PASO 3 ELABORAR EL PRESUPUESTO DE LA ORGANIZACIÓN

Planeación y Gestión Presupuestal

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Presentado por:

Grupo:

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

5 de octubre del 2023

Plato – Magdalena
 Clasificación, etapas de elaboración e importancia del presupuesto como herramienta de
control de costos.

Los presupuestos son una herramienta de gestión que se puede entender como un plan

financiero considerado para un proyecto, el cual desempeña un papel fundamental a la hora de

programar a futuro la actividad de la empresa o el desarrollo de un nuevo proyecto.

Por la estimación de un presupuesto se requiere la administración de fondos, puesto que

uno de los objetivos de los presupuestos es influir en los procesos de decisión de la organización,

puesto que se estima la capacidad de inversión de la empresa y la posibilidades de recuperación

de la misma, que se obtiene por medio de la estimación de la rentabilidad.

La presentación de los costos de manera específica permite que los inversionistas y todos

los usuarios de la información contenida en los presupuestos tengan un conocimiento claro y

amplio que proporcione fiabilidad, además de la posibilidad de buscar alternativas que

minimicen los costos, dado que en caso de mostrarse los costos como un monto general, se

denota como un cálculo al azar.

Uno de los elementos importantes de los presupuestos es la capacidad de presentar la

información del proyecto en términos del costo- beneficio, desde el cual se deben evaluar

variables fundamentales, entre las que se señala la financiación. El presupuesto permite a los

inversionistas evaluar las posibilidades de financiación y establecer en términos de costo-

beneficio, el plan de mayor ganancia para el proyecto.

El presupuesto es importante para:

 Lograr que la información financiera sea accesible para todos los usuarios.
  Garantizar que la planeación de las actividades sea factible de realizar y estén en

correspondencia con los recursos disponibles.

 Identificar el déficit en los que se requiere de mayor movimiento de recursos

financieros.

 Establecer de manera transparente la relación entre costos/recibos/ facturas con el

presupuesto de las actividades, a fin de certificar la fiabilidad del trabajo y evitar que

los recursos sean destinados a actividades no presupuestadas

 Facilitar al personal el seguimiento de los costos y garantizar el balance del

presupuesto.

 Otorgar el informe a los financiadores, debido a que los costos se encuentran

relacionados al presupuesto

 Incrementar la relación de costo –beneficio. Siempre que cada uno de los elementos

sean calculados de forma adecuada, con lo que se facilita conocer la disposición de la

inversión y analizar los costos asociados a la inversión.

 Disminuir los costos y optimizar la utilización de la inversión presupuestada.

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la

organización, además de mantener el plan de operaciones de la empresa en unos límites

razonables, sirve como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa,

direccionarlas o enfocarlas hacia lo que realmente se busca y cuantificar en términos financieros

los diversos componentes de su plan total de acción.

Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en

un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan

completado los planes y programas. Los procedimientos indicen a los especialistas de asesoría a
pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que pueden

asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.

Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y

verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se

filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su anterior análisis. Ing. F. Casares (2006).

Los presupuestos se clasifican de la siguiente manera:

 Según el periodo de tiempo que abarcan, hablamos de presupuestos a corto o largo

plazo

 Según el sector en el que se mueve la empresa, los presupuestos son públicos o

privados

 Según el campo de aplicabilidad dentro de la empresa, se dividen los presupuestos en

dos grandes grupos, los financieros y los de operación

 Según su flexibilidad, hay presupuestos variables y presupuestos fijos

 Según la técnica que se use para evaluarlos, están los presupuestos estimados o los

presupuestos estándares.

Para elaborar un presupuesto se deben de cumplir con varias etapas, las cuales son:

Pre iniciación: en esta etapa se evalúan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las

tendencias de los principales empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos,

precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el

mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la

dirección y se estudia el comportamiento del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que

exista objetividad al tomar decisiones.

parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismo adquieren dimensión

monetaria en presupuestales, procediéndose según las pautas siguientes: en el campo de las

ventas, su valor se subordinara a las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de

los precios. Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según los

criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la

jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos deben preparar el presupuesto de la

nómina en todos los órdenes administración y operativos.

Ejecución: en el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la “puesta en marcha de

los planes” y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de

presupuestos como el principal impulsar, debido a que, si sus miembros no escatiman esfuerzos

cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a

su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas.

Control: si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada

una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso seria parcial al no

incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar la empresa

con el presupuesto como patrón de medida.

Evaluación: al culminar el periodo de presupuestario se prepara un informe crítico de los

resultados obtenidos que contendrá no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y

cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que cada clase de acciones son

importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento materializado en

presupuestos.
Las compañías se hallan en un entorno económico en donde lo predominante es la inseguridad,

por lo tanto, los riesgos que se tienen que asumir son mayores, de allí la importancia de elaborar

presupuestos porque:

 A través de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos

límites razonables

 Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción

 Ayudan a minimizar los riesgos en las operaciones de la empresa

 Sirven de mecanismo para la revisión permanente de las políticas y estrategias de la

empresa y direccionarlas hacia las metas establecidas.

 Sirven para establecer controles financieros en la empresa

 Presenta por anticipado el monto de los gastos de las actividades que se realizaran en la

empresa

 Reduce el mínimo los costos por compras innecesarias, despilfarros de materiales, tiempo

etc

 Estipula el límite y alcance de los desembolsos realizados por la empresa

 Determina por centros de responsabilidad, los responsables de su aplicación

 Genera claridad en la compresión de las metas de la empresa.