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Descripción breve
Esta investigación se sumerge en la herramienta SIPOC, una
herramienta esencial en el ámbito de la mejora continua y la
gestión de la calidad. Esta investigación explora sus orígenes,
estructura y relevancia en ofrecer una visión integral de los
flujos de trabajo organizacionales. Descubre cómo SIPOC facilita
una comunicación clara, delimita el alcance del proceso e
identifica áreas de mejora.
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Introducción
En el ámbito de la mejora continua y la gestión de la calidad, la metodología
Six Sigma y la herramienta SIPOC ocupan un lugar destacado. Ambas se
integran para ofrecer una visión detallada y sistemática de los procesos,
facilitando su optimización y maximizando su eficiencia. Esta relación es
crucial para las organizaciones que buscan reducir variabilidades y defectos en
sus operaciones.
Six Sigma y SIPOC.
Six Sigma es una metodología de mejora continua que se centra en la
reducción de la variabilidad en los procesos y en la eliminación de defectos. Su
enfoque clave se basa en definir, medir, analizar, mejorar y controlar los
procesos, conocido por el acrónimo DMAIC.
Por su parte, el SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) es una
herramienta específica que se utiliza dentro de la fase de "Definir" del proceso
DMAIC de Six Sigma. Esta herramienta es esencial para ayudar a definir y
mapear un proceso desde una perspectiva de alto nivel, identificando
claramente los proveedores, las entradas, las salidas y los clientes del proceso.
Origen e Importancia de SIPOC.
El origen exacto del SIPOC es algo difuso, pero su uso se popularizó en los
años 80 y 90, especialmente con la adopción de metodologías como Six Sigma.
La herramienta es considerada una evolución de los mapas de procesos
tradicionales y se desarrolló para tener una visión más holística de los
procesos y sus interacciones.
La importancia del SIPOC radica en su capacidad para proporcionar una
comprensión clara y estructurada de cualquier proceso. Al identificar y
visualizar las etapas clave, las entradas, las salidas, y sus respectivos
proveedores y clientes, las organizaciones pueden:
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1. Entender y delimitar el alcance del proceso.
2. Identificar áreas problemáticas o de oportunidad.
3. Establecer una comunicación clara con los stakeholders.
4. Definir métricas adecuadas para la medición del proceso.
La relación entre Six Sigma y SIPOC es fundamental para cualquier
organización que busque una mejora sistemática en sus procesos. Mientras
Six Sigma proporciona la metodología, SIPOC ofrece una herramienta
específica y poderosa que permite a los equipos comprender, analizar y
optimizar sus operaciones.
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Técnicas de análisis de procesos SIPOC
SIPOC es un mapa para recopilar información relevante sobre el proceso, se
usa durante la fase de definición de un proyecto de mejora de procesos, ya
que nos ayuda a entender claramente el propósito y el alcance de un
proceso. Es un punto de partida en la identificación de la voz del cliente.
Su sigla corresponde a:
1. Proveedores (S):
- Definición: Son las entidades, personas o sistemas que proporcionan las
entradas necesarias para que el proceso funcione. (Cualquier proveedor que
aporte en el proceso.)
- Importancia: Identificar a los proveedores permite entender qué partes
externas al proceso influyen directamente en él. Conociendo a los
proveedores, es posible gestionar mejor las expectativas y requerimientos que
afectan la calidad de las entradas.
2. Entradas (I):
- Definición: Son todos aquellos recursos, datos, materiales o información que
alimentan el proceso. (Todos los insumos en el proceso.)
-Importancia: Las entradas son fundamentales porque, si no son las adecuadas
o presentan defectos, todo el proceso puede verse afectado. Al identificar las
entradas, se puede rastrear la calidad y eficiencia del proceso desde su inicio.
3. Proceso (P):
- Definición: Es la serie de acciones o etapas que transforman las entradas en
salidas. Estas acciones pueden ser manuales, automáticas o una combinación
de ambas. ( Generalmente capturados como un gráfico de alto nivel de las
empresas de flujo del proceso.)
- Importancia: Entender las etapas del proceso es crucial para identificar
dónde pueden surgir problemas o cuellos de botella. Al visualizar estas etapas,
es más fácil realizar cambios o ajustes para optimizar el flujo de trabajo.
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4. Salidas (O):
- Definición: Son los productos, servicios, decisiones o cualquier otro resultado
generado a partir del proceso. (Resultados que se generan en el proceso de
transformación o prestación de Servicios.)
- Importancia: Identificar las salidas es vital porque es la manera de evaluar la
eficacia del proceso. Si las salidas no cumplen con las expectativas o
requisitos, indica que hay un problema en alguna parte del proceso que
necesita ser abordado.
[Link] (C):
- Definición: Son los beneficiarios o receptores finales de las salidas del
proceso. (Los clientes de los productos.)
- Importancia: Entender quiénes son los clientes y qué esperan o necesitan
permite alinear el proceso con estas expectativas, garantizando la satisfacción
y el cumplimiento de los objetivos.
Esta técnica se emplea para realizar mejoramiento de los procesos que se
relacionan en la totalidad de la cadena de valor, permite evaluar las
interacciones existentes entre cada proceso, entre las entradas y salidas
del proceso, de los recursos asignados, de esta forma se puede lograr un
mayor eficiencia y asimismo incrementar la efectividad en productos o
servicios que deben llegar a los clientes o usuarios finales.
Para iniciar el análisis SIPOC es importante describir en forma adecuada los
procesos aplicando la siguiente metodología:
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Gráfico : Cómo describir un proceso
El proceso seleccionado es compras que por lo general es muy común
entre diferentes organizaciones ya sea de manufactura o de servicios.
Proceso seleccionado: Compras
Objetivo fundamental: Asegurar el abastecimiento necesario de materiales,
partes, suministros e insumos necesarios que garantice el normal
funcionamiento del proceso y la entrega efectiva al cliente.
Elementos de entrada: A partir de una requisición por parte del jefe de
almacén o de inventarios que se envía a Compras, la requisición es el
punto de partida de este proceso.
Interrelación de procesos: Almacén o inventarios de materia prima e
insumos y compras.
Responsables: Jefe de almacén y Jefe de compras.
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Qué se hace: La persona encargada de Compras recibe la requisición, realiza una rápida
inspección del nivel de inventarios para verificar las existencias, en el caso de no tener
procede a continuación con los siguientes pasos:
• Seleccionar los proveedores que disponen de los elementos solicitados.
• Realizar contacto telefónico con los proveedores para suministrar la
información referente a los elementos solicitados.
• Solicitar cotizaciones respectivas.
• Evaluar las cotizaciones enviadas.
• Seleccionar cotización de acuerdo con las políticas y los criterios definidos por
la empresa.
• Elaboración de la orden de compra.
• Enviar orden de compra a proveedores.
Requisitos a cumplir: De acuerdo a políticas de la empresa. Si se trata de alimentos
normativas de las instituciones acreditadas para ello; en caso de otros materiales o
elementos, los requisitos nacionales o internacionales según certificaciones exigidas;
especificaciones de los clientes.
Elementos de salida: Orden de compra que es enviada al proveedor.
Interrelación de procesos: Compras y proveedores.
Medición o seguimiento: Un indicador que se sugiere se relaciona con el tiempo de
entrega por parte del proveedor, que garantiza que el producto o servicio puede llegar
en el tiempo pactado con el cliente y satisfacerlo plenamente.
El análisis SIPOC permite a una organización establecer con propiedad las diferentes
relaciones existentes entre áreas funcionales, macro-procesos, procesos, subprocesos,
facilita la evaluación permanente de todos los actores que participan evidenciando en
cada momento el impacto frente al cliente. Asimismo es posible generar planes de acción
de mejora continua para establecer las diferencias competitivas con las cuales puede
interactuar en un mercado de alta competencia.
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Los sistemas de producción o de operaciones se caracterizan por determinados
parámetros:
Debe existir una entrada o insumo, Input.
Una etapa de proceso o de transformación.
Una salida o resultado. Output.
Retroalimentación o feedback.
La identificación de cada uno permite hacer una descripción detallada en términos de
las entradas y salidas del proceso, facilita una mayor interacción y un uso adecuado de
recursos involucrados en el proceso. El primer paso es realizar una descripción de los
procesos que determinan la cadena, estableciendo los responsables y las actividades se
realizan en cada uno de ellos.
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Beneficios de SIPOC.
1. Claridad y comprensión:
• Visión Holística: SIPOC ofrece una representación visual de un proceso de
principio a fin, permitiendo a los equipos ver el proceso en su totalidad en
lugar de en segmentos aislados.
• Lenguaje Común: Proporciona un lenguaje común y un punto de referencia, lo
que facilita la discusión y comunicación entre las partes interesadas, desde la
alta dirección hasta los operadores de primera línea.
2. Identificación de áreas problemáticas:
• Puntos Débiles: Al mapear las entradas y salidas, se puede identificar más
fácilmente dónde se rompen las conexiones o dónde las entradas no
generan las salidas deseadas.
• Alineación de Proveedores: Ayuda a identificar si los proveedores actuales
están proporcionando las entradas necesarias o si hay necesidad de buscar
nuevos proveedores o cambiar las expectativas.
3. Facilita la toma de decisiones:
• Priorización: Al visualizar todo el proceso, los equipos pueden identificar y
priorizar áreas específicas que necesiten mejora o intervención.
• Recursos y Inversiones: Con una visión clara de las entradas y proveedores, las
organizaciones pueden tomar decisiones más informadas sobre dónde
invertir recursos para obtener los mayores beneficios.
4. Establecimiento de Expectativas:
• Consistencia: Al tener un SIPOC bien definido, se establece una expectativa
clara para cada etapa del proceso, lo que puede conducir a una mayor
consistencia en la ejecución.
• Claridad para el Cliente: Al entender claramente las salidas y quiénes son los
clientes de esas salidas, se puede garantizar que se están satisfaciendo las
necesidades y expectativas del cliente.
5. Optimización del proceso:
• Revisión Continua: Un diagrama SIPOC no es estático; puede ser revisado y
ajustado regularmente para reflejar los cambios en un proceso, lo que
permite una mejora y optimización continuas.
• Identificación de Redundancias: Al visualizar todo el proceso, es posible
identificar etapas que pueden ser redundantes o innecesarias, lo que
conduce a la eficiencia.
6. Integración con Otras Herramientas:
• Base para el Análisis: SIPOC a menudo sirve como punto de partida para
herramientas más detalladas de mapeo de procesos o análisis de causa raíz.
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• Complemento para Metodologías:Es una herramienta valiosa dentro de
metodologías más amplias como Six Sigma, Lean o Total Quality
Management, proporcionando una visión inicial antes de sumergirse en
análisis más detallados.
Caso Práctico: Problemas en la Preparación de un Café en una Cafetería.
Contexto:
La cafetería "Café Aroma" ha estado recibiendo quejas consistentes de sus clientes sobre
la inconsistencia en el sabor y la temperatura del café. Aunque algunos clientes afirman
que el café es perfecto, otros consideran que está demasiado aguado o no lo
suficientemente caliente. La gerencia decide usar la herramienta SIPOC para analizar y
mejorar el proceso.
Proveedores (Suppliers):
-Proveedor de granos de café:Proporciona diferentes variedades de granos, pero ¿son
siempre de la misma calidad?
-Fabricante de la máquina de café: Suministra las máquinas, pero ¿requieren
mantenimiento regular o calibración?
Entradas (Inputs):
- Granos de café molidos: ¿Se están moliendo de la misma manera cada vez? ¿Se está
utilizando la cantidad correcta?
- Agua: ¿Está siendo calentada a la temperatura adecuada?
Proceso (Process):
1. Seleccionar el tipo de café.
2. Medir la cantidad adecuada de café molido: ¿Usan cucharas medidoras o es a ojo?
3. Preparar la máquina de café: ¿Está siendo limpiada y mantenida regularmente?
4. Verter agua y café molido en la máquina.
5. Iniciar la máquina para preparar el café: ¿Tiene la máquina algún defecto o necesita
calibración?
6. Servir el café en una taza: ¿Las tazas están precalentadas?
Salidas (Outputs):
- Taza de café preparado: La queja principal es que a veces está aguado o no caliente.
Clientes (Customers):
- Cliente en la cafetería: Buscan una experiencia consistente cada vez que visitan.
Análisis: Con el SIPOC en frente, la gerencia de "Café Aroma" puede identificar áreas
problemáticas en el proceso. Pueden plantearse preguntas como:
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- ¿Necesita la máquina de café mantenimiento o calibración regular para asegurar que
calienta el agua consistentemente?
- ¿Están los baristas siguiendo el mismo procedimiento para medir el café molido?
- ¿Es posible que diferentes proveedores de granos de café afecten la consistencia?
Estas preguntas conducen a acciones correctivas. Por ejemplo, la gerencia puede decidir
ofrecer una formación adicional a los baristas, realizar un mantenimiento regular de la
máquina, o revisar y estandarizar el proceso de compra de granos de café. Con esto,
buscan mejorar la consistencia en la preparación del café y así mejorar la satisfacción del
cliente.
En conclusión, SIPOC es una herramienta poderosa y simple que ayuda a las
organizaciones a visualizar y entender sus procesos a un alto nivel. Esta visión general
puede ser invaluable al iniciar proyectos de mejora de procesos o al tratar de resolver
problemas complejos.
BIBLIOGRAFÍA:
Carlos José Bello Pérez (Publicado en 2019). Capítulo 11: Productividad Y Competitividad.
Ecoe Ediciones , S.A.S. Producción y operaciones aplicadas a las PYME (PP 413 – 419).
Bogotá, Colombia.
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