Unidad 3.
Trámites y Documentación
1. CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS
Según su titularidad:
- Empresas Públicas. Son aquellas empresas que están bajo el control del Gobierno, ya sea central, autonómico o local. La
Administración será, por tanto, titular de la compañía o de parte de ella.
- Empresas Privadas. Son entidades creadas por individuos particulares para desarrollar una actividad económica a fin de
conseguir beneficios. Según el número de personas que las constituyan, el capital social mínimo necesario y la responsabilidad
de los socios, adquieren una denominación u otra.
Según su forma jurídica:
- Empresario Individual. Empresas constituidas por un socio. Es la forma jurídica más sencilla, ya que solo hay un propietario. No
puede tener socios, aunque sí puede contratar trabajadores.
- Sociedades. Empresas constituidas por uno o varios socios. Aunque sean unipersonales, la característica que las diferencia de
las anteriores es que sí pueden tener socios. Igualmente, pueden contratar trabajadores.
1.1 Franquicias
Una franquicia consiste en la cesión por parte de un empresario (franquiciador) a una tercera persona (franquiciado), del derecho de
explotación de una propiedad industrial o intelectual propia y de la asesoría técnica necesaria, a cambio de una compensación económica
y de un porcentaje sobre los beneficios producidos.
- El franquiciador ofrece, es la marca y su prestigio, los productos apropiados, asesoramiento sobre cómo llegar el negocio (know
how) y acciones de marketing.
- El franquiciado deberá seguir las indicaciones del franquiciador y abonarle unas cantidades periódicas, que se denominan
regalías, canon o royalties.
- El acuerdo suele durar entre 5 y 30 años, con la posibilidad de cancelación anticipada mediante un preaviso.
- En España, los empresarios que quieran hacer una franquicia con su marca deben inscribirse en el registro de franquiciadores,
bien sea en el registro autonómico o en el registro central.
1.2 Elección de la Forma Jurídica
La elección de la forma jurídica es un aspecto fundamental, ya que implica exigencias en cuanto a:
- El número de socios.
- El capital inicial mínimo y máximo necesario.
- La protección del patrimonio personal de los socios en caso de deudas.
- Los impuestos a pagar.
- Los trámites exigibles para su constitución.
- La mayor o menor facilidad a la hora de transmitir a terceros el porcentaje de participación en la empresa.
- La imagen ante los clientes.
1.3 Funcionamiento de una Sociedad
· Cada socio aporta una cantidad de dinero para constituir la empresa y con ello adquiere una parte de la propiedad de la empresa.
· Las normas que los socios acuerdan, como cuántas veces reunirse, si pueden vender su parte a cualquier persona, etc., se recogen en
los Estatutos.
· La Junta General de Socios es la reunión periódica de los socios donde se toman decisiones que se recogen en un acta (similar a una
Junta de vecinos), por ejemplo, dónde invertir los beneficios, si es necesario aportar más capital, quién será el administrador.
· El Administrador se encarga de ejecutar las decisiones formadas en la Junta General de Socios. También tiene la representación legar
de la empresa, lo que significa que es responsable ante los tribunales por las actuaciones inadecuadas de la empresa.
Esto es así en todas las formas jurídicas menos en la Cooperativa.
Número de Socios
Es la única forma jurídica que solo puede ser unipersonal. Se pueden contratar trabajadores, pero no se pueden
Empresario Individual
tener socios.
Pueden estar constituidas por varios socios:
· Las sociedades anónimas y limitadas pueden tener uno o más socios.
Sociedades · La sociedad limitada de nueva empresa debe estar integrada entre 1 o 5 socios.
· Las sociedades laborales y las cooperativas necesitan un mínimo de 3 socios, puesto que no está permitido que
ningún socio que, además, sea trabajador en la empresa, posea más de un tercio del capital de esta.
Capital Inicial
Empresario Individual No requiere capital inicial, puesto que no tiene que inscribirse en el Registro Mercantil ni constituirse ante notario.
Se exige la aportación de un capital mínimo para empezar la actividad. En función de la personalidad jurídica de las
Sociedades
empresas, la cantidad a desembolsar es distinta.
Trámites a Realizar
Empresario Individual Requiere menos requisitos para inicial la actividad económica.
Sociedades Deben cumplir varios requisitos para iniciar la actividad económica.
Transmisión de Porcentaje en la Empresa
Empresario Individual Al ser el único socio, no tiene limitaciones al respecto.
Sociedades Está sujeta a unas normas:
· Sociedad limitada. Los socios pueden transmitir sus participaciones solo a otros socios de la empresa o a familiares
directos. La razón es evitar cambios sustanciales en la empresa. No obstante, los estatutos de la sociedad pueden
recoger otros acuerdos diferentes adaptados por los socios, flexibilizando así esta limitación.
· Sociedad anónima. Los socios pueden vender libremente sus acciones. En este caso, más que garantizar la identidad
del nuevo socio, lo que interesa es afianzar la aportación de capital.
Imagen ante los Clientes
Empresario Individual Tiene más dificultad para acceder a clientes y proveedores por la sensación de impermanencia que transmite el
hecho de trabajar solo.
Sociedades Dan mayor sensación de permanencia y, consiguientemente, de fiabilidad.
Notas
La responsabilidad de los socios. Se refiere a la manera de afrontar el pago de deudas cuando estas superan los bienes que posee la empresa.
- Responsabilidad limitada: las deudas se cubren solo con los bienes de la empresa. Si no fuera suficiente, la empresa no podría pagar a sus
acreedores.
- Responsabilidad ilimitada: las deudas se pagan con el patrimonio mercantil, es decir, los bienes corporativos. Si no fuera suficiente, se cubrirían
las deudas restantes con el patrimonio personal del empresario. El riesgo que se asume es mayor.
1.4 Carga Fiscal
Todas las empresas pagan impuestos por los beneficios que obtienen, pero se diferencian en qué impuesto pagan y en el tipo impositivo.
- Impuesto de Sociedades. El tipo es fijo, de manera que no cambia cuando la empresa tiene buenos resultados, ni cuando
obtiene pocos beneficios. Se liquida en julio, aunque hay que presentar una declaración trimestral y pagos fraccionados en los
meses de abril, octubre y diciembre.
- IRPF. El tipo impositivo se incrementa cuando el empresario tiene grandes beneficios, pero se reduce cuando no está generando
ingresos. Sin embargo, el tipo mayor es superior al del impuesto de Sociedades. Se liquida al hacer la declaración de la renta
en el mes de mayo, pero hay que presentar una declaración trimestral donde se abona el 20% de los beneficios obtenidos hasta
el momento. Para empresas de reciente creación, este porcentaje trimestral es del 9%.
Para calcular los beneficios de su actividad empresarial, los empresarios individuales pueden optar por dos regímenes:
- En la estimación directa, se suman ingresos y se descuentan deducciones para obtener los beneficios conseguiros, de manera
que el emprendedor debe llevar un registro minucioso de cada pago e ingreso realizado.
- En la estimación por módulos, se tienen en cuenta las características de la empresa, como el número de trabajadores, el tamaño
del local, etc., de manera que se facilita el cálculo.
Los tipos impositivos que se aplican son los siguientes:
- En el impuesto de sociedades, se aplica con carácter general un 25%. No obstante, las empresas de nueva creación tributarán
al 15% durante los dos primeros años que obtengan beneficios y las cooperativas fiscalmente protegidas tendrán un tipo del
20%.
- En el IRPF los tipos que se aplican dependen de los beneficios conseguidos, agrupados en tramos. Actualmente hay 5 tramos,
cuyos tipos impositivos son: 19%, 24%, 30%, 37% y 45%.
A. Formas Jurídicas más Habituales
B. Formas Jurídicas menos Habituales
- Sociedad Civil. Es un contrato de colaboración por el cual 2 o más personas se obligan a poner en común bienes o dinero,
trabajo o industria con ánimo de repartir entre sí las ganancias. (Socios capitalistas y Socios Industriales)
- Comunidad de Bienes. Es una agrupación de varias personas que comparten la propiedad de una cosa o derecho “Pro indiviso”,
esto es, el objeto pertenece indistintamente a más de una persona.
- Sociedad Comanditaria. Sociedad que integra socios colectivos (aportan capital, trabajan y responden personal, subsidaria y
solidariamente de las deudas sociales) y socios comanditarios (aportan capital y tienen responsabilidad limitada a su
aportación). Puede ser comanditaria simple, si no está obligada a auditar sus cuentas anuales ni a depositarlas en el Registro
comercial, o comanditaria por acciones, en caso contrario.
- Sociedad Colectiva. Sociedad mercantil de carácter personalista en la que, al menos, dos socios actúan en nombre colectivo.
No requiere un capital social mínimo. La responsabilidad es ilimitada, respondiendo subsidiaria, personal y solidariamente de
las deudas sociales. Además, la normativa ha creado otro tipo de formas jurídicas, como la sociedad agraria de transformación,
la sociedad de garantía recíproca, las entidades de capital riesgo y la agrupación de interés económico, cuyo estudio transciende
los objetivos de este libro.
2. TRÁMITES PARA LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA
La Ventanilla Única Empresarial (VUE) ofrece servicios integrados de tramitación y asesoramiento empresarial. Asimismo, puede realizar
funciones propias de una PAIT.
La VUE dispone de una red de centros presenciales de tramitación, así como de un servicio gratuito de asesoramiento on-line.
Asimismo, para facilitar la tramitación con otras Administraciones Públicas, hay 2 recursos:
- Sistema RED, Cualquier empresa puede realizar aquí sus gestiones ante la SS.
- Sistema Contrat@, Trámites ante el SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal)
Recientemente, se ha creado la Ventanilla Única del Emprendedor, un nuevo recurso que no debe confundirse con la VUE, enfocada a la
información y asesoramiento. Así, informa sobre ayudas y subvenciones, cuestiones legales y jurídicas permite tutelar el plan de negocio.
En la siguiente tabla se presentan los trámites de constitución y puesta en marcha de la empresa.
3. TRÁMITES DE CONSTITUCIÓN
Los trámites de constitución son los que hacen que la empresa tenga personalidad jurídica.
- El empresario individual no realizará ningún trámite de constitución, dado que ya es una persona física.
- Las sociedades deben cumplir varios requisitos que se detallan a continuación.
3.1 Certificación Negativa de la Denominación Social
La obtención de este certificado es necesaria para asegurarnos de que no existe ningún otro negocio que lleve el nombre que queremos
poner a nuestra razón social.
El Registro Mercantil es una oficina pública donde todas las empresas tienen obligación de inscribirse y de hacer constar cualquier
sustancial que se produzca. La documentación recogida por le RM de cada provincia se traslada al Registro Mercantil Central (RMC), que
centraliza toda la información de acceso público y la ofrece a las personas interesadas previo pago.
3.2 Apertura de Cuenta Bancaria
· Los pagos y cobros que se realicen en nombre de la sociedad deben efectuarse a través de una cuenta bancaria a nombre de dicha
empresa.
· La cantidad mínima para abrir la cuenta será la determinada según el requisito legal de cada tipo de sociedad. No obstante, deberían
aportarse cantidades superiores, las que garanticen la actividad empresarial durante los primeros meses, mientras no haya ingresos.
3.3 Elaboración de los Estudios y Firma de la Escritura de Constitución
· Los estatutos sociales son las normas que van a regir la sociedad. Incluyen los datos de la empresa, de los socios y los acuerdos adoptados
entre ellos, es decir, nombre, objeto social, capital social, domicilio social, régimen de participación de cada socio, etc.
· La escritura de constitución es el documento legal sobre los propietarios de la empresa y su porcentaje de participación, el órgano de
administración, los estatutos, etc. Se firma ante notario, con el fin de darle autenticidad y validez legal.
3.4 Solicitud del NIF provisional
El NIF o Número de Identificación Fiscal (antes CIF) sirve para identificar la sociedad ante la Agencia Tributaria. El NIF provisional será
sustituido por el NIF definitivo una vez registrada la empresa.
3.5 Liquidación del impuesto ITP/AJD
Cuando se abre la cuenta bancaria, se ingresa el capital social inicial. Es una transmisión patrimonial, por lo que se debe abonar el
Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP/AJD), que será siempre el 1 % del dinero aportado.
Una vez liquidado, la empresa ya puede ser inscrita en el registro correspondiente.
En caso de disolución de la sociedad, los bienes se liquidan y, después de pagar las deudas, se reparten entre los socios. En este caso,
también se paga este impuesto, ya que los socios han recibido una transmisión patrimonial.
3.6 Inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil
- Las empresas inscriben en el Registro Mercantil de la provincia correspondiente sus momentos vitales: la constitución, la ampliación, la
fusión, la escisión, la disolución…
- La creación de la figura del empresario de responsabilidad limitada obliga a que este comparezca ante el notario y declare formalmente
su voluntad de adquirir la condición de empresario de responsabilidad limitada (ERL). El notario se encargará luego de los trámites
oportunos para que figure inscrito como ERL en el Registro Mercantil.
- Una vez inscritas, las sociedades están obligadas a hacer constar en toda la documentación que generan los datos identificadores en el
Registro Mercantil. El incumplimiento de esta norma puede originar una multa de hasta 3 000 €.
3.7 Inscripción de la sociedad en otros registros
Algunas empresas requieren de manera adicional estar inscritas en un registro especial.
Por ejemplo, las empresas de venta a distancia, franquiciadoras, empresas editoriales, empresas cinematográficas, industrias y
establecimientos alimentarios, centros de animales de compañía, embotelladores y envasadores de vinos y bebidas alcohólicas, e
industrias electrónicas, de telecomunicación, informáticas o automovilísticas.
4. TRÁMITES DE PUESTA EN MARCHA
Los trámites de puesta en marcha son aquellos que la empresa debe realizar, una vez adquirida la personalidad jurídica, para comenzar
su actividad económica.
4.1 Obligaciones con Hacienda
- Obtención del NIF definitivo. Recuerda que el NIF provisional debe reemplazarse por el NIF definitivo.
- Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. La Administración Tributaria dispone de un Censo de Obligados
Tributarios dentro del cual se encuentra el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, en el que deben darse de alta las personas
o entidades que vayan a desarrollar actividades empresariales o profesionales. Además, las personas jurídicas deben incluirse en el Censo
de Tributarios Obligados.
- Alta en el Censo de IVA. Es necesario para retener el IVA en las facturas que se emitan y deducirlo en las que se abonen.
- Alta en el IAE. Es un tributo que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas. Están exentos del pago los
empresarios individuales y las sociedades que tengan una cifra de negocios inferior a un millón de euros.
Todos los trabajadores están obligados a darse de alta en la Seguridad Social y a cotizar mensualmente. Los trabajadores asalariados
abonan alrededor de un 7 % de su Base de Cotización, mientras que la empresa está obligada al pago del 28 % restante,
aproximadamente. Por el contrario, los socios emprendedores abonan alrededor de un 30 % de la Base de Cotización.
Es preciso que la empresa esté inscrita en este organismo e identificada con un número propio, teniendo en cuenta que debe informarse
de todos los centros de trabajo de que dispone la compañía.
Los empleados, al ser trabajadores por cuenta ajena, se dan de alta en el Régimen General de la Seguridad Social. Los socios, al ser
trabajadores por cuenta propia, se dan de alta en un Régimen Especial, el de los autónomos, más conocido como RETA (Régimen Especial
de Trabajadores Autónomos).
Estas son las obligaciones que empresas y trabajadores tienen con Hacienda:
- Inscripción de la empresa. La inscripción de la empresa es el procedimiento por el que la Tesorería General de la Seguridad
Social asigna a la empresa un número para su identificación y para el control de sus obligaciones con la Seguridad Social.
- Solicitud del libro de visitas. El libro de visitas es obligatorio para todas las empresas y autónomos, aunque no tengan
trabajadores a su cargo, y debe presentarse al inspector de trabajo siempre que se solicite. Debe tenerse un libro por cada
centro de trabajo.
- Alta de los socios en el RETA. Darse de alta en el RETA es obligatorio para los empresarios individuales y para los socios, aunque
algunos tipos de sociedades admiten la posibilidad de que los socios estén encuadrados en el Régimen General. Es el autónomo
el que elige la cantidad a abonar. A estas bases se les aplica un porcentaje, que varía según se quiera estar más o menos cubierto
en situaciones de enfermedad o accidente.
- Alta de los trabajadores en el Régimen General de la Seguridad Social. El alta del trabajador en el Régimen General genera el
derecho a estar cubierto por este organismo y la obligación de cotizar mensualmente. Estas cuotas son abonadas en un 6,7 %
por el trabajador y entre el 25-35 % por la empresa. Si fuera la primera vez que trabaja, previamente hay que solicitar la
afiliación del trabajador.
- Una vez concertado el contrato o bien la prórroga de este, debe ser comunicado al Servicio Público de Empleo en un plazo de
diez días.
5. OTROS TRÁMITES
Además de los trámites en la Seguridad Social y en Hacienda, el emprendedor debe realizar unas gestiones en el Servicio de Empleo, el
Ayuntamiento y, a veces, en la Oficina de Patentes.
Comunicación de las contrataciones al Servicio de Empleo. Debe ser entregada al Servicio Público de Empleo una copia del contrato,
firmado por el empresario y el trabajador, en un plazo de diez días desde su firma.
Solicitud de licencias municipales. El inicio de una nueva actividad en un local conlleva la obligación de solicitar algunas licencias ante el
Ayuntamiento:
– Licencia de actividades e instalaciones. Obligatoria antes de abrir un local al público por primera vez.
– La llamada «auto licencia exprés» reduce las cargas administrativas para abrir un comercio al por menor de reducidas dimensiones.
– Licencia de obras. Debe solicitarse en el supuesto de realizarse obras.
– Licencia por cambio de titularidad o de actividad.
Registro de la Propiedad Industrial. Se puede registrar una patente de invención, un modelo de utilidad, un diseño industrial, una marca
o un nombre comercial en la Oficina Española de Patentes y Marcas. Esto protege a la empresa frente a copias no autorizadas.
Fase 1. Elegir una forma jurídica
La forma jurídica puede beneficiarnos o, por el contrario, convertirse en un hándicap al impedirnos, por ejemplo, en una cooperativa
contratar trabajadores si no se cuenta con un número concreto de socios cooperativistas; o en una sociedad limitada nueva empresa
resultaría imposible incorporar un nuevo socio si la empresa ya está integrada por cinco.
Por ello, no solo deben tenerse en cuenta los aspectos fiscales o el desembolso inicial de capital preciso, todos los criterios que son
determinantes: como número de socios, el capital inicial mínimo o máximo necesario, la protección del patrimonio personal de los socios,
los impuestos, los trámites exigibles para su constitución, la facilidad a la hora de transmitir a terceros el porcentaje de participación en
la empresa y la imagen ante los clientes.
Fase 2. Trámites de constitución o de puesta en marcha
Dado que se trata de una simulación, no podrás cumplimentar los formularios que se exigen, pero sí podréis redactar los estatutos.
Ayuda práctica:
Cumplimentad el formulario correspondiente a la forma jurídica que elijáis para vuestra empresa. Encontraréis los modelos en este
enlace http:
www.crear-empresas.com/formularios-estatutos-contratos
Fase 3. Registro de la propiedad intelectual
Una patente de invención es un título que reconoce a su titular el derecho de explotación en exclusiva de un producto.
Las inversiones realizadas por el trabajador a raíz de una actividad de investigación contenida en su contrato pertenecen al empresario.
- Un modelo de utilidad protege modificaciones en la configuración, la estructura o la constitución de un producto. La duración de
la protección es de diez años improrrogables.
- Un diseño industrial supone una modificación en la apariencia del producto y no en su funcionalidad o utilidad. La protección se
otorga por cinco años y es renovable.
- El registro de marcas y nombres comerciales no es obligatorio para comenzar una actividad empresarial. Se adquiere por medio de
su inscripción en el Registro de Marcas de la Oficina Española de Patentes y Marcas.
o La marca alude a cualquier signo o denominación que identifica el producto o servicio.
o El nombre comercial se refiere a la denominación que identifica a una empresa y que sirve para distinguirla de la competencia.
o La denominación social es el nombre con el que se inscribe la compañía en el Registro Mercantil.
- La Marca de la Unión Europea solo puede ser solicitada en un país, pero su protección abarca a la totalidad de la Unión Europea.
