Proceso de Ventas
Miguel Antonio Duran Burgos
Introducción
Este entrenamiento se usará como ejemplo
práctico para mejorar el entendimiento global del
proceso de ventas en SAP Business One.
Procesos de Ventas
VENTAS DE ARTICULOS VENTAS DE SERVICIOS
OFERTA DE VENTAS DEVOLUCIÓN OFERTA DE VENTAS
ORDEN DE VENTAS NOTA DE CRÉDITO FACTURAS DE CLIENTES
ENTREGA PAGOS RECIBIDOS
FACTURAS DE CLIENTES
PAGOS RECIBIDOS
Oferta de Ventas (Cotización)
El documento de cotización de venta se crea como una oferta o propuesta que se
puede enviar a un cliente o responsable.
La Oferta de Ventas, tal como se visualiza en SAP Business One, no es un documento
legalmente vinculante. Por lo general, únicamente se utiliza con fines informativos y
puede ser el primer eslabón en la cadena del proceso de ventas.
La introducción de una oferta no da lugar a ninguna contabilización que modifique
cantidades o valores en la gestión de stocks o la contabilidad.
Orden de Ventas
Una Orden de Ventas es un compromiso por parte del cliente o responsable de
comprar un producto o servicio. El documento sirve como base para la planificación
de las órdenes de fabricación o los pedidos.
La línea de negocios determina si un pedido de cliente es un documento legalmente
vinculante: la empresa no puede fabricar productos o enviar productos antes de que
se cree un pedido de cliente.
La creación de pedidos de cliente no contabiliza las modificaciones relacionadas con
el valor en el sistema contable. No obstante, si el pedido de cliente se creó para
artículos, las cantidades del pedido aparecen en Gestión de stocks reservadas para el
cliente.
Entrega (Conduce)
La Entrega es un documento legalmente vinculante que indica que se ha realizado el
envío de mercancías o la entrega de servicios. Sin este documento, las mercancías
sólo pueden entregarse si ya se ha creado una factura.
Cuando se crea una entrega, también se contabiliza la salida de mercancías
correspondiente.
Las mercancías salen del almacén y se contabilizan las modificaciones de inventario
pertinentes. Cuando se modifica el inventario, también se modifican los valores del
sistema de contabilidad (únicamente cuando se utiliza el inventario permanente).
Facturas de Clientes
La factura es un documento legalmente vinculante. Cuando se recibe una factura, se
realizan las contabilizaciones en las cuentas de cliente relacionadas en el Sistema
contable. Si no existió una entrega previa a la factura y se venden los artículos del
almacén, también se actualizan las cantidades en el inventario de forma
correspondiente cuando se emite la factura.
Si se crea una factura sin referencia a la entrega, el sistema contabiliza
automáticamente las modificaciones en el inventario. En otras palabras, si ya existe
una entrega para la operación y se crea una factura sin referencia a esa entrega,
pueden producirse errores en la gestión de stocks, ya que la cantidad de la entrega se
contabiliza dos veces en el sistema.
Devolución
La devolución es el documento de compensación de una entrega. Por lo tanto, si
todavía no se ha creado una factura de clientes para la entrega que desea anular,
utilice el documento de devolución. Si ya se ha creado la factura, utilice la
función Nota de crédito de clientes para corregir los valores y las cantidades de la
operación en SAP Business One.
Cuando se introduce un documento de devolución, se puede anular la contabilización
de una entrega. Cuando se crea la devolución, el sistema corrige las cantidades de
inventario.
Nota de Crédito de Clientes
La nota de crédito es el documento de compensación de la factura y las devoluciones.
Si las mercancías se entregaron al cliente y ya se ha creado una factura, la operación
se puede anular parcial o totalmente mediante una nota de crédito. La nota de
crédito corrige tanto las cantidades como los valores monetarios. El sistema aumenta
el inventario de los artículos abonados según el importe especificado en la nota de
crédito. La nota de crédito abona el valor en la cuenta de cliente del sistema contable
y modifica la cuenta de ingresos por el mismo importe. El sistema corrige los importes
de impuestos automáticamente.
SAP Business One permite crear una nota de crédito de clientes con importe cero.
Esto se puede hacer al compensar facturas de clientes de artículos entregados sin
gastos. Por ejemplo, artículos que forman parte de una promoción o están cubiertos
por un contrato de servicio.
Preguntas
Miguel Antonio Duran Burgos
