LECCIÓN IX - Tablas Dinámicas y Gráficos
Dinámicos
Al término del módulo el alumno podrá crear y modificar tablas
dinámicas a partir de datos ubicados en una tabla Excel. Aplicación de
rótulos y filtros dependiendo del campo que desee el usuario, selección
de campos y valores, crear y modificar un gráfico a partir de la tabla
dinámica.
Capito 9 Tablas dinámicas y Gráficos dinámicos
Crear una tabla dinámica
Una tabla dinámica es una herramienta de Excel que nos permite construir a partir
de una base una nueva tabla con la estructura y diseño que más nos acomode
para su análisis. Está formada por una tabla de doble entrada donde los datos se
categorizan por uno o varios niveles tanto en filas como en columnas y donde su
intercepción son datos totalizados
Para entender todas estas palabras de forma más concreta veremos un ejemplo
aplicado paso a paso:
Lo primero que haremos será ir al menú insertar, y dentro habrán tablas dinámicas.
También tenemos la opción de gráficos dinámicos, pero de igual manera siempre
se tendrá que armar la tabla dinámica.
1
Aparecerá la ventana de asistencia para crear éste tipo de tabla, y como primero
se deberá seleccionar el rango de la tabla antes presentada como rango de los
datos con los cuales se conformará la tabla dinámica, ahora si se quiere auto
selección solo basta con seleccionar una celda de la tabla antes de presionar las
tablas dinámicas y de esta forma la selección será de forma automáticas.
Ahora se debe seleccionar el rango de la tabla de datos que en este caso es de
A1:E14 los signos pesos son debido a que por seguridad el sistema fija el rango.
2
Una vez seleccionado el rango debemos definir si la tabla dinámica que
insertaremos será en una nueva hoja de cálculo o en una hoja de cálculo existente.
Si se quiere en una hoja de cálculo existente, se deberá seleccionar una celda de
dicha hoja donde se desea insertar la tabla, para este caso práctico la insertaremos
en una hoja nueva que se crea en forma automática una vez demos aceptar.
Como se aprecia en la parte derecha, tenemos los nombres de los campos que
podremos utilizar para armar la tabla dinámica y en la parte inferior el cuadrante
donde debemos decidir cómo armarla. Hay que tener claro cada uno de ellos
antes de proceder y armar la tabla.
El cuadrante “fila y columna” es muy importante porque es aquí donde se decide
la o las categorías por las cuales serán organizados los datos de esta tabla
3
dinámica, si los dejo caer sobre la fila, se listarán en forma vertical fila a fila. Si
se repite más de una vez el dato se listará sola una vez.
Si se deja caer sobre la columna, la diferencia será que se liste en forma horizontal
columna a columna, teniendo siempre claro que se pueden usar ambos a la vez,
si es que tengo 2 o más categorías, por la cual, definiré mi tabla dinámica. Cuando
ambos son usados es donde se construye la llamada tabla de doble entrada.
Una tabla de doble entrada es una tabla con dos cuadrantes, es decir, dos datos
que se interceptan por dos categorías con un dato en común. Este dato en común
se llama sumatoria de valor y es la totalización obtenida de un campo valor o el
conteo de palabras organizadas por las categorías listadas tanto en filas como
columnas.
Resumiendo, el campo fila y el campo columna organizan la información por
ciertas categorías, mientras que los campos sumatorios de valores totalizan
información organizada por dichas categorías. Todo esto conforma una tabla
dinámica
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en
la tabla dinámica.
Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente
estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia
en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados
a su lugar correspondiente al pie del panel.
En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF. A , el campo
MES a y finalmente el campo IMPORTE a la sección .
4
Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.
Como se aprecia la tabla anterior, tenemos la llamada “tabla de doble entrada”,
debido a que totalizamos el importe organizado por dos categorías Ref para el
caso de las filas y Mes para el caso de las columnas por ende obtuvimos el total
de importe por Ref y Mes.
El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento
podremos quitar un campo de una zona arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y
obtener otros resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la
siguiente tabla, más compleja, pero con más información:
Aplicar Filtros a una Tabla Dinámica
Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y
así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto
se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados,
en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.
5
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo “Rótulos de columna” nos
aparece una lista, y como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles
en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los
queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso
todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y febrero, los otros meses desaparecerán
de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos
volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para
cerrarlo y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más
complejas, por ejemplo, podemos seleccionar ver los artículos con referencia
1236 de Abril.
6
Obtener Promedios en una Tabla Dinámica
Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con
sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser
sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.
Una forma rápida para cambiar esta totalización es presionar botón derecho sobre
una totalización y luego en las opciones de menú, sebes seleccionar “resumir datos
por”, y en la lista seleccionar la función deseada en este caso Promedio.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos
rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú
emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración
de campo de valor... y nos aparecerá un cuadro de diálogo como el que ve en la
imagen.
En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen,
mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
7
También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón
de la pestaña Opciones.
Gráficos Con Tablas Dinámicas
Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón
Gráfico dinámico de la pestaña Opciones.
Seguido a esto presionar Gráfico Dinámico y seleccionar el tipo deseado.
Una vez presionado gráfico dinámico y escogido el tipo deseado, el sistema
automáticamente creará un gráfico de acuerdo a la estructura de la tabla, es decir,
un gráfico es dinámico porque depende directamente de la estructura de la tabla
dinámica y si esta cambia el gráfico lo hará con ella.
8
En este caso se escogió un gráfico de columna, una vez hecho el gráfico dinámico,
se pueden aplicar las herramientas de formato y de diseño para personalizar a
gusto.
