EVALUACION
MS Project
En esta práctica se llevará a cabo una introducción a la gestión de proyectos con
Microsoft Project A continuación, se muestra un listado de las tareas que llevaremos a cabo
en esta sesión a través de cuatro ejercicios prácticos:
A) Área de tareas
1. Definir el proyecto
2. Definir períodos laborables generales
3. Crear una lista de las tareas del proyecto
4. Organizar tareas en fases
5. Programar tareas
6. Vincular o adjuntar más información sobre tareas
7. Agregar columnas de información personalizada
8. Establecer fechas límite y delimitar tareas
B) Área de recursos
1. Especificar personas y equipamiento para el proyecto
2. Asignar personas y equipamiento a tareas
C) Área de seguimiento
1. Guardar un plan previsto (línea base) para compararlo con versiones posteriores
2. Realizar un control del proyecto durante su ejecución e incorporar información sobre
su situación real en una fecha determinada
3. Reprogramar el trabajo restante del proyecto a partir de la fecha de control en
base a la información sobre la situación real del proyecto introducida
D) Área de informe
1. Seleccionar una vista o un informe
2. Imprimir vista actual como informe
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A)ÁREA DE TAREAS
Guarde el archivo de Project correspondiente a esta primera parte de la
práctica con el nombre PracticasFase1. Es recomendable que vaya
guardando progresivamente su trabajo según va avanzando en el desarrollo
de la práctica de modo que, en caso de cometer un error, pueda volver a
abrir un archivo de Project que contenga una versión anterior del proyecto
que sepa usted que ha desarrollado de forma correcta, de forma que pueda
reanudar su trabajo desde ese punto.
1) Definir y ver características principales del proyecto
Ponga como fecha de comienzo 02/01/2012, programe desde la fecha de
comienzo, y asigne el calendario laboral adecuado (vea apartado 2).
Para ello, seleccionar el botón Información del proyecto en la ficha Proyecto.
Opción: Programar a partir de/Fecha de comienzo del proyecto (ajusta la fecha de comienzo del
proyecto)
Opción: Programar a partir de/fecha de finalización del proyecto (ajusta la fecha de finalización)
Opción: Calendario: permite seleccionar el calendario laboral.
2) Definir períodos laborables generales
Hay tres calendarios por defecto (Estándar, Turno de noche, 24 horas):
Estándar: está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con dos horas
libres a mediodía. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el
proyecto, las tareas y los recursos.
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Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00
a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la mañana.
24 horas: está determinado para períodos de 24 horas todos los días de la semana, sin
detenerse.
Además, el usuario puede definir calendarios propios o modificar los existentes.
Modifique el calendario estándar para incluir la festividad de la Epifanía el
6 de enero.
Modifique el calendario estándar para indicar que el día 06/01/2012 será festivo, de modo que
MS Project no programe trabajo para ese día. Para ello, seleccione el botón Cambiar
tiempo de trabajo en la ficha Proyecto.
Para añadir excepción: identificarla con un nombre (ejemplo: Epifanía), y para configurarla
hacer
doble-clic sobre el día en el calendario:
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3) Crear una lista de las tareas del proyecto
Incluya las tareas del proyecto propuesto como caso
Acceda a la vista diagrama de Gantt (seleccionar Diagrama de Gantt en el grupo lógico Ver,
dentro de la ficha Tarea). Antes de comenzar a introducir el listado de tareas del proyecto,
recuerde siempre indicar a MS Project que programe las tareas en modo automático. Para
ello, sitúese en la barra horizontal de la parte inferior de su pantalla y localice el botón
“NUEVAS TAREAS”. Haga clic sobre él y seleccione la opción “Programada
automáticamente”. Con ello conseguirá que MS Project calcule de manera automática las
fechas de comienzo y finalización de las tareas a partir de las restricciones de programación
que vaya incorporando a su proyecto.
Una vez seleccionada la programación automática de tareas, ya puede comenzar a introducir
el listado de tareas del proyecto. Para ello, escriba la lista de tareas en la columna “Nombre de
tarea”:
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4) Organizar tareas en fases
Incluya una tarea resumen (Fabricación ST) que englobe las tareas
(Fabricación de T, Fabricación de S, Transporte de T, Transporte de S y
Montaje de ST)
Para organizar las tareas de forma jerárquica, definiendo tareas y sub-tareas, se deben realizar
sangrías. Para ello, en primer lugar se debe intercalar una nueva tarea dentro del listado de
tareas que hemos introducido1 a la que llamaremos tarea resumen (botón derecho del
ratón / nueva tarea). A continuación, introducimos el nombre de la tarea resumen (en este
caso, “Fabricación de ST”). El último paso consiste en asignar a la tarea resumen las
correspondientes sub-tareas en las que se descompone. Para ello, seleccionamos las sub-
tareas y empleamos el botón de la ficha Tarea.
Una manera alternativa de crear una tarea resumen consiste en seleccionar en primer
lugar las sub-tareas y, a continuación, utilizar el botón Resumen dentro de la ficha Tarea.
Finalmente, daremos un nombre a la tarea de resumen.
El aspecto de su proyecto debería ser similar al de la siguiente figura:
1
La tarea resumen debe insertarse justo por encima de la primera sub-tarea.
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5) Programar tareas
1) Asignar duraciones a las tareas.
Especifique las duraciones de las tareas. Tenga en cuenta que
inicialmente asignamos todos los recursos disponibles en la
empresa. Esto puede provocar conflictos de recursos
(sobreutilización de recursos) pero eso lo solucionaremos más
adelante
Para ello hay dos opciones: (i) escribir directamente sobre la columna (Duración) en
la vista de Gantt, (ii) hacer doble-clic sobre la tarea (en la tabla, no en el Gantt) para
abrir el cuadro de diálogo de la tarea. En cualquier pestaña de este diálogo hay
disponible un campo de texto para introducir la duración.
Al introducir las duraciones se puede indicar si son días (ejemplo 5d) semanas
(ejemplo 1s) u horas (ejemplo 40h).
2) Establecer relaciones de precedencia a las tareas.
Especifique las relaciones de precedencia. Tenga cuidado en
definir las relaciones como de inicio a inicio si así se indica en el
enunciado y en definir las demoras o adelantos cuando se
necesario.
Para definir precedencias hay tres opciones:
(i) en el diagrama de Gantt, hacer clic sobre la barra correspondiente a la tarea
precedente y arrastrar hasta la barra de la tarea sucesora:
(ii) abrir el cuadro de diálogo de tarea (haciendo doble clic sobre el nombre de la
tarea) y en la pestaña Predecesoras indicar las actividades precedentes:
Juan José Instructor
(iii) en la columna Predecesoras, indicar el identificador (id) correspondiente a
la(s) tarea(s) predecesora(s)
Para configurar las relaciones de precedencia, es decir, para indicar el tipo de
precedencia así como demoras (retardos) y adelantos (retardos negativos), existen
dos opciones:
(i) : Hacer doble-clic sobre la relación de precedencia en el diagrama de Gantt.
Aparecerá la siguiente ventana:
(ii) : Hacer doble-clic sobre el nombre de la tarea para abrir el cuadro de diálogo
de tarea. A continuación, en la pestaña Predecesoras, indicar el tipo de
precedencia y, en caso de existir adelantos o demoras, indicar también su valor en
el campo Pos (posposición):
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3) Interpretación de la solución.
Configure opciones de visualización del Gantt para ver el camino crítico
y apreciar mejor los detalles de programación.
Vea también las estadísticas del proyecto.
Para visualizar mejor el Gantt: ficha Vista / Zoom. También se puede variar la escala
temporal del diagrama de Gantt utilizando la ruleta del ratón mientras se mantiene
pulsada la tecla control del teclado.
Para poner barras verticales en el diagrama de Gantt: ficha Formato / Cuadrícula:
Para ver camino crítico, vaya a la ficha Formato y marque la casilla Tareas críticas.
Project también puede ofrecerle información sobre la holgura de las tareas del proyecto.
Para ello, en la vista Diagrama de Gantt, localice la columna derecha de la tabla
(Agregar nueva
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columna). Seleccione el campo Margen de demora total (que es el nombre con el que
Project 2016 se refiere a la holgura total de una tarea). Compruebe que,
efectivamente, las tareas críticas se corresponden con tareas que tienen holgura total
igual a cero. En este punto de la práctica, el diagrama de Gantt obtenido debería ser
similar al mostrado en la siguiente figura:
Para ver estadísticas del proyecto (duración, porcentaje completado, etc.): acceda a la
ficha Proyecto / Información del proyecto / botón Estadísticas. El resultado debe ser el
siguiente:
6) Vincular o adjuntar más información sobre tareas
Introduzca una nota para describir la tarea resumen “Fabricar ST”.
Para añadir notas a tareas: hacer clic-botón-derecho sobre la tarea, seleccionar Notas de tareas… e
introducir la nota.
7) Agregar columnas de información personalizada
Visualice el código EDT, que identifica a las tareas de forma unívoca, en la
vista de Gantt y modifíquelo para que tenga el siguiente formato “RST-Letra-
Número” (el número corresponde a sub-tareas).
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Para ver el código EDT: añadir más columnas a la vista: haga clic sobre el encabezado
de la columna situada más a la derecha en la tabla de la vista Diagrama de Gantt
(Agregar nueva columna) y en la lista desplegable seleccione EDT.
Para modificar el código EDT para que quede de la forma RST-letra-número: en la ficha
Proyecto, clic sobre el botón EDT y seleccionar Definir código. Se debe conseguir:
8) Establecer fechas límite y delimitar tareas. Otras opciones de tarea
1) Delimitar tareas.
a. En las fechas en que se finaliza la fabricación de T, el taller de
montaje tiene mucho material almacenado. Para evitar acumulación
de material innecesario programe la tarea “Transporte de T” para
que se realice lo más tarde posible, pero sin que ello afecte a la fecha
de finalización del proyecto.
b. Evite programar tareas de transporte que atraviesen periodos no
laborables (fines de semana). Para ello, fuerce a esas tareas a que
empiecen en lunes.
Para delimitar tareas, abrir el cuadro de diálogo de tareas: hacer doble clic sobre la
tarea. Aparecerá el diálogo de la figura de abajo. Seleccione la pestaña Avanzado. En ella
se puede indicar Tipo de delimitación (Lo antes posible, Lo más tarde posible, No comenzar antes
de, etc.).
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2) Establecer el tipo de tarea
Diferencie entre tareas de duración fija y trabajo fijo (esfuerzo fijo: la
asignación de recursos determina la duración de la tarea).
Existen tres tipos de tareas (opción Tipo de tarea): Unidades fijas (Unidades fijas, Trabajo
fijo, Duración fija). Unidades se refiere a unidades de recurso asignada, trabajo se
refiere al esfuerzo.
En todas las tareas, después de asignar un recurso (recursos: personas, equipamiento
y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) la tarea se
programa de acuerdo con la fórmula [Duración = Trabajo/Unidades]. En cualquier
tarea, se puede elegir el miembro de la ecuación que calcula Project estableciendo el
tipo de tarea (duración fija, unidades fijas o trabajo fijo). Si se desea que no tenga
efecto la relación anterior eliminar la selección Condicionada por el esfuerzo (haga
esto para las tareas de duración fija). Las tareas de esfuerzo fijo (en el enunciado)
configúrelas como de “trabajo fijo”.
En este punto, el resultado de la primera parte de la práctica debería ser similar a la
siguiente figura:
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Cuando finalice esta parte de la práctica, guarde el proyecto como
PracticasFase1. No comience la segunda parte de la práctica si el
aspecto de su proyecto no coincide exactamente con la figura anterior.
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B)ÁREA DE RECURSOS
A partir de ahora, guarde el archivo de Project correspondiente a esta
segunda parte de la práctica con el nombre PracticasFase2.
1) Especificar personas y equipamiento para el proyecto
Especifique los recursos disponibles por la empresa para realizar las
tareas. Especifique los costes de cada recurso.
Trabajador de montaje o fabricación: 20€/h.
Camión: 30€/h más 50 € por usarlo.
Para mostrar vista de definición de recursos: ficha Tarea / grupo lógico Ver / Hoja de
recursos:
Es importante indicar:
Tipo (Trabajo, Material, Costo)
Capacidad máxima: recursos disponibles. Si se dispone de varias unidades de recurso,
por ejemplo 5 trabajadores, poner por una capacidad máxima de 500%.
Tasa estándar: coste de uso de una unidad de recurso a la hora.
Tasa horas extra: igual pero para cuando se trabaja en horas extras
Costo/uso: coste de usar una unidad el recurso. Es independiente del tiempo que se
use.
Calendario: se puede especificar un calendario diferente para cada recurso.
2) Asignar personas y equipamiento a tareas:
Asigne los recursos a las tareas. Inicialmente asigne todas las unidades
de recursos disponibles para ejecutar las actividades de la forma más
rápida posible.
Se hará una excepción en “Fabricar S”, que por indicaciones del
enunciado es una tarea de duración fija y tiene una asignación de 5
trabajadores
Para realizar la asignación de recursos hay varias opciones alternativas:
(i) hacer doble clic sobre la tarea en modo gráfico de Gantt (aparece el diálogo de la
tarea). Seleccione la pestaña Recursos. Debe indicar los recursos y la asignación (ejemplo: si
se asignan 5 trabajadores ponga como asignación 500%):
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(ii) seleccionar la tarea en modo gráfico de Gantt y pulsar el botón Asignar recursos en
la ficha Recursos:
El costo de la tarea se calculará automáticamente.
Una vez haya asignado los recursos correspondientes a todas las tareas del proyecto,
visualice el trabajo (esfuerzo) que MS Project ha asociado a cada una de las tareas. Para
ello, añada la columna Trabajo: en la vista Diagrama de Gantt, haga clic sobre el
encabezado de la columna situada más a la derecha, “Agregar nueva columna”, y
seleccione Trabajo en el listado que aparecerá.
El trabajo (esfuerzo) asociado a cada tarea deberá ser consecuente con su duración, el
número de unidades de recurso que le han sido asignadas y el número de horas que
cada unidad de recurso participa en la tarea. Por ejemplo, la tarea ‘Fabricación T’ tiene
una duración de 1,25 días, y tiene asignadas 10 unidades del recurso ‘Trabajador de
fabricación’, y cada trabajador está dedicado a esta tarea 8 horas al día. Por tanto, el
esfuerzo (trabajo) que MS Project
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debería asociar a esta tarea es: Trabajo = 1,25 · 10 · 8 = 100 horas-hombre (es decir, 100
horas de trabajo). Efectúe esta comprobación con el resto de las tareas del proyecto.
3) Detectar los conflictos de recursos y solucionarlos
1) Detectar los conflictos de recursos.
Detecte los conflictos de recursos (recursos sobre asignados en algún
periodo de tiempo).
Habrá observado que, según iba asignando los recursos a las tareas, han ido
aparecido iconos de color rojo en la columna de información. Estos iconos
aparecen cuando existe sobreasignación de recursos:
Abra la vista de gráfico de recursos (dentro de la ficha Tarea o bien dentro de la
ficha Recurso, en el grupo lógico Ver, seleccione Gráfico de Recursos). En ese gráfico
podrá ver la utilización de cada recurso en el tiempo. Si parte de la gráfica aparece
en rojo es porque en ese momento se está produciendo una sobreasignación de
recursos (se ha programado la utilización de más recursos de los disponibles). La vista
muestra un sólo recurso a la vez; para ver más recursos mueva la barra de
desplazamiento situada en la parte inferior izquierda de la vista.
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Muestre el gráfico de recursos en modo “asignación porcentual”. Para ello, haga clic
con el botón derecho del ratón en cualquier punto del gráfico y, en la ventana
emergente, seleccione Asignación porcentual. En ente modo de visualización, una
asignación superior al 100% en un recurso indica que existe sobreasignación.
El aspecto de su pantalla debe ser similar al que se muestra en las siguientes figuras.
Para comparar sus resultados, asegúrese de que la escala temporal de su gráfico
coincide con la empleada en estas figuras (observe que en ellas se está mostrando la
asignación porcentual día a día). Si la escala temporal de su gráfico no muestra la
asignación porcentual diaria, puede modificarla con la ruleta del ratón mientras
mantiene pulsada la tecla control del teclado.
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2) Programar con limitación de recursos.
Reprograme el proyecto para evitar los conflictos de recursos.
Vuelva a la vista de diagrama de Gantt, vaya a la tarea “Transporte T”, abra su
cuadro de diálogo, vaya a la pestaña Avanzado y cambie el Tipo de delimitación.
Seleccione Lo antes posible. Esto facilita la redistribución de recursos.
Abra el diálogo de Redistribuir recursos (ficha Recurso / botón Opciones de
redistribución). Cuando aparezca el diálogo que se indica más abajo, haga las
selecciones que se muestran en la figura.
IMPORTANTE: En este curso utilizaremos siempre una redistribución manual de
los recursos. La idea es hacer una primera programación del proyecto en la
que suponemos que todos los recursos necesarios para ejecutar cada tarea van a
estar
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Juan José Instructor
disponibles en el momento en que cada tarea los necesita (programación a
capacidad infinita). Esta suposición conducirá, en la mayoría de los casos
(como ocurre en este proyecto) a una sobreasignación de los recursos.
Obviamente, la sobreasignación hará que la programación obtenida no se pueda
llevar a cabo en la práctica. Sin embargo, esta primera programación nos
permitirá conocer información importante para el proyecto, como por ejemplo
qué recursos se encuentran sobreasignados y en qué momento del proyecto
lo están. Esta información la ha podido observar anteriormente en el gráfico
de recursos. Una vez conocida esta información, una redistribución manual
hará que, en el momento que nosotros deseemos, Project redistribuya los
recursos para resolver las sobreasignaciones que se hayan producido, de modo
que la programación resultante pueda llevarse a la práctica.
Sin embargo, si usted seleccionara Redistribución Automática, a partir de ese momento,
Project iría resolviendo las posibles sobreasignaciones de recursos de
manera inmediata según va usted asignando recursos a las tareas. Aunque este
método de redistribución resulta interesante en algunos casos, el hecho de
que Project evite siempre la sobreasignación de recursos hará que
información importante para el proyecto (duración mínima del proyecto, recursos
sobreasignados, momentos con sobreasignación, etc.) deje de estar disponible.
Cuando haya configurado la reasignación pulse Redistribuir todo. Vea los efectos que
ha tenido sobre el Gantt, los gráficos de recursos y las estadísticas del proyecto (ficha
Proyecto
/ Información del proyecto / botón Estadísticas).
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Juan José Instructor
Nota: Si, por alguna razón, usted deseara deshacer la redistribución de
recursos que Project ha generado (por ejemplo, para volver a ver los
periodos en que los recursos estaban sobreasignados con programación a
capacidad infinita), puede utilizar el botón Borrar redistribución (ficha
Recurso / grupo lógico Redistribuir / botón Borrar redistribución).
3) Realizar cambios manuales para mejorar la programación.
Pruebe a cambiar manualmente la asignación de recursos en la
actividad “Fabricar el componente T” y redistribuya recursos de nuevo
según las indicaciones anteriores.
En la vista de diagrama de Gantt, abra el diálogo de la tarea “fabricación de T”,
vaya a la pestaña Recursos, y cambie la asignación de 10 trabajadores a 5 (del
1.000% al 500%). Después redistribuya recursos.
Vea el efecto que ha tenido en el diagrama de Gantt. Observe el cambio en la
duración de la actividad “Fabricación T” y en las estadísticas del proyecto.
Si alguno de los transportes empieza el viernes y termina el lunes (atraviesa el fin
de semana) forzar a que comience el lunes. Puede que entonces sea necesario
redistribuir de nuevo.
El resultado del trabajo realizado debería ser similar al mostrado en las siguientes
figuras:
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Cuando finalice esta parte guarde el proyecto como PracticasFase2
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C)ÁREA DE SEGUIMIENTO
A partir de ahora, guarde el archivo de Project correspondiente a esta
tercera parte de la práctica con el nombre PracticasFase3.
1) Guardar un plan previsto para compararlo con versiones posteriores
Establezca el plan actual como línea base. La línea base es una
programación de referencia que se utilizará posteriormente (durante la
ejecución del proyecto) para comparar su situación real en un momento
dado con la programación prevista para ese momento.
Para establecer línea base: ficha Proyecto / grupo lógico Programación / Establecer línea
base.
2) Incorporar información sobre la situación real del proyecto en una fecha
determinada durante su ejecución
El día martes 10/01/2012, a primera hora de la mañana, se realiza un control
del proyecto del cual se deduce que todas las tareas se han ejecutado según
lo previsto excepto la tarea ‘Fabricación de R” de la cual sólo se ha
ejecutado un 20%. Introduzca estos datos en su proyecto.
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1) Actualizar el trabajo completado del proyecto hasta el momento de realización del
control:
Para indicar a MS Project que todas las operaciones se han ejecutado
según lo previsto hasta el momento del control, vaya a la ficha Proyecto /
grupo lógico Estado / Actualizar proyecto. Debemos introducir una fecha para
la actualización del proyecto que haga que Project actualice el trabajo
completado hasta el día 09/01/2012 (incluido), puesto que el control lo
estamos haciendo el día 10/01/2012 a primera hora de la mañana2:
Observe las barras de progreso que han aparecido dentro de las barras del
diagrama de Gantt. Puesto que el control del proyecto lo realizamos el
martes a primera hora, las barras de progreso deberían incluir el lunes
completo, pero no alcanzar el martes (dado que si el control se realiza a
primera hora del martes, en ese momento aún no se ha comenzado a
trabajar). Observe la siguiente figura:
2
Consulte más detalles sobre cómo introducir la fecha de actualización adecuada en el Anexo a
este documento.
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Juan José Instructor
2) Indicar el porcentaje real completado de una tarea:
Para indicar a MS Project el progreso (porcentaje completado real) de una
tarea, puede proceder de dos maneras:
(i) Añada una nueva columna: %completado. Project le mostrará en qué
medida se habría completado cada tarea si la ejecución del proyecto hubiese
transcurrido según lo planificado (escenario ideal).
Observe que en el porcentaje completado de la tarea ‘Fabricación de R’ figura
57%. Este sería el estado de esta tarea según la planificación inicial. Sin embargo,
a partir de una observación del estado real del proyecto, concluimos que, en
realidad, esta tarea sólo se ha completado en un 20%. Para indicarle esta
situación real del proyecto a Project, sustituya 57% por 20%.
(ii) Alternativamente, para introducir el porcentaje real completado de una
tarea, puede seleccionar la tarea en la tabla de entrada, ir a la ficha Tareas /
grupo lógico Programación / Actualizar tareas e indicar el porcentaje
completado. En la tarea ‘Fabricación de R’, sustituya el %completado 57% por
20%.
3) Realizar cambios en el proyecto
Reprograme el trabajo restante del proyecto teniendo en cuenta el estado
de ejecución en la fecha de control.
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por Juan José Instructor
Para reprogramar el trabajo restante vaya a la ficha Proyecto / grupo lógico Estado /
botón Actualizar Proyecto seleccione “Reprogramar trabajo restante para que empiece después de” y
pulse a aceptar. Después de la reprogramación puede necesitar redistribuir recursos o
realizar otros cambios.
Si tras la reprogramación del trabajo restante se volviera a producir sobreasignación
de recursos, debería efectuar una nueva redistribución de modo que el programa
que le proporcione MS Project sea factible.
Para visualizar mejor el seguimiento, active la vista Gantt de seguimiento en la ficha
Tarea
/ grupo lógico Ver / Gantt de seguimiento.
El resultado obtenido debería ser similar a la siguiente figura:
Cuando finalice esta parte guarde el proyecto como PracticasFase3
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por Juan José Instructor
D) ÁREA DE INFORME
1) Seleccionar una vista o informe
Vea un informe de tareas pospuestas después del control
Para generar informe de actividades pospuestas vaya a la ficha Proyecto / grupo lógico Ver los
Informes / botón En curso / Tareas pospuestas
2) Imprimir vista actual como informe
Imprima la vista actual como informe
Si lo desea, puede imprimir el informe que está visualizando por pantalla (ficha
Archivo/Imprimir).
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por Juan José Instructor
ANEXO - SEGUIMIENTO DEL PROYECTO EN MS PROJECT
Tenga en cuenta el momento en el que se realiza el control de proyecto. Si el control se
realiza a primera hora de la mañana, el trabajo del proyecto debería encontrarse
completado hasta la jornada laborable anterior a la fecha de control.
Si la fecha en la que se lleva a cabo el control del proyecto es el martes 10/01/2012 a
primera hora de la mañana, en ese caso necesitamos que Project actualice el trabajo
completado hasta el día 09/01/2012 (incluido). Para ello, en principio, deberíamos pedir a
Project que actualice el trabajo completado hasta el día 10/01/2012, pues lo que buscamos es
que el trabajo de las tareas se haya completado hasta el día 09 (incluido):
Figura 1
El resultado que esperamos obtener es el siguiente:
Fecha de control (día 10 a primera hora)
Ejecución completada
hasta el lunes 9
Figura 2. Escenario deseado: situación consecuente con el momento en el que se realiza el control
Sin embargo, en ocasiones, podría ocurrir que introduciendo la misma fecha de actualización
del proyecto que en el caso anterior (10/01/2012, Figura 1), Project actualizara el trabajo
completado
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por Juan José Instructor
hasta el propio día de la fecha de control (incluido), por lo que el resultado (no deseado)
que obtendríamos sería el siguiente:
Fecha de control (día 10 a primera hora)
Ejecución completada
hasta el martes 10
Figura 3. Escenario no deseado: situación no consecuente con el momento en el que se realiza el control
Como podemos ver en la figura anterior, Project ha completado la ejecución de las tareas
hasta el día 10/01/2012 (día de la fecha de control incluido), lo cual no es consecuente con
lo que se pretendía, pues el control se hace el día 10/01/2012 por la mañana, lo cual
implica que las tareas no deben estar completadas ese día.
Por tanto, lo más práctico es actualizar el estado del proyecto a la fecha más temprana
(un día antes de la fecha de control). Comprobamos el porcentaje completado de las
tareas: si están completadas hasta ese mismo día, que es lo que estamos buscando (Figura
2) seguimos adelante con el ejercicio. Si no es así, actualizamos de nuevo el proyecto hasta
el mismo día de la fecha de control y comprobaremos que, efectivamente, las tareas están
completadas hasta un día antes de la fecha de control (como en la Figura 2).
El proyecto con el que hemos trabajado en esta práctica simplemente tiene fines didácticos, de
ahí su relativa sencillez: duración de dos semanas y 10 tareas. Los proyectos reales cuentan
con un número de tareas y un horizonte temporal mucho mayor. En esos casos, el hecho
de que Project actualice el trabajo completado de las tareas un día más o un día menos
no va a influir, en la práctica, en la reprogramación del proyecto. Sin embargo, en el proyecto
simplificado con el que hemos estado trabajando, un día de diferencia en la fecha de control sí
va a tener una repercusión importante en la reprogramación del proyecto (pues dura sólo 2
semanas), por lo que debemos tener especial cuidado en la elección de la fecha de
actualización del trabajo completado (Figura 1).
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por Juan José Instructor
