UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS
INGENIERÍA CIVIL
“CONTROL FISCAL Y INFORME TECNICO”
TEMA:
LINEA BASE DE UN PROYECTO
DOCENTE:
ING. BANCHÓN ZUÑIGA GREGORIO
ESTUDIANTE:
GONZALEZ MORAN JUAN CARLOS
PERIODO LECTIVO
2023-2024 CII
GUAYAQUIL – ECUADOR
Introducción
¿Qué es lo más importante en un proyecto? Conseguir los objetivos propuestos, ¿no? Eso es lo
primero que viene a la mente. Y es verdad. Pero pensándolo más, se dará cuenta que no es la
única cosa importante en un proyecto. No solo es importante llegar al objetivo, sino también
cómo se ha llegado a este objetivo. ¿Ha usado los presupuestos de proyecto planificado o se ha
quedado corto? ¿Ha alcanzado el objetivo en los plazos previstos o le ha tomado el doble de
tiempo?
A este fin, en la gestión de proyectos, se utiliza una herramienta y técnica de planeación llamada
la línea base de proyecto. Vamos a ver qué es la línea base de un proyecto, por qué hay que
tenerla y cómo se hace.
1) ¿Qué es la línea base de un proyecto?
Es el estado actual del área en el que se
desarrollará un proyecto. Comprende la
descripción detallada de los atributos o
características socioambientales del área
del proyecto, incluyendo los peligros
naturales que pudieran afectar su
viabilidad.
Es un análisis que describe y explora las
condiciones iniciales de los actores
vinculados al problema central que la
intervención pública pretende atender en un determinado territorio, poniendo énfasis en el
ciudadano o la población que recibe el bien o servicio; el análisis se realiza antes o al inicio de
una intervención.
2) ¿Qué nos define la línea base en un proyecto de ingeniería civil?
La línea base nos define la situación inicial de
determinadas variables del proyecto, proporciona el
estado situacional, el soporte metodológico y el marco de
análisis de su sistema de monitoreo y evaluación.
El director del proyecto estará continuamente
monitorizando su proyecto para comprobar si lo definido
inicialmente en la línea base en cuanto al tiempo, alcance
y costos del proyecto, corresponde con la situación real
que está ocurriendo. Esta línea nos definirá:
Línea Base del Tiempo del Proyecto: Cuánto
durará el Proyecto.
Línea Base del Coste del Proyecto: Cuanto costará el Proyecto.
Línea Base del Alcance del Proyecto: Que objetivos conseguiremos con la realización del
Proyecto.
3) ¿Cómo se realiza una línea base?
Dentro del ciclo del proyecto, la línea de
base debe realizarse cuando este se inicia.
El diseño de la línea base se realiza según
los objetivos del programa. Los datos se
colectan durante el periodo de
implementación del programa, no sólo al
final.
Pasos para construir la línea base:
Decidir si se necesita una línea base.
Establecer los términos de
referencia de la línea base.
Elegir al equipo que realizará línea
base.
Decidir cuándo se llevará a cabo.
Realizar el informe de línea base.
Compartir y utilizar la información de la línea base.
4) Utilidad de la línea base de un proyecto
La línea de base permite:
1. Establecer la situación inicial del escenario en que se
va a implementar un proyecto.
2. Servir como un punto de comparación para que, en
futuras evaluaciones, se pueda determinar qué tanto
se han alcanzado los objetivos.
3. Corroborar los datos obtenidos en el diagnóstico y los
estudios de factibilidad previos que dieron origen a la
formulación del proyecto.
4. Caracterizar en forma más precisa a la población
objetivo del proyecto o intervención, y con ello
incluso se podrían reformular los objetivos con miras
a ganar mayor pertinencia, eficacia, eficiencia y
sostenibilidad potencial.
5. Realizar una planificación bien concebida para la ejecución del proyecto. Por ejemplo:
haces una investigación y fallas.
5) ¿Para qué sirve la línea base?
Es necesaria para llevar a cabo un procedimiento en cuanto a las actividades que se deben
ejecutar, las cuales van enlazadas dependiendo de su desarrollo. Es evidente, el rendimiento de
los proyectos debe medirse. Sin una línea de base, no es posible conocer el desempeño del
proyecto. Se debe tener un objetivo claro que alcanzar, de modo que podamos compararlo con
los datos reales, comprobar dónde estamos y determinar cuánto queda por hacer.
6) Importancia de la línea base
La importancia de incorporar este procedimiento
entre los requerimientos técnicos que se exige en
los proyectos de cooperación al desarrollo y
educación para la ciudadanía global que
subvenciona, viene dada por la exigencia de
mejorar la calidad y transparencia, estableciendo
procesos continuos de evaluación que permitan
optimizar los resultados de esa ayuda. Los
estudios de Línea de Base sirven como punto de
referencia para una comparación posterior o para
estudios de impacto que evalúen si se lograron
los objetivos de la intervención. Los Indicadores
Objetivamente Verificables de la Línea de Base
deberán ser precisos en cuanto a la
caracterización de los problemas, claros, fácilmente verificables, no excesivamente numerosos y
que sean válidos para ser el eje del seguimiento y las evaluaciones intermedias y final de
proyecto.
7) Pasos a seguir en la elaboración de una línea base
La metodología contempla la realización de siete pasos:
1. Planeación.
2. Estudio del marco normativo e indagación de necesidades de información en
instancias de toma de decisiones.
3. Diseño preliminar de la estructura y el contenido de la línea base.
4. Análisis y verificación de la información.
5. Selección de indicadores y documentación.
6. Desarrollo de la herramienta informática
7. Implementación y capacitación.
8) Procedimientos para la construcción de una línea base
a. Planeación
La etapa de planeación permite precisar los objetivos de la línea base y establecer la magnitud de
las actividades y sus tiempos, la conformación del equipo técnico, los recursos necesarios, los
resultados esperados y el esquema de organización y operación de la línea base.
Productos:
− Objetivos y alcance de la línea base.
− Plan de actividades y cronograma.
− Grupo técnico de coordinación y equipos de trabajo.
− Recursos.
b. Marco normativo y requerimientos de información
Una vez establecida la magnitud de las actividades, el alcance de la línea base y todos los
aspectos concernientes a la planeación, la segunda etapa del proceso conduce a una revisión del
marco normativo y a la identificación de necesidades de información relacionadas con demandas
externas y requerimientos en instancias de toma de decisiones.
c. Diseño
Con los resultados del proceso anterior, el equipo técnico define las áreas temáticas e identifica
dependencias y actores responsables de la
información. Elabora, de igual modo, un
listado preliminar de las principales
variables con base en las referencias del
marco legal, en tanto éste establece
prioridades, requerimientos de
información y pertinencia de los
requerimientos de información
expresados por funcionarios en niveles de
decisiones.
El resultado es el diseño preliminar de una estructura de línea base y un conjunto de indicadores,
con sus variables identificadas y su fórmula de cálculo.
Productos:
− Estructura preliminar de la línea base y matriz de indicadores.
d. Verificación de información disponible - análisis de calidad
El equipo técnico realiza un análisis de la información, con base en el resultado de la etapa de
diseño (estructura de línea base y matriz de indicadores). El análisis consiste en verificar, a
través de los formatos de las operaciones estadísticas existentes (censos, muestras o registros
administrativos), la disponibilidad de la información requerida en los indicadores. La
verificación de la información se realiza en la entidad o grupo de entidades objeto del proceso de
construcción de línea base. El ejercicio permite establecer los flujos de información entre
dependencias de una entidad, entre entidades directamente relacionadas con el tema y con
entidades externas que cumplan con la función de proveedoras o usuarias de la información.
e. Selección de indicadores - documentación (metadatos)
En esta etapa se establece la matriz de indicadores definitivos para la línea base y la
documentación de los mismos, conforme a una estructura de metadatos previamente diseñada.
Los metadatos son un conjunto común de términos y definiciones que describen las principales
propiedades o características de los datos. Cumplen con los siguientes objetivos:
− Disponibilidad: permite a los usuarios identificar y determinar qué información existe
sobre los indicadores seleccionados en la línea base.
− Uso: información necesaria para determinar si el conjunto de datos se ajusta a un
requerimiento específico.
− Acceso: datos acerca de la ubicación, tamaño, formato, medio, y restricciones de uso con
el fin de identificar y adquirir un grupo de datos.
− Transferencia: información necesaria para utilizar, procesar e intercambiar un conjunto
de datos.
Productos:
− Matriz de indicadores ajustada: indicadores seleccionados en virtud de los resultados de
verificación y análisis de la información disponible y nueva información requerida.
− Documentación de indicadores.
f. Desarrollo de herramienta informática
Aunque puede utilizarse cualquier alternativa tecnológica para la construcción de la herramienta
informática, la recomendación es que pueda hacerse en ambiente Web, con el fin de aprovechar
las ventajas que proporcionan los sistemas a través de Internet. No sólo permite la alimentación
in situ de la información requerida en los indicadores, sino también la consulta abierta y
accesible a múltiples usuarios. La alimentación de datos se hará, de esta forma, en tiempo real.
La herramienta tendrá en cuenta:
− Formatos de captura de información, tiempos establecidos por indicador.
− Esquema de administración, manuales e instrumentos de control de la calidad de la
información que ingresa a la línea base.
− Mecanismos de cálculo automático de los indicadores de la línea base.
g. Esquema de análisis
Los indicadores que se incluyan en la línea base han de permitir un ejercicio de comparación de
situaciones. La línea base se ha pensado para registrar la situación promedio de cada indicador y
la distribución por grupos poblacionales por encima y por debajo del promedio. Lo ideal es que
un usuario pueda encontrar en la línea base:
− Datos de referencia del indicador correspondiente a promedios nacional, departamental o
local, en el año base.
− Datos de referencia temporal correspondientes al año base.
La herramienta informática deberá estar en capacidad de incluir bases de datos con series
históricas.
9) Intervinientes
La realidad es que la mayoría de los proyectos tienen cambios, siempre van a ocurrir imprevistos
que van a provocar cambios en el
cronograma, o en el alcance del
trabajo.
Los cambios pueden agruparse en
dos categorías; los que afectan a
elementos clave del proyecto:
Plan de dirección, acta de
constitución, líneas base, y los
que no.
1. Cuando se aprueban
cambios en el proyecto
que NO afectan la línea base, el director de proyecto puede aprobar la implantación del
cambio.
2. Los cambios aprobados que requieren ajustes a las líneas base, y al plan para la dirección
del proyecto, deberán pasar por un comité de control de cambios, que decidirá su
aprobación.
Una vez que se han identificado los cambios a la línea base, y se ha modificado el plan de
dirección, el proyecto se debe completar, de acuerdo con el plan actualizado. El seguimiento y
control, deberán realizarse según las líneas base actualizadas.
10) Beneficios de una línea base
Dentro de los beneficios que trae consigo la creación de una Línea Base de Proyecto tenemos
una mejora en la valoración y seguimiento de nuestro proyecto. Ésto hace que no se pierda la
referencia de los trabajos a realizar.
Otra gran ventaja de la Línea Base viene con el Análisis del Valor Ganado como herramienta de
seguimiento. El EVA (siglas en inglés) sirve para generar y comprender las tendencias de
nuestro proyecto desde el punto de vista del tiempo y el coste. La Línea Base del Proyecto,
siempre y cuando el cronograma se haya cargado con los costes, nos ayuda en este proceso. Nos
brindará el desglose en el tiempo del Valor Planeado de cada uno de los paquetes de trabajo.
Por último, mejoraremos las estimaciones de los trabajos y recursos a usar hasta final del
proyecto. Esto es gracias a las tendencias que nos ofrece el Análisis del Valor Ganado. En otras
palabras, tendremos herramientas que nos ayudarán a encauzar proyectos que no cumplan con la
entrega de los hitos contractuales.
11) Quienes la realizan
Elegir quién realizará la línea base de acuerdo con el tipo de estudio, el objetivo del programa y
la experiencia. Los escenarios de construcción de una línea base son diversos: un conjunto de
entidades sectoriales, una entidad responsable del diseño de la política pública (nacional,
territorial, local) o una dependencia en particular dentro de una entidad.
12) Ejemplo
13) Recomendaciones
1. Crear el plan de proyecto inicial
Lo primero a realizar es una planificación escrita y visual del proyecto. Esto tiene que realizarse
con el equipo en pleno, para lo cual pueden utilizarse técnicas como el brainstorming u otras
dinámicas efectivas. En esta etapa, se valoran criterios como personas involucradas, roles
necesarios, inversión requerida, etc. A partir de estas definiciones, queda más claro cuáles
pueden ser los parámetros de la línea base.
2. Verificar las fases e hitos del proyecto
También se deben coordinar las fases que incluirá el proyecto y los hitos a alcanzar en cada una
de esas fases. Por ejemplo, si se está desarrollando la app para una tienda online, se tiene que
establecer el resultado que se busca al terminar el proceso de wireframing y lo que se requiere
obtener cuando se haga el primer test con los usuarios. De esta manera, es más fácil medir el
rendimiento de cada uno de los participantes del equipo en función de sus aportes a cada etapa.
3. Dividir hitos en tareas específicas
Otra clave para el funcionamiento de una línea base es la división de tareas específicas. Es decir,
cada resultado que se quiera obtener tiene que partir de una clara distribución de actividades y
obligaciones. Esto permite que el equipo coordine fuerzas de manera equitativa. Por ejemplo,
algunos se dedicarán a labores logísticas, otros al monitoreo y revisión, y un grupo adicional a la
comunicación de los avances.
4. Asignar roles
Por último, para un buen cumplimiento de la línea base, es necesario asignar roles
adecuadamente. Esto tiene que hacerse tomando en cuenta las aptitudes técnicas y las soft skills
de cada profesional que forme parte del equipo del proyecto. Cuanto mejor asignados estén los
roles, mayores serán las chances de alinearse a la línea base establecida.
14) Conclusiones
Con la formulación de la línea base se cuanta, con un plan del desarrollo del
proyecto claro y eficiente, con toda la documentación necesaria para su gestión.
El director del proyector puede cambiar alguna actividad si esta implica una
gestión negativa para el proyecto.
Para la realización de la línea base de un proyecto se debe contar con un
personal capacitado, ya sea de consultorías, centros de investigación, laboratorios,
departamentos de marketing, etc.
Todas las actividades que se vayan a realizar deben estar ligadas con los códigos
y normas del país, siempre buscando un beneficio para el sector donde se realizara
tal proyecto.
