El archivo
La palabra Archivo procede del latín archivum aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los
magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad una institución o una persona elabora en el marco de
sus actividades y funciones. Puedes mencionarse como archivo la acción y efecto de archivar (guardar documentos, dar por terminado un asunto).
Hace varias décadas, los archivos eran exclusivamente físicos, dado que no existía la tecnología necesaria para almacenarlos digitalmente; antes de que las
compañías comenzaran a ingresarse sus documentos en base de datos contaban con inmensos depósitos repletos de altas estanterías en las cuales se conser -
vaban cajas y carpetas que luchaban inútilmente contra el deterioro propio del paso del tiempo.
A lo largo de dicho proceso de digitalización muchas empresas descubrieron que habían perdido parte de sus archivos a causa de la acción de la humedad la
cual produce la descomposición de la materia que luego es poblada por los hongos y devorada por los insectos. Por otro lado según el tipo de tinta utilizada
algunos documentos antiguos pueden mostrar perdida de nitidez al punto de haberse vuelto prácticamente ilegibles.
Ciertos libros y documentos no pueden ser descartados para ser remplazados por una versión digital ya que tienen un valor histórico que exige su conserva -
ción en formas físico. Sin embargo el paso de su contenido a un ordenador, así gente revisarlo y observarlo tantas veces como desee.
METODOS DE CLASIFICACION DE ARCHIVO
Un METODO DE CLASIFICACION DE ARCHIVOS es la secuencia lógica con la que se ordena la documentación. Que pude ser entre otros: I alfabéti-
co, numérico, geográfico, por asuntos cronológico entre otros. Se necesita conocer los requerimientos de las empresas sobre almacenaje de documentos y
sistemas de control sistemas de archivo y equipos disponibles en el mercado elementos esenciales para un adecuado almacenaje y control de documentos.
El método alfabético sirve de apoyo de las demás metodologías de trabajo de archivo como alfa por asuntos o de materia; alfa-numérico, alfa-geográfico,
alfa-cronológico; sencillo de manejar referencia directamente en gavetas principales no necesita archivo auxiliar.
Ventajas: sencillo de colocar, puede manejarse sin ningún tipo de información especial. La desventaja podría surgir problemas si el archivo lo manejan
varias personas.
El método numérico: asigna un código a cada una de las carpetas del archivo. Es método indirecto ya que necesita un archivo auxiliar. Consta de tres partes
archivo principal tarjetero, archivo, alfabético. Se utiliza en movimientos bancarios pólizas de seguro historias clínicas facturas recibidos registros de alum -
nos departamentos contables casos confidenciales. Ventajas: sencillo para conocer carpetas, el archivo se puede aumentar indefinidamente fichas utilizables
para otros fines. Desventajas: siempre necesita archivos auxiliares
El método geográfico: agrupa carpetas en orden geográfico, por países regiones territorios etc. Utiliza orden alfabético para localidades de manera descen -
dente país. Estados municipios población, etc. también se utilizan en oficinas de exportación movimientos bancarios pólizas de seguro historias clínicas
facturas recibos registros de alumnos departamentos contables casos de confidenciales departamentos de ventas secretaria de estado cadena d almacenes
oficinas de ingenieros y arquitectos. Desventajas las actividades no siempre se desarrollan en territorios específicos necesitan amplio conocimientos del
desplazamiento de todas las poblaciones y ciudades.
El método por asuntos: consiste en archivar la documentación por tema o contenido; son útiles para llevar correspondencia y papeles de una actividad
repetitiva. Se utiliza en departamentos de investigación científicas oficinas en donde el interés se enfoca en el cuadro general de la situación oficinas que
conservan material didáctico instituciones que requieren que sus productos se identifiquen por grupos. Ventajas sirven para agrupar documentos relaciona -
dos con un asunto en particular guardar expedientes completo pertenecientes a un producto especifico o una actividad determinada desventajas; puede
producirse olvido de papeles de un tema en otra carpeta.
El método alfanumérico: combina las clasificaciones alfabéticas y numéricas asigna un numero a cada letra del alfabeto cada carpeta dentro de un numero
(se numera consecutivamente) las carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los números se usan como referencia sobre la correspondencia.
