Documento de archivo
y Archivos
El documento
de archivo
Sesión 1
dpalomo@[Link]
Documento. Etimología
Documento
• López Yepes: surge del ansia de conservar prueba de
cada acontecer por mínimo e insignificante que sea.
• Nuria Amat: transmite conocimientos, ideas y da
testimonio de hechos, es un importante medio de
información y docencia, constituye memoria
colectiva.
• El documento tiene como punto de partida su
característica fundamental: la acumulación de
información y la posibilidad de poder ofrecerla en
un momento dado.
Roma. Tipos documentales
• Actas del senado, leyes decretadas, consultas
hechas al senado, plebiscitos, relación de
gastos referidos al servicio de los
magistrados, partidas para recibir a
huéspedes importantes, pagos del salario de
los empleados públicos y los gastos de
mantenimiento de vías, plazas, murallas,
edificios públicos, acueductos, financiación de
guerras, la maquinaría, los víveres y sueldos
de los legionarios, censos, copias de los
proyectos de leyes, informes de los senadores
sobre las provincias, sentencias, etc.
Documento de archivo
• Las investigaciones de los
teóricos alemanes del siglo XIX
partieron de la importante
diferencia entre el archiv y la
registratur:
• Archiv.- documento ya
depositado en el archivo.
• Registratur.- documento aún
en manos de los funcionarios.
Documento de archivo
• Para Müller, Feith y Fruin
(1898) el documento de
archivo no es solo aquel
material acumulado en vistas a
su conservación derivada de su
valor histórico sino aquél que,
además, ha sido formado en el
seno de una administración.
Documento de archivo
• Martín-Pozuelo considera documento
de archivo aquel documento que resulta
de un proceso administrativo o jurídico,
así como todos aquellos que hacen
posible tal proceso, recogidos en un
archivo, donde paulatinamente van
prescribiendo sus valores originales
sustituyéndose por otros de prueba e
información.
Documento de archivo
Los documentos son evidencia de
la actividad comercial y activos de
información. Cualquier conjunto
de información,
independientemente de su
estructura o forma, se puede
administrar como un documento.
Documento de archivo
• Los activos de
información son los
recursos que utiliza un
Sistema de Gestión de
Seguridad de la
Información para que las
organizaciones
funcionen y consigan los
objetivos propuestos por
la alta dirección.
• El documento de archivo
está plenamente
identificado con datos
que permiten su
agrupación archivística,
esto es, posee un
contexto y un contenido
que lo asocian con la
institución y área que lo
ha generado y usado, así
como con la función y el
asunto sobre el que trata.
Documento de archivo
Naturaleza del documento de archivo
• Naturaleza jurídica
Desde el punto de vista del Derecho, el
documento jurídico es tradicionalmente
definido como cualquier testimonio
escrito u oral destinado a dar fe de un
hecho.
• Naturaleza formal
El documento diplomático, en sentido
estricto, será cualquier testimonio
escrito sobre un hecho de naturaleza
jurídica, en el que concurran
determinadas y especiales formalidades
dándole fuerza de prueba.
• Naturaleza histórica
Documento histórico será
aquel que
independientemente de su
soporte o forma material
resulta de la actividad del
hombre y que en alguna
medida contribuye al
enriquecimiento del
conocimiento del propio
hombre en algún aspecto de
su vida.
Estructura del documento
• El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser
desde una tablilla de barro hasta un disco óptico.
• La información, es decir, la noticia que transmite.
• El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte,
ya sea mediante tinta, impulsos electromagnéticos u otro
cualquiera.
Estructura
del
documento
Características
• Génesis. Todo documento de
archivo se produce dentro de
un proceso natural de
actividad, surgen como
producto y reflejo de las tareas
de su productor.
[Link]
• Interrelación. Como principio
general las piezas aisladas
(documentos sueltos) no tienen
sentido o tienen muy poco, su
razón de ser viene dada por su
pertenencia a un conjunto -la
unidad archivística o
expediente- y por las relaciones
establecidas entre sí.
[Link]
• Son el único vestigio de una
acción, de un derecho, de una
noticia, contrariamente a lo que
sucede con el libro de biblioteca en
que una edición tiene múltiples
ejemplares.
• La información que contiene rara
vez se encuentra en otro
documento con idéntica extensión
e intensidad, es exclusiva.
• Carácter seriado, los
documentos se
producen uno a uno y
con el paso del tiempo
constituyen series.
• Autenticidad. El
documento no es falso, es
decir, que corresponden al
autor, fecha, lugar y asunto
que expresan, lo que no
significa la veracidad de su
contenido, pero sí
constancia fehaciente de la
autoría del acto.
• Integridad. Está
completo e
inalterado, es decir,
sus caracteres
externos e internos
no han sido
modificados.
CARACTERES
• Fue Schellenberg quien
sistematizó los caracteres de los
documentos, tanto los relativos a
su estructura física (caracteres
externos) como a su contenido
sustantivo (caracteres internos).
Caracteres externos
La clase: está determinada por el procedimiento empleado para
transmitir la información, así tenemos documentos:
Textuales, transmiten la
información mediante texto
escrito, sea manuscrito,
mecanografiado o impreso.
Iconográficos:
emplean la imagen,
signos no textuales,
colores... para
representar la
información.
• Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier
sonido, casi siempre palabras en el caso de los
archivos.
• Audiovisuales:
combinan la imagen en
movimiento y el
sonido, aunque los
primeros ejemplos
carecían de este último
aspecto.
• Electrónicos o informáticos: son los generados en el
entorno de los ordenadores: fichas perforadas, cintas
magnéticas, diskettes, CD ROM.
• El tipo: Unidad
documental producida
por un organismo en el
desarrollo de una
competencia concreta,
regulada por una norma
de procedimiento y cuyo
formato, contenido
informativo y soporte
son homogéneos.
• El formato: Se refiere al
soporte del documento, a su
configuración y a su
manipulación para crearlo.
Comprende el soporte físico
(pergamino, papel, acetato de
celulosa, poliéster, etc.); y el
material utilizado para
materializar los signos: grafías,
imágenes o bits, tintas,
emulsiones, impulsos
magnéticos, etc.
• Otro aspecto a
considerar es la
configuración del
documento, es decir,
su escritura y su
disposición (márgenes,
por ejemplo), signos
gráficos, sellos.
También hay que tener
en cuenta el formato
que es muy variable,
pues depende de la
clase de documentos
que conservemos.
• La cantidad: Referido a la
cantidad de documentos
expresada en hojas, folios,
metros lineales, cuadrados
o cúbicos, o también en
unidades de instalación
como paquetes, legajos,
carpetas, volúmenes,
documentos individuales.
En el caso de los
documentos digitales, se
utilizará la medición en
bits, si son sonoros o
visuales, en minutos.
• La forma: más
conocida con el
término diplomático
de tradición
documental, es decir,
la condición de
original o copia y sus
distintas variantes:
copia simple,
certificada.
• Los documentos originales
son aquellos que reúnen
los requisitos que los
habilitan para cumplir el
objetivo para el que fueron
creados, son auténticos, se
corresponden al autor,
fecha y lugar que expresan.
Pueden ser únicos, que
era lo más común
antiguamente, y múltiples
cuando se producen varios
ejemplares de igual valor.
• La condición de copia de un
documento está dada por el
fin para el que fue creada, en
general para información o
testimonio, como puede ser
una copia de un certificado de
estudios. Contiene la misma
información que el documento
Original pero carece de los
requisitos de éste. En la
actualidad, el desarrollo de los
instrumentos tecnológicos
favorece la creación de copias
debido a la facilidad y el bajo
costo de reproducción.
Caracteres internos
• La entidad productora:
Referido al origen orgánico del
documento, sea público o
privado. Es decir, el autor del
documento; en el caso de
documentos producidos por
instituciones corresponde a la
entidad, órgano y cargo de la
persona que los firma.
• Los orígenes funcionales: Se
refiere a las razones por las que
se ha producido un documento,
es decir, según manifiesta
Gallego “la función
administrativa que los genera y
las atribuciones que para ello
tiene, la actividad concreta de
esa función y el trámite que la
efectúa” (p. 98), que luego se
materializará en un tipo
documental concreto. Se trata
del motivo administrativo que
originó su creación.
• La fecha y el lugar de producción: también denominado
datación crónica y tópica del documento, que lo sitúa en el
tiempo y en el espacio.
Fecha tópica Fecha crónica
• El contenido
sustantivo: el
asunto o tema de
que trata un
documento, o sea,
los fines u objetivos
perseguidos con su
redacción.
Diferencias entre un documento de
archivo y un libro
Diferencias entre un documento de
archivo y un libro
Tipo documental
• Vicenta Cortés Alonso fue la
primera en utilizar en España
el término tipo documental
que definió como “el
número y disposición de los
elementos de la información
que corresponden a la
actividad que los ha
producido”.
• Incluso su nombre,
para ella, se deriva de
esa actividad, como
por ejemplo "informe"
procede de la acción
de "informar". Los
tipos por eso pueden
ser infinitos, como lo
son las actividades
humanas.
• La delimitación de los tipos, su
fijación e identificación
vendrán determinados por el
análisis de los caracteres
externos e internos de los
documentos y de su mensaje o
información.
• Antonia Heredia afirma que no
hay tipos documentales
simples o compuestos, lo que
hay son unidades
documentales. (García 2015: p.
65)
• Según T. Schellenberg el tipo
documental no se puede
identificar con el documento.
Es un atributo de éste, un
carácter que tiene la
consideración de mixto, es
decir tanto interno como
externo. Forma parte del
documento, y su identificación
(nombre) permite denominar la
unidad documental, constituir
las series y realizar una
adecuada descripción.
Unidades documentales
• Unidad archivística
básica resultado de la
actividad, proceso o
actuación de una
persona natural o
jurídica.
Unidad documental simple
Unidad documental compuesta
Clasificación por tipo documental
• Documentos dispositivos, aquellos en que la autoridad
asienta su voluntad con intención de ser obedecida.
Ejemplos:
• Del Poder Legislativo: Leyes
• Del Poder Ejecutivo: Decretos, resoluciones
• Del Poder Judicial: Sentencias
• De otras autoridades: Circulares, ordenanzas, edictos, etc.
Clasificación por tipo documental
• Documentos probatorios, aquellos en que un sujeto
cualquiera sustenta con su firma la información de un dato o
hecho relacionado con una tramitación, o una concesión, o
una solicitud. Ejemplos:
• Documentos contables: Tickets de compra, comprobantes
de pago, presupuestos.
• Todo tipo de correspondencia: Cartas, oficios, informes,
circulares, memorándums.
• Informes técnicos y científicos preparados para un trámite.
Clasificación por la tradición
documental
• Original
• Los documentos originales son aquellos que reúnen los
requisitos que los habilitan para cumplir el objetivo para el
que fueron creados, son auténticos, se corresponden al
autor, fecha y lugar que expresan. Pueden ser únicos, que
era lo más común antiguamente, y múltiples cuando se
producen varios ejemplares de igual valor.
Clasificación por la tradición
documental
• Copia
• La condición de Copia de un documento está dada por el fin
para el que fue creada, en general para información o
testimonio, como puede ser una copia de un certificado de
estudios. Contiene la misma información que el documento
Original pero carece de los requisitos de éste. En la
actualidad, el desarrollo de los instrumentos tecnológicos
favorece la creación de copias debido a la facilidad y el bajo
costo de reproducción.
Clasificación por la tradición
documental
• Borrador
• Es un documento provisional,
preparatorio, previo al ejemplar
original.
• El borrador no cumple más
requisito que contener el texto.
El documento electrónico
• Podríamos definirlo, como el
documento generado, gestionado,
conservado y transmitido por
medios electrónicos, informáticos
o telemáticos, siempre que
incorporen datos firmados
electrónicamente.
Cruz Mundet, José Ramón. Principios, términos y
conceptos fundamentales.
Documento electrónico
Documento electrónico
• El documento electrónico
posee las mismas
características que el
documento de archivo en
soporte tradicional (génesis,
originalidad, carácter seriado,
disponibilidad, etc.), a las que
debemos agregar las de
integridad y fiabilidad.
• Serán estas particularidades
las que nos permitirán, sobre
todo, asegurar la autenticidad
de estos documentos.
El documento electrónico
• Los documentos, independientemente de su forma o
estructura, deben poseer las características de autenticidad,
confiabilidad, integridad y facilidad de uso para ser
considerado evidencia autorizada de eventos comerciales o
transacciones y para cumplir plenamente con los requisitos
del negocio.
ISO 1549-2016. Information and documentation. Records management- Part 1: Concepts and principles
Características
Metadatos
Metadatos mínimos de un documento
Diferencias entre documento
tradicional y documento electrónico
Los documentos en la administración
pública
• La actividad
administrativa tiene un
carácter documental.
• Toda actividad de la
administración tiene que
dejar un testigo.
Características
• Producen efectos. Siempre producen efectos frente a
terceros o en la propia organización administrativa.
• Son emitidos por un órgano administrativo. El productor
es siempre uno de los órganos que integran la
organización de una Administración Pública.
• Su emisión es válida. Un documento es válido cuando su
emisión cumple con una serie de requisitos formales y
sustantivos, exigidos por las normas que regulan la
actividad administrativa.
Objetivos y documentos de gobierno
Clasificación de los documentos
públicos
J.R. Cruz Mundet y F. Mikelarena Peña. Información y Documentación Administrativa. Ed. Tecnos, 1998
