ECACEN
Curso de Fundamentos de Administración
El organigrama es la representación gráfica de la estructura de
una compañía. En él debe aparecer claramente la estructura
jerárquica, los órganos que componen dicha estructura, y los
canales de comunicación entre los órganos y los cargos.
Es una herramienta que permite a las empresas entender mejor su
estructura y cómo se distribuyen las funciones y responsabilidades
en la cadena de mando.
Esta herramienta es útil para las personas que se incorporan a la
empresa. Sirviendo como base en cualquier inducción de un
departamento de recursos humanos.
Se debe estudiar cómo se efectúan las distintas funciones y
relaciones interpersonales al interior de la empresa, para lo cual se
debe entrevistar a los jefes. A estos se les preguntará por la
denominación y ubicación de su unidad, su calificación y nombre; el
número de integrantes de su unidad, sus cargos, calificaciones,
funciones y tareas; y la calificación de su superior inmediato.
Terminadas las entrevistas, se procede a integrar y comparar la
información recogida, lo que permitirá diseñar un primer borrador
del organigrama. Este será contrastado con los jefes para que se
pueda establecer un organigrama definitivo con la aceptación de
directivos y subordinados
¿Cómo debe ser un organigrama?
• CLARO: De modo que cualquier persona pueda entenderlo e interpretarlo.
Si bien el organigrama en general es de interés interno, es bueno que esté visible en
la página web de la empresa, para que así si hay alguien interesado en tomar
contacto con ella, sepa con quién hacerlo específicamente para los fines que desea
concretar.
• BREVE: Por más grande que sea la empresa, el organigrama debe resumir
sus departamentos y funciones. No se puede pretender reflejar todos los
niveles de la empresa en el organigrama, porque de lo contrario se extendería
demasiado. Lo ideal es que éste quepa en una página y se entienda en
aspectos generales cuáles son las áreas funcionales de la organización.
• ORDENADO: Quizás en el organigrama están especificadas las áreas funcionales principales de
la organización y éste cabe en una página. Pero si en este no se entienden por ejemplo, las
relaciones vinculantes, o las cadena de mando, entonces no servirá como herramienta de
presentación de la empresa.
El organigrama debe ser ordenado. Es decir, si la empresa tiene una estructura vertical, pues que
se note la cadena de arriba hacia abajo. O si la empresa es de carácter horizontal, entonces que
se vean los equipos de trabajo y las instancias de decisión de estos.
Representación de las relaciones de autoridad, lo cual se hace
mediante tres formas: autoridad de línea, autoridad de asesoría
(o staff) y autoridad funcional.
•Autoridad de línea o jerárquica: el poseedor de dicha autoridad
imparte órdenes directas a los subordinados y delega directamente parte
de su autoridad.
•Autoridad funcional: desde un cargo determinado se puede actuar
sobre colaboradores no ligados directamente, considerando asuntos
específicos de su función en la organización.
•Autoridad de asesoría (o de staff): se da cuando una persona es
autorizada para hacer investigaciones y trabajos en áreas específicas o
para asesorar en determinados temas. Nunca dan órdenes directas a los
niveles jerárquicos inferiores. Por ejemplo: un asesor de la alta dirección
es destacado provisionalmente a un área para brindar soporte con sus
conocimientos.
Un organigrama bien elaborado contribuye a dejar con claridad las
relaciones entre los distintos órganos de la empresa, y también permite
hacer un análisis crítico y objetivo de la estructura organizativa,
exhibiendo las imperfecciones existentes y proponiendo cambios
organizacionales.
[Link]: este te muestra la jerarquía según una pirámide
y la dirección va de arriba abajo.
[Link]: muestra las jerarquías de izquierda a
derecha.
[Link]: es una combinación entre el horizontal y el
vertical.
[Link]: es prácticamente escalar, solo que no posee
líneas que unan los mandos de autoridad.
[Link]: la máxima autoridad se encuentra en el centro,
mientras que alrededor de ella se forman círculos
concéntricos donde figuran las autoridades en niveles
decrecientes.
[Link]: en este se utilizan sangrías para señalar quién
es la autoridad. Cuanto mayor es la sangría, menor es la
autoridad de este cargo.
¿Cómo Estructurar Un Organigrama?
Para estructurar el organigrama de una empresa debes decidir si lo quieres
plasmar de forma vertical u horizontal. La vertical es recomendada para
empresas pequeñas, mientras que el horizontal se utiliza en organizaciones
más grandes y complejas.
Debes definir el tipo de estructura que utilizarás dependiendo de los
beneficios que representen para tu empresa.
Los tipos de estructura son:
•Producto: determina que cada producto principal está ubicado bajo la
supervisión de un directivo.
•Tipos de cliente: se organiza la empresa en función de cada tipo de cliente.
Esto depende de las necesidades de cada uno.
¿Cómo Estructurar Un Organigrama?
•Funcional: se organiza la compañía por departamentos o funciones.
•Geográfica: organizar la compañía por territorios.
Luego tendrás que determinar cuántos niveles requiere tu compañía,
esto depende del tamaño de tu empresa y el número de empleados.
Por último, plasmarás el organigrama sobre papel, hoja de cálculo o la
herramienta que consideres correcta.
Sugerencia de aplicación para crear
organigrama
SmartArt funciona para insertar elementos gráficos, y los organigramas forman parte de
ellos. El diseño básico que poseen los organigramas dentro de la herramienta está
compuesto por el administrador, dos formas de subordinados y una forma de asistente.
Pero, ¿cómo crear el organigrama de una empresa con esta herramienta? No te preocupes, te
mostraremos cómo hacerlo paso a paso.
En Microsoft Word
1: Ubica la pestaña Insertar y haz clic en SmartArt
2: Selecciona la categoría “Jerarquía” y elige el diseño de organigrama de tu preferencia.
3: Escribe el texto haciendo clic en elemento gráfico SmartArt, justo en [Texto].
• Para crear un organigrama con imágenes debes entrar en la pestaña Insertar,
pero esta vez hacer clic en SmartArt y seleccionar la categoría “Imagen”.
• Después de elegir el diseño debes ubicarte en el cuadro donde deseas
agregarla. Para agregar, haz clic en el icono de la imagen y esto te ubicará en
la carpeta que contiene las imágenes que quieres utilizar y solo debes presionar
en Insertar.
VIDEO SUGERIDO
[Link]
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