UADER FCG
CARRERA: LICENCIATURA EN ADMINISTRACION
CATEDRA ADMINISTRACIÓN
TEMA: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
CONCEPTO: Es la secuencia sistemáticas de acciones que se efectúan para
satisfacer las distintas finalidades de la organización
La variedad de los procedimientos que se desarrollan dentro de una organización no
impide que se identifiquen una cantidad limitada de ellos como aquellos que permiten
la realización de las operaciones básicas de cualquier organización.
En este sentido se presentaran en este curso algunas de las rutinas administrativas
más usuales y características de las organizaciones empresariales: Actividades de
venta, actividades de cobranza, actividades de compras y de pagos.
Actividades de venta:
Para este circuito al diseñar se debe tener en cuenta:
Principios relativos a la estructura:
- El sector de expedición representa un claro ejemplo de aplicación del control
por oposición de intereses.
- Protección de bienes, hasta que los productos son entregados, la empresa
debe responsabilizarse del almacenamiento y custodia. La circulación de ellos
debe estar respaldada por comprobantes en todo momento.
Principios relativos a los procedimientos:
- Las funciones que intervienen en una venta debe estar separados, de manera
que se verifique la existencia del control por oposición.
- Las ventas tienen tantas consecuencias patrimoniales que debe contemplar la
elaboración de un cuerpo orgánico escrito (Manual de Procedimiento)
- Correcta captación y entrada de datos, deben existir normas claras sobre
preparación de documentos y formularios los que deben presentar un diseño
que facilite y guie su llenado
Actividad de Cobranzas
Dentro de este grupo de actividades se encuentran aquellas operaciones que se
realiza para que la organización perciba efectivamente los derechos que tiene contra
terceros, sus operaciones se encuentran limitadas desde el momento que surge la
información de la posibilidad de cobro de algún derecho hasta que esa cobranza se
realice y los valores sean remitidos o puesto a disposición de la empresa. Las
actividades típicas son:
Cobranzas efectuadas por cobradores, en caja, por transportista, por transferencia, por
tarjetas.
Los principales aspectos de controles internos a considerar en estas actividades son:
Principios relativos a la estructura
- El acceso a los ingresos del sector caja debe estar restringido solo a las
personas autorizadas. Los talonarios de recibos que no se encuentre en uso
deben ser custodiados por personas ajenas al sector de cobranzas, los
cheques deben endosarse a favor de la empresa inmediatamente de recibidos.
Principio relativo a los procedimientos
- Como el principal ingrediente de estas actividades son los derechos sobre
créditos y el dinero de la cobranza, los aspectos de separación de fases y
división de funciones adquieren mayor relevancia. Por Ej El personal de caja no
tiene autorización para ingresar a los registros de cuentas a cobrar.
- Deben ser claras las normas sobre procedimiento de cobranza a los
descuentos a realizar y los créditos que se declaran incobrables.
- Debe existir controles periódicos de la correlatividad numérica de los
comprobantes utilizados en la operatoria.
Actividad de compras.
Esta actividad debe regirse por parámetros bien definidos:
Debe actuar tratando de conseguir el menor costo con la mejor calidad asociada y en
el momento en que la organización lo determine.
Esta actividad normalmente se acota desde el momento en que algún sector detecta
una necesidad de aprovisionamiento hasta el momento de recepción con debida
contabilización. Los principales aspecto de control interno son:
Principios relativos a la estructura
- Estos sectores actúan como filtros entre los integrantes de la organización y los
proveedores, evita que exista un contacto directo y convivencia entre ellos, al
ser sectores cuyas características es que no generan almacenamiento, el
control se simplifica ya que todo lo ingresado debe haber egresado en algún
momento.
- Los bienes deben ser verificados tanto en su cantidad como en su calidad. Los
productos ingresados deben estar debidamente identificados y deben ser
puestos en custodia de los responsables de los almacenes.
Principios relativos a los procedimientos
- Los responsables de compra están separados de las actividades de
contabilidad, cuentas a pagar, control de existencias, almacenes y recepción,
esto es lo registrado por un lado y el manejo físico por el otro.
- Las compras deben estar reglamentada para evitar las prácticas comunes de
uso y las costumbres. Se debe buscar la homogeneidad y coherencia en los
procesos de decisión frente a casos similares.
- La documentación a utilizar debe servir para analizar de forma precisa para la
toma de decisiones. ( Para elegir el proveedor)
Actividad de pagos
Consisten en un conjunto de operaciones que tienden a cancelar las obligaciones
asumidas por la organización. Usualmente a esta operatoria se la considera desde el
momento en que determina la efectiva obligación de pago, hasta que se verifica su
pago a través de tesorería, por medio de la entrega de valores o dinero y la recepción
de la constancia de pago incluyendo la debida registración de todas las operaciones.
Principio relativo a la estructura
- Dada la característica del elemento con se trata la custodia y el manejo de
fondo, debe estar concentrado en una persona (Tesorero).
Periódicamente los firmantes de los cheques deben ser constatados por la
dirección.
Los talonarios que no están en uso deben ser custodiados por otra persona.
Principio relativo a los procedimientos
- Los fondos que provienen de cobranzas deben estar separado de los de
pagos, de este modo las cobranzas deben depositarse en la cuenta bancaria y
todos los pagos realizarse por medio de cheques.
Deben estar separadas las actividades de autorización de pago, preparación
de la orden de pago, firma de los cheques y entrega del dinero al acreedor.
Cada movimiento de valores debe contar con un comprobante que lo justifique.
- Específicamente para los pagos debe contemplarse la siguiente situación:
Todos los pagos con cheques firmados al menos por dos personas, que la
segunda persona que firma establezca controles sobre la documentación
respaldatoria, todos los cheques deben estar emitidos NO a la orden de
manera que puedan ser depositados exclusivamente a la cuenta de ese
acreedor. La utilización de un fondo fijo para pagos menores debe ser
restringida a un personal perfectamente identificado.
- Los formularios involucrados deben tener numeración pre impresa correlativa y
ascendente, estar archivados en lugares definidos y precisos y tener un
responsable de su custodia.
3-CURSOGRAMA
Los cursogramas, también llamados circuitos, flujogramas o diagramas de flujo son
usualmente utilizados para representar, mediante una simbología preestablecida, una
secuencia de actividades y describir sus características, particularidades y
componentes. Son métodos prácticos de análisis de los procesos de una empresa,
“herramientas” que se utilizan para comprender, analizar, verificar y controlar (y
proponer su mejora) los procedimientos.
La estandarización primaria de los cursogramas data de noviembre de 1973 cuando se
concreta con la Norma del Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM)
número 34 501; a partir del trabajo de la Comisión de Procedimientos Administrativos -
integrada por representantes de todas las instituciones y organismos de la época -.
Dicha comisión se basó en los trabajos de la ASME (The American Society of
Mechanical Engineers), en "Normalización de la graficación de procedimientos
administrativos" trabajo de los Contadores Miguel Martín y Ernesto Tolosa, del Dr. Luis
Rey y del Ingeniero Alberto Zubizarreta y en "Cursogramas" trabajo del Contador Raúl
Saroka y Claudio Ferrari.
La norma tuvo y tiene como objeto establecer los símbolos a utilizar en la
representación gráfica de procedimientos administrativos.
Algunas recomendaciones para "dibujar" cursogramas.
En un cursograma se representan los recorridos entre los distintos "sectores" de la
empresa, los formularios utilizados (su origen, cantidad, uso y destino) y las
operaciones que se realizan en el proceso que se describe.
Quien aborda la tarea debe tener presente que el cursograma (salvo indicación
expresa en contrario) siempre representa el procedimiento tal cual es y no como
"debería ser" o como al analista le "agradaría que fuera". Hay que recordar que se
trata de una forma de representar un recorrido que representa la realidad "formal"
descripta.
Los cursogramas propuestos intentan facilitar el diseño y el análisis de cada proceso
básico de la empresa. Este proceso está compuesto por varias actividades que deben
tener un orden lógico y que solo en su conjunto cumplen con la finalidad. Por ello se
recomienda armar "diagramas en bloque" (es decir bloques de actividades que se
complementan para lograr el objetivo del proceso).
A título meramente enunciativo se sugiere observar las siguientes “recomendaciones”:
01. Si no está escrito, haga el relevamiento correspondiente del proceso en forma de
texto.
02. Lea todo el proceso completo y vuélvalo a leer.
03. Intente visualizar mentalmente un "diagrama" de grandes "bloques" que lo
represente.
04. "Marque" los sectores que intervienen.
05. Identifique los formularios utilizados.
05. Precise los archivos y documentación complementaria existente
06. "Marque" las operaciones y numérelas en forma ascendente porque ello permite un
mejor seguimiento del proceso.
Al identificar sectores y operaciones, quedará establecido a qué sectores
corresponde cada operación y qué responsabilidades ellas generan.
07. Para su lectura, es útil que el cursograma mantenga un orden de izquierda a
derecha (orden de los sectores que intervienen en el proceso) y descendente
(generando una aproximación a los tiempos o etapas en las que se da el proceso).
08. El esquema debe basarse en no más de 6 columnas más una adicional para las
observaciones (tal como se propone en la hoja modelo que se adjunta más
adelante). En las columnas (cada columna un sector) se representan las
operaciones, y los formularios a los que se da origen, se consultan o se archivan
en esos sectores.
a. La columna "OBSERVACIONES" se utiliza para referenciar y describir
sintéticamente las operaciones (que corresponde a cada número asignado) o
realizar cualquier otra aclaración necesaria.
b. La columna "VARIOS" hace las veces de "comodín" para aquellos sectores cuya
intervención es reducida (medida en cantidad de operaciones). Es común que
se asigne a sectores intervinientes en el proceso, pero no pertenecientes a la
empresa (por ej. Correo, Banco, Cliente, Proveedor, etc.). La columna “VARIOS”
se ubica usualmente sobre la izquierda del papel de trabajo y en ella se indica
el nombre del sector que en ese momento se encuentra operando. De
producirse un cambio de "actor" se "cierra" el anterior con doble raya y se
escribe debajo el nombre del "nuevo" sector.
09. Es conveniente representar las “operaciones“sobre la izquierda de cada columna y
sobre la derecha, los formularios utilizados, (tantos como copias tenga, numerados
en el ángulo derecho inferior y la inicial de su nombre en el ángulo superior
izquierdo - ver simbología -).
10. Se utilizan líneas para unir las operaciones y formularios que hacen las veces de
"conductos de información", ya que por ellas se trasladarán los formularios que
"viajarán" de un sector a otro. Es importante el seguimiento de estos formularios
para verificar que no "desaparecen" durante el proceso.
Las líneas serán punteadas o completas:
a. Toda "consulta" (a una computadora o listado, etc.) se dibuja con línea
punteada (que une el símbolo de operación con lo consultado). Siempre la
“consulta" se realiza con algún soporte de información: PC, listado, etc.
b. Si en lugar de "consulta" realiza una operación se dibujará con línea llena, (por
ejemplo "carga" datos..., confecciona..., etc.). Las líneas completas se utilizan
para trasladar los formularios o representan la operación realizada con dos o
más elementos o comprobantes.
11. Recuerde que después de cada “control” existe “alternativa” porque el "control"
supone siempre la posibilidad de dualidad de resultados posibles (si - no; bien -
mal; etc.). El control implica que puede "cumplirse o no con el logro de la variable".
Esto validará el control, de lo contrario ese control será inútil y sólo generará
gastos improductivos.
12. Siempre que se deba realizar un desglose o una distribución, los formularios (en
uso no archivados) volverán a dibujarse. De este modo se mantiene el control de
las copias en uso y su posterior destino, y se evita dejar formularios “colgados”.
13. No deben "quedar" formularios "sueltos" y sin destino al terminar un cursograma.
Tampoco deben “desaparecer” en el medio del circuito, sin darle un destino
específico (deberán archivarse, destruirse, etc.).
14. Al dibujar un conector de página, que indica que el recorrido continúa, se debe
volver a dibujarlo en la misma columna de la hoja siguiente (ambos deben tener
una referencia o identificación común).
15. No se debe omitir la representación gráfica de la mercadería (M.) en los
cursogramas de compras y de ventas, ni el movimiento, traslado o desplazamiento
de la misma, así como no debe omitirse dibujar o representar graficamente el
cheque (CH.), el cheque de pago diferido (CHPD), o el cheque cancelatorio (CHC)
y el flujo de circulación de ese cheque o del dinero en efectivo ($).
Los símbolos básicos son:
OPERACIÓN FORMULARIO
CONTROL
DEMORA PROCESO NO REPRESENTADO
ARCHIVO TRANSITORIO TRASLADO
ARCHIVO DEFINITIVO TOMA DE INFORMACIÓN
DESTRUCCION CONECTOR
ALTERNATIVA OPERACIÓN Y CONTROL
