ELABORACION DE LA
ORDEN DE COMPRA O
SERVICIO
Jhonatan José Velazco Santos
SENATI
TRABAJO FINAL DEL CURSO
SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL
PLAN DE TRABAJO
DEL ESTUDIANTE
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TRABAJO FINAL DEL CURSO
1. INFORMACIÓN GENERAL
Apellidos y Nombres: Matto Rojas Lucero ID: 1437297
Dirección Zonal/CFP:
Carrera: Administración de empresas Semestre: III
Curso/ Mód. Formativo
Tema del Trabajo: Elaboración de la orden de compra o servicio
2. PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO
N° ACTIVIDADES/ ENTREGABLES CRONOGRAMA/ FECHA DE ENTREGA
Se entra al blackboard X
Se descarga la actividad X
Se lee las preguntas X
Se busca las respuestas X
Se responden las preguntas X
Se manda el entregable X
3. PREGUNTAS GUIA
Durante la investigación de estudio, debes obtener las respuestas a las siguientes interrogantes:
Nº PREGUNTAS
1 ¿Qué es una orden de compra o de servicio?
2 ¿Cuál es la validez legal de una orden de compra?
3 ¿Cuáles son los elementos de una orden de compra?
4 ¿Cómo redactar una orden de compra?
5 ¿Qué es una orden de compra cerrada?
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TRABAJO FINAL DEL CURSO
HOJA DE RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS GUÍA
1.
Una orden de compra es el documento legal que se emite para informarle a un proveedor dónde
debe entregar el producto que se le está solicitando. Este documento debe detallar la cantidad y
tipo de productos o servicios que se están comprando, el precio, las condiciones de pago y la
forma de entrega.
Las órdenes de compra son útiles tanto para el comprador como para el vendedor, ya que
mantienen la comunicación clara y evitan cualquier tipo de confusión en los procesos de
compraventa
2.
Es un documento que tiene validez legal y que emite obligatoriamente un comerciante o
empresa cada vez que vende un bien o servicio. Por esta razón, su naturaleza es mercantil,
pues indica que se ha llevado a cabo una transacción entre dos partes
3.
Elementos de una orden de compra:
Información del vendedor y comprador.
Datos de entrega y facturación.
Fecha y número de orden de compra.
Notas y observaciones.
Firma o autorización.
4.
1) Comprueba que la solicitud de compra no se haya rechazado
2) Diseña una plantilla estándar que sirva como orden de compra
Ejemplo de lo que debe tener una orden de compra
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TRABAJO FINAL DEL CURSO
Los campos obligatorios que deben llenarse en una orden de compra son:
I. Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido, en este caso, tu
empresa. Tiene que ser la dirección a donde el proveedor deberá enviar la mercancía
solicitada.
II. Número de orden de compra (el cual es único para cada orden, es decir, no puede
repetirse)
III. Lugar y fecha de emisión del pedido.
IV. Nombre y dirección del proveedor.
V. Términos de entrega y de pago.
VI. Cantidad de artículos solicitados.
VII. Descripción de cada uno de ellos.
VIII. Precio por unidad: aquí debes copiar exactamente los mismos precios que el
proveedor te envío en la cotización, siempre y cuando se hayan mantenido.
IX. Coste de envío y relacionados.
X. Coste total del pedido.
XI. Firma autorizada.
3) Asegúrate de colocar correctamente los datos
4) Da seguimiento a la orden de compra enviada
5.
se refiere a una solicitud de compra de bienes o servicios que ha sido completada. Esto
significa que todas las etapas del proceso de compra han sido cumplidas. Estas etapas incluyen
la selección de proveedores, negociación de precios y términos
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TRABAJO FINAL DEL CURSO
HOJA DE PLANIFICACIÓN
PROCESO DE EJECUCIÓN
SEGURIDAD / MEDIO AMBIENTE
OPERACIONES / PASOS /SUBPASOS / NORMAS -ESTANDARES
ELABORACIÓN DE ORDEN DE COMPRA
1. PRODUCTO PRESUPUESTADO Y NO PRESUPUESTADO:
En el caso de transacciones comerciales repetitivas entre el proveedor y la
organización, el área de compras debe establecer un acuerdo comercial o
contrato marco, que regule todas las transacciones futuras para agilizar el
proceso de compra
2. PROCESO DOCUMENTARIO
El proceso de compras debe ser respaldado por una serie de documentos
que permitan el flujo y el registro de la información durante el proceso de
negociación y compra (como las condiciones de compra y de la cadena de
aprobaciones) tanto entre las áreas funcionales de la organización, como
con el proveedor
3. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD
El origen del proceso de compras en una organización siempre estará
determinado por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del
cliente interno, que puede ser cualquier área, pero es principalmente el
área productiva o la que desarrolla la actividad económica de la empresa.
4. SOLICITUD DE PEDIDO COMPRA
La persona que crea la solicitud de pedido especifica que insumos o
servicio se requiere, así como la cantidad y la fecha de entrega. Luego, el
área de compras debe determinar si se cuenta con suficiente material en el
inventario o si se requiere emitir una orden de compra o de servicio. El
costo de compras correspondiente a dicha solicitud de pedido es imputado
como un gasto al área funcional que solicita la compra
5. SOLICITUD DE COTIZACIÓN
Al enviar la solicitud de cotización, el área de compras debe asegurarse
de enviar todas las características técnicas y cualitativas necesarias para
asegurar un claro entendimiento de los requerimientos de la organización.
Las cotizaciones son información valiosa para la organización ya que
provee de información referencial del mercado para la ejecución de
compras futuras, por lo que el área de compras debe almacenar dicha
información en el historial de compras del proveedor o del artículo
correspondiente.
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TRABAJO FINAL DEL CURSO
6. CUADRO COMPARATIVO. EVALUACIÓN
En este punto viene el proceso de negociación con el proveedor y la
elección de la propuesta ganadora del proveedor; esta decisión por lo
general se toma de la mano con el solicitante y el jefe de área
7. ORDEN DE COMPRA
Al finalizar el proceso de negociación y habiendo elegido una cotización,
el área de compras debe emitir la orden de compra o servicio, que
representan los principales documentos para la contratación del trabajo de
un proveedor.
8. ORDEN DE PAGO
Luego de que el proveedor ha entregado los artículos o ha ejecutado el
servicio, el área de compras debe emitir la entrada de mercancías o la
aceptación del servicio según corresponda. Para emitir dicho documento
deben constatar que el artículo o el servicio aprovisionado cumplen con
todas las condiciones estipuladas en la orden de compra. Se puede
solicitar la aprobación verbal del encargado del área funcional solicitante
antes de emitir el documento, sin embargo, la orden de compra y lo
documentos adjuntos (hoja de especificaciones técnicas o términos del
servicio) son los que sirven de referencia para realizar la evaluación.
INSTRUCCIONES: debes ser lo más explícito posible. Los gráficos ayudan a transmitir mejor las
ideas. No olvides los aspectos de calidad, medio ambiente y SHI.
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TRABAJO FINAL DEL CURSO
DIBUJO / ESQUEMA/ DIAGRAMA
[NOMBRE DEL TRABAJO]
[APELLIDOS Y NOMBRES] [ESCALA]
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TRABAJO FINAL DEL CURSO
LISTA DE RECURSOS
INSTRUCCIONES: completa la lista de recursos necesarios para la ejecución del trabajo.
1. MÁQUINAS Y EQUIPOS
COMPUTADORA
LAPTOP
3. HERRAMIENTAS E INSTRUMENTOS
GOOGLE
WORD
5. MATERIALES E INSUMOS
INTERNET
