SISTEMA DE TRÁMITE
DOCUMENTARIO Y GESTIÓN DE
ARCHIVOS
PRIMERA SESIÓN:
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Docente: Mag. Soledad Carol
Arteaga Paniagua
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
• De acuerdo a la
modernización del estado
peruano
• Identificación de documentos
de archivo
• Gestión documental
• La tecnología informática y los
archivos
• Es la secuencia de un conjunto de
actividades que se relacionan
entre si de manera lógica que se
desarrolla para la aplicación de
un resultado, este debe tener uno
o más inputs (entradas) las cuales
se transforma, generando
un output (resultado),, el cual
puede ser un producto o servicio.
¿Qué es un proceso?
¿Qué es una gestión por proceso?
Es la modelización de los sistemas
como un conjunto de procesos
interrelacionados mediante
vínculos causa-efecto. El propósito
final de la Gestión por Procesos es
asegurar que todos los procesos
de una organización se desarrollan
de forma coordinada, mejorando
la efectividad y la satisfacción de
todas las partes interesadas
(clientes, accionistas, personal,
proveedores, sociedad en general).
Fuente: [Link]
[Link]/es/content/todo-sobre-la-
gestion-por-procesos-parte-i
¿Qué es un proceso?
Recursos Transformación
Resultados
Principio de servicio al ciudadano
1. Eficacia: la gestión se organiza para el cumplimiento
oportuno de los objetivos y las metas gubernamentales.
2. Eficiencia: la gestión se realiza optimizando la
utilización de los recursos disponibles, procurando
innovación y mejoramiento continuo.
3. Simplicidad: la gestión elimina todo requisito y
procedimiento innecesario. Los procesos deben ser
racionales y proporcionales a los fines que se persigue
cumplir.
4. Sostenibilidad ambiental: la gestión se orienta al uso
racional y sostenible de los recursos naturales.
5. Predictibilidad: la gestión brinda información veraz,
completa, confiable y oportuna, que permita conciencia
bastante certera acerca del resultado de cada
procedimiento.
Fuente: LOPE
Principio de servicio al ciudadano
6. Continuidad: la gestión adopta como referentes de
actuación las políticas de Estado acordadas, así como
los objetivos y metas de planeamiento y
programación multianual establecidos.
7. Rendición de cuentas: los responsables de la
gestión dan cuenta periódicamente, a la población,
acerca de los avances, logros, dificultades y
perspectivas.
8. Prevención: gestión para enfrentar los riesgos que
afecten la vida de las personas, y para asegurar la
prestación de los servicios fundamentales.
9. Celeridad: la gestión debe asegurar que todo
procedimiento cumpla su trámite regular dentro de
los plazos establecidos, evitando actuaciones que
dificulten su desenvolvimiento, bajo
responsabilidad”.
Fuente: LOPE
Gestión Archivística Proceso 1
Proceso 0
Gestión Documental
Gestión de Trámite Proceso 1
Documentario
Principios del Modelo de Gestión Documental
• Liderazgo
La máxima autoridad de la entidad debe mostrar liderazgo y compromiso
respecto a la implementación y mantenimiento del MGD en la entidad9,
dirigiendo este proceso mediante políticas, objetivos y acciones que
aseguren la disponibilidad de los recursos necesarios para su
implementación, operación, mantenimiento y mejora continua.
• Transparencia y apertura de datos
La implementación de un MGD, contribuye a que las entidades cuenten
con documentos fiables que evidencien el desarrollo de sus actividades,
promoviendo la transparencia y apertura de datos en sus actos en forma
clara, abierta y precisa.
• Integración
La entidad integra el MGD a su gestión estratégica desde una perspectiva
sistémica, satisfaciendo los requisitos de gestión de documentos de los
diferentes procesos y sistemas de gestión implementados en la entidad.
Fuente: NMGD
Principios del Modelo de Gestión Documental
• Seguridad
Los documentos, con independencia de su forma, estructura y soporte, contienen
información relevante para la entidad, motivo por el cual deben ser gestionados
como cualquier otro activo valioso, asegurando su integridad, disponibilidad y
confidencialidad. Transparencia y apertura de datos
• Integración
La entidad integra el MGD a su gestión estratégica desde una perspectiva
sistémica, satisfaciendo los requisitos de gestión de documentos de los diferentes
procesos y sistemas de gestión implementados en la entidad.
• Ecoeficiencia
Promueve la adopción de medidas de ecoeficiencia, buscando minimizar el
consumo de recursos y el impacto negativo en el ambiente, sin afectar la calidad
de los procesos y servicios, todo ello de manera consistente con la normatividad
vigente.
Fuente: NMGD
Principios del Modelo de Gestión Documental
• Digitalización
Promueve la transición de los procesos de creación y administración
de documentos en un entorno digital, facilitando la
interoperabilidad entre las entidades de la Administración Pública,
dentro del marco del MGD.
• Mejora Continua
La supervisión, revisión y mejora continua del desempeño del MGD,
permite identificar oportunidades que contribuyan a aumentar la
eficacia y eficiencia de los procesos de la entidad. Ecoeficiencia
Promueve la adopción de medidas de ecoeficiencia, buscando
minimizar el consumo de recursos y el impacto negativo en el
ambiente, sin afectar la calidad de los procesos y servicios, todo ello
de manera consistente con la normatividad vigente.
Fuente: NMGD
Identificación
de Documento
de Archivo
Características Externas
• Clase: textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos o
informáticos.
• Tipo: de acuerdo a la tipología documental.
• Formato: CD, legajos, volúmenes, etc.
• Cantidad: carpeta, hoja, etc
• Forma: Original o copia.
Características Internas
ENTIDAD PRODUCTORA
ORIGENES
FUNCIONALES
FECHA Y LUGAR DE
PRODUCCION
CONTENIDO
SUSTANTIVO
ANALISIS DE LOS TIPOS DOCUMENTALES
•Documento Simple
•Documento Compuesto
•Expediente
Ciclo de Vida de los documento de archivo
Primera Edad
Segunda Edad
Tercera Edad
LA TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
Y LOS ARCHIVOS
PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
Ventajas de un software comercial:
• Presta muchas funcionalidades.
• Probado en el mercado.
Desventajas de un software comercial:
• La integración con los recursos tecnológicos requiere de mucho
esfuerzo.
• Cualquier cambio implica solicitar al propietario del producto que
realice dichos cambios, lo cual genera dependencia.
• Es costoso puesto que implica licenciamiento.
PROCESO DE PRODUCCION DE MICROFORMAS
DOCUMENTOS Recepción y Preparación de
1 2 Captura
FISICOS Registro Documentos 3 (Escaneo)
5
5 Re -Captura
5 Control de Calidad
4 de Imágenes
Devolución de
Documentos
10
Grabación/Carga Control de Calidad Indexación
9 Generación del 6
de Información 8 Producto Final
7 de Indices
Microformas con Valor Legal
Certificaciones
Requeridas
EMPRESA
DUEÑA DE DOCS.
Certificación
Indecopi
(opcional)
MICROARCHIVO
LINEA DE PRODUCCION (Propio o OutSourcing)
(Propia o OutSourcing)
CONTRATO
COLEGIO DE NOTARIOS
DE LIMA
Se Expedí el siguiente certificado :
Juan Candia Pérez
Por su valiosa participación en el
curso de Idoneidad técnica
en Micrograbación
NOTARIO Certificación
Certificación O Indecopi
Colegio de Notarios FEDATARIO
de Lima
GRACIAS
