República Bolivariana de Venezuela
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
SIMÓN RODRÍGUEZ
NÚCLEO VALLES DEL TUY
Ensayo: La funció n de la Comunicació n.
Fecha: 30/04/2023
Facilitador: MSc. José Freites
Participante: Rosa Marín
Cedula de Identidad: 26.470.774
Descripción u Objetivo General: Su objetivo es garantizar una adecuada
proyección de la empresa en su contexto, mediante la transmisión de mensajes
estratégicos y la construcción de una imagen pública prestigiosa. A su vez, en
función de sus metas, la comunicación empresarial externa puede ser de
notoriedad, estratégica u operativa.
Consideraciones Generales:
La comunicación ha estructurado la historia de la humanidad, donde los hechos
sociales han sido la manifestación de la organización humana: progreso,
desarrollo y perfección. Es fundamental considerar a la comunicación como un
proceso de la mediación humana en el que un sujeto emisor, persona u
organización, transmite un mensaje a un público. La comunicación se estudia por
diferentes estudios científicos y a su vez diferentes escuelas especializadas para
cada situación en diferentes áreas.
Según Idalberto Chiavenato, comunicación es "el intercambio de información entre
personas. Significa volver común un mensaje o una información. Constituye uno
de los procesos fundamentales de la experiencia humana y la organización social"
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Es un acto libre y responsable, que surge de la naturaleza misma de la persona
humana como ser social. La naturaleza de la comunicación es una acción y no
una cosa, por lo tanto se define como la acción de los sujetos para la común
conformidad del significado de las cosas a través del mensaje.
La sociedad se establece a partir de personas y comunidades organizadas
mediante la comunicación, las organizaciones son instituciones con identidades
particulares que comparten la naturaleza misma de la persona. La comunicación
es una acción terminada o una acción final.
La naturaleza de la comunicación se determina por la potencia individual que
tienen los sujetos para comunicarse con otros, la comunicación entre los sujetos:
permiten la convivencia, la comprensión, el respeto, la solidaridad, el progreso, el
conocimiento; y en lo individual, la perfección de las personas.
El enfoque de sistemas en la administración de empresas es en realidad una
manera de pensar en los problemas de dirección.
Percibe la organización como un grupo de partes interrelacionadas con un
propósito único y, debido a que la acción de una de las partes repercute en las
demás, los gerentes no pueden manejar las partes por [Link] resolver
problemas mediante el enfoque de sistemas, los gerentes deben ver la
organización como un todo dinámico y tratar de prever los impactos deseados y
los no deseados de sus decisiones. Por ende, estos gerentes no resuelven
problemas individuales, sino que intervienen en un sistema total de partes
interrelacionadas mediante el uso de las funciones de planificación, organización y
control.
Las entradas de mano de obra, materia prima y tecnología son integradas para
obtener el producto terminado (por ejemplo, computadores, automóviles y
muebles) o servicios (por ejemplo, un paciente dado de alta de un hospital o una
transacción bancaria llevada a término). El proceso de transformación (por
ejemplo, taladrar, almacenar, enseñar, diagnosticar una enfermedad) consiste en
agregar valor al producto o servicio.
La antigua confrontación entre el objetivo de producción a bajo costo y el objetivo
de mercadotecnia de una línea amplia de productos es otro ejemplo de la
naturaleza interrelacionada de los problemas gerenciales. Cada objetivo entra en
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conflicto con el [Link] esta manera, por ejemplo, para lograr el costo más bajo de
producción, una empresa tendría que producir solamente un color y un estilo,
mientras que, para lograr el objetivo de mercadotecnia, se necesitan varios
modelos y varios colores, pero a más altos costos.
La retroalimentación empresarial es un proceso en el que los gerentes y los
empleados ofrecen comentarios que permiten hacer cambios positivos en el
trabajo de los diferentes departamentos que ayuden a lograr los objetivos de la
organizació[Link] proceso se realiza en conjunto, por lo que cada integrante de
los diferentes departamentos debe estar dispuesto a colaborar y ofrecer
comentarios verdaderos que ayuden al desarrollo de todos.
La retroalimentación empresarial es muy importante para diferentes áreas de un
negocio, es una oportunidad para conocer los distintos esfuerzos que se llevan a
cabo.
Por ejemplo, si las empresas desean reducir los costos de contratación deben
enfocarse en la satisfacción de empleados para aumentar la tasa de retención.
Para lograrlo es necesario compartir información que les permitan crecer en un
ambiente que se encuentra en cambios constantes.
Es importante que el proceso de retroalimentación empresarial sea continuo. Si lo
que deseas es aumentar el compromiso de los empleados, debes mantenerlos
satisfechos y obtener sus comentarios te ayudará a encontrar las herramientas
para lograrlo.
Con la retroalimentación de empleados, los gerentes pueden abordar los
problemas que surjan dentro de sus áreas y solucionarlos lo más pronto posible, lo
cual beneficiará a toda la organización.
Cuando te preocupas por mantener una cultura empresarial saludable, sabes lo
que opinan los empleados al respecto y conoces los elementos que necesitas
mejorar para crear una conexión con ellos y ofrecerles una gran experiencia
laboral.
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Hoy en día, las organizaciones recurren a formas creativas y divertidas para
apoyar la comunicación efectiva en el lugar de trabajo. Ya sean herramientas de
comunicación en equipo o presentaciones en video, el proceso se ha vuelto más
ágil y abierto que nunca. Dicho esto, cuando se trata de hacer el trabajo, muchas
organizaciones todavía prefieren la comunicación vertical. Es una forma lineal de
compartir información, asignar trabajo o actualizar a los empleados sobre
cualquier cambio. Esta es una manera formal de interactuar en el lugar de trabajo
y puede ser hacia abajo o hacia arriba.
Por otra parte tenemos a La comunicación vertical, que es un tipo de flujo de
información entre miembros de una organización que se encuentran en diferentes
niveles de su jerarquía. Se puede utilizar tanto en dirección ascendente como
descendente. A diferencia de la comunicación horizontal, la comunicación vertical
tiene en cuenta la estructura organizativa y no permite pasar información de otra
forma (por ejemplo, omitiendo al gerente supervisor). La mayoría de las
comunicaciones en las organizaciones se consideran verticales.
El objetivo principal de operar con un sistema de comunicación interna vertical es
controlar el flujo de información y la toma de decisiones. La comunicación de
arriba hacia abajo generalmente consta de órdenes, mandatos, decisiones de
política, direcciones e instrucciones. Las políticas y los objetivos de la organización
generalmente provienen de la parte superior y se mueven hacia abajo a través de
la cadena de mando.
La comunicación que fluye hacia arriba generalmente involucra información de las
líneas del frente a los ejecutivos sobre lo que está sucediendo en los niveles
inferiores. Puede incluir quejas, sugerencias, informes, solicitudes de aclaración o
noticias sobre tendencias.
La comunicación horizontal en una empresa, también conocida como
comunicación lateral, fluye entre trabajadores del mismo nivel jerárquico, aunque
no pertenezcan al mismo departamento, por lo que tiene un carácter simétrico.
Este tipo de comunicación se produce entre colaboradores, generalmente para
coordinar las tareas del día a día e intercambiar información relevante que les
permita desempeñar mejor sus funciones.
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Facilitar los canales de comunicación horizontal en la empresa, acortando los
tiempos de transmisión de la información, evitará errores, duplicación de tareas y
esfuerzos redundantes. Como resultado, se generará un entorno más
colaborativo, mejorará el ambiente organizacional y aumentará la productividad.
Los sistemas de información administrativa, conocidos también por sus siglas en
inglés MIS (Management Information System) son un tipo de software diseñado
para optimizar y digitalizar el funcionamiento de la administración de una empresa.
Este sistema se nutre de la información que se genera en las diferentes áreas y
departamentos de la organización y, mediante una serie de herramientas y
funcionalidades, permite automatizar ciertos procesos y tareas administrativas.
En la actualidad, los sistemas de información administrativa suelen alojarse en la
nube, lo que permite acceder a la información que necesitamos desde cualquier
lugar a través de Internet. También suelen ofrecer una interfaz web que se adapta
a los distintos dispositivos, ya sea un computador, un smartphone o un tablet.
Toda la información está siempre accesible y online, almacenándose de forma
segura y respetando la privacidad de los datos.
La principal función de los sistemas de información administrativa se concentra en
la realización de todo tipo de trámites administrativos. Estos pueden ser internos,
como por ejemplo aquellos relacionados con los empleados, el departamento de
compras o la relación con proveedores, así como también externos, que se
relacionan con trámites de administración pública (pago de impuestos, alta/baja de
empleados, certificados, permisos, etc.).
Además, estos sistemas permiten consultar desde un solo lugar toda la
información relevante de la organización y tener una visión global de la misma.
Los responsables de la toma de decisiones pueden acceder a los datos e informes
que necesiten de forma ágil y sencilla, mejorando la eficiencia del trabajo.
Automatización de procesos: Uno de los principales beneficios de
los sistemas de información administrativa es la automatización de trámites
y tareas administrativas. Gracias a esto, se evita el uso de papel, se mejora
la eficiencia en el trabajo y se reducen los errores humanos.
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Información unificada y en tiempo real: todos los datos e informes
relevantes de la empresa se encuentran unificados en un mismo sistema, lo
que permite tener una visión global y en tiempo real de todo lo que ocurre.
Esto es muy útil para tomar decisiones estratégicas
Optimización de la toma de decisiones: Al tener todos los datos e informes
disponibles en un solo lugar, se facilita la toma de decisiones. Asimismo, el
sistema permite definir parámetros y objetivos claros, lo que permite evaluar
el rendimiento y la eficacia de las decisiones tomadas.
Reducción de costos: La automatización de procesos y tareas
administrativas supone una reducción significativa de costos, tanto en el
aspecto económico como en el de tiempo. También son muy útiles para
evitar sanciones administrativas por retrasos o errores.
Mejora en la comunicación: Los sistemas de información
administrativa permiten establecer una mejor comunicación entre todos los
departamentos y áreas de la organización así como también con los
clientes y proveedores.
Seguridad y protección de datos: Toda la información almacenada en el
sistema está protegida y segura. Por otro lado, el sistema suele estar
alojado en la nube, lo que permite una mayor flexibilidad y disponibilidad de
la información.
La toma de decisiones en una empresa es el proceso mediante el cual sus
integrantes seleccionan, entre varias alternativas, aquellas que están alineadas
con el propósito, necesidades y objetivos de la organización.
En otras palabras, si entiendes cuál es el camino, por qué debes seleccionar una
alternativa y cómo justificarla, vas a tener todo lo necesario para tomar las mejores
decisiones para tu negocio.
De hecho, las decisiones se convierten en la brújula que dirige día a día el rumbo
de tu empresa.
La toma de decisiones en una empresa sirve para elegir la mejor alternativa de
entre varias disponibles, con la finalidad de alcanzar un objetivo concreto o realizar
alguna acción en favor de tu negocio.
Las decisiones pueden ser tomadas con anticipación, durante o después de la
aparición de un problema o una disyuntiva.
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La importancia de la toma de decisiones en una empresa radica en el alcance de
su propósito. Contribuye a la productividad porque reduce los tiempos de
reacción y permite la apertura de nuevas y mejores oportunidades que ayuden al
desarrollo del negocio.
Entre mejores y más acertadas sean las decisiones que se tomen en todos los
niveles de la organización, mayor será el beneficio y el cumplimiento de los
objetivos.
Por ello, entre más claro tengan tus colaboradores cuál es el proceso para la toma
de decisiones en la empresa y las herramientas necesarias para llegar a ellas,
mayor será el impacto en todo el negocio.
Un negocio maneja grandes volúmenes de información de todo tipo, y si esta no
se gestiona la empresa estará perdiendo competitividad. De ahí la importancia de
que cuentes con sistemas de información que permitan el control, visibilidad,
orden, disposición y vinculación de todo ese movimiento de datos.
Sin importar el tamaño o el nivel de operación, siempre será necesario
implementar diferentes sistemas de información en las empresas. La
transformación digital ha contribuido a contar cada vez con más y mejores
programas o plataformas que ayudan a los negocios a ser más eficientes, realizar
tareas más rápido, tener procesos óptimos y una mayor visualización de las
operaciones.
Se trata de plataformas, hardware y software especializados que centralizan un
conjunto de datos sobre un área, procesos u operaciones específicas de una
empresa, con la finalidad de gestionarlos para darles un orden, visibilidad,
interpretación y análisis.
Los datos que una empresa genera, entre sus áreas o por ciertos procesos, se
van integrando en un sistema que vincula la información. Así las personas dentro
de esa organización tienen en una sola plataforma datos de alto valor para su
actividad, que pueden revisar en tiempo real o en cualquier momento que lo
necesiten.
La importancia de los sistemas de información en las empresas
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El avance tecnológico ha dado un nuevo rostro a los sistemas de información en
las empresas, ya que cada vez son más intuitivos, con mayor capacidad para
contener datos, gestionarlos e interpretarlos. Es así que se han vuelto plataformas
imprescindibles dentro de las organizaciones.
Actualmente hay una relación directa entre los resultados exitosos de una
compañía y el uso de sistemas de información. Sin embargo, no se trata de que un
negocio se llene de sistemas y software, sino de que haya un análisis de las
necesidades de la empresa y de la operación que tiene, y decidir una
implementación estratégica de estas plataformas para que realmente contribuyan
a cumplir los objetivos de una empresa.
Entre las ventajas de los sistemas de información para empresas destacan:
Integración: la integración y centralización de información representan una
gran ventaja para tu empresa, en tanto que permiten una vinculación
efectiva entre sus áreas. Así podrán hacer una mejor planeación y operar
como un bloque sólido.
Tiempo: muchos procesos y tareas se automatizan por lo que los
colaboradores tienen más tiempo de operar en otras actividades.
Procesos: una organización también obtendrá beneficios al optimizar sus
procesos, disminuir errores, tener diagnósticos de problemas y ser eficiente
integralmente gracias a la concentración de información valiosa.
Gestión: estos sistemas son importantes porque brindan un mayor control
de procesos, operaciones y actividades, lo cual permite una mejoría
constante. Administrar bien los tiempos, recursos y actividades se traduce
en ganancias para una empresa.
Disponibilidad: tener la información disponible y acceso a grandes
volúmenes de datos ayuda a la estrategia, planificación y operación efectiva
dentro de un negocio.
Costos: cuando tienes ese nivel de información disponible, procesos
eficientes, mayor control, colaboradores enfocados en actividades que son
más rentables para la empresa y que no pierden tiempo en procesos
repetitivos o mecánicos, el resultado es ahorro en costos administrativos,
de recursos humanos y operativos.
Seguridad: la evolución de los sistemas de información en las empresas ha
llegado a un nivel tal que garantizan la seguridad de los datos.
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Referencias Consultadas
Bernal, C (2008). Proceso administrativo para las organizaciones del siglo XXI.
México: Pearson Educación.
Fonseca, M (2000). Comunicación Oral Fundamentos y Práctica Estratégicos.
México, Pearson Educación.
Staunton, W (2007). Fundamentos de Marketing, México, McGraw-Hill.
Lamb, C. (2005). Marketing. Bogota, International Thomson Editors.
Chiavenato, I (2006).Introducción a la Teoría General de la Administración. México,
McGraw-Hill.
