Proceso de Distribución de Correspondencia
Proceso de Distribución de Correspondencia
Establecer el control de las actividades orientadas a garantizar la recepción, radicación y la distribución de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas,
OBJETIVO mediante la definición de lineamientos con el fin que los documentos lleguen a su destino cumpliendo su respectivo trámite.
ALCANCE Inicia con la recepción, radicación, digitalización, continua con el respectivo trámite y finaliza con la respuesta a la solicitud del usuario final.
ÁMBITO DE Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
LÍDER Coordinador Grupo Administración Documental.
COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o RADICADO PADRE: Radicado ha sido generado a partir de uno existente en el
producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente en esta sistema.
entidad, independientemente del medio utilizado.
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio
DEPENDENCIAS PRODUCTORAS: Área o grupo que genera la del cual, las entidades ingresan a sus sistemas manuales o automatizados de
comunicación. Ej.: Despacho Ministro, Despachos de los Viceministros correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
Dirección, Subdirección y Grupos. datos tales como nombre de la persona o entidad remitente o destinataria,
nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación,
DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL: La digitalización de documentos es un
nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta
proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas
(si lo amerita), entre otros.
fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento
DEFINICIONES en papel en una imagen digital. SGD: Sistema de gestión documental que permite gestionar electrónicamente la
producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de
MEMORANDO: Documento escrito, se utiliza al interior del Ministerio, para
documentos, evitando su manejo en papel, garantizando la seguridad de la
las comunicaciones formales internas entre las dependencias, con el fin de
información y la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante
tratar asuntos de interés, relacionados con sus funciones.
su función.
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Listado de Series y Subseries
por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se le asigna el tiempo
comunicaciones producidas o recibidas, dejando constancia de la fecha y
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
hora de la fecha de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. TIPIFICAR: Asignar nombre al documento de acuerdo a las TRD.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
1. Documentos de carácter prioritario: Los documentos como tutelas, acciones de cumplimiento, incidentes de desacato, fallos, solicitudes del Congreso y derechos de petición, invitaciones
por sus tiempos de respuesta, solicitudes de víctimas del conflicto armado se les dará prioridad en la radicación, digitalización y distribución.
2. Documento sin oficio remisorio: Facturas de servicios públicos, título valor y cualquier documento que no llegue con oficio, se le solicitara al usuario que realice un oficio remisorio
anexando el mismo, ya que los documentos no se les puede alterar con el sello de radicación, ni anotaciones. En caso de que estos documentos lleguen por la empresa de correo se
diligenciará el formato GDOF08 Documento sin oficio remisorio, establecido por el Grupo de Administración Documental.
3. Documentos confidenciales: En los casos en que el documento sea un sobre sellado identificado como CONFIDENCIAL, se radicará con los datos contenidos en el sobre y en el cuadro
de texto se colocará la anotación “SOBRE SELLADO” Ofertas a procesos de contratación del Ministerio: La dependencia responsable debe notificar al Grupo de Administración
Documental para radicar únicamente el documento remisorio y entregar el sobre sellado a la misma, para la posterior apertura de propuestas.
4. La recepción de documentos vía fax, se realizará exclusivamente por la línea 3305050 (o el que este asignado), fax que se encuentra ubicado en el Grupo de Administración Documental
y se encuentra automatizado y sujeto a la confirmación por parte del remitente.
5. Si el documento ya se recibió por otro medio y es idéntico en oficio remisorio, anexos y cantidad de folios, se radicará como asociado al que ya se había ingresado.
6. El Grupo de Administración Documental administrará los correos electrónicos institucionales correo@[Link], njudiciales@[Link] ,para peticiones de interés general
y notificaciones judiciales para temas exclusivamente jurídicos. Los correos que lleguen por correo@[Link] serán radicados por el Sistema de Gestión Documental y
direccionado a la dependencia competente.
7. Los correos que lleguen a las cuentas institucionales de los servidores públicos y requieran ser tramitados por el Ministerio, deberán ser re direccionados a la cuenta
centralizacion@[Link] para la radicación y respectivo trámite, dando cumplimiento a la Circular No 0020 de 2019.
8. Las claves de las cuentas de correo correo@[Link] y njudiciales@[Link] deben ser conocidas y administradas por el Coordinador del Grupo de Administración
Documental.
9. Para la radicación de las comunicaciones se debe tener en cuenta los siguientes datos básicos: nombre del remitente, dirección física, ciudad, departamento y/o correo electrónico y
que el asunto sea claro y conciso.
10. Es responsabilidad del jefe de la dependencia reasignar el documento de manera inmediata a la dependencia competente, cuando no le competa su trámite, en casos de errores
reiterativos en el direccionamiento debe informarse al Grupo de Administración Documental con el fin de tomar acciones correctivas.
11. El estado del trámite puede ser consultado por el peticionario vía web.
12. Casos de manejo especial: Para el caso de los documentos remitidos a la Oficina de Control Interno Disciplinario, solo será digitalizado el documento remisorio. La digitalización y
conformación de los expedientes virtuales será realizada directamente por la Oficina. Solo será digitalizado el documento remisorio en los casos de documentos remitidos a la Dirección
de Desarrollo del Talento Humano en Salud en lo relacionado con la aprobación de pensum para educación no formal. No serán digitalizados los planos, proyectos de hospitales,
solicitud de conceptos toxicológicos, Programas de saneamiento fiscal y financiero, pero serán entregados los físicos para el trámite pertinente.
13. Los documentos en físico serán entregados a la dependencia al día siguiente o el mismo día de radicados y digitalizados.
14. Los documentos en físico que la dependencia requiera de manera inmediata, una vez se radiquen y se digitalice, se le entregarán a la persona responsable de la correspondencia,
quien ingresará al módulo de Recepción de Documentos del SGD con el usuario y contraseña asignados para que reciba virtualmente los documentos.
15. Los documentos de salida que se envían por correo electrónico certificado tienen la misma validez jurídica y probatoria de un envío postal certificado por medios físicos, el cual genera
una certificación por parte del operador postal quedando la evidencia igualmente en el SGD, registro verificable que se envía al remitente del mensaje, como prueba del envío, entrega,
contenido transmitido, fecha y hora oficial del envío. Las comunicaciones enviadas por este canal, no podrá ser enviado nuevamente por medio físico, dado que es una herramienta
diseñada para el ahorro de recursos económicos y administrativos.
16. Los documentos que se requieran entregar en el perímetro urbano, dentro del mismo día, por casos excepcionales previa argumentación de tal situación, deben entregarse al Grupo
de Administración Documental hasta las 10:00 a.m.
17. Todas las comunicaciones oficiales son enviadas por correo especializado, a través de la empresa de correos contratada por el Ministerio de Salud y Protección Social para tal fin.
18. Todas las comunicaciones oficiales deben ser entregadas en sobre sellado con los datos básicos solicitados. Si el documento no viene en sobre, el documento deberá ser doblado de
tal manera que se pueda identificar su destinatario, dirección y ciudad de destino. El Grupo de Administración Documental no se hace responsable de los anexos que contenga el
documento.
19. Para el envío de comunicaciones oficiales vía correo electrónico se debe utilizar el módulo certimail o respuesta rápida de la herramienta SGD Orfeo, preferiblemente y de ser necesario
por correo certificado con el fin de obtener certificación de envío del documento.
20. Cuando se generen cambios normativos transitorios el cual impacten la producción, trámite, distribución en el proceso de gestión documental, este se adaptará de acuerdo a las
necesidades de la entidad desde la normatividad emitida para eventos de emergencia.
REQUISITOS LEGALES
REQUISITO DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Ley 1437 de 2011,“Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y Todas las actuaciones administrativas se adelantarán de conformidad con las normas de procedimiento
de lo Contencioso Administrativo y competencia establecidas en la Constitución y la ley. (Dar cumplimiento a los tiempos)
Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan Con relación a la función de custodia del archivo de gestión de la entidad, la mencionada Ley aplica en
otras disposiciones. El Congreso de Colombia.” la administración, gestión de documentos, acceso y consulta de documentos y las demás disposiciones
legales que tengan que ver con el manejo de este tipo de archivo.
Acuerdo 060 de 2001, “Por el cual se establecen pautas para la administración de las Establece los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión
funciones públicas”. documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los
documentos.
Ley 1564 de 2012, “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y Toda persona o grupo de personas tiene derecho a la tutela jurisdiccional efectiva para el ejercicio de
se dictan otras disposiciones”. sus derechos y la defensa de sus intereses, con sujeción a un debido proceso de duración razonable.
Los términos procesales se observarán con diligencia y su incumplimiento injustificado será sancionado.
(dar cumplimiento a los términos de tiempo de ley desde el ingreso del documento hasta su finalización).
Código Contencioso Administrativo, “Por el cual se reforma el Código Contencioso Los funcionarios tendrán en cuenta que la actuación administrativa tiene por objeto el cumplimiento de
Administrativo”. los cometidos estatales como lo señalan las leyes, la adecuada prestación de los servicios públicos y la
efectividad de los derechos e intereses de los administrados, reconocidos por la ley.
Ley 1448 de 2011, “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación ARTÍCULO 158. ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. Deberá garantizarse que una solicitud de registro
integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones”. sea decidida en el menor tiempo posible, en el marco de un trámite administrativo ágil y expedito, en el
cual el Estado tendrá la carga de la prueba. En toda actuación administrativa en la cual tengan interés
las víctimas tienen derecho a obtener respuesta oportuna y eficaz en los plazos establecidos para el
efecto, a aportar documentos u otros elementos de prueba, a que dichos documentos sean valorados y
tenidos en cuenta por las autoridades al momento de decidir.
¿Requiere trámite?
Si, dar respuesta o reasignar a quien
corresponda para su trámite, estableciendo
claramente en la “CASILLA DEL
COMENTARIO” la tarea que se requiere realizar
Dar trámite
con respecto al documento. Ver GDO-G04 Guía Profesional, Técnico o
correspondiente al Histórico del Documento
10 para la Radicación, Trámite, y Envío de Hacer Auxiliar Administrativo de
documento en la en el SGD.
Comunicaciones en el SGD. Tipificar de acuerdo la dependencia.
dependencia competente.
a la TRD correspondiente y asignar categoría
documental. (Ver Manual de ORFEO).
No, el documento no requiere trámite se debe
tipificar de acuerdo a la TRD, asignar categoría
documental y finalmente archivar.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
DIAGRAMA DE FLUJO
ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Inicio
1. Recibir documentos
[Link] competencia
para responder
[Link] al Sistema de
Gestión Documental.
6. Radicar documentos
7. Digitalizar el documento
físico
9. Determinar competencia de
[Link] documentos a
la dependencia para dar
la dependencia
respuesta
No
Fin 1
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código GDOP02
DIAGRAMA DE FLUJO
ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Dar respuesta o
reasignar a quien 11. Generar comunicación
¿Requiere trámite? Si
corresponda para su oficial
trámite
No
12. Identificar el tipo de
radicado.
Tipificar de acuerdo a la
TRD, asignar categoría
documental y archivar
¿Es un radicado de
Generar nuevo
salida con antecedentes No
(radicado padre)? radicado
Si
Se asigna el peso
estimado, tipología de
¿Cumple lo establecido
envío de salida en el SGD
en la GUÍA GDOG03 Guía Si para ser remitidos a los
de comunicaciones respectivos carros de
oficiales? salida de correspondencia
ubicados en el SGD.
No
Fin
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