LOS 5 PORQUÉS
¿CÓMO FUNCIONA?:
La aplicación de los Cinco Porqués es bastante simple: al identificar un problema, se
pregunta “por qué” por cinco veces, hasta llegar a la causa del problema. Es importante
esclarecer que “cinco” es sólo un número sugerido por el método. Existirán casos en que
será necesario continuar más allá de las cinco preguntas, así como también existirán casos
en que será posible llegar a la causa raíz del problema antes del quinto por qué. La gran
ventaja de este método es permitir ir más allá de lo que es obvio y llegar a las causas que
inicialmente no están visibles. Esa característica de simplicidad lo vuelve una de las
herramientas más usadas cuando se trata de buscar la causa raíz de un problema.
1. Forma un equipo: Trata de formar un equipo de personas de diferentes
departamentos. Cada representante debe estar familiarizado con el proceso que será
investigado. Al formar un equipo multifuncional, recibirás puntos de vista únicos.
Esto te ayudará a recopilar suficiente información para tomar una decisión
informada.
2. Define el problema: Discute el problema con el equipo y realiza una declaración
clara del problema. Esto te ayudará a definir el alcance del problema que vas a
investigar. Esto es importante puesto que investigar un problema de amplio alcance
puede consumir mucho tiempo y tener límites borrosos.
3. Pregunta Porque: Empodera a una persona para que facilite todo el proceso. Este
líder del equipo hará las preguntas y tratará de mantener al equipo enfocado. Las
respuestas deben estar basadas en hechos y datos reales, en lugar de basarse en
opiniones emocionales. El facilitador debe preguntar "Por qué" tantas veces como
sea necesario.
o Consejo 1: No preguntes demasiados Porqués. Al hacerlo puedes terminar
recibiendo toneladas de sugerencias y quejas irrazonables.
o Consejo 2: Algunas veces puede haber más de una causa raíz. En estos
casos, el análisis de los 5 Porqués 5 se verá más como una matriz con
diferentes ramificaciones.
o Diagramas.
4. Toma acción: Después de que el equipo detecta la causa o las causas raíz, es hora de
tomar medidas correctivas. Cuando la decisión sea tomada, uno de los miembros del
equipo deberá ser el responsable de aplicar las acciones correctas y de observar todo
el proceso. Después de un cierto período de tiempo, el equipo deberá reunirse
nuevamente y verificar si sus acciones realmente tuvieron un impacto positivo.
CONSIDERACIONES:
No trate de resolver todo solo. Es importante contar con un equipo que conozca
bien el proceso y los detalles del problema que precisa ser corregido. Es importante
que este equipo tenga un facilitador.
El segundo punto es describir el problema, para que todos entiendan con claridad lo
que está sucediendo.
A continuación, el equipo puede comenzar preguntando “¿Por qué sucedió este
problema?”. Un equívoco que muchos equipos cometen en este momento es
responder esta pregunta con suposiciones o hipótesis. Eso sucede principalmente
con quien está iniciándose con el método y puede llevar al equipo a perseguir
problemas imaginarios. Por eso, es importante que cada respuesta sea fundamentada
en una evidencia.
Repita la pregunta “Por qué” hasta llegar a la causa raíz del problema. Como fuera
dicho anteriormente, cinco es sólo una referencia.
Saber el momento correcto de parar las preguntas y finalizar el análisis. Eso
generalmente ocurre cuando la pregunta es hecha y no se llega a una respuesta con
evidencias.
Definir qué acciones deben ser tomadas para corregir el problema y evitar que
vuelva a repetirse.
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