Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Manual de usuario
GNcys Recibos de Nomina Electrónica
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
INDICE
Inicio de Sesión ........................... ............................................................... 4
Módulos ....................................... ............................................................... 5
Pantalla de Inicio ......................... ............................................................... 6
Datos fiscales ............................. ............................................................... 8
Logotipo ....................................... ............................................................... 9
Modulo de Folios ....................... ............................................................... 10
Configurar folios .......................... ............................................................... 11
Ventana de nuevos folios ............ ............................................................... 12
Configuración de sellos ............... ............................................................... 13
Modulo Trabajadores ................ ............................................................... 11
Datos generales .......................... ............................................................... 17
Salario.......................................... ............................................................... 18
Dirección ...................................... ............................................................... 19
Modulo percepciones ............... ............................................................... 20
Deducciones ................................ ............................................................... 18
Nueva percepción y/o deducción 21
Modulo recibos .......................... ............................................................... 22
Filtro ............................................. ............................................................... 23
Modulo facturación ................... ............................................................... 25
Ingresar percepciones ................ ............................................................... 23
Pre nomina .................................. ............................................................... 27
Eliminar percepciones ................. ............................................................... 28
Deducciones ............................... ............................................................... 28
Eliminar deducciones .................. ............................................................... 28
Vista previa .................................. ............................................................... 29
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Respaldar información................. ............................................................... 30
Restaurar información ................. ............................................................... 32
Almacén digital ............................ ............................................................... 34
Nuevos usuarios .......................... ............................................................... 38
Bitácora de acceso ...................... ............................................................... 40
Multiempresa ............................... ............................................................... 42
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INICIO DE SESIÓN
Al ejecutar el programa se activa la ventana de inicio de sesión, en la cual se captura
el nombre de usuario y su contraseña.
El sistema tiene por default los siguientes:
USUARIO: ADMIN
CONTRASEÑA: Vale
Estos datos son de importancia, ya que todos los movimientos que se realicen en el
sistema, como altas, bajas y modificación de datos, facturación, etc. son registrados
por el usuario que dio inicio a la sesión del sistema. El software lleva una bitácora
de acceso al sistema indicando hora, fecha, equipos de cómputo y nombre del
usuario que inició al sistema.
Tiene la opción de dar de alta a usuarios de manera ilimitada, restringiéndole el
acceso en diferentes módulos.
Si activa las opciones de
Recordatorio de usuario y
contraseña, no será
necesario capturarlo cada vez
que accedamos al sistema.
Advertencia: Para los
usuarios que comparten el
equipo de cómputo con otros
usuarios al sistema, no es
recomendable activar las
opciones de recordatorio.
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CONFIGURACIÓN INICIAL
Al terminar de instalar el sistema nos abre una ventana donde se ingresan los datos
de la empresa nueva.
Los que tienen asterisco son
obligatorios.
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Al dar clic en la flecha verde se
abre el explorador de Windows,
en este paso se debe ubicar el
certificado del Sello Digital.
Al dar clic en la flecha verde se
abre el explorador de Windows,
en este paso se debe ubicar la
llave del sello digital.
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Escribir la contraseña del Sello
Digital y dar clic en siguiente.
Dar clic en la flecha para
seleccionar el proveedor de la
cuenta de correo a configurar
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Al ingresar la dirección del correo
y la contraseña
Darle clic en Probar configuración
de la cuenta y después finalizar
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PANTALLA DE INICIO
La pantalla de inicio es la primera que nos muestra al abrir el sistema, de aquí parten
las opciones del sistema, se puede acceder por medio de los iconos o por medio de
las opciones que se muestras en la barra superior.
Módulos
Inicio
Primera pantalla donde se ubica las opciones del sistema, como nombre, rfc, numero
de folios disponibles y versión del sistema.
Empresas
El sistema es multiempresa, por lo que se pueden agregar varias empresas en el
mismo y cada una tendrá sus datos independientes.
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Trabajadores
Modulo para dar de alta, bajas y modificación de los datos fiscales del trabajador,
mostrando todas las facturas emitidas para este.
Percepciones y Deducciones
Catálogo de las percepciones y las deducciones que está autorizado por el SAT.
Recibos de Nomina
Muestra, los comprobante s fiscales emitidos, mensuales o anuales; indicando el folio,
monto y trabajador de cada comprobante.
Nuevo Recibo
En este modulo es donde se genera el recibo de nómina.
Salir
En este icono nos saca del sistema
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TRABAJADORES
En este módulo se guardan todos los datos de los trabajadores registrados, nos
muestra un listado como se puede observar en la imagen siguiente:
Núm. de registros de Filtra el nombre de orden
los clientes alfabético.
La opción FILTRO nos permite filtrar por estado ó por el status del cliente como
activo o baja, permitiendo imprimir el reporte que nos da como resultado.
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Opciones del módulo de trabajador
Nuevo Activa la ventana de nuevos trabajador
Editar Opción para verificar o modificar los datos, seleccione el registro y dé clic
en el botón editar.
Eliminar No es posible eliminar de la lista a un cliente que se ha emitido facturas.
Exportar Exporta toda la lista de registro a una hoja de cálculo con las opciones de
guardarlo con extensión (xls, xml, csv ó txt)
Preliminar Muestra un listado de todos los registros mostrando los datos: Nombre,
RFC, Teléfono y Saldo. Con la opción de imprimir.
PDF Nos genera el archivo pdf de la lista de trabajadores
Facturas Muestra las facturas emitidas al cliente, por mes o año, indicando Folio,
Fecha, Subtotal, IVA, Descuento y Total. Seleccione el cliente y de clic en
el botón Facturas.
Nuevo trabajador
Resumen
Nos muestra el nombre del trabajador, el id la fecha de creacion y la ultima vez que fue
modificado
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Datos generales
Campos requeridos para dar de alta a los Nuevos trabajadores, todos los campos deben ser
capturados correctamente.
Nombre Ingresar el nombre de trabajador
Apellido paterno Agregar el apellido paterno del trabajador
Apellido materno Ingresar el apellido materno del trabajador
RFC Ingresar el RFC del trabajador (rfc receptor)
CURP Campo para agregar el número de CURP del trabajador
Imss Atributo opcional para la expresión del número de seguridad social
aplicable al trabajador
Departamento Campo para agregar el departamento en el cual labora el trabajador
Puesto Puesto asignado al empleado o actividad que realiza
Teléfono Campo para ingresar el dato del teléfono localizable
e-mail Campo para agregar el correo electrónico del trabajador
Fax Campo para ingresar el número de fax en caso de tenerlo
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Salario
En la pestaña salario se ingresan los datos de sueldo, tipo de contrato, jornada etc.
Salario base El salario diario sin descuentos ni pagos extras
cotización
Salario diario El salario se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria,
integrado gratificaciones, percepciones, habitación, primas, comisiones, prestaciones
en especie y cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al
trabajador por su trabajo, de conformidad con el Art. 84 de la Ley Federal del
Trabajo. (Se utiliza para el cálculo de las indemnizaciones).
Régimen de Atributo requerido para la expresión de la clave del régimen por el cual se
contratación tiene contratado al trabajador, conforme al catálogo publicado en el portal del
SAT en internet
Riesgo de puesto Clave conforme a la Clase en que deben inscribirse los patrones, de acuerdo
a las actividades que desempeñan sus trabajadores,
Tipo de contrato Tipo de contrato que tiene el trabajador: Base, Eventual, Confianza,
Sindicalizado, a prueba, etc.
Tipo de jornada Tipo de jornada que cubre el trabajador: Diurna, nocturna, mixta, por hora
Periodicidad de Forma en que se establece el pago del salario: diario, semanal, quincenal,
pago catorcenal mensual, bimestral
Fecha de inicio fecha de inicio de la relación laboral entre el empleador y el empleado
Registro patronal Atributo opcional para expresar el registro patronal a 20 posiciones máximo
descuento Ingresar si le hacen algún descuento al trabajador
Método de pago Como se le paga al trabajador
Clabe Ingresar la clabe interbancaria para deposito
interbancaria
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Dirección
Datos de contacto del trabajador, el llenado de esta pestaña es opcional
Calle Campo opcional para precisar la avenida, calle, camino o carretera donde se
da la ubicación.
No. Exterior Campo opcional para expresar el número particular en donde se da la
ubicación sobre una calle dada.
No. Interior Campo opcional para expresar información adicional para especificar la
ubicación cuando calle y número exterior no resulten suficientes para
determinar la ubicación de forma precisa.
Colonia Campo opcional para precisar la colonia en donde se da la ubicación cuando
se desea ser más específico en casos de ubicaciones urbanas.
Localidad Campo opcional para precisar la ciudad o población donde se da la ubicación.
Referencia Campo opcional para expresar una referencia de ubicación adicional.
Municipio Campo opcional para precisar el municipio o delegación (en el caso del
Distrito Federal) en donde se da la ubicación.
Estado Campo opcional para precisar el estado o entidad federativa donde se da la
ubicación.
*País Campo requerido para precisar el país donde se da la ubicación
Código Postal Campo opcional para asentar el código postal en donde se da la ubicación.
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Departamentos
Para dar de alta a los empleados hay que agregar el dato de departamentos, para dar de alta
hay que seleccionar ir, luego departamentos y nos enviara al módulo.
Al dar clic en nuevo se abrirá una ventana en donde agrega el nombre de los departamentos,
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Puestos
Para dar de alta a los puestos es necesario ir al catalogo de puestos dar clic en ir, seleccionar
puestos.
Al dar clic en nuevo se abrirá esta ventana en donde se ingresa el nombre del puesto a dar de alt
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MODULO DE PERCEPCIONES
En las percepciones y deducciones están cargados todos los conceptos de pago y de descuento
que el sat autorizo, con su tipo y código todo apegado al catálogo que el sat.
Nuevo Activa la ventana para agregar una nueva percepción o deducción
Editar Opción para verificar o modificar los datos, seleccione el registro y dé clic
en el botón editar.
Eliminar Seleccione el registro que desee eliminar de la base de datos y dé clic en
el botón eliminar.
Exportar Exporta toda la lista de registro a una hoja de cálculo con las opciones de
guardarlo con extensión (xls, xml, csvótxt)
Preliminar Muestra un listado de todos los registros mostrando tipo código y
descripción con la opción de imprimir.
Pdf Se genera el reporte de los registros en archivo pdf
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Nueva percepción o deducción
Al dar clic en nuevo se va a abrir una ventana
como la que se muestra a continuación se
deben seleccionar 3 campos: Tipo, Código y
Descripción
Seleccionar el tipo, este es el autorizado por
el SAT
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Tipo Se refiere al tipo de percepción y/o deducción este se debe apegar al catalogo
del sat
Código Se refiere al número consecutivo que tiene en el sistema
Descripción Una breve descripción del concepto de la percepción y/o deducción a dar de
alta
RECIBOS
En este módulo se enlistan todos los recibos de nómina emitidos a los trabajadores.
Opciones de filtro
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Todos Se genera un listado de todos los recibos emitidos desde que se empezó a
usar el sistema
Hoy Se genera un listado de los recibos del día
Ene-Dic Se genera un listado de los recibos emitidos en el mes seleccionado
Cancelados Se genera un listado de los recibos cancelados durante todo el tiempo que
se ha usado el sistema
Filtro En esta opción se abre una ventana en donde se puede seleccionar al
trabajador, el estatus, y rango de fecha, generándose un listado con los
campos seleccionados, esta opción se explica a continuación.
La opción Filtro
Está opción permite filtrar los comprobantes por clientes, Status, estado, día, mes, no es
necesario filtrar todas.
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Trabajador Se refiere al nombre de la persona que se necesite generar la lista, si no se
selecciona ningún trabajador el sistema generara el reporte de todos los
trabajadores.
Status Se refiere a que si los comprobantes son vigentes o cancelados, si no se
selecciona ningún status el sistema generara el reporte de todos los status
Estado Se refiere al estado del cual es el trabajador, si no se selecciona ningún
estado el sistema generara el reporte de todos los estados
Condición de Se refiere a si es de contado o a crédito si no se selecciona ningúna
pago condición de pago el sistema generara el reporte de todos las condiciones
de pago
Fecha inicial Se ingresa la fecha inicial del reporte, si no se selecciona ninguna fecha
inicial el sistema genera el reporte desde la fecha en que se empezó a usar
el sistema
Fecha final Se ingresa la fecha final del reporte, si no se selecciona ningúna fecha final
el sistema generara el reporte hasta la fecha actual
Saldo Es el acumulado de los recibos de pago
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Opciones del módulo de Comprobantes
Nuevo Activa la ventana de facturación
Editar Opción para visualizar el recibo de pago, en los comprobantes fiscales no
se pueden editar ni modificar ningún dato. En caso de ser necesario hay
que cancelar el recibo y volver a generarlo.
Eliminar No está habilitada esta opción, los comprobantes no se pueden eliminar
solo se cancelan
Exportar Exporta toda la lista de registro a una hoja de cálculo con las opciones de
guardarlo en formato (xls, xml, csv ó txt)
Preliminar Muestra un listado de todos los registros mostrando los datos como folio,
fecha, trabajador, percepciones, descuentos, impuestos y total este
preliminar lo puede mandar a imprimir
Pdf Genera el pdf del listado de comprobantes con los mismos datos que el
preliminar
Imprimir Está opción permite reimprimir los recibos que ha emitido y da la opción de
Facturas seleccionar la impresora.
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TIMBRADO DE RECIBO DE NOMINA
Aquí se emiten los recibos de nómina a continuación se darán los pasos a seguir.
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Eliminar percepciones: Cuando el recibo de nomina esta de manera pre-nomina se puede
modificar eliminando y agregando los conceptos las veces que usted quiera lo único que no se
puede modificar es el Trabajador.
Para eliminar una percepción hacer lo siguiente:
• Seleccionar la percepción a eliminar y dar doble clic se pondrá en color rojo, pero al
guardar de nuevo la pre-nomina se quitara ese concepto.
Botón para eliminar los
conceptos de
percepciones
Al dar guardar ya no se
refleja el concepto
seleccionado
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Deducciones: Se ingresan los conceptos de los descuentos o deducciones que se le cargan al
trabajador
Eliminar deducciones
Botón para eliminar los
conceptos de
deducciones
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Addenda
En la parte de addenda se pueden modificar los datos del recibo de pago. Antes de timbrar
porque
Dar clic en la tecla
addenda para modificar
los datos antes de
timbrar
Se abrirá esta ventana aquí se puede ingresar los datos
correctos y dar clic en aceptar.
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
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Respaldar Información
El sistema, guarda automáticamente todos los movimientos y registros realizados desde el
momento en que queda instalado, sin embargo se recomienda al cliente que haga su propio
respaldo, esto para que su información está segura en un dispositivo externo. Para poder
hacer dicho respaldo ir a herramientas seleccionar respaldar información, tal como se muestra
en la imagen siguiente:
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Se abrirá una ventana para seleccionar directorio del respaldo, se recomienda que se use una
memoria USB.
Al seleccionar la ruta en donde guardara el archivo dar clic en aceptar y se empezara a ejecutar
el respaldo.
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Se genera un archivo con extensión .sql como el que se muestra a continuación
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Restaurar información
Esta herramienta nos permite volver a ingresar los registros que se hayan respaldados en la
memoria externa. En caso de que nuestro equipo haya tenido alguna falla, y se haya tenido que
formatear, se abre herramientas, seleccionar restaurar información como se muestra en la
siguiente imagen:
Nos abrirá la siguiente ventana, buscar la ruta del dispositivo externo en donde guardamos la
información.
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Bitácora de acceso
El sistema registra cada movimiento que se realiza cuando se ingresa, y lo guarda en un archivo
por mes, siguiendo los siguientes pasos: ir a herramienta, clic en seguridad y seleccionar
bitácora de acceso. Como se muestra en la imagen siguiente.
Abrirá un listado de todos los movimientos que se han hecho en el sistema dando datos de
fecha, hora, usuario, equipo y aplicación. Este listado se puede imprimir.
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Almacén digital: Se enlistan todos los comprobantes emitidos
Lista de UUID
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Cargar XML: Esta opción permite subir los xml al sistema
Se ubica la carpeta en donde estén guardados los xml
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Sincronizar XML desde el servidor
El sistema tiene una aplicación para hacer un respaldo y proteger su información de alguna falla
en su equipo. Sin embargo cuando su equipo ya sea que se infecte con virus, o bien que por
alguna razón deba formatear y no haya generado el respaldo, la empresa GNCYS tiene un
servidor en donde se pueden guardar varios meses sus archivos XML, en este caso hay que
reinstalar el sistema de nuevo, agregar los datos fiscales del contribuyente y cargar los Sellos
digitales que se cargaron anteriormente.
Ir a herramientas y
dar clic en
sincronizar xml
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Al dar clic en sincronizar xml se abrirá esta barra en donde nos indicara la carga
Para poder recuperar los archivos pdf y xml, es necesario ir al modulo de recibos
Y uno por uno abrirlo y dar clic en generar pdf.
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SEGURIDAD
Nuevos usuarios:
Este sistema es multiusuario cada uno con su contraseña personal de modo que cuando se
haga un movimiento en el sistema se registre quien lo hizo. Se selecciona de la barra de
herramientas superior de la pantalla la opción herramientas seguida por seguridad y usuarios.
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Al dar clic en esta opción nos mandará la lista de los usuarios que ya están registrados, en la
barra de herramienta de la parte inferior de la pantalla seleccionar nuevo y nos abrirá la ventana
como la que se muestra en la siguiente imagen:
Dar clic en finalizar. Quedará registrado.
Ingresar un nombre corto
Ingresar nombre completo
del Nuevo usuario y
descripción
Clic en finalizar
Posteriormente seleccionar el usuario que se acaba de dar de alta y dar clic en editar se abrirá
una ventana como la que se muestra a continuación.
Esta ventana se llama propiedades de los usuarios y se divide en 3 partes: General, Miembro
de, y Módulos:
General:
Password: Se debe de definir la contraseña así como confirmarla.
Longitud máxima de Password: en este parte se puede definir si la
contraseña debe ser con un número específico de caracteres.
Numero de sesiones activas: esta opción funciona si se desea
controlar el número de veces que el usuario entre al sistema
diariamente, es decir si en esta parte le colocamos máximo 2 sesiones,
este usuario podrá entrar al sistema 2 veces, al contrario si
seleccionamos sin límite podrá entrar y salir las veces que desee
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Miembro de:
En esta pestaña se ingresan a que área
pertenece este usuario
Módulos:
En esta pestaña se eligen los módulos que se le van a autorizar
al usuario manejar, cambiar eliminar o solamente como lectura
T Todos
A Alta
M Modificar
L Leer
E Eliminar
I Imprimir
Opciones del modulo usuario
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Nuevo Activa la ventana de nuevo usuario
Editar Opción para verificar o modificar los datos, seleccione el registro y dé clic
en el botón editar.
Eliminar Seleccione el registro que desee eliminar de la base de datos y dé clic en
el botón eliminar.
Exportar Exporta toda la lista de registro a una hoja de cálculo con las opciones de
guardarlo con extensión (xls, xml, csvótxt)
Preliminar Muestra un listado de todos los registros mostrando los datos: usuario,
nombre, descripción, sesiones y estatus. Con la opción de imprimir.
Pdf Genera el archivo pdf de la lista de usuarios
MODULO EMPRESAS
El sistema GNcys Recibos de Nomina Electrónica 2016 es multiempresa es decir se pueden
ingresar “n” cantidad de empresas ya sean morales o físicas y cada una tiene una base de datos
independiente para esto seguir los siguientes pasos
Seleccionar la tecla ir y
después dar clic en
empresas nos llevara al
módulo de empresas.
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
En este módulo esta la lista de las empresas dadas de alta al sistema, esto quiere decir que
puede emitir comprobantes de cada una, siempre y cuando se hayan adquirido los folios
correspondientes a cada uno de ellos
Ingresar nueva empresa
Seleccionar “Ir”, dar clic en “Empresas” nos abrirá el módulo de empresas seleccionar “Nuevo”
en el menú localizado en la parte inferior de la pantalla se abrirá una ventana en donde se deben
agregar los datos de la nueva empresa
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
Después de guardar la nueva empresa dar seguir los siguientes pasos
Nos enviara a la base de datos de la empresa seleccionada, ingresar los datos, el régimen fiscal
y lugar de expedición.
Como es empresa nueva es necesario configurar los datos, folios etc. Explicados a partir de la
página 9 de este manual, posteriormente ya se puede usar normalmente el sistema.
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
AYUDA
En el menú ayuda podemos encontrar opciones para apoyarnos en la búsqueda de
información
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Manual Usuario GNcys Nomina Digital 2020
MENU AYUDA
Visitar gncys.com Nos re direcciona a la página de la empresa
www.gncys.com
Enviar registro de eventos No habilitado
SAT - Certisat Nos redirecciona al módulo del SAT para
ingresar a nuestra cuenta
SAT – Verificación CFDI Nos envía a la página del SAT en donde
podemos comprobar la veracidad los
comprobantes fiscales
SAT- Validador de forma y sintaxis Nos envía al módulo del SAT para verificar
la estructura del xml
SAT – Portal CFDI Nos envía al módulo del SAT para consultar
los comprobantes fiscales
PAC – Status Muestra el número de folios que tiene
disponible el contribuyente
PAC- Manifiesto Es la autorización del contribuyente para
emitir sus comprobantes es necesario
firmar electrónicamente
Busca actualizaciones Inicia la búsqueda de actualizaciones
pendientes por ejecutar
Acerca de GNcys Factura electrónica Sale una ventana con los datos de soporte
técnico
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