INFORMATICA I
Apunte de Planilla de Cálculo
D
Curso de Planilla de cálculo - Inicial
TEMARIO
T01-Funciones ................... ................................................................................................03
T02-Insertar Función..........................................................................................................05
T03-Listado de Funciones.…............................................……............................................07
T04-La función SI() ...........................................................................................................11
T05-Manejo de fechas y horas ........................................................................................12
T06-Orden de las operaciones........................................................................................ 12
T07-Introducir Datos y Cambiarlos en la Hoja de Trabajo........................................ 10
T08-Autocompletar .......................................................................................................16
T09-Dar formato a los datos introducidos ....................................................17
T10-Ejemplo de formato........................................................................... 18
T11- Formatos de celdas ....................................................................... 24
T12- Autoformatos en Excel...................................................................... 26
T13- Nombrar celdas y rangos................................................................... 27
T14- Crear series..................................................................................... 29
T15- Copiar ............................................................................................ 33
T16- Copiar formulas................................................................................ 36
T17- Tipos de direccionamiento ................................................................. 37
T01 - Funciones
Las anteriores fórmulas utilizan los operadores matemáticos normales, mientras que las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parámetros.
Las funciones son fórmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos.
Por ejemplo la función que nos permite realizar la suma de los números introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde:
Comenzamos la función con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata de una función.
El nombre de la función que queremos realizar. La operación que deseamos realizar en este caso SUMA
El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se encuentran los números a sumar.
En este curso en los primeros ejemplos estamos utilizando como argumentos de las fórmulas referencias de celdas. Pero en general los argumentos pueden
ser números, texto, valores lógicos, matrices o referencias de celdas.
Las funciones adoptan la forma de =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...), donde los argumentos se encuentran separados por punto y coma.
Por tanto para sumar los números introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos varias posibilidades
Utilizar la función SUMA y escribir todos los argumentos uno detrás de otro =SUMA(A1;A2;A3;A4)
Utilizamos la función SUMA pero ahora resumimos las celdas escribiendo la primera, dos =SUMA(A1:A4)
puntos y la última
Sumamos mediante el operador matemático suma u escribiendo todas las celdas =A1+A2+A3+A4
T01 - Funciones
Vamos a partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen. Vamos a utilizar dos funciones:
Calcular las sumas
Una función para calcular que cantidad corresponde a las ventas más bajas de un mes y
zona.
El texto "Ventas mensuales" lo tecleamos en la celda A1 y luego hemos marcado desde la
celda A1 a la E1 y pulsado el botón Combinar y centrar.
Para adaptar el formato de los números hemos utilizado el botón Euro (una de las monedas
que están en este momento complicadas) de la barra de formato.
Vamos a utilizar primero la función Autosuma que conocemos para calcular los totales.
Posicionémonos en la celda B8, luego pulsemos el botón Autosuma.
Para sumar la primera columna la función quedaría =SUMA(B4:B7)
Independientemente del cálculo anterior vamos a calcular el mes y la zona al que corresponden
las ventas más bajas utilizamos la función Mínimo que se designa por MIN.
Vamos a calcular el mínimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto el argumento
es la zona de datos sobre la que deseamos calcular el mínimo. Es decir desde B4 a C7 por lo que
el argumento se escribe (B4:C7)
La función queda =MIN(B4:C7) Escribimos la función en la celda B10
Una de las cuestiones más interesantes de las Hojas de Cálculo es que nos permite cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta
los nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el número 122,00 que aparece en la celda C7 por el número 350 y comprobaremos como afecta a la suma de su
columna y al resultado mínimo de ventas.
Y el resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que hemos efectuado y la función mínimo también.
T02 – Insertar Función
El programa Excel cuenta con gran número de funciones predefinidas a las que se accede fácilmente partiendo del botón Pegar Función.
Nos situamos en la celda donde queremos colocar la fórmula y donde se mostrara el
resultado de la función. en nuestro ejemplo vamos a calcular la media aritmética de los
valores introducidos en las celdas A4, B4, C4 y D4 y el resultado queremos que aparezca en
E4. La media aritmética suma los números y los divide entre el número de elementos
sumados. Por tanto nuestra función realizará la operación matemática de sumar 4+6+2+10 y
dividir por cuatro.
En la Barra Fórmulas pulsamos sobre el botón insertar Función
Nos aparece un cuadro en el que tenemos primero que seleccionar el grupo en que se
encuentra la función que deseamos utilizar, es decir pulsamos sobre una Categoría de la
función. En nuestro ejemplo la función media aritmética se encuentra dentro la Categoría de
funciones Estadísticas.
Y una vez seleccionada la Categoría de la función nos queda seleccionar a la derecha del
cuadro el Nombre de la función, el nombre que designa a la media aritmética es PROMEDIO
T02 – Insertar Función
Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. En nuestro ejemplo es el cuadro
correspondiente a la función promedio. Ahora se trata de especificar los argumentos de
la función PROMEDIO. En nuestro caso consiste en especificar las celdas que contienen
los números a los que queremos calcular la media aritmética. El programa
automáticamente asume que son los números que se encuentran a la izquierda de la
casilla donde estamos introduciendo la fórmula. Si el programa no pone correctamente
las celdas que queremos utilizar para el cálculo cambiamos los nombres de las celdas
donde pone Número1.
Y en la celda marcada se coloca la función y nos muestra el resultado de aplicar dicha
función a los argumentos seleccionados. En nuestro ejemplo la media aritmética da
cinco y medio como se muestra en la celda E4 donde hemos introducido la fórmula
T03 – Listado de Funciones
Listado de algunas Funciones:
Función SUMA
Descripción: Esta función realiza una suma de todos los valores que se encuentren en el rango especificado.
Categoría: Funciones matemáticas
Formato: =SUMA(VALORES)
Ejemplo: =SUMA(B4;C2)
o puede realizar también la suma de un rango de celdas: =SUMA(A1:A5)
Función PRODUCTO
Descripción: Multiplica los valores que se encuentran en el rango especificado. Categoría: Funciones matemáticas
Formato: =PRODUCTO(VALORES)
Ejemplo: =PRODUCTO(B4; E2)
o puede realizar también el producto de un rango de celdas =PRODUCTO(A1:A3)
Función PROMEDIO
Descripción: Calcula el promedio de los valores del rango especificado Categoría: Funciones Estadísticas
Formato: =PROMEDIO(VALORES)
Ejemplo: =PROMEDIO(C5; E2)
o puede realizar también el promedio de un rango de celdas =PROMEDIO(A1:A6)
Función MAX
Descripción: Devuelve el máximo de los valores especificados.
Categoría: Funciones Estadísticas
Formato: =MAX(VALORES)
Ejemplo: =MAX(A5; E2)
o puede calcular el máximo valor de un rango de celdas =MAX(A1:A4)
T03 – Listado de Funciones
Listado de algunas Funciones:
Función MIN
Descripción: Devuelve el mínimo de los valores especificados en el argumento
Categoría: Funciones Estadísticas
Formato: =MIN(VALORES)
Ejemplo: =MIN(A5; E2)
o puede calcular el mínimo valor de un rango de celdas =MIN(A1:A4)
Función PROMEDIO
Descripción: Calcula el promedio de los valores del rango especificado
Categoría: Funciones Estadísticas
Formato: =PROMEDIO(VALORES)
Ejemplo: =PROMEDIO(C5; E2)
o puede realizar también el promedio de un rango de celdas =PROMEDIO(A1:A6)
Función HORA
Descripción: Devuelve la hora correspondiente al argumento, la hora se expresa como un número entero comprendido entre 0 (12:00 A.M.) y 23 (11:00
P.M.).
Categoría: Fecha / Hora
Formato: =HORA(0,5)
Ejemplo: =HORA(0,5) dará como resultado 12 horas (0,5 es la mitad de un día)
Función HOY
Descripción: Devuelve la fecha actual del sistema, esta fecha estará siempre actualizada en el libro de Excel (siempre se verá la fecha actual, siempre y cuando la
fecha de la computadora este correcta)
Categoría: Fecha / Hora
Formato: =HOY()
Ejemplo:
T03 – Listado de Funciones
Listado de algunas Funciones:
Función AHORA
Descripción: Devuelve la fecha actual y la hora actual del sistema, esta fecha y hora siempre estarán actualizadas en el libro de Excel
Categoría: Fecha / Hora
Formato: =AHORA()
Función FECHA
Descripción: Devuelve la fecha para los valores especificados Categoría: Fecha / Hora
Formato: =Fecha(año; mes; dia)
Ejemplo: =FECHA(79;3;11) dará como resultado 11/03/79
Función DERECHA
Descripción: Devuelve o extrae la cantidad de caracteres solicitada del extremo derecho de una cadena de texto.
Categoría: Texto
Formato: =Derecha (texto; Cantidad de caracteres)
Ejemplo: =DERECHA(“Hoy es un lindo día”; 3) dará como resultado “Día”
Función IZQUIERDA
Descripción: Devuelve o extrae la cantidad de caracteres solicitada del extremo izquierdo de una cadena de texto.
Categoría: Texto
Formato: =IZQUIERDA(texto; cantidad de caracteres)
Ejemplo: =IZQUIERDA(“Hoy es un lindo día”;3) dará como resultado “Hoy”
Función EXTRAE
Descripción: Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición que se indique.
Categoría: Texto
Formato: =EXTRAE(texto; posición inicial; cantidad de caracteres)
Ejemplo: =EXTRAE(“Hoy es un lindo día”;5;2) dará como resultado “es”
T03 – Listado de Funciones
Listado de algunas Funciones:
Función SI
Descripción: Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Categoría: Funciones Lógicas
Formato: =SI(CONDICIÓN; ACCIÓN POR VERDADERO; ACCIÓN POR FALSO)
Ejemplo: =SI(C4>5;”MAYOR”;”MENOR”) En el ejemplo, si el valor de la celda C4 es mayor a 5 aparecerá el texto “MAYOR”, si el valor es menor o
igual a 5, aparecerá el texto “MENOR”
Nota sobre funciones de Fecha / Hora: Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De
forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448 porque viene 39.448 días después
del 1 de enero de 1900.
Para que el resultado sea en números (no en fechas), la celda debe tener formato configurado como número.
T04 – La función SI()
La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel.
Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como
resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO. Observa
la sintaxis:
=SI(Condición;Verdadero;Falso)
Si la condición se cumple devuelve lo que esta en Verdadero, de lo contrario, es decir
que la condición no se cumple devuelve lo que este en Falso.
=(SI C4>=18;"MAYOR";"MENOR")
Esta es la forma más simple de representar esta función. Vamos a proponer un ejemplo:
Supongamos que tenemos las edades de los alumnos y tenemos que colocar si es menor o mayor de edad,
tomaremos como que es mayor de edad si tiene 18 o más años, de lo contrario es menor
Cuando debo comparar dos valores para tomar una determinación me es necesario utilizar la función SI
acompañada de la función Y.
Veamos como funciona la función Y. Esta función devuelve VERDADERO si lo que esta dentro del paréntesis
se cumple, de lo contrario devuelve FALSO. En este ejemplo colocamos una función Y en la columna D.
Cuando debo comparar dos valores para tomar una
determinación me es necesario utilizar la función SI
acompañada de la función Y. Veamos como funciona
la función Y. =Y(D4>=18)
Esta función devuelve VERDADERO si lo que esta
dentro del paréntesis se cumple, de lo contrario
devuelve FALSO. En este ejemplo colocamos una
función Y en la columna D.
T04 – La función Y()
Aclaro que dentro del paréntesis de la función Y puedo poner muchas comparaciones, si TODAS se
cumplen devuelve Verdadero, de lo contrario Falso.
Observemos que la función Y devuelve Verdadero o Falso, aprovechando que la función SI justamente
en la condición evalúa eso mismo, podemos usarlas en conjunto.
Vamos ha hacer otro ejemplo.
Supongamos que tenemos las notas de un examen y tenemos que calificar con "Aprobo" o "No
Aprobo". "Aprobo" si la nota es mayor a 3 y "No Aprobo" si es igual o menor a 3. Es indudable que nos
hace falta no solo usar la función SI sino también la función Y.
Veamos otro ejemplo. Esta fórmula mirará si en la
casilla C1 (celda amarilla)
Observa el siguiente cuadro. Vamos a existe la palabra Contado. En
colocar una función =SI( ) en la celda B4 tal caso, ejecutará una
(celda rosa del descuento). fórmula (10% de descuento),
Vamos a hacer que la factura del en caso contrario, colocará
ejemplo anterior nos haga un descuento simplemente un cero en la
del 10% sólo en el caso de cobrar al celda B4, es decir, no
contado. La fórmula se colocará en la realizará ningún cálculo.
celda B4 y será la siguiente: Observa el resultado:
=SI(C1="Contado";B3*10%;0;)
T05 – Manejo de fechas y horas
Fechas y horas Para poder hacer cálculos con fechas, Excel cuenta internamente con un número entero en desarrollo cada día.
Si hiciéramos una cuenta simple veríamos que nosotros estamos aproximadamente en el día 732.500 si contáramos desde el 01/01/0001. Es decir desde el
primer día de nuestro sistema de calendario.
En Excel para hacer más fácil el manejo de fechas, se coloca como fecha de inicio no el 01/01/0001, sino el 01/01/1900.
Es decir sale del estándar y toma como punto de partida el 1.1.1900. El día (número) 1 corresponde a la fecha 1.1.1900.
El 24/10/2008 consigue el número 39.745. Para poder calcular con horas, Excel subdivide un entero en números decimales.
Los cálculos se ejecutan con números de serie. Para que el resultado sea reconocido como lo son la hora y la fecha, el número de serie se formatea. Excel
reconoce los formatos y entradas de fecha y de hora y los transforma automáticamente en sus formatos correspondientes
Es decir si yo coloco en una celda el numero 1, y a esa celda le aplico formato fecha, (d/m/a), debería aparecer 01/01/1900.
Asignando los formatos de fecha y hora Excel asigna un formato de hora por defecto al introducir una fecha o una hora automáticamente.
Además tienes numerosos formatos de diseño de fechas a tu disposición en Excel.
Funciones de fecha y hora
Para el cálculo de la fecha y la hora Excel te facilita varias funciones.
Los argumentos permitidos para las funciones de fecha son: El número de serie de una fecha o el número decimal de una hora
T05 – Manejo de fechas y horas
Algunas funciones de fecha:
HOY() - fecha de hoy
AÑO(número) -año determinado
MES(número) - mes determinado
DÍA(número) - día determinado del mes
Cálculos simples con fechas
Si quiero que en una celda aparezca la fecha actual debería usar la función HOY().
Si necesito calcular cantidad de días aproximados entre dos fechas, por ejemplo cuantos de vida tiene una tortuga que nació el 01/01/2006 hasta hoy
(12/4/06), hacemos el siguiente cálculo. En una celda, por ejemplo A1, coloco la fecha actual, puedo escribirla como 12/04/2006 o bien puedo ingresar la
función Hoy(). En otra celda, por ejemplo A3, coloco la fecha que deseo comparar, en este caso la fecha de nacimiento de la tortuga, es decir en la celda
escribo 01/01/2006. Me posiciono en cualquier otra celda (por ejemplo A5) y hago el siguiente calculo, a la fecha mas próxima a la actual, es decir en este
caso la que esta en A1, le resto la otra fecha, es decir la que esta en A3, como???, restando una de otra.
Ejemplo:
Por lo que en la celda A5 deberíamos ingresar la siguiente formula =A1 – A3
Seguramente que como resultado aparecerá 10/04/1900, si a esa celda le cambio
el formato a número me indicara aproximadamente la cantidad de días
transcurridos entre una fecha y otra. En este caso devolverá 102, es decir que la
tortuga vivió hasta hoy 102 días aproximadamente.
Otro ejemplo:
Supongamos que debemos plata y le entregamos al acreedor tres pagarés, cada uno de
los cuales tiene una fecha distinta de vencimiento.
La fecha en la cual entregamos los pagarés es el 01/06/2008, y calcularemos las fechas de
vencimiento de los tres pagares, a fin de hacerlos efectivo el día de su vencimiento.
