Instituto de Diseño e Innovación Tecnológica
“Dr. Carlos Escandón Domínguez, S.J.”
CONTROL
La esencia del control reside en la verificación de si la actividad
controlada está alcanzando o no los resultados deseados.
Cuando se habla de resultados deseados, se parte del principio de
que estos resultados estaban previstos y requieren ser controlados.
Entonces, el control presupone la existencia de objetivos y de planes,
ya que no se puede controlar sin que haya planes que definan lo que
debe hacerse.
CONTROL
La finalidad del control es asegurar que los resultados de las
estrategias, políticas y directrices (elaboradas en el nivel
institucional), de los planes tácticos (elaborados en el nivel
intermedio) y de los planes operacionales (elaborados en el nivel
operacional) se ajusten tanto como sea posible a los objetivos
previamente establecidos.
El control es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el
desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este
modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
CONTROL
NIVELES DE CONTROL
CONTROL
CONTROL ESTRATÉGICO
Es tratado en el nivel institucional de la empresa y se refiere a los
aspectos globales que cobijan a la empresa como un todo. Su
dimensión temporal es a largo plazo.
CONTROL
CONTROL ESTRATÉGICO
Características básicas:
1. Nivel de decisión: es decidido en el nivel institucional de la
empresa.
2. Dimensión temporal: es orientado a largo plazo.
3. Cobertura: es genérico y abarca a la empresa en su totalidad.
CONTROL
CONTROL ESTRATÉGICO
El control busca atender dos finalidades principales:
a. Corregir fallas o errores existentes: el control sirve para detectar fallas
o errores, ya sea en la planeación o en la ejecución, para aplicar las
medidas correctivas adecuadas, con el fin de remediarlo.
b. Prevenir nuevas fallas o errores: al corregir las fallas o los errores
existentes, el control aplica los medios necesarios para evitarlos en el
futuro.
CONTROL
CONTROL ESTRATÉGICO
Los controles organizacionales sirven para:
a. Establecer estándares de desempeño, mediante inspecciones, supervisión,
procedimientos escritos o programas de producción.
b. Establecer patrones de calidad de los productos o servicios ofrecidos por la empresa,
mediante entrenamiento del personal, inspección, control estadístico de calidad y
sistemas de incentivos.
c. Proteger los bienes de la organización frente a posibles abusos, desperdicios o robos,
mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoría y división de
responsabilidades.
CONTROL
d. Limitar la autoridad ejercida por las diversas posiciones o niveles organizacionales,
mediante la descripción de cargos, directrices y políticas, normas y reglamentos y
sistemas de auditoría.
e. Evaluar y dirigir el desempeño de las personas por medio de sistemas de evaluación
del desempeño del personal, supervisión directa, vigilancia y registros, incluida
información sobre producción por cada empleado o pérdidas por empleado, etc.
f. Establecer medios preventivos para garantizar el alcance de los objetivos de la
empresa, puesto que los objetivos ayudan a definir el desempeño apropiado y la
dirección del comportamiento de los individuos para el logro de los resultados deseados.
CONTROL
CONTROL ESTRATÉGICO
Ya sea en el nivel institucional, en el intermedio o en el operacional,
el control es un proceso cíclico e interactivo, conformado por cuatro
Corrección Estándares
fases:
1. Establecimiento de estándares de desempeño. Comparación Evaluación
2. Evaluación del desempeño.
3. Comparación entre el desempeño y el patrón.
4. Acción correctiva.
CONTROL
1. Establecimiento de estándares de desempeño:
a. Patrones de cantidad: como número de empleados, volumen de producción, volumen de
ventas, porcentajes de rotación de inventarios, índice de accidentes, etc.
b. Patrones de calidad: para la producción, funcionamiento de máquinas y equipos, calidad de
Corrección Estándares
los productos y servicios de la empresa, de la asistencia técnica, etc.
c. Patrones de tiempo: como permanencia media del empleado en la empresa, patrones de Comparación Evaluación
tiempo en la producción, tiempo de procesamiento de los pedidos de los clientes, etc.
d. Patrones de costos: como costo de almacenamiento de materias primas, costo de
procesamiento de un pedido, costo de una solicitud de material, costo de una orden de servicio,
relación costo-beneficio de un nuevo equipo, costos directos e indirectos de producción, etc.
CONTROL
CONTROL ESTRATÉGICO
2. Evaluación del desempeño.
La evaluación del desempeño exige una definición exacta de lo que se pretende
Corrección Estándares
medir. En caso contrario, el proceso caerá en errores y confusiones. El sistema
de control depende de la información inmediata respecto al desempeño, y la
Comparación Evaluación
unidad de medida y evaluación debe estar de acuerdo con un patrón
predeterminado y estar expresable en tal forma que facilite la comparación
entre el desempeño y el patrón de desempeño deseado.
CONTROL
CONTROL ESTRATÉGICO
3. Comparación entre el desempeño y el patrón.
La comparación puede efectuarse por medio de:
a. Resultados: cuando la comparación entre el patrón y la variable se hace después de terminada la
operación. La medición se realiza en términos de algo listo y acabado, al final de la línea, y presenta el
Corrección Estándares
inconveniente de mostrar los aciertos y fallas de una operación finalizada.
Comparación Evaluación
b. Desempeño: cuando la comparación entre el patrón y la variable se efectúa paralelamente a la
operación, es decir, cuando la comparación acompaña la ejecución de la operación. Se hace
paralelamente al tiempo y corresponde a un monitoreo del desempeño, sin interferir en el resultado
o en su consecución.
CONTROL
CONTROL ESTRATÉGICO
3. Comparación entre el desempeño y el patrón.
La comparación puede generar tres posibilidades:
a. Conformidad o aceptación: el resultado o desempeño está acorde con el patrón y por tanto, se acepta.
Corrección Estándares
b. El resultado o desempeño presenta una leve desviación respecto al patrón, pero dentro de la tolerancia
Comparación Evaluación
permitida, y en consecuencia, se acepta, aunque la conformidad no sea la ideal.
c. Rechazo: el resultado o desempeño presenta desviación, o diferencia por exceso o por defecto, con
relación al patrón, más allá de la tolerancia permitida y por tanto se rechaza y se somete a una acción
correctiva.
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CONTROL ESTRATÉGICO
4. Acción correctiva.
Corrección Estándares
El objetivo del control es indicar cuándo, cuánto, dónde y cómo debe
ejecutarse la corrección. La acción correctiva se toma a partir de los
datos cuantitativos generados en las tres fases anteriores del proceso Comparación Evaluación
de control. Las decisiones sobre las correcciones que se van a hacer
representan la culminación del proceso de control.
CONTROL
CONTROL ESTRATÉGICO
En conclusión, el control depende de las demás funciones
administrativas y contribuye a ellas, guardando estrecha vinculación
con todas. Sin una planeación para fijar los objetivos y especificar las
actividades, el control no tendría ningún propósito. Sin una
organización, no existiría la orientación sobre quién debe efectuar las
evaluaciones y quién debe tomar las acciones correctivas. Sin una
dirección, los informes de evaluación no tendrían ninguna incidencia
en el desempeño actual de la empresa.
CONTROL
TIPOS DE CONTROL
A. Desempeño global de la empresa:
La eficiencia organizacional se refiere a la manera como se asignan y
se aplican los recursos de una empresa. En la empresa, la eficiencia
organizacional exige que los recursos sean asignados de tal manera
que produzcan el máximo retorno de utilidades.
CONTROL
TIPOS DE CONTROL
A. Desempeño global de la empresa:
Casi siempre, los controles globales en la empresa son de carácter financiero. Las
medidas financieras permiten un denominador común, el dinero, capaz de indicar
los gastos totales en lo que se ha incurrido en el logro de los objetivos de la
empresa. Existen otros aspectos igualmente importantes en la evaluación del
desempeño global de la empresa: su atención a las necesidades del ambiente, su
imagen en el mercado, su potencial de recursos humanos y de conocimiento
tecnológico, etc.
CONTROL
TIPOS DE CONTROL
A. Desempeño global de la empresa:
i. Informes contables
Toma la forma de informes contables que constituyen una conclusión de todos
los principales hechos de la empresa, como volumen de ventas, volumen de
producción, volumen de gastos generales, costos, utilidades, utilización del
capital, retorno sobre la inversión, etc. A medida que se da la descentralización
de la autoridad, tiende a aumentar la centralización del control en el nivel
institucional de la empresa.
CONTROL
TIPOS DE CONTROL
A. Desempeño global de la empresa:
ii. Control de ganancias y pérdidas
El balance de ganancias y pérdidas (Q y P) ofrece una visión resumida de la
situación de ganancias o pérdidas de la empresa en un determinado periodo.
Se mide sobre la comparación de los presupuestado y lo real.
CONTROL
TIPOS DE CONTROL
A. Desempeño global de la empresa:
iii. Control mediante el análisis del retorno sobre la inversión (RSI)
Esta es una técnica de control global utilizada para medir el éxito absoluto o
relativo de una empresa o de una unidad departamental, en razón de las
ganancias con respecto a la inversión de capital.
CONTROL
EL CONTROL ORGANIZACIONAL DESDE EL PUNTO DE VISTA HUMANO
El control social corresponde a todos los medios y métodos utilizados para inducir a las
personas o grupos a corresponder a las expectativas de una organización social o de la
propia sociedad. Hemos visto que las organizaciones sociales, y también las empresas,
ejercen poder o control sobre las personas. En la actualidad, las organizaciones están
abandonando el modelo burocrático y desplazándose rápidamente hacia modelos
orgánicos y adhocráticos, a fin de estimular la iniciativa y la innovación de las
personas.
CONTROL
Modelo de organización
humana según Likert:
Las personas influyen en los
resultados finales de la
empresa. Para evaluar el
desempeño humano en
términos globales, Likert
señala tres tipos de
variables:
CONTROL
CONTROL TÁCTICO
Su contenido no es tan genérico ni tan amplio como el control
estratégico. Está orientado al mediano plazo y aborda cada unidad de
la empresa, como un departamento o cada conjunto de recursos, de
manera aislada.
La teoría del control se basa en dos conceptos importantes:
a. Retroinformación
b. Homeostasis
CONTROL
CONTROL TÁCTICO
a. Retroinformación:
Es la retroalimentación, o el mecanismo que proporciona informaciones
relativas al desempeño pasado o presente, capaces de influir en las actividades
futuras o los objetivos futuros del sistema.
b. Homeostasis:
Es la tendencia que todos los organismos y organizaciones tienen a
autorregularse, es decir, a retornar a un estado de equilibrio estable toda vez
que se someten a alguna perturbación a causa de algún estímulo externo.
CONTROL
CONTROL TÁCTICO
Proceso de control en
el nivel intermedio:
CONTROL
CONTROL TÁCTICO
Efecto de la
descentralización sobre
el control:
CONTROL
TIPOS CONTROL TÁCTICO
A. Control presupuestal:
Las principales ventajas del control presupuestal son:
1. Mejoramiento de la planeación, volviéndola más objetiva y realista.
2. Auxilio a la coordinación por medio de intercambio de informaciones, y el
equilibrio entre las diferentes actividades, al detectar posibles
desequilibrios existentes.
3. Control global, al establecer patrones para todas las actividades y
divulgación de informes de resultados reales capaces de indicar
desviaciones y posibilitar las medidas correctivas.
CONTROL
TIPOS CONTROL TÁCTICO
B. Presupuesto - Programa:
El sistema de planeación por el presupuesto-programa vino a remplazar los
pedidos presupuéstales anuales que los diversos departamentos enviaban al
Congreso, para satisfacer sus necesidades de recursos.
CONTROL
TIPOS CONTROL TÁCTICO
C. Contabilidad de costos:
La contabilidad de costos se considera una rama especializada de la
contabilidad. Trata las informaciones sobre la acumulación y el análisis de
costos, asentando los costos en algún tipo de unidad-base, como productos,
servicios, subconjuntos, componentes, proyectos o departamentos.
CONTROL
CONTROL OPERACIONAL
El control operacional se refiere a los aspectos
más específicos, como las tareas y
operaciones. Su espacio de tiempo es el corto
plazo, ya que su objetivo es inmediatista:
evaluar y controlar el desempeño de las tareas
y las operaciones en cada momento.
CONTROL
CONTROL OPERACIONAL
Ejemplo de ciclo de control
CONTROL
CONTROL OPERACIONAL
Patrones de control
CONTROL
CONTROL OPERACIONAL
Para que la acción disciplinaria sea eficaz, debe tener las siguientes características:
a. Debe ser esperada: la acción disciplinaria debe estar prevista en normas y
reglamentos y ser previamente establecida, no debe ser improvisada, sino
planeada, antes de que ocurra el comportamiento equivocado, y debe ser
publicada en avisos o boletines (por ejemplo: "Está prohibido usar la tarjeta laboral
de otro empleado. La sanción es la suspensión automática por tres días, sin pago").
En este caso, la sanción negativa es impuesta a fin de desestimular la infracción.
CONTROL
CONTROL OPERACIONAL
b. Debe ser impersonal: la acción disciplinaria no debe simplemente
sancionar a una determinada persona o grupo inculpados, sino
solamente corregir la situación. Debe basarse en hechos y no en
opiniones, no busca la persona, sino la discrepancia, el hecho o
comportamiento.
CONTROL
CONTROL OPERACIONAL
c. Debe ser inmediata: la acción disciplinaria debe aplicarse tan
pronto como sea detectada la desviación, para que el infractor asocie
claramente su aplicación con la discrepancia causada.
d. Debe ser consistente: las normas y los reglamentos deben hacerse
para todos. Deben ser justos y equitativos, sin presentar favoritismos
ni ser tendenciosos.
CONTROL
CONTROL OPERACIONAL
e. Debe limitarse al propósito: después de tomada la acción
disciplinaria, el gerente debe asumir su actitud normal con relación al
subordinado que incurrió en la falta, no debe tratar al subordinado
como culpable y sancionarlo permanentemente, estimulando
hostilidad o pérdida de autoestima, cuando en realidad sería mejor
adoptar una actitud positiva y constructiva.
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TIPOS DE CONTROLES OPERACIONALES
1. Producción en línea de montaje: la línea de montaje especifica
previamente las tareas, los métodos de su ejecución y el tiempo
involucrado, suprimiendo casi totalmente la necesidad de dar o
recibir órdenes.
2. Cuadros de productividad: Son los cuadros estadísticos que
abordan aspectos cuantitativos y cualitativos del desempeño de
los subordinados, y que se colocan en lugares públicos para que
todos tengan conocimiento de ellos.
CONTROL
TIPOS DE CONTROLES OPERACIONALES
3. Automatización: El término automático significa que durante las operaciones
no hay asistencia de seres humanos, y que las máquinas y los sistemas
presentan varios grados de complejidad de autoajuste.
4. Control de calidad: El control de calidad consiste en asegurar que la calidad
del producto o servicio cumpla los patrones prescritos. La calidad significa la
adecuación a los patrones previamente definidos. Se dice que un producto es
de alta calidad cuando cumple exactamente los patrones y las especificaciones
con que se creó o se proyectó.
CONTROL
HERRAMIENTAS Y
TÉCNICAS DE CONTROL
