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Módulo 12. Administración Del Personal

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Trabajo.

Objetivos
Comprender El Concepto E Importancia De La Administración De Personal
Conocer Los Factores Más Importantes En Relación Al Personal

Temas
Que Es Administración Del Personal
El Personal En El Ciclo De Administración
Importancia De Administración Del Personal
Factores De Administración De Personal

Guías De Trabajo
Libreta 12
Módulo12 a – PDF
Módulo12 b – PDF
Módulo12 c – Word
Módulo12 d – Word
Módulo12 e – Word

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Libreta de Apoyo – Curso ADMIN – [Link] Notas

Qué Es La Administración Del Personal

Personal = Toda Persona Parte De La Organización

Administrador Se Encarga De Manejar Todos Los Aspectos Del Personal
Las Funciones Más Importantes Son:
Determinar Qué Personal Necesita La Empresa
Solicitar Y Contratar
Capacitar
Pagar Sueldos
Manejar Incentivos
Manejar El Día A Día
Terminar (Renuncias O Despidos)

Personal En El Ciclo De Administración

Dentro De La ORGANIZACIÓN, Una De Las Partes Más Importantes Del Ciclo De

Administración Es El PERSONAL

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Importancia Del Personal

La Administración Del Personal Es Fundamental:

1. Son El Contacto #1 Con Los Prospectos Y Clientes

a. Mala Atención A Prospectos = 0 Ventas
b. Mala Atención A Clientes = 1 Venta
2. El Inicio De Un Empleado Productivo Es La Contratación
a. Mala Contratación = Problemas En La Organización
3. El Administrador GUÍA A Su Personal
a. Liderazgo
b. Trabajo En Equipo
c. Motivación
4. Debe De Saber Manejar Las Situaciones Como:
a. Como Contratar
b. Como Capacitar
c. Como Dar Por Terminado Un Empleado

Factores De Administración Del Personal

Los Elementos Más Importantes De La Administración Del Personal Son:

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1. Necesidades De Personal

El Primer Aspecto En La Administración De Personal Es Determinar Qué

Necesita La Organización

Para Ello, Debe De Determinar:

a. Qué Necesito Hacer / Qué Problema Tengo

Defina Cuál Es El Vacío Que Existe, En Términos De:

Tiempo: No Me Da Tiempo De Hacer X, Es Mucho Trabajo Hacer X
Problema: Qué Problema Se Ha Estado Presentando, Que Pueda
Resolverlo Una Persona
Lugar: Falta Alguien Que Esté Presente En X
Actividad: No Se Está Realizando X, Se Está Descuidando X

b. Cómo Se Resuelve

Defina Qué Tipo De Persona Necesita Y Qué Habilidades Necesitaría Para

Resolver El Problema Antes Planteado:
Habilidad: Necesito Alguien Que Sepa Usar X, Que Pueda Manejar X
Tiempo: Necesito A Alguien Por X Horas (Medio Tiempo/Tiempo
Completo)
Características: Necesito De Una Persona De Género X (Cuando La
Apariencia, Edad, Género Tiene Relación A Lo Que Necesito En La
Organización)

c. Con Cuánto Dinero Cuenta

Una Parte Importante En La Decisión De Buscar Nuevo Personal, Es Determinar

Cuánto Dinero Tiene Para Pagar
Contratar Por Tiempo: Pagar Por Hora, Por Día, Por Semana
Contratar Por Actividad: Por Un Puesto Fijo O Por Un Proyecto De
Tiempo Limitado
Formalidad: Voy A Ofrecer Prestaciones Legales O Empleo Informal

d. Definir Las Tareas A Realizar

Teniendo Claro Lo Anterior, Ya Podemos Definir Qué Tareas Van A Ser

Realizadas Por La Persona A Contratar
Defina En Forma De Acciones Que Va A Hacer,
De Un Lugar,
De Un Horario

Por Ejemplo:
Necesito A Alguien En Un Taller De Producción De Ollas De Acero, Que:
Trabaje En La Máquina De Presado
En El Horario De 8 Hrs Nocturnas (De 8 Pm A 8am)

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Ejemplo 2:
Necesito Un Asistente En Un Negocio De Venta De Camas Que:
Lleve Mi Calendario
Arregle Mis Citas Y Fechas Programadas
Arregle Mis Vuelos En Avión, Camión, Hotel, Renta De Autos
Conteste El Teléfono Personal
Reciba Pagos En Efectivo, Cheques, Tarjeta
En Mi Oficina

e. Defina Los Requisitos Para Cumplir Las Tareas

Sabiendo Las Tareas, Y Habiendo Definido El Tipo De Persona Que Necesito,

Puedo Establecer Requisitos Para El Puesto, Especificando:
Género
Rango De Edad
Educación (Tanto General Como Licenciatura, O Específica Como Lic. En
Comercio Exterior)
Tiempo (Horario Del Puesto, Horario Flexible)
Habilidades
o Sociales: Cuando Necesitamos A Alguien Con Habilidades De
Contacto Social
o Tecnológicas: Se Necesita Que Maneje Un Software, Aparato,
Máquina Especial
o Información: Que Tenga Conocimientos En Un Tema
Experiencia
o Qué Experiencia Previa Necesita Tener La Persona
Capacidades (Que Pueda Hacer Algo, Por Ejemplo:)
o Manejar Un Vehículo
o Manejar Una Máquina
Recursos (Que Tenga Un Recurso Externo O Propio Para El Trabajo)
o Que Tenga Un Vehículo
o Que Tenga Pasaporte Y Visa

f. Defina Las Prestaciones A Ofrecer

Para Terminar, Necesita Definir Cuánto Está Dispuesto A Pagar De Sueldo O

Salarios, Prestaciones A Ofrecer, Y Tipo De Contrato

Sueldo: Será Pagado:

o Mensual, Semanal
o Qué Cantidad Se Pagará
o Generalmente Usado Vs. Salarios Mínimos
Salarios:
o Cuando Nos Guiamos Por La Ley Del Trabajo
o Cuántos Salarios Mínimos Pagará Al Mes
o Generalmente Requiere De Firmar Un Contrato Formal De
Trabajo
Comisiones:

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o Va A Pagar Un Salario Mínimo + Comisiones Por Ventas,

Productividad
Prestaciones:
o Qué Agregados Van Al Sueldo O Salario, Los Más Comunes Son:
o Seguro Social, Seguro De Vida, Seguro De Salud, Seguro De
Auto
o Prestación De Un Vehículo
o Pago De Gastos De Viaje (Boletos, Hospedaje, Comidas)
o Pago De Transporte Diario, Servicio De Transporte Gratuito
o Alimentación Diaria, Vales De Despensa
o Bonos, Aguinaldos, Repartición De Utilidades

g. Defina Duración Necesaria

No Todos Los Trabajos Se Requieren Por Tiempo Ilimitado, Dependiendo De La

Necesidad De La Empresa, Puede Durar:
En Relación A Tiempo: 1 Mes, 1 Año, 5 Años
El Relación A Un Proyecto: La Duración De Un Proyecto Específico
Sin Fecha: Cuando No Sabemos Cuánto Se Necesite

2. Contratación

Cuando Aclaramos Las Necesidades De Personal, Es Momento De Iniciar El

Proceso De Contratación:

a. Reclutamiento

El Primer Paso Es Publicar Una OFERTA DE TRABAJO

Debe Describir En Un Anuncio, Los Requisitos Del Puesto, Título Del Puesto E
Información De Contacto
Título De Puesto: Cuál Sería El Nombre Del Puesto Buscado Y Qué
Industria
Requisitos Del Puesto: Los Indicados En El Punto 1.E.
Prestaciones (Opcional): Indicar Los Beneficios Económicos Como En El
Punto 1.F.
Duración (Opcional): Cuando El Puesto Es Solo Por Un Tiempo Definido,
Como El Punto 1.G.
Información De Contacto: Debe Incluir:
o Fechas De Aceptación De Solicitudes (Opcional)
o Teléfono De Contacto, (O Email)
o Dirección Donde Presentarse, Enviar CV
o Documentos A Enviar: Curriculum Vitae, Carta De
Presentación, Cartas De Recomendación
o Nombre A Quién Dirigirse (O Título De Puesto)

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El Segundo Paso Es Seleccionar Los MEDIOS DE COMUNICACIÓN DE LA OFERTA

Dependiendo Del Puesto, Algunos Medios Son:
Periódico: El Más Común Para Ofertas De Empleo
Internet: Permite Contactar A Más Personas A Menor Costo, En:
o Bolsas De Trabajo Gratuitas
o Sitios De Anuncios Gratuitos ([Link])
o Bolsas De Trabajo Pagadas
Agencias De Trabajo: Para Puestos Más Especializados
Anuncio/Volante: Cuando Se Centra En Un Área Geográfica Específica,
O En Un Empleado Potencial De Una Zona Específica

Ejemplos De Ofertas De Trabajo:

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b. Selección

Una Vez Recibido Las Solicitudes, Inicia El Proceso De SELECCIÓN.

Primero, Se RECOPILAN Todas Las Solicitudes Recibidas
Dependiendo De Los Documentos Que Solicitó, Puede Recopilar:
Curriculum Vitae
Formatos De Solicitudes (Cheque Archivo Modulo12a)

Segundo, Se Hace Una SELECCIÓN INICIAL, Donde Se Revisan Los Documentos

Para Verificar:
Que Los Datos Sean Correctos
o Por Ejemplo, La Solicitud Sea Para México DF, Y Haber Recibido
Una Solicitud De Tabasco
Que Los Requisitos Solicitados Se Cumplan
o Tengan La Edad, Educación, Experiencia, Habilidades
Solicitadas

En Este Primer Filtro, Descartará Las Solicitudes Que NO Cumplen Con Los
Requisitos Solicitados

Tercero, Se Hace Una ENTREVISTA INICIAL, A Aquellas Personas Cuya Solicitud

Fue Seleccionada
Puede Optar Por Una:
Entrevista En Persona: Generalmente Usada Cuando Solo Se Realizará
1 Selección Y 1 Entrevista
Entrevista Por Teléfono: Opción Ideal Para Hacer Una 2ª. Selección Y
2ª.

Los Pasos Son:

Realizar Una Cita Con El Solicitante, Para La Entrevista Telefónica O
Personal
Planear La Lista De Preguntas A Realizar (Checar Archivo Modulo12b)
DURANTE LA ENTREVISTA:
Presentarse Previamente (Nombre Y Puesto)
Describir La Organización (Antigüedad, Giro, Administración)
Describir El Puesto (Tareas A Realizar)
Realizar Preguntas De Entrevista
Registrar Respuestas Del Solicitante
Preguntar Si Existen Dudas Respecto A La Oferta De Empleo
DURACIÓN: Desde 15 Min. Hasta 1 Hora

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Cuarto, Después De Realizar La Entrevista, Tiene Diferentes Alternativas:

Opción Descripción
Selección Final Después De Haber Realizado La 1ª. Selección, Y 1ª.
Entrevista, Puede Seleccionar Al Contratado.
2ª. Selección Y 2ª. Después De Realizar La 1ª. Entrevista, Puede Realizar
Entrevista Una Segunda Selección, Y Ampliar Más La Búsqueda
Por Medio De Una 2ª. Entrevista
Realizar Exámenes Para Algunos Puestos, Es Posible Requerir Exámenes
Físicos, Psicológicos, O Ejercicios De Solución De
Problemas.

El Paso Final Será Seleccionar Al Mejor Candidato Para El Puesto, Puede

Guiarse Por Factores Como:
Educación: Calificaciones, Nivel De Educación
Experiencia
Disponibilidad
Muestra De Habilidad/Capacidad

En Caso de Decisión Difícil, Use El Árbol De Decisión (Módulo T.D)

c. Incorporación

Pasos Después De Seleccionar Al Mejor Candidato:

Ofrecer El Puesto A La Persona
Indicar El Sueldo, Salario, Prestaciones, Bonos, Tipo De Trabajo
(Contrato Formal, O Informal)
De Preferencia Hacer Esto En Persona
Dar Un Tiempo Para Tomar Su Decisión
Tener Otras Alternativas En Caso De Que Se Rechace El Puesto

Considerar El Aspecto Del CONTRATO DE TRABAJO.

Debe Decidir El Tipo De Contrato Que Ofrecerá, Algunas Opciones Para Pymes
Son:

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Opción Pro Para Empresa Contra Para Empresa

Contrato Como Becario Elimina Las Obligaciones Es Por Tiempo Limitado,
(Servicio Social) Laborales (Prestaciones Generalmente Por 6
De Ley) Meses, Extenderlo
Puede Ser Contra La Ley.
Contrato De Servicios Convierte Al Empleado Limitado Para Algunos
Profesionales En Un Prestador De Empleados, Como
Servicios, Que Debe De Asesores, Maestros, O
Pagar Sus Impuestos Negocios De Servicios
Ante Ley (Recibe El (Arquitectos,
Dinero No Como Sueldo, Contadores, Abogados)
Sino Como Pago De
Servicios)
No Hay Responsabilidad
De Prestaciones
Contrato Formal De Asegura La Contratación Esta Obligada Bajo La
Trabajo De Su Personal Ley Para El Pago De
Formaliza La Relación Prestaciones Y
Laboral Obligaciones Laborales
Determinar Si Es Por Tiempo Determinado O
Tiempo Indeterminado (Checar Archivos
Modulo12c Y Modulo12d Con Ejemplo De Contrato
De Trabajo Para México)

3. Capacitación

La Otra Parte De La Incorporación Del Personal Implica La CAPACITACIÓN En Su

Puesto O Trabajo

Capacitación = Es El Entrenamiento Y Manejo De Situaciones Para Un Puesto

Determinado

Algunos Consejos En Este Aspecto Son:

Dar A Conocer A La Organización
o Estructura
o Historia
o Giro, Actividades
o Áreas Laborales
Describir El Puesto, Beneficios, Prestaciones
Detallar Los Aspectos Más Importantes Del Trabajo
o Qué Hacer
o Con Quién Se Trabajará
o Quién Será El Supervisor
o Qué Materiales Se Usan
o Qué Maquinaria Se Usa
En Caso De Que Exista Un Manual, Explicarlo Y Enseñarlo

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o Cuando No Existe Un Manual, Es Recomendable Cuando La

Rotación De Personal Es Alta (Se Contrata Y Sale Mucho
Personal Rápido)
Enseñar El Uso De Equipo Especializado (Máquinas, Maquinaria,
Software)
Demostrar Las Labores (Parte Fundamental De La Capacitación)

Es Importante Definir:
Quién Va A Capacitar: Es Recomendable Que Capacite La Persona Más
Cercana Al Puesto
Cuándo: Determinar Una Fecha Y Tiempo Para Hacerlo
Cuándo 2: Referente Al Horario De Trabajo Para Esto (Puede Hacerse
En Horas De Bajo Trabajo)
Dónde: Donde Se Dará La Capacitación (Cuando El Área De Trabajo
Esté Ocupada)

4. Sueldos, Salarios, Comisiones Y Prestaciones

Estos Aspectos Deben De Ser Calculados Durante El Análisis De Las Necesidades

De La Organización (Punto 1.C.)
Es Un Análisis Financiero, Que Demostrará Si Es Rentable Contratar A Más
Personal O No.
Recuerde Que Estos Gastos Tienen Un Efecto En:
Flujo De Efectivo: Sale Dinero Para Pagar Estos Egresos, Por Lo Que Hay
Que Calcular En El FE Si Afectará O No
Estado De Resultados: Pueden Afectar Los Costos Fijos O Costos
Variables, Por Lo Que Tendrá Un Efecto En Las Utilidades
Análisis De Escenarios: Revisar Varios Escenarios De Contratación, Por
Ejemplo:

Escenario Egresos Efectos

Pago De 5 Salarios $60 X 5 X 30 Días = Mayor Incentivo Por
Mínimos + Comisión De $9,000 Comisiones De Ventas
5% + Comisión 5% X Menor Costo Que Al
$50,000 (Ventas Prom) = Pagar 8 S.M.
$2,500
Total = $11,500
Pago De 8 Salarios $60 X 8 X 30 Días = Mayor Costo Que
Mínimos (Sin Comisión) Total = $14,400 Escenario 1

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5. Motivación

Discutimos Este Aspecto En El Módulo De Administración De Ventas

En La Organización En General, Las Principales Ideas A Tomar En Cuenta Son:

El Entorno
o Distribución Del Mobiliario
o Luz En El Área De Trabajo
o Facilidad Para Moverse
o Organización Del Área
Ambiente De Trabajo
o Existe Camaradería
o Trabajo En Equipo
o Actitud Al Trabajo
Remuneración
o Existen Incentivos Económicos De Productividad, Ventas, Logro
De Metas
o Existen Bonos, Premios, Aguinaldos
Crecimiento Personal
o Hay La Posibilidad De Ascender En Puestos
o O Tener Mayores Responsabilidades
Incentivos No Monetarios
o Premios Al Mejor
o Reconocimiento Del Individuo O Del Equipo

Otro Factor Motivacional Es La Promoción

Promover A Un Empleado = Suba Un Nivel Dentro De La Organización
Beneficios Dentro De La Organización:
El Empleado Ya Conoce La Organización Y Forma De Trabajo
Se Vuelve Un Incentivo No Monetario
Crea Lealtad Y Mejores Relaciones Entre La Organización Y Su Personal
Ahorra Costos De Búsqueda De Personal, Contratación, Capacitación Y
Motivación

Una Alternativa A La Promoción Es El Ascenso

Ascenso De Sueldo = Incremento Porcentual En Ingresos Del Trabajador

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6. Terminación Del Contrato

Se Da Por Terminado La Relación Entre Patrón y Trabajador

Es Importante Conocer Los Aspectos De La Terminación Del Contrato

Causas
Renuncia: Cuando El Empleado Da Por Terminado Su Trabajo
Despido: Cuando El Empleado Comete Una Infracción Hacia La
Empresa, Y La Empresa Termina Su Relación
Muerte: Cuando El Empleado Muere (Dentro O Fuera Del Trabajo)
Incapacidad: En Si No Es Una Terminación, Pero En Ciertos Contratos
Puede Estipularse
Abandono: Cuando El Empleado Abandona El Trabajo Sin Regresar
Jubilación: El Empleado A Trabajado Por Años En La Empresa Y Llega A
Su Edad Limite
Terminación Del Contrato: Cuando Se Firma Por Contrato Por Tiempo
Determinado

Los Aspectos Más Importantes De Cualquier Escenario Son:

Revisar La Ley Laboral, En La Mayoría De Los Países, Debe De Pagarse
Al Trabajador Su Liquidación
o Prima Por Antigüedad: Si Trabajo Por Más De 1 Año, Se Hace
Acreedor A Una Compensación Económica
o Prima Por Terminación: La Ley Indica Cuantos Meses Debe
Pagársele Cuando El Trabajador Es Despedido
o Prima De Prestaciones Sociales: Si Se Le Deben Vacaciones,
Servicios
Checar Que Exista Una Causa Justificada Bajo La Ley Para El Despido
o Consultar Con Un Abogado Laboral Antes De Actuar
Que El Trabajador Firme Un Convenio De Aceptación De Términos De
Terminación Del Contrato
o Checar Archivo Modulo12e

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