemática a resolver de la organización...............................................................................
6. Estructura de la propuesta...........................................................................................................
7. Población participante.................................................................................................................
8. Cronograma distribución de tiempos.........................................................................................
9. Descripción de la metodología de trabajo............................................................................... 10
9.1 Fase de preparación.................................................................................................................... 10
9.2 Fase de ejecución........................................................................................................................ 10
9.3 Seguimiento................................................................................................................................. 10
9.4 Publicaciones............................................................................................................................... 10
10. Resultados obtenidos................................................................................................................. 10
11. Aprobación de la propuesta...................................................................................................... 14
12. Conclusión.................................................................................................................................. 15
13. Referencias................................................................................................................................. 16
Título: Automatización de los procesos en el área administrativa y contable.

Tema: intervención en los procesos de gestión administrativa y contable.

Planteamiento del problema

Lo que se pretende con esta propuesta de mejora es revisar los procesos del área financiera de la
empresa Televideo SAS, ya que se evidencia que en la actualidad se están llevando los procesos de
forma manual. Aterrizando el proyecto a nivel general nos podemos dar cuenta que, en la
actualidad, es imprescindible que las empresas documenten y controlen todas las actividades para
que se desarrollen con mayor eficiencia. Para eso la compañía cuenta con los distintos
instrumentos de control interno en los cuales podemos encuentran manuales de procedimientos.

Los manuales de procedimientos sirven como una herramienta de control interno en las
organizaciones. De acuerdo con las Normas Técnicas de Auditoría emitidas en 1991 por el Instituto
de Auditoría de Cuentas (ICAC), el Control Interno comprende el plan de organización y el conjunto
de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que
los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y
cumpla con las directrices marcadas por la dirección". Es importante que en los controles
administrativos se tengan en cuenta las medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la
observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.

Lo que se pretende es hacer la actualización de los manuales internos actualmente creados en la

compañía, para evaluar el tiempo empleado en cada proceso y determinar de qué manera
podemos mejorarlos con ayuda de herramientas tecnológicas que se hacen indispensables en la
actualidad.

En la actualización del manual de procesos debemos tener en cuenta que debemos conocer a
detalle las políticas y la estructura organizacional para poder llegar al objetivo planteado y
contemplar el alcance que queremos llegar con esta actualización.

En la actualidad más empresas están utilizando software sofisticados para completar tareas
estándar, lo que permite a los trabajadores dedicar su tiempo y habilidades en otras actividades.
Mientras tanto, las empresas que todavía utilizan métodos manuales pueden dedicar más de 20
horas a la semana a tareas simples y repetitivas, como el trabajo administrativo, los correos
electrónicos y la entrada de datos. Sin embargo, al cambiar a la automatización, las organizaciones
pueden aumentar su eficiencia operativa y su rendimiento general mejorando procesos manuales
frente a procesos automatizados

A medida que la tecnología ha evolucionado, los administradores se dieron cuenta de que los
procesos empresariales se pueden simplificar a través de la automatización e incluso resolver
problemas relacionados con los métodos manuales.
Un estudio muestra que el 62% de las casi 300 empresas estadounidenses dijeron que tres o más
de sus ineficiencias internas de procesos podrían eliminarse con la automatización. Sin embargo,
algunas empresas están cansadas de profundizar en un proyecto de automatización, ya que a
menudo requiere una transformación digital.

Es importante reconocer lo que separa los procesos manuales y automatizados, los procesos
manuales requieren intervención humana para orquestar cada paso de un procedimiento.

En cambio, mediante la implementación de procesos automatizados, las empresas tienen acceso a

varias ventajas, lo que les permite:

1.La automatización de procesos optimiza la eficiencia operativa, lo que permite a las empresas
realizar procedimientos diarios de forma más rápida y a bajo costo. El software es capaz de filtrar y
analizar miles de datos por segundo, calculando métricas que son más rápidas y mucho más
precisas que los esfuerzos manuales. Cuando la automatización se utiliza para varias operaciones,
puede ahorrar tiempo y costos de mano de obra significativos a las empresas.

2. Aumentar la precisión y eliminar errores humanos

En cuestión de segundos, una computadora puede calcular valores utilizando ecuaciones

sofisticadas que de otro modo tomarían horas. Por otro lado, los métodos manuales requieren que
varios empleados recopilen información y números crujientes, tomando una cantidad excesiva de
tiempo y exponiendo el proceso a errores humanos.

3. Mejorar la coherencia y mitigar los riesgos

Incluso con un conjunto de pasos detallados, los colaboradores pueden completar la misma tarea
y producir resultados significativamente diferentes debido a errores humanos y métodos únicos.
Incluso si los procesos manuales producen un resultado suficiente, no pueden garantizar un nivel
de rendimiento consistente.

Por otro lado, las soluciones automatizadas ejecutan operaciones utilizando las mismas técnicas
para garantizar que se produzcan los mismos resultados cada vez. Esto da a las empresas la
tranquilidad de que cada tarea se completa a su satisfacción.

Promover decisiones basadas en datos

Sin datos precisos a los que hacer referencia, la administración se ve obligada a confiar en las
conjeturas y en su intuición para tomar decisiones empresariales. Esto puede tener graves
repercusiones e incluso poner en peligro el valor y la confianza de una empresa. Incluso las
empresas que utilizan procesos manuales corren el riesgo de tomar malas decisiones, ya que sus
datos podrían incluir errores humanos.
Sin embargo, los procesos automatizados generan informes precisos y detallados que garantizan
que la administración tenga una visión completa de un tema antes de tomar decisiones finales.

Formulación del problema

¿Cómo se relacionan los manuales de políticas y procedimientos con la planeación estratégica?

Justificación

Esta investigación nace por que se ve una evidente debilidad en los procesos internos de la
empresa, los cuales están causando retrasos en la información y en la ejecución del cierre
mensual. Lo que se busca es investigar la manera en que la organización pueda mejorar los
procesos internos, haciendo un plan de trabajo que permita revisar a detalle cada proceso para
poder así implementar procesos automatizados, buscando mecanismos tecnológicos que brinden
una solución adecuada a los problemas puntuales y que den como resultados una mayor
productividad, confiabilidad, disponibilidad, un mayor rendimiento, brindando un beneficio a la
compañía puesto que esto disminuye costos operativos. Además, es una ventaja a nivel de análisis
puesto que facilita la comprensión de la información obtenida y permite dar una mejor solución a
la toma de decisiones.

Objetivos

Objetivo General

- Identificar en el área administrativa y contable de la organización Etra Interandina. Las

actividades e informes que a la fecha se han venido elaborando de manera manual, e
implementar estrategias que permitan que estas actividades sean ejecutadas de una
manera automatizada.

Objetivos específicos

- Elaborando un plan de trabajo donde plantemos los problemas a solucionar.

- Conocer a fondo la actividad económica de la empresa y los objetivos que la compañía
quiere alcanzar.
- Diseñar un manual de procedimientos que permitan suplir la ausencia de una persona,
elaborando de una forma clara y grafica las actividades más complejas que surgen en el
día a día en la empresa.
Marco de antecedentes

Contextualización de la organización externa

NOMBRE: ETRA INTERANDINA S A

TAMAÑO de la EMPRESA: Pymes
N.I.T.: 830.099.436-4
DOMICILIO: BOGOTÁ D.C.
DIRECCION DE NOTIFICACION JUDICIAL: CALLE 94 # 13 - 08 OFICINA 403
MUNICIPIO: BOGOTÁ D.C.
EMAIL DE NOTIFICACION JUDICIAL: [email protected]
DIRECCION COMERCIAL: AVENIDA CALLE 26 # 69 D - 91 TORRE PEATONAL
OFICINA 503 - 504
MUNICIPIO: BOGOTÁ D.C.
EMAIL COMERCIAL: [email protected]

ACTIVIDAD PRINCIPAL:

6201 (ACTIVIDADES DE DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS PLANIFICACIÓN, ANÁLISIS,

DISEÑO, PROGRAMACIÓN, PRUEBAS).

La sociedad tendrá como objeto principal las siguientes actividades:

A) Desarrollo, fabricación, ingeniería, instalación, mantenimiento y comercialización de elementos

mecánicos eléctricos, electrónicos y software de sistemas para la industria, el tránsito y el
transporte y la ejecución de obras civiles y eléctricas relacionadas con los Mismos.

B) Explotación de licencias y patentes nacionales o extranjeras relacionadas con dichos fines, así
como la representación de las empresas titulares de los mismos o de otras extranjeras
relacionadas con dichos fines.

C) Realización de trabajos de investigación sobre las materias que constituyen su objeto social.

D) Realización de estudios técnicos y contratación de todo ello.

E) Participar en licitaciones y concursos públicos para ejecutar contratos y obras relacionadas con
el objeto social.

F) La constitución o participación en cualquier tipo de sociedades que tengan por objeto cualquier
actividad conexa, antecedente o consecuente de las antes enumeradas.
G) Todos los actos, negocios y contratos que fueren convenientes o necesarios para el cabal
cumplimiento de su objeto social, ya sean con particulares, entidades públicas nacionales o
extranjeras.

Contextualización de la organización interna

MISIÓN DE LA EMPRESA COMO GRUPO ETRA

Nuestra MISIÓN es contribuir al éxito de nuestros clientes, implementando soluciones que pongan
al servicio de la sociedad, las tecnologías que mejora la calidad de vida.

VISIÓN DE LA EMPRESA COMO GRUPOE ETRA

Ser el Grupo Español de referencia, reconocido como líder en desarrollo e integración de

soluciones tecnológicas y de gestión de servicios de Smart Community; por parte de empresas,
organizaciones, administraciones, organismos y todos aquellos grupos de interés relacionados con
la actividad del Grupo.

ORGANIGRAMA ORGANIZACIONAL
Contextualización de la organización organizacional o unidad a la que pertenece

Dirección Económica Administrativa/financiera

Área Económico - Administrativa: Responsable de establecer y supervisar los sistemas de

contabilidad, impuestos, reporting, gestión y control interno aplicables en todo el Grupo.

 Establecer las normas y procedimientos para todos los procesos administrativos

(facturación, compras, subcontratas, cobros, pagos, ...) y supervisar su cumplimiento.
 Coordinar la contabilidad financiera y fiscal de las sociedades y grupos y gestionar la
información correspondiente.
 Establecer y supervisar los criterios de reconocimiento de ingresos y los de valoración de
activos y pasivos (Obra en Curso, Gastos en Curso etc.) y comprobar su correcta aplicación.
 Participar en la definición y obtener y distribuir la información económica, financiera y de
gestión de todas las unidades del grupo.
 Elaborar los reportings de información financiera y de gestión para el Grupo ACS.
 Establecer el plan y los criterios de contabilidad analítica.
 Confeccionar el presupuesto analítico.
 Establecer los sistemas de control de gastos y vigilar su cumplimiento.
 Planificación Fiscal de todas las sociedades del Grupo.
 Realizar la gestión de los impuestos y asuntos fiscales y asesorar sobre estos temas.
 Cumplimentar y presentar toda la documentación legal de las sociedades.
 Conocer, cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos de régimen interno
establecidos.

Área Financiera: Responsable de la planificación, gestión y control de la tesorería y financiación de

las sociedades y unidades de negocio del Grupo.

 Planificación y gestión global de la tesorería del Grupo.

 Planificación y gestión de las necesidades de financiación.
 Realizar y, una vez aprobado, responsabilizarse del cumplimiento del presupuesto
financiero de las sociedades, conciliado con el de las unidades de negocio.
 Vigilar el cumplimiento de los objetivos financieros de las unidades de negocio (evolución
del circulante, endeudamiento/tesorería, ........)
 Garantizar la financiación de las operaciones del Grupo en el contexto de las directivas
estratégicas del mismo y del Grupo ACS.
 Negociar, contratar y gestionar los créditos bancarios, garantías y avales, y otras
operaciones financieras cuando proceda.
 Gestionar la contabilización de cobros y pagos y las operaciones con los bancos a nivel
societario y apoyar las unidades de negocio.
  Optimizar el coste de los recursos financieros ajenos.
 Analizar, controlar e informar las propuestas de inversión de las unidades de negocio

 Conocer, cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos de régimen interno

establecidos.

Contextualización del cargo o proceso a diagnosticas

A continuación, detallo las funciones que a la fecha realizo como analista de contabilidad en la
empresa Etra Interandina.

· Apoyo en elaboración de estados financieros.

· Apoyo elaboración renta.
· Liquidación y presentación de impuestos (iva, ica retención en la fuente e ica,)
· Presentación de informe de activos en el exterior
· Revisión y corrección en las cuentas del costo y del gasto del balance general.
· Analizar, revisar, clasificar mensualmente las cuentas por pagar y cobrar de la compañía.
· Análisis y legalización de anticipos a las diferentes dependencias.
· Análisis, revisión y corrección en las cuentas del ingreso del estado de resultados
· Atender solicitud de requerimientos de carácter contable con el personal de interandina y
terceros.
· Elaboración de medios magnéticos nacionales, distritales, cuenta de compensación.
· Elaboración de informe reportados a SuperSociedades,
· Elaboración de estados financieros consolidaos e individuales.
· Presentación de informes ante los entes gubernamentales y de control (dian, banco de la
república, superintendencia, dane, secretaria de hacienda y ministerio de los tics.
· Elaboración y análisis de informes financieros y de gestión.
· Registro de contratos de servicios del exterior ante la DIAN.
· Revisión diaria de documentos tales como: facturas de servicios y suministros, pagos de
clientes y pago a proveedores, anticipos, caja menor, legalización empleados, comisiones
giros al exterior, ingresos por incapacidades y otros.
· Conciliación bancaria, cajas menores, legalizaciones entre otras.
· Gestión y parametrización de facturación electrónica de clientes.
· Elaboración de facturas de venta.

Marco legal

Los Procedimientos Contables, incorporados al Régimen de Contabilidad Pública (RCP), son el

conjunto de directrices de carácter vinculante que, con base en el Marco Conceptual y en las
Normas, desarrollan los procesos de reconocimiento, medición, revelación y presentación por
temas particulares. Por ende, estos deben ser observados por la entidad cuando desarrolle alguna
de las actividades que están reguladas en el procedimiento.
Metodología de investigación

Para la recopilación de datos y análisis del problema planteado se utilizará el método de

investigación cualitativa ya que nos permite cuestionarnos con preguntas abiertas de las
falencias más representativas en la empresa y por medio de estás sacar opiniones, actitudes,
motivos, comportamientos o expectativas a esperar Co. Ma investigación planteada.

La Investigación cualitativa es un método para recoger y evaluar datos no estandarizados. En la

mayoría de los casos se utiliza una muestra pequeña y no representativa con el fin de obtener una
comprensión más profunda de sus criterios de decisión y de su motivación. En la investigación de
mercado, los métodos de investigación cualitativa suelen incluir entrevistas, debates en grupo o
métodos de observación cualitativa. Los resultados y las respuestas resultantes de estos métodos
se interpretan en función del contexto y no se representan cuantitativamente. Así pues, la
investigación de mercado representa información que no puede medirse directamente.

¿Cuál es el objetivo de la investigación cualitativa de mercado?

En primer lugar, hay que identificar el problema de investigación y el objetivo: ¿qué se quiere
investigar y cuáles son los resultados esperados? Para ello, es importante verificar primero si se
necesita obtener informaciones sobre este tema. En la investigación cualitativa se formula la
pregunta de investigación de manera más abierta que en la cuantitativa. Esta es la única manera
de revelar hechos que no han sido considerados antes. En esta etapa también debería realizarse
un análisis de coste-beneficio para asegurarse de que vale la pena realizar un estudio de mercado
cualitativo sobre el tema en cuestión.
 DEBILIDADES OPORTUNIDADES

· Incumplimiento en el tiempo de · Acceso a nuevas tecnologías.

entrega de actividades. · Adquirir nuevos conocimientos

· Aumento de la rotación del contables y tributarios por medio de

personal durante el año sumando el los nuevos clientes

tiempo invertido en capacitación. · Posicionamiento de la empresa en

· Personal no capacitado. internet.

· Incentivo salarial no es el · Crecimiento a nivel profesional.

adecuado.

FORTALEZAS AMENAZAS

· Conocimiento del negocio. · Incremento de gastos por sanciones.

· Experiencia. · Afectación a nivel de indicadores

· Calidad de los servicios. financieros en las licitaciones

· Servicio al cliente satisfactorio. presentadas.

· Desconocimiento en la aplicación

de las normas.

Definición del problema.

El problema principal a tratar es la demora en los cierres contables, a continuación describo una
de las principales problemáticas y debilidades que no le permiten a la empresa concluir con un
buen cierre mensual.

Planificación en los tiempos de elaboración de las actividades necesarias para el cierre:

En este apartado se hace necesario organizar de manera adecuada al personal, haciendo que esté
sea más eficiente en la realización de las actividades del cierre mensual, la idea es que en el
transcurso del mes se vaya adelantando los registros sin dejar de lado las demás responsabilidades
y así no dejar todo para lo último.
La automatización de los informes:

Se evidencia que los informes que se hacen mensualmente posterior al cierre están realizando de
manera manual, la idea es capacitar al personal en herramientas ofimáticas que permitan hacer de
una manera más eficiente estos informes. Actualmente el Excel cumple una función muy
importante a la hora de generar informes, pues se ha demostrado que una hoja de Excel
formulada de una forma adecuada permite ahorrar tiempo significativo que el funcionario lo
puede en analizar la información

Capacitaciones mensuales a nivel tributarios.

Se ha evidenciado que en los momentos de realizar pagos a proveedores se cometen errores en la

aplicación de las retenciones o descuentos aplicar a las facturas, es importante que los
funcionarios que hacen parte del ciclo contable cuenten con los conocimientos necesarios para
efectuar de manera segura los pagos y que la información desde el software contable este
correcta.

Metodología por la cual se identifica el problema

Efecto: La poca organización que se evidencia en el momento de la realización de el cierre mensual

en la empresa.

Causa: Exceso de actividades a una sola persona, tiempos.

Problema: Molestias en los directivos porque evidencian atrasos con la información.

Planteamiento de la propuesta:

Como se describió en los anteriores puntos es de resaltar que se hace urgente diseñar un nuevo
plan de trabajo los cuales van a tener las siguientes características:

 Un primer momento y talvez sea uno de los más importantes es la conformación de una
reunión de los principales líderes de áreas en un espacio que tengan la oportunidad de
exponer las debilidades que observan desde el exterior en el área administrativa y
financiera, de acuerdo a lo expuesto con cada uno de los participantes hacer un
documentos registrando los principales y más evidentes problemas,
 Posterior a eso generar plantear un objetivo que sea alusivo al problema a solucionar.

Entre las principales temas a tratar:

 Optimizar los tiempos

 Distribución de tareas
 Sistematizar los procesos
 Designar liderazgo a los equipos de trabajó

Para lo anterior se propone diseñar el plan de trabajo mediante la grafica de Gantt la cual consiste
en seleccionar los siguientes items por actividad y plasmarlo en un Excel.

N° de Actividad: puedes colocar tantas actividades sean necesarias en tu planificación.

Tareas: se trata de organizar la estrategia y enfocarse en qué va primero y qué va después, listadas
en una secuencia lógica.

Inicio: como su nombre lo indica, es la fecha de comienzo de la estrategia.

Fin: esta es la fecha de culminación de las actividades.

Duración: una vez finalizado, se verifica el tiempo de duración, también es posible que la coloques
antes como una duración límite.

De esta forma, es como la gráfica de Gantt se adapta a todos los tipos de planes de trabajo

Bibliografia:

https://zipforecasting.com/es/cash-flowiprojection/manual-process.html

https://www.qualtrics.com/es/gestion-de-la-experciencia/investigacion/investigacion-cualitativa/