COPIA NO CONTROLADA
MAGT04.03.P003.I001
MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
(MIPG) VERSIÓN 001
GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE LA FECHA DE ENTRADA EN
2020-09-29
INFORMACIÓN VIGENCIA
INSTRUCTIVO ACTA DE REUNIÓN Y
LISTADO DE ASISTENCIA
GESTION DOCUMENTAL
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. ACTA DE REUNION PRESENCIAL
4.1 ENCABEZADO
4.2 ACTA DE REUNIÓN No
4.3 FECHA
4.4 HORA INICIAL
4.5 HORA FINAL
4.6 LUGAR
4.7 OBJETIVO
4.8 PRIMER SEGMENTO. INFORMACIÓN BÁSICA DE LA REUNIÓN
4.9 SEGUNDO SEGMENTO. ASISTENCIA A LA REUNIÓN
4.10 ASISTENTES
4.11 AUSENTES
4.12 INVITADOS
4.13 TERCER SEGMENTO. DESARROLLO DE LA REUNION
4.14 CUARTO SEGMENTO. TAREAS Y FIRMAS
5. LISTADO DE ASISTENCIA
5.1 ENCABEZADO
5.2 ACTA DE REUNIÓN No
5.3 FECHA
5.4 HORA INICIAL
5.5 HORA FINAL
5.6 LUGAR
5.7 OBJETIVO
5.8 CAMPOS A DILIGENCIAR POR LOS ASISTENTES PRIMER SEGMENTO
6. REUNIÓN VIRTUAL
1. OBJETIVO
Establecer los criterios básicos para el diligenciamiento del formato listado de asistencia y la elaboración y redacción del
formato acta de reunión.
2. ALCANCE
Este instructivo aplica para registrar lo tratado, acontecido y acordado en todas las reuniones que se lleven a cabo en la
Administración Central del Municipio Santiago de Cali.
3. DEFINICIONES
Los siguientes términos son aplicables para el propósito de este instructivo.
ACTA DE REUNIÓN. Es el documento en el cual se registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en una
determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido, hacer seguimiento a los compromisos y dar validez a lo
acordado.
ACTA DE REUNIÓN VIRTUAL. Es el documento en el cual se registran los temas tratados y los acuerdos adoptados en
una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido, hacer seguimiento a los compromisos y dar validez
a l o acordado. En el campo donde se describe el lugar d e l a reunión se escribe de l a siguiente manera; Por ejemplo,
LUGAR: Reunión Virtual-https://meet.google.com/gvm-zasg-cay?authuser=0
COMUNICACIONES OFICIALES. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo d e l a s funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
FORMATO. Es una preforma o plantilla para consignar información cuantitativa o cualitativa, que genere evidencia
durante la ejecución o desarrollo de las actividades de los procesos y que se convertirán en un registro.
LISTADO DE ASISTENCIA. Es el formato que se diligencia para poder controlar y reportar la presencia o ausencia de
las personas convocadas a determinada reunión.
LISTADO DE ASISTENCIA VIRTUAL. Es el formato que se diligencia a través del formulario de google el cual contiene
los mismos campos del listado de asistencia presencial, para certificar la FIRMA se da clic en la casilla de verificación
del formulario para evidenciar las personas que asistieron a la reunión.
DATOS PERSONALES. La Ley de Protección de Datos Personales reconoce y protege el derecho que tienen todas las
personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que s e hayan recogido sobre ellas en bases de datos o
archivos que sean susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o Privada.
4. ACTA DE REUNIÓN PRESENCIAL.
El acta de reunión da una visión general de la estructura de la reunión, a partir de un listado de asistencia, una relación
de los diversos temas planteados por las personas que convocan la reunión o por los participantes, y cada una d e sus
correspondientes respuestas.
En las comunicaciones oficiales, tanto internas como externas, debe omitirse el tuteo. El documento original, se presenta
sin ningún tachón o enmendadura, con buena ortografía, reglas gramaticales y de puntuación.
Se recomienda revisar y corregir el texto escrito en pantalla previamente compartido mediante correo electrónico
institucional por parte de los interesados antes de su impresión final para minimizar las correcciones y dar cumplimiento
a la política cero papel, y así proceder a recoger las firmas respectivas.
El Acta se redacta en tiempo pasado, los párrafos no deben iniciarse con gerundio, ni redactarse telegráficamente. Si hay
votaciones, elecciones y nombramientos en la reunión, el Acta debe describir el número de votos a favor, en contra o en
blanco. Para los nombramientos se registra el nombre completo y los resultados.
Si es necesario mencionar la intervención de alguno de los participantes a la reunión se hace con su nombre completo. El
acta de reunión estará acompañada, del listado de asistencia; los registros o documentos soporte q u e hagan parte
integral de la misma y del documento propiamente dicho, deberán ser enunciados en los anexos.
Aunque l a s actas de reunión pueden parecer documentos independientes, siempre deben estar archivadas en su
respectiva serie o subserie documental, debidamente marcada y cuyas páginas estarán numeradas, cada acta de
manera individual tendrá su número de consecutivo amarrada a la serie que corresponda.
El acta se debe elaborar inmediatamente después de finalizada la reunión. También es importante que los participantes
obtengan una copia de las acciones que se les han encomendado con la mayor prontitud después de la reunión.
En los casos de reuniones que se requieran varios días para tratar un mismo tema, se podrá realizar de manera opcional
una sola acta especificando en el primer párrafo del desarrollo de la reunión los días, horas y lugares de cada una de las
jornadas. Al Acta se anexarán los respectivos listados de asistencia de cada jornada. La fecha, la hora inicial y la hora
final que se colocará en el formato de acta que compila será la del último día de reunión.
Las actas donde participen cinco personas no tendrán necesidad de adjuntar listado de asistencia, pero cada uno de los
asistentes a la reunión firmara el acta correspondiente.
NOTA: Todas las reuniones deben ser debidamente convocadas por escrito y con la antelación adecuada, mediante un
documento físico o electrónico (correo electrónico institucional) dirigido a los participantes, en el que figurará el orden del
día de la reunión.
4.1 ENCABEZADO
Está conformado por seis campos que deben ser diligenciados por el organizador o anfitrión de la reunión. Estos
mismos datos se deberán plasmar en el encabezado del listado de asistencia que corresponde.
4.2 ACTA No.
Se coloca el código que corresponde a la Tabla de Retención Documental del organismo que lidera o convoca la
reunión con la Serie y Subserie a la cual corresponde el tema que se desarrolla seguido del número entero consecutivo
del acta.
Ejemplo: Codificación de un acta de la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental del Departamento de
Desarrollo e Innovación Institucional del Programa de Gestión Documental.
Acta De Reunión No. 4137.030.14.1.99 4137: Código del organismo en la Tabla de Retención
030: Repartición Administrativa
14: Serie Documental
1: Subserie Documental
99: Número de acta en la vigencia correspondiente sin agregar cero (0) a la izquierda.
4.3 FECHA
Se anota la fecha del día en que se efectuó la reunión. El día se marca en dos (2) dígitos, el mes se coloca en abreviatura
de tres (3) primeras letras, todas en minúscula y el año con sus cuatro (4) dígitos, separados por la barra oblicua (/), es
decir en formato dd/mmm/aaaa.
Ejemplo: 02/ene/2020.
4.4 HORA INICIAL
Hora en la que se da inicio a la reunión, se registra en formato hh:mm am / pm en minúscula. Ejemplo: 08:45 am
4.5 HORA FINAL
Colocar la hora de finalización de la reunión, se registra en el mismo formato de la hora inicial. Ejemplo: 12:30 pm
4.6 LUGAR
Registre la ubicación del sitio donde se lleva a cabo la reunión.
Ejemplos: Auditorio Sala - Cine Foro Jairo Varela, Sala de Juntas Piso 1°, Despacho del director.
4.7 OBJETIVO
Registre el motivo por el cual se realizó la reunión, iniciando con un verbo en infinitivo (terminado en ar, er, ir). Recuerde
ser conciso y preciso con la información.
Ejemplo:
Revisar el contexto estratégico del mapa de riesgos del proceso Atención al Usuario. Realizar capacitación en temas de
Gestión Documental.
4.8 PRIMER SEGMENTO. INFORMACIÓN BÁSICA DE LA REUNIÓN
La información básica registrada de la reunión, debe ser igual a la que se describe en el Formato Listado de asistencia:
Acta de Reunión No., Fecha, Hora Inicial, Hora Final, Objetivo y Lugar.
4.9 SEGUNDO SEGMENTO. ASISTENCIA A LA REUNIÓN
El registro de asistentes, ausentes e invitados es de vital importancia para la realización de seguimientos, continuidad de
acciones, designación de tareas y responsabilidades y/o medir el grado de compromiso de los participantes.
4.10 ASISTENTES
La cantidad del registro puede establecerse hasta un máximo de cinco (5) personas, a renglón seguido, y separados por
coma. Cuando el número de asistentes supera la cantidad establecida, se debe colocar preferiblemente los nombres de
quienes presiden o convocan la reunión seguida del texto (Ver listado de asistencia).
Los nombres y los cargos se escribirán con mayúscula inicial separados por guion (-) y entre nombres separados por
coma (,). Para el caso de particulares que ejercen funciones públicas se escribe seguido del nombre, la palabra
Contratista.
Ejemplo: Ana Lourdes Restrepo Valencia – Profesional Especializado, José Matías Almeida Rojo – Profesional
Universitario, María Pía Osorio Garzón – Contratista.
Nota: El cargo se refiere al existente en la planta de cargos de conformidad con el manual de funciones de la entidad y
no a la profesión, especialización o área funcional.
4.11 AUSENTES
En el evento de presentarse ausencias de los convocados formalmente, se debe registrar los nombres y cargos de las
personas que no asistieron.
Dado el caso de no registrarse ausencias, se deberá colocar el texto: No aplica o la sigla N/A.
4.12 INVITADOS
Se debe registrar los nombres de las personas que han sido invitadas de manera expresa a la reunión. En caso de contar
con la presencia de alguna persona notable se dejará constancia en el desarrollo del acta. En el caso de no registrarse
invitados, se deberá colocar el texto: No aplica o la sigla N/A.
4.13 TERCER SEGMENTO. DESARROLLO DE LA REUNIÓN Orden del día
En este punto se registra el orden del día, tal cual como se describió en la convocatoria de la reunión, un tema por
renglón y numerados secuencialmente.
Ejemplo.
Verificación del Quórum
Lectura y aprobación del acta anterior
Seguimiento de actividades y tareas
4. ……
Desarrollo
Se debe tener en cuenta que el acta recoge lo que realmente se dijo y acordó en la reunión, normalmente en el orden en
que sucedió o en un orden coherente, con independencia de que la reunión haya seguido (o ignorado) el orden del día
previsto
.
Entre estos aspectos generales es importante que se tenga en cuenta l a verificación del Quórum, lectura y aprobación
del acta anterior, seguimiento de actividades y tareas cuando así lo amerite.
Es recomendable utilizar redacción en tercera persona, ser conciso pero cuidadoso de los temas y conceptos que se
declaran en la reunión.
Tenga en cuenta que hay casos que requieren una redacción exacta del tema tratado y en otras oportunidades bastará
con definir la idea central, a veces ciertos aspectos que ocupan una fracción importante de la reunión son registrados de
modo muy resumido, por ejemplo, "los informes financieros fueron presentados y aprobados", o "se discutió l a cuestión
jurídica sin llegar a ningún acuerdo".
Dado que la función primaria de las actas es registrar las decisiones tomadas, todas las decisiones oficiales deben ser
incluidas, de igual a manera si se manifiesta formalmente una propuesta, sugerencia o moción.
Observaciones generales (Propuestas, Cambios y/o Adiciones)
Aunque generalmente el orden del día incluye un espacio para proposiciones, comunicaciones y varios, en el evento que
n o s e haya descrito, se identifica en este espacio las diferentes propuestas que los participantes y/o asistentes a la
reunión hayan realizado, durante su desarrollo o al final de la misma.
4.14 CUARTO SEGMENTO. TAREAS Y FIRMAS
Para cerrar el acta se deben registrar de manera precisa las tareas y compromisos que se establecieron durante el
desarrollo de la reunión indicando la actividad, su responsable y l a fecha e n l a cual se está comprometiendo a realizar
dicho compromiso, por lo tanto la fecha de la tarea o compromiso es posterior a la fecha en la cual se realizó la reunión,
este resumen le resultará importante a l momento d e realizar seguimiento. En el caso de reuniones que n o generen
tareas o compromisos el cuadro se deja en blanco.
TAREAS Y COMPROMISOS ESTABLECIDOS EN ESTA REUNIÓN
Qué Hacer Responsable Fecha Compromiso
Elaboración del Acta María Delfa Melo Rincón dd/mmm/aaaa
Finalmente se cierra el acta con las firmas de quienes por responsabilidad directa o en sentido de aprobación del
contenido del acta deben hacerlo, la cantidad de firmantes depende de la dinámica del mismo Comité, Equipo de trabajo
o Comisión. En términos generales se estila que firma quien convoca o preside y mínimo un asistente a la reunión.
Se escribe el nombre en mayúscula sostenida; si se trata de Servidores Públicos debajo del nombre se escribe el cargo
y el organismo y/o repartición administrativa o entidad a la que pertenece, para el caso de particulares que ejercen
funciones públicas se escribe debajo del nombre, la palabra Contratista y el organismo y/o repartición administrativa a la
cual pertenece.
Registre los anexos que acompañan el acta y la cantidad de folios en letras y números que componen el Listado de
Asistencia de la reunión. Cuando aplique relacionar el número de folios que se anexan distintos al acta y listado de
asistencia.
Ejemplo:
NOTA: Se anexa listado de asistencia compuesto por tres (3) folios, nombre del documento (Informe, acto
administrativo, comunicación oficial, etc.) compuesto por cuatro (4) folios.
Finalmente, se debe colocar el nombre completo y el cargo de quien elaboró y revisó según aplique en letra arial tamaño
número 8. Si la misma persona elabora y revisa se deja revisó. En ningún caso se utiliza él aprobó, dado que quienes
firman el acta aprueban el contenido de la misma.
Cuando se generan reuniones de cinco (05) asistentes o menos se podrá elaborar únicamente el acta sin necesidad de
anexar listado de asistencia, siendo obligatorio la firma de los asistentes en el final del acta. Lo anterior en cumplimiento
a la directiva Presidencial Cero Papel.
Nota: Las firmas de las actas se harán en manuscrito con lapicero de tinta negra seca.
5. LISTADO DE ASISTENCIA PRESENCIAL
Para el correcto diligenciamiento de este formato se debe recomendar a los asistentes escribir claro, con lapicero de tinta
negra, sin enmendaduras, tachones, ni uso de correctores y en lo posible en letra imprenta para evitar inconvenientes al
momento de consolidar l a información. Antes de disponer el formato para su registro, deben haber diligenciado el
encabezado del mismo.
5.1. ENCABEZADO
Está conformado por seis campos que deben ser diligenciados por el organizador o anfitrión de la reunión. Estos mismos
datos se deberán coincidir con el encabezado de las actas de reunión que corresponde.
5.2. ACTA No.
Se coloca el código que corresponde a la Tabla de Retención Documental del organismo que lidera o convoca la
reunión con la Serie y Subserie a la cual corresponde el tema que se desarrolla seguido del número entero consecutivo
del acta.
Ejemplo: Codificación de un acta de la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental del Departamento de
Desarrollo e Innovación Institucional del Programa de Gestión Documental.
Acta De Reunión No. 4137.030.14.1.99 4137: Código del organismo en la Tabla de Retención
030: Repartición Administrativa
14: Serie Documental
1: Subserie Documental
99: Número de acta en la vigencia correspondiente sin agregar cero (0) a la izquierda.
5.3. FECHA
Se anota la fecha del día en que se efectuó la reunión. El día se marca en dos (2) dígitos, el mes se coloca en abreviatura
de tres (3) primeras letras, todas en minúscula y el año con sus cuatro (4) dígitos, separados por la barra oblicua (/), es
decir en formato dd/mmm/aaaa. Ejemplo: 02/ene/2020.
5.4. HORA INICIAL
Hora en la que se da inicio a la reunión, se registra en formato hh:mm am / pm en minúscula. Ejemplo: 08:45 am
5.5. HORA FINAL
Colocar la hora de finalización de la reunión, se registra en el mismo formato de la hora inicial. Ejemplo: 12:30 pm
5.6. LUGAR
Registre la ubicación del sitio donde se lleva a cabo la reunión.
Ejemplos: Auditorio Sala - Cine Foro Jairo Varela, Sala de Juntas Piso 1°, Despacho del director.
5.7. OBJETIVO
Registre el motivo por el cual se realizó la reunión, iniciando con un verbo en infinitivo (terminado en ar, er, ir). Recuerde
ser conciso y preciso con la información.
Ejemplo:
Revisar el contexto estratégico del mapa de riesgos del proceso Atención al Usuario. Realizar capacitación en temas de
Gestión Documental.
5.8 CAMPOS A DILIGENCIAR POR LOS ASISTENTES
El diligenciamiento de estos campos es personal, n o e s correcto registrar una persona que n o asiste. Los campos
incluyen: Nombre, Organismo/Entidad, teléfono, correo electrónico y firma.
En el campo organismo, se registra el nombre del organismo y / o repartición administrativa, a l a cual pertenece el
asistente. En caso de pertenecer a otra entidad debe registrar el nombre de ésta.
El correo electrónico registrado por el servidor público o prestador de servicios de la Alcaldía debe ser preferiblemente
el institucional, es decir con dominio @cali.gov.co
En el campo teléfono, se debe colocar preferiblemente el número fijo de la ofici na. Es discrecional del asistente colocar
el número personal.
Los listados de asistencia no podrán estar pre impresos con los datos de los asistentes con el
fin de evitar la validación de asistencia de algún participante sin que este se haga presente.
6 REUNIÓN VIRTUAL
Las reuniones virtuales s e caracterizan por utilizar tecnologías o herramientas que permitan a las personas q u e se
encuentran e n diferentes lugares asistir y participar en u n a reunión previamente convocada a través del correo
electrónico.
Para las reuniones que s e desarrollen d e manera virtual e n la Alcaldía de Santiago de Cali, se deberán seguir los
siguientes lineamientos:
6.1 La convocatoria para la reunión virtual se realizará mediante calendario de Google.
6.2 La herramienta a utilizar para la reunión virtual será Google Meet.
6.3 El anfitrión será el encargado de compartir el enlace para el diligenciamiento del formulario de Gooogle que servirá
de insumo para generar el listado de asistencia virtual. Este se enviara a través del Chat del meet donde se está
realizando la reunión.
6.4 El listado de asistencia virtual estará publicado en la intranet, una vez ingresado se ubica en la pestaña GESTIÓN
TECNOLÓGICA, en el menú s e encuentra l a pestaña LISTADO D E ASISTENCIA VIRTUAL se da clic y se
procede a buscar el organismo correspondiente.
6.5 El anfitrión u organizador de la reunión será responsable del listado de asistencia de la reunión que preside.
6.6 No se deben alterar los campos del formulario de google, el único campo que podrá ser modificado por el anfitrión
será el objetivo.
6.7 El anfitrión será el responsable de diligenciar el encabezado del formato de listado de asistencia virtual: Acta de
Reunión N°, fecha, hora inicial, hora final y lugar. En el campo lugar se escribe: Reunión Virtual y se anexa el
enlace o url de la reunión.
6.8 El anfitrión es responsable de la elaboración de acta la cual deberá ser firmada por él y uno de los asistentes y/o
invitados con firma manuscrita. Las firmas mecánicas o digitales solo están autorizadas para el personal directivo.
6.9 Una vez elaborada y firmada será impresa para ser archivada en la serie o subserie documental que corresponda.
NOTA: El listado de asistencia y el acta de reunión se imprime en papel tamaño carta, por ambas caras de la hoja y se
debe cumplir con las demás políticas adoptadas y adaptadas por la Administración Central del Municipio Santiago de
Cali, en el marco de Eficiencia Administrativa y Cero Papel y del Programa de Gestión Documental.
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:
Diana Patricia Moreno Cetina
Jhon Camel Gutierrez Fernandez Gustavo Adolfo Rey García
Subdirector de trámites, Servicios y Gestión
Auxiliar Administrativo Profesional Especializado
Documental
Este documento es propiedad de la Administración Central del Distrito de Santiago de Cali. Prohibida su copia, alteración o modificación por cualquier medio, sin previa
autorización del Alcalde
Lina Paola Ibarguen Bonelo @ 2021-12-22, 15:44:58
