Semana 02 Control de Inventario

4. CONTROL DE INVENTARIOS
Cuando se requiere definir o ejercer un control, en primer lugar, se debe definir, al menos lo siguiente:
 Qué es lo que se desea controlar, lo cual puede ser: inventario de mercaderías, activo fijo, ingresos, asistencia del
personal, etc.

 Cuál va a ser el control o método que se va a aplicar, dependiendo del bien a controlar será el método de control
a aplicar, por ejemplo, si se quiere controlar el inventario de mercaderías, unos procedimientos a aplicar serán
entre otros inventarios periódicos.

 Los recursos que se verán involucrados en dicho control (costo), en este punto se debe evaluar cuál será el
personal idóneo para ejercer el control, cuál será el costo financiero en que se incurrirá, etc.

 Beneficio que se obtendrá por dicho control. Cuando se quiera aplicar un control, es necesario visualizar cual será
el beneficio de su aplicación, por ejemplo, un control de inventario nos permitirá saber: la cantidad real de
existencias, su estado de conservación, detectar necesidades de realizar nuevas compras, detectar excesos de
mercaderías, etc.

En el presente punto, se hará alusión específicamente al control de inventario, por lo tanto, es necesario tener
claridad en cuanto a qué son los inventarios.
Los inventarios se pueden definir como aquellos recursos útiles que se encuentran ociosos en algún momento
determinado en la empresa, éstos pueden ser recursos transables, como lo es el caso de las mercaderías o productos
terminados, insumos tales como las materias primas, productos en proceso, materiales destinados al proceso
productivo, etc. También podría tratarse de recursos humanos o espacios físicos no utilizados en la empresa, etc.
El principal problema que se presenta con los inventarios es determinar el punto óptimo, el cual es determinado
con la finalidad de maximizar los recursos de la empresa. Es preciso recordar que los inventarios son recursos ociosos,
pero que son necesarios para cumplir satisfactoriamente ante la demanda de éstos.
Hay que tener presente que la inexistencia de materias primas dentro del proceso productivo, paraliza al
departamento de producción haciéndolo incurrir en elevados costos por capacidad ociosa, por otro lado, el costo de
mantener inventarios en exceso, puede ser muy perjudicial para la empresa.
Para el caso de las empresas distribuidoras, la falta de mercaderías, producen un desabastecimiento del mercado
y como consecuencia de ello, entrarán nuevos competidores para satisfacer la demanda por dichos productos. En el caso
del comercio detallista, la falta de los productos, hace que los clientes satisfagan sus necesidades comprando en las
tiendas de la competencia, provocando incluso la pérdida del cliente, debido a que éstos harán todos los esfuerzos
necesarios para encantar al cliente.
Las principales razones para mantener inventarios, son entre otras las que se enumeran a continuación:

a) Proporcionar servicio a clientes con demandas variables, las cuales pueden ser inmediatas o estacionales (en
determinadas épocas del año). La demanda de los clientes no es 100% predecible por lo que se requiere de inventario
para cubrir las variaciones de los pedidos.
b) Aprovechar economías de escala, generalmente la producción y transporte de artículos en altos volúmenes, es menos
costosa, así como la adquisición de productos en gran cantidad, hace influir en el precio.
c) Protegerse contra los errores de los proveedores, la escasez de productos o evitar faltantes.
d) Mejorar el nivel de las actividades de producción, estabilizando el empleo y mejorando las relaciones de trabajo.
Cuando existen demandas estacionales, los inventarios ayudan a suavizar los procesos productivos.
e) Desfasar las etapas sucesivas en operaciones para que las fallas no detengan el sistema.
f) Facilitar la producción de diferentes productos en las mismas instalaciones.
g) Proporcionar un medio de obtener y manejar materiales en lotes de tamaño económico y obteniendo descuentos por
cantidad.
h) Proporcionar un medio para eliminar los riesgos de incertidumbre sobre los precios futuros y las entregas, tales como
huelgas, incrementos de precio e inflación.
 Los controles empleados para prevenir el fraude en los inventarios de la empresa se basan en una distribución
adecuada de las funciones de compra, recepción, almacenamiento, tesorería y contabilidad. Consiste en ejercer medidas
de protección física y mantener una contabilización eficaz. Puede que estos controles no sirvan para impedir todos los
fraudes posibles pero, por lo general, deberían detectarlos antes de que se ocasionen pérdidas demasiado grandes.
Los procedimientos referentes a los inventarios y suministros deben ofrecer seguridades razonables a la empresa contra
pérdidas por desperdicios, robos, descuido en las compras, etc., y deben también producir información segura sobre
el movimiento y composición de las mercancías. Los métodos por los cuales se pueden obtener estos resultados, varían
desde luego, con el tamaño y clase de negocio. Estos factores también determinan, en gran parte, hasta qué grado la
existencia de mercancías puede estar sujeta a control efectivo.
El control es fundamental en cualquier organización, puesto que los inventarios comprenden generalmente la
cuenta del activo circulante que compromete más inversión, por lo tanto, se hace indispensable la aplicación de estrictas
medidas de control interno para garantizar un correcto funcionamiento acorde con las políticas y planes de la
administración del negocio. Una manera de mantener un control adecuado de los inventarios es a través de un sistema
de código de barras, el cual permite clasificar los distintos productos minimizando los errores que se pudieren cometer
con un control manual.

4.1. Clasificación de los Inventarios

Dependiendo del tipo de empresa de que se trate, dependerá el tipo de inventarios que serán almacenados, por
ejemplo, una fábrica almacenará materias primas, productos en proceso y productos terminados, una empresa
distribuidora almacenará mercaderías y para el caso de una empresa de servicios, sus inventarios estarán conformados
por insumos.
Además de definir los inventarios por el tipo de producto de que se trate, es necesario conocer la finalidad o
destino de cada tipo de inventario que pueda existir en una empresa. A continuación, se definirán los tipos de inventarios
más utilizados:
a) Inventario final: este inventario se realiza al término del ejercicio económico, generalmente, al finalizar el periodo y
puede ser utilizado para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas las
operaciones mercantiles de dichos períodos.
b) Inventario inicial: es el que se realiza al dar comienzo las operaciones. Éste debe ser igual al saldo del inventario final
inmediatamente anterior.
c) Inventario físico: es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de
bienes que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas.
d) Inventario de productos terminados: este tipo de inventario es para todas las mercancías que un fabricante ha
terminado de producir y están listas para vender a su cliente.
e) Inventario de materias primas: en él se representan existencias de los insumos básicos que se utilizarán en el proceso
de fabricación de una compañía.
f) Inventario de productos en proceso: son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros
materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que se llegará a conformar, ya sea un sub-ensamble o
componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventarios en
procesos.
g) Inventario máximo: debido al enfoque de control, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar demasiado
alto y costoso para algunos artículos. Motivo de lo anterior, se establece un inventario máximo a soportar.
h) Inventario mínimo: es la cantidad mínima del inventario que se podrá mantener con la finalidad de no afectar el
normal proceso de la empresa.
i) Inventario disponible: es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.
j) Inventario de seguridad: son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre
en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas,
protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas,
vacaciones o unidades que al ser de la mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido
a fluctuaciones inciertas de la demanda.
k) Inventarios estacionales: los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir más económicamente la
demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. También estos
inventarios son utilizados para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan
que contratarse o despedirse frecuentemente.
 Desde el punto de vista del control de inventario, hay que hacer, al menos dos distinciones:
– La primera se refiere al control o registros contables, el cual determina las cantidades físicas teóricas y su valuación
económica, esto es, saber cuántas unidades de cada producto existe y cuál es su valor de costo o monto de la inversión.
– La segunda, se refiere a la existencia física, lo cual determina la real situación de cada producto inventariado, dicho de
otra manera, corresponde verificar la cantidad y calidad de los productos. En adelante se tratará este tema en mayor
profundidad.

4.2 Control Contable

El objetivo del inventario que registra la contabilidad, es saber cuánta es la inversión que posee la empresa para
satisfacer sus necesidades. El registro contable permite determinar entre otros:
1. El monto invertido, esto es determinar cuál es el valor económico de los productos almacenados, así como también la
cantidad de éstos.
2. Permite determinar el costo de los artículos producidos o vendidos, para de esta forma determinar el valor de
comercialización.
3. Permite determinar el nivel de rotación de los artículos y poder analizar si el nivel de inventario satisface los
requerimientos en cantidad, calidad y oportunidad.
4. Al registrar las devoluciones de compra y devoluciones de utilización o venta de los productos, permite evaluar la
eficiencia en el proceso de compras y el nivel de satisfacción de parte del consumidor de los productos.

4.3 Métodos de Valorización de Existencias

Debido a que las existencias comúnmente se adquieren a precios distintos, cuando éstas disminuyen, ya sea por
las ventas, por los castigos, por los daños u obsolescencia de las mismas, surge la necesidad de establecer algún método
para valorizar dicha disminución.
Aunque los métodos que se describirán a continuación se aplican para valorizar las salidas de mercaderías en una
empresa comercial, no significa que su aplicación se limite sólo a este tipo de empresas. En las fábricas, por ejemplo; se
utilizan para valorizar las salidas de materias primas desde la bodega al proceso productivo, para valorizar las
transferencias de productos dentro del proceso o desde la fábrica a la bodega de productos terminados, y para valorizar
las salidas de estos productos cuando se venden.
El valor de los productos disponibles en inventario, están representadas por el valor del costo de la existencia
inicial, más el valor de costo de las compras realizadas y las devoluciones durante el período. Por lo tanto, producto de la
variación del precio de compra, el valor de costo de la existencia final, estará determinado por el método que se emplee
para valorizar las salidas de las mercaderías que se vendan o castiguen.
(+) Valor del Inventario Inicial
(+) Compras del Período
(+) Devoluciones a Bodega
(-) Salidas de Bodega
(-) Devoluciones de Compras
(=) Valor del Inventario Final

Hay que tener presente que, para los efectos de movimientos físicos de los productos, no influye el costo de
éstos, ya que la salida probablemente se realizará de acuerdo a lo perecible o estado de los productos, sin embargo,
desde el punto de vista contable, es fundamental saber el valor de los artículos que salen, ya sea, para determinar el
costo de venta, cuando se trate de productos terminados o para saber cuál es el costo en que se incrementará el
producto en su fabricación.
Un factor fundamental para determinar el costo o valor de los inventarios, lo da la política de valorización que fije
la empresa. Contablemente se habla de tres métodos de valorización o determinación del costo de los productos:
a) FIFO, primeros en entrar, primeros en salir, esto quiere decir que el costo que se asigna a los productos que salen, son
al costo de las primeras adquisiciones, de esta forma el inventario queda valorado al costo de las últimas adquisiciones.
b) LIFO, últimos en entrar, primeros en salir, en este caso, el costo que se les asignan a los productos que salen,
corresponde al de las últimas adquisiciones, por lo tanto, los inventarios quedan valorizados al precio de las primeras
adquisiciones,
c) PPP, precio promedio ponderado, este es un valor promedio que se calcula en base al saldo de costo total de
adquisición, dividido por el total de unidades que queden en existencia.
 A continuación, se hará un análisis comparativo sobre el registro y cálculo del valor de los productos en
inventario, identificando un proceso para cada método de determinación del costo.
El Formato tipo de una Tarjeta de Existencia, independiente del método de valorización adoptado, se puede
representar de la siguiente manera:

4.3.1 Método: Primeras en Entrar Primeras en Salir (FIFO o PEPS.)

El método de primeras en entrar, primeras en salir, determina como costo de salida el valor de costo asignado a
los productos más antiguos.
Ejemplo
a) Inventario Inicial de Artículo A, por 100 unidades, con un valor de costo de $ 500 cada una.
b) Compras de 20 unidades del Artículo A, el día 20 de enero a un valor de $ 550, cada una.
c) Salida de Bodega a producción de 110 unidades el día 25 de enero.
d) Compra de 80 unidades del Artículo A, el día 30 de enero a un valor de $ 530, cada una.
e) Salida de Bodega a producción de 60 unidades el día 31 de enero.

Desarrollo:
A continuación, se presenta cómo se completa una tarjeta de existencias

4.3.2 Método Últimas en Entrar Primeras en Salir (U.E.P.S.)

Este método indica lo contrario al FIFO, es decir, el costo asignado a la salida de los Artículos, está determinado
por las últimas compras. A continuación, se analizará el mismo ejemplo anterior para ver la diferencia.

Ejemplo
a) Inventario Inicial de Artículo A, por 100 unidades, con un valor de costo de $ 500 cada una.
b) Compras de 20 unidades del Artículo A, el día 20 de enero a un valor de $ 550, cada una.
c) Salida de Bodega a producción de 110 unidades el día 25 de enero.
d) Compra de 80 unidades del Artículo A, el día 30 de enero a un valor de $ 530, cada una.
e) Salida de Bodega a producción de 60 unidades el día 31 de enero.
Desarrollo:

4.3.3 Método Precio Promedio Ponderado (PPP)

Este método registra el costo de salida de los Artículos, en base al promedio del costo acumulado. La forma de
cálculo se determina dividiendo el saldo total en pesos por el saldo en unidades. Tomando en consideración el mismo
ejemplo para verificar las diferencias, se tiene:
Ejemplo
a) Inventario Inicial de Artículo A, por 100 unidades, con un valor de costo de $ 500 cada una.
b) Compras de 20 unidades del Artículo A, el día 20 de enero a un valor de $ 550, cada una.
c) Salida de Bodega a producción de 110 unidades el día 25 de enero.
d) Compra de 80 unidades del Artículo A, el día 30 de enero a un valor de $ 530, cada una.
e) Salida de Bodega a producción de 60 unidades el día 31 de enero.

Desarrollo:

Como se puede apreciar, el valor del inventario final y costo unitario de los Artículos, varía dependiendo del
método de valorización adoptado por la empresa, la diferencia entre ambos, va a depender de las variaciones del precio
de compra, debido a que si el precio de compra es constante en todo el período, el valor del inventario final, será el
mismo para cualquier método.
Por último, es importante destacar que el control contable indica las cantidades físicas y valores que debieran
existir a un momento determinado, sin embargo, nada asegura que dichas cantidades realmente existan o que su estado
de conservación es el óptimo y que efectivamente dichas unidades son aptas para los fines que han sido establecidos.
Motivo de lo anterior, es necesario que el inventario teórico sea cotejado periódicamente con el inventario físico ya que
de esta forma se podrá analizar el costo y estado real de los productos.
 Control Físico
Tal como su nombre lo indica, el inventario físico, permite determinar exactamente las cantidades de productos
en stock y el estado en que se encuentran.
Al parecer se tendería a pensar que el control contable, no es el más adecuado, en comparación con el control físico, sin
embargo, ambos son tan importantes que no se puede suplir uno en favor del otro, por el contrario, es necesario que
ambos sean analizados por separado para luego ser cotejados y determinar las diferencias que se pudieren producir.
Las diferencias físicas que se detecten, tanto a favor como en contra, respecto del inventario teórico (según
registros contables), deben ser cuidadosamente analizadas debido a que esas diferencias por lo pequeñas que pudieran
ser, pueden arrastrar un problema mucho mayor. Por ejemplo, un inventario físico mayor al registrado contablemente,
puede deberse a circunstancias tales como: no haber registrado oportunamente los artículos al ingresar a bodega, existir
registros de salida o devoluciones de artículos que aún no han salido de la empresa, existir un mal registro contable de
los artículos situación que puede ocurrir cuando son productos de similares características, etc.
Otro problema que se puede presentar, es que los registros contables, arrojen saldos mayores a los existentes
físicamente, esta situación puede ser producto de salidas no registradas, mermas por robos, duplicidad en los registros
contables, etc.
Dado lo anterior, y debido a que las diferencias de inventario, se pueden deber a variadas situaciones, tanto
voluntarias como involuntarias, es siempre recomendable aclarar a entera satisfacción las diferencias detectadas. Esto
ayudará a mejorar los controles y hacer más efectivo y eficiente el control de los inventarios.

4.4.1 Toma de Inventario Físico

La toma de inventario físico, es uno de los procedimientos que entrega evidencia sobre la existencia física de los
inventarios que posee la empresa. Este procedimiento consiste en contar la totalidad (en un 100%) de los productos
almacenados, además de verificar su estado de conservación.
Dentro de los tipos de inventario físico o conteo que se realizan en una empresa, se tiene: inventario de
mercaderías, de materias primas, de productos en proceso, inventario de activos fijos, etc. Independiente del tipo de
inventario de que se trate, es recomendable tener en cuenta ciertas consideraciones, para evitar error en el conteo y no
alterar el proceso normal de la empresa, de entre los cuales se pueden mencionar:

a) Seleccionar el personal idóneo y capacitado para realizar el inventario, esto es necesario cuando el inventario se
realiza a artículos de compleja identificación.
b) Debe existir cierta independencia (segregación de funciones) entre las personas que realizan el inventario y el
responsable de éstos.
c) Establecer controles al ingreso de las bodegas con la finalidad de registrar cualquier movimiento de productos durante
el conteo. Esto es fundamental, cuando el inventario se realiza con bodegas abiertas (la empresa no paraliza sus
funciones durante el inventario, por lo tanto existen movilidades de productos).
d) Realizar un corte documentario de la documentación que se utiliza en la empresa para registrar los movimientos
de productos.
e) Los inventarios siempre se deben hacer de barrido, esto es, se deben contar todos los productos que se encuentren al
paso. Previo al conteo se deben ordenar todos los productos.
f) Se deben utilizar marcas o etiquetas que identifiquen los productos que ya fueron contados, para evitar duplicidad
de conteo.
g) Utilizar planillas con descripción y códigos que eviten confundir el registro de los productos contados. En el listado que
se genere para inventario, no se deben indicar pre impresas las cantidades que debieran existir.
h) En lo posible, los inventarios se deben tomar con las bodegas cerradas, de esta forma al no existir movimiento de
productos dentro de ella, el conteo es más seguro.
i) En caso de detectar productos dañados u obsoletos, se deben identificar de forma inmediata, para hacer las
observaciones correspondientes.

A diferencias de los arqueos (recuento de dinero y documentos que representen valores en caja), los inventarios,
no resulta eficiente tomarlos en forma sorpresiva, debido a que generalmente implican un trabajo previo de ordenar y
planificar los procesos productivos, con la finalidad de no entorpecer el normal funcionamiento de la empresa. Por
ejemplo, es común que, en las tiendas comerciales y supermercados, el inventario se realice en la noche o se cierre el
establecimiento al público.
La siguiente figura, representa una hoja de trabajo para toma de inventario
Figura N° 7: Hoja de Trabajo

4.5 Sistema de Control de Inventario ABC

Un eficiente sistema de control de inventario no tratará por igual a todos los productos en existencia, sino que
aplicará métodos de control y análisis de acuerdo a la importancia relativa de cada producto.
En cada empresa se utilizan diferentes productos, cada uno de ellos tienen sus propias características, por lo
tanto, cada uno de ellos necesita de un manejo particular dependiendo de su importancia en los procesos de la empresa
y de las posibilidades de adquisición. El pensar que todos los productos se deben controlar de la misma manera, es una
visión limitada de la realidad, lo que implica desgaste y sobre todo, costos innecesarios.
Un ejemplo que clarifica lo anterior se puede ver en una empresa constructora, respecto del control del cemento
y del ripio, en este caso, el control del cemento debe ser mucho más riguroso debido a las posibilidades de deterioro o
pérdidas del producto, en cambio los riesgos de pérdidas del ripio, son mínimos.
El planteamiento general del método ABC puede ser enunciado de la siguiente forma:

“En cualquier inventario, una pequeña fracción determinada en términos de elementos,

representa una fracción mayoritaria en términos de efectos”.

Desde el punto de vista de la efectividad económica, este planteamiento fundamenta la necesidad de la

clasificación del inventario y de su control selectivo.
El Sistema de Control de Inventario ABC, es un método que permite controlar los inventarios mediante una
clasificación de prioridades, la cual se realiza de acuerdo a la cantidad de producto y el valor unitario que representa
cada uno de ellos.
Las características del sistema de clasificación ABC, se resume en la siguiente tabla:
Grupos Cantidad Valor Grado de Tipos de Inventario de Procedimiento de Pedidos
(% de Artículos) (% de $) Control Registros Seguridad
A. Artículos 10 - 20% 70 - 80% Intenso Completo, Bajo Cuidadoso, Seguro,
Seguro Revisiones Frecuentes
B. Artículos 30 - 40% 15 - 20% Normal Completo, Moderado Pedidos normales, Ordenes
Seguro periódicas
C. Artículos 40 - 50% 5 - 10% Simple Simplificado Grande Abastecimiento a mediano
y largo plazo
 El objetivo de este sistema es hacer que el costo y el manejo del inventario se minimicen, además que produce
una mayor rotación de inventario, haciendo más eficiente el manejo de recursos de la empresa, tanto financieros por la
inversión en inventario, como de recursos humanos en la administración y control de éstos. Hay que tener presente que
muchas veces cuesta más el control que lo que vale lo controlado, por esta razón, es necesarios clasificar los inventarios,
según su importancia y consumo.
Analizando la tabla anterior, se tienen clasificados los productos en: Artículos A, Artículos B y Artículos C. A
continuación, se analizarán las principales características de cada producto:

Artículos A, éstos requieren un mayor grado de control por el elevado costo de adquisición y costo de
mantenerlo en inventario, generalmente a este grupo pertenecen pocos productos, por lo tanto, las adquisiciones se
realizan por cantidades exactas o en base a solicitudes hechas a pedido.

Artículos B, éstos no son tan necesarios como los anteriores, debido a que el costo de adquisición y control sobre
ellos, es definido como normal, en este caso es necesario hacer los pedidos calculando la cantidad óptima (lote
económico de compra).
Artículos C, estos artículos requieren de poca inversión por su bajo costo y poca importancia en la elaboración
del producto final, por lo tanto, requiere una revisión sencilla sobre las existencias. Puede mantenerse una cantidad
considerable en bodega, procurando no sobrepasar, ni estar por debajo de los que se deben mantener en existencia.

Para el abastecimiento de los artículos dentro del análisis ABC, se pueden observar varios aspectos:
– Valor anual en dinero de las transacciones para un artículo.
– Costo unitario de los artículos.
– Escasez del material utilizado para la fabricación de los artículos.
– Disponibilidad de recursos, fuerza de trabajo e instalaciones para producir el artículo.
– Tiempo necesario de obtención.
– Requerimiento de almacenamiento para un artículo.
– Costo de escasez del artículo.
– Volatilidad del diseño de ingeniería.

Para el análisis ABC, se puede observar uno o múltiples criterios. En la tabla anterior, se separan en primer lugar
los artículos en tres grupos, de acuerdo a su consumo anual, de donde se tiene que el grupo “A”, representa entre el 10 y
el 20% del total de los artículos, con un valor que representa entre el 70 y 80% del total. El grupo “B”, representa entre el
30 y el 40% del total de los artículos, con un valor que representa entre el 15 y 20% del total. Por último, se tiene el
grupo “C”, que representa entre el 40 y el 50% del total de los artículos, con un valor que representa entre el 5 y 10% del
total. Hay que tener presente que estos porcentajes, no son constantes y dependerá de los productos y empresas de que
se trate.
Con este método pueden identificarse los artículos de mayor impacto en el costo total de los inventarios. Para
observar el costo de inventario es conveniente hacerlo de acuerdo a los artículos del grupo A, determinando un análisis
cuidadoso de decisiones de cantidades a solicitar, en qué momento pedirlas y poder así realizar pronósticos. Para la tabla
dada, se tiene:
Para el artículo “A”, si bien son poco representativos en términos de cantidad, sí representa un alto (hasta un
80%) costo del total del inventario, por tal razón es a este tipo de artículo que se le debe prestar la mayor atención, por
lo consiguiente, el grado de control debe ser alto, manteniendo un bajo inventario de seguridad.
Para el caso del artículo “B”, se pueden observar otros puntos a tener en cuenta, además de los costos, tales
como: disponibilidad, obsolescencia, grado de sustitución y urgencia del artículo, entre otros.
Por último, respecto del artículo “C”, el costo de adquisición de éste, no influye significativamente en el control,
sin embargo, hay otros factores que pueden influir, como es el caso del costo de almacenamiento (problemas de espacio
en las bodegas, por ejemplo).
Para resumir, la aplicación del método ABC, requiere tomar ciertas medidas, tales como:
– Aplicar un tipo de control específico a cada grupo de artículos en función de su valor.
– Concentrar los esfuerzos de control sobre los productos más importantes.
– Gestionar las compras y controlar las entregas de mercaderías en función de la importancia de las compras en
valor y no en cantidad.
 Ejemplo
Una Importadora y Distribuidora de Neumáticos, Accesorios y Baterías, posee el siguiente Stock en Inventario:
Unidades Descripción Precio Unitario Total
20 Neumático para Tractor 180.000 3.600.000
20 Neumático para Camión 110.000 2.200.000
30 Neumático para Camioneta Aro 16 55.000 1.650.000
50 Neumático para Auto Aro 14 28.000 1.400.000
50 Neumático para Auto Aro 13 23.000 1.150.000
170 Total Inversión en Neumáticos 10.000.000
20 Baterías para Buses o Camiones 80.000 1.600.000
50 Baterías para automóviles 25.000 1.250.000
70 Total Baterías 2.850.000
100 Válvulas para automóviles 100 10.000
100 Terminales de Baterías 250 25.000
200 Total Accesorios 35.000
240 Total Inventario Físico 12.885.000

Procesos para analizar el control del Inventario, según método ABC

Considerando que se trata de productos no perecibles, lo que puede influir en estos productos sería la garantía
por defectos de fabricación, ya que generalmente los fabricantes ofrecen garantías, en base a la fecha de fabricación, por
lo tanto, la empresa deberá preocuparse de mantener una adecuada rotación de los productos. Además, habría que
considerar las posibles pérdidas por robos o daños que se pudieran causar en el transporte de las baterías o montaje de
los neumáticos.
El método ABC, indica que, al realizar los esfuerzos en controlar los productos en base al valor unitario,
controlando los artículos más caros se está controlando un mayor monto de la inversión, para realizar esto, se debe
estratificar los productos en tramos A, B, C.

Productos Valor Unitario Clasificación

Neumático para Tractor 180.000 A
Neumático para Camión 110.000
Neumático para Camioneta Aro 16 55.000 B
Baterías para Buses o Camiones 80.000
Neumático para Auto Aro 14 28.000 C
Neumático para Auto Aro 13 23.000
Baterías para automóviles 25.000
Válvulas para automóviles 100
Terminales de Baterías 250

Como se puede apreciar, el impacto económico que se produce en la pérdida de un neumático para tractor, es
mucho mayor al de la pérdida de un neumático para automóvil. Sin embargo, hay que tener cuidado en la definición del
control a implementar, debido a que los riesgos son distintos para cada tipo de producto, por ejemplo, es mucho más
factible que alguien robe un neumático o batería para automóvil, que un neumático para tractor.

4.6 Codificación de las Existencias

La codificación, tiene relación con la identificación y el registro contable de los artículos, esto es necesario para mantener
un adecuado control de las existencias. El sistema más efectivo y que minimiza errores, es a través del código de barras.

4.6.1 Código de Barras

Sin lugar a dudas usted conoce los códigos de barras, dada la expansión que se ha dado de este medio de información, el
cual a través de la combinación de un conjunto de dígitos numéricos o alfanuméricos que se simbolizan mediante una
estructura de líneas claras y oscuras posibilitan la lectura de la información contenida en forma óptica-electrónica.
 La utilización de los códigos de barra facilita la captura y generación de información, puesto que ésta es mas
fidedigna y segura, sin olvidar mencionar que obtener la información a través de este medio es más barato, al evitar
múltiples digitaciones en torno a un evento relacionado a la creación de documentos distintos.
La lectura de los códigos de barra se realiza a través de un scanner, el cual lee por medio de un rayo que pasa a
través de todas y cada una de las líneas.
A continuación, se presenta un ejemplo de Código de Barra.
Figura N° 7: Código de Barra

En la figura anterior se pueden apreciar las barras oscuras, denominadas “Barras” y las barras claras,
denominadas “Fondo”. Es común creer que el código de barras está formado solo por las líneas oscuras, lo cual es
incorrecto, dado que la combinación entre las líneas y el fondo, conforman el código.

4.6.2. Tipos de Código de Barra

Del mismo modo que existen muchos idiomas también existen varias simbologías de códigos de barra.
A continuación, se estudian dos grandes grupos en los cuales se pueden clasificar los códigos de barra.

 Los lineales: éstos son utilizados en productos y permiten incluir mensajes cortos.

 Los de dos dimensiones: usados en documentos para controlar su envío o en seguros médicos y, en general, en
documentos que requieren la inserción de mensajes más grandes (de hasta 2725 dígitos), como puede suceder
con un expediente clínico completo.

4.6.3. Beneficios del Código de Barras

Es común distinguir los códigos de barra en la producción y distribución de productos de consumo masivo,
permitiendo obtener la información en forma oportuna y veraz justo en el momento y lugar en que se requiera, ya sea
en la tienda como casa matriz o en cualquiera de las sucursales.
Este sistema también es utilizado para controlar productos que se fabrican y comercializan en forma interna, en
cuyo caso no es necesaria la utilización de una codificación internacional, debido a que estos productos son reconocidos
únicamente por los dispositivos internos de la empresa.
Concluyendo, se puede señalar que entre los beneficios que reportan los códigos de barra se encuentran:
– Permite la captura automática de la información, sin necesidad de digitar los códigos que identifican los productos.
– Permite la automatización de varios procesos a lo largo de la Cadena de Abastecimiento, puesto que con sólo pasar el
código por el lector se pueda capturar toda la información del producto, tales como: descripción, peso, valor unitario,
entre otros.
– Permite obtener información rápida y oportuna sobre productos, servicios o localizaciones, debido a que el lector
permite su identificación inmediata de acuerdo a la información que contiene dicho código.
– Al optimizar el tiempo, por la rapidez en la obtención de la información, permite la obtención de un incremento en la
productividad y la eficiencia, esto permite registrar una mayor cantidad de datos en menor tiempo.
– Disminuye las posibilidades de error humano, puesto que la captura es en forma automática, lo cual disminuye la
posibilidad de ingresar datos erróneos.

4.6.4. Lectores Ópticos

Los lectores ópticos o scanner son aquellos que captan la información que se encuentra almacenada en el código
de barras.
Entre sus características se pueden mencionar:
1) Fáciles de instalar y usar.
2) Emiten una luz roja que se refleja en los patrones de luz clara y oscura contenidos en las barras y los espacios.
3) Contiene un traductor que convierte en una señal eléctrica los reflejos tomados por el scanner, que a su vez es
transformada por el decodificador del scanner en ceros y unos, o sea, en el dato binario de los computadores.

En el mercado se pueden encontrar lectores ópticos de diferentes formas y tamaños, tales como:
a) En forma de pluma o rastrillo: esta forma requiere hacer contacto con el código.
b) Tipo pistola láser: éstos pueden realizar la lectura a distancia.

Es importante señalar que si el código de barras se encuentra dañado o adulterado, el scanner no leerá la
información almacenada, por lo que será necesario ingresar la información digitando los códigos numéricos que
representan los códigos de barra.
A continuación, se presenta la figura n° 8 con la imagen de un lector de código de barras.

Figura N° 8: Lector Código de Barra

4.6.5. Asignación del Código de Barra al Producto

La asignación de los códigos a los productos, debe ser única, puesto que cada vez que cambie el sabor, color,
cantidad, peso, tamaño y contenido de un mismo producto, también deberá cambiar su código. Lo anterior evita que se
generen errores por duplicidad de códigos y que correspondan a productos diferentes, no se debe olvidar que el código
de barras además de permitir optimizar el ingreso o registro de información, es un elemento de control, por lo tanto, al
existir duplicidad de códigos, el control se distorsiona.
Es importante señalar que los códigos de barras identifican el país de origen, empresa y producto, por lo tanto,
para cada producto que fabrique una empresa se deberá asignar un código distinto, generalmente los códigos de
productos se agrupan por tipo y la última numeración corresponde a la descripción específica, esto se puede visualizar al
comparar productos que corresponden a una misma empresa, pero que su empaque es distinto. Por ejemplo: al realizar
la comparación entre la leche que se envasa en bolsa de 500 cc y 1 litro, lo que cambia en el código de barras son los
últimos dígitos.
Ejemplo
Una fábrica de Helados tiene: código 7 80 (número de país Chile asignado por EAN – Internacional), 1 2 3 4 (número de
clave de empresa), podrá manejar sus códigos de la siguiente manera:

ARTICULO SABOR TAMAÑO CODIGO

Helado Piña 1 Litro 7 801234 000111
Lúcuma 1 Litro 7 801234 000112
Chirimoya 1 Litro 7 801234 000113
Vainilla 1 Litro 7 801234 000114
Trisabor 1 Litro 7 801234 000115
Nota:
Los códigos utilizados son solamente explicativos, para el ejemplo en cuestión, por lo tanto, no corresponden a números
que se utilicen en la realidad.
 Para el caso de una empresa textil, el código asignado es 7 80 (Chile), cada vez que cambie la talla o el color en un
mismo producto, cambiará su código. Por ejemplo:
ARTICULO COLOR TALLA CODIGO
Pantalón hombre Azul 44 7 801277 347714
Modelo X Gris 46 7 801277 347334
Marrón 48 7 801277 342338
Pantalón mujer Blanco 36 7 801277 342399
Modelo Z Verde 38 7 801277 342777
Azul 40 7 801277 342879
Negro 36 7 801277 342113
Camisa Hombre Blanca 40 7 801277 341111
Modelo Y Blanca 42 7 801277 341115
Celeste 40 7 801277 341116
Celeste 42 7 801277 341112

 Cuando se realice una promoción, deberá codificarse con código de producto diferente, como si la combinación u
oferta del producto, sea un nuevo producto. Es decir:
– Cuando el producto de la promoción se venda a un precio diferente a la unidad estándar.
– Cuando el producto de la promoción difiera en volumen o peso de la unidad estándar.
– Cuando en la promoción aparece un regalo extra.

Por ejemplo:
7 801234 501009 (código del artículo A)
7 801234 502006 (código del artículo B)
7 801234 503003 (promoción, que comprende un producto A, más un producto B)

Como se puede apreciar, el sistema de código de barras permite ejercer un control más eficiente de los
productos, sin embargo, hay que tener claridad en las asignaciones de códigos y en la descripción de identificación de los
productos, con la finalidad de evitar confusiones en la captura y lectura de los datos.

4.6.6. Ubicación del Código de Barras en el Empaque

El código de barras debe ser ubicado en el empaque de tal modo que permita un fácil manejo del producto por
parte del operario a la hora de pasar el código por el scanner.

A continuación, se señalan algunas recomendaciones que deben ser consideradas.

a) El empaque no debe incluir más que un solo símbolo visible.
b) El símbolo debe estar situado lo más cerca posible de la esquina inferior izquierda.
c) Siempre que sea posible, el símbolo debe imprimirse sobre la base natural del empaque.
d) Si la recomendación planteada en la letra c) no se puede aplicar, se debe reservar la parte posterior del empaque para
imprimir el código de barras.
e) En el caso que la recomendación c) y d) no se puedan aplicar, el símbolo se colocará sobre el costado del empaque.
f) Si la forma del empaque impone una cierta distancia entre el plano de la superficie de lectura y la caja registradora,
esta distancia no podrá exceder de 12 mm.
g) Si el empaque no es rígido, el símbolo se imprime en la zona de menor deformación y procurando que sea la más
plana posible.
h) Si el símbolo está impreso sobre una superficie curva, es preferible orientar las barras perpendicularmente a la línea
generadora de la superficie recipiente.
i) Debe tomarse en cuenta la dirección de impresión, dado que la calidad de impresión mejora cuando las barras son
paralelas a esta dirección.