WIKI: VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS
DOCUMENTOS
APRENDIZ:
KEILY JOHANNA CASTRO CACERES
FICHA:
2625092
INSTRUCTOR:
MILAGRO DEL SOCORRO FREND BARBOSA
SENA, SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
ADMINISTRACION DOCUMETAL EN EL ENTORNO LABORAL
BOGOTA
2022
VALORACION DOCUMENTAL
La valoración documental nos permite la selección de documentos que serán
dados de baja y los que se transferirán a los archivos históricos, por eso se debe
realizar la primera fase de organización: la identificación, proceso donde se
realiza el análisis intelectual del documento, el objetivo en esta fase es el
conocimiento de las funciones de la institución, su evolución orgánica,
competencias administrativas y atribuciones. Esta parte se desarrolla con la
consulta de decretos, reglamentos, manuales de organización, manuales de
procedimientos, lineamientos internos y legislación. Posteriormente se clasifican y
ordenan los documentos, como resultado se obtendrá el cuadro clasificador y
catálogo de disposición documental, donde se estipulan las funciones sustantivas
y comunes de la institución, agrupándolas en expedientes homogéneos.
Disposición final de documentos:
Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos,
registrada en las Tablas de Retención Documental (TRD) o en las Tablas de Valoración
Documental (TVD), con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y perdurabilidad de la información.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final
señalada en las TRD o TVD para aquellos documentos que han perdido sus
valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros
soportes.
Transferencia Documental: Remisión de los documentos del Archivo de gestión al
central, y de este al histórico, de conformidad con las Tablas de Retención y Valoración
Documental vigentes.
TRD: Tabla de Retención Documental.
A continuación, se presentan 06 ejemplos de valoración y disposición final de
los documentos :
VALORACION DOCUMETAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
TIPOS DOCUMETALES VALORACION DISPOSICION FINAL
DOCUMENTAL
Tienen valor contable, El código de comercio dispone
administrativo, técnico, legal y que los empresarios deben
LIBROS CONTABLES fiscal, se conservan por que conservar sus libros de
son un requerimiento de las contabilidad, correspondencia,
entidades de control. documentación y justificantes
concernientes a su negocio,
debidamente ordenados,
durante seis años, a partir del
ultimo asiento realizado a los
libros.
Contiene información de valor una vez cumplido el tiempo de
administrativo, jurídico, legal, retención en el archivo de
INFORMES fiscal y contable, por cuanto gestión y central se transfiere
informan los estados de la al archivo histórico en su
empresa soporte original, la
conservación obedece al
cumplimiento de la circular
003 de 2015 de AGN.
HISTORIAS LABORALES Son unidades documentales Luego de su última consulta
complejas, en su interior hay se pueden conservar hasta 90
afiliaciones a seguridad social, años.
memorandos, contratos,
ascensos, entre otros. Por ello
tienen valores administrativos,
fiscales, técnicos, legales y/o
contables.
ACTAS DE JUNTAS Estas se conservan porque Una vez cumplido el tiempo
ADMINISTRATIVAS allí se plasman las principales de retención en el archivo de
decisiones que cambian el gestión se transfiere al archivo
rumbo de la compañía. Por central, se digitaliza con fines
eso tienen valor de consulta, cumplido su
administrativo, fiscal, legal y tiempo en el archivo central se
contable. transfiere al archivo histórico.
CONTRATOS Es un documento original de La ley orgánica 7 /2012 de 27
carácter administrativo, legal, de diciembre, recomienda
fiscal y contable, ya que sirve guardarla durante 10 años.
como testimonio ante la ley
por que justifica el gasto
público, además de
comprobar que se recibió o
proporciono un bien o servicio.
NOMINA La información laboral Tiempo de retención
relacionada con la nómina, documental recomendado: 80
son todos los documentos que años. Los primeros dos años
se generan durante la relación en el archivo de gestión y 78
laboral e identifican pagos años en el archivo central de
realizados al trabajador o la empresa.
entidad a las cuales se
encuentran afiliados.
