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entornos laborales

Capítulo 1: El entorno de trabajo en Excel 2016

 Índice
Contenido Página

1. Introducción 3

2. Abrir el programa 3

3. Interfaz 4

4. Área de trabajo 6

5. Funcionalidades 7
5.1. Menú Archivo 7
5.2. Funcionalidad Zoom 12
12
6. Introducir y editar datos
6.1. Introducir datos 12
6.2. Modificar datos 13
6.3. Borrar 14
6.4. Completar datos 14
6.5. Cuadro de Nombres 15
6.6. Iconos de la barra de fórmulas 16
6.7. Espacio de los datos 16 2
6.8. Distribuir el espacio 17
6.9. Número 17
6.10. Texto 18
6.11. Fecha y hora 18
6.12. Seleccionar una celda 18
6.13. Seleccionar rangos 19
6.14. Seleccionar columnas 19
6.15. Seleccionar filas 20
6.16. Seleccionar hoja completa 20
21
7. Procedimientos asociados
7.1. Copiar y pegar 21
7.2. Mover y copiar datos 21
22
Anexo

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Capítulo 1: El entorno de trabajo en Excel 2016

1. Introducción
Excel 2016 es una aplicación del tipo hoja Doc. 1
de cálculo que forma parte del paquete Microsoft
Office 2016 (Doc. 1) y se utiliza para calcular,
analizar y gestionar datos. A través de ella, podemos
realizar diversas operaciones, desde las más
sencillas, como sumar y restar, hasta otras
complejas, por medio de funciones y fórmulas.
También permite elaborar distintos tipos de gráficos
para analizar y comprender los resultados de dichas
operaciones.

Excel 2016 proporciona herramientas y

funciones eficaces destinadas a analizar, compartir
y administrar datos con facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinámicas nos
brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos para, luego,
tomar decisiones. Mientras que con las macros es posible optimizar los procesos 3
rutinarios.

2. Abrir el programa
Para comenzar a trabajar en Microsoft Excel 2016 debemos acceder a él
desde el botón Iniciar o hacer doble clic sobre el icono de acceso directo situado en
el Escritorio de Windows o desde la carpeta de aplicaciones en MacOS. Al abrir el
programa nos encontramos con una pantalla denominada Inicio rápido (Doc. 2), a
través de la cual debemos elegir un punto de partida para comenzar. Podemos partir
de un libro en blanco o elegir una plantilla; es decir, libros con contenido
predeterminado para facilitarnos algunas tareas como la creación de presupuestos,
informes, listados, etc.

Doc. 2

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 3. Interfaz
Excel al igual que cualquier otro programa, posee una interfaz de usuario
(Doc. 3), la que conoceremos a continuación:

2 1
Doc. 3

5
1.
Barra de título: La Barra de título se encuentra en la mitad superior
derecha de la ventana de la aplicación, muestra el nombre del libro
abierto y contiene los clásicos botones de Windows que permiten
minimizar, maximizar y cerrar la ventana.

2. Barra de herramientas de acceso rápido: La Barra de herramientas de

acceso rápido está ubicada, de manera predeterminada, en la parte
superior izquierda de la ventana de la aplicación, y contiene las
herramientas que usamos con mayor frecuencia, como, por ejemplo,
Guardar, Deshacer, Rehacer. Es posible personalizar esta barra de acuerdo
con nuestras necesidades, quitando o agregando diferentes comandos.
Para personalizar la barra de herramientas de acceso rápido hay que pulsar
sobre el icono ubicado al final de las herramientas, se desplegará el menú
que nos permite añadir más comandos a la lista inicial. Mediante la opción
Más comandos, tendremos acceso a todos los comandos que puede
utilizar el programa, desde los más habituales y de uso común, hasta los
más específicos.

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 3. Cinta de opciones: Excel 2016 presenta una cinta de opciones que contiene las
fichas donde se agrupan las diferentes herramientas para trabajar con una
plantilla. Cada ficha es específica y está relacionada con un tipo de actividad,
acción o elemento; algunas solo aparecen cuando tenemos seleccionado un
determinado objeto. Por ejemplo, si seleccionamos una imagen, se activará la
ficha Herramientas de imagen. De forma predeterminada se compone de nueve
fichas: Archivo, Inicio, Insertar, Dibujar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar
y Vista. Empleando los métodos abreviados de teclado podemos acceder a las
fichas. Esta alternativa combina distintas letras con la tecla ALT. Para conocer qué
letras debemos usar, presionamos dicha tecla y aparecerá sobre cada ficha la letra
correspondiente. Por lo tanto, para acceder al contenido de una ficha debemos
hacer clic sobre su nombre o presionar la combinación de teclas.
4. Barra de fórmulas: se encuentra debajo de la cinta de opciones y muestra
el contenido de la celda activa. Tiene tres sectores:
• El Cuadro de nombres a la izquierda, que presenta la dirección de la
celda activa.
• Los botones que permiten aceptar o rechazar funciones en el medio.
• El Cuadro de fórmulas a la derecha, donde insertamos y modificamos
tanto las fórmulas como el contenido de la celda.
5. Barra de estado: La barra de estado se ubica en la parte inferior de la
ventana de la aplicación, con las siguientes funcionalidades: 5
• En el sector izquierdo muestra información sobre el estado de una celda
seleccionada: Listo, cuando no estamos realizando ninguna acción;
Introducir, cuando estamos ingresando datos en una celda vacía; o
Modificar, cuando estamos editando el contenido de una celda.
• En el sector derecho se ubica el Zoom, que explicaremos en detalle
más adelante.
A la izquierda del Zoom están los botones de vista, que permiten visualizar
la hoja de cálculo de diferentes maneras: Normal, Diseño de página y Vista
previa de salto de página. Para activar o desactivar la visualización de más
información en la barra de estado utilizamos el menú “Personalizar barra
de estado” con todas las opciones disponibles, que se abre al presionar el
botón derecho del mouse sobre la barra.
Cada vez que accedamos a una hoja de cálculo, dispondremos de
información relevante en la barra de estado y podremos activarla o
desactivarla de acuerdo con nuestras necesidades. Entre algunos de los
datos más importantes que es posible visualizar, encontramos algunos
resultados de operaciones sencillas de cálculo. Por ejemplo, al seleccionar
una lista de números, veremos en la barra de estado el promedio, el total
de la suma y el recuento de la cantidad de elementos de la lista, en forma
rápida y sin necesidad de efectuar la operación en las celdas.

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 4. Área de trabajo
Cuando se abre el programa con un libro en blanco, nos encontramos en la
parte central de la ventana con el área de trabajo, es decir, el sector donde
introduciremos datos, realizaremos operaciones y aplicaremos todas las utilidades
del programa. Esta área se compone de diferentes elementos (Doc. 4), los que
puedes revisar a continuación:

Doc. 4
1
6

5 2

6
4 3

1. Encabezado de columna: Las columnas se identifican con una letra, desde

la A hasta la XFD.

2. Área de trabajo: Está formada por filas y columnas. Aquí ingresamos los
datos y vemos el resultado de las operaciones.
3. Barras de desplazamiento: Una horizontal y otra vertical, que nos permiten
desplazarnos por la hoja de trabajo.
4. Pestaña de hojas: A través de las pestañas podemos movernos por las hojas que
componen el libro de trabajo. Por defecto, Excel 2013 muestra una sola hoja.
5. Encabezado de fila: Las filas se identifican con números, desde 1 hasta
1.048.576.
6. Celda activa: Es la celda seleccionada

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5. Funcionalidades
Doc.5
5.1. Menú Archivo
El Menú Archivo es la primera de la cinta de opciones (Doc. 5). Se distingue
de las demás por tener un color verde. Al hacer un clic sobre ella, accederemos a la
Vista Backstage de Excel 2016.

Vista Backstage
La Vista Backstage (Doc. 6), ocupa toda la ventana del programa,
dividiéndose en dos paneles. Es el lugar donde encontramos todas las opciones
relacionadas con la administración de archivos, como guardar, abrir, enviar, imprimir
y obtener información sobre ellos.

En el panel izquierdo aparecen listados los diferentes comandos disponibles,

hay un grupo de comandos básicos, tales como Guardar, Guardar como, Abrir,
Cerrar (este comando cierra el archivo), Opciones y Salir.

Al hacer clic sobre cada uno de estos comandos se muestran en el panel

derecho las opciones correspondientes. Por ejemplo, si presionamos “Nuevo”, se
mostrarán las plantillas disponibles para crear un nuevo libro, solo debemos
seleccionar una para crear un nuevo archivo; un clic sobre la opción “Imprimir”
mostrará las opciones para configurar la impresión: qué impresora queremos usar, 7
la cantidad de copias que vamos a imprimir, el tamaño del papel, la orientación y los
márgenes de la página, etc. Además, se presenta a la derecha de la pantalla una vista
previa del documento.

Doc. 6

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 Por último, la Vista Backstage contiene las Opciones de Excel (Doc. 7), desde
donde podemos acceder a las herramientas generales de configuración para trabajar
con Excel 2016, como también a las diferentes opciones que nos permiten
personalizar la cinta de opciones y la barra de herramientas de acceso rápido.

Doc. 7

Abrir Archivos
Para abrir un libro debemos ir al Menú Archivo/Abrir. Se mostrará la lista de
archivos recientes para que podamos abrirlos mediante un solo clic (Doc. 8). Si el
libro que buscamos no se encuentra ahí, debemos pulsar la opción Examinar para
acceder a la carpeta deseada. Aparecerá la ventana Abrir, que por defecto nos lleva
a la biblioteca Documentos (Doc. 9). Buscamos el archivo en la carpeta
correspondiente, lo seleccionamos y presionamos el botón Abrir. También podemos
tilizar la combinación de teclas CTRL + A. Otra posibilidad es abrir un archivo con el
que hemos estado trabajando mediante la ficha Archivo/Abrir/Reciente, que
despliega una lista de los últimos libros utilizados y los lugares donde están
almacenados.

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 Doc. 8

Doc. 9

Abrir Archivos 9

Como ya vimos, la opción Abrir muestra en la sección derecha de la pantalla

de forma predeterminada los últimos archivos utilizados. Si necesitamos tener algún
archivo visible y con fácil acceso, podemos anclarlo a la lista de Libros recientes para
que esté siempre visible. Para ello posamos el mouse sobre el archivo y pulsamos
sobre el icono Anclar a la lista (Doc. 8).

Doc. 8

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 Guardar libros
Al presionar Guardar, se muestran, en el panel derecho, las opciones que
permiten almacenar el archivo que hayamos creado. También es posible utilizar la
combinación de teclas CTRL + G. Una vez realizada cualquiera de estas dos instrucciones,
cuando es la primera vez que guardamos el archivo, se activa la opción Guardar como
(Doc. 9)., para seleccionar la carpeta donde queremos almacenarlo. Para ello debemos
indicar si deseamos guardarlo en OneDrive, en el Equipo (se muestran las últimas
carpetas en las cuales guardamos archivos), Agregar un sitio en la nube o si preferimos
Examinar en todas las carpetas del equipo y seleccionar una de ellas.

Doc. 9

10

Después de haber guardado el archivo por primera vez, en adelante cuando

hagamos cambios y queramos conservarlos, bastará con presionar CTRL + G o
ingresar a la ficha Archivo y pulsar, en el panel izquierdo, la opción Guardar. También
podemos usar el comando de la Barra de herramientas de acceso rápido. Si
queremos guardar el archivo en otra ubicación o cambiarle el nombre, debemos
presionar Archivo/Guardar como. Se volverá a abrir el cuadro de diálogo donde
podremos seleccionar otra carpeta de destino e ingresar un nuevo nombre para el
archivo.

Cuando terminamos de trabajar en un libro de Excel, habitualmente lo

guardamos para recuperarlo más adelante. Al igual que la versión 2013, los archivos
creados en Excel 2016 se guardan en formato Office Open XML. Excel 2016, por
defecto, asigna a sus archivos la extensión .XLSX, este es un formato de archivo
seguro que no admite la grabación de macros ni controles ActiveX. Si queremos
guardar un archivo que contenga macros deberemos utilizar el formato .XLSM, pero
teniendo en cuenta que este tipo de archivos pueden contener virus, por lo que no
son seguros. Excel entrega muchas más opciones de tipo de archivos, si deseas
conoce más sobre la utilidad de cada uno de ellos, puedes visitar la página de soporte
del programa en la siguiente url: https://n9.cl/dB7w

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 Excel 2016 también ofrece la opción de guardar en el formato .PDF (Portable
Document Format) o .XPS (Open XML Paper Specification). Esta alternativa puede
ser de gran utilidad cuando, por ejemplo, deseamos enviar o compartir archivos, y
queremos conservar su formato original y evitar que los datos sean alterados. Para
guardar un archivo en alguna de las extensiones mencionadas, debemos ir a Menú
Archivo/Guardar como/ Examinar (Doc. 10), y luego, en el cuadro de diálogo,
seleccionar el tipo de extensión que se desea.

Doc. 10

11

Compatibilidad con otras versiones

Los libros que guardamos con la extensión .XLSX no son compatibles con
versiones anteriores de Excel 2007-2013, por lo tanto, no se puede abrir un archivo
.xlsx en estas versiones, sin embargo, pero podemos guardarlos en formato para
versiones previas, con la extensión .XLS para Excel 97-2003, sin olvidar que al guardar
el archivo con este formato se perderán las características especiales de Excel 2016
que no aparecen en las versiones anteriores.

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 5.2. Funcionalidad Zoom
El Zoom, ubicado en la ficha Vista de la Cinta de Opciones (Doc. 12), nos permite
acercar o alejar la hoja de cálculo junto con su contenido. Es muy útil, por ejemplo,
cuando tenemos una gran cantidad de información en la hoja y solo visualizamos una
Doc. 12
parte de ella en la pantalla, pero precisamos ver la totalidad. Para esto, debemos reducir
el porcentaje de Zoom. En cambio, cuando deseamos ver de modo claro el contenido
de una o varias celdas, podemos hacer un acercamiento aumentando el porcentaje.
Disponemos de tres maneras de hacer Zoom sobre la hoja de cálculo:

1. Utilizar el control deslizante ubicado en la esquina inferior derecha de la

ventana.
2. Aplicar las herramientas de Zoom que se encuentran en la ficha Vista, grupo
Zoom.
3. Mantener presionada la tecla CTRL mientras giramos la rueda del mouse
hacia adelante (aumentar) o hacia atrás (disminuir).

6. Introducir y editar datos

6.1. Introducir datos
Para asegurarnos de ingresar datos en una celda es indispensable que esta
se encuentre seleccionada como activa. Por lo tanto, con el puntero del mouse nos 12
posicionamos sobre ella y hacemos un clic para que quede seleccionada y activa. Un
recuadro más grueso diferencia la celda activa del resto.

Doc. 13 Podemos trasladarnos

desde una celda activa a
otra usando las flechas
del teclado. Una vez en la
posición deseada, escribimos el
dato que queremos ingresar,
teniendo en cuenta las
consideraciones explicadas
sobre los distintos tipos de
contenido.

Durante el proceso de ingreso, los caracteres que vamos escribiendo se

muestran en la celda activa y también en la Barra de fórmulas (Doc. 13), que se
encuentra en la parte superior de la hoja de cálculo. Al terminar de ingresar el dato,
presionamos la tecla ENTER. También podemos pulsar TAB, movernos con las flechas
del cursor a otra posición, presionar en la Barra de fórmulas el botón Introducir o
hacer clic con el mouse en otra celda. Cualquiera de estas alternativas hará que el

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dato quede almacenado en la celda respectiva. Si aún no hemos validado el dato y
presionamos la tecla ESC, cancelaremos lo que estábamos ingresando, y la celda
quedará tal como estaba antes de nuestra intervención.

6.2. Modificar datos

Para modificar un dato ingresado, podemos sobrescribirlo o editarlo. La
primera opción ocurre cuando comenzamos a escribir en una celda que ya contiene
información. En ese caso, los nuevos datos reemplazarán por completo el contenido
anterior. Por ejemplo, si en la celda A1 tenemos la palabra Inicio, nos situamos otra
vez sobre ella, escribimos Final y presionamos ENTER, el texto original será
reemplazado por el nuevo.

La opción de edición Doc. 14

(Doc. 14) nos permite modificar
una porción del contenido de la
celda seleccionada sin tener
que borrar o sobrescribir el
dato anterior. Si hacemos doble
clic en la celda que queremos
modificar, habilitamos el modo
Edición y entonces, podemos
trasladarnos con las flechas 13
izquierda y derecha sobre el
contenido de la celda, ya sea un
texto, un número o una fórmula para hacer las modificaciones necesarias. Las flechas
del cursor no nos permiten trasladarnos hacia otras celdas. Otra manera de editar una
celda es presionar la tecla F2 sobre la celda activa, en algunos teclados, principalmente
los de portátiles, tendremos que presionar conjuntamente las teclas Fn + F2.

Al borrar los caracteres con SUPR o BACKSPACE, o insertar Doc. 15

otros nuevos entre dos existentes o al final de la cadena, podemos
rescribir la porción de una fórmula, un texto o un número. Una vez
finalizado el proceso, validamos los cambios con ENTER. Si queremos
descartar el cambio, podemos presionar ESC para cancelar la edición y
volver al contenido original de la celda.

Tengamos presente que cuando estamos modificando el

contenido de una celda que contiene una fórmula de cualquier tipo,
la sintaxis de la fórmula será visible tanto en la Barra de fórmulas
como en la celda (Doc. 15), pero no su resultado. Una vez finalizado
el proceso, en la Barra de fórmula seguiremos viendo la sintaxis y en
la celda, el resultado.

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 6.3. Borrar
Borrar el contenido de una o varias celdas es algo sencillo, y hay diferentes
formas de hacerlo:

• Primero debemos seleccionar la celda o el rango que queremos borrar y

luego, presionamos la tecla SUPR, las celdas seleccionadas quedarán vacías.
Doc. 16 • Otra posibilidad es pulsar el botón derecho del mouse sobre las celdas
seleccionadas y, en el menú que se despliega, elegir la opción Borrar
contenido.
• Desde la, opción Borrar del grupo Modificar (Doc. 16) en la ficha Inicio,
podemos utilizar Borrar todo, que elimina el contenido, los comentarios y el
formato de la celda; o seleccionar Borrar contenido, que no borrará los
formatos ni los comentarios de la selección. La opción Borrar formato
elimina solo el formato de la celda, pero no el contenido; en tanto que
Borrar comentarios elimina solo los comentarios.
Doc. 17 6.4. Completar datos
En ocasiones debemos completar una secuencia de datos o aplicar un
mismo cálculo reiteradas veces. Una forma sencilla y eficaz de hacerlo es a través
del controlador de relleno. Utilizando esta opción que ofrece Excel lograremos
resultados rápidos y efectivos, sin embargo, es importante conocer sus 14
características básicas para poder usarlo en el momento adecuado.

Qué es el controlador de relleno

Al tener una o varias celdas seleccionadas, observamos en la esquina
inferior derecha de la selección un pequeño cuadrado verde separado levemente
del resto del recuadro, que se denomina controlador de relleno. Si posicionamos
el puntero del mouse sobre esta esquina, este se transformará en una cruz negra
más fina que la original, para indicar que estamos en posición de estirar la
selección.

Arrastrar y generar series

El controlador de relleno permite repetir los datos de una celda o crear
series de datos (Doc.17 y 18). Para repetir un dato introducido en una celda
bastará con escribirlo y arrastrar el controlador de relleno en la dirección
deseada. Por ejemplo, si en la celda A1 escribimos la palabra Muestra, luego nos
posicionamos sobre ella, activamos el puntero estirar y con el botón principal
apretado nos trasladamos si el contenido inicial fuese Muestra 1, luego de
arrastrar con el puntero estirar, veremos en las celdas siguientes: Muestra 2,
Muestra3 y así sucesivamente, hasta el final del área que hemos arrastrado. Esto

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se debe a que Excel identifica que el dato lleva un número y en base a ello crea una
secuencia. Para crear series de datos bastará ingresar los dos primeros valores de la Doc. 18
serie y arrastrar el controlador de relleno. En este caso, el programa reconoce la
diferencia entre ambos y la aplica para continuar la serie. Por ejemplo, si en la celda
A1 escribimos el número 40 y en la celda A2 el número 45, seleccionamos ambos
valores y arrastramos el controlador, Excel seguirá completando las celdas con los
valores 50, 55, 60, 65. Esto se debe a que reconoce que entre los dos primeros
valores había 5 unidades de diferencia.

Cuando el contenido inicial es un dato de tipo fecha, al arrastrar con el

puntero estirar, en las celdas siguientes veremos cada fecha incrementada en un
día. En caso de que, en la columna inmediata, izquierda o derecha, de la celda que
tenemos activa hubiera celdas consecutivas con contenido, al hacer doble clic sobre
el puntero arrastrar de la celda activa, se completará la serie hasta la celda final de
la última fila que contiene datos adyacentes.

Opciones de autorelleno
Al terminar de arrastrar una serie (Doc. 19), abajo y a la derecha del área
resultante aparece un botón, se trata del menú Opciones de autorrelleno. Cuando
presionamos sobre él, se despliegan otras alternativas destinadas a cambiar el
modo en que se completaron los datos:
15
1. Copiar celdas: copia las celdas sin completar una serie.
2. Serie de relleno: completa de manera automática la serie según el criterio
Doc. 19
utilizado para el cálculo.
3. Rellena formatos solo: copia únicamente el formato de las celdas de origen
en las celdas de destino.
4. Rellenar sin formatos: completa una serie respetando el formato de las
celdas, es decir, sin modificar su aspecto.

6.5. Cuadro de Nombres

Cuando comenzamos a trabajar con Excel y creamos las primeras fórmulas nos
referiremos a las celdas por la intersección de la columna y la fila (p.e. A1), aunque
también podemos darles un nombre. El Cuadro de nombres permite acceder
rápidamente a una celda o asignarle un nombre a una celda o rango (Doc. 20); esto

Doc. 20

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 facilita su uso en las fórmulas o funciones que emplearemos en los diferentes
cálculos.

Para asignarle un nombre a una celda o rango, seleccionamos las celdas,

ingresamos la denominación dentro del Cuadro de nombres y luego, presionamos la
tecla ENTER.

Si asignamos nombres a diferentes celdas o rangos de celdas, y queremos

ver la lista de nombres creados en el libro, debemos presionar la flecha que se
encuentra a la derecha del cuadro. Se desplegará una lista con todos los nombres
asignados en el libro, incluidos los de las tablas que hayamos creado.

6.6. Iconos de la barra de fórmulas

Doc. 21
A la derecha del Cuadro de
nombre se encuentran tres
iconos, cuya función es: Al
pulsar el icono Insertar función
(fx) llamamos al Asistente de
funciones (Doc. 21), que nos
permite insertar una función en
la celda activa. Este asistente
nos guía en la selección de los 16
argumentos que debe llevar la
función y brinda una breve
descripción de cada uno.

Es frecuente que los usuarios

avanzados no usen este
asistente en todos los casos, porque con el tiempo se aprenden la sintaxis de muchas
de las funciones.

Los iconos Introducir (√) y Cancelar (x) se activan en el modo de edición,

cuando estamos ingresando datos o modificando el contenido de una celda, y
permiten cancelar o aceptar el ingreso o la modificación.

6.7. Espacio de los datos

Doc. 22
El área de escritura/edición es el lugar donde vamos a
ingresar los datos, fórmulas y funciones (Doc. 22), o
desde donde, posteriormente, editaremos el contenido
de una celda. En ocasiones, al crear fórmulas extensas,
el espacio disponible para la edición/visualización no es
lo suficientemente grande como para mostrar todo el
contenido que hemos introducido. En estos casos, es

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posible aumentar el espacio haciendo clic sobre el icono de expansión del área de
escritura situado sobre el extremo derecho de la barra. Al hacer clic sobre este icono,
el área de escritura se ampliará.

6.8. Distribuir el espacio

Sobre la derecha del Cuadro de nombres se Doc. 23
muestra un pequeño icono formado por tres puntos
situados de manera vertical (Doc. 23). Al acercar el
puntero del mouse, notaremos que este cambia de
forma, para convertirse en una flecha horizontal de
doble punta. En ese momento, podemos hacer clic
con el botón principal del mouse y sin soltarlo
arrastrar hacia la derecha o la izquierda. De este modo
cambiaremos el tamaño del área correspondiente al
Cuadro de nombres o al área de introducción, para
hacerlas más grandes o más pequeñas.

6.9. Número
El tipo de datos numérico es el que más utilizaremos en nuestras planillas de
cálculo. Al ingresar un número en una celda, el programa reconocerá el formato
numérico y el valor aparecerá alineado a la derecha. Los principales aspectos que 17
debemos tener en cuenta al ingresar números son los siguientes:

• Se admite como número a los caracteres del 0 al 9, la coma decimal (,) y el

separador de miles (.). La función de estos últimos elementos podrán variar
según la configuración regional del sistema operativo del ordenador en la
que estemos trabajando.
• Si utilizamos el punto (.) del teclado numérico, este se tomará como
separador decimal, al igual que la coma (,) del teclado alfanumérico.
• El punto (.) que se encuentra en el teclado alfanumérico será considerado
como separador de miles. Podemos agregar un signo monetario, como $ o
€, al asignar un formato de celda monetario.
• El uso de los símbolos + (más), - (menos), * (multiplicar) y / (dividir) junto
con los números será interpretado como un cálculo válido si ingresamos el
signo = (igual) o + (más) adelante. Por ejemplo: =100*3,5.
• Un número seguido del signo % será tomado como porcentaje. Al ingresarlo,
Excel dividirá el valor por 100, pero mostrará el número ingresado seguido
de del signo %.
• Ejemplo: si escribimos 40%, eso es lo que veremos en la celda, aunque el
valor numérico será 0,40. En cambio, si escribimos 4 y le aplicamos el signo
% desde la cinta de opciones, lo que veremos es 400%. Para que se muestre
40%, debemos escribir 0,40 y luego aplicar % desde la cinta.

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 6.10. Texto
El tipo de datos texto abarca las cadenas de caracteres alfanuméricos, es
decir, conjuntos de letras, símbolos y números. Se utiliza, principalmente, para
escribir nombres, rotular información y describir características, entre otras
posibilidades.

Cuando ingresamos texto en una celda, Excel reconocerá de manera

automática este tipo de dato y, de manera predeterminada, lo alineará a la
izquierda, al igual que si ingresamos una combinación de números y letras más
símbolos. Esto puede cambiar si el texto comienza con el signo igual (=) o con el
signo más (+) o menos (-). El programa interpretará que lo que sigue es una fórmula
de cálculo; por lo tanto, si queremos que sea interpretado como texto, debemos
anteponer el carácter comilla simple (‘).

6.11. Fecha y hora

El formato de fecha que se interpreta de modo predeterminado depende de
la configuración regional establecida en el sistema operativo. La configuración
regional por defecto, en la mayoría de los países de habla hispana, es dd/mm/aaaa
(día/mes/año); y en los Estados Unidos es mm/dd/aaaa (mes/día/año). Además, una
fecha como 15/2/2013 tendrá formato de Fecha corta, mientras que viernes, 15 de
febrero de 2013 tendrá formato de Fecha larga (Doc. 24). 18
Doc. 24

Ahora, si queremos ingresar un dato en formato de hora, lo hacemos

escribiendo dos números (hora y minutos) separados por dos puntos (:). Así se
interpretará el formato de hora hh:mm (hora:minuto). En cambio, si ingresamos tres
números separados con dos puntos (:) se toman como hh:mm:ss
(hora:minuto:segundo).

6.12. Seleccionar una celda

Al hacer un clic con el mouse sobre una celda, esta se convierte en activa y
queda seleccionada. Para identificar de manera clara la celda o el rango activo, Excel
los recuadra en color verde mediante un borde apenas más grueso que el resto (Doc.
25). Podemos utilizar las cuatro flechas direccionales del teclado para seleccionar la
celda contigua.

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 Si queremos resaltar
en negrita el contenido Doc. 25
de una celda, basta con
hacer un clic con el
mouse sobre ella para
seleccionarla y, luego,
presionar Negrita. Lo
mismo hacemos con
cualquier otra celda y
con otros tipos de
formato.

Para seleccionar
celdas, filas, columnas o rangos no consecutivos, debemos realizar la selección del
primer elemento, mantener presionada la tecla CTRL y agregar nuevos elementos a
la selección. De esta forma será posible combinar la selección de dichos elementos.

6.13. Seleccionar rangos

Un rango es un conjunto de celdas contiguas al que hacemos referencia
indicando las celdas de los extremos superior izquierdo e inferior derecho (p.e.
A1:B5). Para seleccionar un rango de celdas, debemos hacer un clic sobre la primera
celda, mantener presionado el botón principal del mouse mientras arrastramos el 19
cursor por las otras y al llegar a la última lo soltamos. El área quedará remarcada con
un borde grueso. La celda donde comenzamos la selección se verá en blanco, porque
es la celda activa.

Otra forma de seleccionar un rango de celdas es posicionarnos en una celda

que sea esquina del rango, presionar la tecla SHIFT, y sin soltar dicha tecla,
trasladarnos con las flechas del teclado hacia la esquina opuesta del rango en
cuestión. A medida que nos desplazamos, el área va quedando marcada. Una vez
que terminamos de cubrir el rango, dejamos de presionar las flechas y soltamos la Doc. 26
tecla SHIFT: el rango quedará seleccionado.

6.14. Seleccionar columnas

Cuando hacemos un clic con el puntero del mouse sobre la letra de una
columna (Doc. 26), la seleccionamos por completo. Si queremos seleccionar más
columnas consecutivas, tenemos que desplazarnos hacia las adyacentes sin dejar de
apretar el botón principal del mouse. Veremos que quedan seleccionadas todas las
columnas del rango.

También es posible seleccionar columnas no adyacentes. Para esto,

seleccionamos una columna haciendo clic sobre su letra, mantenemos presionada

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 la tecla CTRL y hacemos clic sobre el nombre de cada columna que deseamos
agregar a la selección.

Otra manera de seleccionar varias columnas es seleccionar la primera

columna, mantener presionada la tecla SHIFT y luego, hacer clic en la letra de la
última columna que queremos seleccionar.

6.15. Seleccionar filas

Doc. 27 El procedimiento para seleccionar filas es

similar al de las columnas, solo que, en
vez de hacer un clic sobre la letra de la
columna, tenemos que hacerlo sobre el
número de la fila (Doc. 27).

Si queremos seleccionar más filas

consecutivas, debemos desplazarnos
hacia arriba o abajo manteniendo
presionado el botón principal del mouse.

En el caso de que necesitemos

seleccionar filas no adyacentes
realizamos el mismo procedimiento,
pero utilizando la tecla CTRL. 20

Otra manera muy simple de seleccionar filas es seleccionar la primera fila,

mantener presionada la tecla SHIFT y luego, hacer clic en el número de la última fila
que queremos seleccionar.

6.16. Seleccionar hoja completa

Para seleccionar una hoja completa, debemos presionar la combinación de
teclas CTRL + SHIFT + BARRA ESPACIADORA o, con el mouse, hacer un clic en la
intersección de los rótulos de filas y columnas, en la esquina superior derecha de la
hoja. A continuación, veremos que todas las celdas de la hoja se muestran grises.

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7. Procedimientos asociados
7.1. Copiar y pegar
Al trabajar en Excel, necesitaremos copiar el contenido de una celda, un
rango, una fila o una columna en otro lugar. Para hacerlo, seleccionamos el sector
de la hoja que queremos copiar, vamos al grupo Portapapeles de la ficha Inicio y
presionamos Copiar. También podemos hacerlo con el teclado, pulsando
simultáneamente la combinación de teclas CTRL + C. Con esta acción, llevamos a la
memoria del Portapapeles el rango seleccionado. Éste quedará marcado con un
recuadro. A continuación, nos posicionamos en la celda de destino (en el caso de un
rango, debe ser la celda superior izquierda) y presionamos Pegar del grupo
Portapapeles o las teclas CTRL + V. El contenido de las celdas de origen quedará
duplicado en las de destino. Siguiendo el mismo método, si en vez de copiar
queremos mover las celdas, utilizamos el botón Cortar o las teclas CTRL + X.

Todas las opciones del grupo Portapapeles (Doc. 28) están Doc. 28
disponibles dentro del entorno Windows y funcionan de manera similar en
las distintas aplicaciones. Siempre y cuando el programa lo admita,
podremos copiar, cortar y pegar información de un programa a otro.

La flecha situada en el extremo inferior derecho del grupo

Portapapeles da acceso a su contenido. Al hacer clic sobre ella se abre el 21
panel Portapapeles con la lista de elementos copiados listos para ser
utilizados.

7.2. Mover y copiar datos

Durante el proceso de construcción de una hoja de cálculo, iremos haciendo
diferentes ajustes, pequeños o grandes cambios y, también, correcciones.
Tendremos que copiar, pegar y mover textos, imágenes, gráficos, tablas y diversos
elementos. Para mover el contenido de una celda o un rango, primero tenemos que
seleccionarlo; luego, ubicamos el cursor sobre el borde verde y cuando este se
convierte en una flecha de cuatro puntas, lo arrastramos hacia el sector donde
queremos ubicar los datos. Para copiar, debemos dejar presionada la tecla CTRL
mientras arrastramos.

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 Anexo
Tabla métodos abreviados más utilizados en Excel.

Para ello Presione

Cerrar un libro Ctrl+R
Abrir un libro Ctrl+A
Ir a la pestaña Inicio ALT+O
Guardar un libro Ctrl+G
Copiar Ctrl+C
Pegar Ctrl+V
Deshacer Ctrl+Z
Quitar el contenido de una celda Tecla Suprimir
Elegir un color de relleno ALT+O, S, O
Cortar Ctrl+X
Ir a la pestaña Insertar ALT+B
Negrita Ctrl+N
Centrar el contenido de la celda ALT + U, A, C 22
Ir a la pestaña Diseño de página Alt+C
Ir a la pestaña Datos Alt+D
Ir a la pestaña Vista Alt+N
Abrir un menú contextual Mayús+F10 o tecla de
contexto
Agregar bordes ALT+O, B, B
Eliminar columna Alt + H, D, C
Ir a la pestaña Fórmulas Alt+U
Ocultar las filas seleccionadas Ctrl+9
Ocultar las columnas seleccionadas Ctrl+0

Fuente: https://support.office.com/es-es/article/métodos-abreviados-de-teclado-de-excel-
para-windows-1798d9d5-842a-42b8-9c99-9b7213f0040f#PickTab=Newer_versions

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Capítulo 2: Manejo de Libros

 Índice
Contenido Página

1. Introducción 3

2. El portapapeles 3

3. Procedimientos asociados 4
3.1. Insertar columnas 4
3.2. Insertar columnas 4
3.3. Eliminar filas y columnas 4
3.4. Insertar celdas 5
3.5. Ocultar y mostrar 5
3.6. Ajustar filas y columnas 5
3.7. Administración de rangos 7

4. Trabajar con hojas 8

4.1. Insertar y eliminar hojas 8
4.2. Mover y copiar hojas 8
4.3. Ocultar y mostrar hojas 9
4.4. Cambiar nombres de las hojas 9
2
5. Ventanas de libros 10

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Capítulo 2: Manejo de Libros

1. Introducción
Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que contiene una o más hojas de Doc. 1
cálculo que puede utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada.

2. El portapapeles
Dentro de la ficha “Inicio de la cinta de opciones”, el primer grupo que
encontramos se llama Portapapeles (Doc.1), que contiene las herramientas Pegar,
Cortar, Copiar y Copiar formato, tanto para datos como para formatos.

El Portapapeles es una carpeta temporal donde se almacena la información

que cortamos y copiamos en las diferentes aplicaciones de Windows, posee una
capacidad máxima de 24 elementos que se van guardando y listando a medida que
copiamos y cortamos contenido, ya sean datos, imágenes, gráficos, etc. Una vez que
completamos los 24 elementos, empieza a sobrescribirse. Dentro de la lista,
podemos seleccionar los elementos que deseemos pegar. En Excel, para acceder a
él, hacemos un clic en la flecha que se ubica en el vértice inferior derecho del grupo.
Este se desplegará en una ventana a la izquierda de la hoja de cálculo (Doc. 2).
3
La ventana del Portapapeles posee tres botones:

1. Pegar todo: pegará todos los elementos de la lista.

2. Borrar todo: eliminará todos los elementos de la lista. Doc. 2
3. Opciones: despliega un menú donde podemos elegir distintas maneras
de ver el Portapapeles.
Si salimos de Excel sin borrar su contenido, éste continuará almacenando los
elementos copiados y podremos pegarlos en otros programas de Office o al abrir
Excel nuevamente.

En el grupo Portapapeles nos encontramos con dos iconos:

1. Pincel Copiar formato: nos permite tomar solo el formato de una celda,
rango, fila o columna, sin copiar el contenido. Es decir, si nos ubicamos
sobre una celda que tiene un formato que queremos copiar (el color, el
tipo de letra, los bordes), con el mouse hacemos clic sobre este icono y
seleccionamos la celda a la cual queremos darle formato: se copiará el
formato de origen.
2. Copiar como imagen: nos permite que el Portapapeles almacene lo que
copiamos en formato de imagen, por lo que al pegarlo no se podrán editar
los datos. Al elegir esta opción, Excel muestra la ventana Copiar imagen
mediante la cual debemos elegir si deseamos copiar la imagen como la
vemos en pantalla o como saldría impresa.

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 3. Procedimientos asociados
Podemos insertar fácilmente filas y columnas en una hoja de cálculo para
agregar información adicional, así como eliminar filas y columnas innecesarias.
Estos procedimientos son parte de las tareas diarias que realizamos al usar Excel,
ya que permiten manejar el espacio disponible en una hoja de trabajo.

3.1. Insertar columnas

Para insertar una columna (Doc. 3), primero seleccionamos la columna
Doc. 3 posterior, haciendo un clic sobre el encabezado. Por ejemplo, si queremos
agregar una columna entre las columnas H e I, seleccionamos la columna I. A
continuación, pulsamos la opción Insertar columnas de hoja, que se encuentra
en el botón Insertar, del grupo Celdas de la ficha Inicio.

Aparecerá una nueva columna a la izquierda de la columna seleccionada,

desplazando hacia la derecha el resto de las columnas. Si queremos insertar
varias columnas de una sola vez, tenemos que seleccionar tantas columnas
como queremos insertar y, luego, damos la orden de insertar.

3.2. Insertar columnas

El procedimiento para insertar filas es muy similar al de insertar
columnas, primero tenemos que seleccionar la fila inmediatamente inferior a
la que queremos insertar (haciendo clic sobre la cabecera de fila). Luego, 4
debemos pulsar la opción Insertar filas de hoja, dentro del botón Insertar del grupo
Celdas de la ficha Inicio.

A continuación, veremos que automáticamente se inserta una fila por

encima de la seleccionada, desplazando hacia abajo el resto de las filas. Si
Doc. 4 necesitamos insertar varias filas de una sola vez, primero tenemos que
seleccionar tantas filas como queremos introducir y, a continuación, damos
la orden de insertar. Las nuevas filas se ubicarán sobre el rango de filas
seleccionadas.

3.3. Eliminar filas y columnas

Para eliminar columnas, seleccionamos desde el encabezado las que
deseamos quitar y pulsamos la opción Eliminar columnas de hojas, que se
encuentra en el botón Eliminar del grupo Celdas de la ficha Inicio. Para
eliminar filas, las seleccionamos y pulsamos Eliminar filas de hojas.

Por último, También podemos insertar o eliminar filas y columnas utilizando

el mouse (Doc. 4). Para ello, seleccionamos las filas o las columnas desde los
encabezados, luego hacemos un clic con el botón derecho del mouse y pulsamos
las opciones Insertar o Eliminar, según corresponda.

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3.4. Insertar celdas
Doc. 5
Si en lugar de insertar filas o columnas queremos insertar celdas,
primero debemos seleccionar un conjunto de celdas y luego pulsar la
opción Insertar celdas que se encuentra en el botón Insertar del grupo
Celdas de la ficha Inicio. A continuación, aparecerá un cuadro de diálogo
(Doc. 5) donde tendremos que indicar la dirección en la que se
desplazarán las celdas que rodean a las seleccionadas.

3.5. Ocultar y mostrar

En ocasiones deseamos mantener información oculta a la vista

de otros usuarios o, simplemente, protegerla de modificaciones no
deseadas. Cuando ocultamos una fila o una columna, lo que estamos haciendo en
realidad es configurar el alto de una fila o el ancho de una
columna en cero. Doc. 6

Estas, a efectos de los cálculos, seguirán siendo

operativas. Es importante tener en cuenta que Excel nunca
prescinde del contenido de las celdas ocultas. Para ocultar
una columna, primero la seleccionamos y luego pulsamos el
botón Formato del grupo Celdas de la ficha Inicio (Doc. 6). En
el menú desplegable, vamos a la sección Visibilidad,
presionamos Ocultar y mostrar y Ocultar columnas. Veremos
que la letra de la columna desaparece de la parte superior de 5
la hoja de cálculo. Por ejemplo, si ocultamos la columna B, en
la cabecera de las columnas veremos las letras A, C, D, E, etc.

3.6. Ajustar filas y columnas

Un aspecto importante que debemos tener en

cuenta a la hora de dar formato a una planilla es el tamaño
de las filas y las columnas. Ajustando el ancho y el alto de las
celdas a su contenido, lograremos mejorar la visualización y la presentación de los
datos.

Las columnas y las filas tienen un tamaño estándar, que es el que establece
Excel por defecto; pero podemos modificar estas medidas de acuerdo con nuestras
necesidades.

Podemos modificar el ancho de las columnas y la altura de las filas

seleccionando las celdas y utilizando la opción Tamaño de celda, que se abre al
pulsar el botón Formato, en el grupo Celdas de la ficha Inicio (Doc. 7).

Veremos el listado con las distintas opciones:

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 • Alto de fila: abre un cuadro de diálogo donde debemos ingresar un número
del 0 a 409, que indicará el alto de la fila en puntos.
• Autoajustar: ajusta el alto de las filas o el ancho de las columnas al contenido
de las celdas. Su aplicación nos asegura que ningún contenido de las celdas
quede escondido.
• Ancho de columna: abre un cuadro de diálogo donde tenemos que ingresar
el ancho de la columna, entre 0 y 255. Este número indica el ancho de la
columna en caracteres, utilizando la fuente estándar.

Doc. 7

Una forma simple de modificar el ancho de una columna es utilizando el

mouse y los encabezados de columna. Por ejemplo, si queremos cambiar el ancho
de la columna B, ubicamos el puntero del mouse en el encabezado de la columna,
sobre la línea derecha que separa la columna B de la columna C. El puntero se
transformará en una flecha con doble sentido. Hacemos un clic sostenido con el
botón principal del mouse y arrastramos el divisor de la columna hacia la derecha o
hacia la izquierda. Cuando el ancho sea el que queremos, soltamos el botón. Otra
posibilidad, si la columna tiene contenido, es hacer doble clic cuando el puntero se
transforma en la flecha con doble sentido. El ancho de la columna se autoajustará a
la celda con mayor contenido.

La manera de modificar la altura de una fila es similar a la del ancho de

columna. Por ejemplo, para ajustar la altura de la fila 2, ubicamos el puntero del
mouse en el encabezado, sobre la línea que la separa de la fila 3. Cuando el cursor
se transforma en una flecha con dos puntas, mantenemos presionado el botón
izquierdo del mouse, arrastramos hacia arriba o hacia abajo y, luego, soltamos el
botón.

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3.7. Administración de rangos

Por lo general, las fórmulas suelen hacer referencia a rangos de celdas. En

estos casos es de gran utilidad asignarles nombres a los distintos rangos, así
podremos reemplazar la referencia por el nombre del rango con el objetivo de
facilitar la tarea de armado de funciones.

Es importante recordar que un rango es un conjunto de celdas consecutivas

dispuestas en forma horizontal, vertical o de matriz. A su vez, las referencias
permiten remitir a los datos de un rango. Para esto utilizamos las coordenadas de la
celda inicial y de la celda final unidas por dos puntos, ejemplo: A2:C8. En una matriz,
la celda inicial es la de la esquina superior izquierda, y la celda final es la que se
encuentra ubicada en la esquina inferior derecha.

Por su parte, el Cuadro de nombres permite asignar un nombre a un rango:

seleccionamos las celdas, en el cuadro escribimos el nombre y pulsamos ENTER.
También podemos hacerlo desde el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas,
mediante el botón Asignar nombre, que abre la ventana Nuevo nombre, donde
introducimos el nombre del rango y, de forma opcional, una descripción. De esta
manera, podemos crear la cantidad de nombres de rangos necesarios para utilizarlos
en las funciones.

Mediante el botón Administrador de nombres (Doc. 8) se abre un cuadro de

diálogo que nos permite crear, modificar, eliminar y buscar todos los nombres de los
rangos de un libro. 7

Doc. 8

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 4. Trabajar con hojas
Excel permite realizar diversas acciones con las hojas de cálculo:

4.1. Insertar y eliminar hojas

Para insertar una nueva hoja de cálculo, hacemos

Doc. 9 un clic en el icono Hoja nueva (+), que se encuentra a la
derecha de las solapas de las hojas, en la parte inferior
izquierda de la ventana (Doc. 9).

Una alternativa es pulsar el botón derecho del

mouse sobre cualquiera de las solapas y en el menú,
seleccionar Insertar. A continuación, se abre un cuadro de
diálogo con opciones para insertar distintos elementos;
seleccionamos Hoja de cálculo y aceptamos. Otra
posibilidad es utilizar las teclas SHIFT + F11.

En el menú que se abre al hacer un clic derecho

sobre cualquiera de las solapas, también encontramos la
opción Eliminar. Antes de borrar una hoja con contenido,
aparecerá un cuadro de advertencia que nos pedirá la confirmación o cancelación
de la operación.

4.2. Mover y copiar hojas 8

Si queremos mover una hoja de lugar, hacemos un
Doc. 10 clic sobre su pestaña, lo mantenemos presionado y
arrastramos la hoja al lugar que queremos. También
podemos hacer clic derecho sobre la pestaña y, en el menú
contextual, seleccionamos Mover o copiar (Doc. 10). Se
abrirá un cuadro de diálogo donde debemos elegir a qué
libro queremos mover la hoja y la hoja delante de la cual
queremos ubicarla.

Para copiar una hoja, podemos arrastrar su

pestaña mientras mantenemos presionada la tecla CTRL, o
dentro de la misma opción Mover o copiar del menú,
marcamos Crear una copia. Esta tendrá el mismo nombre
que la original y llevará el número 2 entre paréntesis (2).

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4.3. Ocultar y mostrar hojas

Para esconder una hoja, hacemos un clic con el botón derecho del Doc. 11
mouse sobre su pestaña y, en el menú, seleccionamos Ocultar (Doc. 11). Si
queremos volver a mostrarla, hacemos clic derecho sobre la pestaña de alguna
de las hojas visibles y pulsamos Mostrar... Si hay más de una hoja oculta,
debemos elegir cuál queremos ver y, luego, presionamos Aceptar.

Es importante destacar que al ocultar hojas no estamos eliminando su

contenido, simplemente las dejamos de visualizar hasta que ejecutemos el
procedimiento necesario para mostrarlas.

4.4. Cambiar nombres de las hojas

Asignarles nombres a las hojas permite organizar e identificar su

contenido, por lo que elegir nombres precisos contribuye a simplificar el trabajo.
Para modificar el nombre de una hoja, hacemos un clic derecho sobre su solapa y,
en el menú contextual, seleccionamos Cambiar nombre o hacemos doble clic sobre
el nombre de la hoja y, luego, escribimos uno nuevo. Para aceptar presionamos la
tecla ENTER.

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 5. Ventanas de libros

En la ficha Vista, dispondremos de varias opciones de visualización del contenido,

estas son:

6
3
5

1 4

10

1. Organizar todo: Esta opción nos permite ver todos los libros abiertos a la
vez. Supongamos que trabajamos con cuatro libros de manera simultánea
y necesitamos movernos de uno a otro. Entonces, podemos hacer que
Excel divida la pantalla en cuatro paneles y muestre un libro en cada uno.
Podemos elegir entre cuatro opciones de visualización: Mosaico,
Horizontal, Vertical y Cascada. Seleccionamos una y pulsamos Aceptar.

2. Inmovilizar paneles: Esta opción mantiene siempre visibles las filas y las
columnas que se encuentran a la izquierda y arriba de la celda que
seleccionamos antes de pulsar esta opción.

3. Dividir una hoja: Si queremos visualizar simultáneamente diferentes

secciones de una misma hoja, podemos dividirla en cuatro o dos partes, de
manera horizontal o vertical. Para esto, utilizamos la opción Dividir. La
división se realizará a la izquierda y arriba de la celda seleccionada.

4. Ocultar y mostrar: La opción Ocultar esconde el archivo que estamos

visualizando en la pantalla. Cuando ocultamos un libro, este no se mostrará
más en la pantalla ni en el menú desplegable de la opción Cambiar

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 ventana. Al pulsar el botón Mostrar, aparece la ventana Mostrar para
seleccionar cuál de todos los libros que hemos ocultado deseamos volver
a mostrar. Para finalizar pulsamos Aceptar y se mostrará nuevamente el
libro elegido.

5. Ver en paralelo: Esta opción permite comparar dos libros en simultáneo. Si

tenemos solo dos archivos abiertos, luego de hacer clic en este icono,
veremos un libro debajo del otro. En cambio, cuando tenemos más de dos
libros abiertos, se abrirá el cuadro de diálogo Comparar en paralelo, donde
debemos seleccionar de un listado el archivo que queremos comparar con
el libro activo.

6. Cambiar ventanas: Esta opción permite cambiar la ventana activa al libro

que necesitamos. Para esto, hacemos un clic en Cambiar ventanas y, en el
menú desplegable que contiene el listado de todos los libros abiertos,
seleccionamos el que buscamos.

11

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Capítulo 3: Formato de celdas

 Índice
Contenido Página

1. Introducción 3

2. Opciones de la ficha Número 3

3. Formato avanzado de fuentes 5

4. Alineación avanzada 7
4.1. Alineación horizontal 7
4.2. Alineación vertical 8
4.3. Control de Texto 8
4.4. Orientación 8

5. Bordes y sombreados 9

6. Estilos predefinidos 10

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Capítulo 3: Formato de celdas

1. Introducción
El formato de celdas en Excel nos permite dar una apariencia particular Doc. 1
al valor de dicha celda (Doc. 1). Cuando tenemos celdas con números, ya sean
datos ingresados por nosotros o resultados de fórmulas, el formato aplicado
por omisión es General. En este caso, los separadores de miles no se ven, lo que
puede dificultar la lectura en números con más de cuatro dígitos. Además, solo
se muestran con decimales los números que los contengan, y la cantidad de
dígitos a la izquierda de la coma es variable.

Para unificar la presentación de los números y lograr que esta sea clara,
aplicaremos un formato numérico acorde con nuestras necesidades, para lo
cual deberemos seleccionar un formato numérico y una de las opciones de la Ficha número.

2. Opciones de la ficha Número

En el cuadro Formato de celdas se muestran las fichas: Número, Alineación, Fuente,
Borde, Relleno y Proteger. Dentro de cada una de ellas encontramos los diferentes 3
elementos que permiten modificar el formato de las celdas, por ejemplo (Doc. 2):

Doc. 2

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 • Formato Número: Permite establecer la cantidad de decimales que vamos
a utilizar y habilitar la opción Usar separador de miles. Con respecto a los
decimales, debemos saber que si tenemos un número decimal y marcamos
cero posiciones decimales, el número aparecerá redondeado. Este
redondeo es solo a efectos de visualización, ya que para los cálculos de
operaciones y fórmulas se tendrá en cuenta el valor original con decimales.
También podemos elegir, dentro de este formato, la manera de presentar
los números negativos: con un signo menos (-) delante, en rojo o ambos.
• Formato Moneda: Adiciona al formato Número un símbolo monetario.
Para elegir el símbolo, desplegamos el listado con los símbolos monetarios
de cada país y seleccionamos el que deseamos. La ubicación del símbolo,
antes o después del número, también depende de la Configuración
regional del sistema operativo y podemos modificarla. La opción de
millares viene habilitada. Además, es posible elegir el formato de los
números negativos.
• Formato Contabilidad: Permite seleccionar un símbolo monetario que
acompañará a los números. Los millares ya están habilitados y los valores
negativos se mostrarán con el signo menos (-) delante. Podemos
establecer la cantidad de posiciones decimales. Este formato alineará el
signo monetario y la coma decimal de todos los valores que se encuentran
en las celdas de una misma columna.
• Formato Porcentaje: Como su nombre lo indica, muestra los números
como porcentajes, con el signo % por detrás, y también permite elegir la 4
cantidad de posiciones decimales que necesitamos visualizar. Debemos
recordar que si aplicamos el formato en una celda vacía y luego
introducimos el valor, veremos el número seguido del signo porcentaje.
Por ejemplo, si queremos introducir en la celda 5%, y primero ingresamos
el número en la celda y después aplicamos el formato, la cifra será
multiplicada por 100 y veremos 500%. Para conservar el 5%, tendremos
que ingresar el valor como 0,05.
• Formato Fracción: Permite visualizar el contenido decimal de los números
ingresados en una celda como fracción.
• Formato Especial: Contiene formatos asociados a la ubicación regional,
como códigos postales. Cuando en el menú desplegable Configuración
regional (ubicación) elegimos un país, en la ventana Tipo aparecen las
opciones de formato. Algunas regiones no tienen ningún formato especial.
• Formato Fecha: Permite escribir un dato numérico para interpretarlo
como fecha. si en una celda ingresamos dos o tres números separados por
un guion (-) o una barra (/), Excel interpretará los valores como una fecha:
día y mes, o día, mes y año. Por ejemplo, si escribimos 1-3,
automáticamente en la celda aparecerá 01-mar.

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3. Formato avanzado de fuentes
En el grupo Fuente de la ficha Inicio encontramos un conjunto de Doc. 3
opciones que permite ajustar el tamaño, el color, el tipo de fuente, las
variantes de negrita, cursiva, etcétera (Doc. 3).

Además, si observamos con atención, veremos que algunos iconos de

este grupo tienen una flecha a la derecha. Al dar clic sobre ella, aparecerá
un pequeño menú desplegable con opciones adicionales para aumentar
las variantes de formato.

Para cambiar la tipografía seleccionamos las celdas donde queremos aplicar un

nuevo formato y luego hacemos clic sobre la opción elegida.

Si pulsamos la flecha del vértice inferior derecho del grupo, accedemos al cuadro
Formato de celdas, donde encontramos las siguientes opciones de formato (Doc. 4):

Doc. 4

1 2 3

4 5 6

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 1. Fuente: Muestra el listado de las fuentes disponibles. Para elegir una, la
seleccionamos y pulsamos Aceptar.
2. Estilo: Presenta las variantes de cada una de las fuentes que se encuentran
instaladas en el sistema; podemos elegir entre Normal, Negrita, Cursiva y Negrita
Cursiva.
3. Tamaño: Podemos seleccionar un tamaño de la lista o escribir el número en el
cuadro superior. Si el tamaño elegido es muy grande, los datos no entrarán en una
celda y se utilizará la celda contigua para mostrar todo el contenido. Pero si la
celda contigua posee información, en la primera se mostrará #########, lo que
indicará que debemos aumentar el ancho de columna o achicar la fuente.
4. Subrayado: Desde su menú podemos elegir Ninguno, Simple, Doble, Simple
contabilidad, Doble contabilidad. Los dos últimos subrayarán toda la celda y no
solo el texto contenido en ella.
5. Color: Permite cambiar el color, para ello debemos hacer clic en la flecha de la
derecha y seleccionamos uno de la paleta que se despliega.
6. Fuente normal: Si activamos esta casilla y pulsamos Aceptar, volveremos a las
opciones predeterminadas.
7. Efectos: Podemos elegir entre Tachado, Superíndice (X2) y Subíndice (X2). Las dos
últimas opciones suelen utilizarse para caracteres individuales. Para aplicarlas en
lugar de seleccionar la celda, hacemos doble clic sobre ella y seleccionamos el
carácter.

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4. Alineación avanzada
El grupo Alineación (Doc. 5) de la ficha
Doc. 5
Inicio es una herramienta que nos permite
elegir la ubicación de los datos dentro de
una celda o de un rango, y algunas
opciones adicionales que mejorarán el
aspecto de nuestras tablas de datos.
Cuando ingresamos datos en las celdas,
Excel los alinea de manera automática,
según los parámetros predeterminados
para cada tipo. Los datos de tipo texto a la
izquierda, y los datos de tipo numérico y las
fechas, a la derecha.

Con esta herramienta podremos establecer diferentes tipos de orientaciones,

además de la por defecto:

4.1. Alineación horizontal

Doc. 6
La alineación del texto horizontal ubica el contenido
de las celdas con respecto al ancho de la columna. Si
pulsamos la flecha de la derecha, en el menú
podremos elegir distintas opciones (Doc. 6): 7
• General: Es la alineación predeterminada.
• Izquierda: El contenido quedará a la
izquierda.
• Centrar: Los datos se ubicarán al medio de
la celda.
• Derecha: El contenido se ubicará a la
derecha. También podemos agregar valores
de sangría, que separará el contenido del
borde derecho tantos caracteres como
unidades hayamos ingresado.
• Rellenar: Repetirá el dato ingresado hasta
completar el ancho de la celda.
• Justificar: Se aplicará si el contenido excede los límites de la celda.
• Centrar en la selección: Centrará el contenido de una celda dentro de un
rango horizontal que hayamos seleccionado.
• Distribuido: alineará el texto a ambos lados de la celda, cuando ocupe más
de una línea. Si le agregamos sangría, se aplicará a ambos costados. No tiene
validez para los datos numéricos.

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 4.2. Alineación vertical
La alineación vertical del texto presenta el contenido de las celdas ubicado con
respecto a la altura de la fila. Si la altura de la celda no está aumentada, es probable
que no notemos las diferencias entre cada uno de los formatos. Podemos elegir
diferentes opciones (Doc. 7):

Doc. 7 • Superior: Los datos se ubicarán en la parte superior de la

celda.
• Centrar: El contenido de la celda quedará en el medio.
• Inferior: Los datos se ubicarán en la parte inferior de la
celda.
• Justificar: El texto que ocupe más de una línea se justificará
de lado a lado de la celda en sentido vertical.
• Distribuido: El texto que ocupe más de una línea se
organizará uniformemente entre los bordes superior e inferior
de la celda.

Doc. 8 4.3. Control de Texto

Dentro del apartado Control de texto encontramos las
diferentes opciones que nos permiten configurar la manera en que
visualizamos el contenido de las celdas. Podemos elegir entre algunas
de las siguientes opciones (Doc. 8): 8
• Ajustar texto: Permite que el contenido de la celda ocupe más de
un renglón en caso de no entrar en el ancho de la columna. El alto de
la fila aumentará automáticamente según la cantidad de renglones
nuevos generados. Si esta opción no está activada, el contenido excedente se
mostrará solapado con la celda adyacente, siempre y cuando esta no tenga datos.
• Reducir hasta ajustar: Disminuirá el tamaño de la fuente para que el contenido
quede dentro de los límites de la celda.
• Combinar celdas: Si seleccionamos un rango de celdas, con esta opción
lograremos que se combinen comportándose como una celda única. El nombre de
Doc. 9
referencia pasará a ser el de la celda que se ubicaba en la esquina superior
izquierda.

4.4. Orientación
El apartado Orientación permite cambiar el ángulo de alineación del
contenido de las celdas (Doc. 9). Es de gran utilidad para, por ejemplo,
rotular algunas filas o columnas y, de esta manera, optimizar los espacios.
Para cambiar la orientación podemos ingresar los grados o hacer clic en la
aguja de referencia y marcar en el semicírculo la posición deseada. El alto de
la fila se ajustará de manera automática para poder mostrar el texto con la
nueva orientación, a no ser que la fila tenga fijada la altura de manera explícita.

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5. Bordes y sombreados
Para aplicar ambas pestañas seleccionamos las celdas, Doc. 10
hacemos un clic derecho, pulsamos Formato de celdas
(Doc. 10) y vamos a las pestañas Borde y Relleno.

Para aplicar Bordes, al ingresar en la pestaña nos

encontramos con las diferentes opciones para agregar
bordes a las celdas, elegir un color y un tipo de línea
específico.

En la pestaña Relleno encontramos opciones que permiten

pintar el interior de las celdas con un color uniforme,
degradado o con una trama. Es importante tener en cuenta
que colorear tanto el borde como el relleno de las celdas es
algo opcional, sin embargo, su aplicación aumenta el atractivo
de las planillas a la vez que denota un trabajo cuidado y
profesional. Podemos optar entre las siguientes características
(Doc. 11):
Doc. 11
• Color de fondo: Muestra los colores predeterminados
de relleno. Para aplicar uno, lo seleccionamos de la
paleta.
• Efectos de relleno: Permite aplicar un fondo con 9
efecto degradado con uno o dos colores y en
diferentes sentidos: horizontal, vertical, diagonal,
desde la esquina de cada celda y desde el centro.
• Más colores: Permite elegir un color de relleno
personalizado.
• Color de trama: Permite aplicar una trama. Desde este
menú elegimos el color.
• Estilo de trama: Contiene 17 tramas diferentes, que se
agregan sobre el color de relleno que hayamos
elegido.
• Muestra: Presenta una vista previa al seleccionar cada
una de las opciones anteriores. De esta manera podemos comprobar cómo
quedarán las celdas antes de aceptar los cambios.

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 6. Estilos predefinidos
Cuando pulsamos la opción Estilos de celda del grupo Estilos de la ficha Inicio, se
despliega un menú (Doc. 12) que nos muestra todos los estilos predefinidos de Excel. Por
defecto, las celdas poseen el estilo Normal.

Doc. 12

10

Para aplicar otro estilo del menú, seleccionamos la celda o el rango de celdas;
elegimos el estilo y hacemos clic sobre él. Luego de aplicar el estilo, podemos modificar
algunas características del formato de las celdas, sin que el mismo estilo aplicado a otras
celdas se modifique. A continuación, veamos las diversas acciones que podemos realizar:

• Crear un estilo personalizado: Para crear nuestros propios estilos vamos a Estilos
de celda y seleccionamos la opción Nuevo estilo de celda. Se abrirá el cuadro de
diálogo Estilo, donde debemos indicar un nombre y los atributos que incluiremos
en él, haciendo un clic sobre la casilla de verificación correspondiente.
• Modificar un estilo: Si queremos modificar alguno de los estilos existentes, vamos
a Estilos de celda, seleccionamos el estilo, hacemos un clic con el botón derecho
del mouse y, en el menú contextual, pulsamos Modificar. En el cuadro de diálogo
Estilo realizamos las modificaciones y pulsamos Aceptar.
• Eliminar estilos: Podemos eliminar los estilos de celda personalizados y
predefinidos, con excepción del Normal. Para esto, seleccionamos el estilo,
hacemos un clic con el botón derecho del mouse y elegimos Eliminar. La eliminación
de un estilo no puede deshacerse.

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 • Copiar un estilo a otro libro: Cuando creamos o modificamos estilos, estos se
guardan en el libro actual. Si queremos utilizar uno de estos en otro libro de Excel
debemos abrir el archivo que contiene el estilo y el archivo donde queremos
copiarlo. Nos ubicamos en el archivo de destino, vamos a Estilos de celda y
seleccionamos la opción Combinar estilos. En el cuadro de diálogo seleccionamos
el archivo de origen y presionamos Aceptar. De esta manera podemos copiar
todos los estilos personalizados que contiene el archivo de origen.
• Estilo nuevo: Podemos crear de manera rápida un nuevo estilo a partir de un
formato que hayamos aplicado a una o más celdas. Para esto, debemos
seleccionar las celdas que contengan el formato, pulsar Estilos de celda y, luego,
seleccionar la opción Nuevo estilo de celda. Se abrirá el cuadro de diálogo Estilo,
indicamos un nombre para el nuevo estilo y pulsamos Aceptar.

11

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Capítulo 4: Operaciones con celdas y funciones

 Índice
Contenido Página

1. Introducción 3

2. Crear y editar fórmulas 3

3. Ficha Fórmulas 5

4. Tipos de errores al ingresar una fórmula 6

5. Tipos de errores al ingresar una fórmula 7

5.1. Definición de Función 7
5.2. Sintaxis de la Función 7
5.3. Escritura de la Función 7

6. Ventana Insertar función 8

7. Formas de insertar una función 10

7.1. Desde la celda 10
7.2. Barra de fórmulas 10
7.3. Biblioteca de funciones 10
7.4. Botón autosuma 10 2

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Capítulo 4: Operaciones con celdas y funciones

1. Introducción
Podemos utilizar las operaciones con celdas para sumar totales de entre varias filas
y columnas. Calcular pagos, resolver problemas matemáticos o ingeniería o buscar un
escenario mejor opción basándose en los números variables que introduzca.

2. Crear y editar fórmulas

Doc. 1
La diferencia entre las fórmulas y las
funciones es que las fórmulas son
operaciones matemáticas y las funciones
son fórmulas predefinidas por Excel.

Siempre que vamos a escribir una

fórmula, tenemos que utilizar el operador o
signo igual (=). De esta manera, el programa
interpretará que lo siguiente que
escribiremos es una fórmula o una función.
(Doc. 1): 3
Para realizar operaciones, es posible utilizar los datos de dos maneras con
características específicas:

• Literales: escribimos los números directamente dentro de la fórmula, por

ejemplo: =15+14.
• Referencia a valores: utilizamos los nombres de las celdas, por ejemplo:
=B3 + B4, donde B3 y B4 contienen valores numéricos.

Las operaciones en Excel se realizan en un Doc. 2

orden, siempre de izquierda a derecha y
respetando la jerarquía de los operadores
aritméticos: división, multiplicación, suma y resta
(Doc. 2).

Debemos tener esto en cuenta a la hora

de efectuar las operaciones básicas, para no
cometer errores. Sin embargo, la mejor manera de
evitar equivocaciones es recurrir a los paréntesis,
ya que Excel primero resolverá las operaciones
que estén dentro de ellos.

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 Una vez que hemos aprendido a utilizar las fórmulas, ya no necesitaremos una calculadora
para hacer las operaciones básicas dentro de una hoja de cálculo, sino que podremos sumar,
restar, multiplicar y dividir por medio de la siguiente estructura:

• =(operando1)(operador aritmético)(operando2) ENTER

Por ejemplo: =15 * 14 ENTER. Hasta que no presionamos la tecla ENTER, no se realiza la
operación.

Si lo necesitamos, podemos editar los datos

Doc. 3
que se encuentran dentro de la fórmula tanto
desde la Barra de fórmulas como desde la
celda que contiene la operación (Doc. 3).

Para saber si una celda tiene una fórmula o si,

simplemente, queremos ver la fórmula en la
celda, presionamos la tecla F2. Excel mostrará
la fórmula en la celda, y en el caso de que
hayamos usado referencias a valores, señalará
con un color cada una de las celdas que están
involucradas en la operación. Esta tecla tiene el
mismo efecto que hacer doble clic sobre la celda.

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3. Ficha Fórmulas
En la Ficha Fórmulas podemos encontrar la Biblioteca de funciones, que contiene toda la
variedad de fórmulas que existen en Excel (Doc. 4).

Doc. 4

1 2 3 4 5 6 7 9 9

1. Autosuma: Contiene funciones sencillas y de uso frecuente, para realizar una suma,
calcular un promedio, obtener un valor máximo o mínimo y contar elementos.

2. Recientes: Agrupa las últimas funciones utilizadas.

3. Financieras: Posee las funciones para realizar cálculos financieros, como la

obtención de intereses y tasas, calcular pagos y amortizaciones de préstamos.

4. Lógicas: Estas funciones permiten realizar operaciones de lógica, como analizar si 5

un valor cumple o no una determinada condición y, en consecuencia, efectuar
una acción; o averiguar si algo es verdadero o falso.

5. Texto: Reúne las funciones para trabajar con textos, como extraer datos, pasar
caracteres a mayúscula o minúscula, o unir el contenido de dos celdas para armar
una frase.

6. Fecha y hora: Incluye las funciones para realizar operaciones con fechas y horas,
como obtener los días laborales de un año o la fecha actual.

7. Búsqueda y referencia: Con estas funciones podemos buscar datos en una tabla
a partir de condiciones especificadas y utilizarlos para realizar cálculos o
referencias de celda.

8. Matemáticas y trigonométricas: Algunas de las funciones que podemos encontrar

en este grupo son SUMA (con diferentes variantes), REDONDEO, COSENO,
TANGENTE y PRODUCTO.

9. Más funciones: Contiene cinco subgrupos de funciones avanzadas.

• Estadísticas: para efectuar cálculos estadísticos, como, por ejemplo, frecuencias,

desvíos, media, moda.
• Ingeniería: para realizar diferentes operaciones con números complejos, binarios,
imaginarios.

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 4. Tipos de errores al ingresar una fórmula
Utilizar la ayuda de Excel a la hora de elegir una función o de
Doc. 5 seleccionar una fórmula reducirá la posibilidad de cometer
errores. En caso de cometer un error al ingresar una fórmula,
Excel nos devuelve un texto que informa su tipo (Doc. 5):

• #¡N/A!: Indica que no es posible encontrar una coincidencia

exacta con el valor que se está buscando.
•#¡REF!: Referencia a una celda inválida o inexistente.
• #¡NÚMERO!: Expresa la existencia de un valor no numérico
en una fórmula de parámetros numéricos.
•#¡NOMBRE¡: Nombre de la función incorrecto.
• #¡DIV/0!: Cuando intentamos dividir por cero.

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5. Tipos de errores al ingresar una fórmula
Doc. 6
5.1. Definición de Función
Las funciones son fórmulas predefinidas que utilizan
valores en una estructura u orden específico para realizar
cálculos, y devuelven un resultado. Los valores reciben el nombre
de argumentos, y el orden o estructura es la sintaxis de la función.

Los argumentos pueden ser números, texto, referencias

a celdas, valores constantes, fórmulas u otras funciones (Doc. 6).

5.2. Sintaxis de la Función

La sintaxis de una función debe contener los siguientes
elementos y en el orden que se detalla:

• El signo igual (=) o el signo más (+).

• El nombre de la función.
• Paréntesis de apertura.
• Los argumentos separados por punto y coma (;) o coma (,). Esto dependerá de la
configuración regional del sistema operativo.
• Paréntesis de cierre.

5.3. Escritura de la Función 7

Cualquiera sea la función que utilicemos, ésta siempre deberá respetar la siguiente
estructura:

• =Nombre de la función (argumento1; argumento2)

Podemos utilizar las funciones para Doc. 7

realizar de manera rápida distintos tipos de
operaciones, tanto simples como complejas.
Por ejemplo, si queremos sumar los valores
de las celdas C3 hasta C8, podemos escribir
la siguiente fórmula usando el operador
suma (+): =C3+C4+C5+C6+C7+C8

También es posible usar la función

SUMA y, como único argumento, ingresar el
rango que queremos sumar: =SUMA(C3:C8)
(Doc.7).

Con ambas fórmulas llegamos al mismo

resultado, pero resulta mucho más sencillo y rápido utilizar la última. Si una función requiere dos
o más argumentos, los ingresamos separándolos con punto y coma (;) o coma (,). En caso de que
haya funciones que no requieren ningún argumento, no deja de ser obligatorio para estas el uso
de paréntesis. Por ejemplo: =HOY(), que devuelve la fecha actual.

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 6. Ventana Insertar función
Las diferentes funciones que presenta Excel se encuentran agrupadas por
categorías en la Biblioteca de funciones. Una de estas funciones es Insertar una
función, para lo que primero debemos ubicarnos en la celda donde queremos
obtener el resultado y, luego, pulsar el botón Insertar función, ya sea desde la Barra
de fórmulas o desde la Biblioteca de funciones. A continuación, se abrirá la ventana
Insertar función, el asistente que nos guiará en el proceso de creación de la sintaxis
de la función.

El asistente se compone de las siguientes opciones (Doc. 8):

Doc. 8

3 8

1. Buscar una función: En este cuadro podemos escribir el nombre de la función

o una breve descripción del cálculo que queremos hacer, y luego, pulsamos
el botón Ir. En el cuadro Seleccionar una función aparecerán listadas todas
las funciones relacionas con la descripción que hemos ingresado.

2. Seleccionar una categoría: Si conocemos la categoría a la que pertenece la función

que buscamos, podemos desplegar el menú de esta sección y seleccionarla. A
continuación, en el cuadro Seleccionar una función aparecerá el listado de las
funciones que pertenecen a la categoría elegida. Si seleccionamos la categoría
Todo, en el listado figurarán todas las funciones que posee Excel. Si elegimos
Usadas recientemente, accederemos a las últimas funciones utilizadas.

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 3. Argumentos de función: En este sector podemos desplazarnos mediante la barra
derecha para buscar la función. Si seleccionamos cualquiera de las funciones,
debajo aparecerá su descripción y sintaxis.

4. Definición de función: Una vez que elegimos la función, pulsamos Aceptar y se

abrirá la ventana Argumentos de función (ver Doc. 7), que nos indicará la cantidad
y el tipo de argumentos requeridos. Aquí podremos ingresar un valor, una
referencia de celda o minimizar la ventana y directamente seleccionar la celda o
el rango en la hoja de cálculo. En la celda donde comenzamos el proceso para
insertar la función aparecerá el resultado, y si nos colocamos en ella, podremos
ver la sintaxis de la función en la Barra de fórmulas.

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 7. Formas de insertar una función
7.1. Desde la celda
Esta es la opción más rápida para crear una función, pero también la que
requiere un poco más de experiencia de nuestra parte. Para escribir directamente la
función, debemos hacer un clic en la celda donde queremos insertarla, ingresar el
signo igual (=) desde el teclado (ver Doc. 1) y, a continuación, el nombre de la
función.

Al ingresar la primera letra del nombre de la función, aparecerá un asistente

con el listado de las funciones que comienzan con esa letra. Si hacemos un clic sobre
el nombre de alguna de estas funciones, veremos un pequeño cuadro que nos
indicará qué operación realiza. Para elegir una función, debemos hacer doble clic
sobre ella.

Una vez que la seleccionamos, en la celda, a continuación del nombre,

aparecerá un paréntesis de apertura y una indicación de los argumentos que
necesita la función. Seleccionamos el rango de celdas para completar los
argumentos y pulsamos ENTER.

7.2. Barra de fórmulas

Bajo esta opción primero debemos seleccionar la celda donde queremos
ingresar la función, luego hacemos un clic en el símbolo de Insertar función de la 10
Barra de fórmulas (ver Doc. 6).

Se abrirá la ventana Insertar función, que nos guía en el armado de la

función.

7.3. Biblioteca de funciones

Desde la ficha Fórmulas de la cinta de opciones, accedemos al grupo
Doc. 9 Biblioteca de funciones (ver Doc. 4). Aquí podemos utilizar el botón Insertar función,
que abrirá la ventana del mismo nombre, o bien desplegar los botones de cada
categoría, seleccionar la función que buscamos y luego, completar los argumentos
requeridos dentro de la ventana Argumentos de función.

7.4. Botón autosuma

Este botón se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio. Si lo
pulsamos directamente, inserta la función SUMA, pero si hacemos un clic en la
flecha de la derecha para desplegar el menú (Doc. 9), podemos elegir otras
funciones, como PROMEDIO, CONTAR, MÁXIMO y MÍNIMO, o también acceder a la
ventana Insertar función, si seleccionamos la opción Más funciones.

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Capítulo 5: Gráficos
 Índice
Contenido Página

1. Introducción 3

2. Crear un gráfico 3

3. Estructura del gráfico 4

4. Tipos de gráficos 6
4.1. Gráfico de columnas 6
4.2. Gráfico circular 6
4.3. Gráfico de barras 7
4.4. Gráfico de líneas 7
4.5. Gráfico embudo 7

5. Personalización de gráficos 8
5.1. Herramientas del gráfico 8
5.2. Personalización de ejes y líneas 8
5.3. Hojas del gráfico 9
5.4. Configurar la leyenda y los rótulos 9
5.5. Diseño rápido 10
2

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Capítulo 5: Gráficos

1. Introducción
Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en
formato gráfico y, de ese modo, facilitar la comprensión de grandes cantidades de
datos y las relaciones entre diferentes series de estos. Están compuestos por
diferentes elementos, que podemos modificar según nuestro gusto y necesidades a
partir del modelo básico creado por Excel. Cada tipo de gráfico está
relacionado con la información que deseamos representar. Doc. 1
2. Crear un gráfico
Para crear un gráfico en una hoja de cálculo, necesitamos
partir de una tabla que contenga los datos, que será la fuente de la
información. Los gráficos siempre están vinculados a datos que se
ubican en las celdas, de manera que cuando cambiamos el valor de
estas, el gráfico se actualizará de manera automática (Doc.1).

Una vez que tenemos los datos, los seleccionamos y vamos

al grupo Gráficos de la ficha Insertar (Doc. 2). Allí encontramos una 3
variedad de tipos y subtipos de gráficos disponibles que podemos
aplicar, mediante su selección, para conseguir resultados inmediatos.

Doc. 2

Doc. 3
El botón denominado Gráficos recomendados, muestra en base
a los datos que hemos seleccionado, la forma más clara para exponerlos
mediante un gráfico. Al pulsar este botón se abre el cuadro de diálogo
Insertar gráfico que muestra la ficha Gráficos recomendados con una
lista de todos los que Excel ha seleccionado y una vista previa para su
comprobación (Doc. 3).

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 3. Estructura del gráfico
Los elementos que componen un gráfico pueden variar en función del tipo que
1 usemos, pero, en general, podemos destacar los siguientes (Doc. 4):

Doc. 4

9 2

4
8

7 4

1. Área del gráfico: Es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico
y que incluye todos sus componentes.

2. Título del gráfico: Es un texto que describe de manera sintética de qué se

trata el gráfico, y que ubicamos, comúnmente, en la parte superior.

3. Serie de datos: Son los valores graficados, que en la tabla de origen se ubican
en las filas o en las columnas. Cada serie se diferencia por un color o un
diseño distinto.

4. Líneas de división: Son líneas que dividen el gráfico, para delimitar los valores
de los ejes y facilitar su lectura e interpretación. Su uso es opcional. Podemos
modificar sus parámetros, como así también eliminarlas.

5. Categorías: Es el nombre que se le da a la serie de datos. Puede existir una

categoría o varias.

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 6. Leyenda: Es la descripción de cada una de las series de datos, que ayuda a
identificar los colores asignados a ellas. Puede estar relacionada con una
celda o no de la tabla de origen. En general, se ubica en la parte derecha del
gráfico.

7. Título de eje horizontal: También llamado rótulo, es el texto descriptivo que

se alinea junto a cada uno de los ejes. En un gráfico de dos dimensiones,
están el título del eje X, que es el nombre de los datos, ubicado en la parte
inferior horizontal; y el del eje Y, ubicado en la parte izquierda vertical. Por
lo general, es aquí donde se indican las unidades de medida del gráfico: años,
litros, metros, etc.

8. Título de eje vertical: También llamado rótulo, es el texto descriptivo que se

alinea junto a cada uno de los ejes. En un gráfico de dos dimensiones, están
el título del eje X, que es el nombre de los datos, ubicado en la parte inferior
horizontal; y el del eje Y, ubicado en la parte izquierda vertical. Por lo general,
es aquí donde se indican las unidades de medida del gráfico: años, litros,
metros, etc.

9. Ejes: Son las líneas donde se ubican los datos y las categorías, dentro de una
escala. Normalmente hay dos ejes, vertical y horizontal, y en los gráficos
tridimensionales (3D) encontramos un tercer eje (Z), el de profundidad. El
eje vertical (Y) contiene los datos, y el horizontal (X) posee las categorías del
gráfico. Es posible modificar la escala de ambos ejes para ajustar la 5
visualización o disminuir la dispersión de los datos.

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 4. Tipos de gráficos
Excel proporciona una gran variedad de tipos de gráficos que podemos
emplear para representar diferente clase de información. Antes de insertar un gráfico,
debemos pensar qué información queremos mostrar, qué resultado deseamos
obtener y los datos de que disponemos para saber el tipo de gráfico que tenemos que
usar y, de esta manera, ser más eficientes en lo que queremos comunicar.

4.1. Gráfico de columnas

El gráfico de
Doc. 5
columnas está compuesto
por rectángulos verticales
(Doc. 5), y puede usarse para
representar la evolución de
datos en un período de
tiempo o para ilustrar
comparaciones. Sus
opciones se encuentran
clasificadas en: Columna en
2D y Columna en 3D. Dentro
de la primera categoría
encontramos:
6
• Columna agrupada: se emplea para representar la evolución de datos a través
del tiempo. Muestra los valores en rectángulos verticales en 2D o en 3D.
• Columna apilada: se utiliza para mostrar en una misma columna las diferentes
variables que poseen los datos de origen. También permite presentar los
valores en rectángulos verticales tanto en 2D como en 3D.
• Columna 100% apilada: es una variante de los gráficos de columna apilada, y se utiliza
para comparar proporciones, es decir, el porcentaje con que cada valor contribuye a
un total. Muestra los valores en rectángulos verticales en 2D o en
Doc. 6 3D.

4.2. Gráfico circular

El gráfico circular a diferencia del resto de los
gráficos representa solo una serie de datos. Muestra las
proporciones para cada uno de los valores graficados, es
decir, el tamaño proporcional de los elementos que
conforman una serie de datos, en función de la suma de esos
elementos. Los marcadores de datos se muestran como
porcentajes del total del gráfico circular. Cuando
representamos datos dentro de un gráfico circular,
precisamos que los valores por trazar sean positivos (Doc. 6).

Los Gráfico 2D incluyen las siguientes variantes:

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 • Circular: Para mostrar la contribución de cada valor al total.
• Gráfico circular con sub gráfico circular y Gráfico circular con sub gráfico de
barras: Permiten extraer datos importantes del gráfico principal o aquellos
que representan un sector pequeño en el gráfico general, pero cuya
comparación es relevante. Estos se combinan en un gráfico circular o de
barras más pequeño, situado junto al gráfico principal.
Doc. 7
Dentro de la categoría principal Gráfico circular 3D encontramos el
subtipo denominado Gráfico circular seccionado. Este formato muestra
los sectores separados y se emplea cuando necesitamos destacar alguno
de los valores.

Por último, en la categoría Anillo encontramos un gráfico que muestra

los datos mediante una banda en forma circular.

4.3. Gráfico de barras

El gráfico de barras es similar al gráfico de columnas, pero con una
orientación diferente (Doc. 7), ya que presenta los rectángulos en posición
horizontal en lugar de vertical. Su principal uso es para realizar
comparaciones de datos. Por ejemplo: podemos utilizarlo para mostrar el
resultado de una votación de diferentes candidatos. Posee los mismos Doc. 8
subtipos que presenta el gráfico de columnas.

4.4. Gráfico de líneas 7

Los gráficos de líneas son principalmente útiles para mostrar

tendencias y evoluciones en series de datos con muchos valores a través
del tiempo. Los datos de categoría se distribuyen de manera uniforme en
el eje horizontal, y los datos de serie se ubican en el eje vertical (Doc. 8).

Los valores tomados a través del tiempo se representan por

puntos en el sistema de coordenadas y, luego, se unen de manera
ordenada, para generar una línea continua. Además, permiten deducir un
valor aproximado entre dos valores para uno faltante intermedio; es decir,
al observar la línea, podemos leer la interpolación del dato que brinda el Doc. 9
gráfico de manera automática.

Para crear el gráfico vamos a la ficha Insertar y, en el grupo

Gráficos, desplegamos el botón del tipo Línea. Podemos elegir entre los
distintos subtipos de Líneas 2-D o el gráfico de Líneas 3-D.

4.5. Gráfico embudo

Los gráficos representan las fases de un proceso con proporciones
que disminuyen normalmente de manera progresiva (Doc. 9). Para crear el
gráfico vamos a la ficha Insertar y, en el grupo Gráficos, desplegamos el
botón del tipo Embudo. Podemos elegir entre los distintos subtipos de
Embudos 2-D.

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 5. Personalización de gráficos
5.1. Herramientas del gráfico
Al seleccionar un gráfico se muestran junto a él 3 botones
Doc. 10 (Doc.10), mediante los cuales podemos modificar rápidamente
los elementos del gráfico, los colores que lo componen y los datos
que se muestran.

Asimismo, al seleccionar el gráfico, en la cinta de

opciones se activarán las Herramientas de gráfico que permiten
personalizarlo. Para modificar el título del gráfico bastará con
hacer un clic para seleccionarlo, otro clic para ingresar al modo de
edición y posteriormente escribir el texto deseado.

Desde el apartado Fuente de la ficha Inicio podemos

resaltar el título cambiando el tipo, el tamaño y el color de la
fuente, así como también aplicarle los efectos Negrita, Cursiva y
Subrayado. De esta forma, podemos seleccionar cada etiqueta y
personalizar su apariencia.

Si lo que deseamos es modificar la combinación de colores que se utiliza para su

representación o el estilo del gráfico, podemos hacer clic sobre el botón con forma de pincel 8
situado junto al gráfico, luego, ingresar en la pestaña Estilo o Color y elegir la opción que nos
resulte apropiada.

5.2. Personalización de ejes y líneas

Los ejes y las líneas que componen el área del gráfico son personalizables de tal
forma que el usuario no solamente podrá
Doc. 11 elegir si desea mostrarlas u ocultarlas sino
también modificar su apariencia.

Para esto, hacemos doble clic

sobre un eje o sobre una línea de
cuadrícula, se abrirá un panel sobre la
derecha de la ventana donde se muestran
opciones para la configuración de estos
elementos. En la zona superior vemos dos
botones: uno con forma de bote de
pintura denominado Relleno y línea; y otro
con forma de pentágono denominado
Efectos. Cada uno de estos, permite realizar distintas modificaciones (Doc. 11).

El primer botón brinda la posibilidad de colorear rellenos y líneas, mientras que el

segundo permite aplicar efectos tales como sombras, iluminación y bordes suaves.

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5.3. Hojas del gráfico
Doc. 12
Excel posee Hojas de gráficos, es decir, hojas especiales donde
los gráficos se ven a ventana completa. Para trasladar un gráfico hacia
una hoja de gráficos debemos seleccionarlo y hacer un clic en Mover
gráfico, dentro del grupo Ubicación, de la ficha Diseño. Se abrirá un
cuadro de diálogo (Doc. 12) donde seleccionamos la opción Hoja nueva
y pulsamos Aceptar.

El gráfico se ubicará en una hoja independiente, llamada

Gráfico1.

5.4. Configurar la leyenda y los rótulos

Una vez que insertamos un gráfico, la leyenda aparece de
manera automática. Podemos desactivarla, cambiar su ubicación,
aplicarle bordes y rellenos, y modificar el tipo y tamaño de la
fuente, entre otras opciones. Para personalizar las características de la leyenda,
hacemos un clic sobre algún sector del gráfico y, cuando aparecen las Herramientas
de gráficos en la cinta de opciones, pulsamos la ficha Diseño.

Dentro del grupo Diseños de gráficos, encontramos el botón Agregar

elemento de gráfico. Al presionarlo, aparece una lista con las diferentes opciones
que podemos usar para configurar la leyenda: ninguno, mostrar leyenda a la
derecha, mostrar leyenda en la parte superior, mostrar leyenda a la izquierda, 9
mostrar leyenda en la parte inferior, superponer la leyenda a la derecha y
superponer la leyenda a la izquierda. También es posible realizar estas tareas desde
el botón con el signo + que se muestra junto al gráfico (Doc. 13).

Doc. 13

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 5.5. Diseño rápido
Podemos ahorrar tiempo en la configuración de los
Doc. 14 elementos de un gráfico utilizando la herramienta Diseños de
gráficos, que se encuentra en la ficha Diseño de las Herramientas de
gráficos. Allí encontraremos estilos predefinidos que incluyen títulos,
rótulos y leyendas, combinados de diferentes maneras y ubicados en
distintas posiciones (Doc. 15).

10

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Aplicación de Microsoft Excel nivel básico en
entornos laborales

Capítulo 6: Imágenes y formas

 Índice
Contenido Página

1. Introducción 3

2. Insertar imagen 3

3. Insertar una captura de pantalla 3

4. Modificar imágenes 4
4.1. Grupo ajustar 4
4.2. Grupo Estilos de imagen 5
4.3. Grupos Organizar y Tamaño 5

5. Insertar y modificar formas 6

6. Insertar un gráfico SmartArt 7

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Capítulo 6: imágenes y formas

1. Introducción
Las imágenes y formas son representaciones icónicas de la
información. En Excel pueden apoyar la información que presentemos y ayudar a
entender los datos.

2. Insertar imagen
Para insertar una imagen bien sea desde nuestro equipo o Doc. 1
de forma online debemos seguir estos pasos (Doc. 1):

• Ir a la ficha Insertar,
• Hacer clic sobre ilustraciones, y
• Seleccionar Imágenes o Imágenes en línea.

Si seleccionamos insertar Imágenes, aparecerá una carpeta

de nuestro equipo, en el área de imágenes para seleccionar una
de ellas. Al pulsar sobre insertar, automáticamente la imagen
seleccionada aparecerá en la hoja Excel.
3
Si seleccionamos insertar Imágenes en línea, aparecerá en pantalla un cuadro
de diálogo que nos dará la posibilidad de buscar la imagen a través de Bing o a través
de las redes sociales. Para la última opción es necesario iniciar sesión y tener un correo
electrónico asociado.

3. Insertar una captura de pantalla

Para insertar una captura de pantalla,
debemos ir a la ficha Insertar, Ilustraciones y Doc. 2
pulsar sobre Captura de pantalla (Doc. 2), en la
que se desplegará un menú que permite escoger
qué captura queremos realizar.

Al pulsar sobre la flecha inferior de la

sección Captura, Excel ofrece la posibilidad de
realizar una captura por cada una de las ventanas
abiertas no minimizadas. Al pulsar sobre una de
ellas, automáticamente se generará una copia de
la ventana en la hoja Excel.

Otra opción de la herramienta Captura,

que se encuentra ubicada al final del desplegable es Recorte de pantalla. Dicha acción
permite escoger una zona concreta de la ventana seleccionada.

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 4.Modifica imágenes
La modificación de una imagen tendrá el mismo proceso tanto si es una
imagen obtenida de un archivo, en línea o de una captura de pantalla.

• Mover una imagen: Para mover un objeto hay que seleccionarlo haciendo clic
sobre él. Una vez seleccionado aparecerá enmarcado en unos puntos, que, al
posicionar el puntero del ratón sobre el objeto, cambiará de aspecto a una
flecha de cuatro puntas. En ese momento se puede arrastrar la imagen sin
soltar el botón del ratón hasta llegar a la posición deseada.
• Modificar el tamaño: Para modificar su tamaño, debemos situar el cursor en
las esquinas del objeto y cuando cambie el ícono a una doble flecha, hacer clic
y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.

Conozcamos las principales características de los grupos de Herramientas que

componen la pestaña Formato (Doc. 3, 4 y 5):

4.1. Grupo Ajustar

Doc. 3

3
4
4
5
1 2

1. Correcciones: Permite corregir el brillo y el contraste de la imagen.

2. Efectos artísticos: Permite cambiar el aspecto de la imagen, tiñéndola con un

determinado color o utilizando efectos artísticos como el Enfoque, el
Texturizador o el efecto Fotocopia.

3. Comprimir imágenes: Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho

menos espacio en el documento de Excel. Si ejecutas esta opción es posible
que no puedas volver al estado original. Además, la imagen puede perder
resolución.

4. Cambiar imagen: Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada

en disco.

5. Restablecer imagen: Permite hacer volver a la imagen a su estado original,

antes de que le hubiésemos aplicado ningún cambio.

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4.2. Grupo Estilos de imagen

Doc. 4

2
1
3

1. Estilo de imagen: Permite aplicar un estilo rápido a la imagen para hacerla

más atractiva.

2. Borde de imagen: Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen.

3. Efectos de la imagen: Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3

dimensiones) a la imagen utilizando este menú de configuración.

4.3. Grupos Organizar y Tamaño

Doc. 5

5
1

1. Girar: Permite voltear horizontal o verticalmente la imagen.

2. Recortar: Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta,

simplemente selecciona el área (rectangular) de la imagen que quieras
mantener, el resto se desechará.

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 5. Insertar y modificar formas
Doc. 6 Al situarnos sobre la ficha Insertar (Doc. 6), en Ilustraciones y
pulsando sobre Formas, se desplegará un menú que permite escoger
entre un listado de todas las formas disponibles en el programa. Para
seleccionarla se pulsa sobre ella, y en la hoja sin soltar el ratón se arrastra
hasta ocupar la zona deseada para la forma.

A la forma insertada en la hoja, se puede modificar el estilo, tanto

el relleno como la forma y además añadir algún efecto, mediante la ficha
Herramientas de Dibujo (Doc. 7).

También es posible cambiar la orientación de la forma insertada,

seleccionándola y haciendo clic sobre el círculo que aparece en la parte
superior central de la imagen, y a continuación mover el ratón para hacer
girar el objeto.

Es posible añadir texto a una forma pulsando sobre el botón

derecho encima de ella y a continuación en Editar texto.

Doc. 7

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6. Insertar un gráfico SmartArt
Un gráfico SmartArt es útil para crear un diagrama de
procesos u organigrama. Esta función se encuentra ubicada en Doc. 8
la ficha Insertar, en Ilustraciones.

Al pulsar sobre ella, se abre una ventana que nos

permite elegir el tipo de diagrama que queremos (Doc. 8). Hay
muchos tipos entre los que podremos elegir: listas, procesos,
ciclos, jerarquías, pirámides, etc. Se selecciona uno y al pulsar
Aceptar se insertará en la hoja de cálculo.

Mientras el diagrama esté seleccionado, veremos en

la zona superior una nueva barra de Herramientas de
SmartArt, que incluye dos pestañas: una para el Diseño y otra para el Formato (Doc.
9).

Cuando creamos un diagrama con SmartArt y se inserta en la hoja de cálculo,

se genera un pequeño recuadro con un esquema, en el que podremos modificar el
texto de los elementos desde ahí, o bien directamente desde el interior de los
elementos.

Doc. 9
7

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entornos laborales

Capítulo 7: Crear tablas

 Índice
Contenido Página

1. Introducción 3

2. Definición de tabla 3

3. Crear una tabla 3

3.1. Insertar tabla vacía 3
3.2. Insertar con datos ya existentes 4
3.3. Características 4

4. Modificar y personalizar la tabla 5

4.1. Propiedades 5
4.2. Herramientas 5
4.3. Datos externos de la tabla 6
4.4. Opciones de estilo de tabla 6
4.5. Estilos de tabla 6

5. Modificar y personalizar la tabla 8

5.1. Estilos de tabla 8
5.2. Filtrar una tabla 8
5.3. Buscar datos 9 2

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Capítulo 7: Crear tablas
1. Introducción
Las tablas son una manera rápida y fácil de organizar y ajustar columnas de
texto y números.

2. Definición de tabla
Las tablas relacionan los datos
contenidos en una hoja de cálculo y Doc. 1
permiten automatizar operaciones para
trabajar con la información (Doc. 1).
Están integradas por columnas
denominadas campos y por filas que
reciben el nombre de registros.

Sin embargo, no debemos confundirlas con un conjunto de datos ubicados

en filas y columnas, ya que cuando utilizamos esta herramienta, Excel nos permite
realizar muchas tareas de manera automática, lo cual nos garantiza un ahorro en el
tiempo de trabajo. Por ejemplo, se simplifica la aplicación de funciones, porque
bastará con escribir la función en una celda y presionar ENTER para que esta se copie
en el resto de la columna. Además, es posible seleccionar desde una galería distintos 3
estilos de tabla para aplicar formato en todos sus componentes de manera rápida y
fácil.

3. Crear una tabla

3.1. Insertar tabla vacía
Doc. 2
Aparecerá un cuadro de diálogo que nos
preguntará qué rango queremos que ocupe
la tabla. Tendremos que indicar la primera y
la última celda o, directamente, seleccionar
el rango de celdas en la hoja de cálculo
(Doc.2).

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 3.2. Insertar con datos ya existentes
Al pulsar Tabla
Doc. 3 automáticamente
tomará el rango
donde se ubican los
datos presentes en la
hoja de cálculo y el
cuadro de diálogo nos
pedirá que lo
confirmemos.

3.3. Características
Como puedes ver en los documentos de este resumen, el encabezado de la tabla
tiene un color más oscuro que el resto de las filas. Además, en cada una de las celdas
que lo componen se insertarán flechas. Si hacemos clic en alguna de ellas, veremos
que se despliega un menú con varias opciones. Podemos filtrar los datos, ordenar
alfabéticamente los campos de textos y, en el caso de los campos numéricos, 4
ubicarlos de mayor a menor o viceversa.

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4. Modificar y personalizar la tabla
Una vez que insertamos una tabla podemos cambiar su formato y estructura.
Para ello debemos posicionarnos en cualquier celda de esta para activar la ficha
Diseño, que pertenece a Herramientas de tabla, y acceder a las diferentes opciones.
Dentro de esta ficha encontramos los siguientes grupos de herramientas:

Doc. 4

1 2 3 4 5

• Propiedades
• Herramientas
• Datos externos de la tabla
• Opciones de estilo de tabla
• Estilos de tabla

4.1. Propiedades
En el grupo de herramientas de tabla, en Propiedades (Doc. 5) vamos a
poder asignar un nombre a la tabla y modificar su tamaño. 5

Al pulsar Cambiar tamaño de la tabla aparece un cuadro de diálogo Doc. 5

donde debemos seleccionar un nuevo rango, si necesitamos modificar sus
dimensiones. También podemos hacerlo sin tener que recurrir a esta opción,
mediante la flecha que se ubica en la celda inferior derecha de la tabla. Si
hacemos un clic sostenido sobre ella y arrastramos el mouse, ampliaremos o
reduciremos el tamaño de la tabla. Tengamos en cuenta que no es posible
cambiar las dimensiones de la tabla en sentido horizontal y vertical al mismo
tiempo, sino que debemos hacerlo en dos pasos: primero, vertical u horizontal,
y luego, en la otra dirección.

4.2. Herramientas
Doc. 6
Este grupo de herramientas (Doc. 6) nos permitirá
Resumir con tabla dinámica a partir de una tabla que
hayamos generado, de un rango o desde datos externos a
Excel. Luego de seleccionar una de estas opciones, debemos
indicar la ubicación.

Así también, podemos Quitar duplicados, al pulsar esta opción, se abre un

cuadro de diálogo donde tenemos que seleccionar las columnas en las cuales
queremos buscar los valores duplicados. Excel quita de la tabla las filas completas
que contengan valores repetidos.

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 Por último, este grupo entrega la opción Convertir en rango, la que
transforma una tabla en un conjunto de datos. Antes de hacerlo Excel preguntará,
mediante una advertencia, si deseamos volver a un rango normal. Aunque se elimina
la estructura de tabla, el conjunto de datos conserva los colores de relleno.

4.3. Datos externos de la tabla

Las opciones de este grupo están disponibles si la
Doc. 7
tabla proviene de una fuente externa.

Dentro de este grupo la única función activa es

Exportar (Doc. 7), con la cual podemos trasladar nuestra
tabla a una página web, por ejemplo. Las demás opciones
(Actualizar, Propiedades del rango de datos, Abrir en el
explorador y Desvincular), se utilizan únicamente cuando
el contenido de la tabla proviene de una fuente externa.

4.4. Opciones de estilo de tabla

Este grupo de herramientas (Doc. 8) nos
entrega diversas opciones para asignar estilos las
zonas que componen una tabla, por ejemplo, a la Fila
de encabezado y fila con band, que encuentran
seleccionadas de forma predeterminada por Excel. Si
Doc. 8 6
activamos Fila de totales, aparece una fila al final de
la tabla que nos permite obtener la suma, el promedio
o el valor máximo, entre otras funciones, de las columnas que poseen tanto valores
numéricos como no numéricos.

Si hacemos clic en Primera columna y última columna se aplica un color de

relleno más oscuro que el resto de las columnas a las columnas inicial y final,
respectivamente.

Por último, al hacer clic en Columnas con bandas, se aplica un color de

relleno más oscuro a las columnas de la tabla de manera intercalada.

4.5. Estilos de tabla

En este grupo podemos elegir el formato de tabla (Doc. 9) que vamos a
utilizar. Si hacemos clic en la flecha inferior izquierda, desplegamos las posibles
combinaciones predeterminadas, que están divididas en tres grupos: Claro, Medio y
Oscuro. También encontramos la opción Nuevo estilo de tabla, con la cual podemos
crear un estilo personalizado para adaptarlo a nuestro gusto.

En el lado derecho de este grupo encontramos dos flechas de navegación

(hacia arriba y hacia abajo), destinadas a recorrer las distintas opciones de tablas
que podemos seleccionar. Si pasamos el mouse por encima de cada uno,
obtendremos una vista previa de cómo quedará la tabla con la combinación de
colores elegida.

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 Desde Nuevo estilo de tabla podemos crear
uno modificando el formato de los diferentes Doc. 9
elementos que la componen, pero no es posible
cambiar ni el tipo ni el tamaño de la fuente. Al hacer
clic en Nuevo estilo de tabla se abrirá el cuadro
Nuevo estilo rápido de tabla, donde debemos
ingresar un nombre para el nuevo estilo. El nuevo
estilo de tabla pasará a integrar la galería de estilos y
se ubicará dentro del sector Personalizada.

Por último, para eliminar un estilo creado,

con el botón derecho del mouse hacemos clic sobre
él y luego pulsamos Eliminar.

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 5. Modificar y personalizar la tabla
5.1. Estilos de tabla

Doc. 10 En el menú desplegable de cada uno de los

campos (Doc. 10) vemos tres opciones para ordenar
la información, que varían según el tipo de datos
que contengan las columnas. Para ordenar los datos
de tipo texto, las opciones son Ordenar de A a la Z,
Ordenar de Z a la A y Ordenar por color. En caso de
que una columna contenga valores numéricos, las
dos primeras opciones cambian por Ordenar de
mayor a menor y Ordenar de menor a mayor. Si
tenemos fechas, las opciones son Ordenar de más
antiguos a más recientes y Ordenar de más
recientes a más antiguos.

Al ordenar una columna por cualquiera de

los criterios disponibles, los datos de las demás
columnas también lo harán. No es posible ordenar
los registros por más de una columna. Por ejemplo,
si ordenamos una tabla por la columna A y luego
por la B, el orden de la A que hayamos aplicado se perderá, y se mantendrá el nuevo
orden perteneciente a la B.
8

5.2. Filtrar una tabla

En el grupo de los filtros, las opciones

Doc. 11 dependen del contenido de las columnas, es decir,
de los datos específicos ingresados en ellas, y del
tipo de datos: fechas, texto o números. En los tres
casos encontramos la opción Filtro personalizado
(Doc. 11).

Al pulsar en ella o en alguna de las predefinidas,

aparece un cuadro de diálogo que nos permite
establecer un filtro compuesto por dos condiciones
simultáneas o alternativas (Y u O). Por ejemplo: filtrar los
números mayores que 3000 y menores que 12.000.

Si utilizamos colores de relleno o de fuente

en la tabla, podemos aplicar la opción Filtrar por
color. En el menú seleccionamos el color o
indicamos Sin relleno para la celda o Automático
para la fuente.

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5.3. Buscar datos

La herramienta Buscar, presente en el menú Doc. 12

desplegable a continuación del grupo de opciones de
filtrado, permite buscar un dato concreto. A medida que
vamos escribiendo una palabra en la barra de búsqueda,
los datos que no coinciden con ella van desapareciendo
del panel de selección ubicado debajo.

En el panel de selección figuran todos los valores

existentes dentro de la columna, así como también las
celdas vacías y aquellas que contengan errores (N#A!,
#REF!, etc.).

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