1.

Concepto e importancia del control:

Concepto: el control en una empresa consiste en que todo se efectúe de
acuerdo al plan que ha sido adoptado, a las ordenes dadas y a los principios
establecidos. Su objeto es señalar los errores a fin de que sean rectificados y
prevenir de que ocurran nuevamente.
Importancia: El control ayuda a que la empresa pueda tomar medidas
correctivas, de acuerdo al cronograma preestablecido, para evitar contingencias o
pérdidas a futuro. Este procedimiento debe realizarse desde los niveles más altos
de una organización, hasta los más bajos.

2. Principios de control:
1. Asegurar el objetivo: Parte de la premisa de que tu principal meta es el
logro de tus objetivos. Este primer principio se basa en asegurar a toda costa esa
meta, y esto implica detectar eficientemente la mínima falla en tus planes. No
importa si éstas sean reales o potenciales, su distinción temprana permitirá una
acción correctiva efectiva sobre ellas.
2. Ser eficiente en los controles: No solo se trata de detectar a tiempo
cualquier tipo de amenaza. El principio de la eficiencia es muy importante para un
control administrativo infalible. Se trata de cumplir con la detección y solución de las
posibles desviaciones con la mínima inversión y gasto.
3. Ser responsable en el control: Por ser el gerente de tu negocio tu
responsabilidad es la mayor en el ejercicio del control administrativo. En ese
sentido, deberás respetar y honrar siempre la estructura de trabajo establecida, de
ello depende el éxito. Igualmente, cada área de administración tendrá su
responsable, que deberá igualmente compartir ese compromiso sin derogar ni
desestructurar el plan establecido.
4. El control directo: Un alto índice de errores requerirá cada vez más del uso
de controles indirectos en tu negocio. Estos controles indirectos sólo suelen detectar
el problema luego de su ejecución. Por lo tanto, debes garantizar el control directo
sobre tus acciones, y esto lo lograrás con la capacitación constante de tu cartera de
gerentes, pues gerentes bien formados cometerán muy pocos errores, y ejecutarán
el plan cada vez más eficientemente.
5. Refleja el control en cada uno de los planes: La meta es siempre
asegurarse de que tus planes se lleven a cabo de manera efectiva. El mejor camino
para esto es que tus principios de control administrativo reflejen la naturaleza de tus
planes. El control administrativo es mucho más efectivo en tanto sea más cónsono
con el plan y con los objetivos de tu negocio.
6. Principio de la pirámide: Un buen sistema administrativo es aquel que
puede ejercer su control desde las bases. Para ello, deberás mantener bien
informado a cada estructura de tu negocio, pues si todos los empleados conocen el
camino al logro serán capaces de controlar sus acciones y detectar cualquier
desviación posible en cualquier nivel.
7. Individualización de los controles: La consistencia en los puestos de
trabajo hace más eficientes los controles. La responsabilidad operativa se logra
según la experiencia individual de cada gerente con su área de trabajo. Mientras
más conozca el gerente su área de trabajo, mucho más efectivo será.
8. Controla los puntos críticos: Todo proceso administrativo tiene puntos
críticos, sean estos espontáneos o no, causan problemas y generan eventuales
desviaciones. Un buen gerente debe centrar su atención en los puntos críticos por
sobre el estudio detallado del rendimiento del negocio. Así focalizará el trabajo y
economizará tiempo y dinero.
9. Ir del control a la acción: Si no se toman las medidas que corrijan las
desviaciones, el control administrativo resulta una pérdida de tiempo y esfuerzo.
Deberás encargarte de reorganizar, reemplazar, capacitar, o tomar cualquier otra
medida preventiva desde el primer momento de la detección de alguna irregularidad.
10. Principio de idoneidad organizacional: Un sistema de control
administrativo debe estar ajustado y reflejar fielmente la estructura de la
organización, por lo tanto debe estar apegado a sus principios administrativos y
lineamientos principales. Esto facilita la respuesta y la acción ante cualquier
desviación de las estrategias administrativas haciéndolas más acordes y
responsables según la naturaleza de la organización. Todos los informes y
documentos necesarios para el control administrativo deben estar ajustados a los
términos de la organización.
11. Principio de prevención: El control y la planificación administrativa de toda
empresa deben ser de carácter preventivo. En muchas compañías la prevención es
uno de los principios más desatendidos. A menudo, este principio ha sido
desatendido por la poca atención y estudio de los pronósticos y proyecciones como
herramientas administrativas centrales.

3. Proceso de control:
[Link] de estándares. Se establecen los criterios de evaluación o
comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables:
De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias
primas, número de horas de trabajo.
De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo
medio de elaboración de un producto.
De costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas.
[Link]ón del desempeño. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
[Link]ón de desempeño con el estándar establecido. Compara el
desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar,
para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al
desempeño esperado.
[Link]ón correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar
esperado.
4. Técnicas de control:
Presupuesto: un mecanismo ampliamente usado para el control
administrativo es el presupuesto. Por tanto se ha supuesto, a veces, que la
presupuestación es el mecanismo para llevar a cabo el [Link] presupuestación
es la formulación de planes para un determinado periodo futuro en términos
numéricos. Como tales los presupuestos son estados de resultados anticipados, en
términos financieros –como en los de ingreso y capital- o en aspectos no financieros
–como en el caso de horas de mano de obra directa, materiales, volumen físico de
ventas o unidades de producción -. Se dice que los presupuestos son la
monetización de los [Link] presupuestos obligan a la planeación y permiten
que la autoridad sea delegada sin pérdida de control. Es decir, la reducción de los
planes a números definitivos obliga a usar una clase de método que permite al
administrador ver claramente qué capital será necesario, para quién, dónde y qué
costo, ingreso o unidades de insumo o producto físico incluirán sus planes. Una vez
hallado esto, puede delegar más libremente la autoridad para efectuar el plan dentro
de los límites del presupuesto.
Balance General Comparativo: Son especialmente útiles en el control del
funcionamiento general de la empresa. En él puede observarse los cambios que se
efectúan y analizarse los desarrollos [Link] resumen de las partidas del
balance general que abarque un período relativamente largo, muestra importantes
tendencias y permite que el gerente obtenga una apreciación amplia de la actuación
general y de lo que pudiera ameritar algunas modificaciones.
Estado De Ganancias Y Perdidas:Muestran en forma breve el monto del
ingreso, las deducciones y el ingreso neto. Estados de ganancias y perdidas
comparativos permite al gerente localizar dificultades y ponerles [Link] pueden
crear Estados de Ganancias y Perdidas tentativos, utilizándolos como metas hacia
las cuales tender. La actuación se mide con referencia a esas metas, que equivalen
a normas para fines de [Link] tipo de instrumento se aplica mas comúnmente
a una empresa completa o, en el caso de una corporación, a sus subsidiarias.
Cualquiera sea la unidad el gerente, deberá tener suficiente autoridad para
manejarlo, porque de otra manera, este no revelará íntegramente las actividades
sobre las cuales pueda él ejercer control, y por lo tanto no será un buen medio de
control.
Auditoria Financiera:La auditoría financiera es la inspección periódica de los
registros contables, para verificar que estos hayan sido adecuadamente preparados
y estén correctos, además ayuda al control general de la [Link] realiza para
hacer comprobaciones de la exactitud de los registros, y al mismo tiempo revisa y
evalúa los proyectos, actividades y procedimientos de la [Link] hacer
comparaciones entre lo que se esperaba lograr (estándar) y lo que en realidad está
logrando. Pone en evidencia cualquier desviación y se ofrecen sugerencias de
acciones [Link] tipo de auditoria de registros contables y reportes de la
misma área, debe ser realizada por una firma externa de contadores pú[Link]
que los registros son precisos, ciertos y de acuerdo con las prácticas contables
aprobadas forma una base confiable para los propósitos de un buen control general.
 Auditoria Administrativa:Es la confrontación periódica de la planeación,
organización, ejecución y control administrativo de una compañía. Revisa el pasado,
presente y futurode empresa. Además, chequea las diferentes áreas de la compañía
con el fin de verificar si están logrando el máximo resultado de sus [Link]
se puede realizar una auditoria administrativa a una organización que tenga
suficientemente tiempo funcionando. Esto ayuda a establecer un patrón de su
[Link] beneficios de este tipo de auditoria son: a) Revisión de las
nuevas políticas y prácticas, tanto respecto a su conveniencia como a su
cumplimiento, b) Identificación de áreas débiles dentro de la organización, que
requieren mayor apoyo, c) Mejor comunicación, esto permite informar a los
empleados del estado de la compañía, d) Mide el grado de efectividad de los
controles administrativos actuales, e) La auditoria administrativa se ocupa del punto
de vista general, no evalúa el funcionamiento personal
Reportes – Informes:Son todos aquellos que facilitan el proceso de control,
ejemplo reportes de producción, informes de embarque, reportes financieros etc. El
estudio de los datos que ellos arrojan y su comparación con otros reportes similares,
ayudan al gerente a la toma de decisiones y a un mayor conocimiento del estado de
la empresa.