En realidad, la contabilidad forma parte de la vida económica
tanto de personas como de organizaciones. Si, por ejemplo,
llevas un registro de tus gastos semanales con el fin de ahorrar
más, ya estás realizando un ejercicio contable. Lo mismo ocurre con
las empresas, que pueden llevar un registro de cada una de sus operaciones para cuadrar
sus gastos y ganancias. Esto significa que existen diferentes modos
de ejecutar la contabilidad de un agente.
Qué es la contabilidad empresarial
La contabilidad empresarial abarca todas las acciones que permiten a las
organizaciones privadas mantener el registro y control de sus operaciones
económicas. Esto tiene como objetivo que las compañías detecten ingresos y
evalúen gastos con el fin de hacer rentable un negocio, definir inversiones o
conocer el estado financiero de un proyecto.
Los dueños de las empresas la utilizan para rastrear las
operaciones financieras, cumplir con sus obligaciones legales y
tomar mejores decisiones de negocio. Pero sobre todo sirve
para analizar la relación costo-beneficio y detectar buenas
oportunidades de mercado y empresariales.
La tarea de esta rama de la economía consiste en cuantificar
los recursos disponibles y analizar grandes volúmenes de
información, a fin de establecer relaciones entre procesos,
actividades comerciales y estados de resultados o financieros.
Por qué es importante la contabilidad
La contabilidad es una de las tareas más importantes de una
empresa. Si bien tener un buen ambiente laboral, ofrecer
productos de gran calidad y contar con el mejor talento humano
son partes cruciales del buen funcionamiento de un negocio, lo
cierto es que el correcto manejo de recursos es lo primero que una empresa debe
asegurar. A fin de cuentas, un negocio solo puede mantenerse vivo
si cuenta con una buena gestión financiera.
Veamos algunos de los motivos por los que debes invertir en un
buen manejo contable en tu empresa.
Permite conocer mejor tus números
La contabilidad permite a las empresas monitorear y conocer en
detalle su evolución comercial, así como todas las operaciones
financieras que ocurren dentro de la organización. El cálculo de
las ventas, los ingresos y las utilidades forma parte del día a día
de los departamentos contables, por lo que es esencial para
diagnosticar el éxito de un negocio.
Es auxiliar en la toma de decisión
Al mismo tiempo, los expertos contables son los encargados de
evaluar los gastos, costos operativos y pérdidas de una
organización, por lo que sus actividades son fundamentales
para diagnosticar problemas administrativos y generar
estrategias para contrarrestarlos. Esto significa que sin un
conocimiento contable las empresas no podrían tomar
decisiones, carecerían de un buen control financiero y,
sencillamente, no podrían saber cuáles son las ganancias (o
pérdidas) de la compañía.
Ofrece un registro histórico
Si efectúas el monitoreo de tus operaciones y tus finanzas, lo
más seguro es que lleves un registro de todos tus
movimientos. Estos historiales son esenciales para resolver controversias, definir
las responsabilidades fiscales y evaluar a largo plazo las fluctuaciones (incluso las
más pequeñas) en el crecimiento de tu empresa para
diagnosticar buenas acciones y detectar problemas.
Mejora tu imagen y el cumplimiento de obligaciones
Una empresa que tiene un registro contable en orden logra
comunicar confiabilidad y seriedad en los negocios. Esto puede
atraer a inversores y clientes, y también otorga una buena
reputación ante instituciones crediticias y financieras, que
estarán más dispuestas a ayudar a tu empresa si se ha
mantenido al corriente en el pago de sus deudas.
Como puedes ver, conocer los procesos contables representa
una gran ayuda para mejorar tu negocio y tener la cabeza fría a
la hora de tomar decisiones. Veamos cómo la contabilidad te
puede ayudar a hacerlo, gracias a sus principales funciones.
Funciones de la contabilidad
De acuerdo con la definición que hemos visto, podrías pensar
que la contabilidad es simple: solo debes registrar tus entradas
y salidas y evaluar si esos datos representan algo bueno o malo
para tu empresa. Pero la contabilidad es en realidad mucho más
amplia y está implicada en muchas de las operaciones
comerciales de un negocio.
A continuación enumeramos sus principales funciones.
1. Registrar
El primer paso para gestionar adecuadamente la contabilidad de
una empresa es el registro. Como hemos visto, las empresas
deben monitorear cada uno de los movimientos que ocurren en
la organización: ingresos, egresos, pagos de créditos, cobros a
clientes, compensaciones a proveedores, cumplimiento en
pagos diferidos, etc.
Históricamente esto se ha hecho de forma manual, pero hoy en
día es común que los departamentos contables cuenten con
herramientas que registran automáticamente las operaciones,
ya que están conectadas con cuentas bancarias y con los
departamentos comerciales. Este es el caso de los CRM para
contabilidad.
2. Verificar
El siguiente paso para llevar un correcto manejo de tus finanzas
es evaluar los movimientos y asegurarte de que sean verídicos y
que se corresponden con tus operaciones financieras.
Esto significa que los contadores empresariales deben cotejar que
cada venta se concrete en un pago y que no haya fugas de dinero, ya sea
mediante pagos fraudulentos, engaños o cobros de comisiones
no contemplados. Al final, las empresas deben asegurarse de no
tener menos dinero del que deberían, pero también de no tener
más de lo que pueden comprobar.
3. Pagar
El pago de deudas es también parte del departamento contable.
Esta tarea incluye el pago a distribuidores y proveedores, cubrir
la amortización de seguros y créditos, y generar las
compensaciones correspondientes para los trabajadores.
De este modo, no solo se registran las entradas y ganancias de
una empresa, sino sus gastos operativos y sus salidas de
dinero. Solo así se puede estimar un balance real.
4. Diagnosticar
La capacidad de previsión es determinante para cualquier
empresa. Al final del día, las organizaciones deben estar un
paso adelante para saber en qué invertirán, si les conviene iniciar un
proyecto o si habrá un menor volumen de compras en un periodo determinado.
Esta tarea solo puede lograrse mediante la evaluación a largo
plazo de los números y con un buen conocimiento del mercado y
de la empresa. Únicamente de este modo se pueden hacer
buenas proyecciones financieras.
5. Reportar
Debido a que los contadores de una organización son quienes
están al día con los ingresos y egresos de una empresa, son
ellos quienes pueden detectar irregularidades y reportarlas a
los tomadores de decisión.
Por ejemplo, si un cliente no ha pagado una cuota o servicio,
este departamento debe reportarlo a los agentes de ventas y
cobranza para dar el debido seguimiento. Asimismo, son
quienes deben reportar a la empresa cuando un proyecto esté
costando más dinero del previsto o cuando deba realizar el pago
de prestaciones a los empleados.
6. Informar
Por último, los departamentos contables tienen como función
entregar reportes a los dueños, inversores y líderes de las
empresas. Los estados de resultados, por ejemplo, suelen ser
trimestrales, semestrales o anuales, y sirven para conocer la
evolución de un negocio y los retos a los que se enfrenta.
Estos departamentos tienen en cuenta que no todos los
involucrados en el mundo empresarial son expertos en números,
estadísticas y mercados, por lo que es su obligación presentar
los datos de una manera simple, transparente y completa.
Grandes empresas como Amazon y Apple incluso generan
reportes de dominio público.
Objetivos de la contabilidad
De todo lo anterior podemos concluir que el objetivo principal
de la contabilidad empresarial (más allá del beneficio que puede
darte como emprendedor) es mejorar la gestión de tus recursos
económicos, humanos, materiales e intangibles.
Al mismo tiempo, la meta es llevar un registro claro de todas las transacciones
que realiza tu empresa a lo largo de su actividad comercial: desde inversiones
hasta alianzas, compras, beneficios y ganancias.
En términos más explícitos y particulares, la contabilidad
empresarial busca:
Establecer un sistema ordenado y sistemático del ámbito contable.
Llevar un registro puntual de los movimientos económicos.
Ser capaz de brindar información financiera certera.
Facilitar la consulta de cualquier transacción o movimiento.
Analizar la eficacia de los movimientos y estrategias llevadas a cabo.
Clasificar las operaciones y movimientos económicos.
Realizar estimaciones predictivas sobre el flujo o estancamiento monetario.
Ahora veamos las características de la contabilidad.
Características de la contabilidad
1. Se basa en información cuantificable.
2. Parte de la objetividad.
3. Funciona a través de protocolos.
4. Adquiere sentido cuando su labor es continua.
5. Provee información monetaria.
6. Sus productos tienen una vida útil breve.
7. Se relaciona íntimamente con el ámbito legal.
1. Se basa en información cuantificable
La contabilidad siempre parte de información cuantitativa que
puede describirse y analizarse en forma de valores numéricos.
Estrictamente, este es el único objetivo de la disciplina:
contabilizar recursos como activos, dinero o capital. Es por ello
que la contabilidad es un área que se ocupa de estudiar el
estado de las organizaciones.
Si bien es cierto que esta información solo es útil para las
empresas cuando la aprovechan para administrar sus finanzas o
diseñar estrategias a fin de elevar los ingresos, reducir las
pérdidas u optimizar los recursos, estas tareas están fuera de
las acciones de la contabilidad. Los departamentos financieros
deberán aprovechar otros recursos —como la gestión de
empresas y las estrategias de mercado— para hacer de la
información contable algo útil para la economía de la empresa.
2. Parte de la objetividad
Un análisis contable no puede estar condicionado a la
obtención de ciertos resultados. Por el contrario, la contabilidad
requiere estar libre de sesgos y abordar los números de una
empresa con la mayor objetividad posible. Justamente la virtud de la
contabilidad radica en que puede darnos un panorama realista sobre la situación de una
empresa.
Esto va de la mano con un compromiso de profesionalidad por
parte de los expertos contables. Su labor debe basarse en la
confidencialidad y en el uso seguro de la información. De otro
modo se pueden emitir juicios o modificar valores con el fin de
satisfacer las expectativas de los líderes empresariales.
3. Funciona a través de protocolos
Por un lado, todas las operaciones contables han sido
largamente trabajadas por economistas, especialistas en
finanzas y teóricos contables. Esto hace que las operaciones y
cálculos sean confiables y ofrezcan información comprobable y
útil.
Por otro lado, la contabilidad de una empresa debe partir de un
principio jerárquico. Con esto nos referimos a que los
contadores no pueden abarcar la totalidad de las operaciones
económicas de la organización de un día para otro. Por el
contrario, deben tener protocolos para ir de lo general a lo
específico y, posteriormente, priorizar las acciones que una
empresa debe ejecutar en materia contable (pago de impuestos,
cubrir cuotas o invertir en activos, por ejemplo).
4. Adquiere sentido cuando su labor es continua
A primera vista el resultado de un análisis contable únicamente
ofrecerá información del estado actual de la organización. A
pesar de que estos resultados puedan ser útiles para ciertas
acciones, la realidad es que la eficacia de la contabilidad radica en el continuo
estudio y monitoreo del comportamiento económico y administrativo de las compañías.
Solo a través del seguimiento a corto, mediano y largo plazo es
que se pueden evidenciar cambios financieros que reflejen el
interés del mercado, la viabilidad de un producto y el éxito o
fracaso de una estrategia de negocios.
5. Provee información monetaria
La contabilidad requiere una unidad de conversión que le
permita orientar sobre aquello que importa a una empresa: los
números. Naturalmente, la unidad preferida por las compañías
son los valores monetarios. Es por ello que los contadores
trabajan con la moneda con la que opera la organización, como
su materia de análisis, y todo debe traducirse a esos valores.
No importa si hablamos de euros, dólares, bitcoins o cualquier
otra denominación: la ventaja del uso de divisas consiste en
que hace mucho más sencilla la conversión de valores y los
análisis comparativos con el mercado local e internacional.
6. Sus productos tienen una vida útil breve
La vida de una empresa es dinámica, por lo que sus finanzas
también lo son. Los mercados no se comportan del mismo modo
todos los días: las monedas cambian de valor constantemente y
los gastos e ingresos de las empresas están en constante
fluctuación, incluso a lo largo de una jornada. Es por ello que el
monitoreo de los recursos debe ser continuo y cada proyección, estimación o resultado
solo tienen una vida útil muy breve.
En cuanto una cuenta es pagada, se modifican todos los valores
de una empresa. Esto también incluye los cobros fiscales, la
cotización en la bolsa o la innovación de la competencia.
7. Se relaciona íntimamente con el ámbito legal
Como hemos visto, a los departamentos contables corresponde
llevar a cabo la gestión de ciertos valores que pueden incidir en
la relación que una empresa mantiene con sus proveedores, con
sus clientes o con las autoridades estatales. Es por ello que la
contabilidad siempre debe partir del cumplimiento de los
acuerdos, contratos y obligaciones legales.
El pago oportuno de impuestos, el cumplimiento de contratos y
el pago en tiempo y forma de deudas son esenciales para que
una empresa se mantenga en operación. Al ser administradores
de los recursos de la empresa, los departamentos contables
deben asignarlos de manera pertinente y hacer que la empresa
cumpla con las exigencias aplicables.
Antecedentes de la contabilidad
Históricamente, los números siempre han mantenido una
relación con la administración de recursos. Es por ello que la
contabilidad ha sido una de las actividades humanas más
importantes y se encuentra en el centro de las organizaciones
sociales más importantes.
El término «contabilidad» proviene del verbo contar. Desde
épocas antiguas, el acto de contabilizar ha sido vital para
actividades como la agricultura, la construcción y, sobre todo,
para los negocios. Desde la aplicación de operaciones
aritméticas básicas —como suma, resta, multiplicación o
división— hasta el cálculo de probabilidades y porcentajes, la
contabilidad ha sido fundamental en la consolidación de los
mercados a lo largo del tiempo y en el dinamismo de la vida
económica de las culturas.
Actualmente, nos referimos a la contabilidad como una disciplina
más sólida con principios (que conforman la teoría contable) y prácticas (en conjunto,
los procesos contables) bien definidos, que guardan relación directa con
la administración del patrimonio de las empresas. A pesar de
que existen muchos tipos de contabilidad, el rasgo común de todas
ellas consiste en su interés por facilitar la administración de los
recursos y patrimonio de las organizaciones.
Por todo lo anterior, suele decirse que la contabilidad es una de
las herramientas aplicables a las finanzas. Esto significa que el
proceso de contabilizar recursos solo adquiere sentido cuando
se generan estrategias de control financiero, como inversiones,
compras o ventas.
