2.1.

Entorno de trabajo en una hoja de cálculo

2.1.1. Estructura de una hoja de cálculo: filas, columnas, celdas
Se denomina hoja de cálculo (figura 1) a una herramienta informática que sirve
como medio para realizar cálculos, operaciones lógicas y manejo de datos. Al
usuario se le presenta como un conjunto de columnas y filas identificables por
letras y números respectivamente, que van formando celdas. Su uso se orienta
especialmente a actividades que requieren un manejo de muchos cálculos en
paralelo. https://definicion.mx/hoja-de-calculo/

Como se mencionó en el capítulo anterior (tema 1), existen herramientas libres

(por ejemplo Apache OpenOffice Calc) o pagadas (por ejemplo Excel de
Microsoft Office) para gestionar una hoja de cálculo.

Figura 1: Ejemplo de una hoja de cálculo

En consecuencia, la intersección de una fila con una columna configura un

objeto llamado celda, misma que permite almacenar algún dato, por ejemplo: un
número, un nombre, o una fecha. En el gráfico anterior se puede ver la celda
que almacena el nombre “Enero” en la intersección de la fila 5 con la columna A.

Referencias relativas y absolutas

En la práctica, una celda o conjunto de celdas (rango) pueden tener una

identificación (referencia) ya sea absoluta o relativa. Las referencias son como
direcciones dentro de un libro de Excel que permitirán a las fórmulas encontrar
cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los cálculos.

https://exceltotal.com/referencias-absolutas-y-relativas/

Referencias relativas

Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan

una relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere
decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel
ajustará automáticamente su columna y su fila. En consecuencia, una referencia
relativa es la combinación de la columna y la fila de una celda. Por ejemplo, la
siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda A1, cuyo valor es
multiplicado por 2.

=A1*2

En el Gráfico No. 2 se puede observar que se ha ingresado la fórmula anterior

en la celda B1 y el resultado de dicha fórmula es 20, ya que se obtiene el valor
de la celda A1 multiplicado por 2. El Gráfico No. 3 muestra el resultado después
de haber copiado la fórmula hacia abajo. Recuerde que cada resultado de la
columna B representa la multiplicación de los valores de la columna A por 2. La
fórmula de la celda B4 muestra una referencia a la celda A4 en lugar de la celda
A1 que tenía la fórmula original.

Figura 2: Celda B1 tiene la fórmula A1*2

Figura 3: Resultados obtenidos luego de copiar el contenido de B1 en otras celdas

Referencias absolutas

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten

que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen
fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas. Para hacer que una
referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $ a la columna y fila
de la referencia. La siguiente fórmula tiene una referencia absoluta a la celda A1:

=$A$1*2

Esta es la misma fórmula del ejemplo de la sección anterior, así que, al copiarla
hacia abajo, no se actualizará en las celdas destino, manteniendo el cálculo
inalterable. (Gráfico No. 4)
Figura 4: Al copiar una referencia absoluta ($A$1 *2) en otras celdas, la referencia y el cálculo
se mantiene inalterable

 Rangos

En el Gráfico No. 1 se aprecia un ejemplo de rango: conjunto de celdas B5, B6,

B7, B8, B9, B10, B11, y B12, cuyos valores han sido sumados en la celda B13.
En efectos, los rangos de celdas son un conjunto de celdas contiguas
seleccionadas para llevar a cabo la misma acción en una hoja de cálculo.

https://es.justexw.com/que-es-un-rango-de-celdas-de-
excel.html#:~:text=Los%20rangos%20de%20celdas%20son,hoja%20de%20c%
C3%A1lculo%20de%20Excel.&text=Para%20asignar%20un%20nombre%20a,
de%20Excel%2C%20existen%20varias%20t%C3%A9cnicas.

Al estar agrupadas en rangos de celdas, las operaciones en las casillas (celdas)

de la hoja de cálculo son más sencillas, pero todavía más si se llaman de una
manera conjunta. Para asignar un nombre a los rangos de celdas en Excel,
existen varias técnicas:

Primer método

 Seleccionar la celda o el rango de celdas que se desee nombrar.

 Clic en el cuadro de nombres situado a la izquierda de la barra de
fórmulas.
 Escribir el nombre que desee para el rango de celdas de Excel y pulsa la
tecla Enter. (Gráfico No. 5).
 Figura 5: Primer método para nombrar un rango de celdas

Segundo método

 Seleccionar la celda o el rango de celdas que desee nombrar.

 Ir a la pestaña Fórmulas > grupo Nombres definidos > Asignar nombre >
cuadro de diálogo Nombre nuevo. En dicho cuadro deberá escribir
el nombre que quiera asignar al rango de celdas en Nombre.
 En Ámbito podrá elegir entre Libro de Excel u Hojas, según donde
prefiera guardar el nombre. Finalmente, clic Aceptar. (Gráfico No. 6)

Figura 6: Segundo método para nombrar un rango de celdas

Tercer método

 Seleccionar el rango de celdas que desee nombrar.

 Ir a la pestaña Fórmulas > grupo Nombres definidos > Crear desde la
selección. A continuación, indicar dónde se encuentran las celdas a las
cuales se va a asignar un nombre: Fila superior, Columna izquierda, Fila
inferior o Columna derecha, y pulsar Aceptar. (Gráfico No. 7)

Figura 7: Tercer método para nombrar un rango de celdas

Una vez nombrado un rango de celdas, se las puede seleccionar para trabajar
con ellas a través del nombre dado. Para seleccionar el conjunto de celdas
partiendo de su nombre, tiene que hacer clic en la flecha situada en el cuadro de
nombre de la barra de fórmulas y ahí se mostrarán todos los nombres asignados
a rangos de celdas en forma de lista para que pueda escoger el que prefiera.
(Gráfico No. 8)

Figura 8: Selección de un grupo o rango de celdas a través de su nombre

2.2. Tipos de datos y su formato
2.2.1. Tipos de datos: texto, numéricos, fechas, fórmulas
Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas
contiene más de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas
podremos almacenar nuestros datos. Por esta razón es importante conocer los
tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas de
Excel. https://exceltotal.com/tipos-de-datos-en-excel-2013/

Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente

tres tipos de datos: Valores numéricos, Texto, y Fórmulas.

 Valores numéricos en Excel

Los valores numéricos representan cantidades, montos, porcentajes,

etc. Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será
alineado a la derecha (figura 9):

Figura 9: Ejemplo de valores numéricos colocados en las celdas de Excel

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que
pueden desplegarse de diferentes maneras, no obstante, en realidad las fechas
son números a los que se les ha añadido un formato especial, que se verá más
adelante.

 Texto en Excel

El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en

nuestras hojas de cálculo ya que es utilizado para indicar diversos tipos de
datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos
incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja. Por texto
entendemos aquellas secuencias formadas por caracteres alfanuméricos y/o
símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor
de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda.
Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras es
considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda.
A continuación puede observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto
(figura 10).

Figura 10: Celdas con información alfanumérica (texto)

  Fórmulas en Excel

A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener
una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán
los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado (figura 11).

Figura 11: Resaltado en rojo se aplica una fórmula para calcular el promedio de las celdas A2,
A3 y A4

 Formatos de datos numéricos: números, fechas, moneda,

contabilidad texto, personalidad, racionales, otros

Figura 12: Diferentes formatos para valores numéricos en pestaña Inicio > grupo Número

Gráfico No. 13: Ejemplo de formato con un valor numérico

En Excel, puede aplicar formato a números en celdas para interpretarlos como

monedas, porcentajes, decimales, fechas, números de teléfono o números de la
seguridad social (figuras 12 y 13).

Para aplicar un formato a un valor numérico, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione una celda o un rango de celdas.

2. En la pestaña Inicio, seleccione Número en la lista desplegable.

O bien, puede elegir una de estas opciones:

 Presione CTRL + 1 y seleccione número.

 Haga clic con el botón derecho en la celda o el rango de celdas,
seleccione Formato de celdas… y elija Número.
 Seleccione el iniciador del cuadro de diálogo junto a número y, después,
seleccione número.

3. Seleccione el formato que desee

2.3. Edición
2.3.1. Ingreso y edición de datos en las celdas
Se puede ingresar o editar el contenido de una celda directamente en dicha
celda. También puede editar el contenido de una celda escribiendo en la barra
de fórmulas. Al editar el contenido de una celda, Excel está funcionando en modo
de edición. Algunas características de Excel funcionan de manera diferente o no
están disponibles en el modo de edición. https://support.microsoft.com/es-
es/office/editar-el-contenido-de-las-celdas-9c8489f6-08c4-4932-a6bc-
4de0a8cf86d6

Cuando Excel está en modo de edición (figura 14), el mensaje Editar/Modificar

aparece en la esquina inferior izquierda de la ventana del programa de Excel, tal
y como se muestra en el figura 15.
Figura 14: Celda A2 en modo de

Figura 15: Diferentes versiones de Excel indicando el modo de ingreso o edición en una celd a

2.3.2. Manejo de etiquetas

Un libro de trabajo está formado por varias hojas o etiquetas. Los libros de
trabajo son una gran herramienta de organización, ya que, por ejemplo todas
las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo
libro. Por otra parte, las etiquetas sirven para indicar el contenido de la hoja de
cálculo y para moverse entre las hojas, mismas que están ubicadas en la Barra
de Etiquetas (parte inferior de Excel). Al abrir Excel, automáticamente
despliega algunas hojas con nombres: Hoja1, Hoja2, etc. Para personalizarlas,
éstas pueden ser editadas, cambiando el nombre, color, posición y otras
características como se muestra en el figura
16. http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/mod/glossary/showentry.php?courseid=793
&eid=14739&displayformat=dictionary

Figura 16: En rojo se aprecian tres etiquetas (Notas, Edades y Hoja3) con colores diferentes
colores

Para editar una etiqueta:

 Hacemos clic en la etiqueta.

 Luego botón derecho del mouse para desplegar las opciones (figura 16)
de edición.
 Seleccionamos la opción de edición que requerimos.

Al lado de las etiquetas se encuentra una barra de desplazamiento que facilita el

movimiento por las diferentes hojas (figura 17). Al hacer clic derecho sobre esta
barra, aparece un listado de todas las hojas del libro desde donde se hace más
fácil ir a una determinada hoja

Figura 17: En rojo la barra de desplazamiento, al hacer clic derecho muestra los nombre de
hojas y con un visto la hoja actual

2.3.3. Manejo de celdas y rangos

Como se ha referido, las celdas son el elemento más básico dentro de una hoja
de Excel y es donde colocamos nuestros datos. Cada celda está identificada por
su propia dirección, la cual se determina por la letra de la columna y el número
de la fila a la cual pertenece. Un rango es un grupo de celdas contiguas y su
dirección está compuesta por la dirección de la celda superior izquierda seguida
de dos puntos y por la dirección de la celda inferior derecha. Por ejemplo, el
rango A1:C2 se refiere a las celdas A1, B1, C1, A2, B1 y C2. A la hora de traducir
esta forma de hacer referencia solemos decir ‘desde A1 hasta C2’.

http://minubeinformatica.com/cursos/excel-por-modulos/rangos-y-
celdas#:~:text=especial%20de%20celdas-
,Rangos%20en%20Excel,%2C%20A2%2C%20B1%20y%20C2.

Este conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta n celdas. Es
decir que una celda por sí misma ya representa un rango en Excel.

Tipos de rangos
En Excel podemos encontrarnos con tres tipos de rangos:

 Unidimensional (1D): se hace referencia a una sola celda ya sea de la

hoja actual o de otra hoja. Ejem: A1, B2, C3, etc.
 Bidimensional (2D): se hace referencia a un grupo de celdas contiguas o
no, de la hoja actual o de otra hoja. Ejem: A1:B3, F5:L50; N5:P50.
 Tridimensional (3D: se hace referencia a una celda o a un grupo de celdas
que comienzan en una hoja y terminan en otra hoja. Reciben este nombre
debido a que los rangos traspasan las hojas lo que le da la profundidad.
Hoja1:Hoja3!F3, Hoja2:Hoja4!A1:B10

Para seleccionar un rango tenemos varias alternativas: (rango 1D)

 Pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo en la dirección deseada

hasta que todas las celdas hayan sido seleccionadas y soltamos el botón
(figura 18).
 Pulsar la tecla Mayúsculas y utilizar las flechas del teclado para
seleccionar el rango de celdas deseado.
 Introducir la dirección del rango dentro del cuadro de nombres y pulsar
Intro. La dirección introducida desaparecerá del cuadro de nombres pero
el rango quedará seleccionado.
 Figura 18: Selección de varias celdas (rango) Excel nos deja marcado en blanco la celda a
partir de la cual hemos comenzado la selección

Para seleccionar varios rangos: (rango 2D)

 Realizamos la selección del primer rango e inmediatamente después

pulsamos la tecla Ctrl y la mantenemos pulsada mientras hacemos la
selección de otros rangos con el ratón (figura 19).
 Al terminar de hacer la selección podremos soltar la tecla Ctrl.

Figura 19: Seleccionado los rangos A2:B5, D7:E10 y A9:A14

Para seleccionar un rango en varias hojas:(rango 3D)

Como se ha referido, el rango tridimensional es aquel que nos permite hacer

referencia a las mismas celdas de varias hojas. Para poder seleccionar un rango
de celdas en varias hojas, la única peculiaridad es que solo se puede hacer la
selección del mismo rango dentro de las hojas indicadas. El proceso es:

 Hacer la selección del rango en la primera hoja y enseguida pulsar la tecla

Mayúsculas
 Hacer clic en la etiqueta de la última hoja que deseamos incluir en la
selección

Por ejemplo, para seleccionar el rango de celdas B2:C5 desde la hoja1 hasta la
hoja3: primero nos desplazaremos hasta la hoja1 y seleccionaremos el rango
B2:C5; a continuación, manteniendo la tecla Mayúsculas, pulsaremos sobre la
etiqueta de la hoja Hoja3 (figura 20).

Figura 20: Rango 3D

Pegado especial de celdas

Cuando nos disponemos a copiar un rango a otra ubicación podemos decidir la

manera como serán pegados los datos y para ello utilizamos las opciones de
pegado especial que nos ofrece Excel. Para ver las opciones disponibles
debemos abrir el menú desplegable del botón Pegar (figura 21):

Figura 21: Botón Pegar

Entre las diversas opciones de Pegar tenemos:

 Pegar: Pega el contenido de las celdas, formatos y validación de datos.

 Fórmulas: Pega las fórmulas sin el formato de las celdas.
 Formatode fórmulas y números: Pega las fórmulas y el formato de
números.
 Mantener formato de origen: Pega las fórmulas y todo el formato de la
celda.
 Sin bordes: Pega todo excepto los bordes de la celda.
 Mantener ancho de columnas de origen: Pega las fórmulas y el ancho de
las columnas de origen.
 Transponer: Cambia la orientación del rango cambiando las filas por
columnas o viceversa.
 Valores: Pega solamente el resultado de las fórmulas.
 Formato de valores y números: Pega el resultado de las fórmulas y el
formato de números.
 Formato de valores y origen: Pega el resultado de las fórmulas y todo el
formato de la celda.
 Formato: Pega solamente el formato de las celdas.
 Pegar vínculo: Crea una fórmula en la celda destino haciendo referencia
a la celda origen.
 Imagen: Pega las celdas copiadas como una imagen.
 Imagen vinculada: Pega la información como una imagen que es
actualizada automáticamente su cambian los datos originales.
2.4. Gestión de datos
2.4.1 Series: lineal, geométrica, cronológica, tendencia
Un conjunto de datos que sigue una secuencia lógica, ya sean numérica como
cronológica se denomina serie. Las series se crearán en columnas o filas y con
cierto tipo de datos. Crear series de datos en Excel es muy sencillo utilizando la
funcionalidad de Auto relleno; con esta funcionalidad solamente necesitamos
ingresar uno o dos datos a partir de los cuales Excel rellenará el resto de las
celdas. La función de Auto relleno será de gran utilidad al momento de crear
series de datos en Excel y puede ahorrarnos tiempo y esfuerzo.

http://minubeinformatica.com/cursos/excel-por-modulos/series-de-datos

 Serie lineal

Es aquella en la que el valor de incremento/decremento siempre es constante

para toda la serie (1, 3, 5, 7, 9, 11, 13 -> el incremento es constante de 2).

Para crear una serie numérica lineal:

 Introducir los dos primeros valores de la serie a partir de los cuales Excel
calculará el nuevo valor.
 Arrastrar el contenido con el botón izquierdo pulsado desde el cuadro de
crear series que se muestra en la esquina inferior derecha de la segunda
celda, en forma de pequeño cuadro de color negro.
 Al soltar el botón izquierdo Excel nos mostrará un menú contextual de
creación de series, donde seleccionaremos la orden ‘Tendencia Lineal’
(figura 22).
 La serie lineal será generada.

Figura 22: Cuadro de crear serie (pequeño cuadro negro contiguo al valor 3) y menú contextual
para creación de series

Serie geométrica

El valor de incremento/decremento es un porcentaje de la cantidad anterior (1,

2, 4, 8, 16, 32, 64, 128 -> el nuevo valor es el doble 200 % del anterior).

Para crear una serie numérica geométrica:

 Introducir los dos primeros valores de la serie a partir de los cuales Excel
calculará el nuevo valor.
 Arrastrar el contenido con el botón derecho pulsado desde el cuadro de
crear series que se muestra en la esquina inferior derecha de la segunda
celda, en forma de pequeño cuadro de color negro.
 Al soltar el botón derecho Excel nos mostrará un menú contextual de
creación de series, donde seleccionaremos la orden ‘Tendencia
Geométrica’ (figura 22).
  La serie será generada.

Serie cronológica

Es una sucesión de fechas que cumpla con determinado patrón de

comportamiento. Así que, es ampliamente recomendable conocer los comandos
de Excel que nos ayudarán a crear series de fechas.

Para crear una serie de fechas:

 Introducir el primer valor con el que iniciará nuestra serie. En la figura 23

se observa que se ha ingresado la fecha 01/01/2015 en la celda A1.

Figura 23: Fecha inicial para creación de serie cronológica. En rojo “cuadro de crear series”

 A continuación sólo será necesario arrastrar hacia abajo el contenido de

la celda desde el cuadro de crear series, que se muestra en la esquina
inferior derecha de la celda en forma de pequeño cuadro, de color negro
para generar la serie (figura 24).

Figura 24: Serie cronológica generada a partir de fecha inicia l

Serie de tendencia

Puede extender una serie de valores que se ajusten a una tendencia especial,
misma que permitirá obtener información para hacer predicciones y crear
proyecciones.

https://support.microsoft.com/es-es/office/predecir-tendencias-de-datos-
96a1d4be-5070-4928-85af-
626fb5421a9a#:~:text=Crear%20una%20serie%20de%20tendencias%20de%2
0los%20datos&text=Seleccione%20al%20menos%20dos%20celdas,aumentar
%20o%20reducir%20los%20valores.

Para crear una serie con una determinada tendencia:

1. Seleccione al menos dos celdas que contengan los valores de inicio de la

tendencia. Para aumentar la precisión de las series de tendencia,
seleccione más de dos valores de inicio.
2. Arrastre el controlador de relleno en la dirección de aumentar o reducir los
valores.

Por ejemplo, si seleccionó las celdas A5, A6 y A7 con valores iniciales de estas
celdas 1, 3 y 7, arrastre el controlador de relleno hacia abajo para rellenar con
valores de tendencia crecientes, o arrastre hacia arriba para rellenar con valores
inferiores (figura 25).
 Figura 25: Valores iniciales para calcular un serie de tendencia determinada

2.4.2. Ordenamiento de datos

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee
poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de
inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por
iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a
organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

Puede ordenar datos por texto (de la A a la Z o de la Z a la A), números (de

menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos a más
recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También
puede ordenar por una lista personalizada que cree (como Grande, Medio y
Pequeño) o por formato, incluido el color de celda, el color de fuente o el conjunto
de iconos.

https://support.microsoft.com/es-es/office/ordenar-datos-en-un-rango-o-tabla-
62d0b95d-2a90-4610-a6ae-2e545c4a4654

Para un ordenamiento rápido de datos (texto, números, fechas, etc.) seguir los
siguientes pasos (figura 26):

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos
procedimientos:
o Para ordenar rápido (por ejemplo texto) en orden ascendente, haga
clic en (Ordenar de A a Z).
o Para ordenar rápido (por ejemplo texto) en orden descendente,
haga clic en (Ordenar de Z a A).

Figura 26: Ejemplo de datos que podrían ordenarse

Nota: Dependiendo del tipo de datos a ordenar, el mensaje de ordenamiento

rápido puede variar un poco, así por ejemplo, tendremos los siguientes
mensajes:

 Ordenar de A a Z (texto)
 Ordenar de menor a mayor (números)
 Ordenar de más antiguos a más recientes

2.4.3. Filtros
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla
con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de
celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen
con ciertas condiciones. https://exceltotal.com/filtros-en-excel/ Por ejemplo, en la
figura 27 se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo
tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea
muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.

Figura 27: Datos de vendedores en una empresa, sin filtrar

Crear un filtro

Para crear un filtro en Excel:

 Seleccionar el grupo de celdas que queremos filtrar

 Utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del
grupo Ordenar y filtrar (figura 28).
 Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de
cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos
seleccionados, indicando que podemos hacer uso de los filtros.

El comando Filtro también podrá seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar
y filtrar > Filtro.

Figura 28: Datos de vendedores en una empresa, con filtro

Usar un filtro

Para usar la información a la que se aplicó un filtro, se debe elegir una columna
y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de
filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos
con una caja de selección a la izquierda de cada uno (figura 29).

Se pueden filtrar más columnas si queremos segmentar aún más los datos
mostrados en pantalla. En el ejemplo anterior se filtró las filas pertenecientes a
Hugo, pero si además necesita saber las que pertenecen a la región Norte y Sur,
entonces debe seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la
columna Región (figura 30):

Figura 29: Uso del filtro en columna Vendedor para mostrar información de Hugo

Figura 30: Uso del filtro para saber las regiones asignadas a Hugo

2.4.4. Subtotales
La función SUBTOTALES en Excel nos ayuda a calcular el subtotal de una lista
de valores. Lo interesante es que podemos indicar a la función SUBTOTALES el
tipo de operación que deseamos aplicar sobre los
valores. https://exceltotal.com/la-funcion-subtotales-en-excel/ En la figura 31 se
muestra la sintaxis de la función SUBTOTALES.
 Figura 31: Argumentos requeridos por función SUBTOTALES

La descripción de cada argumento es:

 Núm_función (obligatorio): Valor numérico (del 1 al 11) que indica el tipo

de función que debe ser utilizada en el cálculo como SUMA, CONTAR,
PROMEDIO, etc.
 Ref1 (obligatorio): El rango que contiene los valores.
 Ref2 (opcional): Un segundo rango con valores adicionales a considerar.
Este argumento es opcional y hasta el argumento 254 para proveer
rangos adicionales.

A continuación se muestra la tabla de valores numéricos (Núm_función) que

indican las operaciones que deseamos realizar con la función SUBTOTALES:

Figura 32: Para usar la función SUBTOTALES

 Clic en la celda en donde deseemos almacenar el resultado de la función

SUBTOTALES.
 Escribir en la celda =SUBTOTALES ( ).
 Entre los paréntesis colocar el número correspondiente a la función que
se desea aplicar (Núm_función), el rango que contiene los valores (Ref1)
a los que se aplicará la función, y opcionalmente otro rango (Ref2) a los
que también se aplicara la funión.

Figura 33: Uso de SUBTOTALES con la función 1 (promedio) para el rango A1:A10
2.5. Funciones
2.5.1. Estructura de las funciones
Las funciones son herramientas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando los
valores almacenados en las celdas. Por ejemplo, la función SUMA agrega
valores o rangos de celdas, la función PAGO calcula los pagos de un préstamo
de acuerdo a un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal
del mismo.

https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/3/33/Funciones_del_si.pdf

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de

un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por un punto
y coma, y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, se escribe un
sigo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se crea una fórmula
que contiene una función, se puede utilizar el comando Insertar Función que
facilita el procedimiento. En términos generales, una función tiene la forma:

=NombreFunción(Argumento1; Argumento2; Argumento3)

Donde los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos

(VERDADERO o FALSO), etc. La cantidad de argumentos dependerá de cada
función.

Nota: Una fórmula es una secuencia de números/datos, operadores

(aritméticos, lógicos, otros), y funciones. Por ejemplo: 3 + A5 – SUMA (A1:A3;
B1:B3) * MAX (B2:B10) es una fórmula, MAX (B2:B10) es una función que
obtiene el máximo valor del rango B2:B10.

Nota: Una fórmula (al igual que una función) debe ser coherente, es decir no
tendrá conflictos de cálculo o procesamiento. Por ejemplo: 3 + O
(VERDADERO; FALSO) no es coherente, pues, no se puede sumar un número
con un valor lógico.

Nota: Por lo tanto, cada función de Excel tendrá restricciones para los
argumentos que puede procesar; así por ejemplo, la función SUMA solamente
procesa números y sería un error usarla como SUMA (3;”juan”), pues estaríamos
queriendo sumar un número con un texto.

En la figura 33 se muestra, a manera de ejemplo, el uso de la función SUMA que

permite sumar los contenidos del grupo A2:A6 con los contenidos del grupo
F2:F6, dando un resultado final igual a 25 en la celda F8.

Figura 33: Uso de la función SUMA con dos grupos de celdas, cuyo resultado se calcula en la
celda F8

2.5.2. Principales funciones: matemáticas, estadísticas, texto,

fecha y hora, búsqueda y referencia
- Funciones matemáticas y trigonométricas
Estas funciones se utilizan para realizar operaciones matemáticas con los
valores numéricos contenidos en las celdas deseadas. Éstos cálculos pueden
ser la suma, producto, obtener números enteros, logaritmos, redondeos, etc.

https://www.universoformulas.com/formulas-excel/matematicas-trigonometricas/

Las funciones trigonométricas sirven para calcular las razones trigonométricas,

tales como seno, coseno hiperbólico, arcotangente.

Las funciones matemáticas y trigonométricas que permite Excel son las

siguientes:

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Devuelve el valor absoluto de un número

ABS
(prescindiendo del signo).

ACOS Devuelve el arcocoseno de un número (en radianes).

Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un

ACOSH
número.

Devuelve un número aleatorio mayor o igual a 0 y

ALEATORIO menor que 1. También podemos obtener cada vez un
número aleatorio entre 0 y 100.

Devuelve un número aleatorio entre dos números

ALEATORIO.ENTRE
que se eligen.

ASENO Devuelve el arcoseno de un número (en radianes).

ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.

Devuelve la arcotangente de un número

ATAN
(en radianes).
 Devuelve la arcotangente de un número en dos
ATAN2
dimensiones, con coordenadas x e y.

Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un

ATANH
número.

Devuelve el cociente (parte entera) de la división de

COCIENTE
dos números especificados.

Número combinatorio. Combinaciones de n

COMBINAT
elementos tomados de m en m.

COS Devuelve el coseno de un ángulo (en radianes).

COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número.

Redondea un número hacia el entero menor más

ENTERO
próximo.

Devuelve el número e elevado a una potencia

EXP
especificada.

FACT Devuelve el factorial de un número.

FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número.

GRADOS Convierte radianes en grados.

LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número.

Devuelve el logaritmo de un número en la base

LOG
deseada.

LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número.

 Devuelve el máximo común divisor de un conjunto de
M.C.D
números.

Devuelve el mínimo común múltiplo de un conjunto

M.C.M
de números.

MDETERM Devuelve el determinante de una matriz.

MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz.

Devuelve el producto matricial de dos matrices. La

MMULT primera matriz debe tener el mismo número de
columnas que filas la segunda matriz.

Devuelve el coeficiente polinómico de un conjunto de

MULTINOMIAL
números.

Redondea un número al múltiplo inferior más cercano

MÚLTIPLO.INFERIOR de otro número, llamado cifra significativa. El número
y la cifra significativa deben tener el mismo signo.

Redondea un número al múltiplo superior más

cercano de otro número. llamado cifra significativa. El
MÚLTIPLO.SUPERIOR
número y la cifra significativa deben tener el mismo
signo.

Convierte un número en número romano (en formato

NÚMERO.ROMANO
de texto).

PI Devuelve el número π (con catorce decimales).

Devuelve el resultado de elevar un número a la

POTENCIA
potencia deseada.

PRODUCTO Devuelve el producto de los valores especificados.

RADIANES Convierte grados saxagesimales en radianes.

RAÍZ Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número.

Devuelve la raíz cuadrada positiva del producto de

RAIZ2PI
un número y π.

Devuelve el redondeo de un número al múltiplo

REDOND.MULT
deseado.

Redondea un número (positivo o negativo) hacia

REDONDEA.IMPAR
abajo al entero impar más próximo.

Redondea un número (positivo o negativo) hacia

REDONDEA.PAR
abajo al entero par más próximo.

Redondea un número al número de decimales

REDONDEAR
deseados.

Redondea un número hacia arriba, al entero mayor

REDONDEAR.MAS más próximo (dirección contraria a cero),
especificando los decimales deseados.

Redondea un número hacia abajo, al entero menor

REDONDEAR.MENOS más próximo (dirección a cero), especificando los
decimales deseados..

Devuelve el residuo de la división de un número

entre un divisor. El cociente será entero y la función
RESIDUO
RESIDUO nos da el resíduo o resto, también entero
y del mismo signo que el divisor.

SEN Devuelve el seno de un ángulo (en radianes).

SENH Devuelve el seno hiperbólico de un número.

 Devuelve el signo de un número. 1 si es positivo, 0 si
SIGNO
es cero y -1 si es negativo.

Devuelve los subtotales (operaciones parciales)

resultantes a aplicar a determinados rangos una
SUBTOTALES
función o cálculo determinado. Se puede elegir entre
una lista de 11 funciones

SUMA Devuelve la suma de un rango de valores.

Devuelve la suma de los cuadrados de un rango de

SUMA.CUADRADOS
valores.

SUMA.SERIES Devuelve la suma de una serie de potencias.

Devuelve la suma de los productos de rangos o

SUMAPRODUCTOS
matrices numéricas.

Devuelve el sumatorio de los valores de un rango

SUMAR.SI
que cumplen una condición lógica determinada.

Devuelve el sumatorio de los valores de un rango

SUMAR.SI.CONJUNTO que cumplan determinados criterios aplicados a los
valores de otros rangos de valores.

Devuelve la suma de los cuadrados de dos rangos o

matrices de valores. En ambos rangos pueden haber
números, texto, valores lógicos, etc. Las celdas que
SUMAX2MASY2
no contengan números su cuadrado se evalua como
cero. El número de valores de los dos rangos debe
ser idéntico.

Devuelve la diferencia del sumatorio de los

SUMAX2MENOSY2 cuadrados de dos rangos o matrices de valores. Las
codiciones son las mismas de la función anterior.

SUMAXMENOSY2 Devuelve la suma de los cuadrados de las

diferencias de dos rangos o matrices de valores. Las
 codiciones son las mismas de la función anterior.
Aquí suma el cuadrado de las diferencias. En
cambio, en la anterior, suma la diferencia de los
cuadrados.

TAN Devuelve la tangente de un ángulo (en radianes).

TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número.

Elimina la parte decimal de un número, dejando sólo

TRUNCAR
un número entero.

* La disponibilidad de algunas funciones matemáticas y trigonométricas

dependerá de la versión de Excel instalada en su equipo. Para ver ejemplos de
uso de funciones, clic en el enlace anterior.

- Funciones estadísticas
Son aquellas que permiten estudiar la variabilidad de los datos y sus procesos
aleatorios de acuerdo a una ley de probabilidad. A continuación se muestran
algunas funciones estadísticas que permite Excel:

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Devuelve el promedio de las desviaciones

DESVPROM
absolutas de la media de los puntos de datos.

PROMEDIO Devuelve el promedio de sus argumentos.

Devuelve el promedio de sus argumentos,

PROMEDIOA
incluidos números, texto y valores lógicos.

Devuelve el promedio (media aritmética) de

PROMEDIO.SI todas las celdas de un rango que cumplen unos
criterios determinados.

Devuelve el promedio (media aritmética) de

PROMEDIO.SI.CONJUNTO
todas las celdas que cumplen múltiples criterios.
 Devuelve el coeficiente de correlación entre dos
COEF.DE.CORREL
conjuntos de datos.

Cuenta cuántos números hay en la lista de

CONTAR
argumentos.

Cuenta cuántos valores hay en la lista de

CONTARA
argumentos.

Cuenta el número de celdas en blanco de un

CONTAR.BLANCO
rango.

Cuenta el número de celdas, dentro del rango,

CONTAR.SI
que cumplen el criterio especificado.

Cuenta el número de celdas, dentro del rango,

CONTAR.SI.CONJUNTO
que cumplen varios criterios.

* La disponibilidad de algunas funciones estadísticas dependerá de la versión de

Excel instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones, clic en el
enlace anterior.

- Funciones para texto

Son aquellas que permiten procesar secuencias de caracteres alfanuméricas. A
continuación se muestran algunas funciones para procesar texto que permite
Excel:

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Convierte un número en texto, con el formato de

MONEDA
moneda $ (dólar).

IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos.

ENCONTRAR y Busca un valor de texto dentro de otro (distingue

ENCONTRARB mayúsculas de minúsculas).
 Da formato a un número como texto con un número fijo
DECIMAL
de decimales.

IZQUIERDA, Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor

IZQUIERDAB de texto.

Devuelve el número de caracteres de una cadena de

LARGO, LARGOB
texto.

CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo.

Devuelve el carácter especificado por el número de

CARACTER
código.

LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.

Devuelve un código numérico del primer carácter de una

CODIGO
cadena de texto.

* La disponibilidad de algunas funciones para texto dependerá de la versión de

Excel instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones, clic en el
enlace anterior.

- Funciones para fecha y hora

Las funciones de fecha y hora en Excel son utilizadas para buscar fechas
específicas, para conocer la hora actual, para encontrar la diferencia en días
laborales entre dos fechas y muchas cosas más que serán de gran utilidad al
momento de estar trabajando con este tipo de datos.

https://support.microsoft.com/es-es/office/funci%C3%B3n-ahora-3337fd29-145a-4347-b2e6-
20c904739c46

A continuación se muestran algunas funciones para procesar fecha y hora que

permite Excel:

NOMBRE DESCRIPCIÓN
 Devuelve el número de serie correspondiente a una
FECHA
fecha determinada.

Calcula el número de días, meses o años entre dos

SIFECHA fechas. Esta función es útil en las fórmulas en las que
necesite calcular una edad.

Convierte una fecha con formato de texto en un valor

VALFECHA
de número de serie.

Convierte un número de serie en un valor de día del

DIA
mes.

Calcula el número de días entre dos fechas a partir de

DIAS360
un año de 360 días.

HORA Convierte un número de serie en un valor de hora.

MINUTO Convierte un número de serie en un valor de minuto.

MES Convierte un número de serie en un valor de mes.

Devuelve el número de todos los días laborables

DIAS.LAB
existentes entre dos fechas.

Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha

AHORA
y hora actuales.

Devuelve el número de serie correspondiente a una

HORA.DET
hora determinada.

Convierte una hora con formato de texto en un valor de

HORANUMERO
número de serie.
 Devuelve el número de serie correspondiente al día
HOY
actual.

Convierte un número de serie en un valor de día de la

DIASEM
semana.

Convierte un número de serie en un número que

NUM.DE.SEMANA representa el lugar numérico correspondiente a una
semana de un año.

Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar

DIA.LAB antes o después de un número determinado de días
laborables.

* La disponibilidad de algunas funciones para fecha y hora dependerá de la

versión de Excel instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones,
clic en el enlace anterior.

- Funciones para búsqueda y referencia

Las funciones de búsqueda y referencia de Excel permiten encontrar valores que
coincidan con los criterios establecidos en la búsqueda. Algunas de las funciones
de búsqueda y referencia son las siguientes:

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Devuelve el número de áreas de una referencia. Un área

ÁREAS
es un rango de celdas contiguas o una única celda.

Busca valores de un rango de una columna o una fila o

BUSCAR
desde una matriz.

Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores

y devuelve el valor en una misma columna de la fila
BUSCARH
especificada. La utilizamos para buscar en una tabla
cuando los campos son filas y los registros columnas.

BUSCARV Busca un valor en la primera columna de la izquierda de

una tabla y devuelve el valor en la misma fila desde una
 columna especificada. De forma predeterminada, la tabla
se ordena de forma ascendente. La utilizamos para
buscar en una tabla cuando los campos son columnas y
los registros filas.

Devuelve la posición relativa de un elemento en la matriz,

COINCIDIR
que coincide con un valor dado en un orden especificado.

COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia.

Devuelve el número de columnas en una matriz o

COLUMNAS
referencia.

Devuelve una referencia a una celda o un rango de

DESREF celdas que ha sido desplazada en base a otra referencia
dada.

Crea una referencia de celda en forma de texto una vez

DIRECCIÓN
especificados los números de fila y columna.

* La disponibilidad de algunas funciones para búsqueda y referencia dependerá

de la versión de Excel instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de
funciones, clic en el enlace anterior.

2.5.3. Funciones anidadas

Las funciones anidadas son aquellas que contienen otra función dentro de ellas,
es decir que utilizan a otra función como uno de los argumentos necesarios para
poder operar. Se utilizan para diversas necesidades y para simplificar cálculos
de diferente índole.
https://www.excelintermedio.com/que-son-las-funciones-
anidadas/#:~:text=Las%20funciones%20anidadas%20son%20las,simplificar%20c%C3%A1lcul
os%20de%20diferente%20%C3%ADndole.

El concepto de función anidada es tomado del ámbito matemático conocido

como “composición de funciones”. Así, por ejemplo, considere las siguientes
funciones definidas para el dominio de todos los números reales:

f(x)=x+1 y g(x)=x2

Entonces, la composición (g o f) (x) es:

g( f( x ) )=(x+1)2
Requiere que primero se calcule x+1 para algún x, y luego dicho resultado será
elevado al cuadrado. En este ejemplo f(x) es un argumento de g(x); g(x) en el
anidamiento es la función externa.

Nota: Es importante que las funciones consideradas como argumento, generen

resultados coherentes para el procesamiento de las funciones externas. Por lo
tanto, algunas funciones sí servirán como argumentos de funciones externas, y
otras funciones estarán prohibidas como argumentos de funciones externas. Por
ejemplo, es un error usar el siguiente anidamiento (figura 34):

Figura 34: Uso errático con anidamiento de funciones. Se pretende elevar un número a una
potencia “texto en mayúscula” para almacenarlo en F8.

En la figura 35 se muestra un ejemplo de uso correcto para funciones anidadas.

Figura 35: Uso correcto de funciones anidadas. La suma del rango A2:A6 con el rango F2:F6
da como resultado 25, valor que, elevado a la potencia 2 resulta en 625 (almacenado en celda
F8).
2.6. Gráficos
2.6.1. Gráficos de columna y línea
El gráfico de columnas en Excel permite representar fácilmente la cantidad de
veces que ocurre un valor. Dicha cantidad es representada por una barra vertical
cuya altura está determinada por el valor que representa. Entre mayor sea un
valor, la columna del gráfico será más alta. De esta manera podemos decir que
un gráfico de columnas en Excel nos permite visualizar las diferencias entre las
magnitudes de los datos que están siendo representados.

https://exceltotal.com/el-grafico-de-columnas-en-excel/

Para crear un gráfico de columna con una serie (1 columna), seguir los siguientes
pasos:

 Organizar los datos de manera adecuada en nuestra hoja de Excel. No

dejar filas o columnas en blanco entre los datos. La etiqueta colocada
como título de columna se interpretará como el nombre de la serie (en el
ejemplo la etiqueta “Producto 1”). Todos los datos que estén por debajo
de dicha etiqueta estarán identificados con el mismo color dentro del
gráfico. El texto colocado en cada fila (que en el ejemplo con los meses
del año) serán las etiquetas del eje horizontal del gráfico (figura 36).

Figura 36: Preparación de datos para crear gráfico de columna

 Para crear el gráfico de columnas será suficiente con seleccionar

cualquier valor de la tabla de datos e ir a la ficha Insertar y pulsar el botón
Columna para seleccionar el gráfico correspondiente (figura 37):

Figura 37: Opciones de gráficos de columna.

Excel detectará automáticamente los datos del rango y creará un gráfico de

columnas como el siguiente (figura 38):

Figura 38: Observe que el título de la columna se convirtió en el nombre que identifica a la serie
y fue colocado a la derecha del gráfico (“Producto 1”). Así mismo los nombres de cada mes
fueron colocados a lo largo del eje horizontal

Nota: En el caso de agregar otra(s) columna(s) a los datos, cada columna será
identificada con un color diferente dentro del gráfico, como se muestra en la
figura 39.
 Figura 39: Gráfico de columna, con dos series (columnas)

El gráfico de líneas en Excel es de gran utilidad para mostrar tendencias en el

tiempo y así poder identificar rápidamente aquellos períodos donde se tiene un
crecimiento o un decremento. A continuación veremos algunos consejos para la
creación de este tipo de gráfico.

https://exceltotal.com/grafico-de-lineas-en-excel-2013/

Para crear un gráfico de líneas, seguir el siguiente procedimiento:

 Organizar los datos de manera adecuada en nuestra hoja de Excel.

Etiquetar cada columna y debajo poner los datos correspondientes (figura
40). No dejar filas o columnas en blanco entre los datos.

Figura 40: Preparación de datos para crear gráfico de líneas

 Seleccionar alguna de las celdas que contiene los datos e ir a la ficha

Insertar, pulsar el botón Insertar gráficos de líneas y elegir la opción
Líneas (figura 41).

Figura 41: Opciones de gráfico de líneas

De inmediato se mostrará el gráfico de líneas en la hoja actual y se observará

una línea de color por cada serie contenida en sus datos. Las líneas mostradas
serán continuas y unirán los valores de cada una de las series de datos (figura
42).

Figura 42: Gráfico de líneas que muestra el comportamiento de las ventas en el tiempo

Una vez generado el gráfico de líneas, éste puede ser editado a conveniencia
del usuario. Por ejemplo se puede limitar el rango de los datos para columna;
para tal efecto se deberá seleccionar (en el gráfico) el eje vertical de los datos y
luego presionar las teclas Ctrl + 1, lo cual mostrará el panel de tareas con las
opciones de modificación para Límites, Unidades, Cruce de eje horizontal. Se
puede hacer clic en los íconos para remover líneas de cuadrícula, quitar ejes,
mostrar u ocultas leyendas, entre otras acciones. También puede hacer clic
sobre la línea graficada para cambiar su color, apariencia, ancho, etc.

2.6.2. Gráficos de pastel

Es uno de los gráficos más famosos de la herramienta Excel y recibe nombres
alternos como gráfico de torta, circular, o gráfico de pie (por su nombre en inglés).
El objetivo del gráfico de pastel en Excel es mostrar las proporciones de cada
una de las partes respecto al total, es decir, la suma de todas las partes será
considerada el 100 % y a partir de eso conoceremos el porcentaje con el que
contribuye cada parte. Debe saber que en Excel a cada una de las partes del
gráfico circular se le conocer como sector.

https://exceltotal.com/grafico-circular-en-excel-2013/

Para crear un gráfico circular en Excel seguir los siguientes pasos:

 Organizar los datos de manera adecuada en la hoja de Excel, es decir,

etiquetar cada columna y debajo poner los datos correspondientes, como
en la figura 40. No dejar filas o columnas en blanco entre los datos.
 Seleccionar una celda que pertenezca al rango de datos e ir a la ficha
Insertar > Gráficos > Insertar gráfico circular o de anillos > Circular. De
inmediato observaremos el gráfico circular creado por Excel (figura 43).

Figura 43: Gráfico de pastel que muestra los porcentajes de ventas para implementos de
oficina

Se puede editar el gráfico con las diferentes opciones para:

 Mostrar etiquetas
 Cambiar el diseño
 Giros (doble clic en sector elegido e indicar ángulo de giro)
 Extraer un sector (clic en sector elegido y arrastrarlo)

2.6.3. Gráficos de dispersión

Los gráficos de dispersión también son conocidos como gráficos XY y su función
principal es la de mostrar la relación que existe entre los valores numéricos de
diferentes series de datos sobre los ejes de coordenadas
XY. https://exceltotal.com/graficos-de-dispersion/

Por ejemplo, considere la siguiente tabla de datos de temperaturas en grados

Celsius, donde la primera columna tiene la hora del día, la segunda columna la
temperatura prevista y la tercera columna la temperatura real (figura 44).
Figura 44: Tabla de datos

Figura 45: Diagrama de dispersión para comparar curvas prevista y real

Para crear el gráfico de dispersión seleccionar la tabla de datos y en la ficha

Insertar dentro del grupo Gráficos seleccionar el botón Dispersión y
posteriormente escoger el diagrama de dispersión requerido (figura 45)
2.7. Protección
2.7.1. Proteger hoja, libro, rangos
Para evitar que, accidental o deliberadamente, otros usuarios cambien, muevan
o eliminen datos de una hoja de cálculo, puede bloquear las celdas de la hoja de
cálculo de Excel y luego proteger la hoja con una contraseña.

https://support.microsoft.com/es-es/office/proteger-una-hoja-de-c%C3%A1lculo-
3179efdb-1285-4d49-a9c3-f4ca36276de6

Con la protección de la hoja de cálculo, puede hacer que solo determinadas

partes de la hoja puedan editarse y que los usuarios no puedan modificar los
datos de cualquier otra región de la hoja.

Nota: Proteger una hoja de cálculo no es lo mismo que proteger un libro o un

archivo de Excel con una contraseña.

Elementos de celda que se pueden bloquear

Fórmulas. Si no desea que otros usuarios vean sus fórmulas, puede ocultarlas
para que no se vean en las celdas o la barra de fórmulas. Puede controlar la
visualización de las fórmulas de las siguientes maneras

Cambiar entre mostrar las fórmulas y sus resultados:

Presione CTRL+'(acento grave)

Impedir que una fórmula se muestre en la barra de fórmulas:

Seleccione el rango de celdas cuyas fórmulas quiere ocultar. También puede

seleccionar rangos no adyacentes o toda la hoja.

Haga clic en Inicio > Formato > Formato de celdas.

En la pestaña Protección, active la casilla Oculta.

Haga clic en Aceptar.

Haga clic en Revisar > Proteger hoja.

Compruebe que la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas está

seleccionada y, después, haga clic en Aceptar

Mostrar fórmulas ocultas anteriormente, quitando la protección:

Haga clic en la pestaña Revisar y, después, haga clic en Desproteger hoja. Si
el botón Desproteger hoja no está disponible, desactive primero la
característica Libro compartido.

Si no quiere que las fórmulas se oculten cuando la hoja se proteja en el futuro,

haga clic con el botón derecho en las celdas y seleccione Formato de celdas. En
la pestaña Protección, desactive la casilla Oculta.

Rangos. Puede permitir que los usuarios trabajen en rangos concretos dentro
de una hoja protegida.

Bloqueo de áreas específicas de una hoja de cálculo protegida

Para bloquear solo celdas y rangos específicos en una hoja de cálculo protegida
siga estos pasos:

 Si la hoja de cálculo está protegida, haga lo siguiente:

1. En la pestaña revisar, haga clic en Desproteger hoja(en el
grupo cambios). Haga clic en el botón proteger hoja para
desproteger la hoja, cuando una hoja de cálculo está protegida.

1. Si se le solicita, escriba la contraseña para desproteger la hoja de

cálculo.

 Seleccione toda la hoja de cálculo haciendo clic en el botón Seleccionar

todo.

 En la pestaña Inicio, haga clic en el selector de elementos

emergentes formato de fuente de celda. También puede presionar
Ctrl+Mayús+F o Ctrl+1.

 En la ventana emergente formato de celdas, en la pestaña protección,

desactive la casilla bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Se desbloquearán todas las celdas de la hoja de cálculo cuando proteja la hoja.

Ahora, puede elegir las celdas que desee bloquear específicamente.

 En la hoja de cálculo, seleccione solo las celdas que desea bloquear.

 Vuelva a mostrar la ventana emergente formato de celdas (Ctrl + Mayús
+ F).
 Esta vez, en la pestaña protección, active la casilla bloqueada y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
 En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.
  En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, elija
los elementos que desea que los usuarios puedan cambiar.

Se muestran a continuación los efectos de la desactivación de las casillas de

verificación de algunos elementos de la hoja de cálculo:

Al desactivar
esta casilla de Impide que los usuarios
verificación

Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla

Seleccionar
de verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro
celdas
de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada,
bloqueadas
los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.

Muevan el puntero a celdas que tengan desactivada la

casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección del
Seleccionar cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma
celdas predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas
desbloqueadas desbloqueadas y pueden presionar la tecla TAB para
desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de
cálculo protegida.

Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de

diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó
Formato de
formatos condicionales antes de proteger la hoja de
celdas
cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario
especifica un valor que satisfaga una condición diferente.

Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas,

Formato de filas incluidos los que permiten cambiar el ancho de fila u
ocultar las filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).

Insertar columnas Inserten columnas.

Insertar filas Inserten filas.

Insertar Inserten nuevos hipervínculos, incluso en celdas

hipervínculos desbloqueadas.
 Eliminen columnas.

Eliminar columnas Si Eliminar columnas está protegida e Insertar

columnas no está también protegida, un usuario podría
insertar columnas que no puede eliminar.

Eliminen filas.

Eliminar filas Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está

también protegida, un usuario podría insertar filas que no
puede eliminar.

 En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una

contraseña para la hoja, haga clic en Aceptar y después vuelva a escribir
la contraseña para confirmarla.
 La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier
usuario puede desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos.
 Asegúrese de elegir una contraseña que sea fácil de recordar, porque si
la pierde, no tendrá acceso a los elementos protegidos de la hoja de
cálculo.

Desbloqueo de rangos en una hoja de cálculo protegida para que los

usuarios los modifiquen

Para otorgar a determinados usuarios permiso para modificar rangos en una hoja
de cálculo protegida, se puede especificar una contraseña para un rango; en tal
caso ejecute los siguientes pasos:

1. Seleccione las hojas de cálculo que desea proteger.

2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Permitir que los
usuarios modifiquen rangos.

Este comando solamente está disponible cuando la hoja de cálculo no está

protegida.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

o Para agregar un nuevo rango editable, haga clic en Nuevo.
o Para modificar un rango existente editable, selecciónelo en el
cuadro Rangos desbloqueados mediante contraseña cuando la
hoja está protegiday, a continuación, haga clic en Modificar.
o Para eliminar un rango editable, selecciónelo en el cuadro Rangos
desbloqueados mediante contraseña cuando la hoja está
protegiday, a continuación, haga clic en Eliminar.
 4. En el cuadro Título, escriba el nombre del rango que desea desbloquear.
5. En el cuadro Correspondiente a las celdasescriba el signo de igual (=) y
después escriba la referencia del rango que desea desbloquear.

También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo, seleccionar el rango de

la hoja de cálculo y después hacer clic de nuevo en el botón Contraer
diálogo para volver al cuadro de diálogo.

6. Para el acceso con contraseña, en el cuadro Contraseña del rangoescriba

una contraseña que permita tener acceso al rango.

Especificar una contraseña es opcional cuando planea usar permisos de acceso.

Usar una contraseña le permite ver las credenciales de usuario de cualquier
persona autorizada que modifique el rango.

7. Para permisos de acceso, haga clic en Permisosy después en Agregar.

8. En el cuadro Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar
(ejemplos), escriba los nombres de los usuarios a los que les permite
modificar los rangos.

Para ver cómo deben escribirse los nombres de los usuarios, haga clic
en ejemplos. Para comprobar que los nombres son correctos, haga clic
en Comprobar nombres.

9. Haga clic en Aceptar.

10. Para especificar el tipo de permiso para el usuario que ha seleccionado,
en el cuadro Permisos, active o desactive las casillas Permitiro Denegary,
a continuación, haga clic en Aplicar.
11. Haga clic en Aceptardos veces. Si se le pide una contraseña, escriba la
contraseña que ha especificado.
12. En el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos, haga
clic en Proteger hoja.
13. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los
elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.
14. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una
contraseña, haga clic en Aceptary después vuelva a escribir la contraseña
para confirmarla.

Protección de un libro

Para impedir que otros usuarios puedan ver hojas de cálculo ocultas, agregar,
mover, eliminar u ocultar hojas de cálculo o cambiarles el nombre, puede
proteger la estructura de un libro de Excel con una contraseña. En tal caso siga
el siguiente procedimiento:

 Haga clic en Revisar > Proteger libro.

 Escriba una contraseña en el cuadro Contraseña.

  Haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla; a
continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: Para saber si un libro está protegido ir a la pestaña Revisar, vea el

icono Proteger libro. Si está resaltado, indica que el libro está protegido.

Nota: Para desproteger un libro, haga clic en Revisar > Proteger libro. Escriba la
contraseña y haga clic en Aceptar

Protección de hojas de cálculo

La protección de hojas de cálculo es un proceso de dos pasos: el primero hay

que desbloquear las celdas que otros usuarios pueden editar y entonces se
puede proteger la hoja de cálculo con o sin contraseña.

Paso 1: Desbloquear las celdas que tienen que ser editables

1. En el archivo de Excel, seleccione la pestaña de la hoja de cálculo que

quiere proteger.
2. Seleccione las celdas que otros usuarios pueden editar.
3. Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la hoja y
seleccione Formato de celdas(o use Ctrl+1). Luego vaya a la
pestaña Protección y desactive Bloqueada.

Paso 2: Proteger la hoja de cálculo

Para seleccionar las acciones que los usuarios pueden realizar en la hoja, seguir
el siguiente proceso:

1. En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.

1. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los

elementos que quiera que los usuarios puedan cambiar.

1. Si lo desea, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña para

desproteger la hoja:y haga clic en Aceptar. Vuelva a escribir la contraseña
en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña y haga clic en Aceptar.

2.7.2. Control de cambios

Quizás muchos se preguntan ¿para qué es necesario hacer un seguimiento a lo
que sucede en Excel? En muchas ocasiones una hoja de cálculo con información
valiosa puede pasar por diversas manos o áreas y si llegase a ocurrir algún
cambio en la misma es complicado saber con certeza quien realizo dicho
cambio. Un ejemplo de esto puede ser una hoja de cálculo del área de finanzas
con el balance del último año, pero esta hoja debe pasar por tesorería, RRHH y
Gerencia donde la pueden ver y editar numerosas personas afectando la validez
e integridad de la misma.

https://www.solvetic.com/tutoriales/article/3487-como-registrar-comprobar-cambios-edicion-
excel-2016/

Para comprobar los cambios que ocurren en una hoja de Excel y así llevar un
control centralizado sobre las alteraciones de un documento (quién, cuándo,
dónde), realizar el siguiente procedimiento:

 Habilitar el monitoreo a una hoja de cálculo en Excel. Para lo que vamos

a Revisar > Control de cambios.

 Al hacer clic en Control de cambios vemos que se despliega la

opción Resaltar cambios,la cual seleccionaremos. Allí activaremos las
casillas y seleccionamos la opción Todos. Clic en Aceptar.

 Ahora podemos ver que cada cambio que efectuemos en una celda, esta
quedará con una marca en la parte superior izquierda, la cual al pasar el
mouse vemos el día, la fecha, la celda afectada y el cambio realizado