TAREA 4 DE COMUNICACIÓN Y ATENCIÓN AL CLIENTE.
LEYRE APARICIO REVIRIEGO.
EJERCICIO 1:
Entra en el vídeo que aparece en el enlace que se muestra a continuación. Una vez que lo
hayas visto, contesta a las preguntas que se detallan:
1. ¿Cómo podríamos evitar los riegos que, diariamente, amenazan los datos e información
de las empresas?
_ Se puede evitar mediante el sistema de gestión de seguridad de la información.
2. ¿Qué es un sistema de gestión de seguridad de la información?
_ Es una herramienta de gestión que nos va a permitir conocer, gestionar y minimizar
los posibles riesgos que atenten contra la seguridad de la información en nuestra
empresa.
3. ¿Es lo mismo seguridad informática que seguridad de la información? ¿En qué se
diferencian?
_ En que la seguridad informática se refiere a la protección de las infraestructuras de las
tecnologías de la información y comunicación que soporta el negocio mientras que la
seguridad de la información se refiere a la protección de los activos de información
fundamentales para el éxito de cualquier organización.
4. ¿Qué es lo que permitirá un sistema de gestión de seguridad de la información?
_ Permite en primer lugar, analizar y ordenar la estructura de los sistemas de
información. En segundo lugar, nos facilitará la definición de procedimientos de trabajo
para mantener su seguridad. Por último, nos ofrecerá la posibilidad de disponer de
controles que permitan medir la eficacia de las medidas tomadas.
5. ¿Qué significan disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información?
La confidencialidad implica el acceso a la información por parte únicamente de
quienes están autorizados.
La integridad conlleva el mantenimiento de la exactitud y completitud de la
información y sus métodos de proceso.
La disponibilidad entraña el acceso a la información y los sistemas de
tratamiento de la misma por parte de los usuarios autorizados en el momento
que lo requieran.
6. ¿Qué son las normas ISO/IEC 27000? ¿Qué nos permiten?
_ Las normas ISO/IEC 27000 son un conjunto de estándares que tienen como
finalidad proporcionar un marco de Gestión de la Seguridad de la Información utilizable por
cualquier tipo de organización.
_ Son normas que nos permiten disminuir de forma significativa el impacto de los
riesgos sin necesidad de realizar grandes inversiones en software y sin contar con una
gran estructura de personal
7. ¿Qué sistemas de seguridad usas para proteger tus archivos informáticos? ¿Y la
documentación que tienes en papel?
Para controlar que el acceso a la información solo sea posible por personas autorizadas,
podemos tomar medidas como:
- Almacenamiento en lugares de acceso restringido.
- Armarios y puertas con llaves.
- Claves de acceso a sistemas informáticos.
- Cambiar cada cierto tiempo las claves de acceso.
- Evitar relevar datos importantes, nuestros o de nuestros clientes, por ejemplo,
números de cuentas o de tarjetas de crédito, a través de internet.
Medidas para evitar las amenazas de software malicioso como, por ejemplo:
- Instalar y actualizar software de detección y reparación de virus.
- Verificar, antes de usar o de abrir, que no existen virus en archivos recibidos a
través de la web o correo electrónico.
Medidas de seguridad para evitar riesgos derivados de incendios, inundaciones u otros
accidentes:
- Colocar los lugares de archivo en zonas medias de los edificios, lejos de lugares
peligrosos porque haya altas temperaturas, elementos inflamables…
- No colocar los archivadores en el suelo.
Es muy importante hacer copia de seguridad de todos los documentos, tanto
informáticos como los que están en papel. En CD, DVD o discos duros.
También deberemos de llevar un control de las consultas realizadas en los archivos,
anotando la documentación extraída del archivo, la persona que la extrajo y la fecha.
EJERCICIO 2:
Trabajas como Administrativo en una empresa de fabricación de zapatos. La empresa está
organizada de la siguiente forma:
Existen cinco departamentos: producción, almacén, administración y ventas.
Tú trabajas en el departamento de administración, en el cual trabajan otras cuatro
personas más. Todos sois administrativos y uno de ellos es el jefe del departamento.
La empresa tiene trabaja para tres grandes marcas extranjeras, lo que supone un
75 % del total de sus ventas. El 25 % restante son pequeños clientes españoles
(repartidos a lo largo de toda España).
Se compran a numerosos proveedores (de pieles, apliques, forros, gomas…).
El proceso de venta lleva aparejada la siguiente documentación: el cliente realiza una
petición de información por correo electrónico, la empresa se la envía (también por
correo electrónico), posteriormente el cliente realiza su pedido online. Cuando se le
envía el pedido se le adjunta un albarán. Posteriormente se le envía, por correo
electrónico u ordinario, la factura original (tanto de la factura como del pedido se queda
copia la empresa). Posteriormente se produce el pago.
Contesta a las siguientes preguntas:
1. ¿Cómo clasificarías la documentación que se genera en esta empresa? ¿Qué sistema de
clasificación usarías, tanto en archivo electrónico como en el de papel? ¿Dónde
archivarías cada tipo de documentos?
_ Clasificaría la documentación de una manera mixta, es decir, utilizando varios
sistemas de clasificación. Primero clasificaría los departamentos, después lo clasificaría
por temas o por geografía. Después lo ordenaría alfabéticamente y por último de manera
cronológica.
- Para el archivo electrónico se puede clasificar guardando los asuntos
relacionados juntos, de forma jerárquica ubicadas en directorios o carpetas.
Además, hay que dar nombres a los documentos para que sean fáciles de
localizar. También es importante ir eliminando los archivos que no
necesitemos.
- Para los documentos en papel se puede clasificar agrupándolos por conceptos o
asuntos concretos y ordenándolos estableciendo una secuencia cronológica,
alfabética o numérica dentro de cada grupo y situándolo físicamente en el
espacio.
2. ¿Qué mobiliario, carpetas y otros artículos usarías para el archivo?
o Armarios convencionales: son muebles archivadores tradicionales, metálicos o
no, que disponen de baldas o cajones en su interior. Se utilizan para carpetas
colgantes, archivadoras A-Z.
o Archivadores: son muebles más pequeños que los armarios, normalmente
metálicos, sus cajones suelen contener carpetas colgantes.
o Carpetas y subcarpetas: existen muchas modalidades. Las más usadas son las
colgantes, de anilla, A-Z y simples. Las subcarpetas son utilizadas para separar,
ordenar o clasificar dentro de las carpetas.
o Armarios especiales para soportes modernos: armarios normalmente con cierre
hermético, sirven para guardar CD-ROM, DVD, etc.
3. ¿Cómo archivarías la documentación bancaria y contable?
EJERCICIO 3:
Entra en el vídeo que aparece en el enlace que se muestra a continuación. Una vez que lo
hayas visto, contesta a las preguntas que se detallan:
1. ¿Para qué sirven los sistemas de gestión documental?
_ Sirven para ahorrar tiempo y dinero y mejorar la calidad de nuestros servicios.
2. ¿Cómo funcionan estos sistemas de gestión?
_ Este sistema gestiona todos los documentos que se acumulan a diario en la empresa y
los archiva correctamente en un archivador electrónico al que podrán acceder todas las
personas autorizadas desde su ordenador, incluso se puede obtener una vista general de
todo el proceso en segundos. Todos los trabajadores autorizados podrán acceder a todos
los documentos. Por lo tanto, con este sistema, podemos responder a las preguntas en
cuestión de segundos, ahorraremos tiempo y mantendremos satisfechos a clientes y
socios.
3. ¿Cómo llegan los distintos documentos, según sean en papel, digital o correo
electrónico, al archivador electrónico?
_ Según el tipo de documento, el proceso de digitalización es semiautomático o
totalmente automático. Por ejemplo, los documentos en papel se escanean, una vez
escaneados se les asigna términos de índice. Durante el proceso de escaneado es posible
extraer varias palabras clave de forma automática.
4. ¿Cómo haríamos si queremos transferir una gran cantidad de documentos a un sistema
de gestión documental?
_ Si se tratara de una gran cantidad de documentos, por ejemplo, si queremos transferir
todo un archivo de documentos en papel a un sistema de gestión documental, se podría
encargar la tarea de escaneado a una empresa de servicios de digitalización.
5. Haz un resumen de los beneficios de un sistema de gestión documental.
_ Todos los documentos se almacenan en un archivador de documentos central al que se
puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar gracias al acceso por
internet independientemente del formato del archivo, la fecha o el autor de un
documento.
Una vez realizado el almacena automático o semiautomático es posible hacer búsqueda
rápidas y precisas en los archivadores. Además, la eficacia de la empresa aumenta con
flujos de trabajo que optimizan los procesos y garantizan la transparencia.
Gracias a este sistema la empresa ahorra espacio protege sus documentos contra
incendios o inundaciones y podrá acceder a ellos rápida y fácilmente durante muchos
años.
Esto significa que los sistemas de gestión documental también le permiten cumplir con
los periodos de retención legales.
