Nadie conoce como tú a tu empresa: sabes de principio a fin sus funciones, objetivos, los
departamentos que la conforman y la gente involucrada para que todo marche bien día a
día. Pero, ¿puedes estar seguro de que tienes un control interno intacto?
Aún es común encontrar que muchas empresas tomen decisiones de negocio con base en
suposiciones o corazonadas. Si bien esto puede funcionar algunas veces, puede atentar con
el buen andar y hacer que las decisiones tomadas no sean siempre las mejores para la
productividad y rentabilidad del negocio.
Mantener algo en control es influir sobre algo para obtener un resultado deseado. En la
gestión empresarial, los objetivos del control interno son justamente poner en orden cada
una de las áreas y actividades que forman parte de tu organización y hacerlas funcionar
según se espera.
Si para este momento aún no cuentas con un control interno empresarial, estás a tiempo de
conocer por qué es tan importante y qué tipos existen para así hacer los ajustes necesarios
en tu empresa.
¿Qué es el control interno empresarial?
El control interno empresarial son todas las actividades que se trabajan en conjunto para el
buen funcionamiento de un negocio. Este tiene por objetivo resguardar los recursos de la
empresa para evitar pérdidas o faltas que puedan afectar su rentabilidad.
Entre algunos de los fallos más importantes que un control interno puede evitar se
incluyen:
Riesgos estratégicos
Riesgos operativos
Fraudes internos/externos
Dependencia de personal en áreas específicas
Fuga de información sensible
Riesgos técnicos o legales
Riesgos en la reputación
Riesgos financieros
Por ello, es importante establecer un control en las actividades que se integran diariamente
en la gestión empresarial de un negocio para la constante protección de los activos.
Además, para minimizar errores de operación y cumplir con los objetivos del control
interno de una organización.
Importancia del control interno empresarial
Llevar a cabo un buen control interno empresarial permite tener un mejor aprovechamiento
de todos los recursos administrativos para lograr un equilibrio y una estabilidad financiera
que aumenten la productividad de la organización.
Además, si cada área interna de un negocio es dotada de buenas prácticas y tecnología
adecuada, la toma de decisiones se vuelve mucho más rápida y eficiente. De igual forma,
ayuda a que existan menos errores humanos que puedan costar pérdidas financieras, que
retrasen o impidan el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Como lo mencionamos al inicio de este artículo, es común que aún haya empresas, sobre
todo pequeñas y medianas, que no cuenten con un control interno empresarial. Por lo tanto,
su manejo de negocio es totalmente empírico. Es decir que buscan las soluciones que
consideran mejores, conforme se presentan situaciones o problemas.
Esto puede ser funcional durante un tiempo, pero a la hora de crecer un negocio, la falta de
organización y control simplemente hará que las piezas del Jenga se vengan abajo.
Esta es precisamente la importancia de establecer por escrito un sistema de control interno
en el que toda empresa, según sus objetivos, sea capaz de consultar para saber cómo actuar
ante alguna situación. Y aún más importante, saber cómo se deben hacer las cosas para
evitar negligencias, mal uso del recursos o fraudes.
3 objetivos del control interno empresarial
En primer lugar, un control interno se divide en tres tipos de objetivos:
Objetivos operacionales. Buscan la eficiencia y eficacia de las operaciones y están
relacionados directamente con el rendimiento y la rentabilidad de la empresa.
Objetivos financieros. Mantienen en orden los estados financieros para gozar de equilibrio
financiero y buscan evitar pérdidas, falsificaciones o fraudes.
Objetivos de cumplimiento. Estos objetivos están enfocados en el tema legal; es decir, al
acatamientos de leyes, normas, disposiciones y regulaciones que la empresa debe cumplir.
En conjunto, cumplen las siguientes funciones:
Asegurar la adherencia de las políticas internas establecidas.
Promover y asegurar la eficiencia de las operaciones.
Asegurar la confiabilidad e integridad de la información generada en la empresa.
Proteger adecuadamente los activos y recursos de la compañía.
Una vez entendidos los objetivos del control interno, demos paso a conocer un poco más de
su estructura y todos aquellos elementos y aspectos vitales que deben incorporarse para que
funcione de manera correcta.
5 elementos del control interno
Ambiente de control.
Evaluación de riesgos.
Información y comunicación.
Actividades de control.
Supervisión o monitoreo.
1. Ambiente de control
El ambiente de control es el cimiento del control interno y aporta disciplina, estructura,
entidad, conciencia y acciones de la administración. El buen desarrollo inicial de este
elemento es crucial para que todos los demás puedan ser seguros y confiables. Si el
ambiente de control presenta irregularidades o fallas, entonces todo el resto del control
interno no podrá brindar los resultados deseados.
El ambiente de control se conforma de los siguientes aspectos:
Conciencia de control y estilo operativo. La conciencia de control está influida
directamente por las decisiones y acciones de la administración con respecto al
funcionamiento del control interno, los errores informados, la atención a las áreas y
sistemas, las acciones tomadas ante cualquier problemática o presión presentada. En cuanto
al estilo operativo, este se influye por las capacidades, habilidades y aptitudes de la
administración ante las operaciones diarias.
Integridad y valores éticos. Con este aspecto se busca evitar cualquier tipo de conducta
inapropiada y se construye con base en las acciones de la administración y su integridad.
Un ejemplo de ello pueden ser los códigos de conducta regulados en muchas empresas para
expresar lo que los colaboradores deben cumplir, con el fin de estar alineados a la visión y
valores del negocio.
Compromiso con la competencia. Este aspecto determina las medidas que el personal
operativo, administrativo y directivos deben cumplir para realizar su trabajo con eficacia.
Estructura organizacional. La estructura organizacional es el panorama general. Dentro de
ella, se encuentran las áreas, funciones y objetivos a cumplir para el buen andar de la
empresa. Es importante que todo negocio cuente con este elemento, ya que facilita el
conocimiento de los colaboradores líderes, así como las líneas de comunicación directa
entre cada área.
Asignación de autoridad y responsabilidad. Además de una estructura organizacional
general de toda la empresa, también se requiere un documento detallado en el que se
destaque la asignación de autoridades y responsables de las áreas que conforman el
negocio. Dentro de este aspecto deben encontrarse diferentes tipos de políticas
empresariales que ayuden a los empleados a saber cómo, de qué y por qué son responsables
de cierta entidad.
Políticas y prácticas de recursos humanos. Este elemento, tal como su nombre lo indica,
debe incluir todas las actividades a realizar por parte del departamento de recursos
humanos. Es importante que el control interno establezca las normas de contratación de
personal, así como estrategias de capacitación y retención de talento humano.
2. Evaluación de riesgos
Ninguna empresa está exenta de riesgos, por ello es vital que dentro del control interno se
establezca todo lo necesario para crear un protocolo o matriz de riesgos, donde se
determinen las acciones, así como los responsables de tomar el liderazgo cuando surja una
situación complicada.
La evaluación de riesgos suele enfocarse en aspectos de cambio importantes:
Cambios de entorno operativo
Nuevas tecnologías
Crecimiento desmedido
Nuevos modelos de negocio
Producto o actividades
Nuevo personal de alto mando
Ubicación geográfica de la empresa
Nivel de complejidad de las operaciones
La probabilidad de que este tipo de riesgos en una empresa aumenten se debe a diversas
razones. Entre ellas pueden estar el aceptar compromisos sin considerar los riesgos que
podría conllevar, no cumplir con requerimientos legales o hacer inversiones con base en
especulaciones sin considerar la cobertura de riesgos.
Para lograr una evaluación de riesgos efectiva, se debe cumplir con su proceso de
desarrollo: identificación de riesgos, probabilidad de ocurrencia y establecimiento de
controles.
3. Información y comunicación
Este elemento consiste en analizar los sistemas de información utilizados por la empresa.
Estos pueden ser desde software hasta personas y procedimientos. El propósito es
comprobar la calidad de la información y comunicación de la empresa, la cual es vital
mantener saludable para una mejor toma de decisiones.
Los sistemas de información deben aportar informes de desempeño, reportes emitidos a
detalle en tiempo oportuno, actualización de sistemas (software), facilidad de acceso y plan
de recuperación de desastres.
En cuanto a los sistemas de información financiera estos deben identificar y registrar todas
las operaciones, cuantificar su valor, determinar periodos y generar reportes detallados.
El sistema de comunicación, por su parte, debe contener controles que aseguren la
responsabilidad de cada miembro de la empresa, los mecanismos y canales para reportar
irregularidades, controles de manejo para situaciones inesperadas, controles para la
comunicación con entidades externas, así como las normas y políticas de la empresa tanto
internas como externas.
4. Actividades de control
En las actividades de control se establecen los procedimientos a seguir en las operaciones
para el cumplimiento efectivo de objetivos de la empresa; estos pueden ser preventivos, de
detección y correctivos (de los que te hablaremos más adelante) y tienen por función lograr
resultados saludables y eficaces para toda la organización. Entre estos aspectos se
destacan:
Buen procesamiento de la información empresarial. Toda la información que entra y sale de
un negocio debe ser confiable. Por ejemplo, el control interno debe encargarse de que todas
las operaciones deben ser reales y estén siendo contabilizadas y registradas dentro de sus
periodos y clasificaciones correspondientes.
Segregación de funciones adecuada. Un control interno también tiene la misión de
determinar una división adecuada de funciones para que todos aquellos empleados y
colaboradores se desenvuelvan en las áreas y actividades correspondientes a su experiencia.
El fin es evitar errores o irregularidades.
Responsabilidad de activos. Otro de los objetivos del control interno es asegurar el acceso
de activos solo a personas autorizadas.
Verificación del control interno. En la gestión empresarial, conforme una empresa va
creciendo, es necesario crear nuevas regulaciones o mejoras al mismo control interno para
que ninguna norma establecida pierda efectividad. Algunas tendrán que dejar de aplicarse y
otras más deberán ser expuestas y analizadas para considerar si son funcionales o no en la
actualidad. Este análisis del control interno debe realizarse periódicamente.
5. Supervisión o monitoreo
El seguimiento es pieza clave para el buen funcionamiento del control interno empresarial.
Este se encarga de asegurar que todas las operaciones se realicen adecuadamente y los
objetivos estén cumpliéndose en tiempo y forma. En caso contrario, este constante
monitoreo les brinda a las empresas la oportunidad de hacer mejoras oportunas.
Esta supervisión se da por medio de evaluaciones periódicas realizadas por los directivos.
Dentro de este chequeo regular, también se pueden (o deben) tomar en cuenta aspectos
externos como la evaluación de un auditor o consultora, comentarios de terceros o las
mismas quejas de los clientes.
3 tipos de control interno
Control interno preventivo.
Control interno de detección.
Control interno correctivo.
1. Control interno preventivo
Este tipo de control interno, como su nombre lo indica, busca prevenir errores o fraudes
dentro de una organización. Sin embargo, un control preventivo debe ir más allá de solo
evaluar las áreas financieras; esta prevención debe tomar en cuenta todos los departamentos
que hacen que la operación diaria funcione.
Entre las ventajas del control interno preventivo se encuentran:
Actuar de manera oportuna antes de que un problema se suscite.
Controlar la calidad de las operaciones y disminuir los errores.
Acelerar acciones correctivas más eficaces.
Permite el autocontrol de la organización.
Mejora la toma de decisiones estratégicas.
Permite detectar posibles errores futuros.
Para implementar correctamente un control interno preventivo, es necesario establecer la
visión y misión de la empresa, acompañadas de un código de conducta que determine las
normas que todos los colaboradores deben acatar.
De igual forma, en este tipo de control interno se deben desarrollar las divisiones de áreas y
departamentos con sus funciones y responsables correspondientes. La finalidad es que cada
empleado conozca lo que debe hacer y cómo lo tiene que realizar.
2. Control interno de detección
El control de detección ayuda a descubrir posibles riesgos, errores, omisiones o actos
deliberados que podrían suponer una amenaza para cualquier organización. Son un
complemento del control interno preventivo; es decir, ve aquello que en la primera
evaluación no fue percibido.
Los controles de detección pueden enfocarse en:
Supervisión
Revisión de registros
Auditorías de sistemas
Archivos que comprueben la integridad
Algunos de los aspectos que pueden evaluarse para determinar posibles fallas son:
Falta de transparencia en transacciones.
Registros inadecuados.
Inexistencia de políticas y procedimientos internos.
Exceso de confianza en colaboradores.
Ausencia de códigos de ética y conducta.
Realizar un control interno de detección es importante para descubrir a tiempo cualquier
comportamiento o suceso fuera de lo común que pudiera afectar la productividad y
rentabilidad de una empresa. Además, durante este proceso se pueden tomar más medidas
de prevención para evitar cualquier problema en el futuro.
3. Control interno correctivo
El control interno correctivo lleva a cabo las acciones necesarias para revertir un evento no
deseado. En otras palabras, este tipo de control establece las soluciones adecuadas a
aquellos problemas o situaciones que surgieron y fallaron. Además de esto, tiene que
ofrecer nuevas medidas que ayuden a que no vuelva a suceder.
Las auditorías suelen ser un estupendo recurso para apoyar a las empresas a fin de crear
nuevas normas de control interno. Su principal labor será analizar las áreas afectadas de
primera instancia y también el resto para prevenir otros riesgos no detectados
anteriormente.
3 modelos de control interno
Algunas estadísticas han destacado que 8 de cada 10 empresas sufrieron fraudes en 2020, y
el 61 % de estos fueron detectados por controles internos. Esto es, sin duda, una cifra
alarmante, pero a la vez prueba el valor e importancia de contar con un control interno que
ayude a conocer todo lo que está mal.
Esto ha hecho que los controles internos se fortalezcan a través de modelos informáticos
con una amplia concepción de la organización a nivel mundial. Entre los modelos de
control internos más conocidos en el continente americano se encuentran COSO, COCO y
Cadbury, que explicaremos a continuación.
1. Modelo de control interno COSO
Si bien fue definido en 1992 para destacar la necesidad de que la alta dirección y el resto de
la empresa comprendan la trascendencia del control interno, actualmente existen tres
modelos: COSO 1, COSO 2 y COSO 3.
Entre las ventajas de aplicar el modelo COSO se encuentran:
Poseer una visión global del riesgo.
Accionar planes adecuados para la gestión de riesgos.
Posibilitar la priorización de objetivos empresariales.
Alinear los objetivos generales con las diferentes áreas del negocio.
Dar soporte a las actividades de planificación estratégica y control interno.
Fomentar la gestión de riesgos a la cultura organizacional.
Las pautas para establecer cada uno de estos modelos son las siguientes:
Componentes de COSO 1
Ambiente de control
Evaluación de riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión
Componentes de COSO 2
Ambiente de control
Establecimiento de objetivos
Identificación de eventos de alto impacto
Evaluación de riesgos
Respuesta a los riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Componentes de COSO 3
El entorno de control cuenta con 17 principios que fundamentan lo siguiente:
Principio 1. Compromiso con la integridad y los valores éticos
Principio 2. Responsabilidad de supervisión
Principio 3. Estructura, autoridad y responsabilidad
Principio 4. Compromiso para la competencia
Principio 5. Cumplir con la responsabilidad
Principio 6. Especificar objetivos relevantes
Principio 7. Identificar y analizar riesgos
Principio 8. Evaluar el riesgo de fraude
Principio 9. Identificar y analizar riesgos importantes
Actividades de control
Principio 10. Seleccionar y desarrollar actividades de control
Principio 11. Seleccionar y desarrollar actividades de controles generales sobre tecnología
Principio 12. Implementación de políticas y procedimientos
Principio 13. Uso de información relevante
Sistemas de información
Principio 14. Comunicación interna
Principio 15. Comunicación externa
Supervisión del sistema de control-monitoreo
Principio 16. Evaluaciones continuas y/o independientes
Principio 17. Evaluación y comunicación de deficiencias
El modelo COSO diseña y aplica estas estrategias para proporcionar la seguridad de que los
objetivos de control interno serán aplicados correctamente.
2. Modelo de control interno COCO
El modelo COCO se deriva de una profunda revisión al modelo COSO con el objetivo de
presentar un reporte más sencillo, comprensible y al alcance de cualquier organización. Si
bien define su modelo de control interno, igual que el modelo COSO, su diferencia radica
en la referencia de 20 criterios agrupados en 4 componentes que una empresa puede utilizar
para desarrollar, evaluar y modificar su control interno.
Estos componentes o pautas para implementarlo son las siguientes:
Propósito. Se incluyen la misión, visión, estrategia, riesgos y oportunidades, políticas,
objetivos e indicadores de desempeño.
Compromiso. Se consideran todos los aspectos relativos a la identidad y los valores de una
organización.
Capacidad. Cubre aspectos de conocimiento, habilidades y herramientas, información,
coordinación y actividades de control.
Evaluación y aprendizaje. Toma en cuenta la evolución de la empresa a través del
monitoreo constante de su entorno, desempeño y seguimiento de procedimientos.
El modelo COCO requiere una alta creatividad para su interpretación y aplicación. La
buena noticia es que es muy adaptable a cualquier tipo de organización y se adecua a la
perfección a las necesidades e intereses de una empresa.
3. Modelo de control interno Cadbury
El modelo Cadbury fue el primer modelo de control interno del Reino Unido y es
reconocido a nivel mundial. Su objetivo principal es abordar aspectos de gobierno
corporativo y financieros y ha servido para dar certeza, sobre todo a aquellas empresas que
cotizan en dichos mercados.
Este modelo toma como referencia el modelo COSO y comienza con una revisión de la
estructura organizacional y plantea exigencias sobre las responsabilidades de los altos
mandos de una empresa. Además, propone la actuación de contadores y auditores internos
para incrementar la confianza en la información financiera generada.
Las pautas para implementarlo son las siguientes:
Consejo de administración. Establece que toda compañía debe ser dirigida por un gobierno
capaz de controlarla, constituido por la combinación de miembros ejecutivos y miembros
externos no ejecutivos.
Comités. Recomienda la creación de diversos comités y consejeros externos como comités
de administración y de auditoría.
Cualidades de los miembros. El modelo Cadbury establece que los miembros del comité
deben ser personas con profundo conocimiento del control interno, procesos de auditoría
externa e interna, así como del sistema de información.
Auditoría externa. Se enfatiza la importancia de la auditoria externa al ser un proceso
independiente y objetivo.
Auditoría interna. Se establece que este recurso es una buena medida para evaluar y
analizar la eficacia del control interno.
Ahora ya conoces todo acerca del control interno empresarial. Determina qué es lo que
necesita tu empresa en estos momentos y considera tus opciones.
