EXCEL NIVEL BÁSICO
M3:
Gestión de la
información
TEMARIO
Bases de
1 datos / listas
Filtros 2
INTRODUCCIÓN
En el presente módulo exploraremos las
herramientas más importantes para la gestión de
grandes cantidades de datos en bases o listas de
datos. Nos centraremos en la creación, resumen,
orden y filtrado de las mismas.
BASES DE DATOS / 1
LISTAS
Concepto
Una Base de Datos es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en
los cuales la primera fila contiene los títulos de las columnas (nombres de los
campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Las bases de
datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o
cualquier otra cosa.
Se caracterizan por organizar la información en tablas, las cuales están
compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de
columnas, pero puede tener cualquier número de filas.
1
Estructura de tablas de información
Una tabla es utilizada para organizar y presentar información. Como se
mencionó anteriormente, las tablas se componen de filas y columnas de
celdas que se pueden rellenar con textos y gráficos, dando lugar a las
siguientes denominaciones:
∙ Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla.
∙ Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos
de tipo diferente a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo
contendrá un tipo de datos único, como nombre de la fruta, Cantidad,
Precio o Costo.
CAMPOS
REGISTRO
S
1
Gestión de Base de Datos
Excel brinda diversas herramientas para el manejo y gestión de las tablas que
componen las bases de datos. Exploraremos las más utilizadas en la práctica:
→ Ordenar datos
En Excel se puede ordenar
rápidamente una columna de
datos utilizando los comandos
Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a
A. También es posible ordenar una
tabla indicando diferentes
criterios de ordenación. Para ello
ingresamos en: Inicio > Ordenar y
filtrar:
1
Si ingresamos al comando Orden personalizado, se abrirá el siguiente cuadro de
diálogo:
La ordenación de los datos se hará comenzando por el nivel superior y hacia
abajo tomando en cuenta tanto la columna como el criterio de ordenación
especificado en cada nivel. A continuación presentamos un ejemplo en el se
indica que la tabla debe ser ordenada, en primer lugar, según el precio de menor
a mayor y luego, alfabéticamente según el nombre.
1
1
→ Subtotales
Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de
información, los subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e
interpretar mejor la información. Supongamos la siguiente tabla de
datos de donde quiero obtener los subtotales de ventas por cada mes:
1
Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual
se obtendrán los subtotales. Para este ejemplo, ordenaré los datos por la
columna Mes. La columna se ordena haciendo clic en cualquier celda de la
columna y posteriormente seleccionado el comando Ordenar de más
antiguos a más recientes, que se encuentra dentro del menú Inicio:
1
Luego, para realizar la inserción de los subtotales en Excel debo pulsar el
comando Subtotal que se encuentra en el menú Datos:
Excel mostrará el cuadro de diálogo Subtotales:
1
Allí, me debo asegurar de que la primera lista desplegable tenga
seleccionada la opción Mes-año ya que indica que para cada cambio de
valores en la columna Mes-año, se insertará un subtotal. Además utilizaré la
función Suma y la columna Monto que aparecen seleccionadas. Al hacer clic
en Aceptar se insertarán los subtotales
Observa cómo Excel ha
insertado una fila nueva que
contiene el subtotal para
cada mes. Además, Excel
coloca controles adicionales
que son útiles para ocultar o
mostrar los grupos de datos
de acuerdo a los subtotales.
Notar que al hacer clic en
alguno de ellos el grupo
correspondiente se expande o
se contrae.
FILTROS 2
Filtrado de una lista
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con
ciertos criterios. Ejemplo: en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas
de una empresa:
¿Cómo puedo tener una vista
con todas las filas que
pertenecen a Hugo? Eso sería
una tarea muy difícil de
lograr si no tuviéramos la
facilidad de crear filtros en
Excel.
2
∙ Cómo crear filtros en Excel: Para crear un filtro podemos utilizar el comando
Filtro que se encuentra en el menú Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar:
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno
de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer
uso de los filtros.
2
∙ Cómo usar los filtros en Excel:
Para filtrar la información
debemos elegir una columna y
hacer clic en la flecha de filtro
correspondiente para mostrar
las opciones de filtrado. Todos
los filtros, en la parte inferior,
mostrarán una lista de valores
únicos con una caja de selección
a la izquierda de cada uno.
Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos
valores que deseamos visualizar en pantalla, tildándolos en la casilla a la izquierda de cada
nombre. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar
todos los elementos de la lista. En la imagen anterior se ha elegido el nombre Hugo de
manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre. Al pulsar el botón
Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido.
2
Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para
indicarnos que hemos aplicado un filtro.
2
∙ Cómo filtrar por varias columnas: Si queremos segmentar aún más los datos
mostrados en pantalla podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo
anterior filtramos las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito
saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar
dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:
Al aceptar estos cambios se mostrarán
solamente las filas que cumplen ambos
criterios. Observa que ambas columnas
habrán cambiado sus íconos para
indicarnos que se ha aplicado un filtro
en cada una de ellas:
2
∙ Cómo quitar un filtro en Excel: Para quitar un filtro aplicado a una columna
debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opción Borrar filtro
de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos elegido:
Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros
aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola
acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en el
menú Datos > Ordenar y filtrar:
2
∙ Cómo filtrar en Excel buscando valores: Ya hemos visto que todos los filtros
muestran una lista de valores únicos de la cual podemos seleccionar uno o
varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra un
cuadro de texto que nos permite hacer una búsqueda.
Por ejemplo, en la siguiente
imagen he colocado la palabra
“Este” en el cuadro de búsqueda
y como resultado se ha
modificado la lista de valores
mostrando solo aquellos donde
se ha encontrado dicha palabra:
2
∙ Filtros de texto en Excel: Además de las opciones ya mencionadas para filtrar
en Excel, cuando en una columna se detecta el tipo de dato texto, se mostrará
una opción de menú llamada Filtros de texto como la siguiente:
Al elegir cualquiera de estas opciones se
mostrará un cuadro de diálogo que nos
permitirá configurar cada uno de los
criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir
la opción Comienza por, se mostrará el
siguiente cuadro de diálogo:
2
∙ Filtros de número en Excel: de manera similar, si Excel detecta que una
columna contiene valores numéricos, nos permitirá utilizar filtros
específicos para dicho tipo de dato:
2
∙ Filtros de fecha en Excel: las fechas son el tipo de dato que más opciones
de filtrado nos proporcionan:
2
∙ Filtrar por color en Excel: Para que esta opción de filtrado se habilite, es
necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por
una regla de formato condicional o modificando directamente el color de
relleno con las herramientas de formato. Una vez que las celdas tienen un
color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se mostrará
habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno
de los colores presentes en la columna.
2
Filtros personalizados y avanzados
Aunque los filtros en Excel nos ofrecen una amplia gama de posibilidades para
segmentar la información, es posible realizar un filtrado mucho más
personalizado si utilizamos el Filtro avanzado. Un ejemplo de un filtro
personalizado sería, en el ejemplo anterior, Vendedor = Brenda o Región = Sur.
Los filtros estudiados en la sección anterior, no me permitirían visualizar las
operaciones que hayan sido realizadas por Brenda o que pertenezcan a la Región
Sur (independientemente del vendedor).
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, debemos hacer clic en Datos >
Avanzadas:
Terminamos el Módulo 3…
¡Esperamos que te haya
resultado de utilidad!
