INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE SAN

ANDRÉS TUXTLA

PRESENTA:
HEYDI ESMERALDA MORALES AKE

PROFESORA:
MARÍA DEL CARMEN DAVID MIROS

MATERIA:
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS II

MODULO:
3

GRUPO:
309 “A”
CASO PRÁCTICO

11.- ¿Cuál es la relación entre planeación y control?

R= El control es la fase del proceso administrativo que debe mantener la actividad
organizacional dentro de los límites permisibles de acuerdo con las expectativas. El
control organizacional está irremediablemente relacionado con la planeación.
Los planes son el marco de referencia dentro del cual funciona el proceso de control. El
control necesita de la planeación para realizar su labor de medición y evaluación de los
resultados que la organización espera, la planeación lleva al interior de su proceso típico,
aparte de las premisas sobre el futuro y la programación a plazo medio que integra los
planes funcionales, la función administrativa del control, con el objetivo de mantener
mediante este una revisión de las condiciones reales y comparándolas con los resultados
esperados. Aunque la planeación y el control son frecuentemente separados desde el
punto de vista conceptual con fines de discusión, en la práctica son inseparables.

OBSERVACION
LOGROS

EVALUACION
VALORACION
Y

RETROALIMENTACION

REGISTRO
 Por ejemplo, empresas como Walmart, Soriana, Chedraui; estás compañías planean
incrementos en el nivel de ventas basados en ciertas fechas festivas como: durante el
mes de diciembre, se planea incrementar en forma considerable las ventas en el
departamento de juguetería, y es vital controlar el nivel de existencias no son suficientes,
se perderán oportunidades de ventas.
12.- Investigue en fundamentos de administración cuatro técnicas de control y señale en
qué consisten.

a) Tradicional: Administración, científica, empírica, proceso, estructural, sistemas,

humano relacionista.

b) Autocontrol: Administración por objetivos, calidad total, administración

participativa, excelencia.

c) Explícito: Medios formales de control; escritos. registros, métodos, sistemas,

reportes, etcétera.

d) Implícito: Medios no formales de control; provenientes de la cultura, las

tradiciones, la presión social, los grupos informales, etcétera.

CASO PRACTICO

Distribuidora de Alimentos, S.A.

La empresa Distribuidora de alimentos, s.a., se dedica a la producción y venta de sopas,
pastas, galletas y aceites; se fundó en 1950 con un capital inicial de 30 mil pesos y en la
actualidad tiene un capital de 30 millones de pesos y ventas anuales por cinco millones de
pesos. Cuando la empresa inició sus actividades contaba con oficinas y una planta en el
estado de México (fig.1)
Dirección

Gerencia de Gerencia Gerencia Gerencia

de planta de de
contabilidad
personal ventas
 Figura 1: Organigrama de distribuidora de alimentos, s.a. (1950).

La producción de esta empresa se vendía básicamente en el distrito federal y en el estado

de México. Debido a sus bajos costos, sus productos tuvieran una buena penetración en
el mercado de la capital y del interior, por lo que la fábrica creció hasta superar su
capacidad instalada. En 1980 empezaron a operar sucursales de ventas en la zona centro
y sureste (figs,2;3 y 4).
Todas las decisiones se toman en las oficinas corporativos. La contabilidad se efectúa en
oficinas centrales, aunque las sucursales y las plantas acuden al D.F., en donde trabajan
una semana a fin de conciliar contabilidades. Esto origina que no exista oportunidad de
proporcionar información, que se generen conflictos entre las sucursales y la matriz, y que
el control interno sea deficiente. Además, las sucursales se quejan de que no se les surte
el producto a tiempo, lo que ocasiona pérdidas de clientes y de dinero.
Los auditores detectaron un desfalco por doble facturación en la zona sureste. Las ventas
han descendido notablemente debido a que, según el gerente de ventas de las oficinas
centrales, los vendedores no informan a los gerentes de sucursales y hacen “ lo que
quieren". Por su parte, los gerentes de sucursales argumentan baja calidad en el producto
y falta de oportunidad en las entregas por parte de las plantas (no existen inventarios
sobresaturados de ciertos productos, debido a que los presupuestos de ventas nunca se
cumplen. La gerencia de ventas corporativa dice que las sucursales le proporcionan
información incorrecta y por eso los propuestos no se cumple.
Gerente general

Gerente Gerente Gerencia Gerencia Gerencia

de de de de de
personal finanzas compras operación mercados

Gerente de planta

Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de

contabilidad personal producción almacenes

Gerente
Administrativo

Jefe de
Jefe de
ventas
contabilidad
El director de la empresa, preocupado por las bajas utilidades, por el retraso en el sistema
de información, ya que no se han podido implantar los sistemas computarizados, debido a
los atrasos en las conciliaciones contables, y por los conflictos interdepartamentales en
las oficinas centrales, las plantas y las sucursales, ha decidido contratarlo a usted para
que le sugiera algunas opciones de solución.

1.- Con base en lo anterior conteste lo siguiente:

a) ¿Qué principios de control no se observan?
• Control de contabilidad
• Comunicación efectiva entre las sucursales y matriz
• Correcto manejo de inventario
• Aplicación de una logística eficiente
• Proyecciones de ventas
• Control de fechas de distribución
• Control del personal
• Control de facturas

b) ¿Qué etapas del proceso de control están mal aplicadas y por qué?

ETAPA FALLA CAUSA

Administración de personal Mala información y
eficiencia de trabajo
Distribución de material Perdida de cliente y de Mala organización de
producción entrega en las sucursales
Contabilidad y facturas Perdida de recursos y mala Administran mal los
información de los recursos a las sucursales
consumos
Supervisión de productos Quejas por parte del
consumidor

c) De acuerdo con la problemática planteada, ¿qué técnicas de control recomienda?

Área Técnica
Área de almacén Hacer un inventario de los productos más
vendidos y de los menos vendidos
Reportar con anticipación, la falta de
producto a las oficinas o al encargado del
área verificar los productos y la cantidad
recibida

Área de finanzas La rentabilidad o resultados y analizar la

calidad y composición de los ingresos
Analizar con detalle la estructura de las
inversiones de la compañía
Planificar los resultados en un tiempo
determinado de operaciones comerciales
Área de recursos humanos Escuchar las quejas de los empleados y sus
ideas para las mejoras del sistema
 Capacitar a los empleados en las diferentes
técnicas de administración
Darles a conocer las normas, planes y
objetivos a cumplir.
Área de logística Emplear rutas definidas de los distribuidores
Planear fechas de entrega a las sucursales
Modificar las entregas de productos

2.- Aplique el modelo de excelencia empresarial grid para evaluar la efectividad de la

administración.
Las variables que se utilizaran para aplicación del método empresarial son las siguientes:
a. Coordinación
b. Confianza
c. Planeación
d. Control
e. Comunicación
f. Motivación

3.- Analice las áreas funcionales y enumere las fallas en cuanto a control y proponga
alternativas de solución.

ÁREA FALLA SOLUCIÓN

Area de distribución • Tarda en llegar los • Inventariar todos los
productos productos cuando
• No es el producto lleguen a la tienda
requerido • Confirmar la entrega
• No confirmar de los productos
entregas
Area de finanza • Perdida de los • Llevar una
recursos monetarios contabilidad de los
• Deudas a la gastos requeridos
empresa • Pagar las deudas
• Gastos inesperados prioritarias
Area de almacen • No se conocen las • Organizar los
ubicaciones productos
• Perdida de control • Tener una lista con
de mercancías el número de
productos y la
ubicación
Area de recursos humanos • Métodos de • Monitorear el
selección poco proceso de
apropiados selección de
• Exceso o falta de personal
persona • Tener en cuenta los
tipos de trabajos
4.- Aplique el método del análisis factorial para evaluar la administración.

En el presente trabajo se pretende analizar factorial, los aspectos que impiden que la
organización “Distribuidora de alimentos S.A”, trabaje de la mejor forma y logre ofrecer un
servicio eficiente. Logrando analizar aspectos tantos internos como externos, como es el
caso de dirección, proceso, producción, contabilidad, entre otros; con el fin de conocer de
manera amplia cuales son los factores que tienen mayor impacto negativo en la empresa,
y puedan actuar ante estas.

a. Medio ambiente
b. Política y dirección
c. Productos y procesos
d. Financiamiento
e. Medios de producción
f. Fuerza de trabajo
g. Suministros
h. Actividad productiva
i. Mercadeo
j. Contabilidad y estadística

5.- Aplique el método de excelencia empresarial grid para evaluar la empresa.

a. Trabajo en equipo
b. Liderazgo
c. Comunicación
d. Responsabilidad
e. Información
f. Organización de trabajo
g. Estructura
h. Toma de decisiones
i. Cooperación

6.- Con base en la metodología utilizada en los puntos anteriores, elabore una propuesta
para mejorar el control.

ÁREA DIAGNÓSTICO PROPUESTA

Área de finanzas Mala administración y Supervisar frecuentemente
desvíos de recursos las actividades financieras
innecesarios, por parte de y llevar una comparación
los encargados del área de las ganancias o de las
perdidas
Área de almacen El inventario de la sucursal Ordenar e inventariar los
no es muy especifico en productos conforme van
cuanto a los productos que llegando a la sucursal
necesita
 Área de recursos humanos Los trabajadores llegan Llevar la contabilidad de la
mucho después de las hora de entrada y salida de
horas de trabajo los trabajadores

7.- Elabore una gráfica de Gantt para implantar su propuesta.

DICIEMBRE (N. SEMANAS) FEBRERO (N. SEMANAS)

Actividades 1 2 3 1 2 3
Supervisar
entrega de
mercancía
Supervisar las
actividades
financieras
Venta y
administración
de productos
Asistencia de
los
trabajadores

8.- ¿Qué características debe reunir el sistema de control que usted propone?

ÁREA SISTEMA CARACTERÍSTICAS

Area de contabilidad Sistema de información Efectivos y eficientes
financiera software Exel permite ingresar un
contable especificado gran numero de datos y
permite emitir facturas
Area de logística Sistema de planeación Permite encontrar las rutas
logístico (software pom- más factibles para entregas
town) Fácil de usar gratis
Area de almacen Sistema right control Gestión de inventarios para
líneas de producción
Es de paga
Area de ventas Sistema (software sales Creación de campañas de
hub) marketing
Gestión de socios y
distribuidores
Ventas
 Distribuir automáticamente
prospectos

DESARROLLO DE EMPRENDEDORES
1. Con base en el plan y la gráfica de Gantt correspondiente, cuáles son los
resultados:
los resultados fueron un poco favorables
2. ¿Qué porcentaje de ventas estimadas se logró?
22.000

3. En caso de no haber logrado las metas, ¿Cuáles son las causas?

no hay causas

4. Para subsanar las fallas se requiere:

Prevenir
inspeccionar
flujos de comunicación
mantenimiento de los controles

5. El punto de equilibrio de su empresa es:

el cálculo que hicimos para definir el momento en que los ingresos de una
empresa cubren sus gastos fijos y variables.

6. ¿Qué fallas hubo en cuanto a calidad del producto? ¿Y a las ventas?

falta de tiempo
en la falta de equipo de calidad

7. ¿Cómo se pueden mejorar?

Estimular y promueve la innovación

Comunicación estratégica

calidad del producto:

Satisfacción del cliente

El precio
Seguro
Eficiencia
Rendimiento

ventas:
Asegurar que los productos sean seguros, funcionen correctamente y cumplan con
las especificaciones requeridas
8. Para implantar un sistema integral de control es necesario:

ÁREA TECNICA DE SISTEMA

CONTROL
Gestión Plasma el protocolo a Este sistema permite
seguir a diario en una optimizar recursos
actividad de producción disponibles.
Integración Tiene implantados, ya Esta formada solo por
que estos comparten dos de los sistemas de
rasgos comunes gestión
Propósito Relacionado con las Se optimiza el
mejoras en el rendimiento del negocio
rendimiento de la combinándose diferentes
empresa sistemas
Procesos Recae sobre los errores De gestión integrado
y los fallos dentro de los
procesos.
Implementación Todas las áreas del Es muy rápida y
negocio lo implementan simplificada
de forma simultánea

9. ¿Qué recomendarías para mejorar el proceso?

ÁREA RECOMENDACIÓN
Estándares Tener las metas de ventas bien
estructuradas, su objetivo de
producción o indicadores de calidad.
Información Analizar los datos con la finalidad de
comparar el desempeño con los
estándares
Desviaciones Corregir las desviaciones o errores
encontrados
Control Capacitar a sus trabajadores
Promover un ambiente de control