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Proceso de Distribución de Correspondencia

Este documento presenta el procedimiento para la administración de correspondencia en una entidad. Describe el objetivo de establecer controles para garantizar la recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales entrantes y salientes. Explica el alcance desde la recepción hasta la respuesta al usuario final. También incluye definiciones clave, políticas de operación y consideraciones especiales para el manejo de diferentes tipos de documentos.

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Proceso de Distribución de Correspondencia

Este documento presenta el procedimiento para la administración de correspondencia en una entidad. Describe el objetivo de establecer controles para garantizar la recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales entrantes y salientes. Explica el alcance desde la recepción hasta la respuesta al usuario final. También incluye definiciones clave, políticas de operación y consideraciones especiales para el manejo de diferentes tipos de documentos.

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código GDOP02

PROCEDIMIENTO Administración de Correspondencia Versión 04

Establecer el control de las actividades orientadas a garantizar la recepción, radicación y la distribución de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas,
OBJETIVO mediante la definición de lineamientos con el fin que los documentos lleguen a su destino cumpliendo su respectivo trámite.
ALCANCE Inicia con la recepción, radicación, digitalización, continua con el respectivo trámite y finaliza con la respuesta a la solicitud del usuario final.
ÁMBITO DE Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
LÍDER Coordinador Grupo Administración Documental.

COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o RADICADO PADRE: Radicado ha sido generado a partir de uno existente en el
producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente en esta sistema.
entidad, independientemente del medio utilizado.
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio
DEPENDENCIAS PRODUCTORAS: Área o grupo que genera la del cual, las entidades ingresan a sus sistemas manuales o automatizados de
comunicación. Ej.: Despacho Ministro, Despachos de los Viceministros correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
Dirección, Subdirección y Grupos. datos tales como nombre de la persona o entidad remitente o destinataria,
nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación,
DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL: La digitalización de documentos es un
nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta
proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas
(si lo amerita), entre otros.
fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento
DEFINICIONES en papel en una imagen digital. SGD: Sistema de gestión documental que permite gestionar electrónicamente la
producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de
MEMORANDO: Documento escrito, se utiliza al interior del Ministerio, para
documentos, evitando su manejo en papel, garantizando la seguridad de la
las comunicaciones formales internas entre las dependencias, con el fin de
información y la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante
tratar asuntos de interés, relacionados con sus funciones.
su función.
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Listado de Series y Subseries
por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se le asigna el tiempo
comunicaciones producidas o recibidas, dejando constancia de la fecha y
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
hora de la fecha de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. TIPIFICAR: Asignar nombre al documento de acuerdo a las TRD.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
1. Documentos de carácter prioritario: Los documentos como tutelas, acciones de cumplimiento, incidentes de desacato, fallos, solicitudes del Congreso y derechos de petición, invitaciones
por sus tiempos de respuesta, solicitudes de víctimas del conflicto armado se les dará prioridad en la radicación, digitalización y distribución.
2. Documento sin oficio remisorio: Facturas de servicios públicos, título valor y cualquier documento que no llegue con oficio, se le solicitara al usuario que realice un oficio remisorio
anexando el mismo, ya que los documentos no se les puede alterar con el sello de radicación, ni anotaciones. En caso de que estos documentos lleguen por la empresa de correo se
diligenciará el formato GDOF08 Documento sin oficio remisorio, establecido por el Grupo de Administración Documental.

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PROCEDIMIENTO Administración de Correspondencia Versión 04

3. Documentos confidenciales: En los casos en que el documento sea un sobre sellado identificado como CONFIDENCIAL, se radicará con los datos contenidos en el sobre y en el cuadro
de texto se colocará la anotación “SOBRE SELLADO” Ofertas a procesos de contratación del Ministerio: La dependencia responsable debe notificar al Grupo de Administración
Documental para radicar únicamente el documento remisorio y entregar el sobre sellado a la misma, para la posterior apertura de propuestas.
4. La recepción de documentos vía fax, se realizará exclusivamente por la línea 3305050 (o el que este asignado), fax que se encuentra ubicado en el Grupo de Administración Documental
y se encuentra automatizado y sujeto a la confirmación por parte del remitente.
5. Si el documento ya se recibió por otro medio y es idéntico en oficio remisorio, anexos y cantidad de folios, se radicará como asociado al que ya se había ingresado.
6. El Grupo de Administración Documental administrará los correos electrónicos institucionales correo@[Link], njudiciales@[Link] ,para peticiones de interés general
y notificaciones judiciales para temas exclusivamente jurídicos. Los correos que lleguen por correo@[Link] serán radicados por el Sistema de Gestión Documental y
direccionado a la dependencia competente.
7. Los correos que lleguen a las cuentas institucionales de los servidores públicos y requieran ser tramitados por el Ministerio, deberán ser re direccionados a la cuenta
centralizacion@[Link] para la radicación y respectivo trámite, dando cumplimiento a la Circular No 0020 de 2019.
8. Las claves de las cuentas de correo correo@[Link] y njudiciales@[Link] deben ser conocidas y administradas por el Coordinador del Grupo de Administración
Documental.
9. Para la radicación de las comunicaciones se debe tener en cuenta los siguientes datos básicos: nombre del remitente, dirección física, ciudad, departamento y/o correo electrónico y
que el asunto sea claro y conciso.
10. Es responsabilidad del jefe de la dependencia reasignar el documento de manera inmediata a la dependencia competente, cuando no le competa su trámite, en casos de errores
reiterativos en el direccionamiento debe informarse al Grupo de Administración Documental con el fin de tomar acciones correctivas.
11. El estado del trámite puede ser consultado por el peticionario vía web.
12. Casos de manejo especial: Para el caso de los documentos remitidos a la Oficina de Control Interno Disciplinario, solo será digitalizado el documento remisorio. La digitalización y
conformación de los expedientes virtuales será realizada directamente por la Oficina. Solo será digitalizado el documento remisorio en los casos de documentos remitidos a la Dirección
de Desarrollo del Talento Humano en Salud en lo relacionado con la aprobación de pensum para educación no formal. No serán digitalizados los planos, proyectos de hospitales,
solicitud de conceptos toxicológicos, Programas de saneamiento fiscal y financiero, pero serán entregados los físicos para el trámite pertinente.
13. Los documentos en físico serán entregados a la dependencia al día siguiente o el mismo día de radicados y digitalizados.
14. Los documentos en físico que la dependencia requiera de manera inmediata, una vez se radiquen y se digitalice, se le entregarán a la persona responsable de la correspondencia,
quien ingresará al módulo de Recepción de Documentos del SGD con el usuario y contraseña asignados para que reciba virtualmente los documentos.
15. Los documentos de salida que se envían por correo electrónico certificado tienen la misma validez jurídica y probatoria de un envío postal certificado por medios físicos, el cual genera
una certificación por parte del operador postal quedando la evidencia igualmente en el SGD, registro verificable que se envía al remitente del mensaje, como prueba del envío, entrega,
contenido transmitido, fecha y hora oficial del envío. Las comunicaciones enviadas por este canal, no podrá ser enviado nuevamente por medio físico, dado que es una herramienta
diseñada para el ahorro de recursos económicos y administrativos.
16. Los documentos que se requieran entregar en el perímetro urbano, dentro del mismo día, por casos excepcionales previa argumentación de tal situación, deben entregarse al Grupo
de Administración Documental hasta las 10:00 a.m.

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PROCEDIMIENTO Administración de Correspondencia Versión 04

17. Todas las comunicaciones oficiales son enviadas por correo especializado, a través de la empresa de correos contratada por el Ministerio de Salud y Protección Social para tal fin.
18. Todas las comunicaciones oficiales deben ser entregadas en sobre sellado con los datos básicos solicitados. Si el documento no viene en sobre, el documento deberá ser doblado de
tal manera que se pueda identificar su destinatario, dirección y ciudad de destino. El Grupo de Administración Documental no se hace responsable de los anexos que contenga el
documento.
19. Para el envío de comunicaciones oficiales vía correo electrónico se debe utilizar el módulo certimail o respuesta rápida de la herramienta SGD Orfeo, preferiblemente y de ser necesario
por correo certificado con el fin de obtener certificación de envío del documento.
20. Cuando se generen cambios normativos transitorios el cual impacten la producción, trámite, distribución en el proceso de gestión documental, este se adaptará de acuerdo a las
necesidades de la entidad desde la normatividad emitida para eventos de emergencia.

REQUISITOS LEGALES
REQUISITO DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Ley 1437 de 2011,“Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y Todas las actuaciones administrativas se adelantarán de conformidad con las normas de procedimiento
de lo Contencioso Administrativo y competencia establecidas en la Constitución y la ley. (Dar cumplimiento a los tiempos)

Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan Con relación a la función de custodia del archivo de gestión de la entidad, la mencionada Ley aplica en
otras disposiciones. El Congreso de Colombia.” la administración, gestión de documentos, acceso y consulta de documentos y las demás disposiciones
legales que tengan que ver con el manejo de este tipo de archivo.

Acuerdo 060 de 2001, “Por el cual se establecen pautas para la administración de las Establece los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión
funciones públicas”. documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los
documentos.

Ley 1564 de 2012, “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y Toda persona o grupo de personas tiene derecho a la tutela jurisdiccional efectiva para el ejercicio de
se dictan otras disposiciones”. sus derechos y la defensa de sus intereses, con sujeción a un debido proceso de duración razonable.
Los términos procesales se observarán con diligencia y su incumplimiento injustificado será sancionado.
(dar cumplimiento a los términos de tiempo de ley desde el ingreso del documento hasta su finalización).

Código Contencioso Administrativo, “Por el cual se reforma el Código Contencioso Los funcionarios tendrán en cuenta que la actuación administrativa tiene por objeto el cumplimiento de
Administrativo”. los cometidos estatales como lo señalan las leyes, la adecuada prestación de los servicios públicos y la
efectividad de los derechos e intereses de los administrados, reconocidos por la ley.

Ley 1448 de 2011, “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación ARTÍCULO 158. ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. Deberá garantizarse que una solicitud de registro
integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones”. sea decidida en el menor tiempo posible, en el marco de un trámite administrativo ágil y expedito, en el
cual el Estado tendrá la carga de la prueba. En toda actuación administrativa en la cual tengan interés
las víctimas tienen derecho a obtener respuesta oportuna y eficaz en los plazos establecidos para el

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PROCEDIMIENTO Administración de Correspondencia Versión 04

efecto, a aportar documentos u otros elementos de prueba, a que dichos documentos sean valorados y
tenidos en cuenta por las autoridades al momento de decidir.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


PUNTO DE
No ACTIVIDAD/TAREA DESCRIPCIÓN PHVA RESPONSABLE REGISTRO
CONTROL
Recibir los documentos externos en Ventanilla
Técnico o Auxiliar
Única por diferentes medios: Presencial,
Administrativo Grupo de
1 Recibir documentos. Empresas de Mensajería Especializada y/o Hacer Documentos recibidos
Administración
Correos electrónicos institucionales. Ver Guía de
Documental.
Comunicaciones Oficiales GDOG03.

¿Es competencia de la entidad?


Si, continúa con la actividad No. 3 Identificar las
comunicaciones oficiales Técnico o Auxiliar
No, se devuelve al usuario externo en caso de Documentos recibidos o
Verificar competencia que sean competencia Administrativo Grupo de
2 ser recibido en forma presencial por ventanilla Verificar devueltos
para responder. de otras entidades y dar Administración
única de correspondencia, en caso de ser
el traslado Documental.
recibido por Empresa de Mensajería, vía correo
correspondiente.
electrónico, se da traslado por competencia
informándole al remitente el trámite realizado.

Cuando llega la documentación física y/o


Validar si el documento Técnico o Auxiliar
electrónica, en el módulo de radicación, verificar
Ingresar al Sistema de ha sido radicado o Administrativo Grupo de
3 si el documento fue recibido por otro medio y Documentos validados.
Gestión Documental. Verificar tramitado en el SGD con Administración
radicado con anterioridad, de ser así, asociarlo,
anterioridad. Documental.
sino seleccionar la opción “nuevo” en el SGD.

Realizar búsqueda del usuario en el sistema por


número de identificación, nombre, entidad o
empresa, si el usuario está creado, verificar la Técnico o Auxiliar
Revisar que el usuario información, validarla y/o actualizarla, Validar que el usuario Administrativo Grupo de Registro del usuario en
4 Verificar
este creado seleccionar como remitente y pasar datos al este creado en el SGD. Administración el SGD.
formulario de radicación. Continúa con la Documental.
actividad 7. De lo contrario, agregar el nuevo
usuario (número de documento, nombre,

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PROCEDIMIENTO Administración de Correspondencia Versión 04

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


PUNTO DE
No ACTIVIDAD/TAREA DESCRIPCIÓN PHVA RESPONSABLE REGISTRO
CONTROL
dirección, teléfono etc.). Continúa con la
actividad 6.
Hacer
Ingresar la información que contiene el
documento en el SGD:
(1) Remitente 1 y remitente 2 si existe la Técnico o Auxiliar
Registro de la
Ingresar información del necesidad. (2). Referencia si la hay. (3) No. de Administrativo Grupo de
5 información del
documento. guía si la hay (4). Dignatario (5) Tipo de Administración
documento en el SGD.
población (6) Folios (7) Anexos (campo de Documental.
descripción de anexos) (8) Dependencia
competente para dar trámite al documento.
Hacer Técnico o Auxiliar
Generar el radicado en el SGD e imprimir el
Reporte de radicados Administrativo Grupo de
6 Radicar documentos sticker con el código de barras para documentos Documento radicado
generados. Administración
físicos.
Documental.
Hacer Técnico o Auxiliar
Alistamiento, digitalización y verificación de la
Digitalizar el documento Verificar la calidad del Administrativo Grupo de
7 calidad de la imagen y la integridad del Documento digitalizado
físico. documento digitalizado. Administración
documento.
Documental.
Entregar documentos radicados al responsable Hacer
Verificar los documentos
de la dependencia, verificando que se
entregados a las Técnico o Auxiliar
encuentre en físico lo que está relacionado en
Entregar documentos a la dependencias contra los Administrativo Grupo de Documentos entregados
8 el módulo de Recepción del SGD, ingresando
dependencia. relacionados en el Administración por el SGD
con el usuario y contraseña asignados, para
módulo de recepción de Documental.
que reciba virtualmente los documentos.
documentos.
Verificar
Ingresar al SGD, Carpeta de Entrada y visualizar
el documento.
Determinar competencia Validar si es
Histórico del documento
9 de la dependencia para ¿Es de su competencia? competencia de la Jefe de la dependencia.
en el SGD
dar respuesta dependencia
Si, reasignar al funcionario responsable del
trámite. Continua actividad 10.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


PUNTO DE
No ACTIVIDAD/TAREA DESCRIPCIÓN PHVA RESPONSABLE REGISTRO
CONTROL
No, reasignar a la dependencia competente.
Termina el procedimiento

¿Requiere trámite?
Si, dar respuesta o reasignar a quien
corresponda para su trámite, estableciendo
claramente en la “CASILLA DEL
COMENTARIO” la tarea que se requiere realizar
Dar trámite
con respecto al documento. Ver GDO-G04 Guía Profesional, Técnico o
correspondiente al Histórico del Documento
10 para la Radicación, Trámite, y Envío de Hacer Auxiliar Administrativo de
documento en la en el SGD.
Comunicaciones en el SGD. Tipificar de acuerdo la dependencia.
dependencia competente.
a la TRD correspondiente y asignar categoría
documental. (Ver Manual de ORFEO).
No, el documento no requiere trámite se debe
tipificar de acuerdo a la TRD, asignar categoría
documental y finalmente archivar.

Generar la comunicación oficial de respuesta en


las plantillas institucionales establecidas en el
Ministerio. Ver GDO-G04 Guía para la
Radicación, Trámite, y Envío de Técnico o Auxiliar
Generar comunicación
11 Comunicaciones. Hacer Administrativo de la Comunicación Oficial
oficial
dependencia
Nota: Las comunicaciones enviadas en soporte
electrónico deben ser tramitadas con la plantilla
de firma digital por respuesta en línea (Certimail)

¿Es un radicado de salida con antecedentes Verificación aleatoria de


(radicado padre)? documentos de salida
Profesional, Técnico o Reporte de la
Identificar el tipo de por dependencia que
12 Verificar Auxiliar Administrativo de verificación del histórico
radicado. han sido radicados
Si, ubicar la carpeta en el SGD, donde se la dependencia. del Documento SGD
como asociados o
encuentre el radicado de entrada, e ingresar por nuevos.
la fecha de radicación, en la pestaña

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PROCEDIMIENTO Administración de Correspondencia Versión 04

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


PUNTO DE
No ACTIVIDAD/TAREA DESCRIPCIÓN PHVA RESPONSABLE REGISTRO
CONTROL
documentos anexar el proyecto de respuesta y
enviar al Jefe para su revisión y [Link]. Ver
GDO-G04 Guía para la Radicación, Trámite, y
Envío de Comunicaciones en el SGD.
No, generar nuevo radicado. Ver GDO-G04 Guía
para la Radicación, Trámite, y Envío de
Comunicaciones en el SGD.

El usuario deberá revisar si el documento está


conforme a lo solicitado, y se aprueba dando
Verificación del proyecto
13 Revisar y aprobar [Link]. en el SGD y se devuelve para radicación. Verificar Jefe de la dependencia. Documento radicado
de comunicación.
De lo contrario, se devuelve para corrección y
ajustes, con los respectivos comentarios.

Ingresar a la carpeta de devueltos, tipificar (Ver


Verificar la radicación Profesional, Técnico o
Radicar en el SGD el Manual de ORFEO), asignar radicado, imprimir, Radicado de salida
14 Hacer del documento en el Auxiliar Administrativo de
documento de salida. recoger firma del Jefe o responsable de la Documento firmado
SGD. la dependencia.
Dependencia.

Una vez el documento esté aprobado y firmado


se debe ingresar por la carpeta de impresión,
seleccionar el radicado de salida
Profesional, Técnico o
Enviar documentos de correspondiente y dar click en MARCAR Verificar el Carro de Reporte de envío y
15 Hacer Auxiliar Administrativo de
respuesta DOCUMENTOS COMO IMPRESOS, ver GDO- Envíos en el SGD. Documento firmado.
la dependencia.
G03 Guía de Comunicaciones Oficiales, y así se
envía al carro de envíos en el SGD de la
dependencia.

Recibir los documentos en físico y validar contra


el módulo de Recepción de Documentos del Verificar los datos del
Profesional, Técnico o Registro de envío o
Recibir y verificar los SGD uno a uno. documento físico contra
16 Verificar Auxiliar Administrativo de devolución por gestión
documentos. los datos en el módulo
¿Cumple lo establecido en la GDO-G03 Guía de la dependencia. en el SGD.
Recepción en el SGD.
Comunicaciones Oficiales?

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


PUNTO DE
No ACTIVIDAD/TAREA DESCRIPCIÓN PHVA RESPONSABLE REGISTRO
CONTROL

Si, se asigna el peso estimado para calcular el


precio del envío y se les asigna una tipología de
envío de salida en el SGD (motorizado, post-
urbano, post-nacional, internacional, trayecto
especial, entre otros) para ser remitidos a los
respectivos carros de salida de correspondencia
ubicados en el SGD.
No, se realiza la devolución por el mismo SGD al
funcionario de la dependencia productora.
Nota 1: El funcionario responsable de la
correspondencia de la dependencia debe estar
presente durante la recepción de los
documentos de envío para que, en el caso de
presentarse devolución por gestión, se le
comunique el motivo de la devolución y se
realice la respectiva corrección.
Nota 2: La dependencia debe archivar el
documento una vez revise que el radicado de
salida tenga las 4 aprobaciones y se evidencie
en el gestor documental (No. de radicado que
tenga la prueba de entrega o guía firmada por el
destinatario o la certificación electrónica cuando
se envía por correo electrónico certificado
CERTIMAIL.
Hacer Técnico o Auxiliar
Digitalizar el documento de salida enviado y
Digitalizar documento Documento digitalizado Administrativo Grupo de
17 adjuntar la imagen del documento enviado al Documento digitalizado.
recibido por destinatario en el SGD Administración
radicado.
Documental.
Entregar y/o devolver los Validar la entrega de los
Entrega de los documentos y/o paquetes a las Técnico o Auxiliar Gestor Documental
18 documentos a las documentos a la
dependencias con el respectivo recibido, por Administrativo Grupo de Orfeo
dependencias Hacer empresa de correos.

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PROCEDIMIENTO Administración de Correspondencia Versión 04

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


PUNTO DE
No ACTIVIDAD/TAREA DESCRIPCIÓN PHVA RESPONSABLE REGISTRO
CONTROL
parte de la empresa de servicio postal Administración
contratado. Documental.
Nota 3: Si la empresa de correspondencia
realiza devolución por cualquier causal definidas
en el contrato y amparadas en la Ley 1369 de
2009, se procederá a validar la información y se
devuelve a la oficina productora.

DOCUMENTOS ASOCIADOS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:


Nombre y Cargo: Alejandra Gutiérrez Castro - Nombre y Cargo: Dubys Urazán Forero -Profesional Nombre y Cargo: Luz Ivette Rozo Espitia - Coordinadora Grupo
Contratista, Sergio Daniel Romero Romero - Contratista, Especializado Administración Documental (E)
Mauricio Tocasuche - Contratista
Fecha: 19 de agosto de 2020 Fecha: 10 de septiembre de 2020 Fecha: 09 de marzo de 2021

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PROCEDIMIENTO Administración de Correspondencia Versión 04

DIAGRAMA DE FLUJO
ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Técnico o Auxiliar Administrativo Grupo de


Jefe Dependencia Profesional, Técnico o Auxiliar Administrativo de la dependencia Técnico o Auxiliar Administrativo Dependencia
Administración Documental.

Inicio

1. Recibir documentos

[Link] competencia
para responder

[Link] al Sistema de
Gestión Documental.

4. Revisar que el usuario


este creado

5. Ingresar información del


documento

6. Radicar documentos

7. Digitalizar el documento
físico

9. Determinar competencia de
[Link] documentos a
la dependencia para dar
la dependencia
respuesta

10. Dar trámite


¿Es de su correspondiente al
competencia? Si
documento en la
dependencia competente

No

Fin 1

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código GDOP02

PROCEDIMIENTO Administración de Correspondencia Versión 04

DIAGRAMA DE FLUJO
ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Técnico o Auxiliar Administrativo Grupo de


Jefe Dependencia Profesional, Técnico o Auxiliar Administrativo de la dependencia Técnico o Auxiliar Administrativo Dependencia
Administración Documental.

Dar respuesta o
reasignar a quien 11. Generar comunicación
¿Requiere trámite? Si
corresponda para su oficial
trámite

No
12. Identificar el tipo de
radicado.
Tipificar de acuerdo a la
TRD, asignar categoría
documental y archivar

¿Es un radicado de
Generar nuevo
salida con antecedentes No
(radicado padre)? radicado

Si

Ubicar la carpeta en el SGD,


en el radicado de entrada,
ingresar por la fecha de
radicación, en la pestaña
13. Revisar y aprobar documentos, anexar el
proyecto de respuesta y
enviar al Jefe para su revisión
y [Link].

14. Radicar en el SGD el


documento de salida.

15. Enviar documentos de


respuesta

[Link] y verificar los


documentos.

Se asigna el peso
estimado, tipología de
¿Cumple lo establecido
envío de salida en el SGD
en la GUÍA GDOG03 Guía Si para ser remitidos a los
de comunicaciones respectivos carros de
oficiales? salida de correspondencia
ubicados en el SGD.
No

Se realiza la devolución por el


17. Digitalizar documento
mismo SGD al funcionario de la
recibido por destinatario
dependencia productora

18. Entregar y/o devolver


los documentos a las
dependencias

Fin

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