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Manual de Procedimientos PDVSA

El documento presenta el manual de procedimientos de servicios contratados de Petróleos de Venezuela S.A. en la Superintendencia de Mantenimiento Distrito Apure. Describe la estructura externa e interna del manual, las instrucciones de uso, la normativa aplicable y los objetivos, alcance y códigos del manual. El propósito del manual es establecer lineamientos para la administración de servicios contratados en la superintendencia.

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PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev.

1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/1
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Asunto 01: Portada Código: MP-SC-01

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Establecer lineamientos a seguir en la administración de servicios contratados, permitiendo

describir el funcionamiento interno en lo que respecta a las tareas, requerimientos, unidades involucradas
y responsables de su ejecución. Al mismo tiempo sirviendo como una herramienta de apoyo en la
inducción, adiestramiento y capacitación del personal, describiendo de forma detallada cada una de las
actividades concernientes a la administración de servicios contratados realizadas por la Superintendencia
de Mantenimiento.

Alcance

Este manual aplica la Superintendencia de Mantenimiento Distrito Apure. Los procedimientos

que se encuentran presentes en este Manual inician a partir del código MP-SC-P01

Estructura del Manual

Este Manual se ha estructurado por códigos, tomando en cuenta la sucesión cronológica de

actividades que han de seguir las contratistas y entes contratantes, en los procedimientos para la
administración de servicios contratados. A tal efecto se han desarrollado las siguientes secciones:

1. Objetivo del Manual, Alcance y Estructura del Manual.

2. Instrucciones de uso e Información general para el uso del manual.
3. Descripción de la estructura externa.
4. Descripción de la estructura interna.
5. Normativa aplicable.
6. Tabla de contenido.
7. Procedimientos para la administración de servicios contratados.
8. Formatos utilizados para la administración de servicios contratados
9. Anexos

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

1. Identificar el tema a consultar.

2. Dirigirse a la tabla de contenido.

3. Buscar el código referente al tema. De no encontrarse dirigirse al encargado del manual.

4. Dirigirse a la página donde se encuentra el código.

5. Leer la información de interés.

6. Devolver el manual al encargado del mismo.

Información general para el uso del manual

• No ingerir comidas ni bebidas mientras se esté usando el manual.

• Guardar en un lugar específico y de fácil acceso para todos los trabajadores.

• Al manipular el manual, asegurarse de tener limpias las manos.

• Se debe tener cuidado al pasar las hojas para evitar romperlas o doblarlas.

• En caso de necesitar dicho manual solicitar autorización al personal encargado del mismo.

• No se permite sacar el manual de las instalaciones sin la debida autorización.

• Si el usuario desea emitir cambios, correcciones o sugerencias acerca del manual, deberá pasar
por escrito dichos puntos a la persona responsable de este manual, a fin de someter a revisión las
solicitudes expuestas.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

En su portada se presenta el logotipo de la empresa, nombre de la empresa, división, distrito y

superintendencia a cargo del manual, y en el lomo se especifica el tipo de manual y el nombre de la
empresa.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

El Manual de Procedimientos de Servicios Contratados, está conformado por un conjunto de

disposiciones legales que permiten tener un control jurídico para la ejecución de los procesos entre ellos
se encuentran:

1. Ley de Contrataciones Públicas, a través del Decreto Nº 1.399 publicada según Gaceta Oficial N°
6.154 de fecha 13 de noviembre 2014,
2. Normativa Interna de PDVSA; Manual de Contratación de PDVSA y sus filiales, Manual
mecanismos de Contratación. Volumen 1. Agosto de 2001.
3. Manual de gestión de servicios contratados en la Superintendencia de Mantenimiento PDVSA
división Boyacá-Distrito Apure. Jhonny Hincapié .Año 2012.
4. Manual de Seguridad Industrial Volumen 1. Requisitos de Seguridad Industrial, Higiene
Ocupacional y Ambiente en el proceso de Contratación. SI-S-04. 11 de Junio de 2005.
5. Gestión de Proyectos, un enfoque PDVSA. Iván Cartay Angulo .Editorial Torococo. Mérida –
Venezuela. Junio de 2010

El Administrador de Contratos debe establecer una carpeta archivador tamaño oficio debidamente
identificada con una carátula que contenga el logotipo de la Unidad Contratante, seguido del Distrito y la
Superintendencia a cargo, nombre del contrato y número del contrato. Su estructura interna debe estar
dividida por separadores debidamente identificados por cada procedimiento realizado en el transcurso de
la ejecución del servicio.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

PROCEDIMIENTOS CÓDIGO

Planificación de Trabajo...................................................................................... MP-SC-P01

Seguimiento del PESIHO-A................................................................................. MP-SC-P02

Reunión Pre-arranque......................................................................................... MP-SC-P03

Solicitar personal SISDEM.................................................................................. MP-SC-P04

Tramite de Pase de Acceso de Personal........................................................... MP-SC-P05

Tramite de Pase de Acceso Vehicular............................................................... MP-SC-P06

Firma del Acta de Inicio....................................................................................... MP-SC-P07

Seguimiento y Control del cronograma de trabajo............................................. MP-SC-P08

Control de Calidad del Servicio........................................................................... MP-SC-P09

Permiso de Trabajo............................................................................................. MP-SC-P10

Revisión y Aprobación de Valuaciones............................................................... MP-SC-P11

Acumulación por Excepción................................................................................ MP-SC-P12

Evaluación de Actuación o Desempeño del Contratista...................................... MP-SC-P13

Cambios en el Alcance del Contrato................................................................... MP-SC-P14

Modificaciones en el Plazo de Ejecución............................................................ MP-SC-P15

Cambios en Cantidad de Obra o Servicio.......................................................... MP-SC-P16

Pago de Ajustes de CCP, CCC Y LOTTT........................................................... MP-SC-P17

Reintegro de Fianzas.......................................................................................... MP-SC-P18

Pago de Ajuste por Inflación o formula escalatoria............................................. MP-SC-P19

Inspección durante Plazo de Garantía................................................................ MP-SC-P20

Cierre Administrativo del Contrato...................................................................... MP-SC-P21

Elaboración de Acta de Terminación................................................................... MP-SC-P22

Elaboración de Acta de Recepción Provisional.................................................. MP-SC-P23

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

FORMATOS CÓDIGO

Especificaciones Técnicas................................................................................. MP-SC-F01

Solicitud del PESIHO-A.................................................................................... MP-SC-F02

Hoja de Ruta para seguimiento del PESIHO-A................................................... MP-SC-F03

Notificación de fecha de Reunión Pre-arranque. ............................................... MP-SC-F04

Invitación de Reunión Pre-arranque. .................................................................. MP-SC-F05

Minuta de Reunión.............................................................................................. MP-SC-F06

Notificación de Minuta de Reunión . ................................................................... MP-SC-F07

Solicitud de listado personal SISDEM. ............................................................... MP-SC-F08

Notificación de Personal Seleccionado SISDEM…........................................... MP-SC-F09

Solicitud de Sustitución de personal SISDEM. .................................................. MP-SC-F10

Requisitos del Pase............................................................................................. MP-SC-F11

Solicitud de Pase Provisional.............................................................................. MP-SC-F12

Solicitud de Documento de Identificación para vehículo. ................................... MP-SC-F13

Acta de Inicio....................................................................................................... MP-SC-F14

Acta de Inspección.............................................................................................. MP-SC-F15

Instrucción en Sitio.............................................................................................. MP-SC-F16

Permiso de Trabajo “En frió o en Caliente”. ....................................................... MP-SC-F17

Análisis de Riesgo de Trabajo (ART)................................................................. MP-SC-F18

Procedimiento de Trabajo. ................................................................................. MP-SC-F19

Hoja de Ruta para modificaciones de valuación................................................. MP-SC-F20

Acumulación…………......................................................................................... MP-SC-F21

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

FORMATOS CÓDIGO

PDVSA Privado................................................................................................... MP-SC-F22

Reunión de Notificación de Evaluación de Actuación o Desempeño del MP-SC-F23

Contratista...........................................................................................................

Acta de Modificación de Contrato........................................................................ MP-SC-F24

Decisión de Gerencia.......................................................................................... MP-SC-F25

Addendum........................................................................................................... MP-SC-F26

Memorándum...................................................................................................... MP-SC-F27

Carta de la Contratista solicitando Reembolso de Fianza. ................................. MP-SC-F28

Oficio de entrega Evaluaciones Económicas…………………………………….. MP-SC-F29

Acta de Entrega de Documento de Cierre a Contratista..................................... MP-SC-F30

Acta de Terminación............................................................................................ MP-SC-F31

Acta de Recepción Provisional............................................................................ MP-SC-F32

Modelo de Carta de Finiquito.............................................................................. MP-SC-F33

Acta de Recepción Definitiva............................................................................... MP-SC-F34

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXOS CÓDIGO

Procedimientos en el Sistema Integrado de Control de Contratista (SICC)……. MP-SC-A01

Reporte de Avance del Proyecto......................................................................... MP-SC-A02

Balancear Contrato a través de SAP................................................................... MP-SC-A03

Reporte de Avance del Proyecto (Archivo en formato Excel)…………………. MP-SC-A04

Procedimiento para solicitar SICESMA en SAP................................................ MP-SC-A05

Elaboración de pedido en SAP.......................................................................... MP-SC-A06

Crear Hoja de Entrada de Servicio en SAP........................................................ MP-SC-A07

Imprimir Hoja de Entrada de Servicio en SAP................................................... MP-SC-A08

Evaluación de Actuación o Desempeño de Contratista (Archivo en formato MP-SC-A09

Excel)……………………………………………………… …………………………

Conversión de PDVSA a SNC (Archivo en formato Excel)…………………….

MP-SC-A10
Lineamientos según lo establecido en el Manual de Contratación de PDVSA y MP-SC-A11
sus Filiales Capitulo 7 Administración de Contratos………………………………

Anular la Liberación de Contratos en SAP......................................................... MP-SC-A12

Liberar Contrato en SAP.................................................................................... MP-SC-A13

Cambios en Alcance a través de SAP................................................................. MP-SC-A14

Modificaciones en el Plazo de Ejecución a través de la aplicación SAP............ MP-SC-A15

Modificaciones en Cantidad a través de la aplicación SAP................................ MP-SC-A16

Posición de Ajuste en Contrato SAP.................................................................. MP-SC-A17

Cuadro de Cierre del Contrato (Archivo en formato Excel)……………………. MP-SC-A18

Balance de Contrato en SAP para cierre administrativo. ................................... MP-SC-A19

Actualizar Contrato en SAP…………………………………………………………. MP-SC-A20

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento. El responsable de las actividades realizadas

durante este procedimiento es el Administrador de Contratos con apoyo del Inspector de Obra o Servicio.

Concepto: La planificación es la fase del proceso administrativo a través de la cual se pretende

sistematizar por adelantado lo que se quiere hacer en el proyecto. La planificación es una metodología para
la toma de decisiones.

Pasos: Para realizar una buena gestión en la planificación del trabajo se deben definir claramente los
siguientes parámetros:

 El Objetivo General: El cual orienta la investigación del proyecto y permite mantener una
constante de referencia en el proyecto a ejecutarse. La función principal de todo objetivo general
es formular el propósito del servicio.
 Los Objetivos Específicos: Son aquellos que apoyan al objetivo general, en otras palabras son
metas pequeñas que ayudan a conseguir el objetivo general.
 Alcance: Se debe describir lo que está dentro de las fronteras del proyecto y lo que está fuera de
estas fronteras. En otras palabras es la definición de los puntos que entran y no entran en el
proyecto.
 Área o Lugar: Descripción del sitio o lugar donde se realizará la ejecución de la obra o servicio.
 Uso de la Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Estructura de Partición de Trabajo
(EPT) o también conocida como Work Breakdown Structure (WBS): Es una descomposición
jerárquica, orientada al producto entregable del trabajo que será ejecutado por el equipo del
proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. Sin
embargo, para que esta herramienta sea verdaderamente útil se debe atender a que su
característica fundamental es ser orientada a los entregables o "productos del trabajo" que son
el resultado del esfuerzo y no el esfuerzo en sí.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

 Duración: Número de unidades de tiempo requeridas para completar una actividad.

 Costo: Número de unidades monetarias a invertir para ejecutar una actividad.
 Alcance: Trabajo que se realiza, cómo se realizará y cuáles serán sus resultados,
 Recursos: Mano de Obra, materiales y equipos de instalación requeridos y/o disponibles para
ejecutar una actividad.
 Calidad: Cuál será la calidad de aceptación de cada uno de los entregables o componentes.
 Relaciones: Restricciones en las relaciones de las actividades.
 Código: Identificar el código único de cada elemento de la EDT.

Para comenzar la elaboración de la EDT se debe tomar en cuenta los siguientes puntos :

1. Indagar sobre la existencia de un modelo o plantilla de EDT de un proyecto realizado que contenga
componentes que presenten analogía con el proyecto actual.
2. identificar los principales productos entregables o subsistemas del proyecto.
3. Identificar las fases del ciclo de vida del proyecto.
4. Identificar la modalidad de ejecución del proyecto.
5. Descomponer los productos entregables: en subcomponentes.
6. Verificar cómo serán los productos entregables: que métodos y procesos tecnológicos se
utilizarán.
7. Identificar la calidad de aceptación de cada entregable.
8. Determinar el nivel de detalle y precisión exigido por las estimaciones de costo y duración de los
componentes de la EDT.

Para preparar una EDT se debe comenzar desde arriba, desde el nivel del proyecto, esto si se desea
realizar en forma de diagrama de árbol. Luego se descompone este nivel en los principales productos
entregables que generalmente se denominan subproyectos, una vez completado el primer nivel de
descomposición, se procede a desagregar cada subproyecto en sub-subproyectos, continuándose la
descomposición hasta el nivel donde, sin ningún tipo de confusión, se puedan realizar las estimaciones de
costo y tiempo, asignación recursos y responsabilidades y, establecer un sistema de identificación sin
ambigüedades.

O si se desea realizar en forma matricial, que es descomponerse por fases, siendo estas fases los
momentos en el tiempo en que se completa una parte significativa del ciclo de vida del proyecto. Esta
descomposición es útil porque una fase comienza donde termina la fase precedente, lo que obliga a
tomar decisiones de continuar o no, con el proyecto. Ya que incluye justificaciones y aprobaciones para
pasar de una fase a otra.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

El punto es que la EDT debe elaborarse de un modo sencillo y natural y, deberá ser relativamente
simple su preparación, de lo contrario el proceso será complicado y duro de entender.

 Actividades: Se deben explicar detalladamente las actividades a realizar durante la ejecución de la

obra o servicio. Entre estas actividades tenemos:
1. Visualizar y definir las necesidades que contemple la ejecución del servicio (una de las
herramientas aplicables es el uso de lluvia de ideas, solicitudes realizadas por el cliente,
entre otras).
2. Definir las Especificaciones Técnicas. Ver Formato N° 1.
3. Realizar la Planificación de Trabajo.
 Prelaciones: Se debe definir cuáles son las prioridades que deben atenderse, determinada cosa o
actividad respecto a otra.

 Recursos: La disponibilidad que se tiene en cuento a personal (Frentes de Trabajo), materiales,

herramientas y equipos; que son necesarios para la realización de la obra o servicio. Definir los
permisos que requiere cada una de las actividades.

 Tiempo: El plazo de ejecución estimado que tendrá la obra o el servicio y el tiempo de cada una de
las actividades a ejecutarse, así como describir detalladamente la fecha en la que se realizara(n)
la(s) actividad(es).
 Luego de realizar lo anteriormente expuesto, se recomienda discutir con la(s) Superintendencia(s)
involucradas o usuario del servicio la importancia o prioridad que el (ellos) tengan sobre algunas
actividades dispuestas en el cronograma, a fin de tomarse en cuenta para la ejecución de la obra o
servicio.

 Se debe realizar el Balanceo de Recurso: Un problema asociado con la asignación de los recursos
a las diferentes actividades de un proyecto, es el de balanceo de los recursos; ya que, dado el
tiempo requerido para terminar un proyecto, el problema ahora es determinar el número mínimo de
unidades de recursos necesarios para terminar el proyecto en esa fecha. Por otro lado, podríamos
decir que el problema de asignación es el complemento al problema de balance: dado el número
de unidades de recursos, ¿Cuál es el tiempo mínimo para terminar el proyecto? Se debe efectuar
el cálculo del balanceo de recurso para así poder determinar el número de recursos necesarios
para realizar cierta actividad.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Recomendaciones: Considerar ciertas variables que pueden afectar el desempeño adecuado de la

ejecución de la obra o el servicio, entre ellos:

1. El clima ambiental: Debido a que hay estaciones del tiempo (época de lluvia y época de
sequía) que no favorecen el buen desempeño de la ejecución de la obra o servicio.

2. Permisos de Trabajo: El personal que trabajará en la obra o servicio debe ser personal
SISDEM y propio de la Contratista, debe tener los permisos de trabajo pertinentes, con sus
debidos pases de Acceso Personal y Vehicular.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Objetivo: Establecer los pasos a seguir para realizar el seguimiento al Plan Especifico de Seguridad
Industrial e Higiene Ocupacional y Ambiente (PESIHO-A).

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia Mantenimiento, Superintendencia de Seguridad Industrial e

Higiene Ocupacional y Superintendencia de Ambiente.

Concepto: El Plan Especifico de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional y Ambiente (PESIHO-A) está
enfocado hacia la prevención de accidentes mediante la formación y adiestramiento del recurso humano,
con el objetivo de capacitar y concienciar al personal en general, las normas, herramientas y estrategias
que permiten la ejecución de trabajos seguros y reduzcan el riesgo existente en la ejecución de las
actividades. Este Plan Especifico de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional y Ambiente permite
dentro de su alcance:

 Prevenir accidentes y garantizar la integridad física del personal.

 Determinar, prevenir y controlar riesgos asociados a las actividades.

 Prevenir y controlar daños a instalaciones y al medio ambiente.

 Aplicar mantenimientos preventivos y correctivos a vehículos y equipos para mantenerlos en

condiciones óptimas y seguras de operatividad, lo cual se identifica a través de inspecciones
permanentes.

 Adiestrar al personal para actuar en casos de emergencia (accidente, incendios, entre otros).

 Ejecutar todos los trabajos y actividades asociados a la obra o servicio.

Lista de Formatos:

1. Solicitud de PESIHO-A.
2. Hoja de Ruta.

Nota: La evaluación del Plan Especifico de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional y Ambiente
(PESIHO-A) está a cargo de la Superintendencia de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional y la
Superintendencia de Ambiente. Sin embargo el Inspector debe dar seguimiento oportuno para que el
PESIHO-A sea aprobado prontamente. Esto lo realizará a través del registro en la Hoja de Ruta.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Solicita a la Contratista, seguido del
otorgamiento de la adjudicación, el PESIHO-A, a
Inspector o Requeriente través de un correo electrónico, anexando la
1 Formato N° 2
del proceso "Solicitud de PESIHO-A”, el inspector debe exigir
a la contratista el recibido de la “Solicitud de
PESIHO-A”.
Contratista 2 Entrega al Inspector el PESIHO-A.
Recibe y entrega inmediatamente a las
Superintendencias involucradas (Seguridad
Inspector o Requeriente
3 Industrial e Higiene Ocupacional y Ambiente) el Formato Nº 3
del proceso e Inspector
PESIHO-A. llevando control de entrega y recibo
en la “Hoja de Ruta”
Seguridad Industrial e Revisan y entregan al Inspector el PESIHO-A,
Higiene Ocupacional y 4 con modificaciones necesarias a corregir por
Ambiente parte de la contratista o aprobado.
Recibe de las Superintendencias de Seguridad
Industrial e Higiene Ocupacional y Ambiente el
PESIHO-A y entrega prontamente a la
Contratista el PESIHO-A.
Inspector o Requeriente
5 De haber puntos de corrección la Contratista
del proceso
deberá corregirlos de inmediato. A continuación
diríjase al punto número 2, hasta que finalmente
el PESIHO-A este aprobado por las
Superintendencias y deberá mantenerse en el
sitio de la obra o servicio.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Objetivo: Establecer los pasos a seguir para llevar adecuadamente la Reunión Pre-arranque.

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento, Superintendencia PCP, Superintendencia de

Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional, Superintendencia de Ambiente, Superintendencia de Recursos
Humanos-Laborales, Superintendencia de Jurídicos, Contratista, Custodio de la instalación y Sindicato.

Concepto: La Reunión Pre-arranque es el mecanismo para consolidar el plan de ejecución del ente
contratante con el plan de ejecución de la Contratista, para obtener y acordar un cronograma solidó, flexible
y libre de ambigüedades, que evite reclamos y disputas en la administración del contrato.

Lineamientos: Debe ser celebrada y documentada seguidamente del otorgamiento de la adjudicación y

cuya finalidad es que se conozcan los equipos de trabajo del ente contratante y la contratista, cubrir
actividades administrativas que requieren acciones tempranas, establecer el modo de operación inicial e
implantar el cronograma de ejecución.

Lista de Formatos Utilizados:

1. Notificación de fecha de Reunión Pre-arranque a contratista.

2. Invitación Reunión Pre-arranque.
3. Minuta de Reunión.
4. Notificación de Minuta de Reunión.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Notifica a la Contratista 10 días hábiles antes de la
fecha en la que se realizará la Reunión Pre-arranque
1 mediante envió de correo electrónico llenando el formato Formato N°4
"Notificación de fecha de Reunión Pre-arranque" y
verificar que la contratista reciba la notificación.
Invita mediante un correo electrónico a todos los
involucrados en el proceso, para que se hagan
2 presentes el día de la Reunión Pre-arranque usando Formato N° 5
Administrador de como formato la "Invitación Reunión Pre-arranque", 5
Contratos o días hábiles antes de la fecha de la reunión.
Requeriente del Levanta información el día de la reunión en “Minuta de
proceso Reunión”, sobre los puntos tratados como son: el tiempo
estimado de la obra o servicio, los representantes por la
3 Contratista y por el Ente Contratante, el número de
evaluaciones de desempeño que se le realizarán a la
contratista, el sitio de la obra o servicio, dotación de Formato N° 6
equipos de seguridad, ambulancia, las fechas de
entrega de las valuaciones, la fecha del Acta de Inicio,
solicitud del cronograma de trabajo a la contratista,
personal a laborar, entre otros.
Entrega y verifica la "Minuta de Reunión” para que sea
Administrador de 4 firmada por los presentes en la reunión.
Contratos o Envía "Notificación de Minuta de Reunión" a todos los
Requeriente del 5 presentes en la reunión vía correo electrónico el mismo Formato N°7
proceso día de la Reunión.
Archiva la "Minuta de Reunión" y cronograma de
6 trabajo, la original para el expediente del contrato y
copia para la Administración del Contrato.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento, Superintendencia de Recursos Humanos-

Laborales y Contratista

Concepto: El Sistema de Democratización del Empleo (SISDEM) es la plataforma tecnológica para la

asignación de los puestos de empleo temporales en la industria petrolera y petroquímica, que prevé el
establecimiento de un mecanismo transparente y objetivo que garantiza la igualdad de oportunidades de
empleo y la no discriminación en la captación, selección y contratación de personal temporal por parte de
las empresas contratistas, este sistema administra el 100% del empleo temporal petrolero de las mismas.

Lineamientos: El Inspector deberá hacer seguimiento constante a la contratista en la búsqueda del

personal, hasta que todo el personal a laborar se encuentre disponible. Para ello deberá llevar un registro
en la “Hoja de Ruta”.

Lista de Formatos:

3. Solicitud Personal SISDEM a Laborales.

4. Notificación de Personal SISDEM a la Contratista.
5. Solicitud de Sustitución de Personal SISDEM.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

RESPONSABLE ACCIÓN/ DESCRIPCIÓN ANEXO /

N°
FORMATO
Solicita por escrito al Inspector el personal a laborar,
especificando la cantidad de personas, área de
Contratista 1 desempeño, plazo de ejecución del servicio y fecha de
inicio. Esto deberá hacerlo 15 días antes de la fecha de
inicio de la obra o servicio.
Solicita en SICC (Sistema Integral de Control de
Contratistas) las personas que se necesitan para la
2 Anexo N° 1
ejecución del servicio, el mismo día que recibe la
Inspector o solicitud por la Contratista.
Requeriente del Envía correo electrónico a la Superintendencia de
proceso Recursos Humanos-Laborales solicitando personal
3 SISDEM con su respectivo número de obra, utilizando Formato N° 8
como modelo la planilla “Solicitud de Personal SISDEM”
previamente lleno.
Genera listado solicitado, correspondiente a cada obra y
Laborales 4
envía correo electrónico al inspector.
Notifica por escrito a la contratista el personal SISDEM
Inspector o
generado por el sistema, mediante la “Notificación de
Requeriente del 5 Formato N° 9
Personal Seleccionado SISDEM”, seguidamente de
proceso
recibir el listado por Laborales.
Busca personal SISDEM generado por el sistema vía
telefónica o personalmente y se verifica si se encuentra
disponible y no disponible para trabajar, cuando el
6 personal no se consigue, se solicita apoyo al Contralor
de la comunidad quien busca la(s) persona(s) y confirma
su disponibilidad, avalando el por qué de su no
disponibilidad.
Si el personal se encuentra disponible para laborar.

Contratista  Realiza exámenes médicos.

 Si se encuentra APTO para trabajar se

7 procede a solicitar pase de acceso personal y
vehicular (si aplica).

 Si se encuentra NO APTO para trabajar se

procede a solicitar sustitución a Laborales.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

N° ANEXO /
RESPONSABLE ACCIÓN/ DESCRIPCIÓN FORMATO
Si el personal no se encuentra disponible para
laborar:

Contratista 8  Notifica al Inspector el personal que no está

disponible para trabajar anexando la notificación
del contralor.

Solicita por escrito a Laborales la sustitución de

9 personal no disponible, anexando el formato Formato N°10
Inspector o
“Notificación de Sustitución de Personal SISDEM” y la
Requeriente del
notificación del contralor.
proceso
A continuación diríjase al punto número 4, 5 y 6.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento, Superintendencia de Prevención y Control de

Perdidas (PCP) y Contratista.

Prevención y Control de Pérdidas (PCP)- Protección Industrial: El objetivo del Control de Acceso es
velar y controlar el ingreso y salida de personas, vehículos, materiales y/o equipos a las instalaciones de
PDVSA con el objetivo de garantizar el resguardo de los activos propios y de terceros que estén bajo su
custodia.

Lista de Formatos Utilizados:

1. Requisitos del Pase.

2. Solicitud de Pase Provisional.

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN/DESCRIPCIÓN
FORMATO
|°
Solicita al Inspector el Pase de Acceso de
Contratista 1 Formato N° 11
Personal anexando los “Requisitos del Pase”.
Solicita a PCP el mismo día que recibe la
Inspector o Requeriente solicitud de la contratista, vía correo electrónico el
Formato N° 12
del proceso 2 Pase de Acceso de Personal anexando el formato
de "Solicitud Pase Provisional”.
Verifica el personal solicitado y notifica 5 días
hábiles siguientes a la solicitud, vía correo
PCP 3
electrónico al Inspector los resultados de la
verificación, si fue “APTO” o “NO APTO”.
Inspector o Requeriente Entrega a PCP 2 copias impresas de "Solicitud
4
del proceso Pase Provisional”.
Recibe, firma, sella y entrega el Supervisor Mayor
PCP 5 o Gerente de PCP al Inspector las 2 copias de
"Solicitud Pase Provisional”.
Entrega 1 copia de "Solicitud Pase Provisional” a
Inspector o Requeriente
6 la Contratista, 1 copia al operador de PCP, y la
del proceso
original se archiva en el expediente del Contrato.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento, Superintendencia de Prevención y Control de

Perdidas (PCP) y Contratista.

Lista de Formatos Utilizados:

1. Solicitud de Documento de Identificación para Vehículo.

Documentos (Vigentes) que debe tener la carpeta para solicitar Pase de Acceso Vehicular:

1. Pase de Acceso personal del Conductor del Vehículo.

2. Carnet de Identificación (copia).
3. Cedula de Identidad (copia).
4. Licencia de Conducir (copia).
5. Certificado Médico Vial (copia).
6. Carnet de Circulación (copia) o en su defecto, Certificado de Origen. (Si el Carnet de Circulación no
está a nombre del Propietario, consignar, Documento de traspaso).
7. Póliza de Seguro o Responsabilidad Civil (copia).
8. Original de la revisión del vehículo (Aplica para acceso a Área Industrial).
9. Autorización para conducir vehículos dentro de las áreas operacionales de PDVSA (copia).

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Entrega carpeta con los documentos completos y
Contratista 1
vigentes al Inspector.
Recibe y revisa la carpeta que todos los documentos
estén completos y vigentes.

Si todos los documentos están completos y

Inspector o Requeriente
2 vigentes: Formato Nº 13
del proceso
 Llena y entrega la "Solicitud de Documento de
Identificación para Vehículo" a PCP.

 Recibe, revisa, firma y aprueba el Supervisor

Mayor o Gerente de PCP la "Solicitud de
Documento de Identificación para Vehículo”.
PCP 3
 Imprime y entrega calcomanía donde está
reflejada toda la información del vehículo junto al
número de pase del vehículo.
Inspector o Requeriente  Recibe de PCP la calcomanía y entrega
4
del proceso calcomanía al Contratista.
 Recibe y coloca calcomanía en lugar visible dentro
Contratista 5
del carro.
Si los documentos no están completos ni vigentes:
Inspector o Requeriente
6  Notifica a la contratista que los documentos no
del proceso
están completos ni vigentes.
 Revisa y ajusta los documentos que no estuviesen
en la carpeta con su vigencia, y procede a
Contratista 7
entregar la carpeta con los documentos
completos y vigentes al Inspector. Diríjase al N°1

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento y Contratista.

Concepto: El Acta de Inicio es un documento de carácter oficial y obligatorio, que marca el inicio del
desarrollo físico del contrato y por tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento por
parte del supervisor, en esta se refleja el acuerdo y conformidad que tienen ambas partes, por una parte
el representante del ente contratante y por la otra la contratista, dando así el inicio y la puesta en marcha
de la ejecución de la obra o servicio.

Lista de Formatos Utilizados:

1. Acta de Inicio.
2. Actualizar Contrato en SAP mediante el Anexo N° 20.

N° ANEXO /
RESPONSABLE ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
1 Notifica a la Contratista en la Reunión pre-
Administrador de arranque la fecha de la firma del Acta de Inicio.
Contratos o Requeriente
del proceso Entrega a la Contratista original y copia del "Acta
2 Formato Nº 14
de Inicio" para la firma, el día pautado para ello.

Recibe, firma y entrega el "Acta de Inicio".

Contratista 3
Original y copia al Administrador de Contratos.
Recibe y firma el "Acta de Inicio" Original y copia.
Administrador de 4 Entrega a la Contratista la copia del “Acta de
Contratos o Requeriente Inicio”.
del proceso Archiva Original del "Acta de inicio" en el
5 expediente de Administración de Contratos.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento.

Concepto: El procedimiento de Seguimiento y Control del Proyecto establece el conjunto de acciones que
se llevarán a cabo para la comprobación de la correcta ejecución de las actividades del proyecto
establecidas en la planificación del mismo. Su propósito es proporcionar un entendimiento del progreso del
proyecto de forma que se puedan tomar las acciones correctivas apropiadas cuando la ejecución del
proyecto se desvíe significativamente de su planificación.

El reporte de avance del Proyecto es un documento corto cuyo propósito es comunicar a las
instancias directivas si el proyecto está marchando o no de acuerdo a lo planeado y por qué. El reporte de
avance es en resumidas cuentas el reflejo de lo que ha sucedido con los recursos asignados al proyecto
para desarrollar el producto, servicio o entregable.

Lista de Anexos:

1. Reporte de Avance del Proyecto.

2. Balancear Contrato a través de SAP.

Procedimiento:

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Semanalmente el Inspector o Administrador de
Contratos deberá informar a su superior inmediato, Anexo N° 2
Administrador de
1 Control y Gestión y Superintendente, los resultados
Contratos, Inspector o Anexo N° 3
de los reportes de control y gestión del avance del
Requeriente del
proyecto, mediante el uso del “Reporte de Avance del
proceso
Proyecto” y comprobarlo a través del “Balance de
Contrato de SAP”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento.

Concepto: El control de calidad consiste en la implantación de programas, mecanismos, herramientas y/o

técnicas en una empresa para la mejora de la calidad de sus productos, servicios y por ende la
productividad de la organización.

Lineamientos: Según lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas, Gaceta Oficial N° 6.154 de

fecha Viernes 13 de Noviembre de 2014, Articulo 138 Atribuciones y Obligaciones del Inspector de la obra:

1. Supervisar la calidad de los materiales, los equipos y la tecnología que el contratista utilizará en la
obra.
2. Rechazar y hacer retirar de la obra los materiales y equipos que no reúnan las condiciones o
especificaciones para ser utilizados o incorporados a la obra.
3. Fiscalizar los trabajos que ejecute el contratista y la buena calidad de las obras concluidas o en
proceso de ejecución, y su adecuación a los planos, al las especificaciones técnicas, al presupuesto
original o a sus modificaciones, a las instrucciones del órgano contratante y a todas las
características exigibles para los trabajos que ejecute el contratista.
4. Suspender la ejecución de partes de la obra cuando estas no se estén ejecutando conforme a los
documentos y normas técnicas, planos y especificaciones de la misma.
5. Recibir las observaciones y solicitudes que formule por escrito el contratista en relación con la
ejecución de la obra, e indicarle las instrucciones, acciones o soluciones que estime convenientes,
dentro de los plazos previstos en el contrato o con la celeridad que demande la naturaleza de la
petición.

Es de gran importancia que el inspector de la obra o servicio tenga conocimiento de:

 Las Especificaciones Técnicas que se encuentran definidas en el pliego de condiciones y en el

contrato. Ver Formato N° 1

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Cada 15 días el inspector debe elaborar el “Acta de
Inspección” y remitirla a su superior inmediato, donde
se especifiquen las observaciones realizadas y Formato N° 15
recomendaciones dadas a la Contratista. Este debe
comparar las Especificaciones Técnicas descritas en
el contrato con las realizadas hasta el momento.
Inspector o Requeriente
del proceso 1 De existir alguna desviación debe levantarse una
“Instrucción en Sitio”. En la cual se refleje la causa del
evento no deseado, así como exigir a la Contratista Formato N° 16
corregir los daños causados sin que estos generen
erogación alguna por parte de PDVSA.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento y Contratista.

Permiso de Trabajo: Es un documento impreso que autoriza un trabajo “en Frío o en Caliente”,
que aplica sólo en áreas restringidas donde se requiera intervención del equipo o instalación o se
afecte la continuidad del proceso (Ej.: construcción, mantenimiento y desmantelamiento), en el
cual se establecen acuerdos y compromisos entre dos o más partes (emisor/receptor/ejecutor),
para la ejecución segura del trabajo.

Lineamientos:

a. En la elaboración del Permiso de Trabajo y verificación de las condiciones establecidas en el

mismo, deben participar el emisor, receptor y ejecutor.

b. La hora de otorgamiento del permiso debe coincidir con la hora de la prueba inicial de gas.

c. El Permiso de Trabajo debe ser elaborado y otorgado en el sitio específico donde se realizará el
trabajo, una vez concluida la verificación de las condiciones establecidas y acordadas.

d. La copia del Permiso de Trabajo, y sus anexos, debe permanecer en el sitio donde se ejecuta el
trabajo.

e. Todos los trabajos realizados en áreas desatendidas, deben contar con la presencia continua
del receptor del permiso y si además el trabajo es de alto riesgo (Ver Norma técnica PDVSA SI--S-
-19), el emisor debe permanecer en el área de trabajo.

f. Las salas de control de las áreas operacionales, deben estar informadas de todos los trabajos,
amparados por permisos, que se estén realizando en las instalaciones de su área (bien sea
mediante la pestaña del permiso, vía radio u otros medios).

g. Los permisos de trabajo deben otorgarse para trabajos específicos y no de carácter general.
Ejemplos:
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 2/4
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Procedimiento 10: Permiso de Trabajo Código: MP-SC-P10
-- Trabajos diferentes, simultáneos, en un mismo equipo fuera de operación, siendo el receptor la
misma persona, y un mismo ejecutor, se puede otorgar un solo permiso, acompañado de los
Análisis de Riesgos del Trabajo, Procedimientos de Trabajo y Certificados para Trabajos
Especiales (en los casos que aplique) correspondientes para cada trabajo.

h. El emisor (Custodio de las Instalaciones) debe asegurarse que se hayan cumplido todos los
pasos preliminares establecidos en el Procedimiento Operacional/Análisis de Riesgo del Trabajo,
a fin de entregar el equipo o sistema en forma segura; informando de esto al Receptor/Ejecutor
(Inspector de Mantenimiento / Contratista).

i. Se debe considerar siempre, como primera opción, la ejecución de los trabajos en frío antes de
ejecutarlos en caliente.

j. No se deben realizar trabajos en caliente en espacios acuáticos, durante la carga y descarga de

buques con productos combustibles o inflamables.

k. La planilla o formato del Permiso de Trabajo con sus anexos, debe archivarse, durante un lapso
de tres (3) meses mínimo, después de haberse cerrado el mismo.

L. El emisor conservará el original del mismo y el receptor la copia, procedimiento de trabajo,

análisis de riesgos del trabajo y certificados especiales utilizados.

Lista de Formatos:

1. Permiso de Trabajo.
2. Análisis de Riesgo de Trabajo (ART).
3. Procedimiento de Trabajo.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

RESPONSABLE ACCIÓN/ DESCRIPCIÓN ANEXO /

N°
FORMATO
Identifica todos los trabajos que requieren la
elaboración de Permisos, considerando si el
trabajo a realizar es en frío o en caliente;
Custodio de las revisará equipos de medición, formatos
1
instalaciones requeridos y necesidad de Certificados para
Trabajos Especiales.

Inspecciona el área donde se va a realizar el

trabajo, asegurándose que no existen
condiciones u otros trabajos simultáneos, que
puedan alterar las condiciones de seguridad
Preestablecidas. Algunos aspectos a verificar
serían:
-- Condiciones del proceso (temperatura,
Custodio de las presión, otros).
instalaciones , -- Bloqueo y Aislamiento de fuentes de energía.
-- Despresurización, drenaje, venteo, lavado,
Inspector de 2
inertización.
Mantenimiento y -- Acordonamiento del área
Contratista -- Fugas o escapes de sustancias o materiales
peligrosos.
-- Ubicación en relación con otros equipos o
instalaciones.
-- Condiciones climáticas (temperatura, viento,
lluvia, tormentas, etc.).

Completa el Formato N° 17, todos los

renglones relacionados con: fecha de emisión, Formato N° 17
validez del permiso, Número del Análisis de
Riesgos del Trabajo (Ver Formato N° 18); Formato N° 18
Custodio de las Procedimiento de Trabajo (Ver Formato N° 19)
3 Formato N° 19
instalaciones Certificados para Trabajo Especiales (Ver
Norma de PDVSA IR-S 04), identificación de la
instalación, equipo y sitio de trabajo, así como
una breve descripción del trabajo a realizar.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 4/4
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Procedimiento 10: Permiso de Trabajo Código: MP-SC-P10

ANEXO /
RESPONSABLE ACCIÓN/ DESCRIPCIÓN
N° FORMATO
Solicita, a la Organización PDVSA correspondiente
en los casos que aplique, la prueba inicial de
gases o vapores inflamables, suficiencia de
Custodio de las oxígeno y presencia de gases tóxicos,
4
instalaciones dependiendo del tipo de trabajo a efectuar y se
establecerá en el Permiso la frecuencia de
monitoreo de gases.
Notifica a los trabajadores y trabajadoras
involucrados en el trabajo, los riesgos a los cuales
estarán expuestos, así como las medidas de
5
prevención y control de los mismos, dejando
constancia escrita de esta notificación.
Proceder a firmar el permiso, en señal de
aceptación de que las condiciones de seguridad,
para realizar el trabajo, están claramente
6 establecidas y que los trabajadores y trabajadoras
han sido Informados de los riesgos inherentes a la
labor.
Custodio de las Al finaliza el trabajo, inspeccionarán el área para
instalaciones , verificar que: el trabajo haya sido realizado de
Inspector de acuerdo a los parámetros establecidos, la
Mantenimiento y instalación y equipos involucrados se encuentran
Contratista en condiciones seguras de operabilidad,
7 condiciones de orden y limpieza, los bloqueos han
sido retirados y los equipos eléctricos han sido
reconectados, antes de poner la instalación en
servicio.
Firmaran el Permiso de Trabajo en el sitio de
trabajo, como constancia que el trabajo se realizó
según lo establecido en el permiso y las
8 condiciones de seguridad, orden y limpieza han
sido preservadas, indicándose la fecha y hora de
finalización.
Custodio de las
El custodio conservará el original del mismo y el
instalaciones e
Inspector la copia, procedimiento de trabajo,
Inspector de 9 análisis de riesgos del trabajo y certificados
Mantenimiento especiales utilizados.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Procedimiento 11: Revisión y Aprobación de Código: MP-SC-P11
Valuaciones
Objetivo: Establecer los pasos a seguir para Revisar y Aprobar las Valuaciones.

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento y Contratista.

Lineamientos:

1. El Inspector de la Obra deberá exigir a la Contratista la entrega de las valuaciones en los lapsos
establecidos en el contrato (preferiblemente una (1) valuación mensual), debidamente firmadas por
el ingeniero residente.
2. El Ingeniero Inspector o Administrador de Contratos deberá revisar las valuaciones en un plazo de 5
días hábiles.
3. El Inspector o Administrador de Contratos indicará a la Contratista los reparos que tenga que hacer
a las valuaciones, dentro de un lapso de ocho días calendario, siguientes a la fecha que les fueron
entregadas.
4. El Inspector o Administrador de Contratos deberá llevar un control de la Hoja de Ruta, en la que se
especifica la fecha de entrega y fecha de salida de la Valuación.
5. Lo requisitos mínimos que se deben consignar para revisar y conformar las valuaciones son :

 La entrega de los requisitos se hará en una carpeta tamaño oficio, que debe estar
identificada con una carátula que contenga: el logotipo de PDVSA, seguido del Distrito y la
Superintendencia a cargo, nombre del contrato, número del contrato y finalmente el número
de la valuación.
 Resumen de Valuación.
 Acta de Inspección.
 Calculo matemáticos (calculo de áreas).
 Fotografías del antes y después de la ejecución del servicio, siendo la fotografía final tomada
desde el mismo ángulo que la fotografía inicial.
 Croquis o planos (si aplica).
 Copia de la(s) partida(s).

Lista de Formatos Utilizados:

3. Acta de Inspección.
4. Hoja de Ruta para modificación de valuación.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Entrega al Administrador de Contratos la
Contratista carpeta de valuación con los requisitos a
1
conformar.
Recibe de la Contratista la carpeta de
Valuación y revisa la carpeta, es
Formato N° 15
2 imprescindible que tenga el “Acta de
Inspección”.
Si la carpeta tiene todos los documentos
exigidos:
 Procede a realizar el pedido en SAP.
Administrador de Contratos o
Requeriente del proceso  Procede a realizar la creación de Hoja Anexo N° 6
3 de Entrada de Servicio (HES) en SAP. Anexo N° 7

 Solicita al NAAF correspondiente del

pago la aprobación de la Hoja de
Entrada de Servicio.

 Verifica y Aprueba la Hoja de Entrada de

NAAF 4
Servicio.
 Imprime la Hoja de Entrada de Servicio
Administrador de Contratos o
5 y entrega a la Contratista la Hoja de Anexo N° 8
Requeriente del proceso
Entrada de Servicio.
 Recibe del Administrador de Contratos la
HES y la lleva junto a la factura, a la
Contratista 6
Gerencia de Finanzas, quien tramitará el
pago correspondiente.
Si la carpeta no tiene los documentos
exigidos.
 Notifica y entrega la carpeta de
Administrador de Contratos o 7 Valuación a la Contratista para que
Requeriente del proceso realice los cambios pertinentes para su Formato N° 20
aprobación y llena el formato "Hoja de
Ruta para modificación de valuación".

 Recibe la carpeta y realiza los cambios

necesarios para su aprobación de
Contratista 8
Valuación para sus cambios pertinentes.
Diríjase al punto 1
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/3
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Procedimiento 12:Acumulación por Excepción Código: MP-SC-P12
Objetivo: Establecer los lineamientos para llevar adecuadamente una acumulación por
excepción.

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento y Gerencia de Finanzas.

Concepto: Una acumulación “Comprende el registro de los montos adeudados por PDVSA y sus
filiales por concepto de bienes (materiales y equipos) y servicios en general, efectivamente
recibidos parcial o totalmente, conforme a las condiciones previamente establecidas y de los
cuales no se hayan recibido las facturas respectivas”. (PDVSA-Normas y Procedimientos
Corporativos de Finanzas, 2005, p.3).

Operaciones que deben ser Acumuladas:

 Montos mayores a 1.000 $ ó su equivalente en Bolívares.

 Trabajos y servicios contratados recibidos efectivamente (total o parcialmente),

hasta el 31/12/20XX.

Ejemplo: Obras o servicios que estén parcial o totalmente recibidos y las

organizaciones contratantes no hayan aprobado la HES.

 Materiales y equipos ordenados que ya sean propiedad de PDVSA ó Filiales,

no registrados contablemente al cierre del ejercicio.

Ejemplo: Cuando Bariven no ha registrado la recepción del material (Albarán).

 Materiales y equipos especiales de fabricación, no recibidos al cierre del ejercicio,

pero respaldados por una obligación de tipo legal/contractual que garantice la propiedad
a PDVSA/Filial.

Ejemplo: Equipos fabricados parcial o totalmente al 31/12/XX tramitados por PDVSA

SERVICES en el exterior.

 Materiales en tránsito y/o disponibles en el exterior cuya propiedad esté validada por el
conocimiento del embarque.
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 2/3
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Procedimiento 12:Acumulación por Código: MP-SC-P12
Excepción
 Obras en construcción con evidencia de una ejecución física y constancia
documentada del derecho de propiedad de la División/Filial de las cuales no se haya
recibido la factura del suplidor o contratista.

Ejemplos: Construcción de una edificación. Construcción de vialidad.

Requisitos y Soportes para realizar una acumulación por excepción:

 Copia de Factura o Pro forma.

 Copia del pedido.
 Acta de Inspección.
 Informe de avance de obra.
 Valuaciones.
 Formato de acumulación, firmado por el Nivel de Autoridad correspondiente.

Puntos de Atención:

• Con respecto a la hoja de entrada de servicio, deben revisar si no ha sido aprobada antes
del cierre ejercicio fiscal.

• Los Administradores deberán suministrar un listado de las acumulaciones sometidas con la

finalidad de evitar duplicidad.

• Las acumulaciones deben efectuarse sobre gastos realmente causados e ingresos

realmente devengados (ventas, intereses, etc).

• Al momento de crear la HES deberán imputar a la misma orden interna o centro de costo
señalada en el formato de acumulación.

• Los montos acumulados no deben incluir el IVA.

Lista de Formatos Utilizados:

 Formato de acumulación.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Administrador de Prepara “Formato de Acumulación” con soportes
Contratos o respectivos y envía Acumulación con soportes
1
Requeriente del (HES y Acta de Inspección) al Dpto. de Control Formato N° 21
proceso Interno-Finanzas.
Equipo de Control
Interno-
2 Evalúa soportes y envía a Contabilidad.
Finanzas

Contabilidad 3 Registra Asiento en Modulo de Mayor Financiero.

Supervisor de
Procesos 4 Verifica razonabilidad y Aprueba.
Contables

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento, Comisión de Contratación y Contratista.

Lineamientos y Normativa Aplicable: Según lo establecido en el Manual de Contratación de PDVSA y

sus Filiales – Capitulo 7.Administracion de Contratos. Sección 11. Cierre Administrativo del Contrato y
Evaluación de Actuación de la Contratista, Establece lo siguiente:

1. Es política de Petróleos de Venezuela y sus Filiales evaluar la actuación o desempeño de la

Contratista o Consultora, durante la ejecución de la obra, prestación del servicio comercial o
profesional, y adquisición de bienes muebles, objeto del contrato. A tal efecto, se establecen los
siguientes factores, parámetros y criterios de evaluación, de manera de promover el mejoramiento
continuo, mediante la incorporación de indicadores que permitan tener una visión integral de las
capacidades y aptitudes de las Contratistas o Consultoras disponibles en el mercado nacional.
Estos mecanismos de medición deben ser objetivos, de posible verificación y formar parte de los
Pliegos de Licitación o Condiciones de Contratación, según el caso.
2. En contratos de larga duración (más de 6 meses), en adición a la evaluación final de actuación o
desempeño de la Contratista o Consultora, es recomendable que la Gerencia Contratante, con
apoyo de las Funciones Asesoras, elabore evaluaciones parciales de actuación o desempeño,
durante la ejecución de la obra, suministro de bienes o prestación de servicios, objeto del Contrato,
con el propósito de llevar mejor control y seguimiento de la actuación de la Contratista o Consultora
y tomar las acciones correctivas o preventivas, a que dieran lugar, de ser aplicables.
3. En términos generales, los factores de referencia para preparar la evaluación de actuación o
desempeño de la Contratista o Consultora, durante la ejecución de la obra, suministro de bienes o
prestación de servicios deben tomar en cuenta, entre otros: calidad de trabajo, eficiencia,
cumplimiento de las especificaciones; desviaciones al tiempo de entrega, organización, apoyo y
gestión, infraestructura, equipos y herramientas, seguridad industrial, ambiente e higiene
ocupacional; aspectos laborales y del compromiso de responsabilidad social. La Gerencia
Contratante podrá definir otros factores de evaluación para medir la actuación de la Contratista o
Consultora, de acuerdo con la naturaleza y complejidad de la obra, bienes o servicios objeto del
Contrato.
4. Los parámetros de evaluación, criterios y ponderaciones a ser utilizados en cada caso, deben ser
tomados de las plantillas de evaluación, incluidas en la Guía de Procedimientos de Administración
del Registro Auxiliar de Contratistas de PDVSA, en su capítulo sobre “Evaluación de Actuación del
Contratista”, e incorporados a los sistemas correspondientes.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 2/5
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Procedimiento 13: Evaluación de Actuación o Código: MP-SC-P13
Desempeño del Contratista
5. La Gerencia Contratante es la responsable de preparar las evaluaciones parciales o final de
actuación o desempeño de la Contratista o Consultora, durante o al finalizar la ejecución de la obra,
adquisición del bien o prestación del servicio. La evaluación final de actuación o desempeño de la
Contratista debe ser notificada dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la terminación o
entrega de la obra, bienes o servicios objeto del Contrato. Asimismo, la Gerencia Contratante, debe
informar a la Comisión de Contratación correspondiente sobre el resultado de la evaluación de
actuación final o desempeño de la Contratista o Consultora y acciones recomendadas; además de
incorporar dicha evaluación en el Sistema de Contratación y Administración de Contratos (SICAC),
REPS y el RAC de PDVSA.
6. Las Organizaciones de Seguridad Industrial, Higiene Ocupacional y Ambiente (SIHO-A) y
Relaciones Laborales de Recursos Humanos, entre otras, relacionadas con áreas de su
competencia durante la ejecución y administración del Contrato, deben asesorar a la Gerencia
Contratante, en caso de que les sea requerido, a fin de elaborar de manera oportuna y objetiva la
evaluación de actuación o desempeño de la Contratista.
7. Cuando deban examinarse o evaluarse aspectos relacionados con la responsabilidad de la
Contratista o Consultora, de la Gerencia Contratante y/o la Filial Contratante, a efectos de
establecer incentivos o penalidades, mediante cláusulas penales, procedencia de retenciones en
casos dudosos, accidentes o incidentes o, en general, aspectos que pudieran resultar
determinantes para prevenir o resolver potenciales litigios, en relación con la ejecución y
administración de un Contrato, la Gerencia Contratante debe solicitar la participación y
recomendaciones de la Consultoría Jurídica, entre otras funciones asesoras.
8. Los resultados de la evaluación final de actuación o desempeño de la Contratista o Consultara
deben ser ingresados oportunamente en el Sistema de Contratación y Administración de Contratos
(SICAC), a objeto de llevar control y seguimiento de la remisión de los mismos al Registro Nacional
de Contratistas (RNC).
9. La evaluación de actuación o desempeño de la Contratista o Consultora, como recurso de
mejoramiento continúo de la calidad, debe ser notificada por la Gerencia Contratante a la
Contratista o Consultora, a quien se le debe señalar las circunstancias relevantes ocurridas durante
la ejecución de la obra, adquisición de bienes o prestación de servicios.
10. Los resultados de las evaluaciones finales de actuación o desempeño de las Contratistas o
Consultoras deberán ser remitidos al Registro Nacional de Contratistas (RNC), según sea aplicable,
dentro del lapso establecido en la Ley de Contrataciones y sus Reglamentos, con el objeto de servir
de insumo para la selección de potenciales Contratistas que participarían en los futuros
procedimientos de licitación o contratación.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 3/5
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Procedimiento 13: Evaluación de Actuación o Código: MP-SC-P13
Desempeño del Contratista
11. Cuando ocurran desviaciones respecto a lo establecido en la Ley de Contrataciones, la Gerencia
Contratante, es responsable por la sustanciación del expediente para tramitar la suspensión de la
Contratista ante el Servicio Nacional de Contratación (SNC), previa aprobación de este trámite por
parte de los niveles de autoridad administrativa y financiera que corresponda. La Contratista podrá
ejercer los recursos administrativos señalados en la Ley Orgánica de Procedimientos
Administrativos (LOPA).
12. Cuando el plazo de ejecución de la obra, prestación del servicio (comercial o profesional) o la
entrega de bienes muebles, sea mayor de tres (3) meses, la Gerencia Contratante podrá elaborar
evaluaciones parciales de hitos de completación del trabajo, actividades o productos, durante la
vigencia del contrato. Para ello, podrá utilizar el mismo formato de evaluación de actuación o
desempeño con el objeto de hacer referencia al mejoramiento continuo de la Contratista o
Consultora.
13. Para contratos con duración mayor de un (1) año, la Gerencia Contratante deberá realizar
evaluaciones parciales de actuación o desempeño, que permitan determinar y hacer seguimiento a
las áreas de atención y mejoras, mediante observaciones a la Contratista o Consultora durante la
ejecución de la obra, prestación de servicios o suministro de bienes muebles. Emplearlas como
insumo para el mejoramiento continuo y que sirva de soporte en la elaboración de la evaluación final
de actuación o desempeño.
14. En caso de tener varias evaluaciones parciales de actuación o desempeño para un mismo contrato,
el resultado final de la evaluación de actuación o desempeño de la Contratista o Consultora deberá
tomar en cuenta el promedio de las evaluaciones parciales, así como las últimas acciones tomadas
por la Contratista o Consultora para la conclusión de la obra, prestación del servicio o entrega de
bienes muebles, según el caso.
15. En caso de contratos de adquisición de bienes o prestación de servicios, donde se establezca la
colocación de órdenes de compra u órdenes de servicio de corta duración, la evaluación de
actuación o desempeño de la Contratista o Consultora se deberá realizar por periodos no menores
de tres (3) meses, con base en la evaluación de actuación o desempeño de varias órdenes
colocadas durante ese periodo, en lugar de realizar una evaluación de actuación o desempeño por
cada una de las ordenes colocadas.
16. El resultado de cada una de las evaluaciones parciales de actuación o desempeño deberá ser
comunicada oportunamente a la Contratista o Consultora que corresponda, de manera que sirva
como un mecanismo efectivo de retroalimentación o mejoramiento continuo; así como de
herramienta de apoyo para uso de la Gerencia Contratante en el siguiente periodo de evaluación.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ESCALA DE PUNTUACION
RANGO DE DESCRIPCION DE LA
PUNTUACION EVALUACION
0 - 50 DEFICIENTE
51 - 70 REGULAR
71 - 80 BUENO
81 - 90 MUY BUENO
91 - 100 EXCELENTE

Lista de Formatos y Anexos utilizados:

1. Evaluación de Actuación o Desempeño de contratista.

2. Conversión de PDVSA a SNC.

3. PDVSA Privado.

4. Reunión de Notificación.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Prepara y aplica las evaluaciones parciales o final de
actuación o desempeño de la Contratista, durante o
1 al finalizar la ejecución de la obra o servicio,
Anexo N°9
mediante el archivo “Evaluación de Actuación o
Desempeño de contratista”.
Si se realizaron evaluaciones parciales durante la
ejecución del servicio debe hacer un promedio de las
2
evaluaciones parciales para así obtener la evaluación
final.
Convierte el resultado final obtenido de la Evaluación
de Actuación o Desempeño de la contratista al
Anexo N° 10
3 formato del Servicio Nacional de Contratista (SNC),
mediante el uso del archivo “Conversión de PDVSA
Administrador de a SNC”.
Contratos - Inspector o
Requeriente del Notifica a la Contratista el resultado de la evaluación
proceso de actuación o desempeño que obtuvo, donde se
Formato N° 23
4 debe señalar las circunstancias relevantes ocurridas
durante la prestación del servicio a través del formato
“Reunión de Notificación”.
La evaluación final de actuación o desempeño de la
Contratista debe ser notificada dentro de los veinte
(20) días hábiles siguientes a la terminación o
entrega del servicio objeto del Contrato a la Comisión
de Contratación sobre el resultado de la evaluación
5
de actuación final o desempeño de la Contratista y
acciones recomendadas a través de un “PDVSA Formato N° 22
Privado”, además de incorporar dicha evaluación en
el Sistema de Contratación y Administración de
Contratos (SICAC), REPS y el RAC de PDVSA.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento, Comisión de Contratación Mayor, y Contratista.

Concepto: Toda modificación al contrato de obra, bienes o servicios, como consecuencia de

modificaciones que impliquen cambio en la naturaleza de la obra, bienes o servicios que impliquen nuevas
partidas o posiciones no contempladas en el contrato original, será considerada como un cambio en el
alcance del contrato.

Lista de Formatos y Anexos Utilizados:

5. Acta de Modificaciones al Contrato.

6. Decisión de Gerencia.
7. PDVSA Privado.
8. Addendum.
9. Cambios en el Alcance a través de la aplicación SAP.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Solicita apoyo a la Comisión de Contratación
correspondiente para recibir y abrir la oferta en acto
privado, en cuyo caso, la oferta podrá ser depositada
en el buzón de la Comisión de Contratación
1 destinado al efecto, con antelación a la fecha de la
entrega fijada. Igualmente preparara o hará que se
prepare el estimado de costos correspondiente.
Analizará la oferta conjuntamente con el estimado de
costos interno, de ser necesario y procedente, podrá
2
aclarar y acordar con la Contratista las condiciones
definitivas.
Una vez concluido el análisis, y antes de proceder a
la ejecución de los cambios en el alcance, debe
presentar a la Comisión de Contratación
Administrador de correspondiente, lo siguiente a través de una “Acta
Contratos o de Modificación al Contrato”:
Requeriente del
proceso  Razones que justifiquen el cambio en el alcance y
consiguiente modificación en el plazo de
ejecución de la obra, bienes o servicios objeto del
contrato original, en caso de ser aplicable.
Formato N° 24
3  Especificaciones técnicas de las nuevas
partidas, posiciones, trabajos o actividades
incluidas en el cambio en el alcance.

 Factibilidad técnico-económica del cambio en

el alcance.

 Estimado de costo interno o resultados del

análisis de la Oferta del Contratista, según
corresponda

 Disponibilidad presupuestaria.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Vistas las justificaciones presentadas por el
Administrador de Contratos, verificará si la
modificación propuesta califica o no como un cambio
en el alcance y decidirá la conveniencia de ejecutar
Comisión de los trabajos con el mismo contratista mediante una
Contratación modificación del Contrato existente, previa
4 aprobación del Nivel de delegación de Autoridad
Administrativa y Financiera (NAAF) que corresponda
o iniciar un nuevo procedimiento de contratación, con
la misma u otras contratistas.
Una vez obtenida la opinión de la Comisión de
Contratación correspondiente, elaborará una
documento “Decisión de Gerencia”, en el cual
indicará las modificaciones acordadas; “PDVSA Formato N° 25
Privado”, además de actualizar las cantidades en las
Administrador de 5 Formato N° 22
partidas o posiciones que correspondan y sus
Contratos o montos en el Contrato Marco y/o Pedido cargado en Anexo N° 14
Requeriente del
el sistema SAP.
proceso
Solicita al Contratista, las fianzas y garantías
adicionales correspondientes, alineado con el nuevo
monto del contrato, incluidas las modificaciones por Formato N°26
6 concepto del cambio en el alcance de la obra, bienes
y servicios contratado, mediante un “Addendum”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento, Comisión de Contratación Mayor, y Contratista.

Concepto: La prórroga es la extensión del plazo de ejecución del contrato, lo cual no implica la existencia
de un nuevo contrato, no obstante, podría dar origen a la modificación del monto del mismo.

Lista de Formatos y Anexos Utilizados:

1. Acta de Modificaciones al Contrato.

2. Addendum.
3. Modificaciones en el Plazo de Ejecución a través de la aplicación SAP.
4. PDVSA privado.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

La ejecución del contrato durante el tiempo de la prórroga

que se acuerde, se regirá por los mismos términos y
condiciones establecidos en el contrato original. Para el
manejo administrativo de las modificaciones al plazo de
ejecución de la obra, bienes o servicios objeto de un Formato N° 26
contrato, con o sin erogación adicional asociada, se debe
elaborar y firmar el documento respectivo (Addendum) y Formato N° 22
3 “PDVSA Privado” entre las partes; además de incorporar la
información correspondiente en el sistema SAP, Anexo N° 15
especificando la nueva fecha acordada y estimada de
terminación.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento, Comisión de Contratación Mayor, y

Contratista.

Concepto: Para contratos bajo la modalidad de Precios Unitarios, Costos Reembolsables más Utilidad
(Ganancia, Estipendio o Excedente), o contratos a Suma Global si fuere factible; se entiende como
Cambios en la Cantidad de Obra o Servicio Contratado, o cantidad de Bienes Muebles a adquirir, las
modificaciones al contrato que impliquen aumentos o disminuciones en las partidas o posiciones incluidas
en el documento original, o simplemente cambio en la cantidad global de la obra o servicio originalmente
contratadas.

Lista de Formatos y Anexos Utilizados:

1. Acta de Modificaciones al Contrato.

2. Addendum.
3. Modificaciones en Cantidad a través de la aplicación SAP.
4. PDVSA privado.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Cuando el resultado de la suma algebraica (solo

aumentos y/o disminuciones), en su valor neto y
acumulado no exceda del 10% del monto total original del
contrato, previo acuerdo con la Contratista y sin necesidad Formato N° 26
de someter a consideración de la Comisión de
Contratación elaborará un documento (Addendum) y Formato N° 22
PDVSA privado en el cual indicará las modificaciones
acordadas; además de incorporar y actualizar las nuevas Anexo N° 16
cantidades y montos del Contrato Marco (o Pedido, según
corresponda) en el sistema SAP.

Cuando el resultado de la suma algebraica (solo

aumentos y/o disminuciones), en valor neto y acumulado
Administrador de exceda del 10% del monto total original del contrato, el
Contratos o Administrador de Contratos debe someter la modificación
1 a la consideración de la Comisión de Contratación, antes
Requeriente del
proceso de proceder a realizar el aumento o disminución en la
cantidad de la obra, bien o servicio contratado, mediante
un documento “Acta de Modificación de Contrato” ,
especificando lo siguiente:

• Razones que justifiquen el aumento o disminución Formato N° 24

en la cantidad de obra, bienes o servicios y las
modificaciones en el plazo de ejecución a que éstas
dieran lugar, de ser el caso.

• Detalle por partida o posición de las cantidades

adicionales o disminuidas, así como el monto estimado de
la modificación total neta, cuyo cálculo se efectuará
utilizando los precios unitarios o tarifas establecidos en el
contrato original, si los hubiere.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO

Vistas las justificaciones presentadas por el Administrador

de Contratos, determinará si el aumento en la cantidad de
la obra, bienes o servicio debe ser ejecutado bajo el
Comisión de mismo contrato o si es más conveniente a los intereses de
2 la Gerencia Contratante y/o Filial iniciar un nuevo
Contratación
procedimiento de contratación con la misma Contratista o
una diferente.

Una vez obtenida la opinión de la Comisión de

Contratación correspondiente, el Administrador de
Contratos debe elaborar un documento (Addendum), en
Formato N°26
el cual indicará las modificaciones acordadas; además de
3
actualizar las cantidades en las partidas o posiciones que Anexo N° 16
correspondan y sus montos en el Contrato Marco y/o
Pedido cargado en el sistema SAP.

Con la recomendación de la Comisión de Contratación

Administrador de y antes de ejecutar los cambios en la cantidad de obra,
Contratos o bienes o servicios, debe obtener la aprobación por
Requeriente del 4 parte del Nivel de delegación de Autoridad
proceso Administrativa y Financiera (NAAF) que corresponda.

Solicita al Contratista el ajuste y actualización de las

fianzas y garantías correspondientes, de ser procedente,
alineado con el nuevo monto del contrato, incluidas las
5
modificaciones en cantidad de obra, bienes y servicios
contratado.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento y Contratista.

Lineamientos: Los documentos a solicitar a la CONTRATISTA por la Unidad Contratante son, entre otros
los siguientes:

 Listado personal que laboró durante el periodo de reclamo o ajuste, en formato Excel, Windows
2003, físico y electrónico:

 Nombre y Apellido.
 Cédula de Identidad
 Clasificación de Puesto de Trabajo.
 Fecha de Ingreso y Egreso.
 Determinación de días laborados por cada trabajador y el total general.
 Tabulador que aplica (CCP, CCC O LOTTT).
 Bono Nocturno, si es que aplica.
 Sábados y domingos Trabajados, si es que aplica.
 Feriados Trabajados, si es que aplica.
 Bono de Asistencia Puntual, caso CCC, si es que aplica.

 .Hoja de Entrada de Servicio (HES), correspondiente al periodo de ajuste.

 Recibos de Pagos.
 Análisis de Riesgo de Trabajo (ART) o Listados de Asistencia Diaria avalados por el Inspector de
Obras PDVSA, aplica para CCC, LOTTT y CCP solicitado y no solicitado por SISDEM.
 Factor de Sobre Costo Labor (FSCL) original en electrónico, formato Excel, Windows 2003.
 Señalar la fecha de vigencia del tabulador sujeto a reclamo o ajuste, Ejemplo: (CCP 2009-2011:
01/01/2011; Bs. 10, Salario Básico Bs. 79,23, CCP 2011-2013: 01/10/2011, Bs. 30, Salario Básico
Bs. 109,23 y 01/01/2013, Bs. 10, Salario Básico Bs. 119,23). Separar la solicitud de ajustes en
cuatro (4) partes; la primera abarca desde el 01/01/2011 hasta el 30/09/2011 y es Bs. 10; la
segunda abarca desde el 01/10/2011 hasta el 31/12/2012 y es Bs. 30, la tercera abarca desde el
01/01/2013 hasta el 30/09/2013, correspondiente a Bs. 10 y la cuarta abarca desde el 01/10/2013
hasta el 31/12/2014, correspondiente a Bs. 70.

Lista de Formatos utilizados:

1. Memorándum.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Solicita y consigna al Administrador de Contratos los
Contratista
1 documentos anteriormente mencionados.
Verifica para cada trabajador (trabajadores CCC, CCP
y LOTTT), que la sumatoria de los días de asistencia
diaria al trabajo o ART coincidan con los días
laborados señalados por la contratista en el listado de
personal, asimismo, debe comprobar que las fechas
2 de ingresos y egresos, cédula de identidad y nombre
del trabajador, señalados en los print de pantalla del
Administrador de
Sistema Integrado de Control de Contratista, se
Contratos o
corresponde con los datos indicados en el listado de
Requeriente del
personal suministrado por la contratista y la oferta
proceso
original con sus Análisis de Precios Unitarios.
Solicita a la Unidad de RRLL a través del Sistema
3 Integrado de Control de Contratista (SICC), listado de
todos los trabajadores que integran el contrato.
Elabora y consigna a Evaluaciones Económicas el
4 “Memorándum” correspondiente al ajuste CCP, CCC Formato N° 27
Y LOT.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento, Gerencia de Finanzas y Contratista.

Lista de Formatos Utilizados:

1. Carta de la Contratista solicitando Reembolso de Fianza.

2. Hoja de Entrada de Servicios.
3. Recibo de pagos / comprobantes de ingreso a caja por parte de la Contratista a la aseguradora.
4. Copia del Contrato donde especifica el reintegro de fianzas.

Lineamientos: Se tomará como referencia lo establecido en la Norma No. PDV-FI-AP-CT-001-PR,

13/08/2001 "Procedimiento Contable y Administrativo para el Reembolso a Contratistas por Gastos de
Fianzas" y "Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas, Prácticas de Contabilidad – Cuentas por
Pagar, Tópico XV-4: Pago de los Gastos Reembolsables., 30/06/2005".

1. Antecedentes: En el pasado, la norma establecía que en el Pliego de Licitaciones (Hoy Pliego

de Condiciones) los costos por concepto de las Fianzas debían formar parte de la oferta del
contratista y por lo tanto estaban incluidos en el monto total del contrato suscrito. Esos costos
estaban considerados como parte del Elemento de Costo del Contrato denominado “Gastos
Administrativos”, o bien eran “diluidos” de forma incorrecta en el resto de los elementos de costos
del contrato. Esa mala práctica hacía encarecer los "costos de los servicios", además que de
forma indirecta el Ente Contratante pagaba los costos de las Fianzas pero no se sabía cuánto
era lo que se pagaba al quedar “diluido” en el total del contrato. En fecha 13 de Agosto de 2001
entra en vigencia la Norma No. PDV-FI-AP-CT-001-PR, referida al “Procedimiento Contable y
Administrativo para el Reembolso a Contratistas por Gastos de Fianzas”.

2. Consideraciones en los Pliegos de Condiciones: La precitada norma establece que en los

Pliegos de Licitaciones (Hoy en día Pliego de Condiciones), en las reuniones aclaratorias, en las
Minutas generadas a tal fin, otros, se debe especificar claramente que los GASTOS ASOCIADOS A
LA PRESENTACIÓN DE LAS GARANTÍAS EXIGIDAS, NO DEBERÁN FORMAR PARTE DE LA
ESTRUCTURA DE COSTOS DE LAS OFERTAS ECONÓMICAS. Ref. Norma No. PDV-FI-AP-CT-
001-PR, 13/08/2001, Pto. 3, Núm. 3.1 y 3.4.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

 Los costos de las Fianzas serán reconocidos por PDVSA como “Gastos Reembolsables”.
 El contratista debe demostrar que dichos pagos fueron causados.
 Revisión de los documentos originales que soportan el costo de la consecución de las
fianzas, revisión de la razonabilidad y procedencia del pago.
 La gerencia Contratante debe revisar / avalar que el contratista efectivamente haya pagado a
la empresa o institución de seguros (Exigir recibo de pagos / comprobantes de ingreso a
caja).
 La Gerencia Contratante debe verificar que los costos de las Fianzas no estén incluidos
dentro de la estructura de costos de la oferta presentada por el contratista para la ejecución
del servicio o de la obra.
 El gasto reembolsable por concepto de Fianzas no está sujeto a la retención de ISLR, IVA o
Impuestos Municipales.
 El gasto reembolsable por concepto de Fianzas no genera reconocimiento de pagos
adicionales por concepto de Gastos de Administración ni por Ganancias.

4. Qué se Paga?: La Norma No. PDV-FI-AP-CT-001-PR, 13/08/2001, establece que los Costos de
obtención de las fianzas serán reconocidos por PDVSA como gastos reembolsables. También
menciona esta norma adicionalmente que una vez que las Fianzas sean revisadas por la Gerencia
Contratante y por las Unidades Asesoras y que se demuestre que dichos Gastos fueron causados.

Entre las innumerables definiciones y tipología de “Costos” existentes en la literatura especializada,

nos encontramos con la definición comúnmente aceptada como “….Lo que cuesta en dinero una
cosa o un servicio…” mientras “Gasto” comúnmente es aceptado como el costo asociado a la
Actividad Administrativa de algo o alguien, bien sea Empresa, Institución, Órgano del Estado, etc.

Así pues que al hablar del reconocimiento de los costos y gastos en la obtención de las Fianzas, se
entiende que se reconoce el COSTO DE LA PRIMA POR LA SUMA ASEGURADA + LOS COSTOS POR
EL VISADO Y DEMÁS GASTOS DE REGISTRO DE NOTARIAS. Lo que NO se reconoce es pago
alguno, ni porcentaje adicional por concepto de manejo administrativo ni por utilidad o ganancias.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

5. ¿Cuándo se Paga? : El pago se puede hacer una vez que las Fianzas sean revisadas por la
Gerencia Contratante y por las Unidades Asesoras correspondientes y que se demuestre que
dichos gastos fueron causados. Se debe validar previamente que el costo de las fianzas no formen
parte de la estructura de costos de la oferta de servicio del contratista, así como la revisión de la
razonabilidad de costos por la Unidad Asesora competente. (Ref. Norma No. PDV-FI-AP-CT-001-
PR, 13/08/2001, Punto. 3, Núm. 3.1). Adicionalmente se debe tener en cuenta que para el pago de
las Fianzas, las actividades objeto del contrato se hayan iniciado.

Nota: No necesariamente se debe pagar al final del contrato, por cuanto la garantía del contrato son
las Fianzas propiamente y no el costo de las mismas.

6. Forma de Pago: Vía Gastos Reembolsables, para lo cual se debe crear en el Contrato SAP una
Posición aparte a la Posición de los Servicios / Obras. El costo de las Fianzas debe ser sumado al
monto total del contrato (Valor Previsto en SAP).

El Pedido debe ser a través de “Valor Límite”.

Secuencia SAP (Gerencia Contratante):

Contrato Marco ------> Pedido Valor Límite -------> HES

46XXXX ------> 450XXXXX -------> 100XXX

7. Cuenta a Cargar: El costo de las Fianzas se cargan al mismo Ce.Co / OI en que se ejecuta el
contrato de servicio/obra.
8. Documento de Pago: Las Fianzas se pagan a través de una HES asociado a un Pedido que a su
vez debe estar referenciado al Contrato Marco, en la Posición correspondiente al pago de los
Gastos Reembolsables por este concepto (Ver. Pto. No. 6).

El contratista debe presentar la factura de forma normal a como se hace con el resto de los
servicios (salvo la consideración de los Tributos arriba señalados) ante la Unidad de Pagos de la
Gerencia de Finanzas una vez que la HES haya sido aprobada por la Gerencia Contratante.

Nota Importante: No se debe confundir el reconocimiento del costo de las Fianzas vía Gastos
Reembolsables, con la Devolución de las “Retenciones”" por concepto de las Fianzas no
presentadas, cuyo tratamiento y documentos de devolución en SAP son distintos (17XXX).
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS
Página: 4/4
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Procedimiento 18: Reintegro de Fianzas Código: MP-SC-P18

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Solicita al Administrador de Contratos el reembolso
Contratista 1 por fianza mediante “Carta de la Contratista Formato N°28
solicitando Reembolso de Fianza.”

Revisa / Avala que el Contratista efectivamente haya

pagado a la empresa o institución de seguros (Exigir
2
recibo de pagos /comprobantes de ingreso a caja)
Realiza tramite de pago vía SAP

 Si existe la posición creada para pago de

gastos reembolsables se procede a realizar la
HES y se consigna a finanzas.
Administrador de
Contratos o  Si no esta creada la posición para pago de
Requeriente del 3 gastos reembolsables, se debe:
proceso 1.- anular la liberación del contrato en SAP Anexo N° 12
2.- crear la posición en SAP, Anexo N° 17
3.-se libera el contrato en SAP, Anexo N° 13
4.-se crea el pedido en SAP, Anexo N° 06
5.- se crea la HES, Anexo N° 07
6.- se imprime la HES. Anexo N° 08

4 Consigna a Finanzas la HES y recaudos.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento, Gerencia de Finanzas y Contratista.

Lista de Formatos Utilizados:

1. Carta de Solicitud de Ajuste por parte de la Contratista.

2. Decisión de gerencia
3. PDVSA privado

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Solicita al Administrador de Contratos ajuste por
Contratista 1 inflación o formula escalatoria de acuerdo a las
condiciones establecidas en el contrato.

Elabora un oficio para la entrega del referido ajuste al

departamento de Evaluaciones Económicas de la
2 Formato N° 29
Gerencia de Finanzas.
Una vez emitido el informe del departamento de
Evaluaciones Económicas se procede a la Formato N° 26
3 elaboración de los documentos (Decisión de Gerencia Formato N° 23
y PDVSA privado) para la aprobación del NAAF
Realiza tramite de pago vía SAP

Administrador de  Si existe la posición creada para pago de

Contratos o gastos reembolsables se procede a realizar la
Requeriente del proceso HES y se consigna a finanzas.

 Si no esta creada la posición para pago de

4 gastos reembolsables, se debe:
Anexo N° 12
1.- anular la liberación del contrato en SAP
Anexo N° 17
2.- crear la posición en SAP,
Anexo N° 13
3.-se libera el contrato en SAP,
Anexo N° 06
4.-se crea el pedido en SAP,
Anexo N° 07
5.- se crea la HES,
Anexo N° 08
6.- se imprime la HES.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento y Contratista.

Lineamientos: Las inspecciones que debe realizar el Inspector durante el Plazo de Garantía estipulado en
el Contrato, deben ser de la siguiente forma: Si el Plazo de Garantía es por 6 meses se deberá realizar 3
inspecciones. Si el Plazo de Garantía es por 1 año debe realizarse 5 inspecciones.

Lista de Formatos Utilizados:

1. Acta de Inspección.
2. Especificaciones Técnicas.

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Comprueba el estado del servicio durante las
inspecciones realizadas, que este se encuentre dentro
de las “Especificaciones Técnicas”, revisar que el
estado de los materiales o equipos sean los Formato N°1
adecuados, si hay desviación en algunos de los
Inspector 1
equipos o materiales, debe notificarle al líder del Formato N° 15
contrato y Contratista, para que esta última repare los
daños causados durante el plazo de garantía,
mediante un “Acta de Inspección”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS
Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Procedimiento 21 :Cierre Administrativo del
Código: MP-SC-P21
Contrato
Objetivo: Establecer los pasos a seguir para llevar adecuadamente el cierre administrativo del Contrato.

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento, Comisión de Contratación Mayor, y Contratista.

Concepto: El cierre del Contrato en los términos técnicos, económicos y administrativos tiene por objeto;
pagar todas las obligaciones pendientes, liberar las garantías de ejecución y realizar la evaluación final de
actuación de la Contratista. El cierre del Contrato ocurre después de concluida, a satisfacción del Ente
Contratante, la ejecución de los trabajos contratados o por la suspensión del Contrato, por circunstancias
que afectan la normal ejecución de la obra, suministro de bienes o prestación de servicios, bien sea por
causas imputables a la Contratista o a la Filial.

Lista de Formatos, Anexos y Procedimientos Utilizados:

1. PDVSA Privado.
2. Acta de Modificación de Contrato.
3. Minuta de notificación del resultado de Evaluación de Actuación o Desempeño al Contratista.
4. Acta de Terminación.
5. Acta de Recepción Provisional.
6. Cuadro de Cierre del Contrato.
7. Balance del Contrato en SAP.
8. Modelo del Documento de Finiquito.
9. Acta de Recepción Definitiva.
10. Acta de Entrega de Documentos de Cierre a Contratista.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO

Anexo N° 19
Elabora los siguientes documentos
Anexo N° 18
1. Balance del Contrato en SAP
2. Cuadro de Cierre del Contrato. MP-SC-P13
3. Evaluación final de actuación o desempeño
del Contratista, con copia de minuta de
1 notificación del resultado al Contratista
respectivo. MP-SC-P22
4. Acta de Terminación.
5. Acta de Recepción Provisional. MP-SC-P23
6. Modelo del Documento de Finiquito.
7. Acta de Recepción Definitiva. Formato N°33
8. Se anexa el Acta de Inicio.
Formato N°34
Administrador de
Contratos o
Requeriente del Formato N° 22
proceso Informa a la Comisión de Contratación
correspondiente sobre el cierre del Contrato, Formato N°24
2
elaborando el “PDVSA privado” y el “Acta de
Modificación al Contrato”

Verifica los aspectos contemplados en los sistemas

de Contratación y Administración de Contratos
(SICAC y SAP). Todas las posiciones del Pedido en
sistema SAP deben estar cerradas; es decir, que no
tengan cantidades pendientes por ejecutar, facturar o Anexo N°19
3
pagar, antes de proceder, a nivel de posiciones en
SAP a ejecutar la opción de borrado. Una vez
efectuada esta acción, el contrato estará impedido
para generar nuevos pedidos.
Entrega a la Contratista el “Acta de Entrega de
Documentos de Cierre a Contratista” anexando
4
Finiquito Formato N° 30

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento y Contratista.

Lineamiento: En todo contrato para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras,
la Unidad Contratante dejará constancia de la fecha de entrega o terminación y velará por el cumplimiento
de las obligaciones derivadas del contrato. La Unidad Contratante debe elaborar el “Acta de Terminación”,
para a lo cual el Contratista notificará por escrito la fecha estimada de terminación al Ingeniero Inspector
con diez (10) días calendarios de anticipación. La Unidad Contratante elabora Acta de Terminación que
será suscrita por el Ingeniero Residente, el Ingeniero Inspector, el Contratista y el Representante del Ente
Contratante (PDVSA, Filial o Empresas Mixtas). El día de su firma se deja constancia de la completación
mecánica o terminación satisfactoria de la ejecución de la obra.

A partir de la fecha de firma del Acta de Terminación del Contrato, se inicia el lapso de garantía
previsto en el contrato que permite asegurar el correcto estado y funcionamiento de los equipos e
instalaciones que conforman la obra.

Lista de Formatos Utilizados:

1. Acta de Terminación

N° ANEXO /
RESPONSABLE ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Notifica al Inspector y/o Administrador de
1 Contratos la fecha estimada para la culminación
Contratista
de la obra o servicio, con diez (10) días
calendarios de anticipación

Administrador de 2 Elabora “Acta de Terminación”. Formato N° 31

Contratos o Requeriente
del proceso
Firman el Representante de PDVSA y el
3 Representante de la Contratista.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento y Contratista.

Lineamiento: Dentro de los sesenta (60) días calendarios contados a partir de la fecha del “Acta
de Terminación” , el Contratista solicitará por escrito la Aceptación Provisional de la obra o
servicio; la misma debe estar acompañada con los siguiente recaudos:

1. Cuadro de cierre con las cantidades de obra o servicio ejecutadas, aumentos,

disminuciones, obras adicionales, debidamente revisado y aceptado durante la inspección
final.

2. Planos definitivos de la obra (“Como Construido”) firmados por el Ingeniero Residente y el

Ingeniero Inspector. El Contratista deberá suministrar estos planos, tanto en formato físico
como en formato electrónico (digital).

3. Manuales de operación, mantenimiento y demás documentos relativos al funcionamiento de

los equipos e instalaciones incorporadas a la obra; así como las garantías de los mismos,
según sea el caso.

La Unidad Contratante procederá a realizar una revisión general de la obra dentro de los
sesenta (60) días calendarios siguientes a la fecha en la que haya sido presentada la solicitud de
Aceptación Provisional. A tal efecto, se levantará el Acta respectiva que firmará el representante
del Ente Contratante (PDVSA, Filial o Empresa Mixta), el Contratista, el Ingeniero Inspector y el
Ingeniero Residente. En caso de detectar fallas o defectos en la ejecución de la obra, la Unidad
Contratante no podrá realizar la Aceptación Provisional y lo participara por escrito a la Contratista,
quien debe proceder a subsanar todas las fallas y deficiencias en el tiempo establecido por la
Unidad Contratante, según corresponda.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

ANEXO /
RESPONSABLE N° ACCIÓN / DESCRIPCIÓN
FORMATO
Solicita por escrito al Administrador de
Contratos la Aceptación Provisional de la
obra o servicio; la misma debe estar
Contratista acompañada de los recaudos anteriormente
expuestos. Dentro de los sesenta (60) días
1 calendarios contados a partir de la fecha del
“Acta de Terminación”

Realiza revisión general de la obra dentro

de los sesenta (60) días calendarios
siguientes a la fecha en la que haya sido
2
presentada la solicitud de Aceptación
Provisional.
Si todo está conforme según las
Especificaciones Técnicas, se procede a
Administrador de
elaborar el “Acta de Recepción Provisional”
Contratos o
donde firman el Representante de PDVSA y
Requeriente del
el Representante de la Contratista.
proceso / Inspector

3
Si se encuentran fallas o defectos en el Formato N°32
servicio, la Unidad Contratante informará por
escrito a la Contratista quien debe proceder
a subsanar todas las fallas y deficiencias en
el tiempo establecido por la Unidad
Contratante, según corresponda.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Formato: Especificaciones Técnicas.

Objetivo: Tener un registro de las Especificaciones Técnicas realizadas. Este formato es manipulado por
el Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite realizar las Especificaciones Técnicas.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

Descripción:
2
1

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

En este espacio se encuentra el logotipo de la

1 PDVSA
empresa.
Mantenimiento, Proceso y En este lugar se describe el nombre del mantenimiento
2 Página. a realizar, el número del proceso y la página.
Espacio destinado para colocar el número de la partida,
Partida, Descripción y Unidad
una breve descripción del mantenimiento a realizar y la
3 de Medida
unidad de medida.
Extensión del Trabajo, En este espacio se describe el tiempo de extensión del
Procedimiento de ejecución, trabajo, la descripción del procedimiento de ejecución,
Tolerancias para aceptación, las tolerancias para la aceptación y ensayos a realizar,
4
ensayos a realizar si aplica o no aplica.
En este lugar se describe el nombre del material a
utilizar, la unidad de medida y la cantidad que se
5 Materiales
requiere de dicho material.
En este campo se describe el desperdicio generado, si
6 Desperdicio aplica o no aplica y el máximo permitido.
En este lugar se describen los equipos a utilizar y la
7 Equipos cantidad que se requiere.
En este espacio se describe el personal a utilizar
8 Mano de Obra especificando la cantidad de trabajadores requeridos.
En este lugar se describe los planos que se requieren
Planos, Condiciones
si aplica o no aplica y el número de planos, las
Especiales, Medida y Forma
9 condiciones especiales, la medida y forma de pago, si
de Pago y No conformidad
hay no conformidad.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS GENERALES

“_______________________________________________________________________
________________________________________”
PART. DESCRIPCIÓN UND. CANT.

1
2

“________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________”

ESPECIFICACIONES Y NORMAS PDVSA APLICABLES A LA OBRA:

EL MANTENIMIENTO, CONSTRUCCIÓN DE LAS INSTALACIONES, MONTAJE, PUESTA EN MARCHA Y PRUEBA DE LOS

EQUIPOS DEBERÁN SER REALIZADOS DE ACUERDO A LAS ÚLTIMAS EDICIONES DE LAS NORMAS Y CÓDIGOS DE LAS
ESPECIFICACIONES DE CONSTRUCCIÓN Y LAS PRÁCTICAS MODERNAS DE CONSTRUCCIÓN. LAS NORMAS Y CÓDIGOS
A APLICAR SON:

ALCANCE DE LAS ACTIVIDADES: Las actividades serán ejecutadas en la _______________________ en donde se prevé
ejecutar las siguientes actividades:

 ___________________ ubicado en . Dicha actividad comprende la

realización de cada una de las partidas descritas que se enumeran a continuación:

ESPECIFICACIONES.

LAPSO DE EJECUCIÓN: El lapso de ejecución para cumplir con la actividad de ____________________ será de ______ días
calendario.

DESCRIPCIÓN DE LAS PARTIDAS

PORCENTAJE DE ADMINISTRACION

En la presentación de la oferta es obligatorio que “La Contratista” presente en forma detallada y desglosada los componentes
adscritos en el porcentaje de administración a los fines de evaluar este renglón el cual comprende:

.
SUPERVISOR DE SEGURIDAD:

SUPERVISOR DE AMBIENTE:
FORMA DE PAGO:

PARTIDA Nº 01: ________________________

UNIDAD DE MEDICIÓN: _________________

EXTENSIÓN DEL TRABAJO:

LA PARTIDA CONSISTE SIN LIMITARSE A ELLO EN LO SIGUIENTE:

FORMA DE PAGO:

LA UNIDAD DE MEDICIÓN SERÁ LA_________ Y SE CANCELARÁ DE LA SIGUIENTE FORMA:

1.
.
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 02: Solicitud del PESIHO-A Código: MP-SC-F02

Formato: Solicitud de PESIHO-A.

Objetivo: Tener un registro de las solicitudes enviadas a la Contratista. Este formato es manipulado por el
Inspector o Requeriente del proceso.

Origen: Inspector o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite solicitar el PESIHO-A

Distribución: Original Administrador de Contratos.

2
1

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA En este espacio se encuentra el logotipo de la

empresa.
Notificación de
2 Sustitución de Nombre de la Notificación a realizar y la
personal Superintendencia a cargo de la solicitud.
SISDEM
3 Para, De,
Espacio destinado para especificar quien realiza la
Fecha solicitud, a quien va dirigido y la fecha de solicitud.
En este espacio se da un breve saludo de parte de
la Superintendencia y se solicita el PESIHO-A,
4 Contenido especificando el Número de Contrato, Nombre del
Contrato y el plazo de ejecución de la obra o
servicio.
5 Información de En este lugar se describe el apellido y nombre de la
la Persona a persona a cargo, el nombre del cargo y el número
cargo telefónico de la persona.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
SOLICITUD DE PESIHO-A

Superintendencia de Mantenimiento

División Boyacá- Distrito Apure.

Para: “Nombre de la Contratista”

De: Superintendencia de Mantenimiento.

Fecha: / _ / ____

Ante todo reciba un cordial saludo de la Superintendencia de Mantenimiento-

Distrito Apure, la presente es para solicitarle el PESIHO-A correspondiente al
CONTRATO N° 46000XXXX, denominado: “Nombre del Contrato”, el cual tendrá
como plazo de ejecución del: ___ / ___ / _____ hasta el ___ /___/ _____ para su
revisión y aprobación. Favor, entregar firmado y sellado

Sin más que hacer referencia, quedo de Usted.

Nombre: “Nombre del Administrador de Contratos”

Cargo: “Cargo que desempeña el Administrador de Contratos”

Teléfono: “Teléfono de extensión y privado del Administrador de Contratos”

PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 03: Hoja de Ruta para seguimiento Código: MP-SC-F03
del PESIHO-A

Formato: Hoja de Ruta para seguimiento del PESIHO-A

Objetivo: Tener un registro de las entradas y salidas que ha tenido el PESIHO-A. Este formato es
manipulado por el Inspector, Superintendencia de Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional,
Superintendencia de Ambiente y Contratista.

Origen: Administrador de Contratos.

Frecuencia de preparación: Se emite una vez.

Elaboración: Original.

Distribución: Original Administrador de Contratos

1
2

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA En este espacio se encuentra el logotipo de la empresa.

Superintendencia En este lugar se describe la división, el distrito y la superintendencia
2 de Mantenimiento cargo de la elaboración de la Hoja de Ruta.

3 Contrato N°, Espacio destinado para colocar el número de contrato, el nombre

Empresa, Nombre de la contratista y el nombre del contrato.
del Contrato
4 Registro de En este espacio se especifican las fechas en las que se reciben y
PESIHO-A entrega el PESIHO-A, el nombre y apellido de la persona a cargo y
firma.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
DIVISIÓN BOYACA

DISTRITO APURE

SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO

HOJA DE RUTA
CONTRATO No. 46000________

EMPRESA: ______________________.

NOMBRE DEL CONTRATO: “_____________________________________________”

MOTIVO

REGISTRO DE PESIHO-A

Nombres y Apellidos Organización Fecha de Recibo Firma

PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 04: Notificación de fecha de Reunión Código: MP-SC-F04
Pre-arranque.

Formato: Notificación de fecha de Reunión Pre-arranque.

Objetivo: Tener un registro de la notificación enviada a la contratista. Este formato es manipulado por el
Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite realizar la Reunión Pre-arranque.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

Copia Contratista.

Descripción:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA Contiene el logotipo de la empresa.
Notificación de
2 Reunión Pre- Nombre del asunto a tratar junto a la Superintendencia a
arranque cargo.
Espacio destinado para colocar a quien va dirigida la
3 Para, De, Fecha notificación, también quien la envía y la fecha en la que
se está enviando la notificación.
4 Contenido En este espacio se da un saludo a la contratista como
también se especifica la fecha en la que será realizada la
reunión.
5 Despedida En este lugar el Administrador de Contratos da una
despedida cordial a la contratista
6 Datos Contiene los datos del Administrador de Contratos.
Nombre, Cargo y teléfono.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
NOTIFICACION DE FECHA DE REUNIÓN PREARRANQUE

Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure

Para: “Nombre de la
De: Superintendencia de Mantenimiento”
Fecha: “XX de XXXXX de XXXX”

Ante todo reciba un cordial saludo de la Superintendencia de Mantenimiento Distrito Apure

y felicitarlo por ser la empresa adjudicada para el CONTRATO N° XXXXXXXX, que se denomina
"XXXXXXXXXXXXXXXXXX”, nos es grato notificarle la fecha de Reunión Pre-arranque que se
realizara el día X de XXXX de XXXX y que tendrá lugar en el Salón de Reuniones del Centro
Operacional Guafita (C.O.G) planta baja.

Sin más que hacer referencia, quedando de Usted.

Nombre: “Nombre del Administrador de Contratos”

Cargo: “Cargo que desempeña el Administrador de Contratos”
Teléfono: “Teléfono de extensión y privado del Administrador de Contratos”
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 05: Invitación de Reunión Pre-arranque. Código: MP-SC-F05
Formato: Invitación de Reunión Pre-arranque.

Objetivo: Tener un registro de la invitación enviada a la Contratista, Seguridad Industrial e Higiene

Ocupacional, Ambiente, Laborales, PCP, Jurídicos y Sindicato. Este formato es manipulado por el
Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite realizar la Reunión Pre-arranque.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

Copias Contratista, Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional, Ambiente,

Laborales, PCP, Jurídicos y Sindicato.

Descripción:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

Contiene el nombre o indicador de las personas a quien
1 Para, Asunto
va dirigido el documento
En este espacio se escribe la siguiente información:

Ante todo reciban un cordial saludo de la

Superintendencia de Mantenimiento Distrito Apure, la
presente es para invitarlos el día XX de XXXX de xxx, a
las XX am o pm, en la cual se procederá a realizar la
Reunión Pre-arranque concerniente al servicio
2 denominado: “XXXXXX” de CONTRATO N° XXXXXXXX,
Texto
que tendrá lugar en el Salón de Reuniones del Centro
Operacional Guafita (C.O.G) planta baja.
Se agradece la asistencia de todo el personal
involucrado.
Sin más que hacer referencia, quedando de Ustedes.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Formato: Minuta de Reunión.

Objetivo: Tener un registro de las Minutas de Reunión realizadas. Este formato es manipulado por el
administrador de contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite realizar la Reunión Pre-arranque.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

Copias Contratista, Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional, Ambiente,

Laborales, PCP, Jurídicos, Custodio de la instalación y Sindicato.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA Contiene el logotipo de la empresa.

2 Minuta de Nombre del asunto a tratar.

Reunión
3 Paginación Espacio destinado para colocar las pagina que abarca la
minuta.
Organización, En este espacio se especifica la organización que realiza
4 Lugar, Fecha, la reunión, el lugar de la reunión, la fecha la hora y la
Hora, Fecha de fecha de emisión de la minuta.
emisión
En este lugar se coloca los nombres de los asistentes a
5 Asistentes la reunión, la organización a la cual pertenecen, su
número telefónico, el correo electrónico, el cargo que
desempeña en la organización y la firma.
6 Con Copia a Contiene los nombres, la organización, su teléfono,
correo, cargo y firma de las personas a la cual se le dio
copia de la minuta de reunión.
7 Objetivo y Contiene el objetivo de la reunión y por quien fue
Preparada preparada la minuta.
En este espacio se describe los puntos más relevantes
tratados en la reunión como son: el tiempo estimado de
la obra o servicio, el supervisor por parte de la
Puntos Superintendencia contratante, el inspector por parte de la
8 Tratados/Acord Superintendencia contratante, el inspector representante
ados de la contratista, el inspector de seguridad de la
contratista, el custodio de la instalación, el número de
evaluaciones de desempeño que se le realizarán a la
contratista , el sitio de la obra o servicio, dotación de
equipos de seguridad, ambulancia, las fechas de entrega
de las valuaciones, la fecha del Acta de Inicio, entre
otros.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
M I N U T A D E
Página 84 de
R E U N I Ó N
Organización: PDVSA Mantenimiento DA Lugar:
Fecha: Hora: Fecha de Emisión:
A S I S T E N T E S :
Nombre y Apellido Organiz. Teléfono E-mail CARGO Firma

C O N C O P I A A :

Objetivo:

Minuta preparada por:

P U N T O S T R A T A D O S / A C O R D A D O S :
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 07: Notificación de Minuta de Código: MP-SC-F07
Reunión.

Formato: Notificación de Minuta de Reunión.

Objetivo: Tener un registro de las Notificaciones de las Minutas de Reunión realizadas. Este
formato es manipulado por el Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite realizar la Reunión Pre-arranque.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

Copias Contratista, Seguridad Industrial e Higiene Ocupacional, Ambiente,

Laborales, PCP, Jurídicos y Sindicato.

Descripción:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

Contiene el nombre o indicador de las personas a quien
1 Para, Asunto
va dirigido el documento
En este espacio se escribe la siguiente información:

Ante todo reciban un cordial saludo de la

Superintendencia de Mantenimiento Distrito Apure, la
presente es para notificarles que el día XX de XXXX de
xxx, a las XX am o pm, se realizó la Reunión Pre-
2 Texto arranque concerniente al servicio denominado:
“XXXXXX” de CONTRATO N° XXXXXXXX, que tuvo
lugar en el Salón de Reuniones del Centro Operacional
Guafita (C.O.G) planta baja.
Se anexa la Minuta de Reunión escaneada.
Sin más que hacer referencia, quedando de Ustedes.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Formato: solicitud personal SISDEM.

Objetivo: Tener un registro de las notificaciones enviadas a la Superintendencia de Recursos Humanos-
laborales. Este formato es manipulado por el Inspector o Requeriente del proceso.

Origen: Inspector o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite solicitar a laborales el personal SISDEM.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

Descripción:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 2/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 08:Descripción del formato Código: MP-SC-F08
“Solicitud Personal SISDEM”

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

Contiene el nombre o indicador de las personas a quien
1 Para, Asunto
va dirigido el documento
En este espacio se escribe la siguiente información:
Ante todo reciba un cordial saludo de la
Superintendencia de Mantenimiento- Distrito Apure, la
presente es para solicitar personal SISDEM de
CONTRATO N° 46000XXXX, denominado: “Nombre del
Contrato”, su plazo de ejecución será del: ___ / ___ /
_____ hasta el ___ /___/ _____ y requiere del siguiente
personal:
N° Obra: ____________ N° Obra: ___________ N°
2 Texto
Obra: __________
Lugar: ______________ Lugar: ____________
Lugar: ____________
Personal: Personal:
Personal:

Sin más que hacer referencia, quedo de Usted.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Objetivo: Tener un registro de las notificaciones de personal seleccionado SISDEM enviadas a la

Contratista. Este formato es manipulado por el Inspector o Requeriente del proceso.

Origen: Inspector o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite notificar a la Contratista el personal seleccionado
por SISDEM.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

Descripción:

1 2

3
4

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA En este espacio se encuentra el logotipo de la empresa.

Notificación de
Personal Nombre de la Notificación a realizar y la
2 Seleccionado Superintendencia a cargo de la solicitud.
SISDEM
Para, De, Fecha Espacio destinado para especificar quien realiza la
3 solicitud, a quien va dirigido y la fecha de solicitud.
En este espacio se da un breve saludo de parte de la
Superintendencia y se notifica el personal SISDEM
4 Contenido seleccionado, especificando el Número de Contrato,
Nombre del Contrato y el plazo de ejecución de la obra o
servicio.
Información de la En este lugar se describe el apellido y nombre de la
5 Persona a cargo persona a cargo, el nombre del cargo y el número
telefónico de la persona.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
NOTIFICACIÓN DE PERSONAL SELECCIONADO POR
SISDEM
.

Superintendencia de Mantenimiento

Para: “Nombre de la Contratista” División Boyacá- Distrito Apure.

De: Superintendencia de Mantenimiento.

Fecha: / _ / ____

Ante todo reciba un cordial saludo de la Superintendencia de Mantenimiento-
Distrito Apure, la presente es para notificarle el personal seleccionado por SISDEM de
CONTRATO N° 46000XXXX, denominado: “Nombre del Contrato” el cual tendrá como
plazo de ejecución del: ___ / ___/ _____ hasta el ___ /___/ _____, se agradece la
búsqueda del personal a fin de dar inicio a la obra o servicio, el personal seleccionado se
presenta a continuación:

Sin más que hacer referencia, quedo de Usted.

Nombre: “Nombre del Administrador de Contratos”

Cargo: “Cargo que desempeña el Administrador de Contratos”

Teléfono: “Teléfono de extensión y privado del Administrador de Contratos”

PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 10: Solicitud de Sustitución de Código: MP-SC-F10
personal SISDEM.

Formato: Solicitud de Sustitución de personal SISDEM.

Objetivo: Tener un registro de las solicitudes de sustitución de personal SISDEM enviadas a la
Superintendencia de Laborales. Este formato es manipulado por el Inspector o Requeriente del proceso.

Origen: Inspector o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite solicitar a la Superintendencia de Laborales la

sustitución del personal SISDEM.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

Descripción:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

Contiene el nombre o indicador de las personas a quien
1 Para, Asunto
va dirigido el documento
En este espacio se escribe la siguiente información:

Ante todo reciba un cordial saludo de la

Superintendencia de Mantenimiento- Distrito Apure, la
presente es para solicitar sustitución de personal
SISDEM de CONTRATO N° 46000XXXX, denominado:
“Nombre del Contrato”, su plazo de ejecución será del:
2 Texto
___ / ___ / _____ hasta el ___ /___/ _____, a
continuación se presenta el listado de las personas que
no se encuentran disponibles:

Sin más que hacer referencia, quedo de Usted.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Objetivo: Tener un registro de los requisitos del Pase. Este formato es manipulado por el Inspector o
Requeriente del proceso.

Origen: Inspector o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite solicitar pase provisional.

Distribución: Original Inspector

Copia Contratista

Descripción: Los Requisitos del Pase debe tener los siguientes recaudos:

1. Nombre y Apellido: El nombre de la persona que requiere el Pase Provisional.

2. Número de Cédula de Identidad: Número de la Cédula de Identidad de la persona que requiere
el Pase Provisional.
3. Cargo: Nombre del cargo a desempeñar por la persona que requiere el Pase Provisional.
4. Personal: Especificar si es SISDEM O NO, de ser personal SISDEM debe especificar el número
de Obra.
5. Copia del listado de las Obras: En caso de ser personal SISDEM.

Cédula de
N° Nombre Apellido Cargo Personal
Identidad
1
2
3

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Objetivo: Tener un registro de las solicitudes enviadas a PCP. Este formato es manipulado por el Inspector
o Requeriente del proceso y PCP.

Origen: PCP.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite solicitar pase provisional

Distribución: Original PCP ( Operador )

Copia Contratista

Descripción:

1 2

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA En este espacio se encuentra el logotipo de la empresa.
Superintendencia de
2 Prevención y Nombre de la Superintendencia a cargo de la solicitud
Control de Perdidas
3 Solicitud de Pase Espacio destinado para colocar el nombre de la solicitud.
Provisional
Fecha de la En este espacio se especifica la fecha en que se hace la solicitud
solicitud, nombre del , el nombre de la persona que solicita, el nombre de la empresa
4 solicitante, nombre contratista, el tipo de personal (propio o SISDEM), el área
de la contratista, el (Administrativa u Operacional) y el periodo que tendrá el Pase
tipo de personal, el Provisional (el periodo debe ser máximo 3 meses, si el plazo de
área y el periodo. ejecución del servicio u obra es mayor a este, el ente contratante
debe solicitar renovación de Pase Provisional)
Apellido y nombre, En este lugar se describe el apellido y nombre de las personas
5 cedula de identidad, que requieren el Pase Provisional, la cedula de identidad de
placa del vehículo, estas, si posee vehículo especificar la placa del mismo, el
nro. de pase, área numero de Pase Vehicular y el área donde trabaja.
donde trabaja
Inspector de Obra Contiene los datos del inspector por parte de PDVSA (nombre,
6 PDVSA e Ingeniero cedula, cargo, indicador) los datos del Ingeniero Residente de la
Residente de la Contratista (nombre, cedula, cargo, correo) y una breve
Contratista y justificación.
Justificación
7 Información del Lugar destinado para especificar nombre, cedula, cargo,
Personal que indicador por parte de PCP y por la Unidad Contratante.
Autoriza por PDVSA

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Formato: Solicitud de Documento de Identificación para vehículo.

Objetivo: Tener un registro de las solicitudes realizadas. Este formato es manipulado por el Inspector o
Requeriente del proceso.

Origen: PCP.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite solicitar pase de acceso vehicular.

Distribución: Original PCP.

.
1
2

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA En este espacio se encuentra el logotipo de la empresa.

Solicitud De
Documento de
Nombre de la Solicitud al que se hace referencia, para este caso
2 Identificación para
“Solicitud de Documento de Identificación para Vehículo”.
vehículo
Espacio destinado para colocar el área de procedencia de la
Área, fecha y datos solicitud, la fecha (solo para uso de PCP) y los datos personales
3
personales (Apellidos, nombres, cedula de identidad o número de
pasaporte, profesión u oficio, cargo y fecha de ingreso).
En este espacio se especifica la Superintendencia en la que
labora, el departamento, dirección de la empresa, extensión
4 Lugar de Trabajo telefónica, teléfono celular, indicador, correo electrónico, nombre
de la empresa contratista, justificación del trabajo y razón de la
solicitud.
En este lugar se describe la marca, modelo, color, año, número
5 Datos del Vehículo
de placa, calcomanía/pase.
Este espacio está destinado para colocar las observaciones que
6 Observaciones
sean pertinentes.
Lugar destinado para colocar el nombre y apellido, cargo y firma
7 Autorizado por
de la persona que autoriza la solicitud.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Objetivo: Tener un registro del Acta de Inicio. Este formato es manipulado por el Administrador de
Contratos o Requeriente del proceso y la Contratista.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se inicie un contrato.

Distribución: Original Administrador de Contratos

Copia Contratista

Descripción:

2
1

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA En este espacio se encuentra el logotipo de la empresa.

Superintendencia Lugar destinado para colocar la División, el Distrito y la
2 de Mantenimiento Superintendencia a cargo de la elaboración del Acta.
Espacio destinado para especificar, el lugar, la fecha, los
representantes tanto del Ente Contratante como de la
3 Contenido Contratista, el nombre del contrato, el número del
contrato, el plazo de ejecución del servicio, entre otros.
En este espacio se establece el acuerdo y la conformidad
del Acta, así como el número de ejemplares de un
Acuerdo y
4 mismo contenido y efecto en la ciudad que se esté
Conformidad
realizando el convenio.
En este lugar se describe el Apellido y Nombre del
representante por parte del Ente Contratante (PDVSA) y
5 Representantes
por la Contratista.
Se describe la distribución que tendrá el documento. El
original será para la Superintendencia a cargo de la
elaboración del Acta, la copia será para la Contratista,
6 Distribución para su posterior archivo en el expediente
correspondiente.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
DIVISIÓN BOYACA
DISTRITO APURE
SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO

ACTA DE INICIO

En Guasdualito, Estado Apure, a los ___ días del mes de ________ de 20__, el ciudadano Nombre
del representante de PDVSA de la SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO de PDVSA, S.A., por
una parte y por la otra, el ciudadano Nombre del representante de la Contratista en
representación de la empresa Contratista Nombre de la Contratista, hemos procedido a levantar la
presente ACTA DE INICIO DEL SERVICIO, del Contrato N° 46000XXXX celebrado por las partes que
antes se mencionan y que consta de documento privado de fecha ___ de _______ de 20___,
contrato que tiene por objeto los trabajos consistentes en: “Nombre del Contrato”. Este servicio
tiene un lapso de ejecución de ___ (XXX) días calendario.

Así lo suscribimos en prueba de acuerdo y conformidad, en ___ (XX) de ejemplares de un mismo

contenido y efecto en la ciudad de _____________.

Por PDVSA: Por la Contratista:

Nombre del representante. Nombre del representante.

Original: Superintendencia de XXXX.

C.c.: Contratista.

Expediente
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 15: Acta de Inspección Código: MP-SC-F15
Formato: Acta de Inspección.

Objetivo: Tener un registro de las Actas de Inspección realizadas durante la ejecución del
servicio. Este formato es manipulado por el Inspector o Administrador de Contratos.

Origen: Inspector.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se desea realizar una inspección a la ejecución del
servicio.

Distribución: Original Inspector

Copia Contratista

1 2

5
6

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

En este espacio se encuentra el logotipo de la

1 PDVSA
empresa.
Superintendenci En este lugar se describe la división, el distrito y la
a de superintendencia cargo de la elaboración del Acta
2
Mantenimiento de Inspección
Espacio destinado para colocar la ciudad, el estado,
3 Contenido la fecha, el número de contrato, el nombre del
contrato.
En este espacio se especifican las observaciones
4 Observaciones
realizadas durante la inspección.
En este lugar se describen las recomendaciones
Recomendacion
5 que se le hacen a la contratista, para su mejora
es
continua.
Contiene los datos del inspector por parte de
PDVSA (nombre, cargo, Extensión y firma) y los
6 Representantes
datos del Ingeniero Residente de la Contratista
(nombre, cargo, teléfono y firma)
Lugar destinado para especificar la distribución que
7 Distribución tendrá el documento. El original será para la
Superintendencia y la copia para la Contratista.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
DIVISIÓN BOYACA
DISTRITO APURE
SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO
ACTA DE INSPECCIÓN

En Guasdualito, Estado Apure, a los ___ días del mes de ______________ de ______, se
procedió a realizar la inspección de ejecución del servicio del Contrato N°
46000_______denominado:________________________________________________________
______________________________________________________________en la que se
especifican las observaciones y recomendaciones a la Contratista.

Observaciones:

Recomendaciones a la Contratista:

Por PDVSA: Por la Contratista:

Nombre: _ Nombre: _

Cargo: ____________________ Cargo: ____________________
Extensión: _________________ Teléfono: __________________
Firma: _____________________ Firma: ____________________

Original: Superintendencia de Mantenimiento

Copia: Contratista.
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 16: Instrucción en Sitio Código: MP-SC-F16
Formato: Acta de Inspección.

Objetivo: Tener un registro de las Actas de Inspección realizadas durante la ejecución del servicio. Este
formato es manipulado por el Inspector.

Origen: Inspector.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se desea realizar una inspección a la ejecución del servicio.

Distribución: Original Inspector

Copia Contratista

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

PDVSA
En este espacio se encuentra el logotipo de la empresa y
1 Instrucción en
el nombre del Acta
Sitio
En este lugar se describe a quien va dirigido el Acta,
Para , de, Asunto,
quien envía la Instrucción en Sitio, el Asunto al que se
2 Obra
hace referencia y el nombre de la Obra.
Espacio destinado para colocar la ciudad, fecha, el lugar
donde ocurrió la falla y anexando una breve descripción
3 Contenido de los puntos tratados en el contrato en relación a los
daños y fallas encontrada.
Contiene los datos del inspector por parte de PDVSA
(nombre, cargo, teléfono y firma) y los datos del
4 Representantes Ingeniero Residente o representante de la Contratista
(nombre, cargo, teléfono y firma)

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
Fecha: XX-XX-20XX

Para: Nombre de la Contratista.

De: Superintendencia de Mantenimiento Distrito Apure
Asunto: Evento ocurrido.
Obra: Nombre del Contrato.

La presente comunicación es con la finalidad de hacer un llamado de atención por el evento

no deseado ocurrido en fecha __ de __ del ____ durante Explicación de la actividad realizada
en ese momento. Considerando lo manifestado en la cláusula Octava – Declaraciones de la
contratista, en el los siguientes puntos del contrato firmado entre las partes:
5. Corregirá cualquier falla u omisión que debido a su conducta culposa o dolosa ocurra durante la
ejecución del SERVICIO, corriendo exclusivamente con los gastos que ello acarree.
6. Será responsable de cualquier daño o perdida que puedan sufrir las instalaciones, tanto
permanentes como temporales, existentes en el sitio del SERVICIO, por su dolo o culpa,
inobservancia de las normas, por defectos de sus equipos o por cualquier otra causa imputable a
LA CONTRATISTA. La responsabilidad de LA CONTRATISTA será ilimitada.
7. Será responsable por los daños o por las pérdidas que ella, su personal, sus subcontratistas o
cesionarios causaren a los equipos o materiales, herramientas o maquinaria, propiedad de LA
COMPAÑÍA o entregados por esta ultima a LA CONTRATISTA para la ejecución del SERVICIO.

Se exhorta a Nombre de la Contratista a corregir los daños causados al equipo o área

durante dicho evento, sin que ello genere ninguna erogación para PDVSA, por tal la contratista
debe hacerse cargo tanto de los costos de mano de obra, como de equipos y materiales utilizados
para esta reparación. Toda reparación realizada debe estar aprobada por PDVSA.

POR PDVSA POR LA EMPRESA

Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo:

Teléfono: Teléfono:

Firma: Firma:
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/3
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 17: Permiso de Trabajo “En frió o en Código: MP-SC-F17
Caliente”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Básicamente, un procedimiento de trabajo contiene las siguientes partes:

1. Título del Trabajo (Portada).

2. Índice de Contenido.
3. Objetivo.
4. Alcance.
5. Área o Lugar del Trabajo.
6. Referencias (Opcional).
7. Definiciones (Opcional).
8. Roles y Responsabilidades del Personal.
9. Secuencia de Tareas para Realizar el Trabajo.
10. Equipos, Materiales y Herramientas a Utilizar.
11. Condiciones Existentes Antes y Durante el Trabajo.
12. Consideraciones Generales de Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene
13. Ocupacional.
14. Procedimiento para el Manejo Adecuado de los Desechos, Efluentes y
15. Emisiones Atmosféricas Generadas.
16. Plan de Emergencias.
17. Anexos.

 Título del Trabajo (Portada)

El título debe indicar en forma resumida el alcance del trabajo. Adicionalmente, el título debe contener
información objetiva de algunas características relevantes de la operación, instalación o lugar objeto del
trabajo. Algunos ejemplos de títulos de procedimientos de trabajo son:
– Remoción del depurador D–10 de la Planta Compresora TJ–2.
– Interconexión del gasoducto de 16” Jusepín – Caripito con la línea de gas de 5” del terminal de
Caripito.

 Índice de Contenido

Se recomienda expresar la lista del contenido del documento. Es optativo si el cuerpo del documento
es menor de tres páginas.
 Objetivo

Se debe indicar las razones que originan el trabajo o los fines y propósitos que se persiguen. Esta
información se requiere sobre todo cuando se trata de obras o trabajos especiales, a fin de ofrecer
información adicional que puede contribuir a visualizar el alcance del trabajo.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

 Área o Lugar del Trabajo

Se debe mencionar el sitio exacto y/o la ubicación de la instalación o equipo donde se va a ejecutar el
trabajo, dando orientación geográfica del sitio, sus linderos y la proximidad de otros equipos e instalaciones.

 Referencias (Opcional)

1. Se debe mencionar aquellas leyes, normas, procedimientos, instrucciones, reglamentos, decretos o

cualquier otra fuente, de los cuales se haya extraído información para escribir de forma explícita,
precisa y concreta en el procedimiento, a fin de conocer la procedencia de la información y poder
consultarla en caso de requerir mayor información.
2. Sólo se utilizaran como referencias, aquellas fuentes de información que se hayan utilizado de forma
integra en la redacción de los procedimientos.
3. Todo documento de referencia deberá ser accesible.

 Definiciones (Opcional)

Contiene la lista de términos con sus definiciones y la equivalencia de vocablos que se emplean en el
documento. Sólo se deben incluir aquellos vocablos que ayuden a una correcta interpretación del
documento. La redacción de las definiciones debe realizarse con la idea de que en lo posible, tengan sentido
por sí mismas. Todos los vocablos deben definirse, salvo en casos muy especiales, iniciando el párrafo así:
“Es...”, “Son...”. El vocablo definido en la sección “Definiciones”, debe ser luego utilizado en todo el
documento sin alteraciones en su significado, para evitar ambigüedades. NOTA: Cuando se considere
conveniente citar alguna expresión equivalente por ser usual u otras razones, se le debe colocar al lado del
título de la definición entre paréntesis.

 Roles y Responsabilidades del Personal

Se debe identificar todo el personal que intervendrá en la actividad, señalando brevemente la función de
cada uno, de la manera siguiente:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

 Secuencia de Tareas para Realizar el Trabajo

1. Se debe mencionar en forma secuencial y sistemática todos los pasos necesarios para efectuar el
trabajo. Estos pasos además de indicar el qué y el cómo se ejecutarán las actividades, deben
indicar las personas u organizaciones responsables por su ejecución, los materiales, equipos y
herramientas requeridas, señalando los peligros y riesgos inherentes, así como, las medidas de
prevención y control pertinentes.
2. Se deben describir los pasos utilizando el modo infinitivo del verbo que indica la acción. Por
ejemplo:
_ DRENAR el tanque.
_ RETIRAR la boca de visita.
_ EFECTUAR pruebas atmosféricas.
_ En caso de obtener resultados satisfactorios, EMITIR permiso de trabajo
Correspondiente.
_ ENTRAR al tanque e INSPECCIONAR sus paredes.
3. Se debe seleccionar tanto de la lista de Roles y Responsabilidades y lista de Equipos,
Herramientas y Materiales aquellos que apliquen para la ejecución de cada paso.

4. Para la identificación de peligros y riesgos y el establecimiento de medidas preventivas y de

control para cada tarea, se debe utilizar la metodología que se indica en el “Análisis de Riesgos
del Trabajo” y las Hojas de Datos de Seguridad de los Materiales (HDSM) correspondientes.

 Equipos, Materiales y Herramientas a Utilizar

1. Se deben indicar todos los materiales, sustancias, equipos (mecánicos, eléctricos, neumáticos,
automáticos o manuales) que se vayan a utilizar en el trabajo, tales como grúas y vehículos,
motores, compresores, plantas generadoras de electricidad, sopletes, esmeriles, herramientas
manuales, entre otros, así mismo, se indicará el tipo, características y capacidad de los equipos,
herramientas y componentes antes mencionados.

2. Adicionalmente se deben señalar los equipos de protección personal a utilizar, indicando las
características específicas de los mismos, según el agente de riesgo al cual estará expuesto el
personal y de acuerdo con las especificaciones nacionales e internacionales sobre la materia.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

 Condiciones Existentes Antes y Durante el Trabajo

1. Se deben escribir las condiciones que deberán existir para que el trabajo se realice con normalidad.
Tales condiciones están generalmente dadas por ciertos parámetros operacionales de los equipos y
por ciertos factores ambientales.

2. Deben señalarse los límites o parámetros de operación como presión, temperatura, caudal, nivel,
entre otros, los cuales deben establecerse para cada una de las fases del trabajo, indicando las
consecuencias de la desviación de estos límites, las previsiones y los pasos para corregirlas, así
como, los sistemas de seguridad y su funcionamiento. Adicionalmente se debe destacar el estado
en que se encuentran los equipos, es decir, si estarán o no en funcionamiento, disponibles u
operables.

a. A veces es necesario exponer las condiciones meteorológicas que deben reinar en el sitio,
antes, durante y después de la actividad, para poder llevarla a cabo en forma segura, como
por ejemplo velocidad y dirección del viento, temperatura, humedad, descarga eléctrica
atmosférica, entre otros.
b. Igualmente es necesario definir algunas características del sitio de trabajo, como ubicación de
los equipos y componentes, ubicación del personal, disponibilidad y condiciones de los
dispositivos de seguridad y equipos de emergencia, espaciamiento entre equipos, salidas de
emergencia, delimitación y demarcación del área, condiciones y características del terreno,
entre otros.
 Consideraciones Generales de Seguridad Industrial, Ambiente e
Higiene Ocupacional

En los casos que aplique s e debe incorporar las condiciones adicionales de Seguridad Industrial,
Ambiente e Higiene Ocupacional, que no hayan sido tomadas en cuenta en el Análisis de Riesgos del
Trabajo; tales como: Certificaciones, Autorizaciones, Notificaciones y otros Procedimientos necesarios.

 Procedimiento para el Manejo Adecuado de los Desechos,

Efluentes y Emisiones Atmosféricas Generadas

Con el objeto de optimizar el proceso de manejo de los residuos generados por la industria y evitar su
acumulación, es importante identificar los desechos, efluentes y emisiones atmosféricas que se generan
durante la actividad, cuyo manejo inadecuado genere impactos ambientales, así como describir el
procedimiento a seguir para canalizar y asegurar el manejo óptimo de los mismos.

1. A continuación se describen algunos aspectos que deben considerarse para identificar y estimar los
desechos que genera cada actividad:
_ Cuantificación de los desechos que se generan durante la actividad.
_ Características fisicoquímicas de cada desecho.
_ Volumen estimado de cada desecho generado.
_ Clase de Peligrosidad de cada desecho (ver Decreto N2635).

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

2. De manera similar, los aspectos mínimos que deben considerarse al identificar y estimar los efluentes
generados durante la actividad son los siguientes:
_ Cuantificación de Efluentes que pueden generarse durante la actividad.
_ Características fisicoquímicas de cada efluente identificado.
_ Volumen generado de cada efluente.
_ Etapa de la actividad en la cual se genera cada efluente y proceso involucrado en su formación.

3. En cuanto a la identificación de las emisiones atmosféricas que pueden generarse, los aspectos
mínimos a considerar para esta sección del procedimiento son:
_ Tipos de emisiones atmosféricas que pueden generarse durante la actividad.
_ Características fisicoquímicas de cada emisión generada y sus efectos sobre la salud y el
ambiente.
_ Volumen generado de cada emisión atmosférica.
_ Etapa de la actividad en la cual se genera cada emisión y proceso involucrado en su formación.

4. Una vez caracterizado cada desecho, efluente o emisión atmosférica generada, se debe describir los
pasos a seguir para su manejo, para lo cual se debe contar con la asesoría de la organización de Ambiente
e Higiene Ocupacional en el área operacional donde se realice la actividad. A continuación se describen
algunas interrogantes a considerarse como requisito mínimo en la formulación del procedimiento de manejo
de todos los desechos, efluentes y emisiones atmosféricas que genera la actividad.

 Plan de Emergencias

1. Todo procedimiento de trabajo debe describir acciones para cubrir cualquier emergencia que se
pueda presentar durante el desarrollo de las actividades de la obra o servicio.
2. Se debe contemplar acciones para controlar o reducir el efecto de las consecuencias de un
evento indeseado, bien sea desde el punto de vista operacional o de emergencia.

 Anexos

1. Están conformados por toda la información pertinente que ayude a entender y completar todos los
aspectos del trabajo.
2. Estos anexos pueden consistir en diagramas, gráficos, plano del sitio de la obra, Hojas de Datos
de Seguridad de los Materiales y cualquier otra información relacionada con los equipos o
instalación en la cual se va a ejecutar el trabajo.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Objetivo: Tener un registro de las entradas y salidas que ha tenido la carpeta de Valuación, realizadas
durante la ejecución del servicio. Este formato es manipulado por el Administrador de Contratos y la
Contratista.

Origen: Administrador de Contratos.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se desea realizar una valuación.

Distribución: Original Administrador de Contratos

Descripción:

1
2

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA En este espacio se encuentra el logotipo de la empresa.

En este lugar se describe la división, el distrito y la
Superintendencia de
superintendencia cargo de la elaboración de la Hoja de
2 Mantenimiento
Ruta.
Contrato N°,
Espacio destinado para colocar el número de contrato, el
3 Empresa, Nombre
nombre de la contratista y el nombre del contrato.
del Contrato
En este espacio se especifican las fechas de las
Modificaciones de
4 modificaciones que fueran necesarias para la revisión y
Valuación
aprobación de la valuación.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
DIVISIÓN BOYACA

DISTRITO APURE

SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO

HOJA DE RUTA
CONTRATO No. 46000________
EMPRESA: ________________.
NOMBRE DEL CONTRATO: “___________________________________________________”

MOTIVO

MODIFICACIONES DE VALUACIÓN

Nombres y Apellidos Organización Fecha de Recibo Firma

PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 21: Acumulación Código: MP-SC-F21
Formato: Acumulación Mensual.

Objetivo: Tener un registro de las acumulaciones por excepción realizadas. Este formato es manipulado
por el Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite realizar una acumulación por excepción.

Distribución: Original Administrador de Contratos. .

Descripción:

1 2

3
5

7
6

8
9

11
12

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO Nº TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA Contiene el logotipo de la empresa.
Acumulación
2 Nombre del formato a utilizar (Mensual o Anual).
Gerencia Contratante,
Espacio destinado para colocar la Gerencia Contratante
Ubicación, Persona
3 (Mantenimiento), la ubicación (Apure), el nombre de la persona
contacto y Extensión
encargada de realizar la acumulación,
Indicador
En este espacio se especifica si es una acumulación parcial o
4 Acumulación
total. Se debe marcar con una X.
En este lugar se selecciona la división a la que corresponde. En
5 División
este caso PRSUR.
N° de Documento y Número del Contrato o del Documento 17, y la fecha de la
6
Fecha prestación del servicio.
En este campo se selecciona la moneda usada si es Bolívar o
7 Moneda
moneda extranjera.
Código del Acreedor y Se debe indicar el código del acreedor en SAP, así como el
8
Nombre del Acreedor nombre del acreedor en SAP.
En este campo se debe indicar la descripción de la obra o
Descripción y servicio, así como los argumentos que justifiquen la
9
Justificación acumulación.
En esta tabla se debe indicar el tipo de acumulación, tipo de
documento si es S3 acumulación Anual o S4 acumulación
10 Tipo de acumulación mensual, así como el crédito, la cuenta de la acumulación, el
monto de la acumulación, debito, clase de costo y orden interna
o centro de costo.
En este lugar deben firmar los representantes, por parte de
11 Representantes Mantenimiento el Superintendente, Aprobación por parte de
finanzas, revisión control interno y Contabilización.
SAP de Acumulación y En este lugar se describe el SAP de Acumulación y SAP de
12
SAP de Anulación Anulación.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Objetivo: Tener un registro de la notificación realizada a la Comisión de Contratación Este formato es

manipulado por el Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se requiera notificar a la Comisión de Contratación Mayor.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

Descripción:

2
1

7
8

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA Contiene el logotipo de la empresa.

2 PDVSA PRIVADO Nombre del documento a utilizar.

Espacio destinado para colocar a quien va dirigida
la notificación, también quien la envía y el asunto
3 Para, De, Asunto
que se requiera notificar
En este espacio se colocan todos los hechos
realizados desde la adjudicación del contrato hasta
la firma del acta de recepción provisional y se
4 Antecedentes
describen las fechas en que fue realizada cada
acción.
En este campo se describe el objetivo de realizar
este documento, que es notificar a la Comisión de
5 Objetivos
Contratación.
Ejecución Financiera,
Contiene la descripción de la ejecución financiera,
Justificación y
la justificación de los resultados y los resultados
Evaluación de Actuación
6 obtenidos en la Evaluación de Actuación o
o Desempeño de
Desempeño de Contratista.
Contratista
En este campo se especifica la solicitud a realizar
por la Unidad Contratante, entre ellas es esta la
Solicitud de la Unidad notificación de la variación final, el cierre
7
Contratante administrativo y la notificación de la Evaluación de
Actuación o Desempeño de Contratista.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
Fecha

Para:

COMISIÓN DE CONTRATACIÓN MAYOR - DIVISIÓN BOYACA

De: SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO - DISTRITO APURE

Asunto
:

ANTECEDENTES

OBJETIVOS

Notificar a la COMISIÓN DE CONTRATACIÓN MAYOR - DIVISIÓN BOYACÁ, la VARIACIÓN FINAL, CIERRE

ADMINISTRATIVO Y EVALUACIÓN DE ACTUACIÓN O DESEMPEÑO DEL CONTRATISTA en el Contrato Nº
46000 del servicio denominado:
“________________________________________________________________________________________”
ejecutado por la empresa: _________________________. Desde el _____________ hasta el ______________

EJECUCIÓN FINANCIERA

JUSTIFICACIÓN

EVALUACIÓN DE ACTUACIÓN O DESEMPEÑO DE LA EMPRESA

SOLICITUD DE LA UNIDAD CONTRATANTE

DOCUMENTACIÓN ANEXA
NIVEL QUE SOMETE: ____________________________
Superintendente de Mantenimiento – Distrito Apure

Nivel que Aprueba: _______________________________

PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS
Página:1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 23: Reunión de Notificación de
Evaluación de Actuación o Desempeño del Código: MP-SC-F23
Contratista
Formato: Reunión de Notificación.

Objetivo: Tener un registro de la notificación enviada a la Contratista. Este formato es manipulado por el
Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cuando se requiera notificar a la Contratista los resultados de la Evaluación.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

1
2
3

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA En este espacio se encuentra el logotipo de la empresa.

Evaluación de
Actuación o
Nombre del documento a utilizar.
2 Desempeño del
Contratista
Espacio destinado para colocar el articulo de la Ley de
Contrataciones Públicas en la cual menciona la
3 Notificación notificación a la contratista de los resultados de la
Evaluación de Actuación o Desempeño de la Contratista.
Observaciones En este espacio se describe las observaciones de la
4 de la Contratista Contratista.
Observaciones
En este lugar se describen las observaciones realizadas
del Ente
5 por la Unidad Contratante.
Contratante
Represen
En este lugar se detallan los nombres de los
Contratista,
representantes de la contratista que asistieron a la
Cargo, E-mail,
reunión, el cargo que poseen dentro de su organización,
6 Nro. de Cedula
el correo electrónico, el número de cedula de identidad,
de Identidad,
el número telefónico y la firma.
teléfono y firma
Represen Ente
En este lugar se detallan los nombres de los
Contratante,
representantes de la Unidad Contratante que asistieron
Cargo, E-mail,
a la reunión, el cargo que poseen dentro de PDVSA, el
7 Nro. de Cedula
correo electrónico, el número de cedula de identidad, el
de Identidad,
número telefónico y la firma.
teléfono y firma

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
EVALUACIÓN DE ACTUACIÓN O DESEMPEÑO
CONTRATISTA DE BIENES/ OBRA / SERVICIOS

En cumplimiento a lo establecido en el artículo 35 de la Ley de Contrataciones Públicas publicada en Gaceta

Oficial N° 39.503, de fecha 06/09/2010, la Unidad Usuaria ó Contratante de PDVSA, Filiales o empresas
Mixtas, procederá dentro de los veinte días hábiles siguiente a la finalización del contrato a extender la
respectiva notificación al contratista o proveedor de los resultados de la evaluación de actuación o
desempeño elaborada de acuerdo con los formatos previstos.

REUNIÓN DE NOTIFICACIÓN
Período Eval.
DESDE: HASTA: FECHA:

ORGANIZACIÓN
FILIAL: UBICACIÓN: :
Nº DEL CONTRATO: NOMBRE DEL CONTRATISTA / AGRUPACIÓN: No. RIF:

Nota: Sólo se comunicaran los resultados cualitativos de los distintos criterios o parámetros de Evaluación

OBSERVACIONES DE LA CONTRATISTA

OBSERVACIONES DEL ENTE CONTRATANTE

Represent. Contratista Posición/Cargo e-mail No. C.I./Teléfono Firma

Represent. Ente
Posición/Cargo e-mail No. C.I./Teléfono Firma
Contratante
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS
Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 24: Acta de Modificación de
Código: MP-SC-F24
Contrato

Formato: Acta de Modificación de Contrato.

Objetivo: Tener un registro del Acta de Modificación de Contrato enviada a la Comisión de Contratación.
Este formato es manipulado por Administrados de Contratos.

Origen: Administrador de Contratos.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se realice una modificación al contrato.

Elaboración: Original.

Distribución: Original Administrador de Contratos

1 2

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA Contiene el logotipo de la empresa.
Comisión de Nombre de la comisión a la cual va dirigida la solicitud,
Contratación se especifica que es un Acta de Modificación de
2
Contrato.
Espacio destinado para elegir el tipo de modificación
Tipo de que requiera, entre ellas esta: Cambio en cantidad,
3 Modificación Cambio en el Alcance, Plazo de ejecución y variaciones
son previstas.
En este espacio se especifican los datos relativos al
Información del contrato entre ellos esta: Número de expediente y
Contrato precontrato, Descripción del servicio, Organización
4
Contratante, Número de Contrato y Nombre de la
Contratista,
Cuenta En este lugar el Administrador de Contratos debe
presupuestaria de tabular la información de la modificación, según
5 la modificación corresponda, el monto original del contrato, las
variaciones que sufrió el contrato y el monto final del
contrato.
Alcance/ Lugar destinado para describir la justificación de la
6 Justificación de la modificación y los datos del contrato.
Modificación
Conclusión En este campo se da una breve explicación de la
7
conclusión del Acta de Modificación de Contrato
Recomendación En este lugar se coloca la recomendación que dio la
8
de la Comisión Comisión de Contratación
Visto Bo. Nivel En este campo se colocan los datos de la persona que
que autoriza dio el visto, el nivel que autoriza y los miembros de la
9
Comisión.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
Comisión de Contratación
Acta de Modificaciones al Contrato

Cambio en Cambio en Plazo de Variaciones

Cantidad el Alcance Ejecución No Previstas

Expediente/Precontrato Nº 1700_/ _____

Descripción:
Organización Contratante: MANTENIMIENTO DISTRITO APURE
Contrato Nº 46000__________ Contratista: _______________________________________________
Cuenta Presupuestaria de la modificación:
“_____________________________________________________________________________________”
Concepto Bs.F
Bs.F Divisa
a. Monto Original del Contrato

b. Más: Cambios en el Alcance aprobados

c. Cambio en el Alcance actual

d. Subtotal b + c

e. Más: Aumentos en Cantidad Obra/Serv. Aprobados

f. Aumento en Cant. Obra/Serv. Aprobado

g. Subtotal e + f

h. Menos: Disminución en Cantidad Obra/Serv. Aprob.

i. Disminución en Cant. Obra/Serv. Actual

j. Subtotal h + i

k. Más: Plazo de Ejecución/ extensión aprobados

l. Plazo de Ejecución con erogación actual

m. Extensión actual

n. Subtotal k + l + m

o. Más: Variaciones no Previstas aprobadas

p. Variaciones no Previstas actual

q. Subtotal o + p

r. Total Variaciones d + g - j + n + q

s Ajuste por redondeo Reconvención Monetaria

t. Nuevo Monto del Contrato a + r

%
Total Contrato modificado en % Bs./
239.772,37 desviac.
Bs.F.

ALCANCE/JUSTIFICACIÓN DE LA MODIFICACIÓN

Notificar a la Comisión de Licitación Mayor de la División Centro Sur, ________________________

denominado “___________________________________________________________________”, asociado al
contrato No. 46000________, el cual fue ejecutado por la
____________________________________________________________________________ Desde el ____/___/_____
al ___/____/______.

CONCLUSIÓN:
En virtud de lo antes expuesto, esta Unidad Contratante notifica a la Comisión de Licitación Mayor de la División Centro Sur,
_______________ del Contrato Nº 46000______, asociado al servicio denominado
“_____________________________________________________________” ejecutado por la empresa
______________________________________________________, desde el __/____/_____ al ___/ ____/______

Recomendación de la Comisión

Vo. Bo.: ______________________ / Supervisor de Mantenimiento Estático – Distrito

Apure________________________________

Nivel que Autoriza: _____________ / Superintendente Mantenimiento – Distrito Apure

____________________________________

Miembros de la Comisión
Secretario

Firma
Nombre
Indicador

Lugar: Fecha: Acta:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS
Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 25: Decisión de Gerencia Código: MP-SC-F25
Formato: Decisión de Gerencia

Objetivo: Tener un registro de las Decisiones de Gerencia realizadas. Este formato es manipulado por el
Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite realizar una Decisión de Gerencia.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

1 2

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA En este espacio se encuentra el logotipo de la empresa.

Decisión de la
Gerencia
2 Nombre del documento a realizar.
Contratante
Comisión de Espacio destinado para especificar a quien va dirigido el
Contratación, documento, el número de expediente, número del pre-
3
Organización, contrato, la organización contratante, lugar y fecha de la
Contrato decisión

En este espacio se da una breve argumentación sobre lo

establecido en el Manual de Contratación de PDVSA ys
Nombre del
4 sus Filiales y se procede a especificar el nombre del
servicio
servicio.

En este lugar se pronuncia la decisión que toma la

organización contratante con respecto al contrato y su
modificación, entre ellas esta: modificaciones en
5 Decisión cantidad, en plazo de ejecución, en el alcance y los
resultados obtenidos en la Evaluación de Actuación o
Desempeño del Contratista.
Nivel que somete En este campo se describen los nombres y cargos del
y Nivel que nivel que somete y el nivel que autoriza la Decisión de
6
aprueba Gerencia.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
Decisión de la Gerencia Contratante

Comisión de Contratación Expediente/Precontrato Nº:

MAYOR – DIVISIÓN BOYACA 1700_ / 46000__

Organización Contratante: Fecha de Decisión:

Lugar:
SUPERINTENDENCIA DE ____/____/______
MANTENIMIENTO, DISTRITO APURE GUASDUALITO

Vistos los siguientes argumentos:

En relación con lo establecido en el Manual de Contratación de PDVSA y sus Filiales, Capítulo 7 –

Administración de Contratos, punto 6. Modificaciones y Ajustes al Contrato, puntos 6.3.1. y la
recomendación emitida por la Comisión de Contratación Mayor contenida en acta del proceso denominado:

“__________________________________________________”

Hemos decidido:

 Realizar : Describir lo que se decide realizar

NIVEL QUE SOMETE: ______________

Superintendente de Mantenimiento – Distrito Apure

Nivel que Aprueba: ____________

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS
Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 26: Addendum Código: MP-SC-F26

Formato: Addendum

Objetivo: Tener un registro de los Addendum realizados en la Superintendencia. Este formato es

manipulado por el Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite realizar un Addendum

Elaboración: Original

Distribución: Original Administrador de Contratos. .

Descripción:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

En este espacio el Número de Addendum y el número

1 Addendum
del Contrato
En este campo se describen los datos de PDVSA y de la
Contratista, así como las obligaciones que asumió la
contratista para la ejecución del servicio, las
modificaciones que se hicieron y los resultados de esta
2 Contenido
modificaciones, así como también el compromiso que
tiene la contratista de entregar la actualización de las
fianzas.
Lugar donde se especifican los nombres y apellidos de
3 Representantes los representantes, tanto de PDVSA como de la
Contratista, cedula de Identidad y firma de cada uno.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
ADDENDUM Nº __

CONTRATO N: 46000_____
Entre, PDVSA PETRÓLEO, S.A., sociedad mercantil, domiciliada en la ciudad de Caracas, Distrito Capital, inscrita ante
el Registro Mercantil Segundo del Distrito Federal (hoy Capital) y Estado Miranda en fecha 16 de noviembre de 1978,
bajo el N° 26, Tomo 127-A-Sdo., cuyo Documento Constitutivo ha sufrido diversas reformas, siendo la última de éstas
inscrita por ante el mismo Registro Mercantil, en fecha 16 de marzo de 2007, bajo el N° 57, Tomo 49-A-Sdo; la misma
esta inscrita en el Registro de Información Fiscal bajo el N° J-00123072-6; en lo adelante denominada “LA
COMPAÑÍA”, representada en este acto por el ciudadano ____________________, titular de la Cédula de Identidad
Nº V-______________, quien para los efectos del siguiente contrato procede en su carácter de GERENTE DE LA
DIVISIÓN BOYACÁ, DE PDVSA PETRÓLEO, S.A. y de conformidad con su Nivel de Autoridad Financiera (NAF) por una
parte y por la otra, _____________________________________. domiciliada en _________, Estado
______________, inscrita por ante el Registro Mercantil Segundo de la Circunscripción Judicial del Distrito Federal y
Estado ______ en fecha ___ de ___________ de _____, bajo el Nº ___, Tomo _______, siendo su última modificación
estatutaria la que consta en Acta de Asamblea Extraordinaria de Accionistas de fecha ___ de ______ de _____ e
inscrita ante el Registro Mercantil Segundo del Distrito Capital, en fecha ___de _____ de ____, bajo el N° __, Tomo
_____, quién en lo adelante y para los efectos de este documento se denominará EL CONTRATISTA, representada en
este acto por ________________, mayor de edad, de nacionalidad venezolano, domiciliado en la Ciudad de
___________ Estado ______y titular de la Cédula de Identidad Nº ____________, quién procede en su carácter de
apoderado, carácter que consta de poder autenticado por ante la Notaría Pública Décima Séptima del Municipio
____________ del Distrito___________, en fecha ___ de _________ de ______, bajo el Nº __, Tomo ____, de los
libros de autenticaciones llevados por esa Notaría, ambas denominadas en su conjunto como la PARTES e
individualmente como la PARTE, se ha convenido en celebrar el presente Addendum N° ___ al Contrato 46000____,
contenido en las cláusulas que ha continuación se describen:
PRIMERA: En relación con el “_________________________________________________________” que “LA
CONTRATISTA” se comprometió a ejecutar de acuerdo con el Contrato Nº 46000______, suscrito con “PDVSA” el
___de ______ de _____, las partes acuerdan realizar Modificación Nº ___,
_________________________________________________________________________________, siguiendo lo
indicado en el Manual Corporativo de Contrataciones de PDVSA, Capítulo VII "Administración de Contratos" Numeral
6.3.__. “_____________________________________”, se procedió a realizar Acta de Otras Consideraciones y PDVSA
Privado en fecha ___/___/_____, donde el NAF correspondiente autoriza la modificación Nº _
______________________________ del Servicio del Contrato N° 46000____.
SEGUNDA: Modificación Nº __ por _______________________ del Contrato Nº 46000____, por un período de
___________ (___) días calendarios a partir del __/___/____, para una nueva fecha de culminación del Contrato el
día ___/___/____, quedando la ejecución del contrato, bajo los mismos precios, términos y condiciones establecidos
en el contrato original. Adicional al periodo de la extensión, la tasa operacional de contrato (partida _________), cuyo
monto mensual es Bs. ______________, aumenta en __ unidades (meses), por lo que, el monto total en aumento
para esta modificación, será Bs ________________.
De esta manera, el nuevo monto total del Contrato N° 46000________será de la cantidad de Bs.
_________________________________, para un Total Equivalente de Bs. ________________, representado así una
Variación de ____%, del monto contractual original
POR “LA CONTRATISTA” POR “PDVSA”

______________________
______________________

C. I. N°: _ C. I. N°:

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Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 27: Memorándum Código: MP-SC-F27

Formato: Memorándum
Objetivo: Tener un registro de los memorándum realizados. Este formato es manipulado por el
Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite realizar un memorándum.

Elaboración: Original

Distribución: Original Administrador de Contratos.

Descripción:

1
2

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA En este espacio se encuentra el logotipo de la empresa.

2 Memorándum Nombre de la Notificación a realizar.

Espacio destinado para especificar la Superintendencia
Para, De, Nro. de que realiza la solicitud, a quien va dirigido y la fecha de
3 contrato, Fecha creación del documento, así como la fecha del Acta de
Inicio de Proceso de Contratación
En este espacio se describe el asunto a tratar el cual
4 Asunto
requiera de un memorándum para ello.

Información En este lugar se especifican la información o soporte

5
Adicional que posee el memorándum.

6 Representante Nombre y firma de la persona que emite el documento.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
Memorándum

Para Nº Contrato:

De SUPERINTENDENTE DE MANTENIMIENTO DISTRITO Fecha. Apure, //____

APURE

Fecha de Acta de Inicio Proceso de Contratación: / /__

Asunto:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

Se anexa la siguiente información:

1. Print de pantalla generado por el Sistema Integrado de Control de Contratista de los trabajadores
que integran el contrato.
2. Descripción del proceso de verificación del listado de personal, fecha de ingreso y egreso, cedulas
de identidad, días a cancelar por trabajador contra la información contenida en el print de pantalla
del Sistema Integrado de Control de Contratista, recibos de pagos y demás documentación de
soporte, señalando la conformidad e integridad del listado y sus datos.
3. Copia de la oferta con sus estructuras de costos (A.P.U).

_____________________________

Administrador de Contratos
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DE SERVICIOS CONTRATADOS
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Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 28: Carta de la Contratista
Código: MP-SC-F28
solicitando Reembolso de Fianza.

Formato: Carta de la Contratista solicitando Reembolso de Fianza.

Origen: Contratista

Distribución: Original Contratista

Descripción:

2
3

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

Logo de la En este espacio se encuentra el logotipo de la

1
Contratista Contratista.
2 Ciudad Nombre de la ciudad y fecha de la solicitud
Espacio destinado para especificar a quien va dirigida la
3 Señores
solitud.
En este espacio se coloca el número del Contrato y el
4 Ref. nombre del servicio
En este lugar se describe el asunto a tratar en este caso
la solicitud de reembolso de fianza así como la
5 Asunto
documentación anexa.
En este campo se especifica el nombre de la persona
6 Representante
que emite el documento
En este lugar se debe firmar y sellar como recibido la
7 Firma
solicitud.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
Ciudad, XX de Xxxx del 20XX
LOGO DE CONTRATISTA

SEÑORES:
PDVSA Petróleo, S.A.

División Boyacá

Distrito Apure

Mantenimiento

Ref.: Contrato N° 4600XXX” denominado: “___________________________________________”

Asunto: Solicitud de Reembolso de Gastos por Fianzas de Contrato

Estimados Señores:

Sirva la presente para hacer la solicitud de reembolso de los gastos incurridos por nuestra empresa para la emisión de las
fianzas de Fiel Cumplimiento y Laboral del referido contrato, de acuerdo a lo establecido en el punto 25.7 Garantías y
Documentos, Cuarto Párrafo, Página 22 del pliego de condiciones N° XXXXXX.

El monto correspondiente al reembolso es de: Monto en letras Bolívares con xx/100 céntimos (Bs. xx.xxx, xx),
discriminados de la siguiente manera:

Tipo de Fianza N° Monto Bs.

Fiel Cumplimiento XX-XXXX XX.XXX,XX

Laboral XX-XXXX XX.XXX,XX

A tal efecto se anexan los respectivos soportes que evidencian el gasto, entre los cuales se tienen:

 Copia de las hojas del pliego donde se indica la aplicación del reembolso.
 Facturas originales donde consta el gasto causado por la emisión de las fianzas.
 Copia de las fianzas.
Para cualquier información adicional puede contactar a xxx al 04XX-XXX.XX.XX, o vía correo electrónico [email protected].

Agradecemos de antemano las gestiones del caso.

Cordialmente,

XXXXX XXX
Gerente XXXX

SELLO HUMEDO
Favor devolver sellado y firmado

Nombre y Apellido: ___________________

C.I.:___________________
Cargo: ___________________

HOJA MENBRETEADA
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Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 29: Oficio de entrega Evaluaciones
Código: MP-SC-F29
Económicas
Formato: Oficio de entrega Evaluaciones Económicas

Objetivo: Tener un registro de los oficios entregados a evaluaciones económicas. Este formato es
manipulado por el Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se necesite realizar una Decisión de Gerencia.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

1
2

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA En este espacio se encuentra el logotipo de la empresa.

Solicitud
2 Nombre del documento a realizar.
Espacio destinado para especificar a quien va dirigido el
3 Para , De, Asunto documento, el número de contrato la organización
contratante, lugar y fecha.
En este espacio se da una breve descripción de la
4 Descripción solicitud.

En este lugar se especifica el nombre del representante

5 Representante
de la organización que emite la solicitud.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Formato: Acta de Entrega de Documento de Cierre a Contratista

Objetivo: Tener un registro del Acta de Entrega de Documento de Cierre a Contratista. Este formato es
manipulado por el Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Frecuencia de preparación: Cada vez que se requiera entregar documentos a la Contratista

Elaboración: Original

Distribución: Original Administrador de Contratos

Descripción:

1 2

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA Contiene el logotipo de la empresa.

Acta de Entrega de
2 Documento de Cierre Nombre del documento a utilizar
a Contratista
En este lugar se especifica el nombre de la
Empresa, Ciudad
3 empresa y ciudad.
En este espacio se describen número de
expediente, el número de contrato e, el nombre del
Asunto
4 servicio y los documentos anexos que se le
entregan a la Contratista
Nombre de la persona encargada de entregar los
Representante
5 documentos
En este lugar la persona que recibe el documento
Recibido por
6 debe firmar el documento como recibido.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
ACTA DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
DE CIERRE ADMINISTRATIVO

Empresa:
____________________________

Ciudad.-

PDVSA PETRÓLEO, S.A., Superintendencia de Mantenimiento - Distrito Apure, cumple con

entregarle del proceso Nº 1700_________ del servicio denominado:
“____________________________________________________________________” asociado
al Contrato Nº 46000_______, los documentos correspondiente al Cierre Administrativo y
Evaluación de Actuación o Desempeño del Contratista. La siguiente documentación:

 Acta de Recepción Definitiva.

 Carta de Finiquito
 Evaluación Final SNC
 Fianza Laboral Nº __-_____________
 Fianza Fiel Cumplimiento Nº ___-_________

Saludos cordiales,

_________________
Mantenimiento Distrito Apure

Recibido por:

Nombre: ___________________
Cargo: _____________________

C.I.: _______________________

Firma: _____________________

Lugar y Fecha: ______________

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DE SERVICIOS CONTRATADOS
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Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 31: Acta de Terminación Código: MP-SC-F31
Formato: Acta de Terminación

Objetivo: Tener un registro del Acta de Terminación Este formato es manipulado por el Administrador de
Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

Copia Contratista

Descripción:

1
2

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA Contiene el logotipo de la empresa.
Nombre de la empresa, nombre de la
Acta de
Superintendencia a cargo, distrito y nombre del
2 Terminación
documento.
Espacio destinado para colocar el asunto al que se
refiere, en este caso la terminación del contrato, en la
cual se especifica el número del contrato, nombre del
3 Contenido
servicio, fecha de la culminación de la ejecución del
servicio.
En este campo se debe colocar el nombre de los
representantes por PDVSA y por parte de la
4 Representantes
Contratista y su respectiva firmas.
En este lugar se especifica la distribución que tendrá el
5 Distribución documento, el original y sus copias.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
PDVSA

DISTRITO APURE

SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO

ACTA DE TERMINACIÓN

En Guafita Estado Apure, a los a los __ días del mes de _________de 20__, presente el
ciudadano _________________________ V., C.I. ________________, en representación de la
empresa ______________________ por una parte y por la otra, el ciudadano
__________________ en representación de la SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO -
DISTRITO APURE hace constar que en esta misma fecha fueron concluidos los trabajos
consistentes al servicio:
“__________________________________________________________________” adscrito al
Contrato Nº 46000____, celebrado entre PDVSA y la empresa mencionada y que consta en
documento privado con fecha de __/ ___ / ______.

En prueba de conformidad se firman cinco (05) ejemplares de un mismo tenor y a un solo efecto
en la ciudad de Guafita, a los ____ días del mes de ____________ de 20___.

Por PDVSA: Por la Empresa:

Original: Superintendencia de Mantenimiento.

C.C.: Empresa.

Legal.

Relaciones Laborales.

Archivo de la Obra.
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Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 32: Acta de Recepción Provisional Código: MP-SC-F32
Formato: Acta de Recepción Provisional

Objetivo: Tener un registro del Acta de Recepción Provisional. Este formato es manipulado por el
Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

Descripción:

1
2

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA Contiene el logotipo de la empresa.
Acta de
Nombre de la empresa, nombre de la Superintendencia a
Recepción
2 cargo, distrito y nombre del documento.
Provisional
Espacio destinado para colocar el asunto al que se refiere,
en este caso el Acta de Recepción Provisional, en la cual se
3 Contenido especifica el número del contrato, nombre del servicio,
fecha de la firma del Acta y la conformidad del mismo.
En este campo se debe colocar el nombre de los
representantes por PDVSA y por parte de la Contratista y su
4 Representantes
respectiva firmas.
En este lugar se especifica la distribución que tendrá el
5 Distribución documento, el original y sus copias.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
PDVSA

DISTRITO APURE

SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO

ACTA DE RECEPCIÓN PROVISIONAL

En Guafita, Estado Apure, a los ___ días del mes de ________ de 20__, presente el Ciudadano:
________________________ C.I. Nº V-__________ en representación de la
_______________________________________. por una parte y por la otra, el Ciudadano
_________________ en representación de la SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO –
DISTRITO APURE hace constar que en esta misma fecha fueron concluidos los trabajos
consistentes al servicio denominado
“______________________________________________”asociado al Contrato Nº 46000______,
celebrado entre PDVSA y la empresa mencionada y que consta en documento privado con fecha
__/___/ ______. El representante de PDVSA luego de haber constatado que LA EMPRESA
ejecuto EL SERVICIO anteriormente mencionado de acuerdo a las normas, especificaciones,
planos y demás documentos del referido contrato, declara aceptada provisionalmente dicho
servicio.

En prueba de conformidad se firman cinco (05) ejemplares de un mismo tenor y aun solo efecto en
la Ciudad de Guafita, a los ____ días del mes de_______ de 20__.

Por PDVSA Por la Contratista

ORIGINAL: Superintendencia de Mantenimiento

C.C. Empresa

Legal

Relaciones Laborales

Archivo del servicio.

PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 33: Modelo de Carta de Finiquito Código: MP-SC-F33
Formato: Modelo de Carta de Finiquito

Objetivo: Tener un registro del Modelo de Carta de Finiquito. Este formato es manipulado por el
Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

Concepto: El Documento de Finiquito, es aquel mediante el cual las partes contratantes (Ente Contratante
y Contratista) liberan sus deberes y responsabilidades contractuales. Por una parte, la Contratista deberá
garantizar la cancelación de todas sus obligaciones contractuales con sus proveedores y subcontratistas,
con sus trabajadores y demás acreedores que pudieran tener algún reclamo, deuda o preferencia por
cualquier motivo, directa o indirectamente relacionado con la ejecución de la obra o prestación del servicio
objeto del contrato; así como, haber cumplido con todos los acuerdos y condiciones del Compromiso de
Responsabilidad Social; y por otra parte, el Ente Contratante (PDVSA, Filial o Empresa Mixta) deberá
asegurar que ha realizado todos los pagos pendientes, liberación de garantía, devolución de retenciones y
cualquier otra obligación a satisfacción de la Contratista.

Descripción:

1
2

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA Contiene el logotipo de la empresa.
Carta de
Nombre del documento “Carta de Finiquito del
Finiquito del
2 Contrato N° “
Contrato N°
Espacio destinado para colocar el asunto al que se
refiere, en este caso la carta de finiquito donde ambas
3 Contenido partes PDVSA y la Contratista liberan sus deberes y
responsabilidades contractuales
En este campo se debe colocar el nombre de los
representantes por PDVSA y por parte de la
4 Representantes
Contratista y su respectiva firmas.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
CARTA DE FINIQUITO DEL CONTRATO N° 46000________
“________________________________________________________________________________________”

Empresa: ______________________________________________

Entre PDVSA PETROLEOS, S.A., Sociedad Mercantil Filial de Petróleos de Venezuela, S.A., constituida y domiciliada en la Ciudad de Caracas,
inicialmente inscrita bajo la denominación social de Corcoven, S.A., por ante el Registro Mercantil Segundo de la Circunscripción Judicial del Distrito
Federal y Estado Miranda, en fecha 16 de Noviembre de 1978, bajo el Nro. 26, Tomo 127-A Segundo de los Libros de Registros respectivos, cuyo
documento Constitutivo Estatuario ha sido reformado en varias oportunidades siendo las ultimas las inscritas por ante el mencionado Registro Mercantil el
día 30 de Diciembre de 1997, bajo el Nº 21, Tomo 583-A SGDO donde se acordó la fusión por absorción de las empresas filiales operadoras de Petróleos
de Venezuela, S.A., Lagoven, S.A., y Maraven, S.A., por la empresa Corcoven, S.A., la modificación por la de PDVSA y GAS, S.A.; y la que consta de
acta de Asamblea Extraordinaria de Accionistas celebrada el 10 de Abril de 2001, inscrita en el Registro Mercantil Segundo de la Circunscripción Judicial
del Distrito Capital y Estado Miranda en fecha 09 de Mayo de 2001, bajo el Nº 23, Tomo 81-A-SDO. Y publicada en el periódico Mercantil el Informe de
fecha 11 de Mayo de 2001, Nº 8244, donde cambia a su denominación actual, luego se realiza otra reforma estatuaria inscrita por ante el Registro
Mercantil Segundo de la Circunscripción Judicial del Distrito Federal y Estado Miranda, en fecha19 de Diciembre de 2002, baja el Nº 60, Tomo 193-SGD,
posteriormente se realiza una modificación estatuaria según Decreto Nº 2184, de fecha10 de Diciembre de 2002, y publicado en Gaceta Oficial de
Republica Bolivariana de Venezuela Nº 37.588 de la misma fecha, siendo reformados parcialmente los estatutos según Decreto 3.299 de fecha 07 de
Diciembre de 2004, publicados según Gaceta oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela Nº 38.081, en la misma fecha, siendo su ultima
modificación estatuaria inscrita ante el Registro Mercantil Primero del Distrito Capital y Estado Miranda bajo el Nº 42, Tomo 7-A-PRO de fecha 26 de
Enero de 2006, siendo su última modificación las realizadas según fecha16 de Marzo de 2007 bajo el Nº 57, Tomo 49-A-SDO; a través de la cual modifica
el Documento Constitutivo – Estatutos y lo unifica en un solo texto; inscrita en el Registro de Información Fiscal bajo el Nº J- 00123072-6; en lo adelante
denominada PDVSA, representada en este acto por el ciudadano Ing. _____________________, venezolano, mayor de edad, domiciliado en la Ciudad
de ________, y titular de la cédula de identidad Nº V-_______________, quien para los efectos del siguiente contrato procede en su carácter de Gerente
del Distrito Apure de la División Centro Sur, de PDVSA PETROLEOS, S.A., y de conformidad con su Nivel de Autoridad Financiera (NAF) por una parte; y
por la otra, ________________________________empresa constituida y domiciliada en la Ciudad de _________, debidamente inscrita en la oficina
del Registro Mercantil Segundo de la Circunscripción Judicial del Distrito ______y Estado _______, en fecha __ de ______de _____, bajo el Nº ___,
Tomo _______________., sufriendo diversas modificaciones siendo las ultimas de ellas la realizada ante el registro Mercantil Segundo de la
Circunscripción Judicial del Distrito _______ y Estado _______, en fecha _____ de ______ de 20__, Bajo Nº ___, Tomo _______., representada en
este acto por su Presidente, el Ciudadano ________________________________________, venezolano, mayor de edad, titular de la cedula de
identidad Nº ____________, lo cual en adelante y únicamente a los efectos de este documento se denominara LA CONTRATISTA, ha concluido la
ejecución de los trabajos objeto del CONTRATO Nº 46000________
“________________________________________________________________”, firmado entre las partes el ___ de ______ de ______, en adelante
denominado el CONTRATO y por cuanto LA CONTRATISTA expresamente declara en este acto que nada adeuda a terceros, incluidos los trabajadores
de LA CONTRATISTA, sus sub.-contratistas, proveedores y aquellos que en alguna forma le hubiesen trabajado o prestado servicios, con ocasión de la
ejecución del CONTRATO, las PARTES declaran que habiendo cumplido cada una de ellas y entre sí las obligaciones derivadas del CONTRATO han
convenido en suscribir el presente FINIQUITO, en el entendido que si PDVSA, según se le define en el mencionado CONTRATO, pos teriormente a la
firma de este FINIQUITO, se viese obligada a pagar alguna cantidad de dinero, a asumir cualquier obligación y/o estar sujeta a cualquier requerimiento
judicial o extrajudicial por causa de o relacionado con el señalado CONTRATO, debido a hechos y/u omisiones imputables a LA CONTRATISTA, éste
deberá reembolsarle de inmediato a PDVSA la totalidad de los pagos en que PDVSA incurriese por tales motivos, siendo responsable LA
CONTRATISTA ante PDVSA y ante terceros por los daños y perjuicios que pudieren ocasionárseles. LA CONTRATISTA declara y acepta así mismo,
que PDVSA nada queda a deberle por la ejecución de los trabajos a que se refiere el mencionado CONTRATO y que igualmente renuncia a cualquier
acción, que con motivo de la terminación del referido CONTRATO, pudiera tener en contra de PDVSA. Del mismo modo LA CONTRATISTA, conviene
por este documento, que quedan a salvo cualesquiera otros derechos de PDVSA del CONTRATO, que puedan permanecer vigentes des pués de la
fecha de la firma del presente FINIQUITO, en prueba de lo cual, se firman dos (2) ejemplares, de un mismo tenor y a un solo efecto, en
Guasdualito a los ___ días del mes de _______ de ______.

PDVSA PETROLEO, S.A. EL CONTRATISTA

C. I. Nº V- __________ C. I. Nº V- ____________
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/2
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Formato 34:Acta de Recepción Definitiva Código: MP-SC-F34
Formato: Acta de Recepción Definitiva.

Objetivo: Tener un registro del Acta de Recepción Definitiva. Este formato es manipulado por el
Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Origen: Administrador de Contratos o Requeriente del proceso.

Distribución: Original Administrador de Contratos.

Lineamiento: Una vez cumplido el lapso de garantía, la Contratista debe solicitar por escrito a la
Unidad Contratante la recepción definitiva de la obra o servicio, quien dentro de los treinta (30)
días siguientes al recibo de la solicitud, realizará una inspección general de la obra o servicio, y de
comprobar que la ejecución está del todo conforme con lo establecido en los términos y
condiciones del Contrato, procederá con su recepción definitiva y se reventará el acta respectiva,
suscrita por el representante de la Unidad Contratante, el Ingeniero Inspector, el Ingeniero
Residente, y/ o representante del Contratista, según corresponda.

Descripción:
1

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CAMPO N° TITULO DESCRIPCIÓN

1 PDVSA Contiene el logotipo de la empresa.
Acta de Nombre de la empresa, nombre de la
Recepción Superintendencia a cargo, distrito y nombre del
2
Definitiva documento.
Espacio destinado para colocar el asunto al que se
refiere, en este caso el Acta de Recepción Definitiva
del contrato, en la cual se especifica el número del
3 Contenido
contrato, nombre del servicio y acuerdo entre ambas
partes.
En este campo se debe colocar el nombre de los
4
representantes por PDVSA y por parte de la
Representantes
Contratista y su respectiva firmas.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
PDVSA – DIVISIÓN BOYACÁ
DISTRITO APURE
SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO

ACTA DE RECEPCIÓN DEFINITIVA

En el Distrito Apure, el día // Sr. ____________________ en representación de

PDVSA – División Boyacá, por una parte, y por la otra, el ciudadano __________________, en
representación de la Empresa Contratista "______________________________________.", hacen
constar que en la presente fecha se ha procedido a efectuar la Recepción Definitiva de la Obra y/o
Servicio según Contrato N° 46000_____. El representante de PDVSA – División Boyacá, Distrito
Apure, luego de haber constatado que el Contratista ejecutó la obra y/o servicio mencionada de
acuerdo con las normas, especificaciones y demás documentos citados en el referido contrato
declaran recibir definitivamente dicha obra y/o servicio, de acuerdo a lo dispuesto en el referido
contrato.

Es entendido, que la presente recepción no exime al contratista de ninguna de las responsabilidades

que como tal le incumban frente a PDVSA conforme al contrato y las leyes.

Obra y/o Servicio: “___________________________________________.”

En señal de conformidad firman:

P/PDVSA –División Boyacá P/Contratista

______________________ _________________________

Nombre: _ Nombre: _

C.I. N°: ______________ C.I. N°: ______________
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/18
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Anexo 01: Procedimientos en SICC Código: MP-SC-A01

Objetivo: Establecer los pasos a seguir para acceder al Sistema Integrado de Control de Contratista
(SICC).

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento (Inspector).

Descripción: A continuación se describen los pasos a seguir para ingresar al Sistema Integrado de
Contratistas.

1. Ingresar en la Aplicación "Computador Central" seguido elige la opción "PDVSA" que tiene un icono
de una computadora. Enter.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3. Ingresar en el campo "Userid”: SICCXXXX. Seguido presiona la tecla TAB, hasta llegar al lado
derecho del campo que dice: "Password" e ingresar la contraseña y presionar Enter.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

5. Aparece la pantalla CICS-MVS, Presionar la tecla "Pausa”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

7. Escriba nuevamente en el campo "Userid”: SICCXXXX y "Password”: PDVSA XXX, seguido de

Enter.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

9. La pantalla se colocará en negro en ese instante escriba "H20” (Cero) y presiona Enter.

10. Presionar nuevamente la tecla Enter.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

A continuación se presentan las opciones que desea realizar:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

OPCIÓN: 1 Act. Contrato

ACCIÓN : 1 Crear Contrato

 C. SAP (S\N) S Enter

 NRO. CONTRATO 100546000XXXXX Enter
 ORIGEN CONT S Enter
 DES. CONTRATO Nombre del Contrato Enter
 TIPO CONTRATO 02 Enter
 F INI CONT XX/XX/20XX Fecha de Inicio del Contrato. Enter
 F FIN CONT XX/XX/20XX Fecha Fin del Contrato. Enter
 NÚMERO AREA 05 Enter
 FUNCIÓN
 GERENCIA 020512 Enter

 NÚMERO RIF: RIF de la Empresa Contratista Enter

Como se muestra en la siguiente imagen:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Para Mantener Contratos debe previamente ingresar en la aplicación SICC, elegir y realizar las siguientes
acciones:

OPCIÓN: 1 Act. Contrato

ACCIÓN: 2 Mantener Contrato

 C. SAP (S/N) S Enter

 NRO. CONTRATO 100546000XXXXX Enter
 ORIGEN CONT S Enter
 NÚMERO AREA 05 Enter sale el contrato. Las letras verdes indican los datos que pueden
ser modificados (es común cambiar fecha de fin para poder activar una obra de contratos
vencidos). Volver a teclear Enter para guardar modificación.

Como se muestra en la siguiente imagen:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Para Eliminar Contratos, previamente debe existir un contrato. Elegir y realizar las siguientes acciones:

OPCIÓN: 1 Act. Contrato

ACCIÓN: 3 Eliminar Contrato

 C. SAP (S/N) S Enter

 NRO. CONTRATO 100546000XXXXX Enter
 ORIGEN CONT S Enter
 NUMERO AREA 05 Enter ==> Enter para confirmar eliminación

Como se muestra en la siguiente imagen:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nota: Para Crear una Obra debe tener a la mano la siguiente información:

1. Número de Contrato.

2. Fecha de Inicio del personal a trabajar

3. Fecha Fin del personal a trabajar

4. Número de Personal, cantidad de personas

5. Lugar de ejecución de la obra o servicio

6. Número de Orden Interna.

Elegir y realizar las siguientes acciones en la aplicación SICC:

OPCIÓN: 2 Act. Obra

ACCIÓN :1 Procesar Obra

 NRO OBRA 05 Enter, procede a anotar el número de la obra que genera el sistema (Este

número de obra es muy importante al momento de solicitar personal SISDEM).

 NRO. CONTRATO 100546000XXXXX Enter

 FECHA DE INCIO: La fecha de inicio para la cual se está pidiendo el personal. Enter

 FECHA FIN: Fecha de culminación. Debe estar en el rango de fecha del contrato, si no hay

que ir al contrato para modificar la fecha fin de contrato para que permita cargar la obra.

 NÚMERO ORDEN 0000000001 (de acuerdo al Nº de solicitudes que se vallan a hacer por

pedido).

 CONT. COLECTIVO S Tab hasta llegar a:

 F.H. ALQUILADA * (S/N) N Tab

 TPO. ACTIVIDAD *** 003 Tab ( Depende de la actividad a realizar)

 FRECUENCIA * 2 Tab

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Para trabajos en La Victoria

50% de personal solicitado deberá ser de La Victoria código: 05020
50% de personal solicitado deberá ser de Osaca código: 05217

Para trabajos en Mantecal

50% de personal solicitado deberá ser de Mantecal código: 05511
50% de personal solicitado deberá ser de La Estacada código: 05512

 OBRA EMERG (S/N) : N a menos que se mande a cargar una obra de emergencia y entonces será
S Tab
 REGIMEN TIPO : 1 Tab
 SERV. MEDICO : 3 Tab
 RECOBRO TARJETA N (S/N) Sustituir la N que está en verde por una S
 UNIDAD DE NEGOCIO: 13 tab
 MUELLE EMBARQUE: 00 Tab
 CENTRO COSTO. ********** U ORDEN INTERNA. (El Líder del contrato dispondrá de la selección
entre Centro de Costo o uso de la Orden Interna)
 FIL. CONTABLE: 20 Tab
 ORDEN INTERNA: 800000XXXX este es el Nº de cuenta que debe proporcionar el jefe del
contrato. Enter
 Nuevamente se presiona la tecla Enter, hasta que todos los datos estén en azul.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Para Mantener Obra: Este acción se realiza para dar extensión de tiempo del personal.

Las modificaciones que comúnmente se realizan son:

 Cambio en la fecha de finalización para prorrogar empleados.

OPCIÓN: 2 Act. Obra

ACCIÓN: 2 Mantener Obra

 NRO OBRA 05 y el Nº de obra que se quiere modificar o revisar Enter

 En letras verdes salen los espacios que pueden ser modificados, después de modificar ==>
Enter

Si quiere agregar o eliminar personal, se teclea F9 para pasar a la página de Estructura Labor donde si
deja Acción 2, introduce el código de personal a incluir en esa obra y la cantidad.

Si desea eliminar algún cargo marcará Acción 3, y procede a colocar el código del cargo a eliminar y la
cantidad de personas registradas.

Como se muestra en la siguiente imagen:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Para Eliminar Obra, elegir y realizar las siguientes acciones:

OPCIÓN: 2 Act. Obra

ACCIÓN : 3 Eliminar Obra

 NRO OBRA 05 y el Nº de obra que se quiere eliminar ==> Enter ==> Enter para ratificar
eliminación.

Como se muestra en la siguiente imagen:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Para Activar Obra debe elegir y realizar las siguientes acciones:

OPCIÓN: 2 Act. Obra

ACCIÓN : 4 Activar Obra

 NRO OBRA 05 y el Nº de obra que se quiere activar ==> Enter.

 Modificar Fecha Fin de Obra Enter.

Como se muestra en la siguiente imagen:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

 Debe crear la obra que corresponda según el lugar de ejecución.

OPCIÓN: 3 Act. Estructura de Labor

ACCIÓN: 1 Procesar Cargo a Notf. Obra

 NRO OBRA: 05-XXXX (Número de obra que debe generarle el sistema luego de crear la obra por

cada lugar de ejecución de la obra o servicio). Enter.

 NRO.CORR.NOTIF: 01 Enter.

 CARGO: Código del cargo solicitado Tab.

 Notificación: Fecha de Notificación.

 Cantidad Solicitada: Número de personas solicitadas para ese cargo. Enter.

 Nuevamente presionar la tecla Enter hasta que en la parte inferior de la pantalla visualice:

“Registro Incluido”.

Nota: Si se va a solicitar otro cargo dentro del mismo Nº de obra se teclea F2 y se procede de la

misma forma.

 Finalmente se teclea F9 para ratificar que todos los cargos incluidos, hayan quedado

registrados.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Como se muestra en la siguiente imagen:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 18/18
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Anexo 01: Procedimientos en SICC Código: MP-SC-A01

Los Códigos que dependen del cargo que se desea solicitar, se presentan a continuación:

CARGOS SISDEM CODIGOS CARGOS SISDEM

CODIGOS

ALBAÑIL A (0AL0A)" OPER. DE PAVIMENTADORA (OPPAV)"

ALBAÑIL AYUDANTE (0AL0X)" OPERADOR DE BRAZO (0OPBH)"

HIDRAULICO
ARMADOR CABRIAS A (0AR0A)" OPERADOR DE EQUIPOS MOVER (OMTD6)"
TIERRA D6
ARMADOR CABRIAS B (0AR0B)"
OPERADOR DE EQUIPOS MOVER (01-31607")
CAPORAL ( A ) (0CE0A)" TIERRA D8

CARPINTERO A (0CG0A)" OPERADOR DE EQUIPOS MOVER

TIERRA D9
CARPINTERO B (0CG0B)" OPERADOR DE MONTACARGA (0OP45)"
CHOFER ESP 30 TON (0CH23)" OPERADOR DE MONTACARGA (MT12T)"
HASTA 12TONELADAS
COCINERO A (0CO0A)"
OPERADOR DE MOTOTRAILLA (OPEMT)"
ELECTRICISTA A (0EL0A)" (TORNAPUL)
OPERADOR DE PATROL (OP0PA)"
ELECTRICISTA AYUDANTE (0EL0X)"
OPERADOR DE RETRO (OP0RE)"
ELECTRICISTA LINIERO (0ELOL)" EXCAVADORA

ELECTROMECANICO DE (MEMEP)" OPERADOR DE EQUIPOS (0OP0S)"

EQUIPOS PESADOS SIDEBOOM
OPERADOR DE (OPEVC)"
ENCUELLADOR (0EO00)" VIBROCOMPACTADORA

ESPESORISTA (ESPSO)" OPERADOR DE PAILOADER (OP0EP)"

OPERADOR EQUIPO (OPEEX)"
INSTRUMENTISTA (0IT00) MOVIM.TIERRA EXCAV.JUMBO
LIMPIADOR (0LI00)" PERFORADOR (0PE01)"

MECANICO C (0MC0C)" PINTOR A (0PI0A)"

RASTRILLEROS Y PALEROS DE (RASTO)"
OBRERO (0OB0A)" ASFALTO
OBRERO DE TALADRO (0OB40)" SOLDADOR A (SOLGS)"

OPER GRUAS PES (0PGT1)" SOLDADOR B (0SO0B)"

TELESCOPICA HASTA 140 SOLDADOR AYUDANTE (0SO0X)"
TON
SOLDADOR AYUDANTE (0SO06)"
SOPLADOR / SAMBLASISTA (0SA01)"

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Empresa Contratista:

Nombre del Contrato:

Número de Contrato:

Fecha de inicio de la Obra o Servicio:

Fecha estimada de culminación:

Inversión Planificada:

Nota: A la fecha se han cargado doce (xxx) valuaciones.

Avance General de la obra: A la fecha ___/ ____ / ______, se tiene un avance financiero de la obra de
(XX %), con un avance físico del xx %.

Actividades que faltan por realizar:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

El avance físico es realizado por el Inspector, el cual mediante observación directa y basada en
experiencia, indicará el porcentaje de obra o servicio ejecutado.

Por último el Reporte de Avance del Proyecto deberá contener un resumen fotográfico, donde a través
de imágenes fotográficas se muestra el avance del trabajo, el antes y después de la ejecución de la obra
o servicio.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

1. Se introduce la transacción ZMCO “Seg. Contratos por Grupos de Compras” y se procede a

presionar Enter.

2. Primero se introduce el numero de Contrato, luego la clase de documento: MK, y se presionar el

icono ejecutar.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

4. Se introduce la transacción ME33K “Visualizar Pedido Abierto” y presiona Enter.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

6. Primero se selecciona la posición que contenga las partidas, luego se presiona el icono
“Documentación de la Orden de Entrega”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

8. Se selecciona Hoja de Cálculo.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

10. Primero se selecciona el Escritorio, luego se indica el nombre del archivo y por último se da guardar.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

12. Se abre un archivo de Excel y se busca el archivo guardado.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

14. Se presiona Finalizar.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

16. Se obtiene el archivo de Balance de Contrato.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Es importante aclarar algunos conceptos:

 Valor Disponible: Es la diferencia entre el Valor Previsto y el Valor Neto.

 Valor Pagado: Es el valor compensado a la Contratista, Pago Real en cuentas Bancarias del
proveedor.

 Valor Facturado: Es la contabilización de las facturas y Hojas de Entrada de servicios realizadas por
cuentas por pagar de la gerencia de finanzas.

 Valor Previsto del Contrato: Es el valor del Contrato Marco.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento.

Concepto: Sistema de Control de Entrada y Salida de Materiales (SICESMA). Es un requisito

exigido por PDVSA para la permisología de ingreso o salida de algún activo de la empresa.

Descripción: El Sistema de Control de Entrada y Salida de Materiales (SICESMA) se realiza

mediante la aplicación SAP, este permiso se elabora cuando algún equipo o material será
trasladado de un lugar a otro.

Para realizar un SICESMA debe efectuar los siguientes pasos:

1. Se ingresa a la aplicación SAP, luego se introduce la transacción ZMEC01 –Crear pase y

presiona ENTER.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3. Se selecciona la Instalación Destino y se presiona la tilde

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

5. Aparece la Pantalla de Crear Pase, visualizara las pestañas que deberá completar. En este
caso la Pestaña del Emisor, donde debe colocar el indicador del emisor del permiso y presionar
Enter.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

7. Seguidamente, visualizara la pestaña del portador donde debe introducir los datos del mismo.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

9. Visualizara la pestaña de Puesto de Control, donde colocara el código de Salida y Entrada.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

11. Se introducen los Datos de los reglones y se presiona la tilde.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

13. Por último observará el número del pase.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento.

Descripción: Es un compromiso de pago que adquiere la unidad contratante en un periodo de valuación

determinado (Factura). Dicho documento es cargado en la aplicación SAP por el Administrador del
Contrato luego es liberado por el NAAF correspondiente al contrato.

Lineamientos: Los primeros 5 días de cada mes, el Administrador de Contratos debe notificarle a la
Contratista las actividades que debe realizar en el transcurso del mes.

Pasos a seguir para la elaboración de un pedido en la aplicación SAP:

1. Crear un texto explicativo como se muestra en la figura
.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

2. Entrar al Computador Central - Aplicación SAP Y Seleccionar el Item “ME33K” Pedido abierto-
visualizar.

3. Ingresar el # de contrato y presionar la tecla “ENTER”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

4. Visualizar la posición en que cargará el pedido (Nombre del contrato).

5. Regresar a la pantalla de inicio y seleccionar el ítem “ME21N” Pedido  Crear.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

6. Hacer click en el botón “Resumen de documento activo”. (Activar resumen de documento).

7. Hacer click en el botón “Variante de selección”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

9. Ingresar # contrato en el campo “Documento compras” y presionas el botón “Ejecutar”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

11. Colocar el puntero del ratón en la posición visualizada en el paso 4 (nombre del contrato).

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

13. Hacer click en el icono “Desglosar”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
PETROLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 8/18
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Anexo 06: Elaboración de pedido en SAP Código: MP-SC-A06
14. Se desplegará una nueva vista en la que apreciara del lado izquierdo un ítem denominado
“Comentarios generales” y una pestaña denominada “Texto”.

15. Copiar el texto explicativo en el campo en blanco.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

17. En base al porcentaje de aporte, calcular el monto a cancelar en la valuación y lo introduce en el campo
“Monto Aporte”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

19. Hacer click en el icono “Desglose de posición”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

21. Visualizar una ventana emergente en la que seleccionara “De pedido abierto” y luego hacer click en el
icono “Continuar”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

23. Hacer click en el botón “Servicios”. (Tomar Servicios).

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

25. Hacer click en el icono de “Grabar”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

27. Va al menú principal y hace click en el icono de “BUSINESS WORKPLACE”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

28. Seleccionar la bandeja de entrada.

29. Seleccionar “Liberar pedido # 45XXXX” y hacer click en el icono “Ejecutar”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

31. En Bandeja de salida seleccionar “Workflows Lanzados” y hacer click en el icono “Visualizar Log
Workflow” del # pedido a aprobar.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:

Fecha Fecha: Fecha:

PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 17/18
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Anexo 06: Elaboración de pedido en SAP Código: MP-SC-A06
32. En la página Log Workflow, seleccionar el # pedido que se va a aprobar y hacer click en el botón que
está ubicado al extremo derecho.

33. Aparecerá una ventana emergente y hacer click en el botón “Responsable”

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

34. Aparece otra ventana emergente en la que se observa el responsable de la aprobación y haces “Print
Screen”.

35. Crear un nuevo mensaje de correo electrónico en el cual el destinatario será el superintendente y
copia a los involucrados en el contrato (Inspector y líder de la unidad. Asunto: Pedido pago val # xxxx.
Pegas el print screen anterior junto con el texto explicativo.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Objetivo: Establecer los pasos a seguir para Crear Hoja de Entrada de Servicio.

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento.

Descripción: Es un documento que avala el pago del servicio en un periodo de valuación determinado
(Factura). Dicho documento es cargado en la aplicación SAP por el Administrador del Contrato luego de la
aprobación de un pedido y es liberado por el NAAF correspondiente al contrato.

Pasos a seguir para realizar la carga de una HES en la aplicación SAP:

1. Crear un texto explicativo similar al del pedido como se muestra en la figura

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:

Fecha: Fecha: Fecha:

PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 2/15
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Anexo 07: Crear Hoja de Entrada de Servicio Código: MP-SC-A07
2. Verificar que el pedido haya sido aprobado mediante el ingreso en “ME33K” Pedido abierto-
visualizar.

3. Ingresar el # de contrato presionar la tecla “ENTER”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

5. En la ventana “Documentación de la orden de entrega” hacer doble click al # pedido que corresponde a
la HES que desea cargar.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:
Fec Fecha: Fecha:
PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 4/15
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Anexo 07: Crear Hoja de Entrada de Servicio Código: MP-SC-A07
6. Visualizara la ventana de pedido estándar y hacer click en la pestaña “Estrategia de liberación”.

7. Visualizara en el campo “Ind. Liberación: Pedido aprobado”. Luego puede finalizar entrada y regresar al
menú inicial.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

8. En la ventana principal, selecciona el ítem “ML81N” (Entrada de actividad).

9. Visualizar una HES previamente aceptada, de manera que debe presionar el botón “Otro pedido” (Otro
documento) para buscar el pedido aprobado.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

10. Visualizará una ventana emergente en la que ingresará el # pedido que anotó en la carátula y
seguidamente presionas el botón “Ejecutar” ó en su defecto la tecla Enter del teclado.

11. Visualizará en la parte superior de la ventana “Entrada de actividad p. pedido” con su # de pedido.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
Firma: Firma: Firma:

Fecha: Fecha: Fecha:

PETRÓLEOS DE VENEZUELA S.A. Rev. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 7/15
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Anexo 07: Crear Hoja de Entrada de Servicio Código: MP-SC-A07

12. Sigue esta ruta: “Hoja de entrada de servicios”  “Crear”  “Hoja en blanco”

13. Coloca en el campo “Texto breve” nombre de la empresa y el # val al que se realizará el pago. En la
pestaña de datos básicos selecciona “Orden” en el campo “Tipo Imputación”.

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14. En la pestaña de “Datos básicos”, sigue el procedimiento que allí se muestra e ingresa a los
encargados (por PDVSA siempre será el superintendente y por la contratista el dueño) y el periodo de
ejecución de esa valuación. En el campo “Número externo” ingresas A-

15. Selecciona la pestaña de “TxtExpl” y copia el texto explicativo en el campo vació.

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16. Selecciona nuevamente la pestaña de “Datos Básicos” y Presiona el botón “Selec. Serv”.

17. Ingresa el “# pedido” y presiona la tecla Enter del teclado.

.
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Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
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18. Visualizara una ventana que se titula “Seleccionar servicios como modelo”.

19. Selecciona todas las partidas que fueron cargadas en el pedido y hacer click en el botón “Servicios”
(Tomar servicios).

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20. Hacer doble click en cada partida para especificar la cuenta mayor y clase de coste de los cuales será
realizado el pago de la siguiente manera.

21. Si una partida fue utilizada en distintos campos ó en alguna estación entonces debe distribuir las
cantidades según la clase de coste que aplique campo o estación de la manera siguiente

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Nombre : Kleiren Rubio Nombre: Leonardo Valladares / Denny Ariza Nombre: Rafael Toro
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22. Visualizará una ventana titulada “Imputación del servicio en línea #”.

23. Selecciona el ítem “Distribución por ctd.” e ingresa la cantidad ejecutada para clase de coste
dependiendo del área en que fue ejecutado. Luego presiona el botón “Atrás”.

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25. En la pantalla inicial presiona el botón “SAP Business Workplace”.

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27. Hacer click en el botón al extremo derecho del ítem “Aprobar Hoja entrada Servicios 100xxxxx”,
luego aparece una ventana emergente en la que selecciona “Responsable”.

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29. Redacta un correo electrónico dirigido al Responsable de aprobar HES (Superintendente) y copia a
los involucrados en el contrato (líder e inspector del contrato). Allí copia el texto explicativo y el print
screen previamente realizado.

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Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento.

Descripción: Es un documento que avala el pago del servicio en un periodo de valuación determinado
(Factura). Dicho documento es impreso por el Administrador del Contrato.
Distribución: Original Administrador de Contratos
Copia Contratista
Pasos a seguir para realizar la impresión de una HES en la aplicación SAP:
1. Verificar la aprobación de la HES: en la pantalla inicial selecciona el ítem “ML81N” (Entrada de
actividad).

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3. Regresa a la pantalla inicial y seleccionas el ítem “ML83” (Editar mensajes).

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5. Verá una ventana titulada “Editar mensajes entrada de servicios” Selecciona # HES y presiona el
botón “Detalle mensajes”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

7. Hacer click en el botón “Back”.

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9. Regrese a la ventana anterior y hacer click en el icono “Guardar”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

10. Regrese a la ventana de Editar mensajes y presionara el botón “Dar salida”.

11. Observará una ventana similar a esta y ya puede retirar los documentos de la impresora.

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6.1 Las causas que podrían dar origen a modificaciones en un contrato pueden ser, entre otras, las
siguientes: incremento o reducción en la cantidad de la obra o servicio originalmente contratado, variación
en los montos previamente establecidos (suma global, tarifas, precios unitarios), que surjan nuevas
partidas o renglones a los contemplados en la obra o servicio especificado en el contrato original, o q ue
se modifique la fecha de entrega del bien, obra o servicio objeto de la contratación.

6.2 Igualmente, las variaciones en los costos de los materiales, equipos o servicios en el mercado
nacional o internacional debidamente justificados que, por motivos imprevistos, no hayan sido
considerados en la estructura de costos original del contrato o que sean consecuencia de medidas
cambiarias, arancelarias u otras medidas legislativas o gubernamentales tomadas por el Ejecutivo
Nacional; así como también, los incrementos en los costos del componente de labor del contrato,
causados por la entrada en vigencia de decretos, leyes o celebración de una nueva Convención Colectiva
Petrolera aplicable, o cambios en la política salarial contractualmente acordada con las empresas de
consultoría, podrían implicar modificaciones al monto original del contrato, conforme a lo previsto en los
numerales del 6.3.1 al 6.3.5 de este capítulo.

6.3 En tal sentido, la Gerencia Contratante debe acatar las presentes normas durante la administración
del contrato, cuando ocurra una o más de las circunstancias que se especifican a continuación:

• Modificación de las cantidades de obra, bienes o servicios contratados.

• Cambio en el alcance del contrato.

• Variaciones en el monto del contrato.

• Modificación del plazo de ejecución del trabajo o entrega de los bienes objeto de la
contratación.

• Discrepancia entre las partes, formalizada a través de la presentación de un reclamo.

No obstante lo señalado, es necesario que la Gerencia Contratante realice su mejor esfuerzo para
gestionar o elaborar especificaciones técnicas lo más completas y precisas posibles, que impidan o
minimicen eventuales modificaciones en el alcance, el monto y/o la duración del contrato.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

a. A los efectos de esta norma, para contratos bajo la modalidad de Precios Unitarios, Costos
Reembolsables más Utilidad (Ganancia, Estipendio o Excedente), o contratos a Suma Global si fuere
factible; se entiende como Cambios en la Cantidad de Obra o Servicio Contratado, o cantidad de Bienes
Muebles a adquirir, las modificaciones al contrato que impliquen aumentos o disminuciones en las partidas
o posiciones incluidas en el documento original, o simplemente cambio en la cantidad global de la obra o
servicio originalmente contratadas.

b. Los aumentos o disminuciones en las partidas ya contempladas en el documento original, que sean
necesarios para la continuación, mejoramiento o completación de la obra, bienes o servicios, siempre que
no representen un cambio en la naturaleza original de la contratación.

c. Para calcular el porcentaje de esta modificación respecto al contrato original, ésta deberá ser realizada
sobre las mismas bases. Para este propósito, el monto de la modificación en cantidad se calculará con
base en los precios unitarios y demás elementos de costos originalmente convenidos en el contrato,
excluido el efecto de la inflación y otros ajustes que se hubieren aplicado a la fecha, y se expresará en
términos de porcentaje con respecto al monto total original del contrato.

d. Cuando el resultado de la suma algebraica (sólo aumentos y/o disminuciones), arriba referidas, en su
valor neto y acumulado no exceda del 10% del monto total original del contrato, la Gerencia Contratante,
previo acuerdo con la Contratista y sin necesidad de someter la modificación a la consideración de la
Comisión de Contratación correspondiente, debe elaborar un documento (Addendum) en el cual indicará
las modificaciones acordadas; además de incorporar y actualizar las nuevas cantidades y montos del
Contrato Marco (o Pedido, según corresponda) en el sistema SAP.

e. Para los efectos de aprobación del nivel de delegación de autoridad NAAF las modificaciones deben
sumarse acumulativamente al monto original del contrato, según el respectivo concepto de delegación, de
conformidad con lo establecido en el Manual de Delegaciones Financieras Corporativas.

f. Cuando el resultado de la suma algebraica (sólo aumentos y/o disminuciones), arriba referidas, en
valor neto y acumulado exceda del 10% del monto total original del contrato, la Gerencia Contratante debe
someter la modificación a la consideración de la Comisión de Contratación correspondiente, antes de
proceder a realizar el aumento o disminución en la cantidad de la obra, bien o servicio contratado, lo
siguiente:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

• Detalle por partida o posición de las cantidades adicionales o disminuidas, así como el monto
estimado de la modificación total neta, cuyo cálculo se efectuará utilizando los precios unitarios o tarifas
establecidos en el contrato original, si los hubiere.

g. La Comisión de Contratación, vistas las justificaciones presentadas por la Gerencia Contratante,

determinará si el aumento en la cantidad de la obra, bienes o servicio debe ser ejecutado bajo el mismo
contrato o si es más conveniente a los intereses de la Gerencia Contratante y/o Filial iniciar un nuevo
procedimiento de contratación con la misma Contratista o una diferente.

h. La Gerencia Contratante, con la recomendación de la Comisión de Contratación y antes de ejecutar

los cambios en la cantidad de obra, bienes o servicios, debe obtener la aprobación por parte del Nivel de
delegación de Autoridad Administrativa y Financiera (NAAF) que corresponda.

i. Antes de la aprobación del NAAF correspondiente, y una vez obtenida la opinión de la Comisión de
Contratación correspondiente, la Gerencia Contratante debe elaborar un documento (Addendum), en el
cual indicará las modificaciones acordadas; además de actualizar las cantidades en las partidas o
posiciones que correspondan y sus montos en el Contrato Marco y/o Pedido cargado en el sistema SAP.

j. Para efectos de aprobación del nivel de delegación de autoridad administrativa y financiera (NAAF),
las modificaciones deben sumarse acumulativamente al monto original del contrato, según el respectivo
concepto de delegación, de conformidad con lo establecido en el Manual de Delegaciones Financieras
Corporativas.

k. La Gerencia Contratante, con el apoyo de las Funciones Asesoras, debe solicitar al Contratista el
ajuste y actualización de las fianzas y garantías correspondientes, de ser procedente, alineado con el
nuevo monto del contrato, incluidas las modificaciones en cantidad de obra, bienes y servicios contratado.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

a. Toda modificación al contrato de obra, bienes o servicios, como consecuencia de modificaciones

que impliquen cambio en la naturaleza de la obra, bienes o servicios que impliquen nuevas partidas o
posiciones no contempladas en el contrato original, será considerada como un cambio en el alcance del
contrato.

b. La Gerencia Contratante, independientemente del monto estimado del cambio en el alcance, debe
decidir si solicita el apoyo de la Comisión de Contratación correspondiente para recibir y abrir la oferta en
acto privado. En cuyo caso, la oferta podrá ser depositada en el buzón de la Comisión de Contratación
destinado al efecto, con antelación a la fecha de la entrega fijada.

c. En caso de no decidir utilizar a la Comisión de Contratación correspondiente para recibir, abrir y

analizar la oferta por concepto del cambio en el alcance, la Gerencia Contratante podrá entregar a la
contratista las especificaciones y planos de la obra, servicios o bienes a adquirir objeto del cambio en el
alcance, para que éste elabore su mejor oferta. Igualmente, la Gerencia Contratante preparará o hará que
se prepare el estimado de costos correspondiente.

d. La Gerencia Contratante analizará la oferta conjuntamente con el estimado de costos interno, de

ser necesario y procedente, podrá aclarar y acordar con la Contratista las condiciones definitivas.

e. Una vez concluido el análisis, y antes de proceder a la ejecución de los cambios en el alcance,
debe presentar a la Comisión de Contratación correspondiente, lo siguiente:

 Razones que justifiquen el cambio en el alcance y consiguiente modificación en el plazo de

ejecución de la obra, bienes o servicios objeto del contrato original, en caso de ser
aplicable.
 Especificaciones técnicas de las nuevas partidas, posiciones, trabajos o actividades
incluidas en el cambio en el alcance.
 Factibilidad técnico-económica del cambio en el alcance.
 Estimado de costo interno o resultados del análisis de la Oferta del Contratista, según
corresponda
 Disponibilidad presupuestaria.

f. La Comisión de Contratación correspondiente, vistas las justificaciones presentadas por la

Gerencia Contratante, verificará si la modificación propuesta califica o no como un cambio en el alcance y
decidirá la conveniencia de ejecutar los trabajos con el mismo contratista mediante una modificación del
Contrato existente, previa aprobación del Nivel de delegación de Autoridad Administrativa y Financiera
(NAAF) que corresponda.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

h. En caso de no llegar a un acuerdo con la Contratista, durante el proceso de aclaratoria de su oferta,

se debe iniciar un nuevo procedimiento de contratación, previo sometimiento del caso a la Comisión de
Contratación correspondiente, cuando sea aplicable.

i. Para efectos de la aprobación del Nivel de delegación de Autoridad Administrativo y Financiero

(NAAF), la Gerencia Contratante debe verificar el nivel correspondiente con respecto a la modificación del
contrato existente o al inicio de un nuevo procedimiento de contratación para ejecutar los trabajos objeto
del cambio en el alcance.

j. Se exceptúan de lo establecido en los literales e) y g) de este capítulo aquellos cambios en el

alcance asociados a contratos para la ejecución de obras, suministro de bienes y prestación de servicios,
que por sus características deban ser ejecutados de inmediato.

k. En tales casos, la Gerencia Contratante, en un lapso no mayor de quince (15) días calendarios,
contado a partir de la fecha de inicio de los trabajos relativos al cambio en el alcance, debe presentar a la
Comisión de Contratación correspondiente un informe suficientemente detallado con las razones que
justifiquen el cambio en el alcance y su ejecución en forma inmediata, la modificación en el plazo de
ejecución como consecuencia de cambio, en caso de ser procedente, el estimado de costos interno, la
oferta de la Contratista y el análisis de ésta con respecto al estimado de costos interno.

l. El porcentaje de variación que represente la modificación por concepto del cambio en el alcance,
será calculado al dividir el monto de éste respecto al monto original del contrato, multiplicado por cien
(100). En caso de que el contrato haya sufrido modificaciones anteriores (aumentos o disminuciones en
cantidad, cambios en el alcance, ajustes en los montos, entre otras) se debe hacer mención expresa a la
modificación acumulada, tanto en monto como porcentual con respecto al monto originalmente contratado.

M .Una vez obtenida la opinión de la Comisión de Contratación correspondiente, la Gerencia Contratante

debe elaborar un documento (Addendum), en el cual indicará las modificaciones acordadas; además de
actualizar las cantidades en las partidas o posiciones que correspondan y sus montos en el Contrato Marco
y/o Pedido cargado en el sistema SAP.

n. Para efectos de aprobación del Nivel de delegación de Autoridad Administrativa y Financiera (NAAF), las
modificaciones deben sumarse acumulativamente al monto original del contrato, según el respectivo
concepto de delegación, de conformidad con lo establecido en el Manual de Delegaciones Financieras
Corporativas.

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6.3.3 Variaciones en los Montos, Tarifas o Precios Unitarios

a. Los contratos que presenten variaciones en su monto por razones debidamente justificadas, serán
manejados directamente por la Gerencia Contratante, sin requerir la consideración de la Comisión de
Contratación; pero obteniendo las recomendaciones de la Gerencia de Finanzas de la Filial, Unidad de
Negocio o área operacional y otras Funciones Asesoras que correspondan, de ser procedente; en los
siguientes casos: la promulgación o reforma de Leyes, Decretos y Resoluciones gubernamentales; la firma
de nuevas convenciones colectivas de trabajo; entrada en vigencia de nuevas medidas cambiarias o
arancelarias; incremento en las tarifas de servicios profesionales por aplicación de cambios en la política
salarial contractualmente acordada de las empresas de consultoría; ajustes de precios, a través de
aplicación de fórmulas o mecanismos de ajuste y modificaciones en el contrato que no impliquen aumentos
o disminuciones en la cantidad de obra, bienes o servicios originalmente contratados.

b. La Gerencia Contratante, con base en los lineamientos previamente establecidos o con el apoyo de
las Funciones Asesoras que correspondan, en caso de ser requerido, determinará los ajustes de precios y
remuneraciones estipuladas, y obtendrá la aprobación del Nivel de Delegación de Autoridad Administrativa
y Financiera (NAAF) correspondiente, siempre que estén debidamente substanciados y cuantificados.

c. Los ajustes del contrato, mencionados en el apartado anterior, serán de carácter retroactivo desde
la fecha en que se hicieron efectivos los desembolsos a que se refieren los mismos, por parte de la
Contratista.

d. En el caso de contratos que incluyan mecanismo de ajuste de precio, mediante la aplicación de

fórmulas escalatorias, cuando las modificaciones al monto del contrato sean producto de la revisión
periódica de los índices o valores referenciales, establecidos e incluidos en el documento contractual, no
requieren ser sometidas a la consideración de la Comisión de Contratación correspondiente; pero deben
contar con la conformidad de la Gerencia de Finanzas de la Filial, Unidad de Negocio o área operacional.

e. Una vez obtenida la opinión de la Gerencia de Finanzas correspondiente, la Gerencia Contratante

debe elaborar un documento (Addendum), en el cual indicará las modificaciones acordadas; además de
actualizar los montos en el Contrato Marco y/o Pedido cargado en el sistema SAP.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

g. Las variaciones del monto del contrato a que se refiere este numeral 6.3.3 deben considerarse
separadamente de las demás modificaciones al contrato; tales como: cambios en la cantidad de la obra,
bienes o servicios y/o cambios en el alcance.

h. La Gerencia Contratante podrá realizar una previsión para cubrir las variaciones del monto del
contrato, por concepto de aplicación del mecanismo de ajuste o fórmula escalatoria, establecida
contractualmente, durante el lapso de vigencia del contrato, con apoyo de las Funciones Asesoras, de
manera de reducir esfuerzo en la gestión de modificaciones del monto, en la oportunidad que la
Contratista solicite los pagos por ajuste de precio.

i. La Gerencia Contratante, con el apoyo de las Funciones Asesoras, debe solicitar a la Contratista el
ajuste y la actualización de las fianzas y garantías correspondientes, de ser procedente.

6.3.4 Modificaciones en el Plazo de Ejecución

a. Prórroga del Contrato :

• La prórroga es la extensión del plazo de ejecución del contrato, lo cual no implica la

existencia de un nuevo contrato, no obstante, podría dar origen a la modificación del monto del
mismo.

• Dependiendo de las características o complejidad de la obra, servicio o bien a adquirir, el

plazo de ejecución establecido en un contrato puede ser prorrogado, entre otras causas, por lo
siguiente: prórroga del plazo de ejecución de la obra, bienes o servicios objeto del contrato.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

En cuyo caso debe establecerse en el contrato que ninguna compensación será pagada a la Contratista
por dicha prórroga. Queda a discreción de la Filial la aplicación de la Cláusula Penal, si la hubiere.

Imputables a la Filial

• En este caso y dependiendo de lo contemplado en el contrato, debe indicarse que la Filial podría
reconocer a la Contratista los gastos adicionales que lo afecten, como consecuencia directa de la
En cualquier caso, la Contratista debe enviar a la Gerencia Contratante la solicitud o aceptación
de la prórroga, antes de que venza el plazo de ejecución acordado y establecido en el contrato,
indicando las razones que dan origen a la misma.
• La Gerencia Contratante, con el asesoramiento de las funciones de Recursos Humanos -
Relaciones Laborales, Consultoría Jurídica y Finanzas, si fuese necesario, procederá a analizar
los hechos aducidos y recomendar al nivel de delegación de autoridad financiera que
corresponda, conceder o negar la prórroga solicitada.
• Serán sometidos a la consideración de la Comisión de Contratación competente, solo aquellos
casos de prorrogas de contratos que impliquen erogaciones adicionales.

 En el caso que la modificación al plazo de ejecución implique erogaciones adicionales que no

excedan acumulativamente el 10% del monto original del contrato, la Gerencia Contratante con el
apoyo de las Funciones Asesoras, deberá determinar si la modificación está relacionada con otro
tipo de modificación y en consecuencia deberá clasificarse, según lo previsto en numerales
anteriores (cambios en cantidad de obra, bien o servicio, cambios en el alcance o variaciones de
precios por razones debidamente justificadas); de lo contrario, la erogación adicional se refiere a
algún tipo de reclamos y requiere la consideración previa de la Comisión de Contratación
correspondiente.
 Por el contrario, en caso que la modificación al plazo de ejecución implique erogaciones adicionales
que si excedan acumulativamente el 10% del monto original del contrato, la Gerencia Contratante
deberá someter la modificación del contrato a la consideración previa de la Comisión de
Contratación correspondiente antes de aprobar la prórroga.

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b. Renovación del Contrato:

a. La renovación da origen a un nuevo contrato, el cual puede ser de idéntico contenido,
condiciones y términos al del contrato anterior vencido o con variaciones en las condiciones
contractuales, siempre y cuando, el contrato original vencido contemple una cláusula de
renovación. Para los efectos de administración, ejecución y pago de la renovación del contrato,
se debe tramitar a través de un nuevo Contrato Marco en el sistema SAP, con las referencias a
los Pedidos que se les deben asociar, según sea el caso.

b. En los contratos de servicios comerciales y profesionales, la Gerencia Contratante, antes de

acordar la renovación del contrato, debe someter a la Comisión de Contratación
correspondiente, las razones que justifiquen la renovación, su adjudicación al mismo contratista
que ejecutó el servicio bajo el contrato a ser renovado y las condiciones del nuevo contrato; y
posteriormente debe obtener la aprobación del Nivel de Delegación de Autoridad Financiera que
corresponda.

c. La Comisión de Contratación correspondiente, con base en la información recibida, podrá

recomendar la renovación del contrato existente o el inicio de un nuevo procedimiento de
contratación.

d. La Gerencia Contratante con el apoyo de las funciones asesoras, debe solicitar al Contratista
las fianzas y garantías correspondientes.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

• Uso de un Contrato Por Organizaciones Distintas de una Misma Filial

a. En caso de que esté vigente un contrato de servicios comerciales o profesionales, el

cual contenga la previsión de que a él podrían adherirse otras organizaciones de una
misma Filial, o que otra organización de la misma Filial tenga la intención de utilizar
dicho contrato, la organización interesada podrá utilizarlo, siempre y cuando, verifique
previamente con el administrador del contrato, la fecha de vigencia, el alcance del
servicio, las condiciones económicas y su disponibilidad de uso.
b. En caso de existir un contrato vigente sin disponibilidad de uso, pero que sea factible
solicitar una modificación, con la previa recomendación de la Comisión de
Contratación correspondiente, la organización de la filial que desea utilizar el contrato,
por razones debidamente justificadas, solicitará la creación de un Pedido con
referencia al Contrato Marco en SAP, para su uso exclusivo conoció; así como la
creación de la cadena de aprobación en SAP que corresponda a los niveles de
delegación de autoridad correspondiente, dentro de dicha organización.

 Uso de un Contrato Celebrado por Otra Filial

 En el caso de que una Filial tenga la intención de utilizar un contrato (servicios
profesionales, servicio de asistencia técnica - SAT, convenio de asistencia tecnológica o
especializada - CAT / CAE, convenios por tarifas, entre otros) celebrado por otra Filial
con una determinada Consultora, Institución o Ente, la Filial interesada podrá utilizar
dicho contrato, verificando previamente con el administrador del mismo, la fecha de
vigencia, las condiciones económicas y su disponibilidad de uso; así como la aceptación
por parte de la Consultora.

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 Por otra parte, la Filial interesada debe verificar que el contrato identificado contenga la previsión
contractual, de poder ser objeto de adhesión por parte de otras Filiales.
 Una vez cumplido con lo señalado anteriormente, la Filial interesada someterá a la consideración
de la Comisión de Contratación correspondiente, el alcance, monto y tiempo de vigencia del nuevo
contrato; así como las razones que justifiquen la utilización de esta figura, y posteriormente solicitará la
aprobación del nivel de delegación autoridad administrativa y financiera (NAAF) correspondiente.
 Modificaciones del Contrato Objeto de Adhesión

 Cuando el contrato objeto de Adhesión no disponga de previsión suficiente para ejecutar el nuevo
alcance, monto y duración, deberán solicitarse las modificaciones al contrato, asociadas a la adhesión
como las señaladas en el presente capítulo de acuerdo con el tipo de modificación, para ello debe ser
sometida a la consideración de la Comisión de Contratación correspondiente, por parte de la unidad
responsable de la administración del contrato, con el apoyo de la organización interesada.
 La administración del contrato, es responsabilidad de la organización que suscribió el contrato
original o de la organización encargada para ello, la cual debe solicitar a la Contratista o Consultora las
fianzas y garantías correspondientes; así como realizar los cargos a las cuentas contables o centro de
costo de la organización interesada y autorizada para utilizar el contrato.
 Una vez obtenida la opinión de la Comisión de Contratación correspondiente, la Gerencia
Contratante debe elaborar un documento (Addendum), en el cual indicará las modificaciones
acordadas; además de actualizar el monto y duración en el Contrato Marco y/o Pedidos cargado en el
sistema SAP.
 Sea cual sea el caso de Adhesión del Contrato, para efectos de mantener una sana
administración y evitar duplicidad de roles por las distintas organizaciones involucradas (custodia y
usuaria); así como también independizar el control de la ejecución presupuestaria de cada organización
con respecto al contrato objeto de adhesión, la organización usuaria (adhiriente) debe crear un nuevo
Pedido con referencia al Contrato Marco en SAP o crear otro Contrato Marco con todos los Pedidos
asociados, según sea el caso.
 Asimismo, la organización usuaria (adhiriente) deberá solicitar las fianzas o garantías de ejecución
que correspondan, según la porción del contrato que le toque administrar

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Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento.

Los pasos para realizar una anulación de la liberación del Contrato en SAP son los siguientes:

1. Escriba la Transacción ZM59 en el cuadro de comando, LUEGO ENTER.

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2. Aparece la siguiente pantalla. Desmarque las tildes de: Fijar liberación y Cumplido requisito de liberación.

3. Marque la opción: Restaurar liberación y proceda a llenar los campos que le solicita: tipo de documento

coloca: K, el número de organización de compra y el número del Contrato, presiona el icono Tomar

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Página: 3/3
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Anexo 12: Anular la Liberación de Contratos
Código: MP-SC-A12
en SAP

4. Debe ubicar el cursor en el número de contrato y luego dar un click en el botón anular liberación,
luego grabar

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Objetivo: Establecer los pasos a seguir para realizar la liberación del Contrato en SAP.

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento.

Los pasos para realizar la liberación del Contrato en SAP son los siguientes:

1. Escribir Transacción ZM59, luego ENTER.

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3. Debe ubicar el cursor en el numero de contrato y luego dar un click en el botón liberar + grabar.

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Objetivo: Establecer los pasos a seguir para realizar un cambio en Alcance en SAP.

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento

Pasos a seguir para realizar un cambio en Alcance a través de la aplicación SAP.

1. Se introduce la Transacción ME32K, Luego presiona Enter.

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2. Se introduce el número de Contrato, luego presiona Enter.

3. Se selecciona la posición que contiene las partidas luego se presiona el icono de Servicios.

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5. Se presiona el Icono Documentos de Cabecera.

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6. Primero se modifica el valor previsto del contrato luego se modifica el Valor del Contrato y
finalmente se modifica el Aporte al Fondo.

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8. Se presiona con doble click en el texto.

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10. Se presiona el Icono guardar.

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Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento

Para realizar una extensión en Plazo de Ejecución (Prórroga), sin Erogación Adicional ni Cambio en
Cantidad, debe realizar los siguientes pasos:

1. Introducir en el cuadro de comando la Transacción ME32K y se presiona la tecla Enter.

2. Se introduce el Número de Contrato 46000XXXXX y se presiona Enter.

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3. Se hace Clic en Detalle de Cabecera

4. Se Modifica la Fecha Fin del Periodo de validez del Contrato.

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6. Se hace clic en “Comentarios Grales del Ped. Ab.” Y luego en “Imagen txt. Explicativo”.

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Objetivo: Establecer los pasos a seguir para realizar modificaciones en Cantidad en SAP.

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento.

Pasos a seguir para realizar modificaciones en Cantidad a través de la aplicación SAP.

1. Se introduce la Transacción ME32K, luego Enter.

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2. Se introduce el Número de Contrato, luego presiona Enter.

3. Se selecciona la posición que contiene las partidas, luego presiona el icono de Servicios.

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4. Se modifican las Cantidades Aprobadas

5. Se presiona el icono Back.

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7. Se modifica el Valor Previsto del Contrato, luego se modifica el Valor del Contrato y finalmente se
modifica el Aporte al Fondo.

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9. Se presiona doble click en el texto.

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11. Se presiona el Icono guardar.

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Objetivo: Establecer los pasos a seguir para Crear una Posición de Ajuste en Contrato SAP

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento.

Pasos a seguir para realizar una Posición de Ajuste en Contrato SAP :

1. Se introduce la transacción ME32K luego presiona Enter.

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3. Se llenan los campos para una nueva posición “AJUSTES” y se describe el ajuste a realizar

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

5. Se crea la línea de Servicio para el Ajuste y luego se presiona el icono Back.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

7. Se modifica el Valor Previsto del Contrato luego se modifica el Valor del Contrato y finalmente se
modifica el Aporte al Fondo.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

9. Se presiona doble click en el texto.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

11. Se presiona el icono guardar.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento.

Concepto: Para cerrar un contrato que ha sido cargado en SAP bajo la figura de Contrato Marco SAP, la
Unidad Contratante debe cerrar primero todos los Pedidos SAP y luego el Contrato Marco SAP. El
Administrador del Contrato debe ajustar las cantidades según las realmente colocadas en los Pedidos
SAP, a fin de que el Contrato refleje las cantidades y montos realmente ejecutados.

Para los contratos de obra durante el periodo de garantía, el contrato debe estar balanceado y con
el candado en los Pedidos SAP, pero sin indicador de “Borrado”, a fin de prever requerimientos de pagos
por ajustes o si resultara procedente algún pago con concepto de reclamo del Contratista; así como
considerando posibles prorrogas o extensiones para cubrir correcciones o reparaciones durante el
periodo de garantía, contractualmente acordada.

Para lograr el Cuadro de Cierre o balance del contrato en SAP, en el reporte ZMCO debe verificarse
que el “Valor Previsto”, el Valor Efectivo y el Valor Entregado deben ser iguales. Dicho reporte debe
presentarse balanceado ante la Comisión de Contrataciones al momento del cierre del contrato.

Es importante destacar que el uso del indicador de “Borrado” ( papelera o pipote) en un Pedido en
SAP, o en las Líneas de Servicios de un Pedido, debe realizarse únicamente cuando habiendo generado
la Orden de Trabajo a través del Pedido SAP, el Servicio NO fue EJECUTADO. Bajo tales condiciones, el
indicador de “Borrado” del Pedido o de las Líneas de Servicios del Pedido, que no se ejecutaron debe
efectuarse durante la administración activa del Contrato, y en última instancia, durante el proceso de
Ajuste de los Pedidos SAP como consecuencia del cierre administrativo del Contrato. Por tanto, no se
debe utilizar el indicador de ”Borrado” en los Pedidos o Líneas de Servicios de los mismos, que tengan
pagos (HES) procesados a través de la transacción SAP de “HES COMPENSANDAS”.

Para realizar el balance de Contrato en SAP existen dos opciones:

1.-Que el Valor Neto sea diferente al Valor Entregado, en este caso la Unidad Contratante debe
modificar los pedidos e igualarlos a las HES.

2.-Que el valor Previsto sea diferente al valor Neto, en este caso la Unidad Contratante debe anular
la liberación del contrato a fin de modificarlo e igualarlo al Valor Neto.

Para el caso 1 (Valor Neto diferente al Valor Entregado).- debe realizar las siguientes acciones en
SAP:
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DE SERVICIOS CONTRATADOS
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Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Anexo 19: Balance de Cierre de Contrato en
Código: MP-SC-A19
SAP
1. Se introduce la transacción ZMCO y luego presiona Enter.

2. Se introduce el numero de contrato y luego la Clase de Documento : MK

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4. Se genera un nuevo modo.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

6. Se introduce el número de contrato.

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8. Se selecciona la disposición /ARIZAD y luego se presiona aceptar.

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DE SERVICIOS CONTRATADOS
Página: 6/35
Superintendencia de Mantenimiento
Distrito Apure
Anexo 19: Balance de Cierre de Contrato en
Código: MP-SC-A19
SAP
9. Se identifican los pedidos que tengan diferencia entre el Valor del Pedido y el Valor de Entrada de
Mercancías (HES).

10. Se genera un nuevo modo.

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12. Se presiona el Icono “Otro pedido”.

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14. Se presiona el Icono “Visualizar / Modificar”.

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16. Si al introducir una cantidad pequeña el sistema admite esta cantidad, se procede borrarla. Para
borrarla, se selecciona la línea y luego se presiona el icono “Borrar línea de servicio”.

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18. Se verifica que el Valor de la línea de posición sea igual a la sumatoria del valor de las HES en
la ventana “Historial del pedido”.

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Anexo 19: Balance de Cierre de Contrato en
Código: MP-SC-A19
SAP
19. Luego se procede a guardar el pedido.

Para el caso 2. (valor Previsto diferente del valor Neto) debe realizar las siguientes acciones en SAP:

1. Se introduce la transacción ZMCO y luego se presiona Enter.

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3. Se verifica que exista diferencia entre el Valor Previsto y el Valor Neto.

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5. Se introduce la transacción ME33K.

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7. Se selecciona la Posición que contiene las partidas o líneas de servicios y luego se presiona el
icono de “Documentación de la Orden de Entrega”

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9. Generar Nuevo Modo.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

11. Se presiona el icono para selección múltiple.

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13. Se presiona el icono “pegar”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

15. Se presiona el icono “Ejecutar”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

17. Se selecciona “Hoja de calculo”.

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19. Se presiona icono de Escritorio, luego se escribe el nombre del archivo y por ultimo se presiona el
icono Guardar.

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21. Se abre un archivo nuevo en Excel, y luego se presiona icono Abrir, seguidamente se selecciona
“Todos los archivos”, luego se selecciona el Archivo guardado y finalmente se presiona Abrir.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

23. Se selecciona la columna B , luego se presiona el icono datos seguido de ordenar y finalmente se
selecciona la opción “continuar con la selección actual”

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25. Se seleccionan y copian las Hojas de Entrada de Servicios.

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27. Se selecciona “Hoja de Entrada” y luego se presiona el icono “Selección Múltiple”.

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29. Se presiona el icono Pagar.

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31. Se presiona el Icono “Ejecutar”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

33. Se selecciona “Hoja de Calculo”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

35. Se presiona el icono Escritorio, luego se escribe el nombre del archivo y finalmente el icono “Guardar”.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

37. Se abre un archivo nuevo de Excel, y luego se presiona el icono “Abrir”, seguido se selecciona “Todos
los archivos” y se selecciona el archivo guardado finalmente se presiona Abrir.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

39. Se seleccionan las partidas y las cantidades y luego se genera una tabla dinámica.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

41. Se genera una tabla dinámica con las partidas y la cantidad real consumida del contrato

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

43. Se introduce el numero de Contrato y presiona Enter.

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45. Se modifican las Cantidades.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

47. Se presiona el icono Documentos de Cabecera.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

49. Se verifica con la transacción ZMCO que el contrato este balanceado.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE SERVICIOS CONTRATADOS Página: 1/7
Superintendencia de Mantenimiento
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Anexo 20: Procedimiento de Actualización del Código: MP-SC-A20
Contrato en SAP
Objetivo: Establecer los criterios básicos para la actualización adecuada del contrato en SAP

Alcance: Este procedimiento aplica para la Superintendencia de Mantenimiento.

Entes Involucrados: Superintendencia de Mantenimiento (Control y Gestión).

Descripción: El procedimiento de Actualización del Contrato tiene como finalidad verificar:

1. Partidas: Modificar los precios de las partidas acorde a lo establecido en el presupuesto

aprobado. Para esto deberá realizar los siguientes pasos:

1.1.- Se accede a la aplicación SAP y se introduce la transacción ME32K, como se muestra

en la imagen:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

1.2.- Se introduce el número de Contrato correspondiente y Enter , como se muestra a continuación:

1.3.- Se selecciona la posición de las partidas y se presiona el icono servicio , como se muestra en la
imagen:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

2. Fecha de Inicio del Contrato: Es importante cerciorarse que la fecha de inicio que se encuentra en la
aplicación SAP sea igual a la fecha del Acta de inicio. Para esto deberá realizar los siguientes pasos:

2.1.- Presiona el icono de Detalle de Cabecera, como se observa a continuación:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

2.2 En el campo que dice “In. Per. Validez” modifica la fecha de inicio y en el campo “Val. Prev” se
actualiza el Valor previsto, como se muestra a continuación:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

3. Texto cabecera: En este campo de la aplicación SAP es importante que se encuentre los puntos más
relevantes que se acordaron en la Reunión Pre-arranque, entre ellos esta:

 Nº de Solicitud de pedido: 170046XXX

 Número SICAC:1B-125-0XX-X-XX-X-XXXX

 Titulo del procedimiento: “Descripción del nombre del procedimiento”.

 Firma del Acta de Inicio: _ / / ___

 Fecha de la Decisión de Gerencia : / _ /_____

 Fecha de Acta de la CCM donde recomienda adjudicar / / ____

 Número de Acta de Reunión de la CCM donde recomienda adjudicar - _

 Monto Total del Contrato. Bs. __________

 Beneficiarios de la adjudicación: “ Nombre de la empresa, RIF, Nº de Proveedor”

 Tiempo de ejecución de _____ días continuos

 El compromiso social asignado para este proceso es de ___ % de Aporte al Fondo Social.

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3.2 se tilda la sección de “Comentarios Generales del pedido” y luego se presiona el icono de
“Imagen Txt explicativo”, como se muestra en la imagen :

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3.4 Se procede a grabar la(s) modificación(es) realizadas.

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