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INDUSTRIAL, AMBIENTE E HIGIENE

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CONTENIDO
Pág.
 Aprobación 3
 Presentación 4
 Objetivo 5
 Alcance 5
 Referencias normativas 5
 Definiciones 5
 Responsabilidades 7
 Generalidades de la empresa 8
 Actividad económica 8
 Frente de trabajo 8
 Misión 8
 Visión 9
 Valores 9
 Organigrama 10
1. Liderazgo y compromiso gerencial 11
1.1. Política integral de SIAHO 11
1.2. Elementos visibles del compromiso gerencial 12
1.2.1. Reuniones gerenciales 12
1.2.2. Inspecciones gerenciales 12
1.2.3. Revisión por la gerencia 13
1.3. Objetivos y metas 13
1.4. Recursos 14
2. Desarrollo y ejecución del SGSIAHO 14
2.1. Documentación 14
2.1.1. Directriz o manual del SGSIAHO 14
2.1.2. Control de documentos 14
2.1.3. Control de registros 15
2.2. Requisitos legales y de otra índole 15
2.3. Responsabilidades 16
2.4. Competencias 17
2.5. Capacitación y entrenamiento 17
2.5.1. identificación de necesidades de capacitación y entrenamiento 17
2.5.2. Registro de capacitación 18
2.5.3. Contenido cursos de formación 18
2.5.4. Personal que realiza la capacitación 18
2.5.5. Evaluación de la efectividad de la capacitación 18
2.5.6. Control de capacitación 19
2.5.7. Evaluación periódica del proceso de capacitación 19

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2.6. Programa de inducción y reinducción 19

2.6.1. Evaluación de la inducción 19
2.7. Motivación, comunicación, participación y consulta 19
3. Administración de los riesgos 20
3.1. Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de los
20
controles
3.1.1. Procedimiento para identificar peligros y evaluar riesgos 20
3.1.2. Priorización de riesgos 20
3.1.3. Medidas de control 20
3.2. Tratamiento de riesgo 20
3.2.1. Selección de contratistas y proveedores 20
3.2.2. Visitantes, autoridades y comunidades 21
3.2.3. Programas de gestión 21
3.2.4. Subprograma de medicina preventiva y del trabajo 21
3.2.5. Subprograma de higiene ocupacional 23
3.2.6. Subprograma de seguridad industrial 23
3.2.7. Plan de emergencia 24
3.2.8. Subprograma de gestión ambiental 24
4. Evaluación y monitoreo 25
4.1. Accidentabilidad 25
4.1.1. Procedimiento de investigación de incidentes, accidentes y enfermedad
25
ocupacional
4.1.2. Registro de incidentes, accidentes y enfermedad ocupacional 26
4.2. Auditorías internas al sistema de gestión de SIAHO 26
4.3. Acciones correctivas, preventivas y de mejora 26
4.4. Inspecciones 27
4.5. Seguimiento a los requisitos legales 27
4.5.1. Afiliación al sistema de seguridad social 27
4.5.2. Reglamento de higiene ocupacional y seguridad industrial 27
4.5.3. COPASO 27
4.5.4. Comité paritario de salud ocupacional 27
4.5.5. Evaluaciones post-contrato 28

 APROBACIÓN.

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Los abajo firmantes aprobamos el contenido del Sistema de Gestión de Seguridad Industrial,
Ambiente e Higiene Ocupacional, de la empresa CPS Colombia, S.A.

Lic. Nelio Galue Oscar Dueñas

C.C.: 416633 C.C.: 79531368
Gerente General Especialista de SIAHO

 PRESENTACIÓN.

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El Sistema de Gestión de Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional de la empresa

CPS Colombia, S.A., busca cumplir con todas las exigencias establecidas por las leyes vigentes
colombianas aplicables, de igual forma persigue prevenir, identificar, controlar y minimizar los
riegos que puedan originar daños a personas, instalaciones, equipos y al medio ambiente,
mantener los equipos a utilizar en perfectas condiciones y preparar al personal para actuar en
casos de emergencia durante la ejecución de sus actividades y tiene como objetivos:

- Desarrollar una cultura de Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional en el

trabajo, en la que se aseguren comportamientos y hábitos de trabajo seguro en todos los
niveles de la organización.

- Fomentar la mejora continua de las condiciones de trabajo.

- Promover la participación de los trabajadores y trabajadoras en decisiones que afecten a

sus condiciones de trabajo.

- Brindar la información y formación permanente de los trabajadores y trabajadoras.

- Planificar y organizar la producción en función de la Seguridad Industrial, Ambiente e

Higiene Ocupacional de los trabajadores y trabajadoras.

En este documento se establecen instrucciones para la Operación del Sistema de Gestión de

Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional, aplicables a las diferentes áreas de la
empresa, donde se orienten, ejecuten y evalúen las acciones encaminadas a asegurar el
bienestar integral de sus empleados, contratistas y subcontratistas.

 OBJETIVO.

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Establecer procedimientos y prácticas seguras para todo el personal de CPS Colombia S.A., en
el desarrollo de los proyectos de servicios administrados, consultoría e implementación y
soportes, adoptadas como un medio para lograr la prevención de incidentes y enfermedades
profesionales, mediante el cumplimiento sistemático de los requisitos de Seguridad Industrial,
Ambiente e Higiene Ocupacional.

Desarrollar, documentar e implementar procesos específicos para dar cumplimiento a los

requisitos del Registro Uniforme de Evaluación de Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y
Ambiente para Contratistas del Sector de Hidrocarburos – RUC así los requerimientos definidos
en la NTC OHSAS 18001:2007, teniendo en cuenta la complejidad del trabajo a efectuar y el
grado de entrenamiento y competencia del personal que lo ejecuta.

 ALCANCE.

El Sistema de Gestión de Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional de CPS

Colombia, S.A., va dirigido a las áreas de Ventas, diseño. Desarrollo, suministro, implementación,
gestión de proyectos, operación y servicio de soluciones tecnológicas en las áreas de: software,
infraestructura física, redes de datos, comunicaciones y colaboración, centro de datos y
virtualización.

 REFERENCIAS NORMATIVAS.

- Guía del sistema de seguridad, salud ocupacional y ambiente para contratistas del
sector hidrocarburos, última versión.

- NTC- OHSAS 18001:2007, Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.

 DEFINICIONES.

- Accidente: evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesión, daño u otra
pérdida.

- Amenaza: peligro latente asociado con un fenómeno físico de origen natural, de

origen tecnológico o provocado por el hombre que puede manifestarse en un sitio
específico y en un tiempo determinado, produciendo efectos adversos en las
personas, los bienes, servicios y el medio ambiente. Técnicamente se refiere a la
probabilidad de ocurrencia de un evento con una cierta intensidad, en un sitio
específico y en un periodo de tiempo determinado.
- Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación no deseable.

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- Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

“evidencias de la auditoria” y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el
grado en que se cumplen los “criterios de auditoria”.

- Emergencia: Toda situación generada por la ocurrencia real o inminente de un evento

adverso, que requiere de una movilización de recursos sin exceder la capacidad de
respuesta.

- Enfermedad ocupacional: Todo estado patológico permanente o temporal que

sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo que
desempeña el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado a trabajar, y que
haya sido determinada como enfermedad profesional por el Gobierno Nacional.

- Evento: Descripción de un fenómeno natural, tecnológico o provocado por el hombre

en términos de sus características, su severidad, ubicación y área de influencia.

- Evaluación de riesgos: Proceso general de estimar la magnitud de un riesgo y decidir

si éste es tolerable o no.

- Factor de riesgo: Es todo elemento cuya presencia o modificación, aumenta la

probabilidad de producir un daño a quien esta expuesto a el.

- Incidente: Evento que generó un accidente o que tuvo el potencial para llegar a ser un
accidente.

- Mejoramiento continuo: Proceso para fortalecer al sistema de gestión en seguridad

industrial, ambiente e higiene ocupacional, con el propósito de lograr un mejoramiento
en el desempeño de SIAHO en concordancia con la política de SIAHO de la
organización.

- No conformidad: Cualquier desviación respecto a las normas prácticas,

procedimientos, reglamentos, desempeño del sistema de gestión, entre otros, que
puedan ser causa directa o indirecta de enfermedad, lesión, daño a la propiedad, al
ambiente de trabajo o una combinación de estos.

- Panorama de factores de riesgo: Forma sistemática de identificar, localizar y valorar

los factores de riesgo de forma que se pueda actualizar periódicamente y que permita
el diseño de medidas de intervención.
- Peligro: Es una fuente o situación con potencial de daño e términos de lesión o
enfermedad, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de estos.

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- Plan de emergencias: Definición de políticas, organizaciones y métodos, que indican

la manera de enfrentar una situación de emergencia o desastre, en lo general y en lo
particular, en sus distintas fases.

- Prevención: Conjunto de medidas y acciones dispuestas con anticipación con el fin de

evitar la ocurrencia de un evento o de reducir sus consecuencias sobre la población,
los bienes, servicios y medio ambiente.

- Riesgo: Combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un

evento peligrosos específico.

- Seguridad: Condición de estar libre de un riesgo de daño inaceptable.

- Sistema de Gestión: Un Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un

proceso continuo, que permite trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras
y su continuidad.

- SIAHO: Seguridad Industrial, Ambiente, Higiene Ocupacional.

 RESPONSABILIDADES.

 GERENTE GENERAL:
- Asegurar el cumplimiento del presente Manual de Seguridad Industrial, Ambiente e
Higiene Ocupacional.
- Garantizar la seguridad y salud de los trabajadores en todos los aspectos
relacionados con las actividades que se desarrollan.
- Proveer los recursos y facilidades necesarias para el cumplimiento del manual.
- Aprobar el Plan Anual de Actividades de Seguridad.
- Dar cumplimiento a la normatividad legal.
- Asignar las responsabilidades que correspondan a cada nivel jerárquico de la
organización respecto al cumplimiento del Plan Anual de Actividades de Seguridad.

 COORDINADOR SIAHO:
- Elaborar la propuesta del Sistema de Gestión SIAHO y someterlo a la revisión y
aprobación de la Gerencia.
- Asegurar que los requerimientos del SGSIAHO sean establecidos, implementados y
mantenidos de acuerdo con las leyes, reglamentos y normas aplicables.
- Proporcionar ayuda o servicio profesional e imparcial para que la gerencia pueda
cumplir con sus responsabilidades en materia de SIAHO.

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 GENERALIDADES DE LA EMPRESA.

CPS fue fundada el año 1994, como una empresa dedicada en sus inicios a la
comercialización y reparación de equipos de computación. La experiencia exitosa
adquirida con sus primeros clientes, así como la consolidación de alianzas con empresas
líderes en soluciones de tecnología, han permitido a la organización extender la escala del
negocio y el alcance de los servicios que brinda. Actualmente la compañía ofrece un
completo portafolio de soluciones que abarca toda la cadena de servicios, desde la
infraestructura física hasta las aplicaciones; soluciones de tipo llave en mano que se
renuevan de acuerdo con la evolución del entorno tecnológico. Nuestra oferta brinda
calidad de soluciones y productos, condiciones de ventas competitivas y servicio técnico
especializado, con el objeto de satisfacer las exigencias del mercado y así lograr una
mejor productividad enmarcada dentro de una política cónsona enrumbada hacia la
satisfacción total del cliente.

 ACTIVIDAD ECONÓMICA.
- Importación, compra, distribución, comercialización, y arrendamiento de equipos de
informática y telecomunicaciones.

- Integración de productos y soluciones de tecnología e informática relacionadas con el

diseño, construcción, operación, mantenimiento, adecuación, consultoría, y
arrendamiento de centros de cómputo tales como: sistemas de procesamiento de
información, respaldo y almacenamiento, equipos de comunicación y
telecomunicaciones para redes del área local (LAN) y área amplia (WAN).

 FUENTE DE TRABAJO.

La sede de la empresa se encuentra en la carrera 7, N° 77 – 07, oficina 602, ciudad de

Bogotá. Administradora de Riesgos Laborales ARL Colmena, Clase de riesgo I, II, III, IV

 MISIÓN.
Proveer servicios gestionados y soluciones integradas de tecnologías de información, que
faciliten la evolución del negocio de nuestros clientes, apoyados en un capital humano
altamente capacitado y comprometido con la organización y su entorno, en alianza con los
líderes de la industria.

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 VISIÓN.
Ser una organización multinacional de referencia en los mercados de Latinoamérica en los
cuales se establezca con enfoque en nuestros clientes, ofreciéndoles innovaciones
tecnológicas de alta calidad y excelencia.

 VALORES.
Enfoque al cliente
Nuestros procesos están orientados en el cumplimiento de las expectativas de los clientes,
para lograr la entrega de productos y servicios de su entera satisfacción.
Sentido de pertenencia
Trabajamos para establecer vínculos firmes y permanentes con nuestros grupos de interés y,
de esa forma, forjar un sentimiento de compromiso y pertenencia a una organización
excelente, de la cual se sientan orgullosos de formar parte.
Responsabilidad y Compromiso
Actuamos orientados a cumplir con integridad y profesionalismo nuestros servicios y
promesas adquiridas con clientes, proveedores, instituciones, nuestra gente y el medio
ambiente.
Lealtad
Somos fieles en el cumplimiento de nuestros principios, compromisos y decisiones, y
entendemos que de esta manera generamos un ambiente de confianza en la organización.
Honestidad y transparencia
Administramos responsablemente los recursos de la empresa como: información, dinero,
materiales, equipos y personal, siguiendo nuestro código de ética.
Respeto
Reconocemos la dignidad de las personas y respetamos su libertad y privacidad, velamos por
su integridad, seguridad, y reconocemos el derecho de aportar sus ideas.
Responsabilidad social
Reconocemos la importancia de crear valor económico y social para nuestros colaboradores
y comunidad, trabajamos para que el respeto por el ambiente sea percibido y reconocido
como un valor que nos distinga.
Confianza
Somos una empresa capaz de generar confianza, a través de un diálogo permanente, entre
todos los que participan en nuestra organización.
Justicia
Actuamos con justicia y equidad, manteniendo una conducta de respeto hacia los derechos
de las personas.

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 ORGRANIGRAMA.

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1. LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL.

La Gerencia General de CPS Colombia, S.A., está comprometida con el desarrollo e

implementación del sistema de gestión de Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene
Ocupacional (SIAHO) y la mejora continua de su eficacia, para lo cual realiza lo siguiente:

1.1. Política Integral de Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional.

Las políticas del Sistema de Gestión de Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene

Ocupacional de CPS Colombia, S.A., se han definido y documentado, la cual están
relacionadas con las características del centro de trabajo, los procesos productivos, las
legislaciones legales vigentes, así como con las expectativas y exigencias de sus clientes,
estableciendo así un compromiso visible y activo con el mejoramiento continuo de su sistema
de gestión de SIAHO.

La política de SIAHO de CPS Colombia, S.A., cumple con las siguientes características:
a. Es adecuada al propósito de la organización.
b. Incluye el compromiso de satisfacer los requisitos y la mejora continua del sistema de
gestión de SIAHO.
c. Proporciona un marco de referencia de los requisitos establecidos por la legislación
nacional vigente y los parámetros establecidos por los clientes buscando superar sus
expectativas.
d. Es comunicada, publicada y mantenida continuamente mediante reuniones establecidas,
y se verifica que es entendida por todo el personal de la empresa, visitantes y
contratistas.
e. Es revisada para su adecuación, mediante la revisión por la dirección en el marco de la
reunión anual estratégica.

Las políticas están visibles en la sección de anexos de este manual en los siguientes
formatos:
PO-SIAHO 001: Política Integral de Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene
Ocupacional
PO-SIAHO 002: Política de Medio Ambiente
PO-SIAHO 003: Política de no alcohol no drogas, ni fumadores.

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1.2. Elementos visibles del compromiso gerencial.

1.2.1. Reuniones gerenciales.

La gerencia de CPS Colombia, S.A., dentro de las acciones que lidera, revisa las
operaciones del sistema de gestión de SIAHO, tanto en el área administrativa como en la
operativa, para evaluar si se está implementando plenamente y sigue siendo apto para
cumplir los objetivos y política de SIAHO de la organización.
Para esto la gerencia debe realizar revisiones trimestrales, en las que se enfoque en el
desempeño global del sistema de gestión de SIAHO, en el desarrollo de las revisiones se
debe tener claros los temas a tratar, quienes deben asistir, responsabilidades individuales
de los participantes respecto a la revisión, información que se debe llevar a la revisión y
considerar:
a. Conveniencia de la política actual.
b. Establecimiento o actualización de objetivos en SIAHO para el mejoramiento continuo en
el periodo siguiente.
c. Suficiencia de los periodos actuales para la identificación de peligros, evaluación y control
de riesgos.
d. Niveles actuales de riesgo y efectividad de las medidas de control existentes.
e. Suficiencia de recursos (financieros, de personal, materiales).
f. Efectividad del proceso de inspección de SIAHO.
g. Datos relacionados con accidentes e incidentes que hayan ocurrido.
h. Resultados de auditorías internas al sistema de gestión de SIAHO, realizadas desde la
revisión anterior y su efectividad.
i. Estado de preparación para emergencias.
j. Mejoras al sistema de gestión de SIAHO.
k. Resultados de cualquier investigación de accidentes e incidentes.
La gerencia debe realizar un acta de revisión después de efectuada cada una; y establecer
por escrito las acciones específicas de mejoramiento, con responsabilidades asignadas y
fechas propuestas para finalizarlas. F-SIAHO-005-CO. Reuniones Gerenciales.

1.2.2. Inspecciones gerenciales.

La gerencia realizará inspecciones a los frentes de trabajo, por medio del programa de
inspecciones. Para el cumplimiento del programa de inspecciones, se seguirá el cronograma

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de actividades, dejando registro por escrito de lo observado y planteando los correctivos

necesarios.

Siguiendo lo establecido en el procedimiento [Link] Gerenciales,

estas quedaran registradas en el formato [Link] de chequeo de
inspecciones gerencial.

1.2.3. Revisión por la gerencia.

La alta dirección de CPS Colombia, S.A., realiza las revisiones del sistema de gestión de
SIAHO a intervalos planificados, para verificar su conveniencia, adecuación y eficacia
continua, la misma se lleva a cabo en la Reunión Estratégica Anual. Esta revisión incluye la
evaluación de las oportunidades de mejora, la necesidad de efectuar cambios en el sistema,
incluyendo la política y los objetivos de SIAHO. La información y los resultados de la revisión
por la dirección, así como sus registros se mantienen en el formato F-SIAHO-005-CO.
Reuniones Gerenciales.

1.3. Objetivos y metas.

Los objetivos en SIAHO que se establecieron en CPS Colombia, S.A., se plantearon para
ser medibles, razonables y alcanzables. Además fueron identificados, definidos y priorizados
con la colaboración del Especialista de SIAHO y de la gerencia, estos objetivos permitirán
medir el desempeño del sistema de gestión de SIAHO.

Se deberán realizar reuniones en forma regular (anualmente) con el fin de establecer

objetivos actualizados con respecto al desempeño y las necesidades de la compañía.

Para cada objetivo se definió un indicador que permita realizar el seguimiento a la

implementación de los mismos y una meta que está vinculada claramente con el objetivo
planteado. Siguiendo lo establecido en el procedimiento P-SIAHO-003-CO. Objetivos
Metas e Indicadores de SIAHO, esto quedara registrado en los formatos F-SIAHO-006-CO.
Objetivos Metas e Indicadores de SIHO y F-SIAHO-007-CO. Objetivos Metas e
Indicadores de Ambiente.

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1.4. Recursos.

CPS Colombia, S.A., se asegura de identificar y proveer los recursos adecuados para
implementar y mantener la continuidad operacional del sistema de gestión de SIAHO y
mejorar continuamente su eficacia, mediante el cumplimiento de sus requisitos.

La provisión y control de los recursos se lleva a cabo mediante el establecimiento de un

presupuesto para el SGSIAHO, F-SIAHO-008-CO. Presupuesto Anual de SIAHO., el cual
es mantenido por la Gerencia Regional de Administración y Tesorería.
Como recursos humanos, CPS Colombia, S.A., delegó en el Especialista de SIAHO, la
responsabilidad de la actualización e implementación del SGSIAHO, aunado a esto se
cuenta con el apoyo de la ARL COLMENA a través de diferentes profesionales asignados,
quienes brindan orientación en el desarrollo del programa.

2. DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL SIAHO.

2.1. Documentación.

2.1.1. Directriz o manual del SGSIAHO.

Dentro de CPS Colombia, S.A., la documentación del sistema de gestión en Seguridad

Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional, estará en medio físico y en medio electrónico,
con excepción de algunos documentos que estarán restringidos como la historia clínica
ocupacional del trabajador a los que no se tendrá acceso. En la medida de lo posible la
información estará disponible en la red interna de la empresa para que pueda ser consultada
por cualquier empleado interesado.

Todos los riesgos presentes y que son inherentes al desarrollo de las labores dentro de CPS
Colombia, S.A., se encuentran documentados en el panorama de riesgos y deberán ser
mantenidos y actualizados; esto con el fin de conocer y dar a conocer cada uno de los
riesgos presentes en la empresa a todas las partes interesadas.

2.1.2. Control de documentos.

CPS Colombia, S.A., dispone del procedimiento P-GC-002 Control de los Documentos
para la aprobación, revisión, actualización, identificación y distribución de los
documentos, el cual define los controles establecidos para garantizar lo siguiente:
a. Los documentos son aprobados antes de su emisión.

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b. Los documentos son revisados y actualizados cuando es necesario, y aprobados

nuevamente.
c. Los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos se identifican.
d. Los documentos son publicados controladamente garantizando su disponibilidad
para el adecuado funcionamiento del sistema de gestión de la calidad.
e. Los documentos permanecen legibles e identificables.

f. Los documentos externos se identifican y son distribuidos controladamente, de

acuerdo a lo establecido en el procedimiento P-GC-003 Control de los documentos
externos
g. Se evita el uso no intencionado de los documentos obsoletos.

La documentación del sistema de gestión de la calidad de CPS Colombia, S.A., se

presenta en el sistema electrónico para mayor facilidad de los usuarios quienes pueden
acceder a los mismos a través de la Intranet de la empresa.

2.1.3. Control de registros.

En CPS Colombia, S.A., el control de los registros de la calidad se realiza según lo

establecido en el procedimiento P-GC-004 Control de los Registros, el cual establece los
mecanismos para la identificación, legibilidad, almacenamiento, protección, recuperación,
tiempo de retención y disposición de los registros, de manera que pueda proporcionarse
evidencia de la conformidad con los requerimientos así como de la operación eficaz del
sistema de gestión de la calidad.

2.2. Requisitos legales y de otra índole.

CPS Colombia, S.A., debe cumplir con algunos requisitos en SIAHO que estipula la
legislación Colombiana, estos requisitos le permiten a la empresa conocer las exigencias
actuales y cumplir en la medida de lo posible con su contenido. Se establecido en el
procedimiento P-SIAHO-004-CO. Requisitos legales de SGSIAHO., donde se contemplan
las actividades para la identificación, acceso, actualización comunicación y evaluación del
cumplimiento de todos aquellos requisitos legales que sean aplicables a la empresa, así
como los de otra índole que se usen para el cumplimiento del SG.

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Producto de la implementación de este procedimiento se elaboró el F-SIAHO-012-CO. Matriz

de requisitos legales, donde se encuentra la legislación y requisitos de otra índole en
materia de SIAHO que aplican a la empresa, la entidad que lo emite, la fecha de emisión,
artículos que aplican, evidencia del cumplimiento, etc.

La empresa debe mantener la información legal actualizada por medio del Especialista de
SIAHO, consultando varias fuentes como los son: la página Web de SURATEP, el ministerio
de protección social, el consejo colombiano de seguridad, el seguro social (leyes y decretos)
principalmente, esta información debe ser comunicada tanto a las personas que tienen
responsabilidad en SIAHO, como a todos los empleados en general con el fin de que
conozcan los requisitos legales aplicables a la empresa y se tomen las medidas necesarias
para cumplir con estos. F-SIAHO-013-CO. Divulgación de documentos.

2.3. Responsabilidades.

Para facilitar la gestión efectiva de SGSIAHO, es necesario definir, documentar y comunicar

las funciones, responsabilidades y autoridades respecto al sistema de gestión.

En CPS Colombia, S.A., se establecieron para cada nivel responsabilidades para todas las
personas, que realizan tareas que hacen parte del sistema de gestión de SIAHO, de acuerdo
a lo establecido en el procedimiento P-SIAHO-005-CO. Funciones y Responsabilidades en
SIAHO. Además estas deberán comunicarse para asegurar que las personas entiendan el
objeto y la diferencia de funciones entre niveles, por medio de los formatos siguientes:

F-SIAHO-016-CO. Constancia de divulgación de funciones y responsabilidades de

SIAHO (Nivel Gerencial).
F-SIAHO-017-CO. Constancia de divulgación de funciones y responsabilidades de
SIAHO (Nivel Medio).
F-SIAHO-018-CO. Constancia de divulgación de funciones y responsabilidades de
SIAHO (Nivel Operativo).
F-SIAHO-019-CO. Constancia de divulgación de funciones y responsabilidades de
SIAHO (Nivel SIAHO - Especialista de SIAHO).
F-SIAHO-0209-CO. Constancia de divulgación de funciones y responsabilidades
de SIAHO (Nivel SIAHO – Inspector de SIAHO/COPASO).

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Todo el personal de la compañía es evaluado periódicamente por el Especialista de SIAHO, para

conocer el grado de cumplimiento de las responsabilidades y funciones en SIAHO por niveles, al
igual que sus debilidades y fortalezas a través del formato F-SIAHO-015-CO. Evaluación de
funciones y responsabilidades en SIAHO.

2.4. Competencias.

Para garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas del Programa es necesario establecer
las competencias del personal que formara parte de la organización. En este sentido se ha
definido los perfiles de cada cargo relacionado en el organigrama de la empresa, teniendo en
cuenta el nivel educativo, la experiencia general y específica y la formación actualizada. Para el
caso de contratistas, CPS Colombia, S.A., determinara previamente el perfil a contratar, teniendo
en cuenta, para el caso de nuevos contratos, los perfiles requeridos para el proyecto y bajo estos
criterios es seleccionado y aprobado el personal. Los perfiles de cargos se encuentran en
formato digital en el centro de documentación en la carpeta de descripciones de cargos.

2.5. Capacitación y entrenamiento.

2.5.1. Identificación de necesidades de capacitación y entrenamiento.

La empresa debe asegurarse que todos sus empleados sean competentes para llevar a cabo sus
funciones dentro de esta, para esto se debe concientizar a los empleados en SIAHO de acuerdo
a su función dentro de la organización.

De acuerdo a lo establecido en el procedimiento P-SIAHO-007-CO. Capacitación y

entrenamiento de SIAHO., CPS Colombia, S.A., con base en la identificación de peligros,
evaluación de los riesgos, perfiles de cargo y actividades propias de la organización ha
establecido una matriz de capacitaciones y entrenamiento en Seguridad Industrial, Ambiente e
Higiene Ocupacional. F-SIAHO-021-CO. Matriz de capacitación anual de SIAHO.

El entrenamiento de los empleados de la empresa en todos sus niveles es absolutamente

necesario para asegurar que el sistema de gestión de SIAHO funcione, se controlen los riesgos y
sea posible minimizar las enfermedades, lesiones y otras pérdidas para la empresa, además de
preocuparse por los empleados de la empresa, también se le debe dar importancia al
entrenamiento de contratistas, trabajadores temporales y visitantes que al ingresar están
expuestos a riesgos.

Para llevar a cabo este proceso se requiere de la participación de todas las partes,
especialmente de los directivos quienes darán el ejemplo necesario para que los demás
empleados sigan las instrucciones, para asegurarse de esto se deben mantener registros
individuales y apropiados del entrenamiento y competencia del personal.

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Todos los documentos impresos o que se encuentren fuera de la red interna de CPS se consideran copias no
controladas.
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2.5.2. Registro de capacitación.

Las capacitaciones realizadas tanto por los profesionales de ARL COLMENA y por el Especialista
de SIAHO, se encontraran registrado en el formato. F-SIAHO-048-CO. Lista de asistencia.

2.5.3. Contenido cursos de formación.

Para los cursos de formación externa, se cuenta con el apoyo de la Administradora de Riesgos
profesionales ARL COLMENA, quien brinda un completo programa de capacitaciones, a través
del plan de formación anual. En este programa se especifican las fechas de dichas
capacitaciones, el personal a quien va dirigida la capacitación, la duración, el objetivo y el
contenido temático.

En cuanto al contenido de los cursos, en el formato de registro de capacitaciones se especifican

los temas tratados de cada actividad realizada.

2.5.4. Personal que realiza las capacitaciones.

En las capacitaciones lideradas por la ARL COLMENA, el personal facilitador de las mismas,
cumple con los requisitos para desempeñar dicha labor, por ser una entidad que cuenta con
amplia experiencia en este tipo de procesos.

Las capacitaciones de tipo interno son realizadas por el Especialista de SIAHO y personal
externo, quienes programan las actividades en relación a la matriz de necesidades y algunos
temas de interés planteados por los colaboradores, acorde con las actividades que desarrolla la
empresa.

2.5.5. Evaluación de la efectividad de la capacitación.

La capacitación debe evaluarse para determinar su efectividad, esto constituye el paso final del
programa de capacitación, donde se espera que los resultados sean positivos y gratificantes,
tanto para los participantes, como para los responsables de la capacitación y para la empresa
que generó la necesidad original. Estas evaluaciones se llevaran en el formato F-SIAHO-022-CO.
Evaluación de actividades de capacitación de SIAHO.

2.5.6. Control de capacitaciones.

Para efectuar el control de las capacitaciones el Especialista de SIAHO, emite una circular
interna con la programación, especificando la fecha, hora, lugar, tema y trabajador a quien se

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controladas.
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dirige dicha actividad, este verificará trimestralmente el número de personas programadas con el
número real de asistentes, en caso de presentarse deserción se evalúa la causa de la falta y se
plantean acciones de acuerdo a esta evaluación. F-SIAHO-021-CO. Matriz de capacitación
anual de SIAHO y F-SIAHO-048-CO. Lista de asistencia.

2.5.7. Evaluación periódica del proceso de capacitación.

Las capacitaciones del personal se evalúan periódicamente según lo descrito en el procedimiento

P-SIAHO-006-CO. Evaluación de desempeño y mediante el formato F-SIAHO-014-CO.
Evaluación de desempeño, por medio de los resultados obtenidos se medirá la detección de
necesidades de formación, de donde se deriva una nueva Matriz de Capacitación de SIAHO.

2.6. Programa de inducción y reinducción.

El proceso de toma de conciencia y formación inicia desde el ingreso del personal a través de la
inducción, según lo establecido en el Procedimiento P-SIAHO-008-CO. Inducción y
Reinducción de SIAHO.

El proceso de reinducción se realiza anualmente en la empresa para refrescar los conocimientos

de todo el personal en el área de SIAHO.

2.6.1. Evaluación de la inducción.

Para garantizar la efectividad del programa de inducción, se realiza evaluación por medio del
formato F-SIAHO-022-CO. Evaluación de actividades de capacitación de SIAHO.

2.7. Motivación, Comunicación, Participación y Consulta.

CPS Colombia, S.A., Establece mecanismos para comunicar al personal, motivarlos, lograr la
participación en el SGSIAHO y la consulta de la información, como lo son capacitación,
carteleras, comunicados, de igual forma se realizan actividades para incentivar a los
trabajadores. De acuerdo a lo establecido en el procedimiento P-SIAHO-009-CO. Motivación,
Comunicación, Participación y Consulta.

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3. ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS.

3.1. Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de los controles.

3.1.1. Procedimiento para identificar peligros y evaluar riesgos.

Para CPS Colombia, S.A., es necesario identificar y evaluar todos los peligros significativos de
SIAHO para esto se realizaron los siguientes procedimiento P-SIAHO-010-CO. Identificación de
peligros ocupacionales y el P-SIAHO-011-CO. Identificación de aspectos e impactos
ambientales.

Para realizar la identificación y evaluación de peligros presentes en la empresa se realizó un

mapa de riesgos; y un panorama de riesgos, que dentro de sus requisitos clasifica los factores de
riesgo que están presentes en la empresa de una manera más sencilla y de fácil comprensión
para cualquier parte interesada.

3.1.2. Priorización de Riesgos.

La metodología que se definió para la priorización de riesgos, está contenida en los formatos F-
SIAHO-023-CO. Matriz de peligro y valoración de riesgo y F-SIAHO-024-CO. Matriz de
identificación de aspectos e impactos ambientales, esta matriz constituye una herramienta
estandarizada, la evaluación cualitativa de los riesgos y facilita la clasificación de todas las
amenazas de Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional de la empresa.

3.1.3. Medidas de control.

Luego de evaluar y priorizar los riesgos, se implementan las medidas necesarias para intervenir
los factores de riesgo, a través de un plan de acción, este se presenta la matriz de peligro.
Semestralmente se realizará el seguimiento al plan de acción y de esta forma se verifica el
cumplimiento del mismo. En los casos de nuevos contratos, las medidas se ajustaran a los
respectivos programas de la compañía contratante.

3.2. Tratamiento del riesgo.

3.2.1. Selección de contratista y proveedores.

CPS Colombia, S.A., define un procedimiento P-SIAHO-013-CO. Administración de

contratista y proveedores, para seleccionar los contratistas y proveedores, donde contemplan
los requerimientos para el Sistema de Gestión de SIAHO, Seguridad, Salud Ocupacional por
parte de ellos. Los contratista y proveedores son evaluados por medio de los siguientes

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controladas.
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formatos:
F-SIAHO-028-CO. Lista de chequeo de proveedores.
F-PL-004. Evaluación de proveedores de servicios.
F-PL-005. Evaluación de proveedores de servicios de TI.

3.2.2. Visitantes, Autoridades y Comunidades.

CPS Colombia, S.A., establece mecanismo para comunicar a los visitantes, autoridades y
comunidades, los riesgos a los que se ven expuestos durante su estadía en nuestras
instalaciones, por medio del folleto para visitante, esta evidencia debe queda registrada en el
formato F-SIAHO-029-CO. Control de ingreso de visitantes.

Para la planificación de simulacros la organización notifica a las autoridades y comunidades la

realización de los mismos.

3.2.3. Programas de gestión.

CPS Colombia, S.A., para cumplir con los objetivos del sistema de gestión de SIAHO y dar
tratamiento a los riesgos identificados como prioritario, establece los siguientes formatos F-
SIAHO-030-CO. Programa de gestión ergonómico y F-SIAHO-031-CO. Programa de gestión
ambiental, donde se relaciona los parámetros para el desarrollo de los programas de gestión
dirigidos a los riesgos.

El programa de gestión debe permitir consultar sobre los cambios esperados por lo tanto debe
ser actualizado periódicamente por el Especialista de SIAHO, quien tendrá en cuenta las
opiniones del Comité Paritario de Salud ocupacional y las medidas aprobadas por la alta
gerencia.

3.2.4. Subprograma de medicina preventiva y del trabajo.

CPS Colombia, S.A., diseña un procedimiento P-SIAHO-014-CO. Evaluaciones médicas
ocupacionales de Salud Ocupacional, donde se desarrollan actividades en cumplimiento de
este programa como son:

 Evaluaciones Médicas Ocupacionales.

CPS Colombia, S.A., ha elaborado un procedimiento para realizar las evaluaciones médicas
ocupacionales. Los exámenes definidos en el formato F-SIAHO-032-CO. Profesiograma, se
realizan en coordinación con la empresa que contratada por la compañía para la realización de
estos exámenes.

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 Exámenes de Ingreso.
El concepto de aptitud del examen de ingreso se ubica en el expediente del nuevo ingreso,
información que lleva el departamento de capital humano.

 Exámenes Periódicos.
Se han planteado la realización de exámenes periódicos anualmente tanto al personal
administrativo como operativo, incluyendo un examen médico general. Los resultados del mismo
están dentro del expediente de cada trabajador.

 Exámenes de Retiro.
Todo trabajador que se retira de la empresa, recibe dentro de los cinco días siguientes de la
fecha de su comunicado, una carta, donde es remitido a la entidad correspondiente para
practicarse dicho examen. Estos documentos se encuentran en el expediente del trabajador
retirado.

 Actividades de Promoción y Prevención en Salud:

- Identificación de riesgos en salud pública: Para la identificación de los riesgos en salud
pública, CPS Colombia, S.A., cuando se requiere desplazamiento de personal a trabajos
en campo, previamente se identifican las condiciones de salud pública en la zona de
destino y se realiza una reunión con el personal a fin de divulgar la situación encontrada y
tomar las precauciones del caso, si se requiere.

- Actividades de promoción y prevención: Con base en la información anterior, en el

análisis de las condiciones de salud y el panorama de riegos, se plantean capacitaciones
enfocadas a la prevención de enfermedades. Las capacitaciones se encuentran en el
cronograma. El registro de las diferentes vacunas aplicadas a los colaboradores se
encuentra en expediente de cada trabajador.

 Programa de Vigilancia Epidemiológica (PVE):

- Diagnóstico de condiciones de salud: El diagnóstico de las condiciones de salud se
encuentra la carpeta: Medicina Preventiva / Diagnóstico de salud.

- Sistemas de vigilancia epidemiológica: CPS Colombia, S.A., ha elaborado programas de

vigilancia epidemiológica, para los riesgos prioritarios identificados en la organización. Los
programas de Vigilancia Epidemiológica se encuentran en la carpeta: Medicina Preventiva
/ PVE.

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 Registros y Estadísticas en Salud.

CPS Colombia, S.A., cuenta con botiquines de primeros auxilios, ubicados lugares visibles y
señalizados. Los registros de Salud y los índices y estadísticas en salud se encuentran en la
carpeta: Medicina Preventiva / Estadísticas en Salud.

3.2.5. Subprograma de Higiene Ocupacional.

CPS Colombia S.A., crea un reglamento higiene y seguridad industrial debidamente actualizado y
publicado. También desarrolla actividades de medición, con el fin de prevenir enfermedades
profesionales.

 Manejo de Riesgos Higiénicos

Con la identificación de los riesgos higiénicos prioritarios CPS Colombia, S.A., programará,
contando con la colaboración de la ARL COLMENA, la evaluación de los mismos, en las áreas de
trabajo donde estos hayan sido determinados como prioritarios, a fin de establecer el grado de
riesgo existente. Los soportes de las mediciones realizadas se encuentran en la carpeta: Higiene
y Seguridad Industrial / Mediciones.

3.2.6. Subprograma de Seguridad Industrial.

 Estándares y Procedimientos.
CPS Colombia, S.A., establece una serie de procedimiento de las tareas operativas, prácticas de
trabajo seguro y/o permisos de trabajo con el fin de garantizar un trabajo en condiciones seguras.

Para el caso de celebración de nuevos contratos, se realizara el análisis de tareas criticas de las
actividades a ejecutar y elaborará procedimientos seguros, sin embargo, se ajustara a los
procedimientos y permisos de trabajo establecidos por la compañía operadora.

El procedimiento para identificación de tareas críticas y los procedimientos seguros para el

desarrollo de tareas críticas se encuentran en la carpeta: Higiene y Seguridad Industrial /
Procedimientos Seguros.

 Programa de Mantenimiento de Instalaciones y Equipos.

CPS Colombia S.A., cuenta con un programa de mantenimiento de las instalaciones y equipos, y
con los registros necesarios para evidenciar estas actividades. Los equipos de oficina como la
fotocopiadora e impresora, cuentan con una ficha técnica de que describen sus características y
en la misma se lleva registro del mantenimiento realizado. Los registros de los mantenimientos
realizados se encuentran bajo la responsabilidad del Coordinador de Servicios Generales

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 Dotación de Elementos de Protección Personal

CPS Colombia, S.A., por medio del formato F-SIAHO-033-CO. Matriz de Elementos de
Protección Personal, se realiza un análisis de la dotación del personal y se registra la entrega
en el formato F-SIAHO-035-CO. Entrega de Elementos de Protección Personal, dependiendo
de la actividad a desarrollar dentro de la empresa.
Para la identificación técnica de elementos de protección se siguieron los parámetros de las
normas NTC., las cuales se presentan en el procedimiento P-SIAHO-015-CO. Elementos de
Protección Personal.

Durante la dotación de elementos de protección personal, se realizara una capacitación sobre el

uso adecuado y mantenimiento de los mismos. Periódicamente se realiza el control e inspección
del estado, uso, necesidades de mantenimiento y reposición de los mismos. F-SIAHO-034-CO.
Inspección de Elementos de Protección Personal.

 Hojas de Seguridad de materiales y productos

El personal de CPS Colombia, S.A., que manipula productos químicos es capacitado sobre el
manejo de los mismos. En el caso de contratistas, se exige que el personal que manipule
productos peligrosos esté capacitado en el manejo de los mismos.

Las Hojas de Seguridad de los Productos que se emplean en la compañía se ubican en los sitios
donde se almacenan los productos.

3.2.7. Plan de emergencia.

CPS Colombia, S.A., cuenta con un plan PA-SIAHO-001-CO. Plan de emergencias, para
brindar la atención adecuada en las emergencias que se puedan presentar, este incluye la
identificación de emergencias y accidentes potenciales, personas encargadas durante la
emergencia; responsabilidades autoridad y deberes del personal con funciones específicas
durante la emergencia; procedimientos de evacuación y rutas de evacuación. Además
incluye los equipos de emergencia que son necesarios para atender una emergencia como
sistemas de alarma, equipo para combatir incendio, equipo de primeros auxilios. Se dispone
del formato F-SIAHO-036-CO. Matriz de amenazas y vulnerabilidad.

3.2.8. Subprograma de gestión ambiental

 Identificación de Aspectos Ambientales
El procedimiento de identificación de aspectos ambientales, la matriz de identificación de
aspectos ambientales y sus actualizaciones se encuentran en la carpeta: Gestión Ambiental.

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 Requisitos Legales
De acuerdo a las actividades realizadas por CPS Colombia, S.A., se han identificado los
requisitos legales en materia ambiental, que deben cumplir tanto colaboradores como contratistas
en la ejecución de proyectos. La matriz de requisitos legales ambientales y sus actualizaciones
se encuentran en la carpeta: Gestión Ambiental / Requisitos Legales.

 Objetivos y Metas Ambientales

El plan de acción de los objetivos y metas ambientales y su verificación se encuentra en la
carpeta: Gestión Ambiental / Objetivos y Metas Ambientales.

 Programas de Gestión Ambiental

El programa de Gestión Ambiental se encuentra en la carpeta: Gestión Ambiental / Programa
Ambiental.

4. EVALUACIÓN Y MONITOREO.

4.1. Accidentabilidad.

En cumplimiento de los lineamientos establecidos en la reglamentación del Sistema General de

Riesgos Profesionales, la empresa está obligada a reportar, todo accidente de trabajo o
enfermedad profesional a la ARL y a los clientes en caso de encontrarse ejecutando contratos
con este.

4.1.1. Procedimiento de investigación de incidente, accidente y enfermedad

ocupacional.
Se realizará investigación de todos los incidentes, accidentes y enfermedades ocupacionales
ocurridas en la empresa, para ello se cuenta con un procedimiento P-SIAHO-016-CO.
Investigación de incidentes, accidente y enfermedad ocupacional, cuyo propósito es el de
brindar un acercamiento de manera ordenada, apropiado a la organización y oportuno, para
determinar y tratar las causas raíces de los incidentes, accidente y enfermedades ocupacionales.

Con este procedimiento se crearon los formatos F-SIAHO-045-CO. Reporte de Incidentes y

Accidentes y F-SIAHO-046-CO. Informe de investigación de incidentes, accidentes y
enfermedad ocupacional, teniendo en cuenta la información que ARL solicita en estos casos.

Al final de la investigación se llena el formato F-SIAHO-047-CO. Lección aprendida, y la misma

en divulgada a todo el personal por medio de charlas.

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4.1.2. Registro de incidentes, accidentes y enfermedad ocupacional ocurridos.

CPS Colombia, S.A., solicita a la ARL la certificación de los accidentes ocurridos en el último
periodo vencido. Los registros de accidentes y los informes de investigación se encuentran en la
carpeta: Evaluación y Monitoreo / Investigación de AT.

4.2. Auditorías internas al sistema de gestión de seguridad industrial, ambiente e

higiene ocupacional.

Se llevan a cabo auditorías internas al sistema de gestión de SIAHO, a intervalos planificados,

siguiendo los lineamientos descritos en el procedimiento P-ME-003 Auditorías internas de
sistema de gestión, a fin de determinar que:
a. Se cumple con las actividades planificadas que engloban al SGSIAHO.
b. Se cumple con los requisitos de las Normas NTC- OHSAS 18001:2007 y RUC y los
establecidos en los procedimientos.
c. Está implementado y se mantiene de manera eficaz.

4.3. Acciones correctivas, preventivas y de mejora.

La empresa establece los mecanismos para la toma de acciones correctivas con la finalidad de
eliminar la(s) causa(s) de la(s) no conformidad(es) y prevenir su repetición. Las acciones
correctivas tomadas van en función de los efectos de las no conformidades encontradas. El
procedimiento P-ME-005 Acciones correctivas, preventivas y de mejora contempla lo
siguiente:
a. Revisión de las no conformidades.
b. Determinación de las causas de las no conformidades
c. Evaluación de la necesidad de adoptar acciones para asegurar que las no
conformidades no se repitan
d. Establecimiento e implementación de las acciones necesarias
e. Registro de los resultados de las acciones tomadas
f. Revisión de las acciones tomadas.

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4.4. Inspecciones.

CPS Colombia, S.A., cuenta con un programa de inspecciones relacionadas en el documento de

actividades del sistema de gestión de SIAHO, entre esta inspeccione se encuentran: Las de
Áreas de trabajo, extintores, EPP, Gerenciales. Entre otras.

4.5. Seguimiento a los requisitos legales.

4.5.1. Afiliación al Sistema de Seguridad Social.

Todos los colaboradores de la empresa, son afiliados al sistema de riesgos profesionales (ARL)
de COLMENA en la fecha de ingreso, de igual forma son afiliados a los sistemas de salud (EPS)
y sistema general de pensiones (AFP), según sus preferencias y de acuerdo a las políticas
establecidas por dichas entidades. Esta actividad es responsabilidad de la Gerencia
Administrativa.

Para el caso de Contratistas se exige la afiliación a los sistemas anteriormente mencionados,

para lo cual deben presentar fotocopia del último pago realizado a cada entidad, donde
demuestren que se encuentran al día.

Los soportes de las afiliaciones al sistema de seguridad social son anexados a la carpeta de
cada colaborador y el pago se realiza mensualmente a través de la Planilla Integrada MI
PLANILLA. Los registros de pago se archivan en la carpeta “Pago Aportes Parafiscales MI
PLANILLA”.

En el caso de contratistas, los soportes de afiliaciones y pagos al sistema de seguridad social,

son archivados en la carpeta de CONTRATISTAS.

4.5.2. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

El reglamento de Higiene y de Seguridad Industrial se encuentra publicado en la Oficina de
Bogotá y en la carpeta: COPASO / Reglamento de Higiene.

4.5.3. COPASO.
Los documentos de correspondiente a la conformación del COPASO y sus actas de reunión se
encuentran en la carpeta COPASO.

4.5.4. Comité Paritario de Salud Ocupacional.

Las reuniones del COPASO, se realizan mensualmente y se documentan por escrito para llevar
control sobre las actividades encaminadas al mejoramiento continuo del Programa de Salud

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Ocupacional. El registro de constitución del COPASO y las actas de reuniones mensuales se

documentan en la carpeta: COPASO.

4.5.5. Evaluaciones Post-Contrato.

Las evaluaciones en Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional, realizadas por las
operadoras o empresas contratistas, en el momento en que generan acciones correctivas,
preventivas o de mejora, se registran en el formato Seguimiento del Sistema de Gestión. (A la
fecha no nos han realizado ninguna).

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