Diagnóstico Integral del Estado de Archivístico

Julio de 2022

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Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

Tabla de contenido
Introducción ............................................................................................................................................... 6

Justificación................................................................................................................................................ 7

Objetivos .................................................................................................................................................... 7

Objetivo general ..................................................................................................................................... 7

Objetivos específicos ............................................................................................................................. 7

Alcance....................................................................................................................................................... 8

Marco Teórico ............................................................................................................................................ 8

Metodología ............................................................................................................................................... 9

La Entidad ................................................................................................................................................ 11

Organigrama: ....................................................................................................................................... 11

Información Organizacional: ............................................................................................................... 12

Misión:............................................................................................................................................. 12

Visión: ............................................................................................................................................. 12

Política de Calidad: .............................................................................................................................. 12

Objetivos de Calidad:........................................................................................................................... 12

Mapa Estratégico: ................................................................................................................................ 13

Aspectos Técnicos .................................................................................................................................... 14

Medición Puntual en Metros Lineales ................................................................................................. 14

Análisis de la Muestra de Aspectos Archivísticos ............................................................................... 15

Clasificación .................................................................................................................................... 15

Ordenación ...................................................................................................................................... 15

Foliación .......................................................................................................................................... 16

Descripción documental .................................................................................................................. 17

Conclusiones: .................................................................................................................................. 18

Análisis de los ocho (8) procesos del programa de gestión ..................................................................... 18

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Instrumentos archivísticos ........................................................................................................................ 21

El Cuadro de Clasificación Documental (CCD):............................................................................. 21

La Tabla de Retención Documental (TRD):.................................................................................... 21

El Programa de Gestión Documental (PGD):.................................................................................. 21

Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR): .................................................................. 21

El Inventario Documental................................................................................................................ 21

Un Modelo De Requisitos Para La Gestión De Documentos Electrónicos ..................................... 21

Los Bancos Terminológicos ............................................................................................................ 22

Estado de Conservación de los Archivos y Documentos ......................................................................... 22

Capacitación Y Sensibilización En Preservación Y Conservación Documental ................................. 23

Conclusiones: .................................................................................................................................. 24

Manejo Y Practicas Documentales ...................................................................................................... 24

Aspectos críticos:............................................................................................................................. 25

Producción Documental ....................................................................................................................... 27

Conclusiones: .................................................................................................................................. 27

Preservación Del Documento Electrónico ........................................................................................... 28

Conclusiones: .................................................................................................................................. 29

Inspección Y Mantenimiento De Las Instalaciones ............................................................................. 29

Aspectos críticos.............................................................................................................................. 30

Monitoreo Y Control De Las Condiciones Ambientales ..................................................................... 31

Registros Y Resultados De Los Monitoreos De Humedad Relativa Y Temperatura Realizados Durante

El Diagnostico...................................................................................................................................... 32

Oficina Administrativa .................................................................................................................... 33

Oficina De Infraestructura ............................................................................................................... 33

Archivo Central ............................................................................................................................... 34

Conclusiones Del Comportamiento Climático Y Aspectos Críticos: .............................................. 34

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Comportamiento De La Intensidad De La Luz Visible: .................................................................. 35

Saneamiento Ambiental Y Documental............................................................................................... 36

Conclusiones y aspectos críticos ..................................................................................................... 37

Muestreo Microbiológico Realizado Durante El Diagnostico ............................................................. 38

Resultados: ...................................................................................................................................... 40

Condiciones De Almacenamiento........................................................................................................ 40

Conclusiones y aspectos críticos: .................................................................................................... 42

Prevención A Atención De Desastres .................................................................................................. 44

Conclusiones Y Aspectos Críticos: ................................................................................................. 46

Archivo Central.................................................................................................................................... 47

Análisis Y Conclusiones.................................................................................................................. 49

Archivos De Gestión ............................................................................................................................ 50

Análisis Y Conclusiones.................................................................................................................. 51

Estado componente tecnológico ............................................................................................................... 51

Marco de referencia de arquitectura empresarial ................................................................................. 51

PETI y portafolio de proyectos........................................................................................................ 53

Recurso humano .............................................................................................................................. 54

Sistemas de información ...................................................................................................................... 54

Sistema administrativo y financiero SIIGO ..................................................................................... 55

Sistema de gestión documental........................................................................................................ 55

Otros sistemas.................................................................................................................................. 55

Infraestructura ...................................................................................................................................... 55

Redes y comunicaciones.................................................................................................................. 56

Almacenamiento .............................................................................................................................. 56

Seguridad ............................................................................................................................................. 56

Informática ...................................................................................................................................... 56

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Autenticación y redes ...................................................................................................................... 56

Soluciones en la nube ...................................................................................................................... 57

Diagnóstico .......................................................................................................................................... 57

Arquitectura empresarial ................................................................................................................. 57

Infraestructura.................................................................................................................................. 58

Sistemas de información corporativos ............................................................................................. 58

Seguridad de la información y continuidad del negocio ................................................................. 58

Gestión documental en el entorno electrónico................................................................................. 59

Preservación digital.............................................................................................................................. 59

Adopción de la política de gobierno digital ......................................................................................... 59

Portal único del estado (gov.co)........................................................................................................... 60

Análisis DOFA ......................................................................................................................................... 60

Plan de acción .......................................................................................................................................... 62

Conclusiones y Recomendaciones Generales .......................................................................................... 62

Referencia normativas y bibliográficas .................................................................................................... 64

Listado de tablas ....................................................................................................................................... 67

Listado de ilustraciones ............................................................................................................................ 68

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Introducción

El Sistema Integrado de Transporte de Valledupar-SIVA S.A.S, ubicado en el municipio de Valledupar

en el departamento de Cesar. Esta una entidad pública gestora del transporte público en la capital del
Cesar, y que en “cumplimiento de la normatividad y dentro del marco de su visión, busca el mejoramiento
continuo de procesos y el uso eficiente de recursos, con el fin de brindar un servicio de transporte público
eficiente y de calidad que responda a las necesidades y expectativas del Municipio de Valledupar” (SIVA
S.A.S, s.f.). Esta empresa, ha brindado a los valleduparenses un servicio enfocado en principios de
eficiencia seguridad y sostenibilidad, lo que le ha permitido ser la empresa líder en transporte público
colectivo del municipio por alrededor de 9 años, sin contar, que se encarga de la implementación,
ejecución y el mejoramiento de la movilidad y las condiciones de transporte público, con el objetivo de
brindar un mayor desarrollo a la ciudad y dignificar la calidad de vida de los habitantes de este lugar.

Es fundamental tener en cuenta que las entidades públicas en concordancia con la Ley 594 de 2000 en su
Artículo 21, deben contar con un sistema de Gestión Documental que les permita dar soporte y
articulación del uso de nuevas tecnologías en su principios y procesos archivísticos; es por esto, que para
el proceso de levantamiento de la información, se realizó la aplicación de listas de verificación de archivos
y encuestas a los funcionarios encargados de la gestión y administración de la documentación, por cada
una de las áreas y dependencias que conforman la entidad según el organigrama. Por otro lado, se obtuvo
información a través de observación directa y registro fotográfico, y se tomaron datos de medición de las
condiciones ambientales de los depósitos de archivo, que complementaron la evaluación de las áreas
físicas y de la documentación en general.

Posteriormente se realizó la recopilación y análisis de la información obtenida, lo cual permitió establecer

las debilidades, oportunidades, amenazas y fortalezas del archivo de la entidad, de una manera global. Lo
anterior, permitió establecer una serie de acciones de mejora, y posibilitó la implementación de una
propuesta de ruta de acción, que está enmarcada en las prioridades que se presentaron en la entidad en
materia de gestión documental, que deben ser tenidas en cuenta por la entidad.

En adición, es prioritario entender que las políticas de gobierno digital, el Archivo general de la Nación,
la Ley de Transparencia, la Directiva Cero Papel, la aplicación de las TIC en el sector público, entre otras,
se visionan a la modernización y automatización de la Gestión Documental en cumplimiento de lo
requerido para tal fin, por lo que se hace necesario brindar una atención y pronta solución a las

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recomendaciones y planes de acciones que se presentarán para ejecutar una eficiente y eficaz Gestión
Documental en la entidad.

Justificación

Tras la identificación de las necesidades en Gestión Documental por parte del Grupo de Archivo General
se hizo necesario diseñar una maquinaria que permitiera implementar de manera adecuada las solicitudes
de la Ley 594 de 2000 en su Artículo 21 que establece que “las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en
cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.”

Es por esto, y teniendo en cuenta las necesidades de adoptar medidas que garanticen la preservación del
acervo documental del Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S, se realizó el
diagnóstico contenido en este documento, para de esta forma garantizar la protección y conservación de
los archivos de la Entidad Territorial, partiendo del interés de la misma por asegurar la integridad de estos.

En este sentido, es fundamental aclarar, que el Diagnóstico Integral de los Procesos Archivísticos es una
herramienta fundamental para guiar las siguientes fases de intervención de los archivos de la entidad, en
cumplimiento de lo preceptuado en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, por lo que se hace
menester contar con un Gestión Documental eficiente y eficaz, que permita a la entidad cumplir con todos
los lineamientos y exigencias que presenta la Ley, y a su vez, que permita la consulta de información de
una forma precisa y efectiva.

Objetivos

Objetivo general

Presentar los resultados del Diagnóstico Integral de los procesos archivísticos y de conservación de la
documentación del Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S.

Objetivos específicos

Establecer el estado actual en materia archivística y de conservación, de la documentación del Sistema

Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S.

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Determinar los factores que afectan la conservación de los soportes documentales y la preservación de la
información a largo plazo en el Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S.

Presentar los resultados de la medición de condiciones medioambientales y microbiológicas, en los

depósitos de Archivo.

Establecer estrategias para el desarrollo de planes y proyectos que fortalezcan la Gestión Documental de
la Entidad.

Alinear la Gestión Documental con los objetivos misionales de la entidad, fortaleciendo la prestación del
servicio a sus grupos de interés con principios de eficiencia y transparencia acorde con las políticas
nacionales.

Presentar una matriz de acciones de mejora y ruta de acción para solucionar los problemas identificados
previamente, con base en el levantamiento de datos en cada una de las sedes.

Alcance

El diagnóstico se enfoca a las dependencias productoras de documentación con mayor impacto

documental para la identidad en lo relacionado con documentos análogos, lo cual ha repercutido en
necesidades de tipo espacial, infraestructura, ambiental, sistemas de almacenamiento, mantenimiento y
sistemas de prevención y atención de desastres.

El diagnóstico del estado de preservación y conservación de estos archivos identificados permite

igualmente dar continuidad y consolidar las acciones de gestión de recursos e implementación de los
planes que se vienen desarrollando el Programa de Gestión Documental- PGD, Plan Institucional de
Archivos- PINAR y en proyección para conformar el Sistema Integrado de Conservación Documental.

Marco Teórico

En el marco del cumplimiento de las funciones de archivísticas consagradas en la Ley 594 de 2000 (El
Congreso de Colombia, 2000) que “tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del Estado”, se hace necesario establecer el cumplimiento de la

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conservación de los documentos en soporte papel y medios tecnológicos, para de esta forma garantizar de
manera efectiva y eficaz la consulta de información de manera precisa.

Este diagnóstico permite conocer el estado de la conservación de los documentos y se contemplan

aspectos como los criterios archivísticos, de conservación y tecnológicos, para poder evaluar la
interacción de estos componentes en la efectiva cadena de preservación de la información en todos sus
soportes y la interconectividad de los procesos en su producción documental.

Teniendo en cuenta lo anterior, se pretenden establecer los conceptos de cada uno de los aspectos que se
contemplaron en toda la elaboración del diagnóstico integral, por esa razón a continuación relacionamos
los componentes relevantes y necesarios del documento.

Metodología

Metodología del Estado de Conservación: el presente diagnóstico se llevó a cabo una metodología de
trabajo que incluyó tanto la revisión de los espacios de almacenamiento y las características físicas y
ambientales como la revisión directa de los documentos a través del diligenciamiento de los formatos de
muestreo en los que se consignó la información más relevante respecto al estado de conservación de los
soportes documentales y la información que contienen.

La revisión de los espacios de almacenamiento se llevó a cabo mediante la realización de visitas de

reconocimiento en las que se verificaron las características constructivas de las sedes, del mobiliario, su
estado de conservación y capacidad de almacenamiento, y de las condiciones ambientales mediante la
medición temporal de variables como temperatura, luz visible y humedad relativa. También se realizaron
registros fotográficos y monitoreo para la identificación de la presencia de microorganismos.

En este proceso se estableció la cantidad de metros lineales de la producción documental en cada una de
las dependencias, en estas visitas se registraron las más destacadas observaciones de cada uno, en este
proceso además se adelantó la elaboración de una muestra equivalente al 5% de los ml en cada una de las
oficinas, en esta etapa era necesario relacionar la información puntual de estos ejemplares seleccionados
en el formato de muestreo el cual está diseñado para establecer el impacto ambiental y la forma en la cual
se aplican los aspectos archivísticos, en las unidades tomadas para la muestra, el Anexo 1 “Registro de
Recolección de Información de Estado de Expediente” (RIEE) evidencia qué criterios se tuvieron en
cuenta durante la realización de este proceso, inicialmente se describen los aspectos sobre la identificación

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del expediente teniendo en cuenta la ubicación, el tipo de unidad documental, la oficina a la cual pertenece,
la coincidencia de la unidad documental con las series y subseries en la TRD, las fechas de estos
documentos, la ubicación en cada uno de los archivadores, aspectos sobre la ordenación, de igual forma
sobre la descripción documental en la cual se contemplan aspectos como la rotulación normalizada,
verificación de inventarios documentales frente a las descripción de las unidades y las hojas de control
para los casos que tienen lugar, de la misma forma el material en que se almacena la información, en este
mismo formato de calificaciones de bajo, medio y alto el nivel del impacto en intervenciones anteriores,
el impacto de los deterioros por medios físicos, químicos y biológicos

Se realizaron virtuales con la persona encargada del archivo de la dependencia, con el objeto de garantizar
la información entregada, en el Anexo 2 “Cuestionario de Gestión” (CAG) se puede observar el detalle
de cada una de las preguntas, este cuestionario está establecido con el objetivo de establecer los
conocimientos y aplicación de los instrumentos por parte de las personas encargadas del archivo y de la
custodia de la información al interior de cada una de las oficinas.

Durante las inspecciones en cada una de las dependencias se diligenciaba el formato de recolección de
información estado de conservación de las unidades documentales cuestionario en el Anexo 3
“Recolección de Información Estado de Conservación de las Unidades Documentales” (RIECUD)se
establece las interrogantes cómo se desarrolla la producción y manipulación de la documentación en
soporte papel, digital, electrónico y medios magnéticos, de la misma forma la inspección pretende
establecer las condiciones de las instalaciones físicas, en este mismo formulario se registra la información
relacionada con las áreas dispuestas para los archivos y la producción documental, para establecerlos en
factores de medida en centímetros.

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La Entidad

Como parte de la organización administrativa del Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA
S.A.S., podemos obtener los siguientes aspectos claves en el proceso administrativo de la entidad como
lo son: la estructura orgánica, la misión, la visión, las políticas de calidad, objetivos de calidad, y el Mapa
Estratégico de la Institución.

Organigrama:

Ilustración 1: Organigrama

Fuente: Tomado de la página oficial https://siva.gov.co/organigrama/

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Información Organizacional:

Misión:

“Brindar una solución de transporte público colectivo a los habitantes del Municipio de Valledupar
y su área de influencia, bajo los principios de eficiencia, seguridad y sostenibilidad mediante la
planeación, gestión, implantación y control de un sistema estratégico de transporte público que
propenda por el mejoramiento de la calidad De vida y la preservación de media ambiente,
contribuyendo a la transformación económica y social de Valledupar” (SIVA S.A.S, s.f.).

Visión:

“Ser en el 2024 el ente gestor líder en la implementación del SETP en el país destacándose por la
eficiencia y sostenibilidad del sistema, su compromiso con el medio ambiente y su contribución en
el mejoramiento de la calidad de vida de sus usuarios” (SIVA S.A.S, s.f.).

Política de Calidad:

El SIVA S.A.S cuenta con una política de calidad enfocada en el sistema estratégico de transporte de la
ciudad de Valledupar, es por esto, que tienen la siguiente política:

“El Sistema Estratégico De Transportes de Valledupar SIVA S.A.S., está comprometida con la
planeación, gestión, implantación y control del Sistema Estratégico De Transporte público de
pasajeros parala ciudad de Valledupar, a través de la mejora continua de sus procesos y proyectos,
el cumplimiento de los requisitos legales y el uso eficiente de los recursos contemplados en el
proyecto, con el fin de brindar un servicio de transporte público eficiente y de calidad que
responda a las necesidades y expectativas del municipio de Valledupar” (SIVA S.A.S, s.f.).

Objetivos de Calidad:

En cuanto a los objetivos de calidad presentes en los procesos administrativos de la entidad, encontramos
5 que se plantean en la página de la institución SIVA S.A.S de la siguiente forma:

1. Gestionar la consecución de recursos ante los entes territoriales y la Nación durante la vigencia
de construcción del proyecto.
2. Controlar la eficiencia y economía de los procesos uy recursos mediante la supervisión y el
mejoramiento continuo de los procesos.

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3. Realizar la planificación y construcción de las obras civiles contempladas en el documento

CONPES 3656, garantizando la apuesta den marcha del Sistema Estratégico De Transporte
público colectivo de Valledupar.
4. Diseñar y dar operatividad al sistema de trasporte público de la ciudad de Valledupar.
5. Ejecutar procesos de socialización con la comunidad a través de los procesos de gestión social y
gestión de la información y las comunicaciones garantizando que la comunidad conozca el
alcance del proyecto SETP.

Mapa Estratégico:

Fuente: Tomado de la página oficial https://siva.gov.co/quienes-somos/#1620130053081-26407fb0-16e5

Ilustración 2: Mapa Estratégico

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Aspectos Técnicos

Medición Puntual en Metros Lineales

Una vez realizadas las visitas a cada una de los depósitos en la instalación de SIVA se recolectó en datos
cuantitativos, el volumen de producción documental en cada una de estas; la siguiente tabla nos muestra
la cantidad en metros lineales para cada una de los depósitos.

Tabla 1 Volumen Documental

Ubicación del Deposito Metros Lineales
Archivo Central 130
Archivo de Gestión 5
Archivo de Gestión 16
Volumen documental 151

En el siguiente gráfico podemos observar la proporción del volumen documental en cada una de las
dependencias, con el objeto de brindar la información pertinente del volumen que se presenta en el archivo
central; la gráfica incluye dicha información expuesta anteriormente.

Metros Lineales

11% Archivo Central

3%

Archivo de
Gestión
Archivo de
Gestión
86%

Ilustración 3: Proporción volumen documental

Fuente: Elaboración propia

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Análisis de la Muestra de Aspectos Archivísticos

Clasificación

La totalidad de la documentación que reposa en los diferentes depósitos del archivo de gestión y central,
no cuenta con aprobación de las Tablas de Retención Documental, por esta razón no corresponde a las
denominaciones de las series y subseries.

Clasificación TRD

0%

SI NO

100%

Ilustración 4: Proporción Clasificación documentos con clasificación

Fuente: Elaboración propia

Ordenación

En cuanto al proceso de ordenación documental, se observó, que el 83% de la documentación se encuentra

ordenada.

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Ordenación

17%

Bien
Mal
83%

Ilustración 5: Proporción de Documentos con Ordenación

Fuente: Elaboración propia

Foliación

En los depósitos de los archivos de gestión y central, se evidenció que el proceso de foliación tiene un
porcentaje de aplicación entre el 17% de manera correcta, no cuenta con este el 51%, más de la mitad de
la información no cuanta con un sistema que permita controlar la información almacenada en cada una de
las unidades documentales lo que puede llevar a perdida de documentos al interior de los expedientes.

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Foliación
17% Bien
Mal
51% No
32%

Ilustración 6: Proporción de Documentos con Foliación

Fuente: Elaboración propia

Descripción documental

En este proceso se determina si los expedientes se encuentran identificados en un inventario documental,

el cual permite la custodia de la información de manera eficiente, la toma de muestras y las entrevistas
realizadas, se pudo determinar 27% de los expedientes no se encuentran incluidos en los inventarios.

Los expedientes tienen inventario

27%

SI NO

73%

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Ilustración 7: Proporción de Documentos con Descripción Documental

Fuente: Elaboración propia

Conclusiones:

Si bien esta está establecida una ubicación para custodial y almacenar las unidades documentales y cada
uno y su información es necesario, establecer mecanismos que permitan controlar de manera efectiva la
custodia de dichos expedientes, de esta forma garantizar el cumplimiento de las leyes de Gestión
Documental.

Análisis de los ocho (8) procesos del programa de gestión

A continuación, detallamos en la siguiente tabla las observaciones generales de los ocho procesos del
programa de gestión, estos están contemplados en el decreto 1080 de 201 en el capítulo V.

Tabla 2 Observaciones Ocho procesos del programa de gestión.

Proceso Observaciones Generales

 La entidad no cuenta con procedimientos, guías, instructivos ni manuales

que documenten las actividades de gestión documental.
 No existe continuidad en los planes de capacitación para la formación de
Planeación los funcionarios en materia de gestión documental.
 No existen políticas y/o parámetros para la conformación de expedientes
electrónicos o híbridos.
 No existe un plan presupuestal priorizado para cada necesidad en cuanto a
gestión documental, de acuerdo con debilidades detectadas y prioridades
requeridas (infraestructura, procesos de gestión, refuerzo de programas en
gestión documental y otros).
 Aunque la entidad cuenta con personal asignado para gestión documental, es
necesario reforzar el recurso humano tanto en la parte técnica como en la
profesional, para acompañar los distintos procesos de gestión documental en
la entidad.
 La entidad no cuenta con instrumentos archivísticos, Programa de Gestión
Documental PGD, Plan Institucional de Archivos PINAR, Modelo de
Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos, Banco
Terminológico de tipos, series y subseries documentales, Tablas de
Valoración Documental y Tablas de Control de Acceso, según lo determina
el Decreto N° 1080 del 26 de mayo de 2015, Artículo 2.8.2.5.8.
 La entidad requiere la elaboración, publicado e implementado del Sistema
Integrado de Conservación, con sus distintos programas, para así regular y
controlar el monitoreo, condiciones ambientales; almacenamiento, custodia
y mantenimiento de los documentos de archivo, para dar cumplimento a los
reglamentado en el Acuerdo N° 006 del 15 de octubre de 2014.

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 Se requiere establecer una política de digitalización asociada al uso de

nuevas tecnologías, para garantizar la autenticidad y valor probatorio de la
información.
Producción  Se deben establecer lineamientos para la normalización, almacenamiento y
disposición de documentos en soportes como CDs, USB, discos duros u otros
formatos diferentes al papel.
 La entidad no cuenta con registro de firmas electrónicas.
Gestión y Trámite  La entidad cuenta con Ventanilla Única de correspondencia.
 Se ejerce control del recibo y envío de las comunicaciones por medio de
planillas.
 Los funcionarios responsables del trámite de documentos conocen los
periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
Organización  El proceso de ordenación de las agrupaciones de gestión y archivos
centrales no cumple con los reglamentado en el Acuerdo 42 de 2002,
Documental Artículo cuarto, en los siguientes aspectos:
- La organización de los archivos de gestión debe basarse en las
Tablas de Retención Documental.
- La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y
subseries correspondientes a cada unidad administrativa
- La ubicación física de los documentos responderá a la
conformación de los expedientes, los tipos documentales se
ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de
los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción
será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la
fecha más reciente se encontrará al final de esta,
 El proceso de foliación no se ajusta a los establecido en la cartilla “la
foliación de archivos” del Archivo General de la Nación en los siguientes
aspectos:
- Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni
repetir números
- Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara
recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.
- No se deben foliar las pastas ni las hojas – guías en blanco
- Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos) que se
encuentren se numerarán como un solo folio.
-
 Se evidencia que en algunos casos no se separan los documentos de apoyo
de la organización documental según la TRD.
 El mobiliario, tanto en los archivos de gestión, como en el archivo central,
no se encuentra debidamente identificado.
 Se requiere la elaboración del reglamento interno de archivo y
correspondencia, en el cual se establezcan directrices y sirve como guía para
el desarrollo de las actividades archivísticas.
 Las unidades de conservación “carpetas” y las unidades de almacenamiento
“cajas” no cuentas con sus respectivos rótulos

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 El espacio destinado para la custodia y administración de los archivos de

gestión no es suficiente, se requiere evaluar una medida de contingencia que
permita tener acceso a la documentación de manera inmediata, conservando
debidamente los diferentes soportes.
Transferencias  Se requiere que la entidad elabore y socialice el Plan de Transferencias
Documentales
Documentales  No existe un procedimiento para la transferencia o migración de documentos
electrónicos, o soportes tales como CDs, DVDs, discos duros, entre otros
diferentes al papel.
 Para el caso de las transferencias primarias de los archivos de gestión se
dificulta por la carencia de espació para la custodia de los archivos.
Disposición Final  Para la disposición final de selección no se determina en el procedimiento
para parte cualitativa y cuantitativa de la muestra a seleccionar.
 Mo cuenta con controles de calidad en los procesos de digitalización,
microfilmación y eliminación (periodicidad, responsable, volumen por
muestreo, resultados muestreos, fecha último)
Preservación a  Ya que no hay un sistema Integrado de Conservación, la documentación no
tiene garantías para la preservación a largo plazo.
Largo Plazo  En caso de siniestro, la entidad no cuenta con un plan de atención de
emergencias para la documentación, donde se prioricen las acciones para la
documentación susceptible, lo que la hace vulnerable.
 No existe un plan de riesgos que permita determinar los riesgos en
Seguridad de Información
 La documentación de los archivos central de las Regionales y Nivel Central
está en alto riesgo, tanto por las condiciones de infraestructura, como por la
falta de acciones en conservación preventiva y correctiva (filtraciones,
murciélagos, suciedad, humedad relativa y temperatura fuera de los
parámetros normales). Lo anterior hace que gran parte de la documentación
tenga un alto riesgo de pérdida a mediano plazo, y a corto plazo si la que está
afectada no se trata debidamente.
 No hay un plan de preservación de la información de documentos
electrónicos a largo plazo.
Valoración  No se realiza el proceso de valoración para la información que conforma los
fondos documentales, ya que está en proceso de elaboración las Tablas de
Valoración Documental.
 Para los archivos de gestión, no se realiza el proceso de valoración y
selección conforme a las TRD, ya que esta herramienta no ha sido
implementada completamente en los procesos y procedimientos de gestión
documental en la entidad.
 La entidad debe tener un proceso de evaluación de la documentación,
constante y continuo, para determinar sus valores primarios y secundarios.
 En las visitas realizadas a las regionales se pudo constatar que el volumen
documental de los fondos documentales no contemplo información antigua,
esto nos conlleva a analizar que pudo existir eliminación de información que
no se valoró.

20
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Instrumentos archivísticos

A continuación, vamos a detallar la definición de cada uno de los instrumentos, así establecer la
importancia y utilidad de cada uno de estos al momento de aplicar la gestión documental de manera
efectiva al interior de la entidad:

El Cuadro de Clasificación Documental (CCD): Son esquemas que reflejan la jerarquización y

clasificación dada a la documentación producida por una institución. En ellos se registran jerárquicamente
las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries Documentales. (Godoy de Lozano & López Ávila,
2001)

La Tabla de Retención Documental (TRD): Es un listado de series y subseries con sus

correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos, así como una disposición final. Y la Tabla de Valoración Documental que
es Listado de series documentales o asuntos a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el Archivo
Central, así como una disposición final. (Archivo General de la Nación, 2019)

El Programa de Gestión Documental (PGD): Es un instrumento que permite formular a corto, mediano
y largo plazo, el desarrollo de los procesos de la gestión de documental como parte del Plan Estratégico
Institucional y del Plan de Acción Anual. (Ministerio de Cultura, 2015)

Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR): Este instrumento se debe diseñar al interior
de las entidades con el fin de articular y coordinar todos los actores y responsables de la información con
el objetivo de establecer planes que permitan articular el desarrollo efectivo de la función archivística
(Gonzáles Florez, Rincón Herrera, Sanchez Yopazá, & Triana Torres, 2014)

El Inventario Documental, este instrumento detalla el contenido de los acervos documentales, en los
archivos de gestión, y el los fondos acumulados, también se elaboran al momento de hacer las
transferencias documentales, este instrumento recopila el contenido de cada una de las unidades
documentales y permite agilizar las consultas y facilitar los préstamos, el acuerdo 042 de 2002 Las
entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental, junto con
su instructivo, que a continuación se regulan. (Archivo General de la Nación, 2002)

Un Modelo De Requisitos Para La Gestión De Documentos Electrónicos; este instrumento permite

identificar las necesidades de interacción de los medios tecnológicos para la gestión adecuada de los
documentos electrónicos. (Rangel Palencia, 2017)

21
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Los Bancos Terminológicos de tipos, series y sub-series documentales, en el cual se consignará la

denominación genérica de las series, de acuerdo con las denominaciones existentes, según los diferentes
sectores, para lo cual se podrán tomar los nombres asignados en las tablas de retención documental de los
organismos cabeza de sector. (Archivo General de la Nación, 2015)

Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de la Unidades

administrativas de la entidad esta es la imagen gráfica que establece los procesos al interior de la entidad,
esta imagen permite hacer el seguimiento y responsabilidad de cada actor del proceso donde se una las
entradas y salidas de cada procedimiento, como cita (Hernández Nariño & Medina León, 2009) citando a
Anjard (1998).

Tablas de Control de Acceso son un instrumento para implementar políticas, directrices y medidas de
seguridad que permitan proteger la información, así como garantizar el acceso a la información por los
ciudadanos y los grupos de interés. (Archivo General de la Nación, 2016)

Estado de Conservación de los Archivos y Documentos

El levantamiento de la información en sus diferentes aspectos tanto de las características y el estado del
entorno físico como el estado de conservación de la documentación alcanzaron las siguientes
dependencias:

Tabla 3 levantamiento de la información

Herramienta de información Alcance- dependencias

Diligenciamiento del cuestionario de Archivo central- Gestión Documental,

levantamiento de información del Sistema Gerencia- Planeación estratégica y Gestión
Integrado de Conservación- de Obras de infraestructura

Inspecciones visuales y documentación Archivo central- Gestión Documental

fotográfica de las instalaciones de las Gerencia- Planeación estratégica y Gestión
dependencias y archivos documentales de Obras de infraestructura

22
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Monitoreos ambientales de humedad relativa, Archivo central, administrativa e

temperatura y luz visible infraestructura

Monitoreos microbiológicos: Para archivos Archivo central, administrativa e

con gran volumen documental y condiciones infraestructura
de instalaciones vulnerables.

Archivo central, Oficina de la Gerencia,

Jurídica , Control interno, Talento Humano,
Muestreos del estado de conservación Gestión Social, Administrativa.,
Infraestructura, Gestión Documental

Capacitación Y Sensibilización En Preservación Y Conservación Documental

Esta referido a las jornadas y actividades formales promovidas y gestionadas por la entidad para fortalecer,
actualizar, incentivar y hacer seguimiento a los funcionarios de la entidad en el conocimiento y aplicación
de las buenas prácticas y protección de la información y los documentos de archivo en los programas de
conservación preventiva.

Tabla 4 Capacitaciones y sensibilizaciones

No de dependencias Porcentaje de ejecución
Actividades
encuestadas

Cursos y jornadas en 66%

3
preservación documental

Asesorías y seguimiento
0%
profesional en los programas 3
de conservación preventiva

Documentos de apoyo como

instructivos, manuales o 0%
3
protocolos para los programas
de conservación preventiva

23
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Conclusiones:

Las dependencias no han recibido jornadas, cursos o asesorías profesionales en preservación documental
para garantizar una apropiación y protección adecuada de las series producidas en cada dependencia.
Solamente uno de los encargados de los archivos afirma estar capacitada en el tema.

Por otra parte, no existe apoyo de documentos con instructivos, guías o protocolos que complementen las
actividades de los programas de conservación preventiva.

Manejo Y Practicas Documentales

Las preguntas realizadas tuvieron relación con las prácticas de carácter preventivo de afecciones en la
documentación llevadas a cabo en cada dependencia durante las actividades de registro, conformación de
expedientes, organización y transferencia de los archivos

Tabla 5 Prácticas de carácter preventivo

No de
No de
dependencias
Prácticas y manejos dependencias %
% con
documentales con respuesta
respuesta
afirmativa
negativa
0%
Uso de elementos metálicos 3 100% 0

Uso de papeles 0%
3 100% 0
adhesivos(post-it)
66%
Uso de cintas adhesivas 1 33% 2

0%
Perforaciones para legajar 3 100% 0

0%
Manipulación adecuada 3 100% 0

33%
Uso de resaltadores 2 66% 1

Uso de sustancias para el 0%

3 100% 0
foliado

Constan de muebles 0%
3 100% 0
adecuados

24
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Usan carro para transporte 100%

0 100% 3
documentos

Preparación para las 100%

3 100% 0
transferencias

Uso de elementos de
0%
protección para la 3 100% 0

manipulación

Aspectos críticos:

Los porcentajes de respuesta afirmativas indican que los funcionarios de los archivos documentales están
agregando elementos nocivos a los documentos físicos, los cuales generan deterioros como manchas y
faltantes, principalmente con repercusiones significativas como perdida de la integridad de la información
para los documentos esenciales y de conservación total.

No obstante, que las dependencias consten de muebles adecuados y se manipule con el cuidado necesario,
los documentos presentaran a largo plazo afecciones irreversibles, si no existe concientización y apoyo
por medio de jornadas de capacitación.

La protección en el manejo documental como lo indica en las respuestas positivas en un 100% garantiza
una adecuada salud para los funcionarios que están manipulando continuamente la documentación.

25
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Elementos agregados con adhesivos- Archivos de gestión Deformación y elementos

metálicos- grapas archivo
central

Deformación y elementos metálicos- grapas archivo central- Unidad documental con

Archivos de Gestión afecciones físicas debido a
manipulación y almacenaje
inadecuado- Archivo central

Ilustración 8 Manejo y practica documental

26
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Producción Documental

Los aspectos se enfocaron para el conocimiento de las normas de aplicación de cada dependencia en la
generación de soportes y medios de registros para garantizar la preservación de la información de acuerdo
con la valoración documental y los tiempos de retención en las series producidas por cada oficina
productora, principalmente en la selección de formatos, naturaleza de papel y soportes sintéticos, tipos de
tintas para los registros y márgenes.

También se tuvo en cuenta los parámetros de preservación que se han considerado en los medios de
reproducción documental como fotocopias y digitalización.

Tabla 6 Producción Documental

no dependencias y No dependencias y Formatos y medios
Producción
porcentaje en la porcentaje en la de registro
documental
aplicación de los carencia de
parámetros aplicación de los
parámetros
Si % No % Formato Registro

0 0% 3 100% Carta
Parámetros para
documentos
originales
0 0% 0 100% Carta Tintas
Parámetros para
reprografía

Conclusiones:

Las dependencias no aplican los parámetros para producción de documentos originales y no tienen el
conocimiento bajo que normas se basan y cuáles son los parámetros.

La totalidad de las dependencias no aplican normas de preservación de la información para la

reproducción de documentos tanto para fotocopias como para la digitalización.

27
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En un 100% registran los documentos originales únicamente en formato carta y formato oficio sin tener
en cuenta las normas Técnicas Colombianas de calidad de archivo como gramajes y tintas de
conservación.

Preservación Del Documento Electrónico

El levantamiento de la información estuvo enfocada al conocimiento de la aplicación de los sistemas de

información electrónica con que dispone cada dependencia actualmente, las herramientas tecnológicas
que cuentan para la preservación de la información y los riesgos que presentan en el manejo de los
documentos electrónicos.

Tabla 7 Aaplicación de los sistemas de información electrónica

No de No de dependencias
%
dependencias con % con
Respuesta afirmativa Respuesta negativa

Lineamientos de 100%
0 100% 3
preservación

Uso de sistemas Base de Excel 100%

de información 3 y correos de 100% 3
y aplicativos la entidad

Obsolescencia
Riesgos 100%
3 de programas 100% 3
tecnológicos
y equipos

Cumplen con
las tablas de 100%
0 100% 3
retención
documental

Los aplicativos
cumplen con las 33%
2 66% 1
necesidades de
la dependencia

Los documentos 100%

0 100% 3
se encuentran

28
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Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

en un
repositorio
seguro

Conclusiones:

La totalidad de las dependencias revisadas no cuentan o no tienen conocimiento de los lineamientos de

preservación de la información generada electrónicamente.

El 100% de las dependencias registran la información en el aplicativo Base de Excel para bases de datos
y el correo institucional.

El 100% de las dependencias afirman tener riesgos de la información tecnológica principalmente por la
obsolescencia de programas y equipos de computación y errores humanos.

El 33% de las dependencias afirman que el aplicativo no cumple con las necesidades propias de cada
oficina productora.

El 100% de las dependencias señalan que los documentos electrónicos no cuentan con un repositorio
seguro para almacenar la información.

Inspección Y Mantenimiento De Las Instalaciones

Conocimiento y aplicación del programa en las dependencias.

Conocimiento de los aspectos de la infraestructura constructiva de los depósitos de archivo, el estado de

conservación, y los riesgos potenciales de vulnerabilidad del entorno medio- ambiental y antropogénico
que presentan actualmente.

Tabla 8 Infraestructura constructiva de los depósitos de archivo

No de dependencias
No de dependencias con %
con respuesta %
respuesta negativa
afirmativa

29
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Formulación e
100%
Implementación 0 100% 3

del programa

Manifestaciones
de deterioro de
33%
los materiales 2 66% 1

del depósito y
oficinas
Incendios Lluvias Incendios Lluvias
Biológi Biológi
Vulnerabilidad Inundacio Contamin Inundaci Contaminació
ca ca N/A
del entorno nes ación N/A ones n

medio ambiental 3 3 0 0 0 o

Aislamiento
térmico de los 100%
0 100% 3
materiales
constructivos

Ubicación de los
suministros
eléctricos e 100%
0 100% 3
hidráulicos
dentro de la
zona de archivo

Aspectos críticos

Las dependencias carecen de un programa de inspección y mantenimiento de las instalaciones de los

archivos documentales obedeciendo al acuerdo 006 de 2014/ AGN para los organismos del orden
Municipal, y en consecuencia no se pueden implementar las actividades dirigidas a identificar, controlar
y hacer seguimiento a las problemáticas que afectan actualmente las instalaciones del archivo central y
los archivos de gestión.

30
Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
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Una dependencia y el archivo central de las dependencias presentan manifestaciones de deterioros en los
materiales constructivos lo que indica que pueden existir causas medio ambientales externas o filtraciones
internas de humedad teniendo en cuenta la influencia de clima cálido y húmedo de la región.

Los depósitos de archivo y las oficinas presentan vulnerabilidad principalmente a las filtraciones de
humedad por falta de mantenimiento de las instalaciones y en muchos de los casos las instalaciones
hidráulicas se encuentran dentro de las zonas de almacenamiento constituyéndose en un factor potencial
de agentes de filtraciones de humedad.

El riesgo de incendios es un factor potencial en el 100% de las dependencias y el archivo central

principalmente si los materiales constructivos no presentan aislamiento térmico, son inflamables como la
madera y el caucho.

Monitoreo Y Control De Las Condiciones Ambientales

Conocimiento y aplicación del programa en las dependencias.

Identificación de las estrategias que realiza cada dependencia para minimizar las condicione ambientales
que afectan los depósitos de archivo de la entidad.

Identificación y análisis de las condiciones de humedad relativa, temperatura e intensidad lumínica que
afectan actualmente los archivos documentales.

Tabla 9 Condiciones ambientales que afectan los depósitos de archivo de la entidad

No De Dependencias No De Dependencias
%
Con Respuesta % Con Respuesta
Afirmativa Negativa

Formulación e
100%
Implementación 0 100% 3

del programa

Sistemas de 100%
0 100% 3
monitoreo

31
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Estrategias de 0%
3 100% 0
control

Circulación de 0%
3 100% 0
aire natural

Cortinas o 33%
2 66% 1
filtros

Mantenimiento 0%
3 100% 10
de cubiertas

Registros Y Resultados De Los Monitoreos De Humedad Relativa Y Temperatura Realizados

Durante El Diagnostico

Sistema de medición: Datalogger dt-172 y Luxometro

Rango de medición: cada hora
Periodos de medición: 22/06/2022 a 29/06/ 2022
Dependencias monitoreadas: Archivo Central, Infraestructura y Administrativa

Monitoreo de humedad y temperatura-

datallogger dt-172

Ilustración 9 Monitoreo de humedad y temperatura- datallogger

32
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Oficina Administrativa

Periodo de medición: 22/06/22 / 11 AM A 23/06/11AM

Variación/
Condición
Máximo Mínimo Promedio
Climática
Día

Temperatura 28.8o 26.3o 27.5o 2.5o

Humedad
76.4% 49.8% 63.1% 26.6%
Relativa

Luz Nivel Superior Nivel Medio Nivel Inferior

157 Lux 87,58,62 Lux 34, 35 Lux

Oficina De Infraestructura

Periodo de medición: 23/06/22 / 11 AM A 24/06/11: 15AM

Variación/
Condición
Máximo Mínimo Promedio
Climática
Día

Temperatura 25.3o 22.9o 24.1o 1.8o

Humedad
73.8% 55% 64.4% 18.8%
Relativa

33
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Luz Nivel Superior Nivel Medio Nivel Inferior

157 Lu 62lux 34lux

Archivo Central

Periodo de medición: 23/06/22 / 11 AM A 24/06/11: 15AM

Variación/
Condición
Máximo Mínimo Promedio
Climática
Día

Temperatura 29.9o 25.6o 27.7o 1.8o

Humedad
72.7% 61.5% 67.1% 8.3%
Relativa

Luz Nivel Superior Nivel Medio Nivel Inferior

110lux 81,72, 54lux 14, 6,0 Lux

Conclusiones Del Comportamiento Climático Y Aspectos Críticos:

La entidad no tiene formulado el programa de Monitoreo y control climático obedeciendo al acuerdo 006
de 2015 AGN para los organismos municipales que cumplen servicios públicos y en consecuencia no se
pueden implementar las actividades dirigidas a identificar, controlar y hacer seguimiento a las condiciones
climáticas de las dependencias.

Las dependencias carecen en su totalidad de sistemas monitoreo y control para identificar los niveles de
humedad relativa, temperatura e intensidad lumínica y establecer las causas que no permiten los niveles
permitidos para la conservación de las unidades documentales.

34
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Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

La totalidad de las dependencias realizan estrategias para minimizar los aspectos que influyen en los
niveles inadecuados para la conservación de las unidades documentales como la instalación de cortinas y
control pasivo de la ventilación

La ubicación de las luminarias de todas las dependencias ( 100%) están provocando intensidad lumínica
en las unidades documentales que se encuentran dentro de las unidades de almacenamiento.

El 100 % las dependencias monitoreadas presentan niveles significativos promedios de humedad relativa
por encima de los rangos permitidos establecidos en el acuerdo 049/2000 del AGN.

Estas condiciones permiten unos microclimas propicios para la aparición, desarrollo y propagación de
microorganismos y macrooganismos en el ambiente.

Las variaciones hora o en el día de humedad relativa también es un factor que genera un comportamiento
físico inadecuado del soporte de papel produciendo deformaciones.

Los niveles altos de temperatura también predominan en todas las dependencias monitoreadas
permitiendo igualmente el desarrollo biológico de organismos que amenazan a los soportes y unidades de
almacenamiento produciendo afecciones y perdidas de la integridad de la información, así mismo las altas
temperaturas incrementan las reacciones químicas de los elementos metálicos, tintas y cintas adhesivas
inadecuadas, generando corrosiones y perdidas puntuales del soporte de papel.

Estas condiciones no garantizan la conservación a largo plazo de la documentación y también se

constituyen en un factor potencial inadecuado para la salud de los funcionarios.

Comportamiento De La Intensidad De La Luz Visible:

De acuerdo con los registros puntuales de luz visible que incide sobre la documentación, las oficinas de
infraestructura y Administrativa presentan niveles alto de luz visible en las zonas superiores de las
estanterías.

El archivo central presenta niveles al límite tolerables para la incidencia de la luz visible, por lo cual se
deben implementar medida para minimizar el acceso de las radiaciones por las ventanas o disminuir la
intensidad de los bombillos instalados en las lámparas.

35
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La influencia de las luces visibles sobre los documentos es significativa cuando las unidades documentales
no están protegidas dentro de contenedores como cajas carpetas.

Saneamiento Ambiental Y Documental

Conocimiento y aplicación del programa en las dependencias.

Identificación de los planes e insumos para la limpieza y acciones de bioseguridad que realiza cada
dependencia para minimizar el impacto de la presencia de agentes nocivos para la documentación y el
personal de la entidad.

Identificación de los procesos de saneamiento que realiza la entidad por contratación o convenios con
otras entidades.

Tabla 10 Procesos de saneamiento

No De Dependencias No De Dependencias
%
Con Respuesta % Con Respuesta
Afirmativa Negativa

Formulación e
33%
Implementación 1 66% 2

del programa

Plan de
33%
limpieza 2 66% 1

documental
3
Insumos para la 100%
Desinfectantes usados 100% 3
limpieza
en la entidad

Acumulación de
objetos en las 100%
0 100% 3
zonas de
archivo

36
Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
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Uso de
33%
elementos de 2 66% 10

protección

Normas de 100%
0 100% 3
bioseguridad

Ejecución de 3-
100%
procesos de Desinfección 100% 3

saneamiento institucional insectos

Constan de una
zona
independiente 100%
3 100% 3
para el
almacenamiento
de insumos

Enfermedad
laboral por falta 100%
0 0% 3
normas de
bioseguridad

Las
dependencias
presentan 3
0 0%
documentación 100%

con
biodeterioro.

Conclusiones y aspectos críticos:

La entidad no tiene formulado e implementado el plan de Saneamiento ambiental y documental para los
archivos documentales obedeciendo al acuerdo 006 de 2014 AGN para los organismos del orden
Departamental.

37
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La entidad no consta de un plan de limpieza dirigido específicamente a los archivos documentales como
estrategia para minimizar la carga microbiana y la contaminación ambiental. El 100% del personal de las
dependencias responden afirmativamente, no obstante, se refieren al plan de limpieza general que tiene la
entidad para las oficinas.

Se aplican insumos que no son apropiados para la limpieza de las instalaciones donde se encuentran las
zonas de almacenamiento documental.

No obstante que los funcionarios afirman que no se ha presentado enfermedades laborales debido a las
condiciones de los archivos, la entidad no consta de instrucciones y un protocolo de bioseguridad para
evitar la propagación de la carga microbiana en al ambiente y en los objetos de uso diario en las oficinas
de las dependencias.

De acuerdo con la información del 100% los encargados, solamente se han realizado desinfecciones
estándares para insectos tres veces al año.

De acuerdo con los muestreos microbiológicos realizados en el diagnóstico la carga microbiana (hongos
y levaduras de los depósitos muestreados se encuentran en un nivel moderado y alto, principalmente en
el Archivo Central.

Muestreo Microbiológico Realizado Durante El Diagnostico

El proceso de muestreo se realizó por el sistema de sedimentación en placas Petri con alimento específico
para hongos, y levaduras, instaladas durante 60 minutos en las diferentes zonas de almacenamiento.

Las placas fueron identificadas, cerradas, selladas y llevadas al laboratorio para la incubación y posterior
conteo y análisis de la presencia de los microorganismos en el ambiente.1

Para el caso particular del Archivo Central se analizaron un total de 6 muestras ambientales ubicadas en
las diferentes zonas climáticas del Archivo central, Infraestructura 2 muestras y Administrativa 2
muestras; los resultados se presentan en la siguiente tabla:

Tabla 11 Resultados análisis microbiológico

1
Zambrano Sonia, Informe anexo Análisis de laboratorio, muestras

38
Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

MUESTRA *UFC/ 60min. MICRORGANISMOS

1- Archivo
76 Hongos
Central

2-Archivo
63 Hongos
central

3- Archivo
56 Hongos
Central

4-Archivo central
48levaduras

Penicillium
5- archivo
71 Hongos
central Aspergillus

Cladosporium
6-Archivo
89 Hongos
central
Micelio esteril

9 Hongos
7- Oficina
infraestructura
65 levaduras

8-Oficina de
71 Hongos
Infraestructura

9-
59 Hongos
Administrativa

10-
69 Hongos
Administrativa

39
Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

Muestreo por sedimentación en placa de Petri- Aspecto macroscópico de las diez muestras analizadas-
Archivo Central Crecimiento de UFC

Ilustración 10 Resultado Muestreo microbiológico

Resultados:

La carga microbiana por hongos y levaduras presentes en el ambiente de los depósitos analizados indican
que el depósito del archivo central presenta el mayor contenido de Unidades formadoras de
Colonias(UFC) en un nivel alto, y las oficinas de Infraestructura y administrativa en un nivel medio de
formación de carga microbiana.

Estas condiciones identificadas y los niveles altos de humedad y temperatura representan un factor
favorable para la propagación de los agentes microbiológicos en el ambiente de los depósitos muestreados
contribuyendo a la afectación de los soportes documentales y unidades de almacenamiento, el resultado
del informe técnico de análisis microbiológico, se puede observar en el Anexo 5.

Condiciones De Almacenamiento

Conocimiento y aplicación del programa en las dependencias.

40
Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

Identificación de los planes e insumos para la limpieza y acciones de bioseguridad que realiza cada
dependencia para minimizar el impacto de la presencia de agentes nocivos para la documentación y el
personal de la entidad.

Identificación de los procesos de saneamiento que realiza la entidad por contratación o convenios con
otras entidades.

Tabla 12 Procesos de saneamiento

No de dependencias
No de dependencias %
con respuesta %
con respuesta negativa
afirmativa

Formulación e
100%
Implementación 0 100% 3

del programa

Identificación del
mobiliario y 33%
2 66% 1
unidades de
almacenamiento

Independencia del
área de
66%
almacenamiento 1 33% 1

de la otras áreas
de la oficinas

Planeación del
almacenamiento
de acuerdo con las 66%
1 33% 2
normas técnicas y
el crecimiento
documental

Características del Estantería metálica fija N/A

N/A
mobiliario Archivadores metálicos

41
Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

Permanecen
objetos ajenos en 100%
100% 0
las estanterías y
mobiliario

Estado de las
No presentan N/A
planotecas

Unidades de
0%
almacenamiento 3 100% 0

AZ

Unidades de
100%
almacenamiento 0 100% 18

cuatro aletas

Mobiliario para
66%
documentos 1 planoteca de madera 33% 2

especiales

Realmacenamiento
De planos- Están 66%
1 33% 2
doblados en la
carpetas
Conclusiones y aspectos críticos:

La entidad no tiene formulado e implementado el plan de Condiciones de Almacenamiento para los

archivos documentales obedeciendo al acuerdo 006 de 2014 AGN para los organismos del orden
Municipal.

Dos dependencias tienen identificado el mobiliario y unidades de almacenamiento, sin embargo, la

rotulación no obedece a parámetro normativos estipulados en el acuerdo 049/2000 AGN.

En el 100% de las dependencias, el área de almacenamiento no es independiente de las otras áreas de

trabajo, lo que permite una mayor desorganización y aspectos desfavorables para el control climático y
seguridad de las unidades documentales.

42
Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

Las tres dependencias concuerdan que los sistemas de almacenamiento si obedecen a una planeación para
atender las necesidades de crecimiento documental, seguridad y accesibilidad documental de acuerdo con
la valoración y tiempos de retención.

El 100% de las dependencias afirman que la estantería y mobiliario es utilizado para otros objetos ajenos
a la documentación perdiéndose el espacio y contribuyendo a la saturación de elementos que se
constituyen en focos de contaminación.

El 100% de las dependencias presentan unidades de almacenamientos inadecuadas como las AZ y, ya que
su estructura no permite la protección de las unidades y presentan elementos metálicos, como también el
uso de bolsas de papel ácido y fundas de plástico que permiten la formación de microclimas nocivos en
condiciones altas de humedad relativa.

No se están realmacenando los planos que se encuentran en las unidades documentales de acuerdo con
los requerimientos del acuerdo 049 de 2000 del AGN. Se doblan dentro las unidades de
almacenamiento(carpetas)

43
Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

Almacenamiento inadecuado de unidades documentales

Almacenamiento inadecuado en bolsa de papel ácido

Almacenamiento adecuado en cajas
X200

Ilustración 11 Condiciones de Almacenamiento

Prevención A Atención De Desastres

Conocimiento y aplicación del programa en las dependencias.

Principales amenazas medio ambientales y antropogénicas de los depósitos de archivo de la entidad

Identificación de los sistemas de prevención de desastres con que cuenta las dependencias actualmente.

Identificación de los planes y manuales de atención y salvamento de la documentación en caso de

emergencias.

Tabla 13 Prevención a atención de desastres

44
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No de dependencias
No de dependencias %
con respuesta %
con respuesta negativa
afirmativa

Formulación e 0
Implementación 100%
100% 3
del programa El general de la entidad

Si- 2
Principales Fenómenos atmosféricos
33%
amenazas de externos, filtración de 66% 1 No hay amenazas
desastres humedad e incendios
latentes.
Si- 2
Uso de 33%
Multipropósito y polvo 66% 1
extintores
químico

Detectores de 100%
0 100% 3
humo

Alarmas y
33%
sistemas contra 2 66% 1
incendios y
100%
señalización 3 100% 0

100%
Celaduría 3 100% 0

Cámaras de 33%
2 36% 1
seguridad

Sistemas de 100%
3 100% 0
prestamos

Control de 100%
3 100% 0
llaves

Procesos de 100%
0 100% 3
evacuación,

45
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salvamento y
primeros
auxilios

Acceso e
inventario de la
33%
documentación 2 66% 1
esencial

Asesoría 0 3
100%
profesional 100%

Conclusiones Y Aspectos Críticos:

La entidad no tiene formulado e implementado el plan de Prevención y atención de desastres para los
archivos documentales obedeciendo al acuerdo 006 de 2014 AGN para los organismos de la
administración del orden Departamental.

El archivo central presenta problemas de falta de mantenimiento permitiendo el acceso de las condiciones
ambientales extremas del exterior.

Las instalaciones de los depósitos tanto del archivo central como de los de gestión no presentan un sistema
completo de detectores y alarmas que puedan dar alerta ante eventuales incendios o inundaciones. El
cubrimiento es muy bajo y no es suficiente para todas las dependencias.

La entidad carece de simulacros específicos de evacuación, salvamento y primeros auxilios para las series
documentales que puedan dar respuesta a un desastre.

Existe Carencia de asesoría y documentos de apoyo como instructivos para la orientación en el salvamento
de material documental en caso de un evento catastrófico.

46
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2. Extintor de polvo químico seco

1. Extintor multipropósito

Ilustración 12 Extintores

Archivo Central

Para establecer el estado de conservación de la documentación almacenada en Archivo central

correspondientes a las series de los archivos de las dependencias de la entidad se realizó un muestreo
aleatorio. La selección estuvo enfocada a series misionales como transversales.

Dicha muestra dio como resultado la revisión de 30 unidades documentales de 41 registros

correspondiendo al 73% de la totalidad de unidades.

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La siguiente tabla indica el número de unidades documentales revisadas por cada una de las series.

Tabla 14 Estado de conservación Archivo Central

Cantidad De Registros
Oficina Porcentaje De La Muestra Total
Revisados

Gerencia 4 13.3%

Jurídica 6 20%

Talento Humano 1 3.3%

Gestión Social 2 6.6%

Control Interno 1 3.3%

Gestión Documental 1 3.3%

Administrativa 3 10%

Infraestructura 12 40%

Total 30 73% De La Muestra Total

Análisis comparativo del muestreo del estado de conservación de las series documentales, el detalle de
las muestras al igual que las evidencias se puede observar en el Anexo 6

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DETERIOROS FISICOS, QUIMICOS Y AGREGADOS

NUMERO TOTAL DE UNIDADES REVISADAS

30
25
20
15
10
5
0

MANIFESTACIONES DE DETERIOROROS

Serie 1

Ilustración 13 Manifestaciones de deterioro Archivo Central

Análisis Y Conclusiones

De acuerdo con las unidades documentales revisadas en el archivo central las manifestaciones con mayor
incidencia en los documentos son las perforaciones realizadas para legajar en las AZs en casi la totalidad
de la muestra. Esta práctica se está realizando en series de conservación permanente afectando la
integridad física de los soportes en las oficinas de jurídica e infraestructura principalmente.

También se observa el uso de elementos metálicos cono ganchos en AZs y grapas en la documentación
con unidades de almacenamiento elaboradas en materiales inadecuados como cartulinas y cartones de
naturaleza ácida.

Las manifestaciones físicas como pliegues, rasgaduras, deformaciones y agregados se encuentran en un

nivel bajo por debajo de 10 unidades documentales afectadas lo que indica que se están haciendo buenas
prácticas en la manipulación de la documentación y las características recientes del soporte documental
es un factor que favorece la conservación de los soportes.

Las manifestaciones por biodeterioro no se identificaron ninguna unidad documental afectada por estos
agentes biológicos.

49
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Archivos De Gestión

Análisis comparativo del muestreo del estado de conservación de las series documentales, el detalle de
las muestras al igual que las evidencias se puede observar en el Anexo 7, No unidades documentales
revisadas: 11

Tabla 15 Estado de conservación Archivo Central

Cantidad De Registros
Oficina Porcentaje De La Muestra Total
Revisados

Jurídica 4 36%

Infraestructura 7 63%

Total 11 27% De La Muestra Total

DETERIOROS FISICOS, QUIMICOS Y AGREGADOS

10
9
8
7
6
MUETRAL TOTAL REVISAD

5
4
3
2
1
0
Manchas
AZS

Faltantes

Pliegues
Rasgaduras
Fragmentación
Carpetas en propalcote

Perforaciones
Unión de rasgaduras
Biodeterioro- Hongos
Biodeterioro- Insectos

Decoloración
Oxidación de tintas

Deformación

Solubilidad de tintas
carpetas en cartulina y cartón

Material metálico

Agregados

Corrosión de tintas
Biodeterioro- Roedores

Oxidación de soporte
Suciedad superficial

MANIFESTACIONES DE DETERIORO

Ilustración 14 Manifestaciones de deterioro Archivo de Gestión

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Análisis Y Conclusiones

De acuerdo con las unidades documentales revisadas en los archivos de gestión revisados las
manifestaciones con mayor incidencia en los documentos predominan las perforaciones realizadas para
legajar en las AZs en casi la totalidad de la muestra como en el archivo central. Esta práctica se esta
realizando en series de conservación permanente afectando la integridad física de los soportes en las
oficinas de jurídica e infraestructura principalmente.

También se observa el uso de elementos metálicos cono las grapas en la documentación con unidades de
almacenamiento elaboradas en materiales inadecuados como cartulinas y cartones de naturaleza ácida.
No obstante, también se están haciendo realmacenamientos adecuados en carpetas elaborada en cartón
propalcote con propiedades de calidad de archivo

Las manifestaciones físicas como pliegues, rasgaduras, deformaciones, agregados y decoloración se

encuentran en un nivel moderado por debajo de 6 unidades documentales afectadas, lo que indica que se
están realizando buenas prácticas en la manipulación de la documentación y las características recientes
de los soportes documentales también es un factor que ha favorecido la conservación de los soportes,

Las manifestaciones por biodeterioro no se identificaron ninguna unidad documental afectada por estos
agentes biológicos.

Estado componente tecnológico

Marco de referencia de arquitectura empresarial

El MinTIC ha adoptado el marco de referencia de arquitectura empresarial (MRAE) con el propósito de

facilitar a las instituciones la apropiación de los instrumentos y lineamientos para la gestión de las
tecnologías de la información en las entidades públicas del Estado. El marco de referencia busca que la
tecnología y los equipos de tecnología estén alineados con los objetivos estratégicos de las instituciones
para aumentar la eficiencia de la organización y se mejore la forma como se prestan los servicios
misionales.

El MREA es uno de los componentes dentro del modelo de referencia de arquitectura que en conjunto
sirven como habilitadores de arquitectura desde la perspectiva de la estrategia de TIC para el Estado.

51
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Ilustración 15 Estructura General de la política de Gobierno digital: Fuente: Documento Maestro del Modelo de
Arquitectura Empresarial.

El modelo de arquitectura empresarial está compuesto a su vez por siete dominios que son:

 Dominio de Planeación de la Arquitectura,

 Dominio de Arquitectura Misional,
 Dominio de Arquitectura de Información,
 Dominio de Arquitectura de Sistemas de Información,
 Dominio de Infraestructura Tecnológica,
 Dominio de Arquitectura de Seguridad y
 Dominio de Uso y Apropiación de la Arquitectura.

De un ejercicio de arquitectura se debe establecer cuál es punto de partida o estado actual («AS IS») y cuál
es el estado objetivo o situación deseable («TO BE») de cada dominio, lo que permite crear una hoja de
ruta para llegar desde el punto de partida hasta el estado deseable en cada componente de la arquitectura.
De estos componentes se establece también, una identificación y priorización de proyectos que deben
servir a los propósitos de la organización en su tránsito hacia la arquitectura óptima o deseable («TO BE»).

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Esta hoja de ruta alimenta el denominado Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI) de
las entidades y cuya periódica formulación incluye proyectos priorizados que deben ser desarrollados por
vigencia.

Producto de las entrevistas realizadas al profesional encargado de la gestión de tecnologías, se determinó

que en SIVA se está adoptando la metodología propuesta por MINTIC para el desarrollo del PETI sin que
se con esto se haya demostrado la existencia de una estrategia para la adopción de la política de gobierno
digital definida en el Decreto 1078 de 2015 «Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones».

PETI y portafolio de proyectos

Durante el proceso de diagnóstico se conoció el documento titulado «Plan Estratégico de las Tecnologías
de las Comunicaciones y la Información» que contiene elementos normativos, también elementos del
modelo de referencia definido por MinTIC, una caracterización institucional y el desarrollo de los
dominios de gobierno TI, información, infraestructura de TI y la de uso y apropiación. En la lectura del
PETI los dominios restantes (Arquitectura de seguridad, sistemas de información, arquitectura misional
y planeación de la arquitectura) están diluidos en el PETI como componentes de otros dominios.

El portafolio de proyectos identificados y definidos en el PETI se tienen los siguientes:

 Transformación Digital
 Adopción total IPV6
 Modernización Área TIC
 Uso y Apropiación
 Big Data y Ciencia de Datos
 Firma Digital como medio tecnológico
 Sistema de protección perimetral completo

Aunque es deseable que estos ejercicios de arquitectura se desarrollen de manera disciplinada por
consultores externos con experiencia o certificados en TOGAF, este producto se ha desarrollado con el
apoyo del profesional encargado en el marco de la interpretación posible de estos artefactos estratégicos
disponible en la documentación ofrecida por MinTIC.

53
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Recurso humano

La información suministrada indica que las siguientes actividades o funciones las cumplen los siguientes
profesionales o recursos humanos del Sistema Integrado de Transporte de Valledupar en modalidad como
contratistas o funcionarios.

 Tecnologías de Información y las Comunicaciones (TIC):

o Gerente: Katriza Morelli Aroca
o Apoyo administrativo: Julie Porras Ruiz
o Ing. José Luis Peñaranda Toro.
 Gobierno digital:
o Gerente: Katriza Morelli Aroca
o Apoyo administrativo: Julie Porras Ruiz
o Ing. José Luis Peñaranda Toro.
 Seguridad digital:
o Ing. José Luis Peñaranda Toro.
 Racionalización de trámites:
o Apoyo administrativo: Julie Porras Ruiz
o Ing. José Luis Peñaranda Toro.
 Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción:
o Apoyo administrativo: Julie Porras Ruiz
o Control interno: María Angelica González Oñate
o Ing. José Luis Peñaranda Toro.
 Gestión de la información estadística:
o No hay responsable
 Gestión del conocimiento y la innovación
o Apoyo administrativo: Julie Porras Ruiz
o Ing. José Luis Peñaranda Toro.

Sistemas de información

El contenido presentado en este punto del documento fue suministrado durante la entrevista realizada al
profesional encargado de la infraestructura tecnológica de SIVA, el ingeniero José Luis Peñaranda Toro
quien señaló que los sistemas de información de SIVA han sido adquiridos para la función financiera
fundamentalmente.

54
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También se informó que el Sistema Integrado de Transporte de Valledupar está adelantando la licitación
respectiva para la adquisición de un sistema que sirva para el apoyo de las operaciones de la empresa.

Sistema administrativo y financiero SIIGO

El sistema SIIGO ofrece funcionalidades para el grupo de trabajo de gestión financiera y del cual no se
conoce su versión o configuración técnica.

Sistema de gestión documental.

La gestión documental se realiza en parte con un componente de software incorporado al administrador

de contenidos de la sede electrónica (portal institucional - siva.gov.co) y parte también de forma manual.
En la actualidad, SIVA no cuenta con un sistema de gestión documental que respalde la gestión
documental de forma técnica y que cumpla con todos los procesos de la gestión documental.

El portal institucional está soportado en el ampliamente conocido administrador de contenidos WordPress

al que se le ha incorporado un módulo de mesa de ayuda (helpdesk) y que ha sido adoptado como sistema
de radicación de comunicaciones oficiales para la ventanilla única y la atención de PQRSD. El resto de la
gestión o atención de estas comunicaciones se realiza ya sea con procesos manuales o con el uso de correo
electrónico.

Otros sistemas

Con relación a la adopción de otros sistemas o aplicaciones, se ha manifestado que por el tamaño de la
empresa no se ha requerido la implementación de otros sistemas como para la atención de clientes (CRM),
talento humano o gestión jurídica.

Infraestructura

La información suministrada por el profesional encargado de la administración y soporte tecnológico en

la empresa relacionó que la infraestructura tecnológica existente está compuesta por distintos dispositivos
de red, varios periféricos y equipos de cómputo que se utilizan en las distintas dependencias de SIVA.

Por otro lado, se ha indicado que en el PETI de SIVA dentro del portafolio de proyectos, se vienen
definiendo distintos proyectos para fortalecer los componentes de hardware de la infraestructura y otros
para la adopción de la política de gobierno digital en la empresa.

55
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Redes y comunicaciones

A nivel de redes locales, la empresa cuenta con dos switch de 24 puertos cada uno de marca TPLink de
distintas velocidades entre base 100 y base 1000. Estos dispositivos ofrecen conectividad a los 48 puntos
de red disponibles en la organización.

Existe una solución de red inalámbrica también de marca TPLink que ofrece este tipo de conectividad
con soporte hasta veinticuatro (24) usuarios autenticados contra el sistema de validación existente en los
mismos dispositivos inalámbricos (WPA-PSK).

Con respecto a la conectividad hacia internet, la empresa cuenta con un servicio empresarial de 300Mb
de ancho de banda con el proveedor CLARO. No se cuenta todavía con un dispositivo de seguridad
perimetral (Firewall) como primer mecanismo de protección para la red contra ataques o accesos
indebidos.

Almacenamiento

El almacenamiento de información se realiza de forma descentralizada en las mismas estaciones de trabajo

sin el uso de recursos compartidos con autenticación o seguridad de red.

Actualmente se realizan respaldos en dispositivos removibles de disco duro una vez por semana y que se
realiza de manera manual.

Seguridad

Informática

Actualmente los dispositivos y recursos de la red no están adaptados para atender una política de seguridad
integrada a sistemas o esquemas de autenticación centralizado semejantes a LDAP.

Autenticación y redes

Actualmente los usuarios de la red utilizan cuentas de usuario locales en sus computadores. No existe
esquemas de autenticación centralizado semejantes a LDAP.

Respecto a la protección antivirus, se cuenta con una solución del fabricante Kaspersky Labs para once
(11) estaciones de trabajo.

56
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Soluciones en la nube

El Sistema Integrado de Transporte de Valledupar ha adquirido servicios de hosting para la sede

electrónica con el proveedor «GOPHER GROUP SAS» y para el servicio de correo electrónico se utiliza
el licenciamiento de Microsoft Office 365.

Con relación al cumplimiento de lo señalado con respecto a la estandarización de sedes electrónicas,

ventanillas únicas y portales de programas transversales dictados por la Resolución 2893 y la 1519 de
2020, actualmente se está adelantando la implementación y se tienen identificados dos OPA.

Aunque se está avanzando para poner servicios al alcance del ciudadano, todavía no se están avanzando
en la dirección señalada por la Resolución 2893.

Diagnóstico

En cumplimiento de lo establecido por la Ley 594 de 2000 y el Decreto 1080 de 2015, el diagnóstico de
este componente se hace a la empresa – SIVA, en el marco del cumplimiento de las prácticas archivística
nacionales como sujeto obligado a su acatamiento y ejecución.

Arquitectura empresarial

La ausencia de evidencias y acceso al material desde la sede electrónica no hace posible afirmar que la
empresa está adelantando las actividades estratégicas definidas por MinTIC y que se cuente con un plan
estratégico de tecnologías de la información – PETI. Es necesario mencionar que la empresa debe
adelantar las actividades relacionadas con los ejercicios de arquitectura empresarial que busca que la
tecnología contribuya al mejoramiento de la gestión, apoyando los procesos para alcanzar una mayor
eficiencia y transparencia en su ejecución, facilitando la administración y el control de los recursos y para
que se pueda ofrecer información objetiva y oportuna para la toma de decisiones en todos los niveles de
la organización.

La empresa entiende que existe un documento estratégico de tecnologías - PETI que equivale al producto
de un ejercicio de arquitectura empresarial lo que debemos informar no es equiparable o semejante. Los
insumos para construir el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI son suministrados
desde los artefactos (arquitecturas) de un ejercicio completo de arquitectura empresarial.

57
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Infraestructura

La empresa ha desatendido las actividades para cubrir y mantener sus necesidades tecnológicas básicas
como las relacionadas con la seguridad y la infraestructura. No se ha adoptado un mecanismo idóneo para
la seguridad de la información y su almacenamiento, tampoco con los recursos para procesamiento
(hardware) y la gestión administrativa (software).

La infraestructura no solo debe mejorar en relación con la cantidad y capacidad de los equipos de cómputo
sino también en la conectividad y sobre todo en la seguridad de la información.

Sistemas de información corporativos

Es poco frecuente que la organización no cuente con sistemas de información especializados para su
operación y para la función de sus dependencias. Se deben adelantar las actividades para identificar los
sistemas y recursos para que se haga de las dependencias unidades fortalecidas con sistemas de
información que apoyen su labor en talento humano, financiera, jurídica y otras de carácter misional.

Es necesario que se logre la identificación completa y el control total de los sistemas de información de
la empresa en la medida que existe una brecha que se identifica cuando se en el levantamiento de
información se indica que no existen sistemas de información más allá del sistema SIIGO que tampoco
se administra desde la empresa y lo que se consigna en el documento PETI de SIVA.

Seguridad de la información y continuidad del negocio

La situación actual de la empresa con respecto a las prácticas sobre la seguridad de la red, la información
y los usuarios debe ser replanteada para garantizar su fortalecimiento y actualización permanente.

Con respecto a los respaldos de información, la práctica actual debe ser abandonada para pasar a realizarla
de manera automática y en dispositivos de red de alta velocidad con la autenticación debida.

Es necesario que se planifiquen, adopten y ejecuten prioritariamente las actividades para construir el plan
de continuidad del negocio y el plan de recuperación ante desastres en el corto plazo. Existe una gran
debilidad de la organización en el plano de la seguridad de la información y este tópico tampoco se
desarrolla en algún artefacto (documento) de un ejercicio completo para la arquitectura de seguridad.

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Gestión documental en el entorno electrónico

De la información recolectada en este diagnóstico se puede determinar que si la gestión de los documentos
no se está apoyando totalmente en aplicaciones o sistemas, estos procesos de gestión documental se deben
estar llevando de manera manual y en soporte en papel. Sea que este supuesto se cumpla o no, se debe
adelantar la incorporación o contratación de personal idóneo en la disciplina de la gestión documental
para que con el equipo de tecnología se defina una solución tecnológica adecuada para la gestión
automatizada de trámites garantizando la agilidad administrativa y la transparencia institucional.

Este futuro sistema de gestión documental debe ofrecer las capacidades completas para cubrir todos los
procesos de la gestión documental y el ciclo vital de los documentos. Es necesario adoptar las medidas
para que se identifique cuál y dónde está localizada la información de la empresa en la medida que se
pudo determinar que la información está dispersa en computadores, nubes personales y el hosting para
adelantar una gestión documental para todos los documentos de la empresa. Es recomendable que se
estudie la pertinencia de adquirir un sistema de gestión documental que sirva para las etapas de
producción, gestión y trámite, disposición y preservación de los documentos.

Preservación digital

Se deben iniciar las actividades de identificación de la producción documental por cada dependencia y
conocida todo este universo de documentos digitales existentes, se debe adelantar la actividad
correspondiente para la preservación digital a largo plazo.

Se debe advertir que la preservación es una tarea que se debe diseñar desde la gestión documental para
que la implementación la cumpla la oficina o el responsable del rol tecnológico de la institución.

También se debe establecer una definición de tareas de migración, refreshing, emulación o conversión y
de metadatos para la preservación digital a largo plazo de acuerdo con lo establecido en Decreto 1080 de
2015.

Adopción de la política de gobierno digital

La empresa debe realizar todas las actividades para iniciar la adopción de la política de gobierno digital
para hacer de los ciudadanos actores que puedan utilizar los medios electrónicos para su relacionamiento
con la administración.

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Los principios y actividades para la adopción de la política de gobierno digital en la empresa deben estar
alineados con los procesos de agilidad y gestión administrativa, además de la correcta gestión documental
en SIVA.

En ese sentido es recomendable revisar y replantear todo el documento PETI desarrollado para el periodo
2021 – 2024 en razón a que no cumple con los requisitos establecidos por MinTIC (MAE.G.GEN.01 –
Documento Maestro del Modelo de Arquitectura Empresarial) además de pretender ser un ejercicio
disciplinado de arquitectura empresarial. Es de aclarar que el PETI es un producto que se deriva y alimenta
de los artefactos que se generan del ejercicio de arquitectura empresarial.

Portal único del estado (gov.co)

El portal único del estado colombiano pretende ser el punto de contacto central para personas e
instituciones que interactúan con el estado para hacer sus trámites de manera centralizada, fácil, ágil y
sencilla.

El portal único del estado no es solo una iniciativa, más bien responde a lo que está definido en el marco
de la política del gobierno digital donde todas las entidades públicas deben cooperar e interoperar con el
portal único para ofrecer todos servicios con el portal del estado colombiano siguiendo los lineamientos
establecidos por MINTIC.

En atención a esta iniciativa y a lo que ordena la Resolución 2893 es necesario que se planifique y se
incorpore la estandarización de la sede electrónica y los trámites de la ventanilla única y las OPA (Otros
procesos administrativos) en el portafolio de proyectos de la empresa para ofrecer su portafolio de trámites
desde este portal.

Análisis DOFA

Este análisis contiene la identificación del estado actual de la infraestructura y servicios de tecnología del
Sistema Integral de Transporte de Valledupar SIVA S.A.S, que debe apoyar las acciones de intervención
venideras que sobre este componente se adelanten en beneficio de la gestión documental y de la agilidad
administrativa.

Debilidades (i) Oportunidades (e)

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 Ausencia de una planeación estratégica  Existe interés en avanzar en el desarrollo e

para articulación de la tecnología con los implementación de servicios de información
objetivos estratégicos para su comunidad.
 No existe un ejercicio de arquitectura  Ante la inexistencia o estado inicial dentro del
empresarial que se haya completado avance en la creación de infraestructura, es
debidamente. más sencillo adoptar e implementar nuevas
 Poco de talento humano y profesional que tecnologías.
apoya las actividades de tecnología.  Adopción de tecnologías modernas para la
 Escasa infraestructura tecnológica a nivel atención del marco normativo vigente
local y de servicios. respecto a la implementación de la política de
 Bajo nivel de implementación de sistemas gobierno digital y la gestión documental en el
de información. entorno electrónico.
 Inexistencia de sistemas de gestión de
documentos electrónicos.
 Prácticas sobre la gestión de la información
inexistentes.
 Iniciativas de interoperabilidad
desarticuladas con la gestión documental.
 Bajo nivel de inversión y presupuesto para
el desarrollo de asuntos tecnológicos.
 Cultura organizacional con
desconocimiento sobre las ventajas que
ofrece la tecnología enfocada a la mejora de
la administración.
 Pérdida de información por falta de
actualización de aplicaciones y migración
de datos.
Fortalezas (i) Amenazas (e)

 Existe gran interés por la atención del  Desatención de lineamientos normativos.

marco normativo.  Incumplimiento de marco legal vigente.
 Se cuenta con ideas que son útiles para la  Pérdida de patrimonio documental existente
atención de los lineamientos del Archivo en el entorno digital.
General de la Nación con respecto a los  Baja evaluación en el cumplimiento del
aspectos de la gestión documental en el MIPG.
entorno electrónico.  Incumplimiento en la adopción de
 Tienen interés por adoptar componentes estandarización de ventanilla única e
que permitan avanzar en la política de integración con el portal único del estado
gobierno digital. colombiano (gov.co).

61
Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

Plan de acción

En este producto del análisis se consolidan y combinan condiciones diferentes de la matriz de análisis
para establecer una hoja de ruta correspondiente para la alta dirección y que se enfoca en definir estrategias
para la alta dirección.

Fortalezas Debilidades
Oportunidades  Fomentar planes enfocados en el  Crear planes de incorporación
mejoramiento de las capacidades de personal de planta que
tecnológicas de funcionarios. cubran las necesidades de
 Desarrollar y formular planes de adopción de tecnologías de la
inversión que atiendan a información.
proyectos de fortalecimiento de la
política de gobierno digital.
Amenazas  En el sentido de dar cumplimiento  Mejorar la capacidad
a la normatividad vigente pueden organizacional debe
promoverse ideas de participación aumentarse y plantearse desde
de personas de la institución para planes de tecnología y de la
su materialización. gestión de la información para
 Puede darse un plan con pequeños evitar la exposición al
avances que se vayan incumplimiento normativo y a
consolidando para mejorar la la pérdida del patrimonio
gestión documental y la adopción documental.
de las tecnologías que pueden
apoyar esa gestión.

Conclusiones y Recomendaciones Generales

De acuerdo con los aspectos analizados referentes a las condiciones de preservación y estado actual de la
documentación almacenada del archivo central del Sistema Integral de Transporte de Valledupar SIVA
S.A.S, el depósito de archivo ubicado en un inmueble adaptado, presenta numerosos problemas en la
construcción debido a la falta de mantenimiento y por estar ubicado en una zona con influencias
geográficas y medio ambientales que afectan las condiciones del edificio y el clima interior.

En consecuencia, es un depósito documental vulnerable y potencialmente inadecuado para la

conservación de la documentación de las dependencias de la entidad.

Por otra parte, el crecimiento documental requiere de mayores áreas de almacenamiento que cumplan con
la instalación de estanterías y mobiliarios especiales de mayor capacidad y que cumplan con los estándares
técnicos para la preservación de la documentación. Igualmente, que conste de una infraestructura para la

62
Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

prevención de emergencias, sistemas de seguridad acordes con las necesidades de la entidad y de acuerdo
con la valoración documental.

En términos generales la documentación revisada durante el proceso de muestreo presenta un estado de

conservación bajo y moderado, sin embargo, como en el caso de las condiciones locativas, presentan
manifestaciones que provienen de prácticas inadecuadas en los archivos de gestión de la entidad y se
convierten en riesgos latentes de deterioro más aún cuando las condiciones locativas de almacenamiento,
humedad e iluminación no son la más favorables para su conservación a mediano y largo plazo.

Es importante señalar que para este propósito la entidad debe implementar y coordinar los objetivos y
necesidades de los instrumentos archivísticos en todo el ciclo vital de los documentos y de esta manera
garantizar la protección desde la producción hasta su disposición final.

A corto plazo y para minimizar las manifestaciones que presenta la documentación, la entidad debe
implementar los programas del Sistema Integrado de Conservación enfocados a la Inspección periódica
de las instalaciones, monitoreo y control ambiental, saneamiento ambiental, limpieza de la documentación
y primeros auxilios para la documentación afectada puntualmente por desarrollo biológicos y afecciones
físicas en el depósito que tienen actualmente para almacenar el material contaminado.

Se sugiere la elaboración de las TVD de la entidad.

Se sugiere la elaboración del Programa de Gestión Documental PGD.

Se sugiere la elaboración del Plan Institucional de Archivos. PINAR

Se sugiere la elaboración del Banco Terminológico. BANTER.

Se sugiere la elaboración de las Tablas de Control de Acceso. TCA.

Se sugiere la elaboración de Procesos y Procedimientos, así como Manuales y Guías de la Gestión

documental.

Se sugiere la elaboración de la Política de gestión documental.

Se sugiere elaboración del Modelo de Requisitos para documentos Electrónicos de Archivo. MOREQ.

63
Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

Es necesario crear un grupo de Gestión Documental que permita cumplir con el control y manejo de la
información de manera efectiva, de esta forma crear políticas para la creación y administración de los
documentos de manera eficaz, que diseño de estrategias que permita garantizar el uso de la información
con precisión y de esta forma apoyar a la toma de decisiones en todas las demás dependencias apoyando
y afianzando la importancia de la información para Sistema Integral de Transporte de Valledupar SIVA
S.A.S.

Referencia normativas y bibliográficas

Archivo General de la Nación. (2003). Principios y Procesos para la Organización. Obtenido de

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacion
ees/PrincipMunicipio.pdf

Archivo General de la Nación. (27 de febrero de 2015). CIRCULAR EXTERNA 003 DE 2015
DIRECTRICES PARA LA ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.
Obtenido de Archivogeneral.gov.co: https://normativa.archivogeneral.gov.co/circular-externa-003-de-
2015/

Archivo General de la Nación. (2016). Archivo General de la Nación. Obtenido de Concepto técnico
manuales de instrumentos archivísticos: Modelo de Requisitos para la gestión de documentos
electrónicos, Bancos terminologías, Tablas de control.:
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2016/SUBTIADE/Radicado_2-
2016-02059.pdf

Archivo General de la Nación. (31 de octubre de 2002). ACUERDO No. 042 Por el cual se establecen los
criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas. Obtenido de Archivo General de la Nación:
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-042-de-
2002/#:~:text=Por%20el%20cual%20se%20establecen,de%20Archivos%20594%20de%202000.

Archivo General de la Nación. (30 de abril de 2019). Acuerdo 004 de 2019 Por el cual se reglamenta el
procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación
e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención
Documental. Obtenido de Archivo General de la Nación:
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-004-de-2019/?pdf=1782

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Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

El Congreso de Colombia. (2000). Ley 594. Obtenido de

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0594_2000.html

El Congreso de Colombia. (14 de Julio de 2000). Ley 594, por medio de la cual se dicta la Ley General
de Archivos y se dictan otras disposiciones. Obtenido de Diario Oficial 44.093:
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0594_2000.html

Godoy de Lozano , J., & López Ávila, M. (2001). Archivo General de la Nacion. Obtenido de Cartilla de
Clasificación Documental:
https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacion/MANUALES/CLA
SIFICACION%20DOCUMENTAL.pdf

Gonzáles Florez, J., Rincón Herrera, A., Sanchez Yopazá, W., & Triana Torres, J. (2014). Archivo
General de la Nacion. Obtenido de Manual Formulación del PINAR:
https://observatoriotic.archivogeneral.gov.co/doctecnicosFiles/PINAR.pdf

Hernandez Nariño, A., & Medina León , A. (2009). Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos” Cuba.
Revista Avanzada Cientifica, 1 - 16. Obtenido de Dialnet-
ProcedimientoDeElaboracionDeMapasDeProcesosEnServi-5074418.pdf

INCONTEC. (12 de Diciembre de 2001). NTC 5029 Medición de Archivos. Obtenido de

http://www.hrplopez.gov.co/archivos/NTC5029.pdf

INCONTEC. (2004). Medición de Archivos . Archivo General de la Nación.

Jiménez González, G. (2003). Archivo General de la Nación. Obtenido de Ordenación Documental:

https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacion/DOCUMENTOS%2
0TECNICOS/CARTILLA%20DE%20ORDENACION%20DOCUMENTAL.pdf

Jiménez González, G. (2003). Archivo General de la Nacion . Obtenido de Ordenación Documental:

https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacion/DOCUMENTOS%2
0TECNICOS/CARTILLA%20DE%20ORDENACION%20DOCUMENTAL.pdf

Acuerdo 047 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos de
archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre "Restricciones por razones de
conservación".

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Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

Acuerdo 049 de 2000” Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 Conservación de Documentos
del reglamento general de archivos sobre Condiciones de edificios y locales destinados a archivos
Artículos 1, 3 y 5 referidos a edificios de archivo, áreas de depósito y condiciones ambientales y técnicas”.

Acuerdo 050 de 2000 “Por el cual se desarrolla el Artículo 64 del Título VII Conservación de
Documentos, y del Reglamento General de Archivos sobre prevención de deterioro de los documentos de
archivo y situaciones de riesgo.”

Acuerdo AGN 056 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la Consulta" del
capítulo V, "Acceso A Los Documentos De Archivo", Del Reglamento General De Archivos.

Acuerdo AGN 060 de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación en el cual establece
pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas.

Acuerdo 037 de 2002 del Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen las especificaciones
técnicas y los requisitos para la construcción de los servicios de depósitos, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.”

Acuerdo AGN 005 de 2013 Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación
y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas y se
dictan otras disposiciones.

Acuerdo AGN 006 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI
“Conservación de documentos” de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 008 de 2014 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la
prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos
de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13º y 14º y sus
parágrafos 1º y 3º de la Ley 594 de 2000.

Circular Interna No.13 de 1999 del Archivo General de la Nación”.

NTC 1673 de 1986 “Papel y cartón. Papel para escribir e imprimir”.

NTC 4436 de 1999 “Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.”

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Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

NTC 5397 de 2005 “Materiales para documentos de Archivo con soporte papel.”

NTC 5921 de 2012 “Requisitos para el almacenamiento de material documental”

Guías para la Gestión Normalizada de Documentos del Archivo.

Especificaciones Técnicas para Cajas y Carpetas de Archivo del Archivo General de la Nación.

Norma ISO 15489-2:2001. Información y documentación. Gestión de documentos.

OVALLE BAUTISTA ANGELA, Programas del Sistema Integrado de Conservación, Guía Práctica,
Archivo Distrital, 2015

JAIMES ERNESTO, Pautas para el diagnóstico Integral de archivos, 2003

SIVA-Sistema Integrado de Transporte de Valledupar (s.f.). Quienes Somos. https://siva.gov.co/quienes-

somos/#1620130053081-26407fb0-16e5

Listado de tablas

Tabla 1 Volumen Documental ................................................................................................................. 14

Tabla 2 Observaciones Ocho procesos del programa de gestión. ............................................................ 18

Tabla 3 levantamiento de la información ................................................................................................. 22

Tabla 4 Capacitaciones y sensibilizaciones.............................................................................................. 23

Tabla 5 Prácticas de carácter preventivo .................................................................................................. 24

Tabla 6 Producción Documental .............................................................................................................. 27

Tabla 7 Aaplicación de los sistemas de información electrónica ............................................................. 28

Tabla 8 Infraestructura constructiva de los depósitos de archivo............................................................. 29

Tabla 9 Condiciones ambientales que afectan los depósitos de archivo de la entidad ............................. 31

Tabla 10 Procesos de saneamiento ........................................................................................................... 36

Tabla 11 Resultados análisis microbiológico ........................................................................................... 38

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Diagnóstico Integral Del Estado Archivístico
Sistema Integrado de Transporte de Valledupar -SIVA S.A.S

Tabla 12 Procesos de saneamiento .......................................................................................................... 41

Tabla 13 Prevención a atención de desastres ........................................................................................... 44

Tabla 14 Estado de conservación Archivo Central .................................................................................. 48

Tabla 15 Estado de conservación Archivo Central .................................................................................. 50

Listado de ilustraciones

Ilustración 1: Organigrama....................................................................................................................... 11

Ilustración 2: Mapa Estratégico................................................................................................................ 13

Ilustración 3: Proporción volumen documental ....................................................................................... 14

Ilustración 4: Proporción Clasificación documentos con clasificación .................................................... 15

Ilustración 5: Proporción de Documentos con Ordenación...................................................................... 16

Ilustración 6: Proporción de Documentos con Foliación ......................................................................... 17

Ilustración 7: Proporción de Documentos con Descripción Documental ................................................ 18

Ilustración 8 Manejo y practica documental ............................................................................................ 26

Ilustración 9 Monitoreo de humedad y temperatura- datallogger ................................................... 32

Ilustración 10 Resultado Muestreo microbiológico ............................................................................ 40

Ilustración 11 Condiciones de Almacenamiento ...................................................................................... 44

Ilustración 12 Extintores .......................................................................................................................... 47

Ilustración 13 Manifestaciones de deterioro Archivo Central .................................................................. 49

Ilustración 14 Manifestaciones de deterioro Archivo de Gestión ............................................................ 50

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