MANUAL DE PROCEDIMIENTO explicando de manera clara y precisa en qué consisten,

cuándo, cómo, dónde, con qué y cuánto tiempo se hacen,

El manual de procedimientos es un documento señalando además los responsables de llevarlas a cabo.
que detalla las actividades para las tareas de una unidad
administrativa, incluyendo responsabilidades relevantes. ➢ Actividad: El conjunto de operaciones afines y
sucesivas que son ejecutadas por una unidad
Contiene información y ejemplos de formularios, responsable para la realización de un trabajo
autorizaciones, equipos de oficina utilizados y otros determinado.
datos útiles para el funcionamiento de la empresa.
Facilita el control del trabajo, la evaluación, el control ➢ Operación: Cada una de las acciones físicas o CONFORMACIÓN DEL MANUAL
interno y la supervisión, ayudando a los empleados y mentales necesarias para ejecutar una actividad o labor
supervisores a entender su desempeño laboral. determinada.
a) IDENTIFICACIÓN: Este documento debe
➢ Unidad Responsable: El individuo, puesto o incorporar la siguiente información:
CONCEPTOS BASICOS unidad administrativa que participa en las actividades • Logotipo de la organización.
descritas en los procedimientos. • Nombre oficial de la organización.
• Denominación y extensión. De corresponder a
UTILIDAD una unidad en particular debe anotarse el nombre de la
misma.
• Lugar y fecha de elaboración.
Esto le permite conocer el funcionamiento interno en • Número de revisión (en su caso).
términos de descripciones de tareas, ubicaciones, • Unidades responsables de su elaboración,
requisitos y las organizaciones responsables de revisión y/o autorización.
realizarlas. Las descripciones detalladas de las • Clave de la forma. En primer término, las siglas
actividades de cada rol no solo lo familiarizarán con el rol, de la organización, en segundo lugar, las siglas de la unidad
sino que también respaldarán la capacitación y las administrativa donde se utiliza la forma y por último, el
➢ Manual: Un conjunto de documentos que número de la forma. Entre las siglas y el número debe
calificaciones del personal. Se utiliza para analizar o
proporciona información y/o instrucciones sobre la colocarse un guion o diagonal.
comprobar los procesos del sistema. Participar en
historia, organización, política y procedimientos de una
asesoramiento para todos los empleados que deseen
empresa, que se consideran necesarios para la mejor b) ÍNDICE O CONTENIDO: Relación de los capítulos
simplificar su trabajo, como análisis de tiempos y
ejecución del trabajo. y páginas correspondientes que forman parte del
delegación de autoridad.
documento.
➢ Manual de procedimiento: Un instrumento Establecer sistemas de información o modificar
administrativo que apoya la realización del quehacer sistemas de información existentes. Estandarizar y c) PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN: Exposición
institucional cotidiano, contiene la descripción de las controlar el cumplimiento de los procedimientos de sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de
actividades que deben seguirse en las unidades trabajo y evitar cambios arbitrarios. Determine fácilmente aplicación e importancia de su revisión y actualización.
administrativas mediante una secuencia lógica y quién es responsable de las fallas y errores. Facilita el Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las
ordenada de las mismas. trabajo de auditoría, valoración y evaluación de los áreas comprendidas en el manual.
controles internos. Decirles a los empleados qué hacer y d) EXPLICACIÓN DEL OBJETO DEL
➢ Procedimiento: Una presentación por escrito cómo hacerlo aumenta la eficiencia. Ayuda a coordinar PROCEDIMIENTO. El objetivo es estandarizar y controlar la
que narra una serie de actividades relacionadas entre sí y actividades y evitar la duplicación de trabajo. Crea una ejecución de las rutinas de trabajo y evitar que sean
ordenadas cronológicamente, que muestran la forma base para el análisis posterior del trabajo y la mejora de modificadas sin permiso; simplificar la responsabilidad por
establecida en que se realiza un trabajo determinado, sistemas, procedimientos y métodos. fallas o errores; facilita el trabajo de inspección; facilita el
trabajo de auditoría, evaluación del control interno y su administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata Servicio Nacional
supervisión; para que tanto los empleados como sus directivos de una descripción detallada dentro de una unidad
sepan si el trabajo se está realizando correctamente; Reduzca administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de de Aprendizaje
los costos al tiempo que aumenta la eficiencia general y otros cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para
beneficios adicionales. simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de
e) ÁREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL varias opciones en una misma operación.
PROCEDIMIENTO: Esfera de acción que cubre el j) FORMULARIO DE IMPRESOS: Formas impresas que
procedimiento. El procedimiento debe ser clasificado, se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro
atendiendo al ámbito de aplicación y sus alcances, en del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de
procedimiento macro y procedimiento sectorial. las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia
f) RESPONSABLES: Unidades administrativas y/o específica de éstas, empleando para ello números indicadores
puestos que intervienen en el procedimiento en cualquiera de que permitan asociarlas en forma concreta. También se
sus fases. pueden adicionar instructivos para su llenado.
g) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN: Esta sección k) DIAGRAMAS DE FLUJO: Representación gráfica de la
contiene criterios o pautas generales de uso que se definen sucesión en que se realizan las operaciones de un
específicamente para facilitar la cobertura de las procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en
responsabilidades de las distintas partes involucradas en el donde se muestran las unidades administrativas
procedimiento. Además, se deben considerar todas las reglas (procedimiento general), o los puestos que intervienen
de operación que definen situaciones cambiantes que pueden (procedimiento detallado), en cada operación descrita.
surgir durante la operación de las medidas. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos
A continuación se presentan algunas pautas a considerar utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma
en su enfoque. sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara
• Se definirán perfectamente las políticas y/o normas de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este
que circunscriben el marco general de actuación del efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos
personal a efecto de que este no incurra en fallas. simplificados. Para la representación gráfica de la secuencia de
• Los lineamientos se elaboran clara y concisamente a los procedimientos o actividades que conforman el manual se
fin de que sean comprendidos incluso por personas no utilizará los siguientes signos universales.
familiarizadas con los aspectos administrativos o con el
procedimiento mismo.
• Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar
la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.
h) CONCEPTOS: Palabras o términos de carácter
técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su
significado o grado de especialización requieren de mayor
información o ampliación de su significado, para hacer más
accesible al usuario la consulta del manual.
i) PROCEDIMIENTO: Presentación por escrito, en
forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones
que se realizan en un procedimiento, explicando en qué
consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se
hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando
la descripción del procedimiento es general y por lo mismo
comprende varias áreas, debe anotarse a la unidad