UNIDAD 5: FORMACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

1. PROCESO DE FORMACIÓN

Una vez que hemos encontrado al candidato adecuado para un puesto de trabajo comienza un
proceso de crecimiento del trabajador dentro de la empresa que le ayude a desarrollarse tanto
personal como profesionalmente, sin perder la motivación inicial por el óptimo desempeño de
sus funciones dentro de la organización.

Este proceso es el proceso de formación y desarrollo profesional del personal. Toda empresa
que quiera ser competitiva en el futuro deberá considerar la formación de sus trabajadores
como algo imprescindible.

1.1. Concepto y ventajas de la formación del personal

La formación es el conjunto de medidas encaminadas a mejorar tanto las aptitudes como las
actitudes de los trabajadores.

La mejora de las aptitudes de los trabajadores implica que estos actualicen sus conocimientos,
adecuándolos al mercado (reciclaje profesional), que amplíen las habilidades necesarias para
un mejor desempeño de su puesto de trabajo o que aprendan las tareas, procedimientos o
técnicas (así como el manejo de las herramientas) necesarios para ocupar otro puesto,
normalmente de categoría superior.

Para mejorar las actitudes de los trabajadores habrá que desarrollar sus niveles de
colaboración, participación, disponibilidad, iniciativa, motivación, flexibilidad, etc.

VENTAJAS:

- Para los trabajadores, es un elemento motivador, además de un medio para

promocionar y alcanzar puestos de mayor responsabilidad, unidos normalmente a
mejores niveles tanto sociales como salariales.
- Para la empresa supone un aumento del valor añadido, ya que al mejorar tanto las
aptitudes como las actitudes de sus trabajadores se incrementará el nivel de
productividad de estos y por tanto el grado de competitividad de la empresa en el
mercado.

1.2. Detección de las necesidades de formación

Para detectar las necesidades de formación las empresas deben comparar lo que se tiene que
hacer en un determinado puesto de trabajo y lo que realmente sabe hacer el trabajador que lo
ocupa.

Determinar qué necesidades existen suele ser responsabilidad del Departamento de Recursos
Humanos. En función de su capacidad de previsión, este departamento realizará la formación
en dos momentos diferentes:

1. Antes de que exista la necesidad, por ejemplo, la formación cuando se incorpora un

nuevo trabajador.
2. Cuando la necesidad ya se ha creado, por ejemplo, cuando se introduce en la empresa
un nuevo programa informático y se forma a la plantilla para su uso correcto.
Los medios existentes para detectar las necesidades de formación se pueden agrupar en dos
grandes grupos: a) métodos relacionados con la consulta a los trabajadores y b) métodos que
derivan del proceso de planificación y desarrollo de la empresa.

a) Métodos relacionados con la consulta:

- Entrevistas: se recogen datos del encuentro con uno o varios trabajadores para
dialogar sobre las necesidades que ellos mismos ven en el puesto de trabajo.
- Observación: se detectan las necesidades de formación a través del examen diario del
trabajo que presta una persona.
- Encuestas: sirven para recoger por escrito las opiniones e ideas de los trabajadores
respecto a las necesidades formativas.
- Círculos de calidad: son reuniones de un equipo de trabajadores que se organizan
sistemáticamente para detectar posibles deficiencias, mejoras y necesidades de
formación de los trabajadores que ocupan los puestos.

b) Métodos relacionados con la planificación y desarrollo de la empresa:

- Estudio de los puestos de trabajo: se analizan todas las tareas que hay que desarrollar
en un puesto concreto y ver qué necesita aprender de nuevo la persona que ocupa o
que va a ocupar el puesto para desarrollarlo con la máxima eficacia.
- Análisis de fallos: se analizan los defectos que se han producido en la actividad
desarrollada en un puesto de trabajo y su relación con la falta de formación de la
persona que lo ocupa.

En esta etapa de detección de las necesidades formativas es de vital importancia la tarea que
realizan los mandos intermedios en las empresas. Son ellos quienes aprecian primero las
necesidades de formación de los miembros de su equipo y quienes pueden impulsar y apoyar
su formación.

2. EL PLAN DE FORMACIÓN

El plan de formación está formado tanto por el conjunto de actividades que se van a poner en
marcha para lograr que la empresa cubra sus necesidades de formación, como por los recursos
que son necesarios para llevar a cabo esas acciones formativas.

La elaboración de este plan normalmente es responsabilidad del Departamento de RRHH, que

suele contar con la colaboración de los mandos intermedios cuando hay que planificar la
formación para los trabajadores de su equipo.

El plan de formación exige el desarrollo de las siguientes actividades:

1. Diseño y elaboración del plan de formación: requiere el desarrollo de un conjunto de tareas

que se enumeran a continuación, cuyo registro escrito dará como resultado el plan de
formación que se desarrollará en la empresa.

- Fijar los objetivos que se quieren lograr con el plan. Estos han de quedar claramente
definidos y ser coherentes con los objetivos estratégicos de la empresa.
- Analizar las necesidades de formación que tienen los trabajadores y que han sido
detectadas y establecer una priorización de las mismas, eligiendo el contenido de la
formación, pues no siempre se podrá atender a todas las necesidades formativas que
en una empresa puedan existir.
- Concretar los trabajadores que van a ser afectados por el plan de formación.
 - Determinar las personas o empresas que se van a encargar de realizar la formación,
decidiendo si la formación se va a desarrollar dentro o fuera de la empresa y si va a ser
presencial, a distancia u on-line.
- Determinar los recursos que se van a destinar a la formación.
- Temporalizar las enseñanzas, es decir, establecer un calendario en el que se precisan
las fechas en las que los trabajadores van a participar en la formación.
- Aprobación del plan formativo por la dirección de la empresa o por el departamento
correspondiente.
- El Comité de empresa tiene derecho a emitir un informe sobre el plan de formación en
la empresa con carácter previo a la ejecución del mismo por parte del empresario.

2. Ejecución: supone el desarrollo del plan de formación a lo largo del tiempo que se ha
decidido y para los trabajadores designados.

3. Evaluación: es la fase que proporciona información sobre los resultados del plan formativo.
También aporta datos sobre las necesidades de formación en los próximos años.

3. LA GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA FORMACIÓN Y SUS PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

La gestión y organización de la formación es la etapa en la que se desarrollan y ejecutan los

trámites necesarios para hacer realidad la formación que se ha planificado. El desarrollo de la
formación es responsabilidad del Departamento de RRHH, y a continuación se definen los
trámites administrativos que tendrá que realizar.

Primera fase: Concretar la acción formativa: una vez detectadas las necesidades formativas se
concretará el contenido de la acción formativa a desarrollar.

Segunda fase: Selección de los trabajadores afectados por el plan de formación: no siempre
será posible, ni conveniente, ni necesario que la formación abarque a todo el personal de la
empresa. La elección de los trabajadores afectados está condicionada por la detección de
necesidades realizada previamente.

Tercera fase: Decidir el tipo de formación que va a realizarse: los responsables de poner en
marcha el plan de formación tendrán que valorar el tipo de formación que van a realizar. Las
técnicas y métodos formativos más habituales son:

 Lección magistral: consiste en presentar conocimientos a través de una exposición

oral, que pueden ir acompañadas de presentaciones realizadas en PowerPoint. Aquí
los trabajadores adoptan una actitud pasiva en el aula.
 Estudio de caso: un grupo de personas analizan un caso que se les ha entregado con el
fin de aprender a resolver situaciones que se pueden presentar en la vida real.

El caso debe ser lo más detallado y completo posible, pues esto ayudará al equipo en la
búsqueda de soluciones a problemas complejos. Las fases del desarrollo de esta técnica
formativa son las siguientes:

- Se estudia individualmente el caso entregado, elaborando ideas para su solución.

- Se comenta en el equipo el caso y cada participante aporta sus soluciones.
- Se extraen conclusiones con el fin de ser aplicadas a situaciones análogas en el trabajo
diario.

El formador del equipo, mientras tanto, va recapitulando sobre el trabajo realizado.

  Dramatización o role-playing: es una técnica activa de formación que permite analizar
problemas desde el punto de vista de los sujetos implicados en los mismos, lo que
puede ayudar mucho a decidir cómo actuar en el futuro ante una situación similar. Es
una técnica para aplicarla en equipo a partir de una idea o guión que han elaborado los
formadores. Se pide a los participantes que asuman un papel y que lo desarrollen
durante un cierto tiempo. Después de la representación, el equipo comenta cuestiones
como las reacciones o los sentimientos de los actores y analizan cómo se enfrenta cada
persona a la situación.

 Formación en el exterior (outdoor training): este sistema activo de formación está muy
extendido en la actualidad y consiste en realizar la formación en espacios alejados del
ambiente normal de la empresa y en relación normalmente con la naturaleza. Es un
sistema de formación que permite el aprendizaje de habilidades sociales a través del
desarrollo de actividades deportivas o en contacto con la naturaleza.

 Formación on-line (e-learnig): este tipo de formación se está convirtiendo en la forma

más habitual por la comodidad que supone la organización de los horarios del
aprendizaje, así como por no precisar de aulas; tiene el inconveniente de que no sirve
para trabajos o actividades en las que la formación requiera el manejo de maquinaria.

 Formación combinada (b-learning): consiste en realizar procesos de enseñanza-

aprendizaje semipresenciales, es decir, los cursos incluyen tanto clases presenciales
como actividades de e-learning.

 Roting (o rotación de puestos): se trata de pasar al trabajador de un puesto a otro

dentro de la empresa, en períodos relativamente cortos de tiempo. Es un tipo de
formación muy utilizada para el desarrollo de potenciales directivos.

 Coaching (o entrenador personal): es un tipo de formación utilizada generalmente

para directivos. Consiste en una serie de entrevistas individuales con un coach
(entrenador), en las cuales el trabajador elige un tema que le preocupa, el coach
escucha, hace preguntas y emite observaciones. La finalidad es ayudar al trabajador a
encontrar soluciones por sí mismo para que logre alcanzar sus objetivos. Trata más del
desarrollo de nuevas conductas que de los aspectos técnicos del trabajo. El coach será
normalmente un experto externo y la formación será específica (ante problemas
concretos).

 Mentoring (o tutor personal): la empresa asigna al trabajador un tutor o mentor que

puede ser alguien de la propia empresa o contratado del exterior. Este actuará como
consejero personal del tutorizado y le servirá como modelo positivo para seguir.

Podemos apreciar que muchos de los métodos analizados tienen un elemento común, que
consiste en convertir a la persona formada en sujeto activo del aprendizaje. Es decir, la
mayoría de los métodos se basan en el concepto de “aprender haciendo”, al suponer que el
aprendizaje se realiza desde la propia experiencia personal y que lo aprendido desde la
experiencia se lleva a la práctica en la empresa con mayor rapidez y fiabilidad.

Cuarta fase: Elaboración del presupuesto: dependerá del tipo de formación que se decida y de
los formadores que se contraten. Si se desea contratar la formación con una empresa externa,
los encargados podrán pedir varios presupuestos, teniendo en cuenta que se elegirá el
presupuesto que pueda afrontarse económicamente y que cubra las necesidades formativas
detectadas.

Quinta fase: Informar a la dirección para que apruebe el plan de formación. Los responsables
de RRHH elaborarán un dossier con la documentación recogida relativa a la detección de las
necesidades formativas, a los trabajadores seleccionados y con los tipos de formación y su
presupuesto. La información puede transmitirse en papel escrito o puede convocarse una
reunión para hacer una presentación que de manera más vistosa puede realizarse en
PowerPoint.

Sexta fase: Informar a los trabajadores: por un lado, el empresario debe informar al comité de
empresa sobre el plan de formación en la empresa, con carácter previo a su ejecución. Una de
las finalidades de esta información es que el comité pueda emitir un informe sobre el propio
plan formativo. Por otro lado, se debe informar a los trabajadores afectados sobre el
contenido de la formación; se podrán realizar reuniones informativas, o bien elaborar dípticos
o trípticos informativos, Intranet, etc.

Séptima fase: Desarrollo y ejecución de la formación: esta fase incluye a su vez la realización
de dos actividades diferenciadas pero interdependientes:

a) Organizar fechas y horarios de la formación y sustitutos para los trabajadores que

participan en el plan de formación, caso de que la formación exija la ausencia del
trabajador por un periodo significativo de días.
b) Ejecución de las acciones formativas: en esta fase se desarrollan las acciones
formativas que han sido decididas.

Octava fase. Evaluación del plan formativo, que incluirá, por un lado, la evaluación global del
plan de formación realizada, y por otro las actividades concretas de formación realizadas.

La evaluación global del plan:

- Tiene por objetivo determinar si se han cubierto las expectativas u objetivos del plan
completo, si se han utilizado los métodos adecuados y si la formación ha contribuido a
superar la situación concreta que se quería resolver.
- Ha de ser continua para permitir corregir las posibles desviaciones que se pudieran
ocasionar.

La evaluación de acciones formativas:

- Tiene por objeto analizar si los trabajadores han cubierto las necesidades que
precisaban y, sobre todo, si se aplican en el puesto de trabajo concreto.
- Asimismo, se evalúa la propia actividad formativa en cuanto a metodología, idoneidad
del formador, tiempo invertido, coste y aplicación en el puesto de trabajo.

Los métodos para evaluar son muy variados y dependen de si se evalúa el plan de formación o
las acciones formativas concretas. Es muy habitual utilizar test, entrevistas o encuestas, o
análisis del grado de cumplimiento del plan entre otros. En la práctica se utiliza un formulario
por medio del cual los participantes en la formación expresan su opinión respecto a
determinados aspectos, como la pertinencia de la formación, las capacidades de los
formadores, el tiempo utilizado o la aplicación práctica de los contenidos tratados y de las
competencias adquiridas.
 3.1. Gestión del plan de formación en la empresa

Los administrativos de las empresas tienen una importante presencia en muchas fases de la
gestión del plan de formación en la empresa y pueden participar en las siguientes tareas:

- Recoger información sobre las necesidades de formación en la empresa.

- Extraer estadísticas sobre los datos recogidos bajo la supervisión de su superior.
- Buscar y contactar con empresas de formación.
- Organizar la logística de las actividades formativas que desarrollan el plan de
formación.
- Redactar los documentos para informar a los trabajadores sobre los cursos de
formación.
- Colaborar y apoyar a sus superiores en la elaboración de horarios alternativos cuando
se desarrolla la formación.
- Distribuir y recoger los cuestionarios o test de evaluación.
- Tratar la información recogida en los cuestionarios o test.
- Registrar las acciones formativas de los trabajadores en sus expedientes personales.
- Realizar los trámites administrativos para solicitar las subvenciones para la formación
en la Fundación Tripartita para la formación en el empleo.
- Tramitar la financiación de la formación y aplicar la bonificación en las cotizaciones a la
Seguridad Social

4. LA FORMACIÓN PARA EL EMPLEO

El aprendizaje a lo largo de la vida (ALV) es una constante que se refleja en toda la normativa
sobre formación tanto nacional como de la Unión Europea. En España, se ha establecido la
regulación del llamado subsistema de formación profesional para el empleo, debido a la
importancia y la necesidad de la formación tanto para los trabajadores en activo como para los
profesionales que se encuentren en situación de desempleo. La Fundación Tripartita
(actualmente denominada FUNDAE a partir de 2015) para la formación en el empleo es el
organismo encargado de impulsar la formación para el empleo entre trabajadores y empresas.

El subsistema de la formación profesional para el empleo está integrado por el conjunto de

instrumentos y acciones que tienen por objeto impulsar y extender entre las empresas y los
trabajadores ocupados y desempleados una formación que responda a sus necesidades. La
formación para el empleo incluye lo que fue en su momento la formación continua (formación
para trabajadores en activo) y la formación ocupacional (formación para desempleados).

El subsistema de formación profesional para el empleo está integrado por las siguientes cuatro
iniciativas de formación:

 Formación de demanda: está formada por las acciones formativas de las empresas y
los permisos individuales de formación financiados total o parcialmente con fondos
públicos, para atender las necesidades específicas de formación planteadas por las
empresas y sus trabajadores. Está destinada a los trabajadores asalariados, incluidos
los trabajadores fijos discontinuos en los periodos de no ocupación, así como los
trabajadores que accedan a situación de desempleo cuando se encuentren en periodo
formativo, y los trabajadores acogidos a regulación de empleo en sus periodos de
suspensión de empleo por expediente autorizado.
 Formación de oferta: está integrada por los planes de formación dirigidos
prioritariamente a trabajadores ocupados y las acciones de formación dirigidas a los
 trabajadores desempleados. Las Administraciones competentes determinarán la
proporción de unos y otros trabajadores.
 Formación en alternancia con el empleo: incluye las acciones formativas de los
contratos para la formación y los programas públicos de empleo- formación,
permitiendo al trabajador compatibilizar la formación con la práctica profesional en el
puesto de trabajo (Ej.: FP Dual). Está destinada a los trabajadores contratados para la
formación y los trabajadores desempleados en los términos que establezca la
normativa específica reguladora de los contratos para la formación y los programas
públicos de empleo-formación.
 Acciones de apoyo y acompañamiento a la formación: estas acciones permiten
mejorar la eficacia del subsistema de formación profesional para el empleo.

Por último, decir que podrán ser beneficiarias de las bonificaciones en las cotizaciones a la
Seguridad Social todas las empresas que tengan centros de trabajo en el territorio estatal,
cualquier que sea su tamaño y ubicación, desarrollen formación para sus trabajadores y
coticen por formación profesional. En la fotocopia anexa se establecen los porcentajes del
crédito de bonificaciones, tanto para la apertura de nuevos centros, los módulos económicos
máximos, la parte exigible de cofinanciación privada, así como la aplicación de las ayudas.

Cálculo del crédito para la formación: Para calcular el crédito, se deberán consultar datos en el
Recibo de Liquidación de Cotizaciones (RLC). Hay que sumar las <<Bases de Accidentes de
Trabajo y Otras Cotizaciones>> del año anterior, multiplicarlas por el 0,7% y posteriormente
aplicar el porcentaje correspondiente (ver tablas) según el número medio de trabajadores de
dicho año.

Simulador de crédito: la página web de la Fundación Estatal [Link] dispone de un

simulador a través del cual se puede calcular fácilmente el crédito anual para la formación de
una empresa.