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Gestión Documental y Disposición Final

Este documento resume los valores y disposiciones finales de varios tipos de documentos. Contratos deben guardarse durante 10 años según la ley. Informes se transfieren al archivo histórico una vez cumplido el tiempo de retención. Nóminas deben guardarse 80 años, los primeros dos en gestión y 78 en el archivo central. Historias laborales pueden conservarse hasta 90 años después de su última consulta. Actas de juntas directivas se transfieren al archivo central después de gestión y luego al histórico. Libros contables deben conservarse 6

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Gestión Documental y Disposición Final

Este documento resume los valores y disposiciones finales de varios tipos de documentos. Contratos deben guardarse durante 10 años según la ley. Informes se transfieren al archivo histórico una vez cumplido el tiempo de retención. Nóminas deben guardarse 80 años, los primeros dos en gestión y 78 en el archivo central. Historias laborales pueden conservarse hasta 90 años después de su última consulta. Actas de juntas directivas se transfieren al archivo central después de gestión y luego al histórico. Libros contables deben conservarse 6

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EJEMPLOS DE VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE

LOS DOCUMENTO

CONTRATOS: Es un documento de carácter administrativo originalmente, legal, fiscal y


contable, ya que este funciona como testimonio ante la ley porque justifica el gasto público,
además de esto también sirve para comprobar que se recibió o proporciono un bien o
servicio.

Disposicion final: La Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre, recomienda guardarla


durante 10 años.

INFORMES: En este se encuentra información de carácter administrativo, jurídico, legal,


fiscal y contable, los cuales brindan información segura de los estados actuales de la
empresa.

Disposición final: Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y


central se transfiere al archivo histórico en su soporte original, la conservación obedece al
cumplimiento de la Circular 003 de 2015 de AGN.

NOMINAS: En esta se encuentra la información laboral relacionada con la nómina, es


decir, todos los documentos que se generan durante la relación laboral e identifican pagos
realizados al trabajador o entidades a las cuales se encuentra afiliado.

Disposición final: Tiempo de retención documental recomendado: 80 años. Los primeros


dos años en el archivo de gestión y 78 años en el archivo central de la empresa.

HISTORIAS LABORALES: Son unidades documentales complejas, en su interior hay


afiliaciones a seguridad social, memorandos, contratos, ascensos, entre otros. Por ello
tienen valores administrativos, fiscales, técnicos, legales y/o contables.

Disposición final: Luego de su última consulta se puede conservar hasta 90 años

ACTAS DE JUNTAS DIRECTIVAS: Estas se conservan porque allí se plasman las


principales decisiones que cambian el rumbo de la compañía. Por eso tienen valor
administrativo, fiscal, legal y contable.

Disposición final: Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión se


transfiere al archivo central, se digitaliza con fines de consulta, cumplido su tiempo en el
archivo central se transfiere al archivo histórico.

LIBROS CONTABLES: Tienen valor contable, administrativo, técnico, legal y fiscal, se


conservan porque son un requerimiento de las entidades de control.

Disposición final: El Código de Comercio dispone que los empresarios deben conservar sus
libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su
negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en
los libros.

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