PROCESO DE PLANEACIÓN
Una vez definida la planeación, necesitamos conocer el "qué" de las actividades, es
decir, "que se va hacer". Conocido lo anterior seguirá ”cómo se va hacer",
posteriormente "en dónde se va a hacer" y, por último, "cuando se va a hacer".
El hecho de que algunos administradores no reconozcan que hay diferentes tipos de
planes a menudo ha causado dificultades para hacer eficaz la planeación. Es fácil ver
que un programa principal, como el de construír y equipar una nueva fábrica, es un plan.
Pero otros cursos de acción futura también son planes. Al tener presente que un plan
abarca cualquier curso de acción futura, puede verse que los planes son variados.
Elementos que participan en la planeación:
a) Misión o Propósito.
b) Objetivos.
c) Estrategias.
d) Políticas.
e) Procedimientos.
f) Reglas.
g) Programas.
h) Presupuesto.
a) Propósitos o misiones:
Cada tipo de operación organizada tiene (o al menos debería tener para ser
significativa) propósitos o misiones. En todo sistema o entorno, las organizaciones
tienen una función o tarea fundamental que la sociedad les asigna. El propósito de un
negocio generalmente es la producción y distribución de bienes y servicios. El propósito
de un departamento de carretas estatales es el diseño, construcción y operación de un
sistema de carreteras estatales.
En otras palabras, los propósitos son los fines esenciales o directrices que definen la
razón de ser, naturaleza y carácter, de cualquier grupo social, así como las aspiraciones
fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o
semipermanente, un grupo social. Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño
de un plan estratégico. Se expresan genéricamente y su determinación es una función
reservada a los altos funcionarios de la empresa; se establecen en forma paralela al
inicio de la misma y no indican una limitante de duración en el futuro.
La mayoría de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la
empresa, sin embargo, algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones debido
a los retos cambiantes que implica la operación de cualquier grupo social. Toda
organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un
plan. Los propósitos son parte de la acción inicial de un organismo social; las
cuatro características que se presentan en el siguiente cuadro lo diferencian de los
objetivos:
Características que diferencian a los propósitos de los objetivos
•Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los
demás elementos.
•Son genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términos numéricos;
permanentes.
•Permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organización.
•Son semipermanenetes, porque pueden abarcar un periodo determinado.
La importancia de la Misión la siguiente:
Sirve de cimiento para los demás elementos de la planeación, así como para
los demás tipos de planes, permiten orientar a los responsables de la
planeación, sobre el los objetivos y curso de acción que deben seguir al
formular los planes e identificar a la empresa ante el personal y la sociedad.
b) Objetivos
Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no
sólo el punto final de la planeación sino también el fin hacia el cuál se dirigen la organización,
integración de personal, dirección y control. Aunque los objetivos de la empresa constituyen
su plan básico, un departamento también puede tener sus propios objetivos particulares de la
organización, pero los dos conjuntos de metas pueden ser completamente diferentes.
Un objetivo administrativo es la meta que se persigue que prescribe un ámbito definido y
sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un administrador.
Esta definición incluye cuatro conceptos:
1. Meta
2. Ámbito
3. Carácter definitivo y
4. Dirección.
Desde el punto de vista del administrador, la mira que va a perseguirse debe ser identificada
en términos claros y precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general de las
actividades deseadas él hacerlo así pone el énfasis en los medios, no en la mira. El ámbito de
la meta que se persigue está incluido en la declaración de los límites o restricciones prescritos
que deberán observarse.
Así mismo, un objetivo connota un carácter definitivo. Los propósitos declarados en términos
vagos o de doble significado tienen poco o ningún valor administrativo porque están sujetos a
varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es confusión y disturbio.
Por último, la dirección está indicada por el objetivo. Muestra los resultados que se deben
buscar y aparta estos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma podrían
buscarse. Esta dirección proporciona los cimientos para los planes estratégicos apropiados
que deben formularse para alcanzar los objetivos.
Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el éxito de la administración y
sofocar las operaciones en cualquier organización. Una sugerencia provechosa para todo
gerente es concentrarse periódicamente y reiterar los objetivos buscados y luego determinar
si la acción que en la actualidad se sigue está en verdad contribuyendo al logro de esas
metas. Tal práctica ayuda a minimizar las dificultades que tienen muchos miembros de la
administración y sus subordinados para saber cuáles son sus objetivos actuales,
identificándolos tanto para ellos como para sus asociados, poniéndolos al día, y usándolos
con eficacia en su trabajo administrativo.
Tipos y clasificación de objetivos
En toda organización hay muchos objetivos, pero algunos objetivos comunes a todas las
organizaciones incluyen los que siguen:
1. Proporcionar buenos productos y servicios,
2. Estar adelante de la competencia,
3. Crecer,
4. Aumentar las utilidades aumentando las ventas y/o disminuyendo los costos,
5. Proporcionar bienestar y desarrollo a los empleados,
6. Mantener operaciones y estructura organizacional satisfactoria,
7. Ser un ciudadano empresarial socialmente responsable,
8. Desarrollar el comercio internacional.
Estas categorías, a su vez, pueden sugerir áreas clave específicas para las cuales son
capaces de derivarse subobjetivos, evaluando el grado de su realización. Por ejemplo,
los gerentes de la General Electric Company identifican ocho áreas que son vitales en
el mantenimiento y progreso de liderazgo, fuerza y habilidad competitiva de su
compañía.
Estas áreas clave de resultado son:
I. Rentabilidad,
II. Posición en el mercado,
III. Productividad,
IV. Liderazgo del producto,
V. Desarrollo del personal,
VI. Actitudes de los empleados,
VII. Responsabilidad pública,
VIII. Equilibrio entre los planes a corto y a largo plazos.
Establecer metas para cada una de estas áreas, llevarlas a cabo y evaluar los
resultados logrados son partes importantes de los esfuerzos administrativos de la
compañía.
Objetivos a corto, mediano y largo plazo
Las metas a corto plazo por lo general se extienden a un año o menos.
Las metas a mediano plazo por lo general cubren períodos de uno a cinco años.
Los objetivos a largo plazo se extienden más allá de los cinco años.
La administración por objetivos también puede dividirse en cuatro clasificaciones:
1. Los objetivos generales o primarios por lo general están relacionadas con una
compañía, no con un individuo. Proporcionar bienes y servicios para el mercado
realizando una utilidad es ejemplo de un objetivo primario. Al proveer tales bienes y
servicios, se les ofrece a los consumidores lo que desean, y se pueden dar recompensas
a los miembros participantes de la compañía.La meta primaria de un fabricante de
colchones es proporcionar una línea de colchones que se consideren deseables en el
mercado; la meta primaria de un departamento de este fabricante es producir
determinado número de partes para los colchones diaria o semanalmente. En esta forma
puede seguirse la pista de las metas primarias al nivel de asignación de trabajo
ejecutada, en las metas individuales alcanzadas por el empleado individual.
2. Los objetivos particulares o secundarios ayudan a realizar los objetivos primarios e
identifican las miras para los esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y la
economía en el desempeño del trabajo de los miembros organizacionales. Los objetivos
que se refieren a análisis, consejo e interpretación son ilustrativos. Su contribución es
indirecta porque apoyan las metas dirigidas por los objetivos primarios.Los objetivos
secundarios, igual que los primarios son de naturaleza impersonal. Por ejemplo, la
determinación de desarrollar y poner en el mercado un nuevo producto cada tres años
podría ser una meta secundaria que apoyara la meta primaria de proporcionar bienes y
servicios para el mercado realizando una utilidad.
3. Los objetivos individuales, como lo implica su nombre, son los objetivos personales de
los miembros individuales de una organización sobre una base diaria, semanal, mensual
o anual. Dependiendo del punto de vista que se tome, se alcanzan siendo subordinados a
los objetivos primarios o secundarios de la organización o haciendo que tales objetivos
apoyen en forma realista la realización de los objetivos individuales.La mayoría de los
objetivos individuales son económicos (dinero, necesidades materiales), psicológicos
(status reconocimiento), o recompensas no econ6micas para el uso de los recursos
personales de tiempo, habilidad y esfuerzo.Las necesidades que un individuo intenta
satisfacer trabajando en una organización en las relaciones entre el incentivo de una
organización y las contribuciones individuales son interdependientes y bastante
complejas; se discutirán después con mayores detalles. Vender tres nuevos contratos al
mes durante seis meses y ganar un viaje de vacaciones o mantener una posición de alto
nivel en una compañía a lo largó de muchos años son ejemplos de objetivos individuales,
que existen para todo individuo particular en una organización.
4. Los objetivos sociales se refieren a las metas de una organización para la sociedad. Se
incluyen el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de requerimientos establecidos por
la comunidad y varias agencias gubernamentales como OSHA, EEO y EPA, que se
refieren a la salud, seguridad, prácticas laborales, reglamentación de precios y
contaminaci6n ambiental. Además se incluyen las metas orientadas a ampliar el
mejoramiento social, físico y cultural de 1a comunidad. Por ejemplo, una gran firma de
construcción en Atlanta contribuye a numerosas organizaciones con donaciones de sus
empleados a sus obras de caridad favoritas. La mayoría de las firmas comerciales, al
realizar sus metas primarias, también contribuyen con sus respectivas comunidades
creando la riqueza económica necesaria, empleos y apoyo financiero
