Dirección de reuniones
Introducción
La delegación como estrategia de eficiencia
La delegación es un proceso en el que se ceden de forma simultánea tareas y
autoridad, mientras se conserva toda la responsabilidad.
Se delegan tareas cuando se da autoridad sobre aspectos tácticos de las
mismas que pueden ser modificados por el sujeto.
La delegación como estrategia de eficiencia
La delegación debe ser concertada entre jefe y subordinado, sin el talante de
cesión de autoridad no hay delegación.
Dicho acuerdo debe surgir después de un análisis y discusión de la tarea y sus
pormenores.
Claves para una reunión eficaz
La delegación como estrategia de eficiencia
Lo que se debe delegar:
Tareas de competencia técnica más adecuada
a algún miembro del equipo
Tareas que no nos motivan y no hace falta
hacerlas personalmente.
Tareas que nos roban mucho de tiempo
Tareas que potencien el desarrollo de un
subordinado
La delegación como estrategia de eficiencia
Lo que no se debe delegar:
Definición de políticas
Determinación de objetivos.
Dirección del equipo
Responsabilidad de la propia delegación
Capacidad de premiar o castigar.
El control sobre contactos internos o externos
La gestión del tiempo en el equipo: las reuniones
Una parte importante de la actividad organizacional
transcurre en reuniones, llegando a alcanzar hasta el
50% del tiempo en la gerencia.
Pero,
• ¿Por qué fracasan las reuniones?
• ¿Qué se puede hacer para mejorarlas?
• ¿Cuáles son las reglas para llevar a cabo una
buena reunión?
El objetivo de la reunión
• La persona que convoca una reunión debe identificar claramente de qué va a
versar la misma.
• Los asistentes tiene que tener claro ¿para que nos vamos a reunir? Sino
corremos el riesgo de que no les atraiga la reunión, no presten atención, no
acudan e incluso se duerman!!!
• Un estudio realizado en la Unión Europea señala que los asistentes llegan a dormirse
en las reuniones si no se tiene claro para qué se hacen o si con muy largas, en
concreto un 32% de los encuestados han declarado “echarse alguna cabezada”
durante una reunión.
• ¿Por qué es bueno definir el objetivo de la reunión?
• Si este elemento no se determina cada una de las personas que acude a la reunión
tiene una expectativa diferente sobre su finalidad.
• Normalmente las conclusiones que saca son muy distintas, por esto la persona que
convoca la reunión debe identificar previamente de qué se va a tratar e incluso aportar
alguna documentación relevante
El orden del día
¿Qué fases debemos seguir para llevar a cabo una reunión eficiente?
Fases para llevar a cabo una reunión eficiente:
Preparación/planificación
Presentación
Desarrollo de la reunión
Cierre
Seguimiento
Problemas habituales en las distintas fases de las reuniones
FASE DE PREPARACIÓN.
Exceso o defecto en el número de participantes
Inadecuación de los participantes
Falta de información previa a la reunión
Inadecuación de la convocatoria
Inadecuación del lugar de la reunión y de los
recursos.
Problemas habituales en las distintas fases de las reuniones
FASE DE PRESENTACIÓN
Hora de comienzo no respetada
Desconocimiento de los Participantes entre sí.
Desconocimiento de los roles organizativos y
funciones que desempeñan
Desconocimiento de los temas a tratar
Metodología a utilizar
Problemas habituales en las distintas fases de las reuniones
FASE DE DESARROLLO
Pobre Participación
El grupo desvía el tema
El grupo se muestra agresivo
Un participante domina la reunión.
Circunstancias ambientales dificultan el normal
avance de la Reunión
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Problemas habituales en las distintas fases de las reuniones
FASE DE CIERRE
La duración de la Reunión no se ajusta a lo
previsto
No está claro si se ha llegado a alguna conclusión
No hay responsables ni fechas de realización para
las acciones acordadas
Los participantes se van con sensación de
fracaso.
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Problemas habituales en las distintas fases de las reuniones
FASE DE SEGUIMIENTO
El Acta de la Reunión no se realiza o no se sabe
quién es el responsable
Cambios no comunicados en las acciones
previstas.
No se ha previsto cómo controlar la ejecución de
las tareas previstas en la reunión.
No se ha previsto quién debe supervisar la
realización de las decisiones tomadas en la
reunión.
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La Preparación de la reunión
Planteamiento de los objetivos:
Lo primero que debemos pensar es en los
Resultados concretos, claros y alcanzables que
deseamos obtener al término de la reunión.
Es interesante ponerlos por escrito y
comunicárselos a todos los asistentes en la
convocatoria
La Preparación de la reunión
Análisis previo de la conveniencia :
Además, tendremos que pensar si es o no
conveniente para la mejora del aprendizaje de uno
o varios miembros del equipo, si debemos
realizarla para fomentar el espíritu de equipo o su
motivación.
La Preparación de la reunión
Análisis previo de la conveniencia :
Además, tendremos que pensar si es o no
conveniente en términos de eficacia y eficiencia,
es decir, debemos considerar si mediante la
celebración de la reunión conseguiremos los
objetivos de la más rápida y mejor manera.
La Preparación de la reunión
Analizar otras alternativas a la reunión:
Es preciso reflexionar, en el caso de considerar que la
reunión no va a ser la opción más eficiente, la posibilidad
de tomar la decisión de manera individual para
posteriormente comunicarla al equipo.
En ocasiones, la costumbre de reunirse provoca no
valorar convenientemente la celebración de reuniones 2
a 2, llamar por teléfono, enviar la información por e-mail,
mantener una videoconferencia, o si no se tiene toda la
información necesaria , o falta algún asistente de especial
relevancia decidir su postergación….
La Preparación de la reunión
La Elección de los participantes :
El número óptimo oscila entre los 7 y los 10.
La elección de los participantes dependerá del propósito,
de la función o responsabilidad de los mismos, de la
capacidad de aporte –experiencia, conocimientos,
aptitudes-, la necesidad de motivación o compromiso de
los miembros del grupo, la compatibilidad de las
personas...
También es necesario preparar o asignar roles
especiales, como oyentes, encargados de controlar el
tiempo, responsables de preparar las actas...
La Preparación de la reunión
Preparación de la Consideración de la Fecha, Preparación del Lugar y la
documentación: horario y duración: logística:
Distribución del material Fecha/horario que asegure la Lugar que fomente la participación.
necesario antes de la misma. asistencia de todos. Disposición de las personas en la
Preparación de datos, informes, Avisar con antelación suficiente. sala.
gráficos,... Duración predeterminada Sala apropiada: sin distractores,
adaptada
La Preparación de la reunión: convocatoria
La convocatoria es el medio por el cual se invita a los
participantes a una reunión.
La emite quien desea celebrarla y tiene carácter formal
cuando se cumplen determinados requisitos:
Se realiza por escrito
Contiene la información sobre lugar, fecha y hora
de la reunión
Incluye el orden del día o agenda de la reunión, es
decir, la relación de los temas que han de tratarse
La Preparación de la reunión:
convocatoria
Es importante planificar bien la agenda de trabajo:
Elaborar el orden del día de la reunión, el orden de los temas a tratar y
tiempo asignado a cada uno.
La Preparación de la reunión: convocatoria
Elaboración de la convocatoria:
Debe aparecer:
• Quien la convoca
• Las personas convocadas
• Los objetivos y motivos de la convocatoria
• El orden del día
• El lugar, hora y Duración estimada (u hora de
finalización)
• La firma de quien convoca
• Además, si hay algún tema poco conocido, incluir
una breve información referente al contenido
La Presentación o Inicio de la reunión
Es importante iniciar puntualmente la reunión y agradecer la
puntualidad
La Presentación o Inicio de la reunión
Presentación de los participantes
Si la reunión es muy numerosa o si todos se conocen es innecesario.
Presentación del tema de la reunión
Explicar brevemente el objetivo de la reunión y los temas a tratar.
Preguntar dudas sobre el alcance de los objetivos
La Presentación o Inicio de la reunión
Presentación del método de trabajo
Presentación del problema u objetivo.
Si se van a utilizar técnicas de trabajo en equipo, explicar su método convenientemente.
Aplicar la metodología con rigor.
Para evitar los problemas en el desarrollo de la reunión
Conduce la reunión, explica los
motivos, modera las intervenciones,
En las reuniones motiva a la participación, genera buen
debe haber un Moderador/a: clima y resume las conclusiones.
reparto de tareas Suele ser el coordinador del equipo y
específico de las quien convoca la reunión.
reuniones, que
deben asumirse
antes de iniciar la Secretario/a: Recoge por escrito las conclusiones
reunión. y decisiones adoptadas levantando el
acta de la reunión.
Con frecuencia están
definidas en los
equipos de trabajo y
siempre las asume la Participantes. Son el resto de las personas del
misma persona. equipo que participa en la reunión.
El desarrollo de la reunión
Funciones del coordinador:
Dirigir la reunión para no salirse de los temas
propuestos.
Dinamizar y fomentar la participación de todos,
calmando los ánimos si es necesario.
Aclarar dudas y aportar información.
Sintetizar ideas y definir soluciones
El desarrollo de la reunión
Funciones del secretario:
Tomar notas ordenadas
Registrar por escrito los acuerdos y opiniones
Hacer resúmenes verbales del estado de la
discusión
Redactar el acta
El desarrollo de la reunión
Funciones y obligaciones del participante en la
reunión:
Ser puntual
Llevar los temas preparados
No interrumpir con entradas y salidas innecesarias
No salirse del tema tratado
No formar “corrillos” al margen de la reunión
Cuidar las palabras y la forma de transmitir las ideas.
Respaldar al máximo sus ideas con evidencias y datos
objetivos
Escuchar (no solamente oír)
Participar constructivamente en el análisis de los temas y
en la resolución de problemas.
El acta de la reunión: ¿qué es?
El Acta de la reunión es la relación escrita de lo tratado y acordado de
forma clara, precisa y breve (no más de tres folios)
El acta de la reunión: ¿qué es?
Debe constar:
Fecha de la reunión
Relación de los asistentes
Nombres de las personas encargadas de: coordinación, secretaría
Resumen de los puntos debatidos, resoluciones, responsables de su ejecución,
votaciones efectuadas, procedimientos…
Firma del secretario o responsable de la reunión
El final o cierre de la reunión
Se determinará tras:
Fijar los acuerdos
Aclarar las tareas que lo pongan en práctica
Designar a los responsables del seguimiento y
ejecución.
Asignar recursos para cada tarea
Establecer fechas de finalización de tareas
Redactar un borrador de acta como punto de partida
para la siguiente reunión
Recoger información de los participantes sobre el
desarrollo de la reunión.
El final o cierre de la reunión
¡El final de la reunión es importante!
¿Cuándo y cómo se termina la reunión?
Tras tratar todos temas de la reunión:
Se deben resumir las conclusiones de la reunión con:
Brevedad (no más de 10 min).
Concisión (sólo lo importante).
Organización de ideas.
Claridad.
¿Cuándo y cómo se termina la reunión?
Tras tratar todos temas de la reunión:
Referencia al cumplimiento de objetivos de la reunión:
Indicación de los siguientes pasos:
Tareas métodos
Responsable plazos
¿Cuándo y cómo se termina la reunión?
Tras tratar todos temas de la reunión:
El coordinador o responsable del equipo debería hacer un análisis de los
resultados obtenidos y
plasmarlo en un informe de seguimiento si es un proyecto importante o de largo
plazo.
Seguimiento de la reunión
Tras la reunión, es muy importante hacer un seguimiento de los
acuerdos y decisiones que se tomaron en la misma de manera:
Inmediata
Ulterior
Seguimiento de la reunión
Inmediata:
Preparar y distribuir cuanto antes el acta.
Distribuir el acta a todos los interesados, aunque no hayan asistido a
la reunión.
Seguimiento de la reunión
Ulterior:
Controlar el cumplimiento de los acuerdos
Si hay reuniones sucesivas, evaluar de forma sistemática y
periódica la calidad de las reuniones, el aprendizaje del grupo, para
mejorar las mismas.
Equipo humano
Stephen Covey es un autor de reconocido prestigio, ha leído la literatura del éxito
norteamericana de los últimos 200 años y ha extraído estas siete normas que pueden
ser aplicadas a todas las situaciones de nuestra vida, y que ayudan a la organización y la
planificación del tiempo personal y por supuesto a ser eficientes a la hora de gestionar,
planificar y realizar reuniones.
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Primer Hábito: Ser proactivo.
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
La proactividad se refiere a que ante cada estímulo o situación cotidiana
tenemos la habilidad de decidir la respuesta que queremos dar, esto quiere decir
que no somos esclavos de las acciones que sobre nosotros se efectúan, sino
libres ejecutores de nuestra conducta.
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Un ejemplo en nuestra vida es el de un conductor que nos grita o nos toca el claxon.
Nuestra respuesta puede variar desde agredirle para luego sufrir las consecuencias legales
de nuestra conducta hasta simplemente ignorarlo y no dejar que altere nuestra tranquilidad.
Lo importante es que la decisión es nuestra, que somos los responsables de nuestra
conducta
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Este hábito consiste en que nuestra conducta no la debe regir el capricho ni el azar,
debemos tener objetivos precisos a los cuales acercarnos .
Por ejemplo, sacarnos un título, comprar una casa o un coche, mantener una relación
armoniosa con nuestros familiares y compañeros de trabajo.
Cada vez que tomemos una decisión importante debemos decidir si ésta nos acerca o nos
aleja de nuestros objetivos.
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Tercer Hábito: Establezca primero lo primero.
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Dice Goethe: " Lo que importa más nunca debe estar a merced de lo que
importa menos". Esto supone distribuir nuestro tiempo sobre la base de
prioridades.
Covey describe un método de organizar el tiempo sobre la base de cuatro
cuadrantes en los cuales coloca las actividades: urgentes, no urgentes,
importantes y no importantes.
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Cuarto Hábito: Pensar en Ganar-Ganar.
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Este hábito indica que nuestras interacciones con otros seres humanos siempre deben ser
de mutuo beneficio, que no existe otra opción.
Nuestra relación con un cliente debe ser ganar-ganar, si yo gano y mi cliente pierde, pierdo
al cliente. No existe otra opción, aunque a corto plazo otros tipos de relaciones resulten en
ganancias inmediatas, a largo plazo vemos que son ineficaces y perjudiciales para ambas
partes.
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Covey explica que si después de razonar con nuestro interlocutor no
logramos un acuerdo ganar-ganar, nos queda la opción de "no hay
trato".
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Quinto Hábito: Procure primero comprender y
después ser comprendido.
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Este hábito trata de ponerse primero en el lugar del otro, de ver las
cosas desde su punto de vista.
Se basa en el refrán popular de " Todo es del color del cristal con que
se mire".
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Es quizás el más difícil de practicar, casi siempre pasamos más tiempo
hablando que escuchando y creemos que las cosas sólo pueden ser de
la manera en que nosotros las vemos.
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Sexto Hábito: La sinergia.
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Algunas metas las podemos lograr solos, pero las empresas grandes sólo las
podemos lograr con trabajo en equipo.
Proyectos como la llegada del hombre a la Luna son el resultado del trabajo
sinérgico.
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Séptimo Hábito: Afile la sierra.
Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Este hábito lo comenta el autor con la historia de un leñador que se
encuentra tan inmerso en su trabajo de derribar árboles que olvida que
dedicar unos minutos a afilar su sierra le haría ahorrar muchas horas de
esfuerzo.
Aplicado a nuestra vida afilar la sierra se refiere a dedicar un breve
espacio de nuestra vida a mejorar nuestras condiciones físicas e
intelectuales mediante el ejercicio físico y el estudio.
Dirigir y moderar la reunión
¿Qué tengo que hacer para coordinar una reunión eficientemente ?
Ideas para coordinar una reunión:
Prepárela: huya de improvisaciones que prolongan su duración.
Céntrese en los temas del orden del día.
Ponga énfasis en los objetivos de la reunión
Deje que los demás se expresen y enriquezcan el debate
¿Qué tengo que hacer para coordinar una reunión
eficientemente ?
Ideas para coordinar una reunión:
Modere los comentarios que surjan
Dé voz a los silenciosos, incite la participación
Proteja a los débiles, con menos agilidad mental o rapidez conceptual.
Temple a los exaltados, que coartan a los más tímidos.
Integridad temporal: comenzar a tiempo, dar a cada tema el tiempo adecuado y
terminar a tiempo
Recuerda…
Una reunión se finalizará tras:
Fijar los acuerdos
Aclarar las tareas que lo pongan en práctica
Designar a los responsables del seguimiento y ejecución.
Asignar recursos para cada tarea
Errores a evitar
La reunionitis: consecuencias
¿Qué consecuencias tiene la reunionitis en la eficacia personal y grupal?
Sensación de
ineficacia
Poco tiempo Resultados
disponible operaciona-
para hacer el les
trabajo decrecientes
Reuniones
largas y poco
efectivas
Muchas
reuniones Malas
para un decisiones
mismo tema
Desmotiva-
ción en los
equipos
Las reuniones pueden ser un problema…
“Si se ha dedicado una hora de la reunión a
modificar una frase, alguien propondrá
eliminar el párrafo”
“Cualquier problema sencillo se puede
convertir en insoluble si se celebran
Si como dice suficientes reuniones para discutirlo.”
Murphy al
respecto de
las “Una vez que se presente en la reunión la
reuniones: forma de echar a perder un proyecto, será
aceptada invariablemente como la solución
más acertada”.
“Después que esa solución haya hecho fracasar el
proyecto, todos los que la apoyaron inicialmente,
dirán : ¡ojalá hubiera expresado entonces mis
dudas!”
