Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 1

Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina en la empresa Zooblue

S.A.S

Yenny Roa

ID: 513022

Contaduría Pública, Facultad de Ciencias Empresariales, Corporación Universitaria Minuto de

Dios

NRC 54672: Práctica Profesional II. Trabajo de campo

Mg. Juan Rodríguez

Noviembre 17, 2023

Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 2

Resumen

El resumen son 10 renglones se hace en practica 3

resumen: para este informe de práctica el Resumen es Informativo ya que describe un trabajo
experimental y es un solo tema que informa sobre unos contenidos explícitos del documento.
La estructura se basa en el esquema OMRC (Objetivos y alcance (propósito del documento),
Metodología (si es un trabajo experimental debe indicar las técnicas y métodos utilizados en la
investigación; si es un trabajo no experimental las fuentes de datos y su manejo), Resultados
(descubrimientos e interpretación) y Conclusiones (implicaciones de los resultados y su relación
con el propósito de la investigación), su extensión oscila entre 100 y 300 palabras.

Palabras clave

Contabilidad, nómina, horas extras, clientes, DIAN, planillas de seguridad social de

nómina, Software contable SIIGO, outsourcing contable.

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 3

Tabla de Contenido

Resumen ………………………………………………………………………………………. 2

Introducción ……………………………………………………………………………………. 5

Capítulo 1. Caracterización de la Práctica Profesional Contrato Laboral…………… 7

1.1 Caracterización y diagnóstico de la organización……………………………………… . .7

1.1.1 Caracterización e la organización…………………………………………………...… 7

1.1.2 Identificación de las necesidades de la organización objeto de apoyo…………… 8

1.2 Objetivos……………………………………………………………………………………. 9

1.2.1 Objetivo general………………………………………………………………………… 9

1.2.2 Objetivos específicos……………………………………………………………...…… 9

1.3 Justificación ………………………………………………………………………………. 9

Capítulo 2. Direccionamiento estratégico ……………………………….…………….. 11

2.1 Naturaleza de la organización y breve reseña histórica. …………………………… 11

2.2 Marco contextual ………………………………………………………………………… 11

2.3 Elementos del Direccionamiento Estratégico de la empresa ……………………… 12

2.3.1 Misión …………………………………………………………………………………… 12

2.3.2 Visión …………………………………….………………………………………………. 12

2.3.3 Valores Corporativos …………………………………………………………………… 13

2.4. Organigrama de la de la empresa o institución y ubicación del estudiante en él…. 13

.2.5 Estructuración del plan de trabajo con funciones propias de la disciplina………… 14

2.6 Plan de Formación (F3)………………………………………………………………… 16

Capítulo 3. Desarrollo disciplinar y resultados de la Práctica. ……………………… 17

3.1 Marco Conceptual ………..……………………………………………………………… 17

…………………………………………………………………………………………………… 19
 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 4

3.2 Marco normativo …………………………………….…………………………………… 19

…………………………………………………………………………………………………… 22

3.3 Matriz FODA personal donde se desarrolló la Práctica Profesional ………………… 23

3.4 Cronograma de actividades previsto. (Diagrama de Gantt) ………………………… 24

3.5 Descripción detallada del plan de trabajo, funciones y compromisos establecidos …24

3.5.1 Descripción de las actividades realizadas………………………………………………24

3.5.2 Funciones asignadas …………………………………………………………………… 24

3.5.3 Compromisos establecidos ………………………………………………………………24

3.6 Descripción de herramientas y recursos utilizados …………………………………… 24

3.7 Aportes realizados a la Organización desde su cargo …………………………………..25

Capítulo 4. Evaluación de la Práctica ……………………………………………………… 28

4.1 Planeación vs Ejecución …………………………………………………….………………28

4.2 Indicadores ……………………………………………………………………………………..

4.3 Autoevaluación del estudiante sobre su práctica respecto de la organización …… . 29

Capítulo 5. Beneficios, conclusiones y recomendaciones…………………………… 25

5.1 Beneficios logrados para su perfil profesional ………………………………………… 25

5.2 Conclusiones de la práctica ………………………………………………………………..25

5.3 Recomendaciones ………………………………………………………………………….25

6. Referencias Bibliográficas …………………………………………………………………..26

7. Anexos

 Copias de formatos de evaluación realizados por el jefe inmediato.

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 5

Introducción

Aquí se debe incluir una idea somera, pero exacta de los diversos aspectos que componen el

trabajo. Se trata, en última instancia, de hacer un planteamiento claro y ordenado del tema de

la investigación, de su importancia de sus implicaciones, así como de la manera en que se ha

creído conveniente abordar el estudio de sus diferentes elementos. En una primera parte, se

definen los temas que se eligieron en el trabajo, se sugiere mencionar las características y

causas para presentar el tema del trabajo, en la segunda parte se responde ¿cuál fue el interés

para hacer el trabajo de investigación?, en una tercera parte se responde: ¿Cuál fue la

metodología o estrategia empleada?, en la cuarta parte se responde: ¿Cuáles es la finalidad u

objetivos del desarrollo del trabajo de investigación?, en una quinta parte se responde: ¿Cuál

es la distribución de los diversos temas en la estructura de trabajo?. Finalmente, podemos decir

que la Introducción: 1) Contiene una visión general del tema investigado. 2) Nos hace penetrar

en lo que encontramos al leer el trabajo. 3) Se recomienda que la introducción se redacte

después de terminar el trabajo de investigación.

Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 6
 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 7

Capítulo 1. Caracterización de la Práctica Profesional en Convenio Especial

En este capítulo se presenta la descripción general de la empresa Zooblue S.A.S.,

en cuya área contable fue ubicada la estudiante para la realización de la Práctica Profesional II

en el cargo de auxiliar contable durante el periodo de mayo a agosto de 2023.

1.1 Diagnóstico del área de intervención

1.1.1 Caracterización de la organización

La empresa Zooblue S.A.S., pertenece al sector terciario o de servicios, la actividad

económica principal es la atención médica y control de animales domésticos, cuyo objeto social

es la comercialización de concentrado y elementos de cuidado para animales domésticos, así

como a su vez la prestación de servicios de atención médica.

A continuación, se presentan los principales elementos del entorno donde se

desarrollará la práctica profesional II en la función Convenio Especial.

Nombre de la empresa: Zooblue S.A

Dirección: Cr 8 74 C- 39 APT 702

Teléfono: 3153347437

Código CIIU: 7500 Pertenece al grupo 3 en NIIF para Pymes

Responsabilidades Fiscales

14- Información exógena

47 - Régimen simple de tributación

48 - Impuesto sobre las ventas – IVA

1.1.2 Identificación de las necesidades de la organización objeto de apoyo

Zooblue SAS., es una empresa con domicilio en Bogotá y Tabio; actualmente se está

llevando a cabo la adaptación y parametrización de su nuevo software contable, ya que

anteriormente contaba con la herramienta Helisa, hace un año se realizó la adquisición de

SIIGO nube, facilitando su proceso de facturación electrónica un software que ha permitido

identificar ciertas falencias que se están presentando en la compañía, aunque estas no han
 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 8

afectado los ingresos de la misma, por el contrario ha generado la posibilidad de crecimiento e

implementación de ventas online aumentando de manera significativa sus ingresos.

Esta situación ha generado la necesidad de un nuevo control en el área de nómina ya

que hay que verificar información de los empleados de la empresa y cambiarla al sistema

contable SIIGO, así como novedades de horas extras, vacaciones u otros cambios que afecten

la nómina.

Por tal razón, si se continua con dicha situación, la empresa no podrá obtener los frutos

que ha traído consigo la generación de nuevas fuentes de venta masiva, sino por el contrario

se generaran más demoras al realizar la nómina, lo que conlleva a una pérdida de tiempo lo

que conlleva a plantear la elaboración de un plan de seguimiento.

Lo anterior conlleva al planteamiento del siguiente problema: ¿Mediante que estrategia

se podría optimizar el proceso de registro y transmisión de nómina de la empresa Zooblue

S.A.S?

Sistematización

¿Cómo identificar cuáles son los problemas en nómina al verificar la información que se

encuentra registrada en el programa Siigo nube?

¿Qué estrategia permite desarrollar un control al momento de generar los cambios o

actualizaciones pertinentes según la información recaudada?

¿Cómo evaluar los avances obtenidos en el registro y trasmisión de nómina con los

ajustes realizados al software contable?

1.2 Objetivo
 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 9

1.2.1 Objetivo general

Optimizar el proceso de registro y transmisión de nómina de la empresa Zooblue S.A.S.

1.2.2 Objetivos específicos

Identificar cuales son las debilidades que tiene la empresa para ejecutar

adecuadamente la liquidación de nómina de la empresa Zooblue S.A.S.

Implementar un debido control que facilite los avances obtenidos en el registro y

trasmisión de nómina con los ajustes realizados al software contable de la empresa Zooblue

S.A.S.

Evaluar los avances en el registro y transmisión de nómina mediante los ajustes

realizados al software contable SIIGO de la empresa Zooblue S.A.S.

1.3 Justificación

Como futuros profesionales íntegros y actualmente estudiantes de sexto semestre de

contaduría, se desea dar a conocer diversas alternativas de solución a las situaciones o

falencias que puedan presentar las compañías donde se está desarrollando el proyecto

productivo, aplicando la experiencia, las bases que se han adquirido mediante la evaluación, la

comprensión de las actividades a desempeñar por parte de la entidad y sus políticas de

funcionamiento, y permitir que el practicante deposite parte del conocimiento obtenido en la

carrera profesional, además de enriquecerlo de experiencias nuevas y reales, que son de vital

importancia, logrando la incorporación laboral a través del desarrollo de competencias

académicas.

Como parte de las funciones de la práctica profesional, el practicante debe de identificar

las falencias que se presentan en la empresa Zooblue S.A.S. lo que lo lleva a plantear una

problemática y unos objetivos; para el desarrollo del presente trabajo, se evidencia la

necesidad de implementar un software contable donde, además de hacer el reconocimiento y

efectuar el pago, se logre que cada desprendible de nómina llegue a cada empleado por medio
 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 10

de correo electrónico. De esta forma se benefician tanto la empresa como los trabajadores ya

que la información es mucho más clara al arrojar los indicadores de todo el sistema contable.

Con esta herramienta no solo se busca un sistema que permita el registro y transmisión

de nómina sino brindar nuevos beneficios tanto a los clientes como a la empresa, mostrando

oportunamente la nómina, logrando una buena relación vendedor-comprador cumpliendo con

las necesidades de los consumidores, lo que permitirá una fidelización y preferencia obteniendo

un crecimiento en el mercado.
 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 11

Capítulo 2. Direccionamiento estratégico

2.1 Naturaleza de la organización y breve reseña histórica

La empresa Zooblue SAS., donde la estudiante desarrollará su Práctica Profesional, es

una empresa de economía privada que se constituyó en agosto 9, de 2018; organizada como

mediana empresa cuyo ámbito de operación es regional, brindando sus servicio y productos a

municipios de Cundinamarca; su actividad económica está ubicada en el sector terciario, según

código CIIU (7500) la comercialización de concentrado y elementos de cuidado para animales

domésticos, así como a su vez la prestación de servicios de atención médica.

Zooblue SAS., inicio la prestación de sus servicios en la sede de Bogotá, donde

comenzaron a realizar el entrenamiento de caninos, la cual originó la necesidad de implementar

nuevos servicios a petición de los clientes, los cuales buscaban el bienestar y cuidado de sus

animales de compañía. Con el pasar del tiempo decidió desarrollar una actividad

complementaria como lo es la ganadería, desarrollada tradicionalmente en su núcleo familiar, la

cual hoy en día genera el mayor volumen de ventas.

2.2 Marco contextual

La empresa Zooblue SAS., cuenta con su sede principal en Bogotá, donde se desarrolla

las funciones contables en la dirección carrera 8 74 C- 39 apartamento 702, barrio el Nogal.

Figura 1

Imagen de la empresa outsourcing consultores administrativos S.A.S.

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 12

Nota: Roa (2023, p.12).

2.3 Elementos del Direccionamiento Estratégico de la empresa

2.3.1 Misión

Para la empresa Zooblue S.A.S:

Es una empresa dedicada a la producción de leche, cuidado de mascotas,

comercialización de concentrado y medicamentos para animales de compañía. Desde el año

2018 ha implementado innovación y tecnología en la comercialización de sus productos,

alcanzando así un reconocimiento, tanto en el sector lácteo como el veterinario, gracias a su

atención personalizada con altos estándares de calidad, logrando siempre la satisfacción de

sus clientes, a nivel nacional (Torres, 2022, p. 12)

2.3.2 Visión

Para la empresa Zooblue S.A.S:

Ser en el 2025 una de las empresas líderes en la comercialización de concentrados y

medicamentos para distintas especies animales, alcanzando un mayor reconocimiento a

nivel nacional, para llegar así a todos los sectores del país. Cada día con innovación y

de la mano de las nuevas tecnologías para poder emplearlas en cada uno de nuestros

servicios compitiendo con calidad y buenos precios (Torres, 2022, p. 12)

2.3.3 Valores Corporativos

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 13

Innovación: es la aplicación eficiente de la creatividad mediante estrategias y

actividades en función de su mejoramiento

Servicio: la calidad del servicio al cliente es lo que nos distingue de la competencia y

constituye un factor de éxito de nuestro negocio siendo medido en todos los procesos de

interacción con el cliente”

Compromiso: “Surge de la convicción personal, viéndose reflejado en el desempeño

responsable de las tareas a cargo, permitiendo pasar de las promesas a los hechos, generando

resultados (Torres, 2022, p. 12)

2.4. Organigrama de la empresa o institución y ubicación de la estudiante en él

En la figura 2 se presenta el organigrama de la empresa Zooblue S.A.S., Compuesta

por la Gerencia General y de está dependen la Gerencia Financiera y la gerencia comercial, en

este caso la práctica se realizará en el área contable.

Figura 2

Organigrama de outsourcing consultores administrativos S.A.S

Contador

contadora junior Auxiliar Contable

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 14

2.5 Estructuración del plan de trabajo con funciones propias de la disciplina

Para el desarrollo de la función de práctica profesional en (Convenio especial), se

exponen en el siguiente apartado los elementos clave del Plan de trabajo a realizar durante el

periodo de Práctica

Las actividades propuestas para ser desarrolladas en el periodo dieciséis (16) semanas,

se describen con detalle a continuación:

Tabla 1

Descripción Plan de trabajo Semanal para el periodo de práctica profesional

Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 15
Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 16
 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 17

Capítulo 3. Desarrollo disciplinar y resultados de la práctica

3.1 Marco Conceptual

El marco conceptual que se presenta a continuación aborda los principales conceptos

relacionados con la temática propuesta que hace referencia a la optimización del proceso de

registro y transmisión de nómina en la empresa Zooblue S.A.S; departamento de contabilidad,

por lo que los antecedentes propuestos constituyen un acercamiento a la realización de la

Práctica Profesional.

Por lo tanto, es importante iniciar con el significado de contabilidad, para Langenderfer

(1973) la entiende así:

Una de las características de la contabilidad es que entrega información útil para la

toma de decisiones, por lo que afecta directamente a las actividades económicas. Así lo

establece Langenderfer (1973), en donde afirma que la contabilidad es sistema de

medida y comunicación que sirve para entregar información económica y social con la

cual los usuarios puedan emitir un juicio y tomar decisiones relativas a la optimización

de recursos y al cumplimiento de sus objetivos.

Con base en lo anterior, una característica principal de la contabilidad es la entrega de

información importante y útil para tomar una decisión en una entidad, y dependiendo de esta se

afectan positiva o negativamente procesos propios de la actividad económica cuyo objetivo es

la optimización de recursos para el cumplimiento de sus objetivos.

Por otro lado, es fundamental definir la palabra nómina y una de sus acepciones que

tiene gran sentido es

Nómina sería la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un empleado,

refiriéndose a la cantidad pagada por los servicios que prestó durante un cierto período

de tiempo, Así lo establece la Nómina juega un papel importante en una sociedad por

varias razones, desde un punto de vista contable la nómina es crucial porque los
 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 18

impuestos sobre la misma afectan considerablemente al ingreso neto de la mayoría de

las empresas. (ley 734 de 2002,Art 33, p.20)

Este concepto fundamental para el desarrollo de la práctica y de la propuesta es el de

nómina que para mi entender es la suma de todos los registros financieros, que determina el

valor bruto devengado por el trabajador, efectuando las deducciones correspondientes,

calculando el valor neto a pagar.

También, es importante definir el significado de horas extras, según el código sustantivo

del trabajo (artículo 159) ‘’Horas extras es el Trabajo suplementario que excede de la jornada

ordinaria, y en todo caso el que excede de la máxima legal’’ (p.47).

Horas extras es el trabajo adicional, fuera del horario normal al que se contrató a los

trabajadores de zooblue, originando así un pago adicional, o remuneración económica extra.

Igualmente, otro de los elementos para tener en cuenta son los clientes, ‘’Cliente es

la persona, o empresa que adquiere de forma voluntaria productos o servicios que necesita

para sí mismo, o para otra persona, por lo cual, es el motivo principal por el que se

comercializan productos y servicios” (Thompson, 2009, p.9).

los clientes son la mayor fuente de ingresos de las organizaciones permitiendo a su vez

satisfacer sus necesidades y las de la empresa al momento de proporcionar los recursos para

el debido cumplimiento de las obligaciones con las que cuenta la entidad.

Según Decreto 2117 de (1992), es importante definir el concepto de DIAN, es la entidad

encargada y con autoridad tributaria y aduanera, que contribuye a la sostenibilidad fiscal, e

importante en la economía del país, ya que facilitan las operaciones del comercio exterior,

adscrita al ministerio de hacienda y crédito público.

La DIAN al ser una entidad que garantiza la seguridad fiscal del país también la

garantiza a la empresa, haciendo más fácil los tramites de está al estar disponible en línea,

información en formato electrónico, con soportes respaldados por ellos.

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 19

Acerca de, planillas de seguridad social es el mecanismo utilizado para la

autoliquidación de los aportes de seguridad social y parafiscales.

La planilla es un formato que permite certificar que una persona realizo el pago de la

seguridad social, ya sea como independiente o en una empresa (Getiva de la hoz, 2008).

Las planillas de seguridad social certifican que la empresa realizó el pago de salud,

pensión, riesgos laborales, a los empleados.

Por lo anterior, es indispensable contar con la ayuda de un buen software contable que

sirva como base para el registro y control de las actividades de la entidad.

El software contable en una organización sirve para acceder y explotar la información

residente en una base de datos, de manera que los usuarios puedan analizarla,

desarrollarla, para adquirir teorías y conocimientos que apoyen la toma de decisiones

del negocio. (Revista la técnica,2013)

El software SIIGO es una herramienta principal para la práctica ya que permite optimizar

los procesos y mantener de manera accesible la información desde cualquier ordenador ya que

esta es almacenada en la nube.

Así mismo, se deben mejorar las estrategias en una entidad, en busca de un

mayor rendimiento ‘‘Outsourcing es una variedad de la decisión de hacer o comprar para

obtener los suministros de materiales y servicios necesarios para que la empresa produzca los

bienes y servicios’’ (Harrigan 1985, p.2).

El outsourcing contable es fundamental ya que es el escenario que va a permitir el

vínculo entre la empresa donde se desarrollara la práctica y la guía para el desarrollo de las

actividades.

3.2 Marco normativo

En el marco normativo que se presenta a continuación, se abordaran los principales

conceptos relacionados con la temática propuesta en este informe que hace referencia a las

estrategias a implementar para la optimización del proceso de registro y trasmisión de nómina

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 20

en la empresa Zooblue S.A.S., de forma que se cumpla con los requisitos exigidos para una

adecuada contabilidad según el tipo de entidad que esta conforma, tomando como base la

normatividad estipulada por Langenderfer

Una de las características de la contabilidad es que entrega información útil para la

toma de decisiones, por lo que afecta directamente a las actividades económicas. Así lo

establece Langenderfer (1973), en donde afirma que la contabilidad es sistema de

medida y comunicación que sirve para entregar información económica y social con la

cual los usuarios puedan emitir un juicio y tomar decisiones relativas a la optimización

de recursos y al cumplimiento de sus objetivos (p.2)

Con base en lo anterior, una característica principal de la contabilidad es la entrega de

información importante y útil para tomar una decisión en la entidad, y dependiendo de esta se

afectan positiva o negativamente procesos propios de la actividad económica cuyo objetivo es

la optimización de recursos para el cumplimiento de sus objetivos.

Por otro lado, es fundamental definir la palabra nómina y una de sus acepciones que

tiene gran sentido es

Nómina sería la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un empleado,

refiriéndose a la cantidad pagada por los servicios que prestó durante un cierto período

de tiempo, Así lo establece la Nómina juega un papel importante en una sociedad por

varias razones, desde un punto de vista contable la nómina es crucial porque los

impuestos sobre la misma afectan considerablemente al ingreso neto de la mayoría de

las empresas. (ley 734 de 2002, Art 33, p.20)

Este concepto fundamental para el desarrollo de la práctica y de la propuesta es el de

nómina que para mi entender es la suma de todos los registros financieros, que determina el

valor bruto devengado por el trabajador, efectuando las deducciones correspondientes,

calculando el valor neto a pagar.

También, es importante definir el significado de horas extras

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 21

según el código sustantivo del trabajo, (artículo 159) ‘’Horas extras es el Trabajo

suplementario que excede de la jornada ordinaria, y en todo caso el que excede de la máxima

legal’’ (p.47).

Horas extras es el trabajo adicional, fuera del horario normal al que se contrató a los

trabajadores de Zooblue, originando así un pago adicional, o remuneración económica extra.

Igualmente, otro de los elementos para tener en cuenta son los clientes, ‘’cliente es

la persona, o empresa que adquiere de forma voluntaria productos o servicios que necesita

para sí mismo, o para otra persona, por lo cual, es el motivo principal por el que se

comercializan productos y servicios” (Thompson, 2009, p.9).

los clientes son la mayor fuente de ingresos de las organizaciones permitiendo a su vez

satisfacer sus necesidades y las de la empresa al momento de proporcionar los recursos para

el debido cumplimiento de las obligaciones con las que cuenta la entidad.

Por eso es importante definir el concepto de DIAN ya que es una entidad con autoridad

encargada de auditar información tributaria contribuyendo a la sostenibilidad de las empresas

Según Decreto 2117 de (1992), es importante definir el concepto de DIAN, es la entidad

encargada y con autoridad tributaria y aduanera, que contribuye a la sostenibilidad

fiscal, e importante en la economía del país, ya que facilitan las operaciones del

comercio exterior, adscrita al ministerio de hacienda y crédito público.

La DIAN al ser una entidad que garantiza la seguridad fiscal del país también la

garantiza a la empresa, haciendo más fácil los tramites de está al estar disponible en línea,

información en formato electrónico, con soportes respaldados por ellos.

Acerca de, planillas de seguridad social es el mecanismo utilizado para la

autoliquidación de los aportes de seguridad social y parafiscales, ‘’la planilla es un formato que

permite certificar que una persona realizo el pago de la seguridad social, ya sea como

independiente o en una empresa’’ (Getiva de la hoz, 2008).

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 22

Las planillas de seguridad social certifican que la empresa realizó el pago de salud,

pensión, riesgos laborales, a los empleados.

Por lo anterior, es indispensable contar con la ayuda de un buen software contable que

sirva como base para el registro y control de las actividades de la entidad

El software contable en una organización sirve para acceder y explotar la información

residente en una base de datos, de manera que los usuarios puedan analizarla,

desarrollarla, para adquirir teorías y conocimientos que apoyen la toma de decisiones

del negocio. (Revista la técnica,2013)

El software SIIGO es una herramienta principal para la práctica ya que permite optimizar

los procesos y mantener de manera accesible la información desde cualquier ordenador ya que

esta es almacenada en la nube.

Así mismo, se deben mejorar las estrategias en una entidad, en busca de un mayor

rendimiento, ‘‘Outsourcing es una variedad de la decisión de hacer o comprar para obtener los

suministros de materiales y servicios necesarios para que la empresa produzca los bienes y

servicios’’ (Harrigan 1985, p.2).

El outsourcing contable es fundamental ya que es el escenario que va a permitir el

vínculo entre la empresa donde se desarrollara la práctica y la guía para el desarrollo de las

actividades.

3.3 Matriz FODA de la empresa

En la matriz FODA, que se presenta a continuación, se exponen las fortalezas,

oportunidades, debilidades y las amenazas de la empresa ZOOBLUE S.A.S., donde la

estudiante se desempeña en el ejercicio del cargo como aprendiz, allí se busca obtener la

oportunidad de mejora y optimización en los procesos de la empresa.

Tabla 2

Matriz FODA empresarial donde se desarrolló la práctica profesional

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 23

Fortalezas Debilidades
Saber
Fácil manejo del software contable. Saber Falta de agilidad para hacer los
(SIIGO) procesos

Hacer Oportuna información de las Hacer Pérdida de tiempo a causa de los

novedades de los empleados reprocesos contables.

Ser Cuenta con personal capacitado e Ser Falta de personal

infraestructura idónea para el óptimo
desarrollo de su actividad.
Oportunidades Amenazas

Saber Crecimiento profesional Saber Aumento en los costos

Hacer Constante actualización del Hacer Agotamiento y sobrecarga laboral

software contable. Ser Actualización de los nuevos
requerimientos contables y financieros.
Ser Información oportuna según los
tiempos establecidos.

Nota: Roa, (2023, p.23).

3.4 Cronograma de actividades previsto. (Diagrama de Gantt)

El presente cronograma detalla el desarrollo de las funciones y tareas que se están

llevando a cabo para el cumplimiento de los objetivos y el tiempo establecido para cada una de

ellas:

La primera fila indica el número de actividades o responsabilidades que fueron

asignadas, en la segunda fila se nombran las actividades, en la tercera fila se menciona el

responsable. En la tercera, cuarta y quinta columna se detalla por número y día

correspondiente a cada función.

A continuación, se encuentra el diagrama de Gantt aplicado a la empresa de forma

semanal y tomado como base de un mes.

Figura 4

Cronograma de las actividades desarrolladas en la empresa ZOOBLUE S.A.S.

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 24

Nota: Roa (2023, p.24).

3.5 Descripción detallada del plan de trabajo, funciones y compromisos establecidos

3.5.1 Descripción detallada de las actividades realizadas

Las actividades descritas a continuación fueron las desarrolladas durante la ejecución

de la Práctica Profesional por la estudiante, estas fueron:

Registro de nómina, labores de archivo en el área de contabilidad, Validación y recepción de

las facturas electrónicas, causación de las facturas enviadas electrónicamente por los

proveedores, registradas en el programa SIIGO.

3.5.2 Funciones asignadas

Para el desarrollo de la práctica profesional se establecieron las siguientes funciones:

Registro y causación de facturación, contabilizar la nómina con sus debidas deducciones,

provisiones y aportes, así como la liquidación de prestaciones sociales, registrar toda la

información contable en el programa Siigo Nube de acuerdo con la naturaleza de las cuentas.

3.5.3 Compromisos establecidos

Correcto manejo de las herramientas de trabajo.

Validar la información registrada en los archivos de Excel.

Recolección de datos que permitan la elaboración y actualización de la planilla

Gestionar vía correo electrónico la notificación de novedades o ajustes contables.

3.6 Descripción de herramientas y recursos utilizados

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 25

En la empresa Zooblue S.A.S. se maneja el sistema contable Siigo Nube, por medio del

cual se realiza la contabilización de las cajas menores, anticipos y reembolsos, por medio de

este sistema también se exportan los informes en Excel con los cuales se certifica la veracidad

de los registros contables realizados a los directos responsables o proveedores; con su debido

acuse de facturación Dirigido a la Dian en los casos que este aplique, también se cuenta con la

función de nómina electrónica, la cual permite el descargue individual o masivo de los

comprobantes contables efectuados.

3.7 Aportes realizados a la Organización desde su cargo.

Con base en el plan de estudios del programa de Contaduría Pública y de las

asignaturas que hace parte del componente específico profesional, que a su vez se dividen en

los subcomponentes: Contabilidad financiera, Finanzas, Contabilidad de gestión, Control y

regulación, Contabilidad Tributaria, se describen en la tabla No 3, se mencionan los aportes a

la organización, desde los principales aspectos o temáticas que fueron desarrollados en el

ejercicio de la práctica profesional.

Tabla 3

Análisis del aporte a la organización, desde el desarrollo de competencias específicas del

programa de Contaduría Pública.

Impacto desde Conclusiones y

Subcomponente Impacto académico
lo práctico sugerencias

Contabilidad Se adquirió conocimiento Permitió realizar Conclusión:

Financiera. para la aplicación contable las debidas La preparación
Contabilidad I. de la información causaciones y oportuna de la
Contabilidad II. financiera del ente registro contable contabilidad es una
Contabilidad III. económico y para el de las actividades herramienta muy
Contabilidad IV. desarrollo del ciclo efectuadas por la importante ya que
contable de las empresas. empresa según no solo permite
las necesidades tomar decisiones,
de la entidad y la sino que a su vez
naturaleza de mantiene un
estas, siguiendo a adecuado control
su vez los de los procesos
lineamientos Recomendación:
establecidos Mantener la
según las normas información al día
 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 26

que rigen para tanto en su registro

cada caso. en los aplicativos
contables como los
soportes físicos
necesarios permite
un manejo
adecuado al
momento de tomar
decisiones o en
dicho caso, ser la
base para la
implementación de
nuevos procesos.

Tributaria I Permite una adecuada Según los Conclusión:

Tributaria II identificación de aquellas conocimientos Mediante la
obligaciones tributarias, adquiridos en la adecuada
con las que cuenta la universidad esto implementación e
empresa según su tipo o facilito la debida identificación de
régimen al cual pertenece. identificación de las obligaciones
las obligaciones tributarias permite
en la que esta estar al día con las
incurre ya que la entidades
empresa regulatorias y por
pertenece a un ende la confianza
régimen especial de estar realizando
y por ende cuenta las actividades de
con unos manera adecuada.
lineamientos Recomendación:
determinados. Se debe contar con
un adecuado
control y
verificación de las
fechas y
vencimientos de
dichas
obligaciones
tributarias ya que
estas permiten no
incurrir en
sanciones u
omisiones que
puedan ocasionar
falencias o gastos
innecesarios para
la empresa.

Auditoria I. Se impartieron Se confronta la Conclusión: En

Auditoria II. conocimientos que llevan información que materia de control
 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 27

al estudiante a ser más arroja el sistema se logra un

analítico con la con los datos aprendizaje más
información contable, las manuales que aterrizado a la
normas y leyes que la posee el área de normatividad sobre
conforman. producción, se la cual se debe
La función que ejerce el determina una registrar, verificar y
contador debe hacerse problemática con confrontar la
con sujeción a las normas respecto a la información.
de auditoría generalmente coincidencia de
aceptadas para dictaminar información y se Recomendación:
los estados financieros y denota que no La organización
demás componentes del existe un debe asumir una
control interno. adecuado control actitud de
de inventarios, aceptación frente a
por tal motivo la los informes que se
elaboración de generan respecto
informes no es del proceso
confiable y contable que se
verificable, la realiza, se debe
toma de implementar un
decisiones no es correcto control
asertiva. interno para
evidenciar y
corregir posibles
errores.
Implementar un
proceso idóneo de
auditoría.

Nota: Roa (2023, p. 25.27).

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 28

Capítulo 4. Evaluación de la práctica

4.1 Planeación vs Ejecución

A continuación, en la tabla 4, se presenta la evaluación de la Práctica Profesional a

partir de “lo Planeado” versus “lo Ejecutado” en el desarrollo de la labor desempeñada en la

empresa Policía Nacional. Durante la práctica de acuerdo con el plan de trabajo le fueron

asignadas actividades específicas al estudiante entre ellas: diagnóstico de cuentas por pagar,

emisión de certificados de disponibilidad presupuestal …. mediante el manejo del sistema

contable Siigo, realizar apoyo en el registro de las legalizaciones de gastos, pagos diarios,

facturas, reembolsos, cajas menores, archivo de soportes. No obstante, estas actividades

fueron incrementando conforme al desempeño y capacidad de responsabilidad de la

estudiante.

Tabla 4

Evaluación de lo planeado versus lo ejecutado

Seman Actividades planeadas Actividades ejecutadas

a

1 Inducción ……Registrar en plan de Conocimiento de los procesos y

trabajo, se solicitó el apoyo en área de procesos que se adelantaron en el
tesorería debido a vacaciones de la grupo financiero ….... etc Ok?... Las
persona encargada. causaciones fueron realizadas en su
totalidad, y se realizó apoyo solicitado
en registro y verificación de nóminas a
pagar.
2 Apoyo en causación de facturas para Se realizaron las actividades en su
pago a proveedores con plazo a 45 totalidad de acuerdo con lo planeado.
días, apoyo temporal en área de
tesorería.

3 Apoyo en causación de facturas para Se realizaron las actividades de

pago diario de las diferentes sucursales acuerdo con lo planeado.
y sedes, causación de gastos realizados
con tarjeta de crédito por concepto de
compra de tiquetes aéreos.

4, 5 y 6 Apoyo en causación de facturas para Se realizó la causación de las facturas

pago diario y análisis de cuenta de diarias en su totalidad, quedaron
pendientes algunas las legalizaciones y
 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 29

anticipos a empleados y proveedores. cajas menores debido al volumen de

soportes, se realizó entrega
consolidada de anticipos pendientes
por legalización de factura.
7 Apoyo en causación de legalizaciones Se realizaron las actividades de
de gastos, pagos diarios, reembolsos, acuerdo con lo planeado. Se realizó
cajas menores, archivo de soportes. análisis de cuenta deudores varios,
Análisis de cuenta deudores varios. verificando que los soportes físicos
correspondientes a las facturas
realmente correspondan a lo
contabilizado y cobrado.
8 Apoyo en causación de facturas para Se realizaron las actividades de
pago diario de las diferentes sucursales acuerdo con lo planeado; se culminó el
y sedes, análisis de cuenta de anticipos análisis de cuenta de anticipos a
a empleados. empleados haciendo seguimiento a los
gastos de viaje de las diferentes
operaciones.
9 Apoyo en causación de facturas de los Se realizó la causación de las facturas
diferentes laboratorios clínicos que de exámenes médicos para el
prestan el servicio de exámenes respectivo cierre de gastos del mes.
médicos a trabajadores en proceso de
selección y contratación.

10 y 11 Apoyo en causación de facturas para Se realizaron las actividades de

pago a proveedores y honorarios con acuerdo con lo planeado.
plazo a 45 días.

12 Apoyo a contingencia en área de Se realizó apoyo en área de impuestos

impuestos por pago de industria y diligenciando los formularios de
comercio municipal. Industria y Comercio de los diferentes
municipios.
13, 14 Apoyo en causación de facturas para Se realizaron las actividades de
15 y 16 pago a proveedores y honorarios con acuerdo con lo planeado.
plazo a 45 días.

Nota: Elaboración propia

4.2 Indicadores

Un indicador es un dato o un conjunto de datos que nos ayudan a medir objetivamente la

evolución del sistema de gestión. Los indicadores son medios, instrumentos o mecanismos

para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos.

Además, representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño

de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de

referencia. Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 30

organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados. Detectan y

prevén desviaciones en el logro de los objetivos.

Tabla 5

Indicadores sobre la Práctica Profesional realizada en la organización XXXXX

Tipo Indicador Porcentaje Seguimiento Plan de

de mejoramiento
Cumplimient
o
Revisión Se estandarizó La meta está bien
documental un formato encaminada, se
Desempeñ relacionada con la 85% digital para el están haciendo
o información correcto las funciones
generada en el control de los necesarias para
sistema, inventarios. su aplicación.
confrontándola
con los datos
manuales que
posee el área de
costos y
producción.
Implementación Se informa y El nuevo formato
del formato capacita al se está
Cumplimie estándar, 80% personal de implementando
nto diseñado para el las áreas en las áreas
óptimo control de involucradas involucradas, se
inventarios. para el buen debe mejorar la
uso y digitalización
efectividad del oportuna de los
nuevo formato. datos.
Cotejo de Se concientizó Ha sido efectivo
información al personal la
Evaluación concerniente al responsable implementación
área de costos y 91% sobre el del formato para
producción en correcto uso un verdadero
inventarios. del formato control de
digital, se inventarios, la
dieron pautas información ahora
para es útil, se
comprender su optimiza el uso
efectividad. de la materia
prima, la
existencia de
mercancía es real
y se realizan
pedidos
 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 31

oportunos.
Unificación de la El formato El cumplimiento
información digital se está del objetivo se
Gestión referente a 83% empleando de está alcanzando,
inventarios físicos manera las existencias
versus adecuada, la del inventario son
información del variable del numerosas, y el
sistema. tiempo ha personal
tardado el responsable es
alcance del escaso, sin
objetivo. embargo, se está
trabajando con
eficiencia para
lograrlo.
Nota: Avalo, (2021, p. 29)

4.3 Autoevaluación del estudiante

Tabla 6

Autoevaluación del estudiante sobre su Práctica con respecto a su desempeño dentro de la

organización respecto a los siguientes criterios

Criterios Desempeños

Alto nivel de compromiso y eficiencia en la

Nivel de compromiso causación de facturas y en las demás actividades
y funciones asignadas.

Responsabilidad

Cumplimiento

Creatividad

Capacidad para solucionar Efectiva intervención ante las problemáticas que

problemas se presentaron en el ejercicio de las funciones

Orientación hacia el trabajo en

equipo

Liderazgo

Capacidad para planear y

 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 32

organizar actividades

Nota: Avalo, (2021, p. 30)

Capítulo 5. Beneficios, conclusiones y recomendaciones.

5.1 Beneficios logrados para su perfil profesional

Los beneficios logrados a partir del desarrollo del trabajo de campo en la Práctica

Profesional se describen en la tabla 7.

Tabla 7
Beneficios logrados en el periodo de trabajo de campo

Campo de acción Beneficios logrados

Personal La estudiante se enfrentó a la realidad y puso en práctica la

teoría impartida dentro de las tutorías y para esto fue
indispensable poder trabajar en equipo y absorber los
conocimientos de los demás integrantes del área en la que
desarrolla la Práctica. De igual forma fortaleció la capacidad de
adaptación a situaciones que requieren de toma de decisiones,
controlar el manejo de las emociones y poder manejar la tensión
que se maneja en el ambiente laboral.

Profesional Capacidad para adquirir nuevos conocimientos que van acorde a

las técnicas contables para lo cual se debe tener claridad sobre
 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 33

la importancia del adecuado manejo de la información contable

de la empresa, para poder preparar e interpretar los estados
financieros que proporcionan información relevante para la toma
de decisiones de la gerencia. La dimensión ética forma parte
fundamental de la práctica pues el estudiante se ve enfrentado a
situaciones que implican la adopción de una posición que va
más allá de la técnica contable y que involucran consideraciones
morales. (Linares Rodriguez & Suarez Rico, 2016)

Laboral El estudiante desarrolla habilidades de comprensión integral del

sistema contable de la empresa, teniendo en cuenta tanto la
parte técnica como el marco regulatorio y legal. De igual manera
se profundiza en aspectos vertebrales de la contaduría como
son los costos dentro del proceso productivo de cada
organización y de los gastos como parte de los conceptos que
sustentan la clasificación y consolidación de la información
financiera. Adicionalmente el estudiante se enfrenta a la
preparación de informes y reportes financieros que son base
para la toma de decisiones gerenciales pero que también tiene
como destinatarios autoridades gubernamentales y entes
regulatorios.(Linares Rodriguez & Suarez Rico, 2016)
Nota: Avalo, (2021, p. 31)

5.2 Conclusiones

Por favor una conclusión de la Práctica en general

5.3 Recomendaciones

Dos recomendaciones, una para la empresa y otra para la Universidad

Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 34
 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 35

6. Referencias Bibliográficas

Cuervo, A., Bautista, M., & Tibaduiza, O. (2017). Manual de Ejercicios. Aplicaciòn de las

normas APA. Bogotá: Corporaciòn Universitaria Minuto de Dios.

Logo Uniminuto. (Obt)

(s.f.). Obtenido de Obtenido de [Link]

q=logo+uniminuto&tbm=isch&tbs=rimg:CT2YfIbt04ADIjihRxspdCK66OrDS8mUcnB7tMEs_1kCx
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 Optimización del proceso de registro y transmisión de nómina 36

7. Anexos
Copias de formatos de evaluación realizados por el jefe inmediato.