MEMORANDO TÉCNICO
PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
PRÁCTICA EMPRESARIAL - INFORME NÚMERO 02
TABLA DE CONTENIDO
DESCRIPCIÓN PÁGINA
CAUSACIÓN DE FACTURAS DE COMPRA DE MATERIALES 1
ELABORACIÓN Y ENVÍO DE DOCUMENTO SOPORTE ELECTRÓNICO 2
ELABORACIÓN DE FACTURA DE COMPRA GASTOS 4
ELABORACIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA 6
ELABORACIÓN DE RECIBO DE PAGO 8
ELABORACIÓN DE TRASLADOS DE DINERO 10
ELABORACIÓN DE ANTICIPOS A PROVEEDORES 11
ELABORACIÓN DE COMPROBANTE GASTOS BANCARIOS 13
ELABORACIÓN DE COMPROBANTE DE EGRESO 16
ELABORACIÓN DE CAUSACIÓN CONTABLE 17
CONTABILIZAR PAGOS DE CLIENTES/IMPORTACIÓN DE COMPROBANTES 19
CAUSACIÓN DE FACTURAS DE COMPRA DE MATERIALES
Para elaborar el registro/causación de facturas de compra, es necesario ingresar desde el
menú principal del software y dar clic en la opción “crear”, y en la sección “proceso de
compras” seleccionar la opción “factura de compra/gasto”
Al ingresar en esta opción, aparecerá en pantalla el formato del comprobante, donde se
deberá llenar si la factura es a crédito o de contado, luego los datos del proveedor, el
número de factura y el centro de costo al que pertenece la compra, que en este caso
corresponde al proyecto al cual va destinada la mercancía comprada.
En “tipo” debe estar seleccionada la opción “producto” esto determina que irá
contabilizado directamente al inventario y garantiza el control de inventarios que realiza el
software, en la opción “producto” que está al lado derecho de “tipo”, se debe colocar el
material/producto que la empresa adquirió, esta información se encuentra en la factura
emitida por el proveedor.
Al terminar de llenar los datos de la factura de compra, se debe seleccionar la forma de
pago, esta dependerá si la factura es a crédito o fue de contado, si es de contado se debe
1
seleccionar la cuenta del banco correspondiente por la cual el dinero se pagó, si es a
crédito deberá seleccionar la opción “proveedores nacionales”, la cual deberá quedar así:
Para finalizar, se debe dar clic en guardar y el comprobante quedará causado.
ELABORACIÓN Y ENVÍO DE DOCUMENTO SOPORTE ELECTRÓNICO
El documento soporte se realiza para los terceros que no están obligados a facturar
electrónicamente, usualmente estos terceros envían cuentas de cobro a la empresa, las
cuales deben ser contabilizadas por medio de documento soporte para que sea un gasto
deducible ante la Dirección de impuestos y aduanas nacionales. Para elaborar un
documento soporte electrónico, debe ingresar por el menú principal y dar clic en la opción
“crear” y en la sección “proceso de compras” dar clic en “documento soporte”
Luego de esto, el software mostrará la siguiente pantalla; donde se deben llenar los datos
que allí se solicitan.
2
Los datos deben quedar como se observa en la siguiente imagen, en el número de
comprobante se debe colocar siempre el consecutivo de comprobante que lleva el sistema
automáticamente para llevar un orden, este consecutivo aparece en la parte superior, el
cual dice el número del consecutivo y la “(numeración automática)”
Para finalizar el proceso, se debe seleccionar una forma de pago, esta corresponderá
dependiendo la cuenta bancaria de la empresa por la cual saldrá el dinero, si es a crédito
o si es un pago de caja menor. Después de seleccionada la forma de pago deberá hacer
clic en el recuadro inferior que dice “guardar”
3
Luego de esto, debe dar clic en que aparece en la parte superior
del comprobante guardado, cuando la Dirección de impuestos y aduanas nacionales haya
aceptado el comprobante, aparecerá el código QR y el CUDS en la visualización del
documento soporte, quedando así:
ELABORACIÓN DE FACTURA DE COMPRA GASTOS
Este tipo de comprobante se realiza para los gastos en los que incurra la empresa que no
pertenezcan a ninguna obra en construcción, para elaborarlos es necesario ingresar
desde el menú principal e ir a la opción “crear” en la sesión “proceso de compras” dar clic
en “Factura de compra/gasto”
4
El sistema lo llevará a la siguiente pantalla, donde deberá llenar los datos requeridos, la
fecha será la fecha de la compra o la fecha que tenga la factura emitida por el proveedor
dependiendo de cada caso.
Para que el sistema tome la cuenta del gasto se debe seleccionar “Gasto/cuenta contable”
en la opción “tipo”, es indispensable hacer este paso porque si no el software tomará una
cuenta de inventario y estas pertenecen exclusivamente al inventario de las obras de
construcción.
5
Al finalizar la edición del comprobante, se debe seleccionar la forma de pago, esta
dependerá de la cuenta bancaria de donde saldrá el dinero o en su defecto si es a crédito.
Al finalizar, debe dar clic en “guardar” y así quedará el comprobante contabilizado, el cual
se verá así:
6
ELABORACIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA
Para elaborar una factura electrónica se debe ir a la opción “crear” que aparece en el
menú principal, en la sección “proceso de ventas” se debe hacer clic en “Factura de
venta”.
El software lo llevará a la siguiente pantalla, donde deberá ingresar el nombre o número
de cédula del tercero al cual se le va a realizar la factura.
Los datos deben quedar registrados de la siguiente manera; cabe mencionar que el centro
de costo corresponderá al centro de costos del proyecto al cual pertenece el inmueble que
se está facturando, en producto se debe digitar la palabra “casa” o “apartamento” y
seleccionar el inmueble que coincida con el tipo de producto que se está facturando y por
último se debe seleccionar la forma de pago, cruzar los anticipos que tenga el cliente con
la constructora y dar clic en “guardar”.
7
Al finalizar, el software le dará la opción de enviar la factura, donde le mostrará los datos
donde se enviará la factura al cliente y a la Dirección de impuestos y aduanas nacionales
de manera simultánea.
Se debe dar clic en para que el sistema envíe la factura a la Dirección
de impuestos y aduanas nacionales y esta sea aceptada, cuando la factura sea aceptada
por la Dirección de impuestos y aduanas nacionales, se visualizará en el comprobante el
código QR y el código CUFE que la Dirección de impuestos y aduanas nacionales le ha
asignado al comprobante, quedando así:
8
ELABORACIÓN DE RECIBO DE PAGO
Para elaborar estos comprobantes, se necesita ingresar al menú principal del software y
dar clic en la opción “crear” e ir a la sesión “proceso de compras”, luego seleccionar la
opción “Recibo de pago/Egreso” tal como se muestra en la siguiente imagen:
Luego de eso, el software contable, lo llevará a la creación de recibos de pago, donde se
deben llenar los datos que el sistema pide.
Los datos se deben llenar acorde al pago que se vaya a realizar, con el nombre del
tercero, la cuenta del banco de la cual saldrá el dinero, la fecha del pago y el valor del
pago, el cual deberá quedar así:
9
Al terminar de ingresar los datos se debe dar clic en guardar para que el pago quede
contabilizado, el comprobante de pago deberá quedar como se muestra en la imagen
ELABORACIÓN DE TRASLADOS DE DINERO
Los traslados de dinero son transferencias entre cuentas bancarias de la empresa que se
realizan para cubrir diferentes necesidades que se presenten en la empresa, para la
elaboración de estos comprobantes se debe ir al menú principal y dar clic en “crear”, en la
sección “otros” se debe dar clic en “Traslado de dinero”
10
El software lo llevará a la pantalla que se muestra a continuación, donde se deberá llenar
los datos de las cuentas bancarias que afecta el traslado de dinero, la fecha en la que se
hizo el traslado y el tercero que siempre será FORTAL SAS
Luego de haber llenado los datos, el documento quedará como se muestra en la imagen a
continuación; para finalizar deberá dar clic en “Guardar” y el documento quedará
contabilizado.
11
ELABORACIÓN DE ANTICIPOS A PROVEEDORES
Los anticipos a proveedores son un tipo de comprobante de egreso, los cuales son
digitalizados de forma diferente porque no han sido facturados por el proveedor, para
elaborarlos se debe ingresar al menú principal del software y en la opción “crear” se debe
ir a la sección “proceso de compras” dar clic en “Recibo de pago/Egreso”
Luego de esto, en la siguiente ventana le aparecerá la opción para crear el documento,
donde deberá seleccionar la opción “RP-2-ANTICIPO” como se observa a continuación;
12
Luego de esto, se deberán ingresar el Nit/nombre del proveedor, el valor del anticipo, y la
cuenta bancaria afectada, de donde saldrá el dinero del anticipo, quedando así;
Para que el comprobante quede contabilizado se deberá dar clic en “guardar” como se
observa a continuación; el comprobante se visualizará en la
pantalla y quedará listo para su impresión;
ELABORACIÓN DE COMPROBANTE GASTOS BANCARIOS
13
Para elaborar el comprobante de gastos bancarios primero se deben tener los extractos
bancarios del mes al cual se les va a causar los gastos que ha cobrado la entidad
financiera, la empresa cuenta con múltiples cuentas en diferentes bancos por lo que es
importante generar solo un comprobante contable con los gastos de todas las cuentas
para ejercer control y que ningún gasto bancario quede pendiente por registrar. Como
medida inicial se recomienda realizar un Excel con la entidad financiera y la cuenta y
debajo los diferentes bancos que haya cobrado durante el mes como se observa en la
siguiente imagen:
Luego de haber realizado el Excel con la información requerida para poder contabilizar los
gastos bancarios se procede a ingresar al menú principal del software contable, en la
opción “crear” debe buscar la opción “otros” y dar clic en “Comprobante contable”:
14
Se debe seleccionar en tipo de comprobante “ajustes contables”, luego se procede a
colocar la fecha del comprobante, esta debe ser el último día del mes de los gastos
bancarios que es donde normalmente aparecen los gastos en los extractos bancarios;
Luego se procede a seleccionar las cuentas a afectar, el tercero será el Nit/nombre de la
entidad financiera que descontó los gastos y el valor será el que corresponda de acuerdo
al Excel realizado previamente, quedando el comprobante así:
Para que el comprobante quede grabado se debe dar clic en “guardar” que aparece en la
parte inferior de la pantalla. Luego de esto el software le mostrará la visualización del
comprobante contable como se detalla a continuación:
15
ELABORACIÓN DE COMPROBANTE DE EGRESO
Para elaborar comprobantes de egreso se debe ingresar al menú principal del software y
dar clic en “crear”, en la sesión “otros” debe seleccionar la opción “Comprobante
Contable”
Luego de esto, el software lo llevará a la opción de creación de comprobantes contables,
donde se debe seleccionar el tipo de comprobante que para este caso es “Comprobante
de Egreso”
Luego se debe seleccionar la fecha con la cual deberá quedar el comprobante, esta
depende de las fechas del soporte de salida del dinero de la cuenta bancaria de la
empresa por donde se realizó el pago, Se deben seleccionar las cuentas contables y
terceros afectados hasta terminar la contabilización
16
Al finalizar la contabilización del comprobante, se debe dar clic en “guardar”, cabe aclarar
que el comprobante debe cumplir siempre con el principio de partida doble. El
comprobante se visualizará como se observa a continuación:
ELABORACIÓN DE CAUSACIÓN CONTABLE
Este tipo de comprobante se utiliza para contabilizar/causar diferentes operaciones que no
tienen un comprobante establecido, esto por la complejidad de la operación o cruces de
cuentas contables que se deban realizar, para elaborar este tipo de comprobantes se
debe ingresar al menú inicial e ir a la opción “crear, luego en la sección “Otros” debe dar
clic en “Comprobante contable;
17
El sistema lo llevará a la ventana de elaboración de comprobantes contables, donde
deberá seleccionar el tipo de comprobante el cual deberá ser “causación contable”;
Luego de esto deberá digitar las cuentas contables que necesita afectar, con los valores y
centros de costos respectivos, se puede colocar la descripción deseada para consultas
futuras del comprobante, al terminar de digitar la información debe dar clic en “guardar”
para que el comprobante quede contabilizado.
Cuando el software haya guardado la información, se visualizará el comprobante como se
muestra a continuación:
18
CONTABILIZAR PAGOS DE CLIENTES/IMPORTACIÓN DE COMPROBANTES
Los pagos de clientes se contabilizan por medio de “importación de comprobantes” esto
debido al alto volumen de consignaciones que ingresan, el reporte de los abonos de
clientes viene directamente del área de cartera, donde indican el nombre del cliente, el
proyecto y el valor que ha abonado. Para elaborar la importación del comprobante se
debe ir al menú inicial del software y seleccionar el ícono
Luego de esto, debe buscar la sección “contabilidad” y darle clic, como siguiente
paso debe buscar la opción “importación” y dar clic en “Comprobantes Contables” como
se observa a continuación:
El software contable lo llevará a la sección de importación de comprobantes, donde
deberá elegir como primera medida el tipo de comprobante el cual será “Comprobante
contable”, a continuación de clic en “siguiente” como se observa en la imagen:
19
El software contable lo llevará al siguiente paso para importación, donde deberá
seleccionar para descargar el archivo de Excel donde se
debe digitar la información de los abonos de los clientes:
El archivo que el sistema descarga automáticamente se visualizará como se muestra a
continuación;
20
Los campos de las casillas con color rojo son indispensables para poder importar el
archivo, los de color azul son opcionales, dependiendo de las cuentas contables que se
vayan a afectar. El archivo se debe diligenciar en el orden de cada casilla, en “tipo de
comprobante” siempre debe ir el número 11 que es el código interno del comprobante
destinado para los abonos de los clientes, es importante llenar las casillas “Prefijo,
Consecutivo, No. cuota y Fecha vencimiento” en las cuentas del pasivo (crédito) de cada
pago, al concluir la digitación de cada pago debe quedar el archivo de Excel de la
siguiente manera:
Luego se procede a subir el archivo de Excel al software contable, esto se hace dando clic
en que aparece
en la pantalla del software contable,
Luego de dar clic el sistema le mostrará las descargas y archivos compatibles para
importar el comprobante, debe seleccionar el archivo de Excel previamente diligenciado y
guardado en el computador;
21
El siguiente paso es dar clic “abrir” para que el sistema tome ese comprobante y lo amarre
para la importación, luego de esto debe dar clic en “siguiente”;
El software le mostrará en la pantalla los campos que solicita el sistema para que no haya
errores y los campos del archivo de Excel, los cuales deben ser iguales para no presentar
inconsistencias al momento de la importación del comprobante, debe dar clic en
“siguiente”;
22
El software contable le mostrará la información que se va a procesar para la importación
del comprobante, donde debe revisar que la información coincida con su archivo de Excel,
luego de esto, dar clic en “terminar”;
Cuando el archivo se haya grabado completamente el software le mostrará que la
información fue cargada exitosamente en la contabilidad;
Para visualizar el comprobante que se ha importado, debe ir a la opción “consecutivo de
comprobantes” y consultar el comprobante creado, debe dar clic en el comprobante para
que el software le genere la visualización del mismo:
El comprobante contable se observará de la siguiente manera;
23
podrá auditar la información procesada e imprimir el comprobante para sus respectivos
controles.
24
