CARABINEROS DE CHILE CONSEJO ASESOR SUPERIOR DEPTO. 1 Pear I Tasted (a3 B onoen pare REGLAMENTO DE DOCUMENTACION, N° 22, DE CARABINEROS DE CHILE TEXTO ACTUALIZADO: (ncluye modificacién introducida por D/S. N° 481, de 18.7.1997, del Ministerio de Defensa Nacional) A COMPLEMENTARIA (Aprobada por Orden General N° 1.255, de 24.1998, de la Direccién General) SANTIAGO DE CHILE - 2000 -REGLAMENTO DE DOCUMENTACION, N° 22, DE CARABINEROS DE CHILE TEXEO ACTUALIZADO ‘moifificaciones introducidas por eb D/S.N"4Bt, de 18.7.1997, del Ministerio de Defensa Nacional) ‘Ministerio del Interior.- Deereto N° 3.612. Santiago, 4 de julio de 1él.- 5. el Presiden. ede ls Repiblica decrets hoy to que sigue. Vistos estos antecedentes y lo informado por la Direccign General de Carabineras en Oficio N° 6.180, dle 10 de marzo del afio en DECRETO: Apruchase ef siguiente Reglamento de Da cumentacién, N° 22, de Carabineros de Chile: TiruLo1 GENERALIDADES Artieulo 1% La redaccién de ta dacumen- laciin de Carabinesos de Chile se sujetaré a las reglas gramaticales de la Real Academia de In Lengua Se procurara emplear términos senciltos y carrientes y fas palabras ¥ frases de cortesia sala se usarin en las comunicaciones dirig das a Reparticiones 6 personas ajenas ala Institucisn, Articulo 2". Todo documents: debe tevar la firma o VB" del Jeie de la Reparticién 0 Unidad respectiva La firma que se estampe en los documen- tos deberd ser, en lo posible, clara y sin ador ros innecesarios. Inmediatamente debajo de ella se colocaraa el nombre, apellidas, grado Y cargo que desempene el fiemante, para lo cual se podtd utilizar un timbre de goma con caracteres de imprenta, En casos especiales, los Jefes podeén auto: rizarWardenar expresamente a os Z's, 0 3s, Jefes, Ayudantes u otras Oficiales de su dependencia para que firmen determinados documentos, com la {érmula "POR ©. DEL. (Prefecto, Camisariv, ets.) colocada sobre ta firma, Cuando os, Jofes respectivos se ausenten del servicio en forma temporal o definitiva ffe= Flado, permis, enfermedad, retiro, ete.), y mientras nase provea el cargo con un titular, fFirmara la documentacign ef que lo reempl Ge, agreganco después de su aciacatoria de firma, grado y cargo efectivo, el del titular gue se reemplaza, cans la expresién "Interina’ seguin corresponda. La subbrogacien es por sucesien de mando, opera de pleno derecho, na requiere de res0- etn previa y procede tant en Las ausencias temporales como defintivas de los Jefe ttu- Articulo 3*,- Frente a ta firma y a fa allura del margen izquierda, Se colocaran las cifras relerentes al registro del documento en el Lica de Corcespondencia respective. Debaja de esta anotacién se calocara con letras mayidseulas las iniciales del funcionstio que redactd el escrito y separado con un guidn y Tetras mingiseutas, las de quien lo eonfecch 1G. Mis abajo, cuando cllo sea procedente ln indicacion de "DIST RIBUCION”, enumetane dose los destinos de tos ejemplares eeparti- dow? Articule 4°. Por principio la carrespan- dencia de carseter institucional se dirigira a la Reparticion @ Unidad cormspondiente en forma impersonal. La eorrespandencia confidencial, reservas dao secreta u otra de cardcter especial, podrd enviarse a nombre del Jefe respective. Articule $°,- No serd necesario transeribir o refundie los informes, cuentas u otros doc mentos que se envien a la Superiovidad, bastard con elevar los originales. Si se desea ampliar o aclarar su contenide, podra hacerse al pie de los mismoso enel oficie remisor. Articulo 6°.= En losdocumentos quese cur- sen a la Direccidn General debera colacarse la sigla quecarresponda a la Direecidim @ Depar= Enmento. que deba conocet el asunte en Ta Foe wlicada en la Directiva de Organizacién Tavis final recmplazade por (5 129.1975 (B/O. N"2521-56708), 2. Anlculo sustituie porel numeral 2 del B/S." aR, de-187.1007, del Ministeflade Detersa Nacional 3 Expresian final rsemplazads por numeral 2) D/S, N° Sth, de 187.1997, del Ministerio de Defon sat Nacional, Anteriormente ete ariculy habia sido fodificadlo por #1 D/S.N° 245, de 129.1973 (8/0. NP 252i Serb) Nas, deArticulo 7% La correspandencia oficial tendra numeracton carrelativa slentro decada clase de elocumento durante el aio ealenda tio, aen la Direccién General, donde se Mevard una sola numeracton. Articulo 8". No se dara a particulares co: pia de las constancias dejadias en las Libros tarrespondientes, le los partes a los Juegadoy @ de cualquier otro documento oficial. fstos serdn extendidos por orden de los Tribunales, de a Dizeceidn General de Carabineeos, Zona o Prefectura respectiva 0 a peticién escrita de ‘Autoridades Administeativas o de los Jefes de Servicios o Reparticiones Pblicas gue las pre= cisen, para la mejor resqluciéa de asuntos de Cardeigr administrative desu incumbenca Asimismd, sin previa antorizacién de la Direccion General de Carabineros, nose los dardn a particulares eapias de los excrites, documentos y actuaciones que formen parte de una pieza sumarial afinada; ni de ningin documento que en forma evidente aparezca que se desea abtener para causarle peruicio 0 malestias a terceros Asticulo 9°.- Queda prohibido a los fun- clonarios de la Institucidn otorgar ceetificad ® recomendacionos de cardcter aficial, salvo aquellos suya sacks faculten expresamente Ins leves, los replamentos o la Direccidn General No abstante, los Jefes de. Reparticiones 0 Unidoden, « solicitod de los interesedoe podrin otorgar eertificados de haber pertene: cdo éstos a la Institucidn, sin especiticar la causa de sus alejamients Articulo 10%. Las solicitudes de indole par ficular que presente el personaly que deban cursarse a un Ministeria u Oficina Publies deberin llevar Ia certificacidn del Jefe de la Oficina de Partes, acerca de la declaracién del impuesto global complementario, Ademds, se les colocari por ef Jefe que en primes término. deba cursarla y a continuacién del escrita, la fecha precisa de su presentacidn, Asticulo 11°. Las Reparticiones 9 Linida: des de Carabineras que reciban Boletines Oficiales @ de Instrucciones mantendean en su ‘Oficina de Partes una coleccién completa de ellos, com su correspondiente Indice al dia, Articule 12" En los dos primers meses de cada afio se procederd a legajar y empastar ef total de Ia docuntentacién del ane anterior con ol fin de ingresaria al Archivo, previa clasificacion y numeractén, Article 13.- Los funcionarios que por cualquiera causa tomen conacimiento de la documentacién oficial, tendrén la obligacidn de guacdar la debidta reserva sobee su conte- ide, TituLo DE LA DOCUMENTACION Artigule 14". Los documentos institucio- rales se clasifica in como sigue: Oficios; Circulares: Partes: Grdenes; Providencias; Tramites: Minutes: Folefonemas: Comunicaciones radibtelegrifieas, y Boletines Ofiviales y de Instruoeignes. Oficios, Circulares y Partes. Arliculo 15°. Los oficios se emplearan en las comunicaciones que se enwiena las auto: dades, servicios pablicos, organismos y per- sonas’ajenss.# le inatituetén, 5 en (is de catdcter intemo, cuanda sea pracedtonte EL resumen de la materia que traten se caleaes an el mils “Objcto" abeeviads ema GB). en la parie superior derecha del do- cuments, frente a In Reparticidn Unidad emisora’ del mismo ya 1. centimetros aproximadamente del horde izquicedo, Mss ahajo, a doble espacio, se colocarin en el fulwo REF, las feferencias que existan 0 los documentos sobre los cuales incidan y en el caso do no. haherlos, Ia indieactsin: "No ha A continwaci6a, a doble espacio y a la misma altura, la numeraciin-que eoeresponda. La fe- cha ind seguidamente respetando la armonia ide espacios ya indicados, El ember ye destinataria formazin un solo conjunta separado por dos espacios frente a las expresiones DE: ALcalocadas al empecar el margen del escrito con letras maydseulas, sehalanda el nom bre de la Reparticién, Unidad, Destacamen: to, vel cargo de la persona que lo emite va quien se dirige, A igual espacio, hacia ta derecha, el nombre de |a ciudad @ lugar de destino. Se colocard ta expeesion “GUARNICION" cuando se trale de organisnos de Carabine fos 0 de las Fuerzas. Armadas que funcionen dentro de la misma lovalidad, y la indicacign CUARTEL", cuando el documento deba bramitarse dentro de un mismo edificlo 0 recinta, ‘Tados tos oficios fendsdn el mismo forme: to, pero las reservados y secretos empezarin en Ia parte superior derecha del documento can las expresiones "EJEMPLAR N’ i HOJA.N' —_/" en el lugar en que los ordinarios y conlidenciales empiezan con OB) can ta finalidad de montener un mejor control sabre el destino de los cjemplares. En conse cuencia, los rubras OB): y siguientes se esplazarn hacia abajo, siguiendo tas instruc cignes generales En tacos los oficios los parrafos se inicia- 4a continuacién de la sangela, enumerdn: dose correlativamente, pero en el caso de lratarse de una comunisacisn breve o ewan do haya razones que a juicio del remitente asi lo aconsejen, podré omitirse esta numera ion. Con respecte al trato oficial que correspon: de al rango de determinadas jerarquias 0 autoridades, deben tenerse presentes Las normas de ceremonial y pratacoka dispuestas ‘enel Reglamento de Saludos, Honares, Core manial y Pratocole, N" 30." Articulo 16*.~ Las circulares se emptearn para impariir instrucciones del servicio sabre luna misma materia y para transcribir disposi- ciones de cualquier naturaleza. Artieulo 17%- Los denuncias que se cur sen'a ios Tribunaies y las circulares tendrdivel mismo formato de los olicios, antepenitndose al N" la palabra "PARTE" 0 "CIRCULAR", segin eorresponda, Los partes, ademas de la firma del que deb confeccionarlos, llevardn el Visto Bueno del Jelv de la Unidad 0 Bestacamento on que 4 Articole susifiuie por DS, N° 481, de 187.1997, tie! Ministerio de Defensa Nacional se origine, ello, sin perjuicio de las excepcio- nes legales vigentes.'* Grdenes, Articulo 18°.- Las drdenes son los docu: ments por medio de los euales las Jelaturas dictardn sus disposiciones del servicio sobre delwrminada materia, al personal de la Insti- tucidn, Se dividen en: Ordenes Generales, Orde- nes y Ordenes del Dia Articule 19°.- Las Grdenos Geneeales serin dictodas tinicamente por la Direscidn General y sus disposiciones regiran para toda Ia Institacicin, Las Grdenes se emplearin cuando sus disposiciones sean de apficacién parcial o particular, come por ejemplo: Entrega de Unie dades 0 de camisiones administrativas; insta- lacion o retire de cuarteles; mavirmentos dle plazas © personal; alta 9 baja de especies: Insteuccion de sumarios © investigaciones sumarias; elecucion de determinady seevicio ©.comisicn, etc Articule 20°. Las Srdenes Generates y Las ‘Grdenes tendrén una parte expositiva y otra resolutiva. La primera cantendra sus fun damentos, y la segunda deteeminars com claridad y precision las disposiciones cuyo cumplimients se exige, Ambas partes estaran separadas por la frase "SE ORDENA’ Articula 21° Las Grelenes det Dia serin el medio por el cual los Jefes de Reparticiones ¥ Unidades daran a conacee al personal de su dependencia, los servicies que les carrespe dda, sus derechos legales o reglamentarios, [as transeripelones de srdenes supetiores, los movimientos de altas y hajas de especies y panado, insleucciones del servicio, y en gene- Fal todas aquicllas materias cuye: ump linie too conacimiento sea necesario. Las Ontenes del Dia podrin ser dietadas diaria © peridsicomente, segdn sean lay nece- sidades del servicio. No llevaran suma y se encabyzarin con In frase "ORDEN DEL DIA N- 2 dol BYS Leeio te Dofensa Tnciso segundo modilicad a por NY 253, de 1153992, dol Mu Nacional (8/0, N° 33-4218}, 5 Méaee of articulo of del Reglamento de Servieto para Joles 9 Ofigiales de Orden y Seguridad de {ata insos, N°, wlactonade con ins fuegadiosN°" DE LA.(2ona, Prefectuta, Comisaria, ete.) Dos espacios mas abajo se anotara Ia fecha Las materias se inin colocandir por parrafos que llevardn numeracisn correlativa ‘ALfinal y junto al margen iaquieede se es tampard la constancia de haber sido repartida en copias a lay Unidades suballemas corres pondtentes Providencias. Asliculo 22*.- Som oamtunicaciones que slo pueden ser ditigidas per superiores a sub: hemos y que incidlen en otros documentos: En ningdn caso podran dirigime a personas ex tranas a Carabinoros. Trimite’ Aiticulo 23°.» Cuando haya que remitir 0 develver documentos de supertor a subalte no 0 viceversa, sim que se precise dar mayores instmeciones o explicaciones, se empleara el TRAMITE", utilizanclose para ello un timbre de goma de 5x 10 centimeteos. El tramite se usard con las siguientes Semulas: "PASE A ...", "SE DEVUELVE A..." y "SE REMITE A..." 5610 lag dios tiltimas se emplearin de subalterno a superior @ entre Reparticiones y Comisartas de distinta juris ddiccisn. Se estamparé al final del documento, al teverso del misma o en hoja aparte, ¥- no, sera necesario dejar copia de él, Su testo poxiea ser manuscrito, El tramite ne llevand numeracién carrclati va sing que Ia del folio y linea del Libro de Correspondencia donde haya side negistrado. el documento sabre el cual inci ‘Minutas, Acticulo 24%. La "MINUTA" es un dacu- mento de ixéimite interno que Se confeccions. £4 en media hoja de papel de oficio. Servird para someter a conocimiento » apeobaciin Superior determinadas materias en forma sit telizada, Se Usard también entre Offcinas de una misma Reparticion, para haserse comsultas recipracas. 7 Vease on la Directiva Complementaria 1 form Inrio tips pars la confeccian de Peowidencias y Tesmites idem nota anterior Telefonemas. Articulo 25%. Son comunicaciones del servicio transmitidas por teléfono y de cuyo cantenide debe dejarse constancia en ef libro que expresamente se llevars para este efecto, Comunicaciones Radiotelegedticas. Articulo 26° Las Reparticianes y Unida- des para sus comunicaciones dentro de la Institucién usarin de peoforencia el servicio de radiocomunicaciones a objeto de que la Informacién sea Fipida y oportuna. DE LA DOCUMENTACION RESERVA- DA, SECRETA Y CONFIDENCIAL, Articul: 27%. Tendd el cardcter de "Re- servado", cualquier documento relacionada con el enden priblico 0 con incidentes a situa Giones deliradas que afecten a miembros de la Institucién o de las Fuerzas Armadas, autori- dads 0 personas caracterizadas. Articulo 28" Se dara el cardcter de "Secreto", a la clave institucional y a toda uateria que tenga relacion con la soberania o los intereses nacionales, \liculo 29°, Se tramilard en el cardcter de “Confidencial’, cualquier documento que no puedo cursarse.en forma ondinaria y que ne esté comprenclido en los articulos anteriores, Articule 30%. Lox documentos Reservadas y Seeretos serin confeccionados y escrites, en lo posible, por el Jefe de la Unidad © por un Funcionario de su abseluta confianza. Los Can fidenciales padrin ser confeccionados por las Ayudantes, Subcomisatios y por funcionarios especialmente autorizados para ello.” Anticulo 31°, Secretos no dil Jos documentos Reservadas ccionades a determinada persona, seran abiertos tinicamente pot los Jeles de Unidades, En iguales condiciones, los Contidenciates pedran ser abiertos por los Ayudantes 0 los Subcomisarios."" 3 Angulo modiicado por bys, N29. e 12. dol Ministeriade Defensa Nacional (8/0, Spr), W-Incin sepundo madificade por B/S: N° 295, do 129.4973, sol Ministerio de Defense Nacional (8/0. NP 2321-470)Estos documentos se remitirin en sabres separados de Ia carrespandencia ordinaria Anticula 32°» Las comunicaciones radiote: legraticas de carécter Reservado, Secreto a Con fidencial se harin por medio de “Criptogramas" cuya clave daré a conacer oportunamente la Direccidin General a los Jefes de Reparticianes y Unidades, quienes deberin mantenerla en su pader bajo su responsabilidad. Asticulo 38° En cada Reparticién 0 Unidad hard un archive especial para ta documentacién contempiada en el presente prrafo. Su registro se hers en un libro se carrespondencta distinto del que se emplee para la srdinaria, TiTULO TM DE LOS PLAZOS Articulo 34*.~ La documentacion de Cara- bineros que exija contestacign debers tra mitarse dentro del plazo de 48 horas, contado desde el momento de su recepeidn, salve sje 1 Superior determine ate plazo en el mismo documento, considerando la distancia de la Unidad que debe informar, los medios de fomunisacién y los tzimiles que deben cum plitse para expedir ef informe. La correspondencia que requiera una con: testacidm o trimite inmediato, se le dara el carécter ide "Urgente’ Articula 35%. Las érvdenes que ks Tribu: nates expidan sin expresar el tiempo para su cumplimiento deberdn tramitarse ala mayor brevedad. Su devolucidn, en ningtin caso posted hacerse desputs de 30 dias de la fecha de su registro en el libro correspondiente. Cuando ao sea posible dar cumplimiento a alguna orden judicial dentro del plasn que se seale, s¢ solicitaré su ampliacisn por ‘escrito, opartunamente, PAUTA DE BOCUMENTACION. Anticufo 86° La Direceién General (CAS, 1) confeccionard anuaimente la PAUTA de la documentacidn periddica que le deban cemi tir las Reparticianes y Unidades, y sin su expresa autorizacin no se podran establecer nuevos documentos ni suprimir algunos de los thiados, Las Peetectuiras récuciean al minimo. los documentos de caracter periodico que deban romitirie las Unidades" TITULOIV CARPETAS DE ANTECEDENTES DEL PERSONAL, Articula 37° Las earpotas de anteceden- tes del personal de nombramiento supeoma que deben mantenerse en el archivo del respectivo salificador, eantendedn los doc mentos ciguient a) Calificaciones de Loe altimos tres afios: bi} Informes de calificaciones de los tl mos dace meses; ¢} Hoja de Vida completa; di Ficha familiar, con la totalidad de las documents camprabaterias carrespondlientes; e) Otros documentos que la Direccion General ordene incluir expresamente, y"" f) Ultima acta de incineracion de documene tos. Los documentos que cumplan fos plazos indicados sera incineradas entre el Ty 15 de oclubre de cada aflo, previa acta que sera Firmada par el Jefe respective y su Ayudante, Lo dispuesio en este articulo- no se aplica- ra.en la Direccion del Personal, en cuanto se refiere al tiempo se dluracion de los antece- dentes de los funcionarinsen general." Articulo 38". Cuando un funcionaria reciba nueva destinacién, conjuntamente con su carpeta de antecedentes se remitirs a la nue va Unidad st ficha médica y dental, en sobre confidencial Articulo 39% Todos los documentos de los funcianarios de nombramicnte supremo que Ti lacs primers modificads por /S. NY 205, de 12.9,1975, del Ministerio de Defensa Nasional (B/G. N° 2571-30709), 12-L Dieectiva Complementaria del proveate Rega mento dispene agregar los documentos que aciediten la pereepeion de asigaaciones familiares Vel N43 de la Directiva Complomentaria sel Re Alamento do Ia Accisn Social, dispone agchvat Ma declaracida de aquellos funcionarios que no deseen Set socios de la Comision 15 Adticulo modificado por DUS, N24. de 72 sdol Ministerio de Definsa Nacional (0, Sort),fallezean @ se retiren ae las filas de la Institu Gdn, dlebordin enviarse a la Direcctan General dentro de los treinta dias siguientes a la fecha de su retiro de las filas Axticulo 40° = Los documentos que deben contener lay carpelas del Persanal de Nom bramiente Institucianal son los siguientes: te ‘ontrato-de filiactn; extificaddo de nacimiento; Certificada de matrimonio y de nach mienta de os hijos; 4.~ Libretao eertificado en que se compeue- be que se ha camplide con la Ley de Reclute mienta, cuando proceda: Fotografin de 9 x 12 centimetros de medio cuerpo, de uniforme y sin gorra, si le carresponde; 6. Ficha dactiloscopica; 7. Certificado de antecedentes presentado al ingresara Carabineros; 8 Certificados de honorabilidad exigidos al ingeesar a la Institucign: 9.- Ceetificado de estudins expedido por el establecimiente corcespondiente y formulario de examen de adimisién firma do por los mien bros de la Comision que tomé ls prueba; 10.- Gertificades médien y dental atorge: dos por tos facultativos de Carabineros segiin formularios; 11 = Polizas de seguras de vida; 12. Catifieaciones de los iltimos tres aftes, si paced: 13. Figha Familiaes 14'- Ultima certificado de examen de salud, de acuerde con a Ley de Medicina Preventiva; 15 = Hoja de Vida complota de cada Repar- vida y Unided donde et faneignane haya prestache servicios,» 16 Otros doctimentos que se estime nece- ‘Adliculo 41°,- En caso de traslado, dems do lox documentos indicados en ol miimero. anterior, deberdn cemitirse a la.nueva Repar- ticion © Unidad, las fichas médicas y dental; certificade en que conste si ol trastada ex a peticién del interesado a por asuntos del servicio y Ia Hoja de Viela calificada corres pondiente al tiempaque prestiserviciosen la Unidad de procedencia, Ti Expresioa reemplazada por ol N° L, deb D/S. NP dS, de 187.1097, dol Ministocia de Deferna Nacional Articulo 42". Las carpetas de los funcio- aios con titulo universitario que acupen cae go de nambramiento institucional” debersin Contenes los mismos dacumentos exigidas al personal de nombramiento supreme, Las que correspondan a. profesionales ontratados por horas funeionaias contendrin ls siguientes dlacumentos: 1) Copia de 1a Resalucidn de Conteatn por horas funcionarias; 2) Certificado de antecedentes; 3) Certificado de nacimiente; 4) Curtificado de matrimanto (cuands correspond) 5) Certificade de nacimiento de los hijos (cuando correspondaly 6) Certificado de situacisn militar (guanclo carnesponda); 7} Certificado de inseripeldn en cl colegio respectivo; 8) Copia o cerlificade de Su titule profe- sional; 4) Antecedentes médicas: 110) Deslaracion furada sobre servicios piiblicos: 11} Declaracisn jurada sobre pereepeidn de asignacién familiar en otros servicios pibli- goo empresas @ parisulanes (ssnyuge & hijos); 12) Fotograiia det x9 centimetros, medio ewerpo, de frente: 13} Antecedentes que actediten la eompa- tibilidad horaria o.la-ampliacign de La misina (debe ser tramitada ante el colegio eespecti- vo), 14) Otros documentos qui 0 estime nece- sarios. (12) Articulo 43".- Las carpetas de antecede tes del Personal de Nombramiento Institu- sonal” y de los profesionales contratades por horas {uncionarias, deberan mantenerse en pader de los siguientes Jeies de Reparticiones y Unidades: 4) Del personal que presta servickse en la Direceién General, Subdirecciin General, Consejo Asesor Superior, Inspectoria General, Dicecciones, Subdirecciones, Departamentos, TF Expresin ceemplacada por D/S. N° 481, de 1K7-1997, dol Ministerio de Defensa Nacional We Expresign austituida por el DIS. Ni ast, de 187.1997, del Minisloriode Defensa NasionalServicias, Secretaria General, Ayuclantia Ge: noeal, Secciones, Instituto Superior, Escuelas ¥ Hospitales de Carabineres, en el archivo de Ios Jofes calificadares o de sus Ayudantes, y ') Beet pemonal que sirve en las distintas Ropartiviones \ Unidades que na sean de la Diveccién General, en el archivo de los Avudantes, Subcamisarias Administrativos ¥ Jefes de Grupos de Insteuceidn", segin corres ponds.” TituLo v DE LOS SELLOS, TIMBRES ¥ FACSIMILES. Articulo 44" Todo documento oficial de: berd llevar al lade izquierde de la firma del que to suscribe, ef sella institucional que sera de goma y estara formado por dos cireulos cancéntrieas de 3 y 2 centimettos de didme: tro, respectivamente, en cuye interior ixin Los inscripeiones que carzespanda, consicerdnde see] nombre de la Institucién, el de la Repat icibn © Unidad Superior, ef de la subalterna yel de la lacatidlad sespectiva, Apticulo 43°F] selle institucional se man. tendra baja custodia inmediata y segura del jefe de Ia oficina donde se encuentre de cars quien sera responsable del mal use que se haga de él, si se establece deseurida 0 neg rgenecia che Su parte, Articulo 46"~ Para indicar el caricter de la dacumentacién eantidencial, reservada, st creta o urgente, se utilizardn timbres de goma can lettas, de 7 milimetros de alto, que se es tampagd con tinta roja. El timbre tendrd 7 cen: Hmetros de largo como maximo; se culocars en lo posible en el cenizo del documento, entre la suma del contenide y la fecha, con ‘excepcidn del timbre "Ungente’, que se estan para en forma oblicua dobajo de! mombrete. Articulo 47°. Los Jufes de Reparticiones podeén utilizar un facstmit de su firma para las copias de los documentos oficiales que de ban quedar en los archivos ele Ins Unidlades, 77 Aatuaimente Grupos de Formacian Pokal 18 Articole modificado por DUS. NF 295, de 12 tel Ministerio de ietensa Nacional (0/0). Ser) 14 Vase en Ja Ditoetiva Complemerntarta las medidas a adoplar para evitar el uso indebide de sells, tloibiesy facsimiles 1975, 1a coma seri Cireulares, Orelenes del Dia y otras de menor importancia Na se usard el facsimil en documentos de valores de las Aciministraciones de Caja. Articulo 48%.» Las Administraciones de ja y las oficinas que tramitan facturos y Otros comprobantes de inveesidin de tandos podrdn emplear timbres de goma para colo- far "CONFORME”, "INTERVINE, "V" Bu. ros que ten sean necesarigs, con taracteres deimprenta de media centimetro de alto. Las Oficinas de Paries, para’ les electos'de repistrar la correspondencia que reciban, po- drin ulilizar un timbre de goma de cinco y medio centimetraside largo par tres-de ancho. Articula 48°.» EI sello,instituctonal y los timbres se usarén exclusivamente en los documentos oficiales y en los sobres que se empleen para remitirlos, TITULO VE DE LOS LIBROS Y ARCHIVADORES jculo 50°.- Ningiin libeo poded’ ser ‘en servicio si no ests foliado en cada Articule 51". Se considerars falta grave extraes hojas, pepar parches 6 ofectuar enmen- dacicas o raspadurns en los libros oficiales, sin perjuicio de la responsabilidad penal que pueda afectar al culpable, Cuando sea necosario enmendar una ano tacién que haya side colocada erréneamente, sta se pondrd entre paréntesis ¥ se estampa- 4 al final de ella la constancia de que no es valida Articulo 52° Las constancias en los Lileos de Vida del Personal de Nombeaniionto Supre- tno y de Wida del Peesonal de Nombramienta Inslitucional", caye personal preste servicias ea la Direccion General, Subdireccién General, Consejn Ascsor Superior, Inspestorla General, Diteccianes, Subditeeciones, Departamentos, Servicios, Institute Superior, Essuclas y fospital de Carabinerns, serdin anotadas por BD Viase en la Directiva Complementari Was insirucciones eespecio a la cardtula que aebe festampanve en la pelmera hoja de la Hibrow que 8e bran para el servicio, 21 Enpiesida sustiuida por D/SoN' 481, de 18PI997, del Minister de Dedensa Nasionallos tespectiviis Avudantes @ por Jos funciona ribs que sus Jefaturas designen, Enns demas Repatticianes y Unidadtes que no sean de la Direccién General, las constan cias del Libro de Vida del Personal de Nombramiento Supreme seran ofectuadas por los cespectives Ayudantes, Subsomisarios Audministrativos y Jefes de Grupos de Instruc- ign, segtin corresponda, y lay sel Libro: cle Vicla del Peesomal de Nombramionte. Institu tional por los Jefes de las Olicinas de Partes cornespondientes En estos libros se hardin ay siguientes anotaiones, cuando coesespanl: ie Procedlencia: 2.- Traslade y licenciamiento, eon indica cidn protisa de las causas que lo hayan moti vada; 3. Examen o cursos, indicindose la nota obtenida; Ascensos; 5.-Sanciones; 6.- Licencias) Feriados o permisos; 8.-Partes de enfermo; ~ Reconosimiento de beneficias econ “10 Matrimonios: t= Aumento 0 disminucidn de eargas familiares: 12+ Nombramiento yy renuncia de profess "43. Titulos 0 especiatidades otorgados: 14> Distincioneso felictaciones, 5 15+ Medallasa candecoraciones otorgadas. Lis anotaciones carrespondientes a fox pro- fesinnales contratados por horas func se haran en los Libros de Vida del de Nombramienta Suprento.= Articulo 33°. Sin perjuicio de lo dispues- to en cf articulo anterior, In Loja de Vida del funcionario a contrata que ingrese a la Insti- fucién s¢ inisiaré com los siguientes datos: nnacimiento, estado civil: oficia 0 emplea (de la vida civil); cumplimiento de Ia Ley de Reclutamiento; estuidion fecha de ingresa a la Institueidn y seguro dé vida. Adliculo 54°. La Diroceion Genceal fijard en un Anexo los Libros y Archivadlores de Ta Fi Ariiewle reemplazade par D8, N° 298, de 19.1978, sho) Minicteeio sfe Defensa Nacional, 18/0, NP 2521-Sere, Instituciéa, como asimisme todas aqiellas especificaciones ¢ instrucciones de detalle que sean fecenarias y que nese apongan a las dispasiciones del presente Reglamento, TITULO VL DEL ARCHIVO Y DESTRUCCION DE DOCUMENTOS, Articulo: 55° El Archivo ie instalaré en tuna estanteria con castllemas numerados para colocar -en lo posible- en cada une de ellos. los libros y legajos que se refieran a una misma matecia ‘A todo libro a legajo que ingrese al Ar chivo s¢ le eolacars en ef lomo un nimere de orden correlative para toda clase de documentos, Articulo 56°.- Se abrir un Libro Indice Ge- etal del Archivo, en ef cual se destinara un folio para cada libro 9 legajo de documentos que se refieran aun mismo asunto, con el fin de facilitar su bisqueda, Articula 57%.- Cada Direceidn de la Direccidn General tended un Archive en Las condiciones y con los sequisites sefalados slcomienzo de este Tita." Las Comisarias, Subcomisarias y Tenencins formarai el Archiva de su propia documenta: Gin y de los Retenes de su. dependencia directa No obstante, los Retenes mantendran durante un afi la documentacién correspen- diente al iltime ao calendario, ¥ terminade este plazo, la remitiran a la Unidad de la cual dependan para su agchive reglamentaio, Articule: 58°. Anualmente se presentania al Jefe que pase la Revista Econémica, los Libros y legajos de documentos que hayan cumplido ef tempo replamentario de perma- hencia en el archivo, a lin de que disponga su esteuccion. Lo anterior no regia para los Archivos confidenciales, reservados y sectetas de los Departamentos P. 1. y P. 2. de la Direscisin del Personal, camo asimisma, en cuanto se [By Waa Is Directive Complementaria, 2M Incias primera modifieads por DVS, N° 295, de tio de Defensa Nacional (B/O. N’ 2521-50709),fefiere al tiempo dé duracién de los antece- dentes de los funcionarios en general.” Por su parte la documentacion oficial institucional, que previamente sea sometida al praceso de miceolilmacién, sera anualmen: te destruida o incinerada.* 25 Tneico segundo modifies por DUS NP 295, de 129.1975, del Ministerio’ de Defensa Nacional 18/0, No 2821-307) 2b Inciva tergora apeepade por el DiS, N’ 401, de 11H 1989, dol Ministerio. de Defensa Nacional 1/0, Swa.aate), Articule 59%.- Derdgase of Decreto Supre- mo N’ 905, de 28 do febrero de 1540, y todas sus modificaciones posteriores Témese razén y comuniquese.- ALESSANDRIR.. det Ria G.CARABINEROS DE CHILE CONSEJO ASESOR SUPERIOR DEPTO. CAS. 1 DIRECTIVA COMPLEMENTARIA REGLAMENTO DE DOCUMENTACION, N° 22, DE CARABINEROS DE CHILE TEXTO ACTUALIZADO (Incluye modifieacién introducida por OIG. N° 1.386, de 29.12.2000) = 2000 -REGLAMENTO DE DOCUMENTACION N° 22, DE CARABINEROS DE CHILE. Aprueba su Directiva Complementar Orden General N° 1.255.- Santiago, 7 de abeil de 1998, VISTO: 4) EE Anexo del Reglamenta de Dacumenta. cisin, N?22, de Carabineros de-Chile, aprobado por Orden General 0.2. N° 6,384, de 7 de marzo de 1968, publicada en el Anexo al B/l, "138, y sus modificaciones posterio b) La Gren General C.A.S, IN" T, de T de junia de 1972, que imparle instruceiones sabre numeracidn ¥ firma de Ordenes Generales ¥ Cireulares, publieada en el B/O. NP 2712 62822; €) La Cireular N°1.362, de 3 de mars de 1994, que reitera ef uso de Providencias y ‘Tramites y establece farmulario lipa, publica da en el B/O. N° 3483-85175: 4d) La Orden General I, Ni" 13/49.974, de 30 de noviembre de 1978, que determina defi nigiones, contenidos, formatos y otras caracte tlicas de las publieaciones institucional, publicada en el Bl, N° 251-4758) €) La Orden General N° 622, de 17 ee julio de 1889, que impart instrucciones para la can: feccisin de Dicectivas Institucinnales, publicada sonel B/O, N° 3241-77372; 1 La Onden General N"422, de 26 de mayo de 196, que refund y actualiza disposiciones relativas a modalidad de confeccidn y publica~ ign del Boletin Oficial y de Instrueciones publicada en el B/O. N° 3077-72603, y sus modifieaciones; 's) La Orden General N* 1.002, de 6 de junio do 1094, queautoriza ompleo dé pro geamas reemplazo de registro manual, publicada, B/O. N" 1496-8560: h) La Orden General N°1.018, de 4 de agosto dle 1994, quo dispone ol weemplazo de registra manual de libros de Ofeeina de Gi diay traspaso de anotaciones que indica, publicada en el B/O, N’ 3505-85855, 4) La Circular Subdigear. N’ 1.354, de 15 de aectubre de 195, que fijasistema para recaudar y remitir valores de dacumentos extendidos por Carabineros afecins a eobro, publicada en 1 B/O, N" 3403-81455, }) La Orden General N" 982, ce 24 de enceo do 1904, que cambia denominacién al Libro de Sancianes del Personal de Nombramieato Institucional, 1d ofieializa en otras Unidades ¥ Destacamentos, y aclara su abjetiva, sentido y aleance, publicada ene! B/O. N°3483-85175) k} La Orden General N° 1/17.021, de 2 se mayo de 1979, que estabiece-e! Libro Indice ‘Altabético de Detenicios, publicada en el B/O. N° 2708-62897; 1) La Orden Genera N“ 256, de 28 de febee= ro de 19R3, que dispone conservar indelinida- mente los libros y legajos relacionados con la Historia Institucional, publicada en et B/O, 20086: 11} La Orden General N’ 16.852, de 16 de julio de 1968. que dispone agregar en las rpetos del Personal de Nombramiento Suprema, los documentos que-acrediten la pee cepcidn de asignaciones familiares, publicoda emel BL. N° 127-8562, m} La Cireular N! 146, de 7 de febrera de 1980, que imparte nuevas madalidades sobre medidas a adeptarse para evitar usa indcbide desello, timbres y facsimiles, publicada en el BLN" 266-10628, n}La Circular Subdigear, (5) N" 613, de 5 de septiembre de 1983, que impaste insteuccl nes relacionadas con Ia tramitacion de la docu mentacis clasificada; 1) La Circular N” 1.228, de 14 de octubre de 1907, que dicta instructiones para establecer tunifarmicad en 1a eseritusacién de los apelli- dos y nombres del personal de la Instilwcisn, o} Las atsibuciones conferidas al General Director de Carabineros en las articulos 52, letra p}, de Ja Ley N° 18.961, Orgdinica Consti- tucional de Carabineras de Chile y articula 19 del Reglamente de Dacumentacidn para Cara- bineros de Chile, N22 SE ORDENA: 1) Aprudhase la Diwetiva Complementaria del Reglamento de Documentacidn, N° 22, de Carabineres de Chile. 2) Der6ganse las siguientes disposiciones: a) Anexo del Reglamenty de Documentacion, Nv" 72, de Carabineros de Chile, aprobade por ‘Grden General 0.2, N'#.384, de 7 de marzode 1869, v sus modificaciones posteriores; bi Orden General C.A.S, [NN 1, de 1 de junio de 1979, ¢) Circular N' 1.362, de 4) Ordon General 1.1. de noviembre de 1978; de marzo de 1994; 13/49.974, de 30€) Orden General NY 622, de 17 de julio de 19882 1) Orden General N° 422, de 26 de mayo de se: 2) Orden General N° 1.002, de 6 de junio de 194: 1) Orden Genezal N” 1.018, de 4 de agosto de 1994, 1) Ciscular Subdigear, N°1.954, de 13 de octubre de 1993; j) Orden General N" 992, de 24 de enero de 1994 k) Orden General N"1/17.021, de2 de mayo de 1979; 1) Orden General N''256, dé 28 de febrero de 1983; m) Orden General N° 16.852, de 16 dejulio de 1968; n) Circular N” E46, de 7-de Febtero de 1980; AY Circular N° 613, de 5 de septiembre de 1983, y o} Circular N 1997, 9, da 14 de octubre de Publiquese come Anexo al Boletin Oficial MANUEL H, UGARTESOTO, General Direc tor de Carabineros. ~ 18INDICE TITULO! "GENERALIDADES® 00000. Siam spins ‘TETULO II "DE LA DOCUMENTACION EN PARTICULAR"... Capitulo d Farts senionnenernn ae Capituloll *Grdene: Capitulo Il "Gretencs Generales Capitulo “Cireulares”... Capitulo V "Dispasiciones communes alas Ordenes Generales y Circulares Capitulo VL "Provicencias" Son - ce Capitulo Vil “Trimites'.. Capltula VILL "Disposiciones comunes a las Providlenei Capitulo 1X "Minutas CapituloX "Mensajes". Capitulo Xt "Solicttudes Capitulo XH *Resoluciones" Capitulo XIll “Aeademias de ticiale ‘TITULO III "CLASIFICACION DE LA BOCUMENTACION® cence Capitulo! "Decumentacisn Confidencial’ Capitulo It "Documentaciin Reservada'. Capitulo lll. "Documentacién Secreta” CapRulolY "Medidas.de Seguridad”. css nce neces TITULO IV "DE LOS PLAZOS" . TITULO V "DE LOS SELLOS ¥ TIMBRES" corsets TITULO VI "DE LAS ABREVIATURAS" TITULO VII “DE LAS CARPETAS DE ANTECED! TES PERSONALES", TITULO VII "DE LOS LIBROS" Capitulod "Disposiciones comunes! Capitulo ll "Del cargo de Libros v Archivadares" Capttulalll "Libs de Sanciones de Parsaiial de No Capitulo ¥ “Libro indice Alfabstico de Detenidos” Capitulo ¥ "Libro Registro Public de Detenide TITULG IX "PUBLICACIONES"...... - Captulod "Reglamentos Institucionales® Capitulo Ml “Publicaciones Institucionates* Capitulo IIL "Directivas" TETULO X *HOLETINES INSTITUCIONALES" coco eens Capitulo! “Generalidades’ Capitulo i “De la eonteccidn Capitulo il “Estructura del Boletin ‘Oficial Capitulo TV “Titulos, Nusneracidn e Indices do Materias* Sapitulo'W. “Publicacion y Revisidn" G Capltule VI "Distribucién, Control y onocimiento” i7-TITULO XL "COMPUTACION Capitulo 1 "Emples de programas y reemplazo de Iegisteo Manual” Capitulo Il “Registro de Nowedades de la Guardia’... TITULO XIL "SISTEMA PARA RECAUDAR Y REMITIR VALORES"... ANEXOS Uno "Modelo de oficio ordinario 0 confidenciat” Dos "Modelo de oficio reservade o secrete” ‘Tres "Modelo de providencia . Cuatro "Fermulario estado mensual dinero reeibido” Cineo ‘ormularia Cerlificado Ley NP 18.490" . Seis “Libros y archivadones de eargo plicial en Carabiners y duracida en el archivo’ nen See Siete "Modelos de rayados” Pag, co 39 40 40 46 47 48 49DIRECTIVA COMPLEMENTARIA DEL REGLAMENTO DE DOCUMENTACION N° 22, DE CARABINEROS DE CHILE TiTULOT GENERALIDADES: Articalo 17 La decumentacion que se canfeecione para su despacho oficial por Las Oficinas de Carabineros dehers cenirse a las dlisposiciones que se expresan en el Reglamen- to de Documentacidn, N° 22. de Carabineros de Chile, en la presente Dizectiva Complemen: taria y en las demas instrucciones que impae la la Diteceidn General Arliculo 2°. El papel debers ser blanco, tamano offcin 9 carla y sin Iineas. En las camunieaciones de carécler interno podra es cribirse en su reverso y emplearse media hoja, Articulo 3°.« La tinta y la einta se magui ina que se empleen serdn de enlar negro o azul negro.para todos los efectos, El color rojo se usaré solamente para subrayar 0 escribir titulos sobre hos cuales se desee llamar especialmente la atencién, Adieula 4° En el dngulo superior isjuie do de ta primera hoja, a'no menos de un centi= metro de ambos bores, ied eseriba el membrele "CARABINEROS DE CHILE": debajo, ef nom- bre de la Unidad » Repariicién inmediatanente superior de la Unidad que emite ef documento, ‘y mas abajo, of de la Unislad emisora En caso que se emplve un timbre de goma para dar cumplimients a esta disposicidn, sera confeccionade en earacteres de imprenta, cle tres milimetnas de alto, Articwlo $%- Al costado izquiende del an: versa de cada hoja de los oficios, circulares y demas documentos, se dejaré un margen de cuatro centimettos, y de uno y media al deee- cho. En el reverse Serd 4 fa inversa, para (ac litar su lectura una vez archivado o legajado. Articulo 6° EI texto del escrito deberi comenzar a une o dos sentimetzos més abajo de la linea donde se haya colocado el lugar 0 localidad de destin o el fdrmina guacaicién @ cuartel cuanda corresponda, Ex decir, esta distancia debe ser adecuada al cuerpo total dol documento, a fin de darle un encuadra miento estétice y una arménica distribucisn, Arliculo 7*.- Al inielarse un parrafo apar- ve, se dears coma minim, una sangrta de ciiatra centtimets y paces separarsele del que lo antecede por una linea o espacio mas, se= fin sea niecesario para la mejor presentaciéin general del-escrito. Articuile 8°.+ Frente ata firma y a ta altura del margen inquierdo, se evlecaran las cifras roferentes al registra del documento en el Lika de Carrespondencia o del eegiste com- pittacional, en su caso. Debajo de esta anota- ign, se colocarén con letras maysiseulas las Iniciales dol fincionarie que redactéel escrito . sepaeadas por un punto, en mindscula, las Iniclales del funcronatio que lo canfeceion6. No deberdn colocarse las iniviales del que firma el documento, toda vey que su nombre, grado y cargo, leben estar claramente seal Gowen st pie de firma Articule 9°. Todo documento ltevard el primero que te cortesponda, ta fecha en que fue firmado para su despacho y et direccions- mienta roxpectivo. La fecha se encabezard con el nambre de la locatidad en letras maydsculas. La indica Gion del diay ano se escribiré con niimeras Srahes, y eon iodas sus leicas la del mes, Para el direccianamiento, se emplearin betras mayasculas Articulo 10 En tas Ordenes Generales, Cirewlares y Partes, el resumen de Ia materia de que traten se colecard en la parts: superior denecha del documenta, Articula 11.- Cada documenta deberd re ferirse sélo a una materia, salva cuando sea necesario hacer mencién de olra u otras que incidan a guarden relaci6n can la principal Cuando se dé respuesta a cualquiera camunicacidn, se consignaran la fecha y el hniimero del documento sue se contesta Attieulo 12.- En las comunicaciones que tengan su origen en una disposicion supe rior, se hard mencion de ella, indicaindose Ia Jefatura que la dicté, nfimera y fecha del documento y, siha side publicada en el Holetin Gficial 0 de Insteucciones, se anotaré su numero y la pagina correspondiente, separ das ambas cifras per una linea, Ejemplo: B/O. N° 1420-20308, Articulo 13.- En general, tos ofieios debe- én ajustarse a los dos moslelos de formates