UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE TIJUANA

TÍTULO DEL TRABAJO RECEPCIONAL

Implementación de manual de procesos en el área de

Compras.

REALIZADO POR
Vargas Muñoz Victor Samuel

TÍTULO A OTORGAR
TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN
PROCESOS INDUSTRIALES ÁREA
MANUFACTURA

PRESENTA

TIJUANA, B.C. AGOSTO, 2023

 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE TIJUANA

PROCESOS INDUSTRIALES ÁREA MANUFACTURA

TÍTULO A OTORGAR
TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN PROCESOS INDUSTRIALES ÁREA
MANUFACTURA

TRABAJO RECEPCIONAL
Tesina

Realizado por
Vargas Muñoz Victor Samuel

En la empresa
Spike S.A. de C.V.

Teresa de Jesús Abaunza Tapia

Asesor académico

Dr. Juan Manuel Herrera Peregrina

Director de carrera

Sarahi López López

Asesor empresarial

Tijuana, B.C. Diciembre, 2020

Índice

Introducción. .................................................................................................................. 6
I. Antecedentes de la empresa o marco contextual ................................................... 8
II. Descripción general y específica del área de trabajo. ......................................... 12
III. Descripción del problema ...................................................................................... 16
IV. Objetivos general y particulares ........................................................................... 17
V. Marco de referencia teórico ................................................................................... 18
VI. Propuesta de solución ........................................................................................... 28
VII. Resultados obtenidos ........................................................................................... 33
VIII. Conclusiones y recomendaciones ..................................................................... 38
Bibliografía y fuentes de información........................................................................ 39
Anexos, Glosario, etc. ................................................................................................. 40
Índice de ilustraciones
ILUSTRACIÓN 1 ......................................................................................................................................... 8
ILUSTRACIÓN 2 ..........................................................................................................................................8
ILUSTRACIÓN 3 ..........................................................................................................................................8
ILUSTRACIÓN 4 ..........................................................................................................................................9
ILUSTRACIÓN 5 ..........................................................................................................................................9
ILUSTRACIÓN 6 ……………………………………………………..................................................................9
ILUSTRACIÓN 7 ...........................................................................................................................................9
ILUSTRACIÓN 8 ...........................................................................................................................................9
ILUSTRACIÓN 9 .........................................................................................................................................11
ILUSTRACIÓN 10 .......................................................................................................................................12
ILUSTRACIÓN 11 .......................................................................................................................................12
ILUSTRACIÓN 12........................................................................................................................................20
ILUSTRACIÓN 13........................................................................................................................................18
ILUSTRACIÓN 14....................................................................................................................................... 19
ILUSTRACIÓN 15 .......................................................................................................................................20
ILUSTRACIÓN 16........................................................................................................................................21
ILUSTRACIÓN 17........................................................................................................................................22
ILUSTRACIÓN 18........................................................................................................................................23
ILUSTRACIÓN 19........................................................................................................................................24
ILUSTRACIÓN 20........................................................................................................................................29
ILUSTRACIÓN 21........................................................................................................................................30
ILUSTRACIÓN 22........................................................................................................................................31
ILUSTRACIÓN 23........................................................................................................................................34
ILUSTRACIÓN 24........................................................................................................................................35
ILUSTRACIÓN 25........................................................................................................................................36
ILUSTRACIÓN 26........................................................................................................................................37
Índice de tablas
TABLA 1………………………………………………………………….....................................................28
TABLA 2...............................................................................................................................................33
 Introducción.
En la presente tesis se llevará a cabo una implementación de un Manual de
procesos. Dentro de la empresa Spike S.A. de C.V. empresa de emprendimiento en la
elaboración de juguetes robots para adultos.

En la segunda sección se encontrará como esta organizada la empresa y describe el área

de Compras, donde se describe el área y los puestos de trabajo de quienes trabajan en
la misma.

La tercera sección concretamente se tocará el tema de descripción del problema el cual

era los malos recibos de material, así como la mala proporción de base de datos de los
proveedores y los pasos para la correcta recepción de materiales.

Para la cuarta sección se hablará del objetivo general y los específicos, siendo el primero
la reducción de los errores por proveedores en la omisión de datos en los embalajes,
como objetivos específicos los siguientes, se buscará aumentar las auditorias en las
mercancías recibidas, la eliminación de piezas erróneas recibidas y por último el análisis
de la base de datos proporcionada por los proveedores.

En la quinta parte de nuestra investigación se mirará un poco del marco teórico, partiendo
de los registros históricos de los manuales de procesos, partiendo por varias definiciones,
así como la explicación de la metodología, sus bases y reglas para llevarlo a cabo. Viendo
varios beneficios y estructura del mismo, y sea del entendimiento del lector.

Después del marco de teórico, se podrá encontrar con la sección seis Propuesta de
Solución, en la que se podrá observar la propuesta ideada por el equipo, donde se
planeará la implementación del método en anteriormente estudiado y se organizará con
un diagrama de Gantt para ir viendo de una manera mucho más gráfica los puntos a tratar
con una estimación de 4 meses.

6
En la penúltima sección de este trabajo estarán los resultados obtenidos de la
implementación del método de Manual de procesos, para tener mejor visión de cómo se
planteó una propuesta para la problemática a enfrentar, y cómo se logró observar los
pequeños cambios, que se empezó por capacitaciones a los empleados e
implementación de los pasos que se esperaba mejorar y lograr un cambio.

Ya por último en la octava sección de conclusiones y recomendaciones podemos sugerir

que los manuales de procesos son una gran ayuda para las empresas que les sea
conveniente su implementación de para una mejora considerable.

7
 I. Antecedentes de la empresa o marco contextual

En 1960 surge una empresa de acuerdo con la necesidad de facilitar el trabajo

haciéndolo menos pesado, mucho más rápido, preciso e incluso más fino. En esa época
se dificultaba mucho a la hora de realizar trabajos. Empresa Spike comenzó, hace más
de 60 años. Cuando el Sr. Leonardo Pineda Montes inicio la empresa artesanalmente
creando herramientas de gran calidad y precio en ese entonces comenzó con poco
material y poco a poco fue creciendo estas eran hechas a mano y la producción de
herramientas era muy baja por lo que se dio una nueva necesidad de hacerlo de manera
eficiente, en 2001 fundó la primera planta industrial que se hacía llamar en ese entonces
de nombre “Fontaneros".
En 2009 La empresa adoptó el nombre de “Fábrica de herramientas” y la dirección de la
empresa fue asumida por Sr. Víctor Samuel Vargas Muñoz, un hombre muy importante
y rico en aquel entonces. En 2004 la División de Solución Total en Herramientas de
Grupo, la empresa Spike inició operaciones, a través de la asociación con un fabricante
de herramientas de mano en los Estados Unidos de América, para establecer una nueva
fábrica de herramientas en la ciudad de Tijuana, Baja California. La empresa que
fundaron beneficio a miles de personas dándoles empleo con un buen salario y con
buenas prestaciones generando así una mejor economía en el país, esta empresa se dio
a conocer por el nombre de Takisman.
Esta fábrica comenzó con la producción de:

1. Marros cinceles 2. Llaves 3. Pericas

lustración 2 Llaves Autor Cadena 88 Ilustración 3 Pericas Autor Grupo

Ilustración 1 Marros de Cincel Ferretero CHC

8
4. Matracas 5. Llave de cruz 6. Desarmadores

Ilustración 4 Matracas Autor: El Ferretero Ilustración 6 Desarmadores

Ilustración 5 Llave de Cruz Autor: El
Autor: El Ferretero
Ferretero

7. pinzas de punta 8. llaves L

Ilustración 7 Pinzas de puntas Autor: eToledo

Ilustración 8 Llaves L Autor: Herramientas ACZ

La asociación duró poco más de 20 años, tiempo durante el cual Grupo Spike desarrolló
y perfeccionó sus procesos y técnicas a la hora de elaboración de herramientas, así
como también su tecnología de forja, sus procesos de manufactura se tomaron un
tiempo, pero al final se logró un prestigio y reputación como fabricante de productos de
alta calidad.

En 2007 el Grupo Luigi Herramientas se consolidó como 100 por ciento mexicana al
adquirir el total de acciones de la empresa y se lanzó al mercado Spike como marca
comercial para herramientas de calidad superior, permitiendo la elaboración de muchas
más herramientas.

Bajo la dirección de don Arat Montesinos, Spike, la marca Luigi reafirmó su posición y
ahora no solo se dedicaba a herramientas básicas como martillos, si no también
refacciones para carros, como líder en herramientas para la industria y la mecánica
automotriz en México. Durante 10 años, el Grupo Spike dio Solución Total en

9
Herramientas y Cerrajería logrando crecer hasta consolidarse como el mayor fabricante
de herramientas mecánicas de México y uno de los principales en el continente.

Actualmente el complejo situado en Chihuahua, Aguascalientes, Nuevo León y Baja

California Norte cuentan con 140 mil metros cuadrados de terreno en donde se ubican
las plantas en las que se manufacturan la mayoría de sus productos gracias a ello es
una empresa muy reconocida.

La compañía Spike está asociada con la empresa Truper para aumenta/mejorar la cálida
de los productos y la comercialización del mismo para la venta al público así
maximizando el producto en el mercado y tener una mejor distribución de la materia
prima y así obtener un excelente resultado.

Logrando así una mejor economía en Tijuana, Baja California , creciendo actualmente
poco a poco para el desarrollo de la empresa ya que hubo la nueva competencia que
comenzó a surgir a lo largo de tiempo hizo que la marca Spike tuviera complicaciones
en el nuevo mercado ya con los grandes avances de la tecnología que hay en estos
momentos la compañía ha creado un nuevos productos a la necesidades del nuevo
mercado de cantidad a calidad tratando de bajar un poco la calidad y aumentar la
cantidad de producto para abastecer la demanda del producto que es necesario para
los consumidores, gracias a la ubicación de la empresa donde se ubicó a estar casi vacío
se pudo comprar demasiado el terreno y así podría comprar las parcelas de terreno para
el desarrollo de la empresa ya que con el terreno y las necesidades de crear más
producto y poder suministrar las necesidades de los consumidores se necesitó crear
otros sectores de producción de la manufactura de los productos para que la oferta del
producto no sea demasiado baja para la demanda del producto y así poder tener los
precios bajos sin bajar la calidad del producto.

Este afán ha valido un sólido prestigio refrendando a través de los años gracias a un
trabajo serio y consistente, hoy la empresa, Empresa Spike ya es conocida a nivel

10
internacional y usada en el mercado ferretero, Sin embargo la empresa está siempre en
constante renovación con el fin de estar siempre entre las mejores empresas que hacen
herramientas para trabajos pesados, actualmente empresa Spike se está comenzando
a dedicar a hacer, aires acondicionados y herramientas eléctricas para reforzar su
catálogo, pero esto no quiere decir que aún no se dedique a hacer las herramientas que
ya mencionamos, sino solamente que a la empresa le gusta mejorar y sacar diferentes
tipos de productos para la satisfacción de sus clientes. MISION

Empresa Spike da mejora continua para maximizar la satisfacción del cliente a través de
una calidad excepcional. Encuentra el equilibrio adecuado entre ofrecer productos y
servicios y atraer clientes. consumidores, clientes, empleados, empresas VISION

Continuar siendo un proveedor clave en el mercado ferretero mexicano, herramientas

Skpie, seguimiento, asegurando la estabilidad del negocio a largo plazo crecimiento y
utilidades compatibles con el medio ambiente, impulsando el desarrollo Nuestra gente y
México.

En la ilustración 9 se muestra una foto panorámica del complejo industrial de la empresa.

Ilustración 9 Empresa Sipke’s Autor: José Pineda

11
 II. Descripción general y específica del área de trabajo.

En la siguiente ilustración #10 se podrá ver el diagrama general de la empresa Spike’s.

Ilustración 10 diagrama general de la empresa Spike’s. Autor: Lucid chart

La empresa Spike’s de origen mexicano en el estado de Baja California, que está

emprendiendo en la fabricación de juguetes tomando como materia prima láminas de
metal y piezas de metal, ofreciendo como primer producto un set de luchadores
espadachines de metal con espacio para la cabeza.

A continuación, en la siguiente Ilustración se mostrará un Layout del área de compras en

donde estaremos trabajando.

Ilustración 11 Layout del área de compras. Autor: Lucidchart

12
En el área de compras se tiene un espacio un poco reducido, se tiene un área de 12m
por 14m aproximadamente con un espacio de 168 m2 aproximadamente.

Dentro del área se encuentran dos oficinas privadas de 3.36m por 3.36m cada una, en la
cual se encuentra un cubículo, un par de sillas y una mesita.

También en el área de compras se encuentra un área para un recibidor de 5 m por 4.37m

con un pequeño cubículo, un par de sillones y una mesa pequeña.

Una sala de descaso de 7.74m por 4.37m en la cual se puede ingerir los alimentos, con
dos mesas para 4 personas cada una, dentro de esta área, se tiene un baño general para
una sola persona.

En la zona central derecha se tiene una fila de cubículos de 7.74m por 4.34m para uso
de los compradores y posibles practicantes en el área, de 12 espacios para ocupar.

Y ya por último un área de sala de juntas de 7.64m por 3.29m, esta cuenta con una mesa
grande para 10 personas, en la cual se llevarán a cabo juntas importantes.

En la recepción se cuenta con una computadora para el uso de la recepcionista y lleve

sus labores.
En las oficinas privadas se cuenta con una computadora personalizada para cada
usuario, en este caso del Gerente del área y supervisor.

En la fila central de cubículos se encuentran 6 espacios en los cuales se tienen

computadoras para los empleados de compras, también se cuenta con 6 espacios vacíos
para los practicantes.

Por último en la sala de juntas se cuenta con un proyector y un sistema de audio.

13
 Ilustración 12 Equipos de cómputo en el área. Autor: Broom

En el área de compras laboran un total de 9 personas a continuación el listado de los

puestos:
● Gerente de compras.
● Supervisor.
● Agente de compras (4).
● Desarrollador de proveedores (2).
● Recepcionista.

Y a continuación su descripción de puestos.

Gerente de compras: la persona que desempeña este puesto es el que diseña las
estrategias y planes de compras para la empresa, sabiendo las necesidades futuras de
la empresa en cuestión de materiales a requerir por las ordenes de trabajo futuras.

Supervisor: persona que se mantiene al tanto de que las estrategias y planes propuestas
por el gerente sean cumplidas por los empleados a su cargo, también es el encargado
de dar solución a las situaciones que requieran solución de una manera más
especializada.

14
Agente de compras: estas personas son las que se encargan de hacer los pedidos de las
futuras ordenes de trabajo a proveedores ya autorizados para hacer el abastecimiento de
la empresa.

Desarrollador de proveedores: la persona a cargo de este puesto será quien se

desempeñe en la búsqueda de posibles y/o futuros proveedores de la empresa, buscando
la mejor materia prima, piezas y/o ensambles para la producción de los productos.

Recepcionista: esta persona seria la encargada de atender a las personas y/o llamadas
que tuvieran alguna necesidad con el área de compras, re direccionándolas a las
personas correctas.

El objetivo del departamento de compras sería el de realizar las compras necesarias, en

el momento preciso, en la cantidad justa, de la mejor calidad y un excelente precio que
se pueda conseguir. Y así tener el éxito buscado para satisfacer al cliente.

15
 III. Descripción del problema

En la empresa Spike S. A. de C. V. durante el último semestre fiscal que se empezó

con la producción en la ciudad de Tecate. Se ha encontrado una serie de problemáticas
en el área de compras por los que se mencionaran a continuación.

Los proveedores de materias primas y sub-ensambles son estos los principales para
trabajar, se han presentado una serie de faltantes en la información, piezas faltantes en
el recuento de materia en los embalajes. Esto ha llevado a la cuestionar si será prudente
seguir confiando en los proveedores actuales o no.

Aunque se ha trabajado con varios proveedores por varios años, a lo largo de estos era
menos común que pasara algunas de estas situaciones, no eran tan perjudiciales, se
encontraban con ocasiones que llegaban con piezas de más, otros proveedores también
presentaron que se mandaba pocas piezas diferentes a las descritas en la hoja de
descripción del producto.

En las últimas semanas, se ha tenido una consistencia con varios de estos proveedores,
siendo un caso extremo, en una ocasión de que mandaron un sub-ensamble totalmente
diferente al pedido.

También se ha tenido situaciones con proveedores mandan información errónea de los

productos que fueron requeridos, así como mercancía que era para otra empresa
totalmente diferente, esta vez se recibió una caja con las etiquetas para la empresa Spike
y dentro de ella venia un instructivos que venían referidos para otra empresa.

16
 IV. Objetivos general y particulares

Objetivos General.

Reducir un 40% los errores de los proveedores por la omisión de datos en los embalajes
requeridos por el área de compras.

Objetivos Particulares.

Aumentar las auditorías a la mercancía requerida a los proveedores.

Eliminar las piezas erróneas enviadas por el proveedor.

Analizar la base de datos enviada por

proveedor.

17
 V. Marco de referencia teórico

El Manual de Procedimientos es una herramienta auxiliar que ayuda a agrupar

procedimientos precisos con un objetivo común, describiendo en una secuencia lógica
las diferentes acciones que componen cada procedimiento, indicando generalmente
quién, cómo, dónde, cuándo y para qué deben realizarse.

Para tener un entendimiento más claro de estos términos podemos ver las siguientes
definiciones:

Procedimiento: “Guía que señala la secuencia cronológica más eficiente para obtener
mejores resultados en una acción concreta.” (Isaza Serrano, 2018)

Procedimiento de Trabajo: “Sucesión ordenada de acciones concatenadas entre sí, que

se constituye en función de una tarea específica. El procedimiento implica actividades del
personal, determinación de tiempo para realizarlas, uso de recursos materiales y
tecnológicos y un método de trabajo y de control para lograr oportunamente el resultado.”
(Isaza Serrano, 2018)

Ilustración 13 Imagen de manual. Autor: Pablo Escobar.

18
 “Las organizaciones se mueven mediante procesos y tienen la necesidad de
controlar cada uno de ellos, para que se desarrollen de una manera eficiente, por lo que
es importante mantener un control interno aplicado a manuales de procedimientos.”
(Olvera, 2021)

La importancia de los procedimientos es que explican en detalle las acciones o pasos a

seguir en un determinado proceso de la organización y gracias a ellos se pueden evitar
errores graves.

Ilustración 14 Imagen de proceso. Autor: Ana María Andrada.

Los puntos favorables de un manual de los procesos son los siguientes:

● Los manuales son una guía práctica utilizada como herramienta de apoyo para la
organización.

● Contiene información sistemática y ordenada que define claramente los objetivos,

normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que los hace de gran utilidad
para una gestión eficaz.

● Se consideran como uno de los elementos más efectivos de la toma de decisiones

en la gobernanza.

19
Puede transformar una empresa a una modalidad de trabajo más organizada y
productiva.

“Una herramienta de los manuales es un mapa de procesos genérico donde se distingue

los procesos operacionales o claves, los estratégicos y los de soporte.” (Velasco
Sánchez, 2010)

Ilustración 15 Mapa de procesos genérico. Autor: Juan Velazco Sánchez.

Este tipo de mapas nos sirve para seguir en una mejora continua, partiendo primeramente
de la revisión del sistema de gestión de calidad, otro punto es la Medición de la
satisfacción del cliente. Tomando una esto como un círculo de repetitivo que nos ayuda.

Algo que se puede detallar en el manual de procesos es un mapa de procesos

operacionales o claves podemos ver un ejemplo a continuación:

20
 Ilustración 16 Mapa de procesos operacionales o claves. Autor: Juan Velazco Sánchez.

Dentro de este se puede ver los procedimientos de inicio al final, desde los requerimientos
de productos del cliente, los pedidos de hechos de la empresa, la programación de la
producción, el abastecimiento de los proveedores, la producción de lo requerido, el
almacenamiento y la entrega de los productos al cliente. Para un operador esta

21
información debe ser una ayuda de la cual sea entendible desde un principio, y así saber
en el proceso a grandes rasgos.

En el mundo actual, la eficiencia operativa y la optimización de procesos son

factores críticos para el éxito de una organización. Para lograrlo, es fundamental contar
con un manual de procesos bien estructurado y actualizado que sirva de guía a los
miembros del equipo y asegure la constancia y consistencia en las operaciones diarias.

Un Manual de Procesos es un documento que resume sistemáticamente la información

sobre los procesos clave de una organización. Su estructura puede variar según la
naturaleza y el tamaño del negocio, pero generalmente incluye una descripción detallada
de cada proceso, las personas responsables de implementar el proceso, el flujo de
trabajo, las herramientas utilizadas y los indicadores de desempeño asociados.
Según Hammer y Champy (1993), el Manual de Procesos se considera una herramienta
fundamental para el rediseño de procesos, ya que proporciona una visión clara y
transparente de cómo se llevan a cabo las actividades dentro de la organización.

Ilustración 17 Diagrama de Flujo. Autor: Daniela Ávila.

22
Beneficios de un manual de procesos:
a) Coherencia y consistencia: Un manual de procesos establece estándares y
procedimientos consistentes, asegurando que todos los miembros del equipo
realicen tareas coherentes y consistentes. Esto minimiza los errores, reduce los
tiempos de ciclo y mejora la calidad del trabajo. (Davenport, 1993)

Ilustración 18 Tiempo Ciclo. Autor: Ruslan Nesterenko.

b) Orientación y formación: El Manual de Procesos sirve como herramienta de

orientación para los nuevos empleados, proporcionándoles una descripción clara
de los procesos y facilitando su integración en la organización. Además, es una
referencia útil para la formación interna, ya que proporciona un marco estructurado
para el desarrollo de habilidades y conocimientos. (Harrinton, 1991)

c) Mejora continua: El manual de procesos es una base sólida para identificar áreas
de mejora y optimización. Al tener una visión completa de los procesos, una
organización puede identificar cuellos de botella, eliminar actividades innecesarias
y buscar oportunidades de automatización e innovación. (Rummler & Brache,
2012)

23
Desarrollar y mantener un manual de procesos:
Crear y actualizar un manual de procesos requiere un enfoque sistemático y la
participación activa de los miembros del equipo. Es fundamental establecer un proceso
de revisión periódica para garantizar que la información esté actualizada y refleje los
cambios en la organización y su entorno. (Hammer & Stanton, 1999)

Ilustración 19 Actualizaciones de manuales. Autor: Andrea Villatoro.

Además, la implementación manual exitosa de procesos requiere una cultura

organizacional que valore la mejora continua y el apego a los procesos establecidos. La
comunicación efectiva y el liderazgo comprometido son clave para impulsar la adopción
y el cumplimiento manual. (Davenport, 1993)

24
Los manuales de procesos juegan un papel importante en la gestión eficaz y eficiente de
las actividades en las organizaciones. Estos documentos proporcionan instrucciones
detalladas sobre cómo realizar las tareas y procedimientos necesarios para lograr los
objetivos. En este trabajo, veremos los factores clave a considerar al escribir un manual
de procesos, centrándonos en su estructura, contenido e importancia para el éxito
empresarial.

Estructura del manual de procesos:

Es importante comprender y utilizar correctamente la estructura del manual de procesos.
Algunos de los elementos clave en el marco incluyen:

1. Portada: contiene información básica sobre la guía, como el nombre de la

organización, el nombre de la guía y la fecha de publicación.
2. Índice: enumera los capítulos, las secciones y las subsecciones del manual, lo que
facilita la navegación y la búsqueda de información específica.
3. Introducción: Proporciona una descripción general del propósito y el alcance de
las pautas y la importancia de los procesos documentados para el éxito de una
organización.
4. Descripción del proceso: una descripción detallada del proceso específico cubierto
en el manual, incluidos los pasos, las acciones y las responsabilidades
involucradas. También puedes incluir un diagrama para entender mejor la imagen.
5. Proceso: Muestra los pasos y acciones necesarios para ejecutar cada paso del
proceso secuencialmente. Debe ser claro, conciso y fácil de entender para el
usuario.
6. Principios y Estándares: Incluye los principios y estándares relevantes que se
deben seguir al implementar el proceso. Esto asegura la consistencia y el
cumplimiento de los estándares de calidad establecidos.
7. Roles y Responsabilidades: Defina los roles de los miembros del equipo
involucrados en el proceso, especificando sus responsabilidades y roles
individuales.

25
 8. Referencias: Lista y enlace a otros documentos relevantes como formularios,
formularios, instrucciones adicionales o procedimientos detallados.

El contenido principal del manual de procesos.

El contenido del manual de procesos debe seleccionarse cuidadosamente y presentarse
con claridad. Algunos elementos importantes a considerar:

1. Objetivos del proceso: definir los resultados esperados y las metas a alcanzar
mediante la implementación del proceso.
2. Descripción de la actividad: descripción detallada de las actividades específicas a
realizar en cada etapa del proceso, junto con su secuencia lógica e
interdependencias.
3. Indicadores de desempeño. Identifica métricas clave que se utilizarán para medir
la eficiencia y la eficacia del proceso, lo que permite un seguimiento y una mejora
continuos.
4. Gestión de riesgos: analizar y eliminar posibles problemas y riesgos del proceso,
recomendar estrategias para minimizar y minimizar su impacto.
5. Mejora continua: Promover una cultura de mejora continua, incluyendo secciones
de retroalimentación.

Significado de los Manuales de procesos:

Las guías de procesos son herramientas importantes para las organizaciones, ya que
ofrecen una serie de beneficios que incluyen:

1. Consistencia y uniformidad: las pautas establecen estándares y procesos claros

que aseguran la consistencia en la ejecución del proceso, lo que da como
resultado productos o servicios de alta calidad.
2. Orientación y formación: actúan como facilitadores para los empleados,
especialmente los nuevos en la organización, proporcionando instrucciones
detalladas y claras sobre cómo realizar tareas específicas.

26
3. Eficiencia y productividad. Al identificar y optimizar los procesos, la guía de
procesos reduce los plazos de entrega, minimiza los errores y aumenta la
productividad general.
4. Continuidad: en situaciones de cambio de personal o reestructuración
organizacional, la guía de procesos ayuda a suavizar la transición porque la
información crítica se registra y está disponible para su revisión.

27
 VI. Propuesta de solución

Para empezar, tomando lo antes mencionado en este trabajo, dada la

problemática que se han expresado en los últimos meses, se optara por hacer un
Manuela de procedimientos que ayude al área de compras a llegar a una solución más
óptima.

Para esto se presentará el siguiente diagrama de Gantt para hacer más fácil su
entendimiento de los pasos a realizar.

Diagrama de Gantt Elaboración de Manual de Procesos.

Mayo Junio Julio Agosto

Actividad / Mes
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Inspección de
área afectada
Recolección de
datos.
Recolección de
datos de
proveedor.
Descripción de
los objetivos.
Alcance de
manual.
Descripción del
proceso.
Diagrama de
Flujo.
Designación de
responsables.
Como se audita
el proceso.
Tabla 1. Diagrama de Gantt – Manual de procesos. Autor: Samuel Vargas.

Esta herramienta se implementará para darle una mejor estructura a las órdenes de
compras, así como al manejo de los datos enviados por los proveedores, también a las
inspecciones en la recepción de los materiales enviados por los proveedores.

28
Como primera tarea del Diagrama de Gantt podremos comenzar a describir que se llevará
a cabo una inspección de área afectada con los incidentes sucedidos, con una duración
de una semana.
En la segunda tarea llevará una recolección de datos de los incidentes acontecidos, con
esto se hará un registro de estos, esta llevará una duración de 2 semanas de mayo.
En la tercera tarea del diagrama se llevará a cabo la recolección de datos enviados por
los proveedores, y haciendo una comparación con el registro obtenidos en la tarea
pasada, esta se llevará a cabo en la cuarta semana de mayo y la primera semana de
junio.

Ilustración 20 Técnicas de recolección de datos. Autor: Jimmy Beast.

En la cuarta tarea, será la descripción de los objetivos del manual, esto con el fin de ser
claro con la finalidad del manual. Esto se llevará a cabo en la segunda y tercera semana
de junio.
En la quinta tarea, se llevará a cabo el alcance del manual, se podrá dar a conocer a
quien será de beneficio este manual, como el personal de compras, tanto como el

29
Supervisor, los agentes de compras y los desarrolladores de proveedores, y cualquier
aspirante a algunos de esos puestos. Esta será llevada a cabo en la última semana de
junio y primera de julio.

En la sexta tarea, se trabajará en la descripción del proceso, se puede decir que será la
forma más real o exacta de hacer las tareas, se identificará las diferentes actividades y
tareas, y con esto llegar a un determinado resultado. Esta tarea se llevará a cabo en la
segunda y tercera semana de julio.

Ilustración 21 Imagen de manuales. Autor: Ross Harper.

Por la octava tarea, se estará trabajando en el diagrama de flujo, en esta tarea se tratará
de hacer una ilustración o representación gráfica sencilla que facilite la comprensión del
proceso. Se llevará a cabo en la cuarta semana de julio y la primera semana de agosto.

30
 Ilustración 22 Diagrama de flujo. Autor: Carlos García.

En la novena tarea, se llevará a cabo la designación de responsabilidades, en este

apartado, se hará la asignación de los puestos que llevarán a cabo las actividades, y del
personal de quien lo auditara. Esta actividad será en la segunda y tercera semana de
agosto.
Y ya para finalizar la última tarea será la de auditorías en el proceso, el cual será detallado
de igual forma en el manual de procesos. Esto será realizado en la última semana de
agosto.
A continuación, se enlistarán algunos de los beneficios:
● Ahorra tiempo: Se convertirá en un documento de referencia para los empleados
que tienen dudas sobre algún proceso en específico. El manual de procedimientos
permite capacitar a los nuevos empleados en la empresa y ofrece un instrumento
adicional para su formación.

31
 ● Control interno: Favorece el control interno de los procesos que ayudan a
identificar irregularidades y evitar que se produzcan fallas. Ayuda a tomar
decisiones y prevenir cualquier obstáculo que se presente en el camino.
● Optimiza los procesos: Estos permite a las organizaciones comprender a fondo el
desarrollo de cada uno de los procesos que se realizan en la empresa. Esta
herramienta puede hacer que los procedimientos se ejecuten rápida y
eficientemente.
● Mejora la comunicación: El manual de procesos es una herramienta de
comunicación que da un panorama general, ayuda a crear una conciencia laboral
compartida y evita que se distorsione la información.
● Mejora la imagen: La implementación de un manual de procesos mejora la
apariencia, ya que el conjunto de normas y acciones que contiene garantiza que
la empresa cumpla con todas las regulaciones y normativas pertinentes.

Por otro lado, también se podrá ver a continuación algunas de las desventajas de los
manuales de procesos:
● Si se elaboran en forma deficiente se producen problemas en el desarrollo de las
tareas.
● El costo de producción y actualización puede ser alto.
● Si no es actualizado de forma periódica pierde su efectividad.
● Si se realiza de manera sintetizada será inútil, en cambio sí hay demasiados
detalles, las cosas pueden complicarse.

El tiempo que se llevará será de 4 meses aproximadamente, pero se tendrá una

tolerancia de una semana por cualquier percance que se llegue a presentar.

Los recursos que se tendrá a la disposición serán de 3 personas, de dos auxiliares de

área de Ingeniería y un ingeniero de Procesos, el cual estará a cargo del proyecto.

32
 VII. Resultados obtenidos

Para esta sección, podremos observar los resultados del método aplicado, en esta
ocasión, fue la implementación de un manual de procesos.

La meta fue llegar a la reducción de un 40% en los errores por la omisión de datos por
los proveedores que se tienen en la empresa, con el uso de este manual, se hicieron
cambios importantes en la captura de datos en la recepción de los materiales, ya que se
hizo una gran mejora, así con esto se logró llegar a 25% como resultado final.

Tabla 2. Grafica de Columnas – Porcentaje de errores. Autor: Samuel

Vargas.

En el Manual de Procesos estableció actividades claras y específicas para la inspección

de materiales, lo que ayudó a minimizar errores y garantizar la calidad de los productos
recibidos. Se registró una disminución notable en devoluciones y reclamaciones por
materiales defectuosos y datos mal proporcionados.

33
Se tuvo una eficiencia en la recepción facilitando el flujo de trabajo, estableciendo tiempos
y recursos óptimos para la recepción de materiales. Esto permitió una gestión más
eficiente y una reducción de tiempos muertos.

En el control de calidad se mejoró los procedimientos de verificación y revisión de la

calidad de los materiales recibidos. Con criterios claros, se evitará la aceptación de
insumos defectuosos o de baja calidad, lo que a su vez previene posibles problemas en
la producción.

Se buscó la reducción de errores y pérdidas al tener un protocolo de recepción claro y

estandarizado, se minimizaron las posibilidades de cometer errores, como recibir
productos incorrectos o en cantidades equivocadas, lo que a su vez evita pérdidas
económicas y de tiempo.

Ilustración 23 Ilustración de manual. Autor: David Arguello.

Se apoyó en la formación de personal usando el manual como herramienta de

capacitación para el personal nuevo o para aquellos que cambian de función. Facilitó su
formación, asegurando que todos los involucrados comprendan los procedimientos
adecuados.

34
Se promovió la mejora continua en el manual siendo que este no será estático, sino que
se podrá mejorar y actualizar en función de la experiencia y retroalimentación del equipo.
Esto promueve una cultura de mejora continua en la recepción de materiales.

Se garantizó que la recepción de material se llevó a cabo de manera eficiente y conforme

a los estándares de calidad. Las auditorías basadas en dicho manual son una
herramienta clave para evaluar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y para
identificar oportunidades de mejora.

Se llevó a cabo el cumplimiento de procedimientos verificando que se hallan seguido

rigurosamente los pasos descritos en el manual de procesos para la recepción de
material. Esto se incluyó desde la revisión de la documentación, el registro en el sistema,
hasta el almacenamiento adecuado de los productos recibidos.

Se hizo el registro y documentación para la verificación de toda la información relevante

sobre la recepción de material sea registrada correctamente y que se cuente con la
documentación necesaria, como facturas, notas de entrega y certificados de calidad.

Se implementó un proceso de no conformidades para evaluar cómo se manejaron las

situaciones de productos no conformes, asegurando que se tomen acciones adecuadas,
como devoluciones o reclamaciones a proveedores, y que se registren dichas acciones.

Ilustración 24 Evaluación de conformidad. Autor: Dagoberto Rojas.

35
La realización periódica de auditorías basadas en el manual de procesos para la
recepción de material ha tenido varios beneficios para la empresa.

A tenido reducción de riesgos al asegurar que los procedimientos se sigan correctamente,

se disminuyó la probabilidad de problemas relacionados con la calidad del material
recibido y el control de inventario.

Se buscó el cumplimiento normativo de las auditorías al ayudar a garantizar que la

empresa cumpla con los requisitos legales y normativos aplicables al manejo de material
y a los procesos de control interno.

Ilustración 25 Cumplimiento Normativo. Autor: Ricardo Rios.

Se obtuvo un aumento de la confianza del cliente cumpliendo con una recepción de

material efectiva y de calidad contribuyendo a entregar productos o servicios confiables
a los clientes, mejorando así la satisfacción y la fidelización.

36
Se consiguió una mayor eficiencia al contar con procedimientos bien definidos y
auditados, se redujo tiempos de espera y se evitaron retrabajos, lo que se tradujo en una
mayor eficiencia operativa.

Se optó por una selección de proveedores donde se incluyeron criterios claros para
evaluar y seleccionar a los proveedores más adecuados, teniendo en cuenta aspectos
como la calidad de los productos, la capacidad de producción, la estabilidad financiera y
el cumplimiento de los plazos.

Se dio un seguimiento y evaluación estableciendo procedimientos para monitorear

regularmente el desempeño de los proveedores. Esto permitió identificar rápidamente
cualquier desviación en la calidad o en los plazos de entrega, lo que posibilitó tomar
acciones correctivas a tiempo.

Dio relaciones colaborativas lo que facilitó el establecimiento de relaciones más sólidas

y colaborativas con los proveedores. La comunicación clara y la definición de
expectativas mutuas son fundamentales para una relación provechosa y duradera.

Ilustración 26 Proveedores y logística. Autor: Andrés Soto.

37
 VIII. Conclusiones y recomendaciones

En conclusión, el Manual de Procesos es una herramienta esencial para la

eficiencia y el éxito organizacional. A través de la coherencia y consistencia en las
operaciones, la orientación y capacitación del personal, y la identificación de áreas de
mejora, el manual contribuye a optimizar los procesos y maximizar los resultados
empresariales. Sin embargo, su implementación exitosa y su mantenimiento requieren
una inversión de tiempo y recursos, así como una cultura organizacional propicia. El
Manual de Procesos es un recurso valioso respaldado por estudios de expertos en
gestión, y su adopción puede marcar la diferencia en la competitividad y el crecimiento
de una organización.

Se buscó cumplir con el objetivo general en los datos de embalaje por los proveedores y
así teniendo en cuenta la ayuda brindada por el manual de procesos, bajando del 40% a
15% y así teniendo una mejora en las descripciones de los materiales, y así poder usar
los materiales correctos para el producto.

Así mismo se recomienda que se trabaje en la implementación periódica de auditorías a

los materiales recibidos por los proveedores, para seguir conservando el nivel de calidad
en los envíos de material.

Con estas auditorías se podrá erradicar las piezas erróneas de los proveedores, y así
hacer un retorno en los casos que así se requiera al proveedor por el material incorrecto.

Por otra parte, se logrará hacer una base de datos más eficiente y completa.

Se hace la recomendación de seguir al pie de la letra el manual de procesos y la

capacitación del personal, así como el seguir de con las auditorias a los proveedores y
los envíos realizados a la empresa, y continuar con la revisión del material.

38
 Bibliografía y fuentes de información.
Bibliografía
Davenport, T. H. (1993). Process Innovation: Reengineering Work Through Information
Technology. Boston, E.UA.: Harvard Business Press. Recuperado el 13 de
Agosto de 2023
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Business Revolution. New York, E.U.A.: Collins Business Essentials. Recuperado
el 13 de Agosto de 2023
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Total Quality, Productivity, and Competitiveness. N/A, E.U.A.: McGraw Hill
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Isaza Serrano, A. T. (2018). Control interno y sistema de gestión de calidad. Guía para
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de la U. Recuperado el 13 de Agosto de 2023

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Ed.) La Plata, Buenos Aires, Argentina. Recuperado el 13 de Agosto de 2023
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2019). Los manuales de procedimientos como base sólida de un
emprendimiento. Revista Científica FIPCAEC (Fomento De La investigación Y
publicación científico-técnica multidisciplinaria). Ecuador, Ecuador, Ecuador:
FIPCAEC. Recuperado el 13 de Agosto de 2023

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 Anexos, Glosario, etc.

Ficha Técnica de Juguete.

Nombre genérico Robot PVP
Juguete para
Definición adultos
Especificaciones
Técnicas Descripción.
Elaborado con
piezas de metal, en
su mayoría piezas
Características recicladas, cuenta
con dos pares de
ruedas y un hacha
también de metal.

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