T E M A 1

Conceptos Preliminares

1 El origen de los datos

Como en la mayoría de programas que
funcionan bajo entorno Windows (95 o
3.x), existen una serie de opciones Pulsando directamente el botón Nuevo
de menú comunes, llamadas de la barra de herramientas de
generalmente de la misma forma y cuyo Formato. De esta forma se abrirá un
contenido es muy parecido. nuevo documento en blanco.

Este es el caso del menú

Archivo. Desde esta primera
opción de menú podemos administrar la
creación, guardado y apertura posterior En ambos casos el resultado final será
de los ficheros que el usuario va creando idéntico: un nuevo libro de Excel sobre el
en cualquier tipo de aplicación, y Excel que poder trabajar.
no es una excepción. La tarea de crear
un documento nuevo puede realizarse de A medida que vamos cumplimentando el
dos formas diferentes: documento resultará útil poder guardarlo
en alguna de nuestras unidades de disco
Acudiendo al menú Archivo y para su utilización futura. El
escogiendo la opción Nuevo. procedimiento a seguir también puede
Aparecerá en este caso una ventana variar, aunque en todos los casos es muy
que permitirá escoger entre las simple.
diferentes plantillas que tengamos
instaladas. Dentro del menú Archivo la opción
Guardar grabará en una unidad de
disco el documento con el nombre
anteriormente utilizado. En otras
palabras, eliminará la anterior versión
de ese documento (llamado, por
ejemplo, FACTURA.XLS) y
conservará sólo esta última.

También en el menú Archivo, la

opción Guardar Como... permite
copiar el documento con un nombre
distinto al utilizado hasta ahora. En
este caso se desplegará ante
nosotros una ventana en la que
podremos determinaran su
localización (unidad de disco,
directorio y nombre del documento).
Si escribimos un nombre idéntico al
que hasta ahora tenía, el programa
avisará antes de eliminar el anterior.
Hay que tener en cuenta una excepción.
Cuando el documento aun no ha sido
guardado con ningún nombre, ejecutar la
opción Guardar del apartado anterior es
equivalente a ejecutar este Guardar
Como..., puesto que en ambos casos
accedemos a esta ventana en la que
deberemos atribuir un nombre al fichero.

En la parte superior derecha de la

También podemos ejecutar la opción ventana podemos apreciar dos juegos de
Guardar como HTML. En este caso botones que permiten minimizar,
el formato del documento guardado modificar de tamaño o cerrar la ventana
no será el de una hoja de cálculo, activa. Los tres botones superiores
sino el de una página web, accesible afectarán a todo el Excel (por lo tanto,
desde cualquier programa navegador pulsar el botón de la X en este caso
de Internet (como el Internet Explorer cerrará la hoja de cálculo con todos los
o el Netscape Navigator). documentos abiertos). Los botones
inferiores, en cambio, sólo afectan al
Finalmente, existe la posibilidad de documento que tengamos en primer
Guardar el Area de Trabajo. Gracias plano.
a esta opción podemos abrir un grupo
de libros en un único paso creando
un archivo de área de trabajo. En
este archivo se guarda información
acerca de todos los libros abiertos
(ubicaciones, tamaño de las ventanas En todos estos casos, aunque no
y posiciones en la pantalla). Cuando ejecutemos la opción Guardar, si hemos
se abre un archivo de área de trabajo realizado alguna modificación del
mediante el comando Abrir (menú documento desde la última vez que lo
Archivo), Microsoft Excel abrirá todos grabamos, antes de cerrarse
los libros guardados en el área de definitivamente el documento o la
trabajo. aplicación, Excel preguntará si deseamos
guardar las modificaciones efectuadas.
El archivo de área de trabajo no contiene
los libros propiamente dichos y deberá Tiempo después, podemos volver a
continuar guardando los cambios que aquella copia de nuestra hoja de cálculo.
haga en los libros individuales. Desde la ventana de Excel podemos
ejecutar, como siempre, dos opciones
Terminado el trabajo con nuestro distintas.
documento, y guardados los cambios
realizados, deberemos cerrarlo. Como Menú Archivo y Abrir. Volveremos a
siempre, hay varias maneras de hacerlo. la ventana que muestra el contenido
de nuestro disco, donde deberemos
Desde el menú Archivo la opción seleccionar la unidad, el directorio y
Cerrar hará desaparecer de la el nombre del documento guardado.
pantalla el documento que teníamos
en primer plano (con Excel se pueden Pulsando el botón Abrir de la barra de
tener abiertos varios documentos. herramientas de Formato. El
Este comando sólo afecta al que resultado es idéntico al caso anterior.
tenemos en pantalla, no a otros que
pudiera haber en segundo plano).

La opción Salir del menú Archivo

cierra la aplicación Microsoft Excel y
todos los documentos que tengamos
en pantalla.

2 – Nivel Básico Excel

 2 Configurar los libros de Excel
La opción Eliminar borrará esta hoja del
documento. Previamente el programa
Por defecto, los libros de Microsoft Excel pedirá confirmación sobre la operación a
tienen una determinada estructura, pero realizar. La hoja y todo su contenido se
no estamos obligados a mantenerla. perderán de forma definitiva e
Veamos como modificar algunos irrecuperable.
aspectos de la organización de estos
documentos: Insertar nuevas hojas en nuestro
documento también es fácil. Basta con
En la parte inferior de la pantalla desplegar ese mismo menú contextual
podemos apreciar la existencia de una (pulsando el botón derecho del ratón
serie de pestañas con unos nombres sobre cualquier pestaña) y escoger la
genéricos (Hoja1, Hoja2...) cada una de opción Insertar..
ellas son las páginas del libro que
supone el documento de Excel que Se abrirá una nueva ventana en la que
tenemos ante nosotros. Pulsando sobre podremos determinar el tipo de objeto
cualquiera de las pestañas cambiaremos que vamos a insertar en nuestra hoja de
de página y podremos introducir nuevos cálculo.
datos. Esta estructura es muy útil para
dividir de forma ordenada hojas de En este caso nos interesa la primera
cálculo muy grandes. opción de las disponibles (Hoja de
Cálculo). Hecho esto, podemos
En principio Excel crea siempre cambiarle el nombre siguiendo el
documentos con tres páginas y con estos procedimiento antes estudiado.
nombres genéricos, pero podemos
modificarlos. Para cambiar el nombre de
la hoja basta con hacer doble clic sobre
la ficha elegida. Veremos como queda
editada. A partir de aquí podemos darle
el nombre que deseemos a esa hoja.
Terminado el proceso, haciendo clic con
el ratón en cualquier parte del documento
quedarán aceptados los cambios.

Al margen de modificar los nombres de

las hojas que componen nuestro
documento, también podemos agregar o Truco: también es posible
eliminar nuevas páginas. Veamos como: insertar una nueva hoja
desde el menú Insertar y la
opción Hoja de cálculo. En
Para eliminar alguna de las hojas
este caso no aparecerá la
existentes basta con dirigir el cursor
ventana de confirmación.
hasta su pestaña y pulsar el botón
derecho del ratón. Aparecerá un menú
contextual como el de la ilustración
Si deseamos que todos nuestros
documentos de Excel tengan un número
diferente de hojas, por ejemplo, 5,
deberemos seguir estos pasos.

En el menú Herramientas
seleccionaremos Opciones.

Dentro de la ventana que surgirá, la

ficha General.

3 – Nivel Básico Excel

azarse por el documento

Finalmente, interesa en este tema

introductorio aprender como movernos
por la hoja de cálculo. Para ello,
podemos recurrir a varias técnicas.

Teniendo una celda seleccionada, las

teclas de desplazamiento del
teclado de nuestro PC nos permitirán
movernos a las adyacentes.

También podemos utilizar las barras

de desplazamiento que todo
documento de Windows más grande
que la pantalla tiene en la parte
derecha y en la inferior. Podemos
arrastrar con el ratón la barra
correspondiente o pulsar los
pequeños botones con flechas
dibujadas en su interior.

Finalmente, podemos optar por escribir

el nombre de la celda a la que
deseamos ir si está situada en una
posición muy alejada de la actual. En la
parte superior izquierda de la ventana se
puede apreciar una casilla en la que
siempre figura el nombre de la celda en
la que está situada el cursor.

Si hacemos clic en su interior editaremos

su contenido, y nos será posible teclear
el nombre de cualquier nueva celda. En
este sentido, hay que tener en cuenta
que deberemos escribir primero la
columna (nombrada con una letra), y a
continuación la fila (numerada). Por
ejemplo, si deseamos desplazarnos a la
columna B, y a la fila 15 escribiremos

B15

en mayúsculas o minúsculas y
pulsaremos la tecla INTRO. Para no
olvidarnos nunca de la nomenclatura de
las casillas de la hoja de cálculo,
podemos recordar que es como en el
juego de los barquitos (tocado y
hundido...).

T E M A 2

Introducción
de datos
1 Números, fechas y textos

4 – Nivel Básico Excel

Introducir información en Microsoft Excel Se pueden incluir puntos (por ejemplo,
es sencillo. Basta con dirigir el cursor a podemos escribir
la celda en la que deseamos insertar la 1.000.000).
información y escribir el texto deseado.
Una sola coma en una cifra será
Una vez introducido el dato en cuestión, considerada como entrada decimal
basta con pulsar la tecla ENTER para (es decir, podemos escribir 123,50).
que la celda seleccionada sea la inferior.
Los signos de suma delante de los
números serán ignorados.

Los números negativos deberán tener

incorporado el signo de menos (-) o
estar entre paréntesis.
La hoja de cálculo puede interpretar de
dos maneras diferentes la información Si escribimos dos cifras separadas por
introducida. una barra (/) Excel interpretará que
se trata de una fecha (1/2 será el uno
Puede tratarse de una valor de febrero), a no ser que pongamos
constante, un dato introducido el signo de igual delante.
directamente en una celda, ya sea Atención: Veremos en
número, texto... temas posteriores como
modificar el formato del
bien puede ser una fórmula, ya sea texto y las cifras
secuencia de valores, referencia a introducidas en un
otras celdas, funciones producidas a documento con más
partir de otros valores existentes, etc. detalle.
Las fórmulas empezarán siempre con
el signo de igual (=). Por ejemplo, la
operación de suma 2+2 deberíamos También se pueden realizar operaciones
escribirla matemáticas con fechas y horas. Hay
que tener en cuenta una serie de normas
=2+2 en estos casos: las fechas deberán ir
siempre entre comillas, separadas por el
En la celda sólo aparecerá el resultado signo matemático correspondiente y
una vez hayamos aceptado la precedida toda la fórmula por el signo de
introducción del valor, pero en cambio, en igual (=). Veamos un ejemplo
la barra de fórmulas si aparecerá la
fórmula que contiene oculta esa celda.

Atención: Cuando hagas

cálculos con fechas, no te
preocupes por los años
bisiestos, ni por los meses
Si deseamos escribir un número, como
que tienen 30 o 31 días.
ya hemos visto, basta con seleccionar la
Excel se sabe el calendario
celda deseada haciendo clic sobre ella e
introducir el valor. El número en cuestión perfectamente.
puede contener caracteres numéricos
(del 0 al 9) o cualquiera de los siguientes
símbolos: En la ilustración podemos apreciar como
de la operación visible en la barra de
+-(),/$%.Ee fórmulas resulta el número 92. Es decir,
entre las fechas introducidas en la
Hay que tener en cuenta una serie de fórmula hay una diferencia de treinta y
reglas a la hora de introducir números: tres días.

5 – Nivel Básico Excel

Cuando la información que introducimos apuntan en sentidos opuestos. Si en ese
en una celda es mayor que su tamaño, si momento mantenemos pulsado el botón
las adyacentes están vacías, las izquierdo del ratón y lo arrastramos
ocupará, pero cuando ya existía algún podremos hacer más grande o pequeña
dato en las celdas de la derecha, parte la celda afectada.
de su contenido no será visible. Es muy
sencillo evitarlo modificando el tamaño
de las celdas.

Si dirigimos el cursor a la parte superior

de la hoja de cálculo, justo donde se
encuentran los rótulos que indican los También es posible modificar el tamaño
nombres de las columnas, y lo situamos de las celdas desde el menú Formato y
entre dos de ellas, cambiará de forma las opciones Filas o Columnas.
convirtiéndose en dos flechas que
Cuando soltemos el botón izquierdo del
ratón el dato que contenía la celda
Podemos copiar el contenido de una original habrá sido copiado a las
celda (sea cifra, número o fórmula) seleccionadas.
arrastrándolo a las adyacentes. El Atención: En el caso de
proceso es muy sencillo: celdas con fórmulas el
resultado de la copia no es
En la parte inferior izquierda del idéntico al original si
rectángulo que identifica la celda contienen referencias a
seleccionada existe un pequeño otras celdas, sino que los
cuadrado. Si dirigimos el cursor valores de la formula de
hasta él cambiará de forma, cada celda de destino se
convirtiéndose en un signo de suma verá incrementado (así, por
de color negro. ejemplo, si la fórmula era
A1+A2, al copiarla se
En ese momento podemos arrastrar el convertirá en
ratón manteniendo pulsado el botón A2+A3, A3+A4, etc.)

2 Copiar datos y series

izquierdo. Se seleccionará un
determinado rango de celdas. En ocasiones Excel reconoce ciertos
valores de manera que cuando
ejecutamos este tipo de copia en lugar
de introducir copias literales del original
creamos series relacionadas con el
primero. Así, por ejemplo, si en la celda
A1 escribimos un 2 y en la A2 un 4, y
realizamos una copia de ambas celdas

en las adyacentes, el resultado será Clases de Selección Series Extendidas

6,8,10... Datos Inicial
Números 2, 4 6, 8, 10...
Meses y Ene Feb, mar, abr, may
En la siguiente tabla podemos apreciar fechas
que valores copia con este formato de 12/1/98 13/1/98, 14/1/98...
Ordinales 1º Período 2º Período, 3º Período...
serie la hoja de cálculo.

6 – Nivel Básico Excel

 3 Creación de tendencias y pronósticos

Es posible crear series sencillas de

tendencias geométricas y lineales Podemos elegir entre diversos valo-
arrastrando el área seleccionada y res. LaTendencia lineal
crea ex-
tensiones lineales basándose en los
eligiendo determinados comandos
en un menú valores seleccionados.
contextual. El proceso a seguir es
muy sencillo:

Introducimos los primeros valores

de la serie.

Truco:si arrastras con el

botón izquierdo del ratón
pulsado creas de forma
automática una tendencia
lineal.

Copiamos los valores siguiendo el

La Tendencia geométrica multiplicará
procedimiento descrito, pero en lugar
las cifras por un valor constante, tal y
de mantener pulsado el botón como muestra el ejemplo de la siguiente
izquierdo, lo hacemos con el botón ilustración basado en los mismos datos.
derecho del ratón pulsado.

Una vez seleccionada el área

donde realizar la copia
soltamos el botón del ratón. Se
desplegará ante nosotros un
menú contextual como el de la
ilustración.

7 – Nivel Básico Excel

8 – Nivel Básico Excel
 4 Personalización del llenado automático

En ocasiones trabajamos habitualmente

con series de datos que no figuran entre
las establecidas de forma automática
por Microsoft Excel. Sin embargo, es
posible crear series personalizadas
cuyo funcionamiento será idéntico al de
las estudiadas en el apartado anterior.

El proceso para configurar una serie personalizada es

el siguiente.

Dentro del menú cionamos el apartado despliega una ventana con varias fichas. En
este caso nos interesa la titulada Herramientas Opciones. Se selec- El cursor
aparecerá parpadeando en la casilla Podemos escribir los diferentes va-lores que la
componen separándo-Entradas de listas.

Listas Personalizadas

En la parte izquierda de la ventana apa-recen algunas de las listas ya incorpo- la tecla

los por un salto de línea ENTER). (pulsando radas por el sistema. Para crear una Para

9 – Nivel Básico Excel

incorporar la nueva a las ya nueva haremos clic en el rótulo Nueva existentes,

pulsaremos el botón

Lista. Agregar.

También existe la posibilidad de

importar una lista ya insertada en la
hoja de cálculo. Para ello teclearemos
el rango de celdas en las que está
contenida (por ejemplo B1:B8) o
pulsaremos el botón que acompaña
este rótulo para acceder a la hoja de
cálculo y hacer la selección.

T E M A 3

Creación de fórmulas
y vínculos
1 Introducción

10 – Nivel Básico Excel

 Referencias a
celdas
Como ya vimos, el contenido de una
celda puede ser diverso:

Podemos insertar una fórmula (en el

=(A2/8)+100
caso de Microsoft Excel comenzará
siempre con el signo de igual
“=”).
Es importante tener en cuenta que en
una constante, valor numérico o de fórmulas como ésta primero se
texto que se escribe directamente en ejecutará la operación que hay entre los
la celda. paréntesis, y después las que estén
fuera de ellos.
Una fórmula combina en una celda
valores con operadores (tales como el
signo de más o de menos) para producir
un nuevo valor a partir de los ya
existentes. En Excel las fórmulas
pueden asumir varias formas
adicionales usando referencias a otras
celdas, funciones, texto y nombres para Si nuestro cálculo exige que se abran
realizar diferentes tareas. varios paréntesis, todos ellos deberán
ser cerrados posteriormente.
A continuación podremos ver una
muestra de fórmulas que contienen
algunos de los elementos que se
pueden incluir. Funciones de hoja
de cálculo

Constantes numéricas

Operador de
Operador de suma
división

11 – Nivel Básico Excel

=SUMA(B2:B6.PROMEDIO(B Si una fórmula contiene operadores con
la misma prioridad, Microsoft Excel los
1:E1)) evaluará de izquierda a derecha. Si
deseamos alterar el orden de
evaluación, utilizaremos paréntesis para
Rangos de agrupar expresiones en la fórmula.
celdas

Así, por ejemplo, la fórmula 2+4*5

produce el valor 22, mientras que la
Cada uno de estos elementos será
tratado con detalle en su tema fórmula (2+4)*5 dará como resultado 30.

2 Insertar y mover fórmulas y referencias Si

la
correspondiente. Cuando trabajamos hoja de cálculo en la que estamos
con fórmulas es muy importante tener trabajando se ha quedado pequeña, o
presente que si combinamos varios deseamos añadir nueva información
operadores Excel realizará las entre la ya existente será interesante
operaciones en el orden que se muestra saber insertar filas o columnas, o
en la siguiente tabla: redistribuir los datos moviéndolos de
Operador Descripción celda. Veremos en este apartado como
1º - Negación (por ejemplo, - hacer todo eso.
10)
2º % Porcentaje
3º ^ Función Exponencial
Para insertar filas o columnas en la hoja
4º *y/ Multiplicación y división existente seguiremos estos pasos:
5º +y- Suma y resta
6º & Unión de texto Situaremos el cursor en la posición
7º = < > <= >= Comparación adecuada. Si deseamos insertar
<> una fila, lo pondremos justo en una
celda de la que quedará bajo ésta.
Si se trata de una columna, se

12 – Nivel Básico Excel

 insertará a la izquierda de la En ese momento, pulsaremos el
posición del cursor. botón izquierdo del ratón
nuevamente, y con él presionado,
En el menú Insertar seleccionaremos arrastraremos el conjunto de celdas
la opción Filas o Columnas, según hasta la posición deseada. Cuando
corresponda. la encontremos, volveremos a soltar.

También es posible mover los datos

insertados en las celdas de nuestra
hoja. El procedimiento más evidente
será cortar o copiar, y pegar esa Atención: Recuerda que
información. Suponemos que ya el cursor debe tener forma
conoces esos temas de los cursos de de flecha para que se
Word, por lo que a ellos nos remitimos. mueva el conjunto de
celdas seleccionadas.
Existe otra forma más rápida de
trasladar datos. Veamos sus sencillos Además de ésta, un cursor
pasos: sobre las celdas de una
hoja de cálculo puede tener
Seleccionaremos los datos que deban dos formas más: de cruz
ser trasladados, tal y como lo blanca, para seleccionar y
haríamos para cualquier otra de pequeña cruz negra,
operación, arrastrando el ratón con cuando lo situamos en el
el botón izquierdo pulsado sobre las punto negro, abajo a la
celdas en cuestión. Cuando derecha de la selección,
terminemos de seleccionar, lo para hacer copias
soltaremos. inteligentes.
Cuando se mueven o copian celdas, los
Colocaremos el cursor sobre la línea valores o referencias que contienen
oscura que rodea la selección. nunca cambian. Sin embargo, el
Deberá convertirse en una flecha, tal movimiento afecta a las fórmulas que se
y como muestra la ilustración. refieren a las celdas que se han
desplazado con los efectos siguientes:

13 – Nivel Básico Excel

 Excel ajusta todas las referencias a la operación y devuelve un valor (o
celdas que se han movido para que valores). Las funciones pueden
las referencias designen a las utilizarse solas o como componentes
mismas celdas en la nueva para construir fórmulas más extensas.
ubicación.
Por ejemplo, en lugar de escribir la
Las fórmulas que anteriormente fórmula
hacían referencia al área a la cual
se movieron las celdas producen el
error #¡REF! porque se eliminan las =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9
celdas existentes y se reemplazan
con las celdas que se han movido. Podemos utilizar la función SUMA para
construir una fórmula más simple, pero
igual de efectiva.
Cuando insertamos celdas, rangos de
celdas, filas o columnas todas las refe-
=SUMA(A1:A9)
rencias que se ven afectadas por la Lo mismo se aplica al eliminar celdas, inserción se
ajustan como corresponde. rangos de celdas, filas o columnas, excepto cuando una
fórmula hace referencia directa a una celda eliminada.

3 Introducción a las funciones de la hoja de cálculo

La estructura de las funciones siempre

es la misma:
Una función es una fórmula especial
que ya está escrita y que acepta un
valor (o valores), que realiza una

14 – Nivel Básico Excel

En primer lugar, el signo de igual (=).
Si no lo insertamos, Excel la Los paréntesis indican a Excel donde
interpretará como un texto. comienza y terminan los argumentos
de esa fórmula. Es obligatorio incluir
A continuación, el nombre de la ambos paréntesis sin dejar espacios
función. Algunos resultas fáciles de entre ellos.
adivinar, mientras que otros resultas
más complicados (Suma, Promedio, No se deben usar puntos de miles
Producto, Redondear, etc.). Los para los valores numéricos. En todo
veremos en próximos temas. caso, deberemos recurrir al formato
numérico para determinar como se
Finalmente, entre paréntesis, los presentarán los valores del resultado
parámetros (o argumentos) de la (lo veremos en el tema 5).
función, aquellos datos
trascendentes para resolver el Los argumentos se especifican dentro
cálculo. En el caso de la suma (o de los paréntesis de una función.
del promedio) será el rango de Pueden ser números, referencias a
celdas a promediar, que la celdas, texto, valores lógicos, matrices
identificamos por el nombre de la o valores de error. Algunas funciones
primera celda, dos puntos, como aceptan argumentos opcionales que
carácter separador, y el nombre no son necesarios para que la función
de la última celda. Cada realice los cálculos.
función, lógicamente, podrá
variar la forma y cantidad de sus Los argumentos de una función pueden
parámetros (no es lo mismo ser valores constantes (por ejemplo,
hacer una suma que calcular el número 6) o fórmulas. Cuando el
una hipoteca). argumento en una función es otra
función se trata de funciones
anidadas. En Microsoft Excel es
posible anidar hasta siete niveles de
funciones en una fórmula.
Hay que seguir una serie de normas
cuando trabajamos con fórmulas. Aunque se puede escribir directamente
Básicamente son las siguientes: una función directamente en una

15 – Nivel Básico Excel

fórmula, el método más cómodo es
recurrir a la ayuda del Asistente para
Funciones. Dentro de este mismo
tema trataremos su funcionamiento. El proceso para utilizarlo es muy
Asimismo, en un próximo tema sencillo:
trataremos en detalle las principales
funciones incorporadas a la hoja de Con los números a sumar ya escritos
cálculo Microsoft Excel 97. en diferentes celdas adyacentes,
situaremos el cursor en la que deba
4 La Autosuma contener el resultado y pulsaremos
el botón Autosuma.
La función SUMA es la función para
hojas de cálculo que se utiliza con Excel mostrará una propuesta de
mayor frecuencia. Con ella podemos resultado, y seleccionará con una
transformar una suma compleja línea punteada las celdas a sumar.
Si son correctas pulsaremos la tecla
=A1+A2+A3+A4+A5.. en Intro.

una más concisa como por ejemplo:

=SUMA(A1:A9)

El botón autosuma de la barra de Si las celdas detectadas por la hoja

herramientas estándar viene a de cálculo no son las que queríamos
simplificar aun más esta tarea. Cuando sumar, sin pulsar ninguna tecla,
lo pulsamos, Excel escribe la función e desplazaremos el ratón hasta las
incluso sugiere el rango de celdas a correctas y las seleccionaremos
agregar. nosotros. Para acabar, pulsaremos
de nuevo Intro.

16 – Nivel Básico Excel

 Truco. Hay quienes Un signo de exclamación sigue a un
prefieren seleccionar el apóstrofe de cierre y precede a la
rango de celdas a sumar referencia a la celda (!$F$7).
antes de pulsar el botón
autosuma, seleccionando Deberemos siempre guardar los libros
también aquella en la que de trabajo fuente antes de guardar en
deba aparecer el resultado. libro de trabajo dependiente vinculado.
Esto garantiza que las fórmulas en un
Es un procedimiento libro de trabajo fuente han sido
correcto, siempre que esas calculadas y que los nombres del libro
cifras y la celda donde deba de trabajo y de la hoja en las referencias
aparecer el resultado estén externas son actuales
próximas.
sible utilizar el mouse para
nombre de la hoja están encerrados seleccionar las celdas en
entre un par de apóstrofes. una hoja de otro libro de
trabajo al cual deseamos
El nombre del libro de trabajo (el que se refiera la celda. Por
archivo) está encerrado entre ejemplo, después de
corchetes ([VENTAS4.XLS]). escribir un signo de igual
para empezar una fórmula,
seleccione las celdas en el
5 Trabajar con vínculos

Al margen de hacer referencia al conte- =’C:\VENTAS\[VENTAS4.XLS]Hoja1’$F$7 nido de

otra celda en una primera (por
ejemplo, podemos determinar que en la Podemos destacar la existencia de una celda B6
se incluya el valor de la celda serie de elementos a tener en cuenta: A2 con tan solo
introducir la expresión
=A2), podemos también apuntar al con- Ante todo, incluimos el signo de tenido de otras
hojas dentro del mismo igual para indicar que vamos a eslibro, o incluso a libros distintos
Crear
al activo. cribir una una
fórmula fórmula
y no un que
texto lite-
vincule dos libros de trabajo ral.
es tan fácil como
En la siguiente ilustración podemos crear
apreciar lasfórmulas
partes deconunareferencias
fórmula conen La ruta de acceso
el mismo libro de trabajo.
referencias externas que utiliza una ruta (C:\VENTAS\[VENTAS4.XLS]Hoja1) de acceso y
un nombreEsto se debe
de archivo deaelque es po-del libro de trabajo y el
nombre
Excel.

17 – Nivel Básico Excel

 libro de trabajo externo que
deseamos utilizar.

Para administrar los datos fuente para el

libro de trabajo activo, utilizaremos el
comando Vínculos del menú Edición.
Con ello podremos abrir el libro de
trabajo fuente, eligiendo la opción Abrir,
actualizar los datos, pulsando Actualizar
Ahora, o cambiar el libro de trabajo
fuente, ejecutando Cambiar Ahora

18 – Nivel Básico Excel

 T E M A 4

Edición de la Hoja
de Cálculo

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 Truco: como vimos en un
tema anterior, con el ratón
también es posible cortar y
copar: colocando el puntero
del mouse en el borde de la
selección y arrastrando.
Cuando soltemos el botón
izquierdo del ratón copia-
remos o moveremos la
selección en las celdas de
destino. Para copiar
mantendremos pulsada la
tecla CONTROL mientras
realizamos la operación.
Para mover no es
necesario
pulsar ninguna tecla
adicional.
2 Copiar y pegar celdas para obtener
resultados especiales

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Una vez realizada la operación pulsaremos el

botón Cambiar para que se modifique la
versión errónea por la nueva, la hayamos
cambiado nosotros, o haya sido escogida en la
lista. Si pulsamos Cambiar Todas se sustituirá
automáticamente la palabra errónea siempre
que se encuentre en el documento.

Si consideramos que la palabra indicada, a

pesar de todo, no contiene ningún error
pulsaremos el botón Omitir o Omitir todas.

T E M A 5

El Formato de la
Hoja de Cálculo
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que
repetir
todos
A los
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a 2000de Excel ha cambiado el aspecto
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a fondo funciona igual... ¡simplemente es
más bonita!.
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A N E X O

Ejemplos
y ejercicios
1 Trabajo con libros

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A B C D
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2 Lámparas Mesas Total
3 Enero 10 8
4 Febrero 12 5
Marzo 11 7

2 Elaborar fórmulas sencillas

3 Algunos trucos con Excel

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