CODIGO:GMC-PRD-04
PROCEDIMIENTO REVISION POR LA
VERSION: 1
DIRECCION
FECHA: 3/10/2023
A4: Directrices y recursos para la mejora continua
Luisa Fernanda Castaño Aguilar
Angie Paola Villamil Peñuela
Universidad Antonio Jose Camacho
Facultad de Educación a Distancia y Virtual
Programa de Salud Ocupacional
Jamundí – Valle
2023
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PROCEDIMIENTO REVISION POR LA
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1. OBJETIVO
Establecer las condiciones generales para la planeación, ejecución y
generación de la revisión por el Representante Legal con el propósito de
revisar el desempeño anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo y establecer el Plan de Mejora Organizacional, describiendo las
actividades que los líderes de proceso deben seguir para formular las Acciones
Correctivas y de Mejora que permitan atender los Hallazgos encontrados en la
reunión de la revisión por la alta dirección y de las Auditorías, tanto internas
como externas, realizadas a los procesos del Sistema Integrado de Gestión
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con el análisis de los resultados de la auditoría y finaliza
con la formulación, ejecución y verificación de efectividad de las acciones
correctivas y de mejora formuladas para resolver las causas de los hallazgos
de las auditorías. Aplica para la reunión de la revisión por parte de la Gerencia.
3. RESPONSABLE
Son responsables por el correcto desarrollo del procedimiento en cada una de
sus etapas:
Representante de la Alta Dirección (Gestor Administrativo):
● Realizar revisión del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo, de conformidad con las modificaciones en los procesos,
resultados de las auditorías y demás informes que permitan recopilar
información sobre su funcionamiento.
● Revisar de manera proactiva el SG-SST, evaluando la estructura y
recursos asignados en Seguridad y Salud en el Trabajo.
● Recibir los informes de rendición de cuentas del SG-SST de forma anual
con el fin de conocer resultados, análisis y planes de acción del Sistema.
Coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo
• Hacer acompañamiento al proceso de la rendición de cuentas, revisión
al SG-SST, suministrando información veraz y oportuna durante el
proceso.
• Enviar plan de acción derivado de la revisión al SG-SST.
• Dar cumplimiento y hacer seguimiento al cronograma definido.
• Presentar al Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
COPASST, el informe de resultados del SG-SST y resultados de la
Revisión por la Alta Dirección.
• Mantener evidencias y trazabilidad del proceso.
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4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
● Alta Dirección: personas que dirigen y controlan al más alto nivel una
organización.
● Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
● Indicador: conjunto de variables cuantitativas o cualitativas que se va a
medir y monitorear. Los indicadores son la medida del estado y desempeño
de un proceso o actividad, en un momento determinado e indican el grado
en que se están logrando los objetivos.
● Indicadores de Gestión: Se define como una relación entre variables que
permite observar aspectos de una situación y compararlos con las metas y
los objetivos propuestos. Dicha comparación permite observar la situación y
las tendencias de evolución de la situación o fenómenos observados.
Los indicadores tienen como objetivo la evaluación del desempeño del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con base en la
Política, objetivos y metas del Sistema, son un elemento fundamental en el
proceso de toma de decisiones y sirven como parámetro para mejorar los
requerimientos legales como los de otras partes interesadas; es decir,
generan valor agregado.
● Plan de Mejoramiento: a través de los planes de mejoramiento, el Gerente,
establece la estructura para las actividades de mejora continua aplicables a
los procesos que conforman el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo.
● No Conformidad Real: Incumplimiento de un requisito.
● No Conformidad Potencial: Riesgo de incumplir de un requisito.
● Correctivo: Acción inmediata tomada con respecto a una situación no
conforme con el propósito de resolverla sin haber analizado la causa que la
genera.
● Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situación no deseable.
● Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
● Acción de Mejora: Acción tomada para mejorar sin la necesidad de haber
identificado una no conformidad real o potencial.
● Eficacia: grado en el que se realizan las actividades planificadas y se
alcanzan los resultados planificados.
● Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda
entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la institución y le
impidan el logro de sus objetivos.
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5. CONDICIONES GENERALES.
La revisión por la dirección se realizará anualmente posterior a la auditoría
interna del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
La acción emprendida por iniciativa propia y que apunta a la optimización de un
proceso es llamada acción de mejora continua y se documenta en el
FORMATO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
que se encuentra en el software integrado de gestión de calidad y en la página
web de la empresa.
La alta dirección, los líderes de Proceso y sus equipos de trabajo determinan y
ejecutan las acciones para prever, corregir, mitigar y/o eliminar las No
Conformidades detectadas en la prestación del servicio y en el Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y se documentan en el
FORMATO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA.
NOTA: La empresa garantiza que se definen e implementan las acciones
preventivas y correctivas necesarias, con base en los resultados de la
supervisión y medición de la eficacia del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST), de las auditorías y de la revisión por la alta
dirección.
Estas acciones entre otras, deben estar orientadas a:
1. Identificar y analizar las causas fundamentales de las no conformidades.
2. La adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y
documentación de las medidas preventivas y correctivas.
Todas las acciones preventivas y correctivas deben estar documentadas, ser
difundidas a los niveles pertinentes, tener responsables y fechas de
cumplimiento.
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6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
Actividad Documento o
N.º Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
1 INICIO Inicio del procedimiento
Gestor
Administrativo
Definir el objetivo, alcance y metodología Responsable del
Planear el alcance de la SG-SST Acta de reunión
verificación del SG-SST de larevisión por parte de la Alta Dirección.
2 Líder de Talento
Humano
Responsable del
Preparar documentos o informe SGSST
Alistar la información SG-SST Documentación
requerido por la Alta Dirección según alcance y
requerida Líder de Talento SG-SST
metodología definida.
4 Remisión de información requerida para la Responsable del
Enviar información revisión de la alta dirección. SG-SST
Revisión de la información y procesos Gestor
Verificar la a verificar según alcance. Administrativo
información por parte
5 de la Alta Dirección
6 Documentar registro de la revisión y Gestor
Generar recomendaciones recomendaciones según hallazgos Administrativo Acta de reunión
encontrados.
Emitir Plan de Acción según hallazgos y Plan de Acción
Responsable del
7 oportunidades de mejora para ser enviado a la
SG-SST
Definir el Plan deAcción Alta dirección.
Enviar plan de acción Después de definido el plan de acción, Responsable del
8 se envíaa la alta dirección para ser revisado SG-SST
Plan de Acción
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1
La Alta dirección revisa el Plan de Acción Gestor Plan de Acción
9 para que este pueda ser aprobado Administrativo
Evaluar plan de acción
Si se presentaron modificaciones por parte de
Corregir plan deacción la Alta dirección, se notifica al coordinador del Responsable del Plan de Acción
10 SST para que realice las modificaciones SG-SST
pertinentes.
Responsable del
Aprobación y ejecución Ejecutar el plan de acción SG-SST Plan de Acción
11 plan deacción Líder de Talento
12 FIN Fin del procedimiento
7. GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME
El informe debe contener la información de entrada para la revisión,
especificada en el artículo 2.2.4.6.31 del decreto 1072 de 2015.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
✓ NTC ISO 45001:2018
✓ NTC ISO 9000:2015
9. NORMATIVIDAD:
✓ Decreto 1072 de 2015 Titulo IV Capítulo VI
✓ Resolución 0312 del 2019
✓ Política de Seguridad y Salud en el Trabajo
✓ Ley 1562 del 2012
REVISIONES y/o CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Autor(es) Descripción
Representante de la alta
0 3/10/2023 dirección Documento original
Coordinador de sst
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha Fecha:
(08) (02) (2019) (AA) (MM) (DD) (AA) (MM) (DD)
