Qué tipos de facturas existen
En el mundo comercial se pueden registrar o documentar las operaciones en 6
tipos de facturas: ordinaria, simplificada, proforma, rectificativa,
recapitulativa y electrónica
Estas facturas pueden distinguirse de acuerdo a su contenido, como la factura
ordinaria, la rectificativa o la recapitulativa. También pueden clasificarse de
acuerdo al valor legal que posean, distinguiéndose la factura proforma de las
ordinarias o completas.
Otra manera de clasificarlas es según las formas de emisión de una factura,
pudiendo encontrarse las facturas de papel o la factura electrónica. Cada una de
estas facturas presenta una función diferente, veamos a continuación sus
detalles:
Factura simplificada o ticket
Este tipo de factura es el ticket de compra que siempre han entregado los
comercios o tiendas, por ejemplo, cuando compras prendas de vestir. Pero con
la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación, el ticket pasa a ser
una factura simplificada con validez fiscal, siempre que:
• El importe no supere los 400 €.
• La operación no exceda los 3000 €, solo si para dicha operación se
hubiera permitido la emisión de tickets en el reglamento de facturación
anterior.
La diferencia entre la factura simplificada y la completa radica en su
contenido, puesto que la simplificada no contiene los siguientes datos:
• Datos del destinatario: domicilio y NIF, solo si el receptor no solicita su
inclusión.
• El desglose del IVA. Solo se indica el importe con el IVA incluido.
Factura completa ordinaria
Entre todas las clases de facturas, la factura ordinaria o completa es la que se
utiliza en las operaciones comerciales de compraventa o en la prestación del
servicio.
Su estructura es estándar, conteniendo todos los datos, sin falta, de la
operación que refleja. Como el número de factura y los datos fiscales tanto del
emisor como del receptor del documento, entre otros datos obligatorios.
Factura proforma
La factura proforma es una factura que se entrega al cliente para indicarle
una oferta comercial o presupuesto. Es decir, le muestra los datos de una futura
operación.
Por lo tanto, una factura proforma puede considerarse como una
factura provisional o informativa, sin validez fiscal ni efectos contables.
Pero pudiera tener validez jurídica. Cuando existe algún problema de pago con
un cliente que alega falta de acuerdo, la factura proforma es un documento que
acredita una actividad previa de acuerdo o de información.
Factura rectificativa
La factura rectificativa es la que se emite para corregir o añadir alguna
información a las facturas ordinarias o completas, siempre que no hubiesen
transcurrido más de 4 años a partir del devengo de la factura errónea. Pero se
debe tener presente que la factura original siempre debe permanecer intacta.
Existen dos formas de emisión de una factura rectificativa:
• Con todos los datos. En este caso se está sustituyendo a la factura
original.
• Solo con los datos que se corrigen o se añaden. Caso en el que serán
válidas ambas facturas (original y rectificativa).
Es muy común realizar facturas rectificativas cuando existe un error de
concepto, una aplicación inadecuada del impuesto o un error en los datos del
cliente.
Factura recapitulativa
La factura recapitulativa es muy útil para agilizar el proceso de facturación.
Se realiza para agrupar, en un único documento, las diversas operaciones de
compra/venta con un mismo cliente, que se hayan celebrado en el mismo mes
natural y que correspondan a igual período.
Por ejemplo, si has emitido varias facturas ordinarias a un cliente, dentro de un
mismo mes, puedes realizar una factura recapitulativa que muestre toda la
información de esas facturas.
Pero debes tener en cuenta que esta factura recapitulativa sustituirá a las
anteriores (ordinarias), por lo tanto, las sustituidas deben declararse nulas.
Factura electrónica
La factura electrónica posee la misma validez legal y fiscal que una factura
en papel. La única diferencia entre estas facturas es el medio de expedición.
Puesto que las formas de emisión de una factura electrónica son los medios
telemáticos o electrónicos.
Para que sea realmente válida, la factura electrónica debe contener todas las
partes de una factura ordinaria. Además, al transmitir la factura electrónica,
debe existir consentimiento tanto del emisor como del receptor.
Por esto, aunque no sea obligatorio la inclusión de la firma electrónica en
dicha factura, sí que es recomendable a efectos legales.
Datos que debe incluir una factura comercial
Para que la factura comercial sea válida debe cumplir con los requisitos
formales que estipula el “Reglamento por el que se regulan las obligaciones de
facturación”, comúnmente conocido como Ley de facturación. Según este
texto legal, las partes de una factura son:
• Número y serie. La numeración debe ser correlativa. Y en caso de que el
emisor cuenta con diversos establecimientos o sus operaciones
comerciales sean de distinta naturaleza, podrán crearse series de
numeración.
• La fecha de expedición.
• Datos fiscales del emisor y del destinatario:
• Nombre y apellidos / razón social.
• CIF o NIF.
• Domicilio o dirección fiscal.
• Concepto o descripción de la operación comercial.
• Base imponible.
• El tipo de impuesto aplicado.
• La cuota tributaria.
• El Importe total de la operación.
• La fecha de la operación que se documenta.
No olvides que estos datos deben incluirse tanto en las facturas en papel como
en las electrónicas. Siendo más ventajoso emitir facturas electrónicas, porque
agilizan el proceso comercial, se localizan de forma rápida y ayudan a ahorrar
tiempo y dinero.
