DEPARTAMENT DE GESTIÓ d'EMPRESES
Introducción a la Contabilidad
Tema 3
El Ciclo Contable
Universitat Rovira i Virgili
1. EL PROCESO CONTABLE GENERAL
El sistema contable es un proceso de producción de información, cuyos imputs son los diversos hechos
económicos que afectan al patrimonio de la empresa (hechos contables), y cuyo output son los estados
financieros o cuentas anuales, mediante los cuales se pretende reflejar la realidad económica de la
empresa para satisfacer las necesidades informativas de sus diferentes usuarios y, al mismo tiempo, dar
cumplimiento a lo establecido en la legislación mercantil.
En ese proceso de "producción de información", el sistema contable utiliza un instrumento, denominado
cuenta, y un método, el de la Partida Doble.
El funcionamiento del sistema contable es continuo a lo largo de toda la vida de la empresa que, en
principio, se supone ilimitada, pero, dado que los usuarios de la Contabilidad demandan información
periódica, se divide en ejercicios económicos, a cuyo término o cierre se elaboran los estados financieros
(Cuentas Anuales) que sintetizan o resumen la situación del patrimonio y los resultados obtenidos por la
empresa.
El proceso —o ciclo contable— de cualquier empresa, en un ejercicio económico, comprende el conjunto
de operaciones que realiza el sistema contable para transformar los datos de entrada en los estados
financieros y se puede resumir, de forma general, en los siguientes apartados:
1. Inicio de la contabilidad: asiento de apertura.
2. Proceso contable del ejercicio.
3. Elaboración de los Balances de Comprobación
4. La regularización contable
5. Asientos de Regularización: determinación del resultado del ejercicio
6. El cierre de la contabilidad en los libros diario y mayor
7. Formulación de las cuentas anuales o estados financieros.
2. SIGNIFICADO DEL CICLO CONTABLE
Como ya se ha visto, el CICLO CONTABLE es un conjunto de operaciones, que realiza la empresa de forma
secuencial y repetitiva, motivadas por varias razones, tales como:
Necesidades de información: disponer de información de la situación y resultados de la empresa
para tomar decisiones.
Obligación fiscal: la legislación fiscal obliga a la declaración y liquidación del impuesto de sociedades
anualmente por lo que el resultado contable sirve de referencia.
Legislación mercantil: las empresas (salvo excepciones legalmente reguladas) deben presentar en el
registro mercantil las cuentas anuales del negocio que explotan.
3. ETAPAS DEL CICLO CONTABLE
3.1. LA CONTABILIDAD AL INICIO DEL EJERCICIO
La apertura del Ejercicio es la primera de las operaciones del ciclo contable.
Al comienzo de cualquier ejercicio económico posterior al de su constitución, se realiza en el libro Diario el
asiento de apertura de la contabilidad, reflejo del patrimonio existente en ese momento.
Este proceso consiste en realizar un asiento contable en el libro diario, cargando (anotación en el debe) las
cuentas de saldo deudor y abonando (anotación en el haber) las cuentas de saldo acreedor del balance de
cierre (datos del Balance de Situación del cierre del ejercicio anterior).
Este asiento constituye un punto de enlace con el ejercicio contable precedente, estableciéndose de esta
forma una continuidad en la contabilidad de la empresa a lo largo de su vida.
Cuando se traslada la información del asiento de apertura al libro Mayor, este valor se corresponderá con el
saldo inicial o saldo anterior.
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Nº CUENTAS DEBE HABER
Cuentas con saldo deudor (Activo) X
Cuentas con saldo acreedor (Pasivo y Patrimonio Neto) X
3.2. LA CONTABILIDAD DURANTE EL EJERCICIO
La contabilidad que se lleva durante el ejercicio económico consiste en registrar los diversos hechos
contables que se suceden en la empresa en los Libros Diario y Mayor y, también, en la formulación periódica
de los Balances de Comprobación de Sumas y Saldos (al menos trimestralmente), en el Libro de Inventarios
y Cuentas Anuales.
Registro de los hechos económicos en el Libro Diario y en el Mayor: En el Libro Diario se anotan
cronológicamente los asientos que representan los hechos contables que tienen lugar a lo largo del ejercicio
económico, una vez que han sido objeto de análisis y valoración, haciendo uso de las cuentas y del método
de la partida doble.
Todo asiento realizado en el libro Diario se traspasa después al Libro Mayor, efectuando las anotaciones
oportunas en las cuentas que han intervenido en el mismo, bien en su Debe o en su Haber, ocurriendo, en
algunos casos, que aparecerán nuevas cuentas en los asientos del Diario que será preciso abrir en el Mayor.
Elaboración de los Balances de Comprobación: Durante el ejercicio económico se han de formular los
Balances de Comprobación de Sumas y Saldos, en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, con una
periodicidad al menos trimestral, si bien la empresa podrá elaborarlos en períodos más cortos, por ejemplo
mensual o semanalmente, cuando lo considere conveniente para su gestión.
3.3. EL BALANCE DE SUMAS Y SALDOS
El Balance de Comprobación, también denominado Balance de Sumas y Saldos, es un documento
contable donde se enumeran todas y cada una de las cuentas que forman parte del patrimonio y donde se
resumen las sumas del debe y del haber de cada cuenta durante el periodo al que hace referencia (anual o
trimestral), así como el importe de los saldos (deudores, acreedores y nulos) que se pongan de manifiesto,
calculados por diferencia entre las sumas del debe y del haber.
La confección del Balance de Comprobación se realiza a partir de las cuentas del Mayor.
Se trata de anotar las cantidades totales por las que se han cargado y abonado las diferentes cuentas
(sumas del debe y del haber) que han intervenido en la contabilidad desde el inicio del ejercicio hasta la
fecha en el que se realiza el Balance de Comprobación, así como también sus saldos respectivos en dicha
fecha.
SUMAS SALDOS
CUENTAS
Debe Haber Deudor Acreedor
Bienes y Derechos
Obligaciones
Neto
Compras y gastos
Ventas e ingresos
TOTAL
Se tienen que cumplir que ∑ Debe = ∑ Haber y ∑ Saldo Deudor = ∑ Saldo Acreedor
Recordemos:
Una cuenta tendrá saldo deudor cuando: ∑ Debe > ∑ Haber
Una cuenta tendrá saldo acreedor cuando: ∑ Debe < ∑ Haber
3.4. LA CONTABILIDAD DEL CIERRE DEL EJERCICIO
El cierre del ejercicio económico es la fecha en la que el sistema contable elabora los documentos que
sintetizan la situación final del patrimonio y el resultado obtenido por la empresa en un período.
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Así, el cierre contable abarca el conjunto de operaciones contables tendente a informar sobre el patrimonio
de la empresa a la fecha de cierre. Esta información es la que se utiliza como punto de partida en la
apertura del ejercicio contable siguiente.
Con objeto de que los mencionados documentos presenten fielmente la realidad económica de la empresa,
se precisa hacer en los libros de contabilidad una serie de operaciones previas que comprenden:
La realización del Inventario y del último Balance de Comprobación del ejercicio en el Libro de
Inventarios y Cuentas Anuales.
La realización de los asientos de regularización en los Libros Diario y Mayor, que consisten en
efectuar los apuntes contables pertinentes a fin de que cada elemento patrimonial y cada concepto
de ingreso y gasto esté representado y valorado convenientemente en las cuentas.
El proceso de regularización finaliza con la determinación del resultado del ejercicio económico.
La culminación del ciclo contable supone el cierre de la contabilidad en los Libros Diario y Mayor, una vez
que ya han cumplido su cometido, y la formulación, en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, del
Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria.
3.5. LA REGULARIZACIÓN CONTABLE Y LA DETERMINACIÓN DEL RESULTADO
La regularización contable tiene como objetivo cuantificar contablemente el resultado global de la
empresa consecuencia de la actividad realizada durante el ejercicio contable.
Para regularizar es necesario, además de tener en cuenta los datos tomados del inventario de cierre,
establecer determinadas hipótesis valorativas que permitirán ofrecer una información de razonable utilidad,
lo que se conseguirá aplicando correctamente los principios generales de contabilidad. La regularización
contable comprende, además de la determinación del resultado del ejercicio, las siguientes operaciones:
Registro de las operaciones pendientes
Ajuste de la contabilidad a la realidad constatada mediante la realización del Inventario de cierre:
existencias (regularización de existencias), caja (arqueos), inmovilizado (inventarios), etc.
Reclasificación de las cuentas que representan derechos (créditos) y obligaciones (deudas) en
función de su vencimiento
Periodificación de ingresos y gastos
Análisis o test de deterioros de los elementos de activo no corriente con su correspondiente
contabilización o reversión
Cálculo y registro de las amortizaciones
Cálculo y registro de las provisiones de pasivo
Contabilidad de pérdidas reversibles de los elementos de activo corriente: pérdidas por deterioro de
créditos comerciales, de existencias, etc.
Ajuste de la contabilidad a la realidad constatada mediante la realización del Inventario de
cierre: Se trata de hacer los ajustes pertinentes en la contabilidad, de tal forma que el valor contable de los
elementos patrimoniales, reflejados en las cuentas que los representan, coincida con el valor atribuido a los
mismos en el inventario de cierre.
Reclasificación de las cuentas: En el momento en que se contabiliza un crédito o débito se le califica
como corriente o como no corriente en función de que su vencimiento sea a corto (< 12 meses) o a largo (>
12 meses) plazo, respectivamente.
Al cierre del ejercicio se verá si procede su reclasificación, dado que habrá transcurrido un tiempo desde que
el elemento entró a formar parte del patrimonio empresarial, de forma que si pasa a integrar el
activo/pasivo corriente deberá representarse en una cuenta distinta de aquella en la que figura contabilizado
para que en el Balance aparezca reflejado correctamente.
Periodificación de ingresos y gastos: Con la periodificación se trata de aplicar el principio contable del
devengo, es decir, de imputar al resultado del ejercicio que se cierra los ingresos y gastos que se han
generado en él, con independencia de que se hayan producido los cobros o los pagos asociados con ellos.
Amortización: Los elementos del inmovilizado de una empresa sufren una pérdida de valor sistemática en
cada ejercicio económico como consecuencia del uso, por el mero paso del tiempo y por su envejecimiento
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económico u obsolescencia. Pues bien, al cierre de cada ejercicio es necesario contabilizar una pérdida por
tal concepto, que constituye un componente más del resultado, y, al mismo tiempo, reflejar la disminución
en el valor de dichos elementos. La expresión contable de la depreciación de los inmovilizados es lo que se
conoce como amortización.
Pérdidas por deterioro: En aplicación al principio de prudencia valorativa es preciso estimar la existencia
de posibles pérdidas en relación con ciertos elementos patrimoniales de activo que implicarán, además,
correcciones en el valor por el que figuran contabilizados. Así ocurre, por ejemplo, cuando al cierre del
ejercicio económico, el valor recuperable de las existencias o de las inversiones financieras es inferior a su
valor contable.
A tal efecto se realizarán, en su caso, asientos de correcciones de valor por deterioro. Las pérdidas así
contabilizadas son de carácter reversible, es decir, aún no han ocurrido de forma definitiva, e incluso es
posible que finalmente no se produzcan, a diferencia de otras, irreversibles, que se tendrán que contabilizar
directamente como gasto.
Etapas del proceso de regularización
1º.- Elaboración del último Balance de Comprobación
Una vez realizadas las operaciones de cierre (reclasificación cuentas, amortizaciones, deterioros, etc.), en el
libro de Inventarios y Cuentas Anuales se debe confeccionar el último Balance de Comprobación o de Sumas
y Saldos, paso previo para la determinación del resultado del ejercicio, momento en el que aún no están
saldadas las cuentas de gestión (cuentas del grupo 6 y 7).
En este estado contable no se muestra ordenadamente la composición del patrimonio final de la empresa ni
tampoco el resultado obtenido en el ejercicio económico, sino tan sólo los valores que alcanzan los
elementos que forman el patrimonio final de la empresa y los diversos conceptos de ingreso y de gasto
generados en el período.
2º.- Determinación del Resultado del ejercicio
El proceso de regularización culmina con la determinación del resultado obtenido en el ejercicio económico.
El resultado contable se obtendrá por la diferencia entre los ingresos y ganancias del ejercicio y los gastos y
pérdidas producidos en él, a través de los asientos de Regularización. A esta etapa del proceso contable se
la denomina “Regularización contable”.
La regularización consiste en cerrar las cuentas de ingresos y gastos, cuyos saldos figuran en el balance de
Comprobación realizado previamente, y trasladar sus valores a la cuenta destinada a informar de este
resultado de manera resumida, la cuenta 129 "Resultado del Ejercicio".
Se harán dos asientos (también se puede hacer uno) en el Libro Diario;
1. Se cargarán las cuentas de los grupos 6 y 7 de saldo acreedor (en su mayoría son ingresos del
grupo 7), cerrándolas y volcando el importe total como un abono en la cuenta 129 "Resultados del
Ejercicio"
2. Se abonarán las cuentas de los grupos 6 y 7 de saldo deudor (en su mayoría son gastos del grupo
6), cerrándolas y volcando el importe total como un cargo en la cuenta 129 "Resultados del
Ejercicio"
3. Al pasar al Libro Mayor estos dos asientos de determinación del resultado, todas las cuentas de
gestión (Grupos 6 y 7), quedarán saldadas (sin valor), y la cuenta 129 "Resultados del Ejercicio"
mostrará el saldo obtenido por la empresa en el ejercicio económico. La comparación entre el total
de cargos y el total de abonos en dicha cuenta produce un saldo contable que muestra la efectiva y
total variación del neto en el ejercicio económico de referencia, en término de resultados, de tal
manera que el saldo de la cuenta 129 de "Resultado del Ejercicio" ofrecerá la información sobre el
resultado, beneficio o pérdida de la actividad en el ejercicio. Así:
- Si la suma del Debe de la cuenta es mayor que la del Haber, supone que los Gastos han sido
mayores que los Ingresos. El Resultado global será “Pérdidas”, la cuenta tendrá saldo
deudor y se colocará en el Patrimonio Neto del Balance restando.
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- Si la suma del Debe de la cuenta es menor que la del Haber, supone que los Gastos han
sido menores que los Ingresos. El Resultado global será “Beneficios”, la cuenta tendrá saldo
acreedor y se colocará en el Patrimonio Neto del Balance sumando.
3.6. EL CIERRE DE LA CONTABILIDAD
El cierre contable es una operación meramente contable cuyo objetivo es cerrar de manera formal los libros
contables, indicando el final del ciclo contable. Como se puede observar, la apertura y el cierre son
operaciones que delimitan las operaciones y contenidos de un ciclo contable; las operaciones realizadas
entre estos dos momentos son las que forman el balance de situación de apertura y el balance de situación
de cierre.
Una vez cerradas las cuentas de gestión, de ingresos y gastos, después de haber realizado los asientos de
regularización, las únicas cuentas que quedan abiertas en el Libro Mayor son las de balance, es decir,
aquellas que representan bienes, derechos, obligaciones y neto.
El asiento de cierre, que se realiza en el Libro Diario y luego se pasa al Mayor, es aquel por el cual se saldan
dichas cuentas, mediante el cargo de aquellas que tienen saldo acreedor (generalmente las de pasivo y
neto) y el abono de las que tienen saldo deudor (generalmente las de activo).
La continuidad en el proceso contable se pone de manifiesto en los libros Diario y Mayor, al igual que ocurría
con el Inventario, puesto que el asiento de apertura del ejercicio siguiente será justamente el inverso al
asiento de cierre realizado en el presente ejercicio.
Nº CUENTAS DEBE HABER
Cuentas con saldo deudor (Activo) X
Cuentas con saldo acreedor (Pasivo y Patrimonio Neto) X
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